Plan de rayonnement 2013-2014

Introduction

Définition de rayonnement

Les activités de rayonnement du Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement (BOA) sont harmonisées à la définition du terme « rayonnement » dans la Politique de communication du gouvernement du Canada. Celles-ci visent à mieux faire connaître le BOA et les services qu'il offre. Dans le contexte du présent plan, le terme « rayonnement » se définit comme suit :

  • Le recours aux techniques de marketing pour mieux faire connaitre les services du BOA auprès de tous les clients potentiels et améliorer l'accès à ces services.

En outre, en se mettant au service des clients et des fournisseurs, le BOA souhaite obtenir une rétroaction utile et opportune sur les tendances et les enjeux relatifs à l'approvisionnement.

Contexte

En 2012-2013, le BOA a commandé à un tiers indépendant une évaluation formative des ses activités afin de déterminer, en autres, si son mandat a été mis en œuvre comme prévu. Le rapport d'évaluation précise que : « le BOA est bien connu de la communauté de l'approvisionnement de l'administration fédérale, particulièrement à Ottawa, mais les fournisseurs ne le connaissent pasbien » (nous soulignons). Cette situation s'explique notamment par le fait que le BOA n'existe que depuis cinq (5) ans, et que le faire connaître nécessite beaucoup de temps et de ressources étant donné le grand nombre de fournisseurs canadiens. Le rapport recommandait au BOA d'effectuer des analyses supplémentaires pour établir une stratégie de communication qui permettrait de mieux faire connaître ses services auprès des fournisseurs. Pour donner suite à cette recommandation, le BOA a sollicité l'expertise d'un expert-conseil en communication, qui a notamment recommandé ce qui suit :

  • Établir un plan annuel de rayonnement.
  • Déterminer la clientèle ciblée.
  • Établir l'image de marque du BOA.
  • Fonder les activités de rayonnement sur une image de marque clairement définie et sur la clientèle ciblée.
  • Déterminer les ressources internes nécessaires pour mener efficacement les activités de rayonnement.
  • Axer le rayonnement sur :
    • les occasions auprès des associations de fournisseurs, des chambres de commerce et des organisations fédérales dont les fournisseurs constituent la clientèle cible;
    • l'élaboration de produits de communication transmettant des messages positifs et éducatifs faisant état des succès du BOA;
    • l'utilisation des médias sociaux et d'articles promotionnels.

Considérations stratégiques

Rôle du plan de rayonnement

Le présent plan appuie la stratégie de communication 2011-2014 du BOA dans l'atteinte des objectifs clés suivants :

  • Promouvoir le rôle, le mandat et les services offerts par le BOA

Afin d'atteindre cet objectif, et selon les recommandations formulées par l'expert-conseil en communication, le plan cible et précise les thèmes suivants :

  • La clientèle cible du BOA
  • L'image de marque du BOA
  • Les activités de rayonnement à entreprendre en 2013-2014.

La clientèle cible du BOA

Les activités du BOA peuvent intéresser plusieurs groupes, y compris les fournisseurs canadiens, les spécialistes des marchés fédéraux, les cadres supérieurs et les gestionnaires de programmes du gouvernement fédéral, les parlementaires, les médias, et par extension, la population canadienne.

Ce plan répartit les personnes concernées par les activités du BOA dans deux groupes principaux :

  1. Les clients du BOA
    • Les fournisseurs canadiens
      • Les entreprises canadiennes qui fournissent ou qui souhaitent fournir des biens et des services à l'administration fédérale
    • Les groupes ou les associations de fournisseurs (p. ex., chambres de commerce, associations industrielles).
  2. Les intervenants du BOA
    • Collectivité fédérale de l'approvisionnement
      • Spécialistes de l'approvisionnement
      • Gestionnaires et responsables de programmes
      • Comités ministériels de surveillance de l'approvisionnement
      • Sous-ministres et dirigeants principaux
    • Organisation/association sur l'approvisionnement
      • Groupes ayant un intérêt à l'égard des marchés fédéraux, p. ex., Conseil canadien des marchés publics (CCMP), Institut canadien d'approvisionnement et de gestion du matériel (ICAGM); Association de la gestion de la chaîne d'approvisionnement (AGCA).
    • Parlementaires
      • Les députés canadiens et leurs employés
    • Médias, public canadien
      • Personnes ou groupes demandant le l'information sur l'approvisionnement dans le but d'informer le public ainsi que les Canadiens intéressés par des enjeux concernant l'approvisionnement

Mettre l'accent sur les clients

Le rapport de l'expert-conseil en communication susmentionné a permis de confirmer que les activités de rayonnement du BOA ont, jusqu'à présent, été axées principalement sur la collectivité de l'approvisionnement fédérale. Dorénavant, le BOA ciblera donc principalement les personnes intéressées à fournir des biens et des services au gouvernement fédéral, c'est-à-dire les fournisseurs canadiens. Bien que certaines des activités précisées dans le présent plan visent les intervenants du BOA (p. ex, celles destinées aux parlementaires canadiens), nous souhaitons joindre ces intervenants pour leur permettre de nous référer leurs clients (p. ex., les fournisseurs de leurs circonscriptions) lorsque surviennent des enjeux ou des questions sur les marchés publics fédéraux. Toutes les activités contenues dans le présent plan seront menées en tenant compte de la distinction entre les clients du BOA et les intervenants.

Image de marque du BOA

Le dictionnaire Le petit Robert définit le terme « image de marque » comme suit :

  • Représentation singularisant la notoriété (d'une marque) auprès du public. Représentation collective d'une institution, d'une personne.

Établir une image de marque est une étape essentielle au succès des activités de rayonnement, puisque celle-ci constitue un point de référence pour les clients. Afin d'être efficace, l'image de marque du BOA doit permettre aux fournisseurs canadiens de se percevoir en tant que clients du Bureau, et de croire qu'ils peuvent bénéficier de ses activités et de ses services.

L'image de marque du BOA doit être simple, accrocheuse et ciblée. Elle doit être fondée sur un petit nombre de thèmes, cohérents entre eux, qui permettent aux clients d'estimer pouvoir bénéficier des services du BOA. Voici certains de ces thèmes :

  • Vous êtres confrontés à des enjeux dans le cadre d'un contrat? Dites-le-nous! Nous pouvons vous aider!

  • Le BOA aide à résoudre les différents contractuels.

  • Le BOA examine les plaintes portant sur des contrats.

  • Le BOA communique l'information.

  • Le BOA est là pour vous aider!

Plan d'action

Outils

Le BOA aura recours à divers outils communicationnels pour joindre ses clients et mieux faire connaitre le mandat et les services de son bureau. Voici les principaux outils que le BOA utilisera pour mener ses activités de rayonnement :

  • Articles promotionnels
    • Diffuser à grande échelle les articles promotionnels aux clients et aux intervenants permet de promouvoir l'image de marque du BOA, ainsi que de publiciser et faciliter l'accès aux services du BOA et à son mandat.
    • Les articles promotionnels comprennent des aimants, des bouteilles de nettoyeur d'écran, des bracelets USB, des crayons, des tasses à café, des cartes postales, des fiches d'information et des brochures du BOA.
  • Communiqués de presse et publicités
    • Les communiqués de presse et la diffusion des histoires à succès permettent de publiciser les réalisations du BOA, de promouvoir ses services et de le présenter de manière positive tout en consolidant son image de marque dans l'esprit des clients et des intervenants.
  • Média sociaux
    • Reconnaissant les tendances actuelles en matière de communication et de rayonnement, tenter de joindre nos clients et nos intervenants par le biais des médias sociaux permet au BOA de diffuser de l'information, d'obtenir de la rétroaction et de fournir au public cible des mises à jour opportunes sur les rapports et les activités du Bureau.
    • Les outils « médias sociaux » comprennent le site Web modifié du BOA et ses composants interactifs, ainsi que le compte Twitter du Bureau. Cette année, le BOA prévoit intégrer d'autres plateformes de médias sociaux, dont LinkedIn et Facebook, ainsi que des séances de webinaires et des vidéos promotionnelles.
  • Liaison
    • Établir et maintenir un contact continu avec les clients et les intervenants permet au BOA de joindre les personnes qui peuvent bénéficier des services du Bureau, et de demeurer au fait des derniers développements relatifs aux marchés publics.
    • Le BOA assure une liaison avec des organisations clés, notamment des groupes de fournisseurs comme des chambres de commerce, des associations industrielles et la Fédération canadienne de l'entreprise indépendante (FCEI), de même que des intervenants comme le Conseil canadien des marchés publics (CCMP), l'Institut canadien d'approvisionnement et de gestion du matériel (ICAGM) et l'Association de la gestion de la chaîne d'approvisionnement (AGCA).
  • Campagne médiatique
    • Les campagnes médiatiques (comme l'utilisation de courtes vidéos promotionnelles) ont des répercussions directes sur la promotion de l'image de marque du BOA auprès des clients, et permet au Bureau de faire connaitre son travail, ses réussites et ses services à un plus vaste public.
  • Courriels et services de courrier
    • Les courriels et les services de courrier permettent au BOA de diffuser du matériel promotionnel à un grand nombre de clients et d'intervenants potentiels, accroissant ainsi sa visibilité, renforçant son image de marque et facilitant l'accès à ses services. On peut avoir recours à des fournisseurs de services externes pour la diffusion de courriels et de courrier pour limiter les coûts et optimiser l'affectation des ressources internes.
  • Kiosques
    • La tenue d'un kiosque lors de conférences et d'évènements permet de promouvoir les activités et les services du BOA et d'établir des liens, en personne, avec les clients et les intervenants. Cela nous permet également d'obtenir de la rétroaction opportune sur les tendances et les enjeux relatifs à l'approvisionnement.
  • Présentations
    • Faire des présentations localement, nationalement et internationalement permet au BOA de renforcer son image de marque et d'accroître sa visibilité au sein des groupes d'intervenants ou de clients prédéterminés. En outre, les discussions et les séances de questions et de réponses tenues à la suite des présentations offrent des renseignements utiles qui peuvent servir dans le cadre d'analyse du contexte et de sélection des sujets devant faire l'objet d'un examen.
  • Séances de discussion ouverte;
    • La rétroaction a permis de révéler que les échanges d'information bilatérales les plus utiles surviennent lors d'événements où les participants y assistent expressément pour rencontrer l'ombudsman de l'approvisionnement ou le personnel du BOA.
    • Contrairement aux grands événements où uniquement une fraction des participants peut souhaiter faire affaire avec le gouvernement du Canada, les séances de discussions ouvertes permettent au BOA d'interagir directement avec les fournisseurs canadiens qui veulent discuter des enjeux relatifs aux marchés publics avec le Bureau.

Ressources

Comme il est indiqué par l'expert-conseil en communication, différents types d'activités de rayonnement nécessitent divers niveaux d'effort et d'affectation des ressources humaines et financières. En d'autres mots, un budget illimité, ainsi que la disponibilité de plusieurs employés voués aux activités de rayonnement garantiraient virtuellement l'atteinte des objectifs de ce plan. La liste suivante tient compte des limitations réalistes d'avoir des ressources humaines et financières limitées, mais tentent de compenser ces obstacles en mobilisant le plus d'employés du BOA possible, lorsque possible, en fonction des échéances et des priorités.

Activités

Les activités énumérées ci-dessous contribuent directement à mieux faire connaître le BOA aux clients et aux intervenants potentiels, ou à accroître l'accès de ceux-ci aux services du Bureau.

Outils Mesure Participants Échéance
Articles promotionnels
  1. Distribuer les articles promotionnels du BOA lors de toutes les activités de rayonnement, p. ex., les aimants, les nettoyeurs d'écran, les cartes postales, les fiches d'information, les crayons, les tasses et les brochures du BOA.
GCC En tout temps
Communiqués de presse et publicités
  1. Diffuser les communiqués de presse qui accompagnent les examens des pratiques du BOA, lorsque cela est recommandé dans les plans d'appui aux communications (PAC).
GCC Selon les PAC
  1. Diffuser quatre communiqués supplémentaires soulignant les études de cas ou les histoires à succès relativement aux activités du BOA.
D'août à octobre 2013 et de janvier à mars 2014
  1. Envoyer trimestriellement des renseignements sur le BOA à inclure dans les bulletins d'information à l'attention des clients et des intervenants.
GCC De juillet à octobre 2013 et de janvier à mars 2014
Média sociaux
  1. Gazouiller sur les nouvelles, les événements, les activités et les services du BOA à tout le moins une fois par semaine.
GCC Chaque semaine
  1. Accroître la présente du BOA sur les médias sociaux pour inclure d'autres plateformes, comme Facebook, LinkedIn et YouTube.
GCC De juillet à octobre 2013
  1. Mener deux webinaires sur un sujet d'intérêt pour les clients potentiels qui souhaitent faire affaire avec le gouvernement fédéral.

GCC et EM

Novembre 2013
Liaison
  1. Communiquer avec tous les clients et les intervenants du BOA pour les aviser de la diffusion des examens et des rapports du BOA.
GCC Lors de la diffusion de tout rapport
  1. Communiquer avec des clients et des intervenants du BOA ciblés lorsqu'on mène des activités précises de rayonnement (p. ex., communiquer avec des associations de fournisseurs lorsqu'on effectuera une présentation ou tiendra un kiosque lors d'un événement à l'intention des fournisseurs).
GCC Lors de chaque événement
  1. Demander aux clients et aux intervenants d'inclure l'image de marque du BOA (p. ex., coordonnées, compte Twitter et liens Web) sur leurs sites Web (p. ex., chambres de commerce, associations industrielles, ministères, etc.).
GCC Août et septembre 2013
  1. Communiquer avec tous les ministères fédéraux et le ministère de la Justice et demander l'inclusion de clauses relatives au processus de RED dans tous les documents contractuels.

APM

Août 2013
  1. Communiquer (de nouveau) avec Services Canada et offrir des exposés et des renseignements sur les services du BOA ou relatifs à ceux-ci au personnel de première ligne
GCC Juillet 2013
  1. Communiquer (de nouveau) avec Industrie Canada ainsi qu'avec les administrations provinciales responsables de la constitution des nouvelles entreprises pour demander la présence de l'image de marque du BOA sur leurs sites Internet.
GCC Août 2013
  1. Communiquer avec les personnes influentes des médias sociaux relativement à l'approvisionnement pour tirer parti de leur grand réseau afin de promouvoir les services du BOA.
GCC Août 2013
Campagne médiatique
  1. Créer une ou quelques courtes vidéos promotionnelles qui seront affichées sur le site du BOA et sur YouTube. Envoyer par courriel les liens des vidéos à tous les clients et les intervenants du BOA.
GCC Mars 2014
Courriels et services de courrier
  1. Envoyer des articles promotionnels et les liens vers les sites de médias sociaux du BOA par courriel et par courrier à tous les clients et les intervenants du Bureau. Utiliser les fournisseurs (p. ex., Postes Canada) lorsqu'il est sensé de le faire sur les plans des coûts et des ressources.
GCC En cours
Kiosques,
présentations
et
séances de discussion ouverte
  1. Lancer une tournée sur le rapport annuel à la suite de la publication du rapport annuel 2012-2013 du BOA, y compris : communiqués de presse, diffusion des liens à tous les clients et les intervenants et planification de séances de discussion ouverte ( RCN et les régions) afin de promouvoir le rapport annuel et d'obtenir de la rétroaction des clients et des intervenants.
GCC D'août à octobre 2013
  1. Organiser trois séances de discussion ouverte en 2013-2014 en invitant les fournisseurs à discuter des enjeux relatifs à l'approvisionnement et à échanger de l'information avec le BOA.
GCC 2013-2014
  1. Mener trois visites régionales de l'ombudsman pendant l'exercice 2013-2014, y compris les activités d'optimisation (p. ex., les rencontres avec les clients et les intervenants pour promouvoir les services du BOA et mieux les faire connaitre.
GCC 2013-2014
  1. Mener trois visites régionales du personnel du BOA pendant l'exercice 2013-2014, y compris les activités d'optimisation (p. ex., les rencontres avec les clients et les intervenants pour promouvoir les services du BOA et mieux les faire connaitre.
GCC 2013-2014

Visites régionales et séances de discussion ouverte

En plus des activités de rayonnement no 17 à 20, énumérées ci-dessus, le tableau suivant indique le calendrier des séances de discussion ouvertes et les visites régionales pour l'exercice 2013-2014.

No Date Emplacement Description Commentaires
1 Les 19 et 20 septembre 2013 Kingston ORSMEN L'événement du Réseau des petites et des moyennes entreprises de l'Ontario (ORSMEN), à Kingston, servira de base pour optimiser la séance de discussion ouverte avec les fournisseurs et ainsi que les réunions supplémentaires avec les clients et/ou les intervenants.
2 Le 25 septembre 2013 Mississauga SONO L'événement du Réseau de sensibilisation des fournisseurs de l'Ontario (SONO), à Mississauga, servira de base pour optimiser la séance de discussion ouverte avec les fournisseurs et ainsi que les réunions supplémentaires avec les clients et/ou les intervenants.
3 Les 25 et 26 septembre 2013 Calgary SRC La réunion du Strategic Risk Council (SRC), à Calgary, servira de base pour optimiser la séance de discussion ouverte et les réunions supplémentaires avec les clients et/ou les intervenants.
4 Octobre 2013 Régina Séance de discussion ouverte La séance de discussion ouverte, à Régina, servira de base pour optimiser les réunions avec les fournisseurs et les intervenants.
5 Du 4 au 6 novembre 2013 Terre-Neuve. CCMP Le forum annuel du CCMP, à St John's (Terre-Neuve), servira de base pour optimiser la séance de discussion ouverte avec les fournisseurs et les réunions additionnels avec les clients et/ou les intervenants.
6 Décembre 2013 Ottawa Séance de discussion ouverte Séance de discussion ouverte, à Ottawa, avec les fournisseurs.
7 Janvier 2014 Vancouver/ Victoria Séance de discussion ouverte La séance de discussion ouverte, à Vancouver, servira de base pour optimiser les réunions avec les fournisseurs et les intervenants.
8 Février 2014 Montréal Séance de discussion ouverte La séance de discussion ouverte, à Montréal, servira de base pour optimiser les réunions avec les fournisseurs et les intervenants.
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