L’approvisionnement social : une étude sur la diversification des fournisseurs et les avantages du développement de la main d’oeuvre

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1.0 Introduction

1.1 Bureau de l’ombudsman de l’approvisionnement

Le Bureau de l’ombudsman de l’approvisionnement (BOA) est une organisation du gouvernement du Canada, neutre et indépendante, qui travaille en collaboration avec les ministères fédéraux et les entreprises canadiennes (fournisseurs) pour promouvoir l’équité, l’ouverture et la transparence de l’approvisionnement fédéral. Le BOA s’acquitte de ce mandat en établissant des liens entre les intervenants, en enquêtant sur les plaintes, en réglant les problèmes, en formulant des recommandations et en communiquant les pratiques exemplaires.

Les employés du BOANote de bas de page 1 :

  • examinent les pratiques d’acquisition de biens et de services des ministères fédéraux pour en évaluer l’équité, l’ouverture et la transparence, et formuler des recommandations pour les améliorer
  • examinent toute plainte relative à l’attribution d’un contrat d’acquisition de biens (d’une valeur inférieure à 26 400 $) et de services (d’une valeur inférieure à 105 700 $) lorsque les critères de l’Accord de libre-échange canadien s’appliqueraient autrement
  • examinent toute plainte relative à l’administration d’un contrat d’acquisition de biens ou de services par un ministère, quelle que soit la valeur du contrat
  • veillent à donner l’accès à un processus de règlement extrajudiciaire des différends, lorsque les parties concernées acceptent d’y participer

En 2018, le BOA a lancé une initiative d’approfondissement et de partage des connaissances (APC) pour mieux comprendre des principaux problèmes relatifs à l’approvisionnement fédéral. Grâce à la publication d’études d’APC, le BOA compte partager des connaissances et fournir des conseils utiles aux intervenants en approvisionnement fédéral.

1.2 Objectif de l’étude

L’objectif de cette étude était de fournir un aperçu des facteurs clés de succès pour les organisations cherchant à adopter des pratiques d’approvisionnement social, en particulier en ce qui concerne l’augmentation de la diversification des fournisseurs et l’intégration des avantages du développement de la main-d’œuvre dans leurs processus d’approvisionnement. Comme l’approvisionnement social englobe un large éventailNote de bas de page i d’objectifs et de stratégies, le BOA s’engage à poursuivre les recherches sur ce sujet et publiera une autre étude à l’avenir.

1.3 Portée des travaux

Cette étude a exploré le paysage actuel de l’approvisionnement social par le biais d’un examen des pratiques des différents paliers de gouvernement au Canada et à l’étranger.

L’étude s’est concentrée sur les pratiques d’approvisionnement social qui incluent la diversification des fournisseurs (par exemple, la diversification de la chaîne d’approvisionnement pour cibler des groupes sous-représentés tels que les femmes, les Autochtones, les minorités racialisées, les personnes handicapées, les personnes LGBTQ2+ et d’autres groupes minoritaires), et les avantages du développement de la main-d’œuvre (par exemple, l’inclusion dans les contrats d’acquisition d’exigences en matière de développement des compétences et de formation pour les groupes sous-représentés)Note de bas de page ii.

1.4 Destinataires

Cette étude peut intéresser les intervenants de l’approvisionnement (fournisseurs et acheteurs) à l’échelle fédérale, provinciale, territoriale et municipale, ainsi que les organisations qui souhaitent accroître la diversité de leur chaîne d’approvisionnement et promouvoir davantage l’utilisation des avantages du développement de la main-d’œuvre.

1.5 Méthode d’élaboration

Examen de la documentation

Un examen des cadres réglementaires et politiques régissant l’approvisionnement social à différents niveaux de gouvernement au Canada et à l’étranger a été entrepris pour comprendre les diverses approches de l’approvisionnement social dans les différentes administrations, ainsi qu’un examen de séries d’études et de publications d’organisations à but non lucratif et d’autres organisations ayant une connaissance approfondie de l’approvisionnement social.

Entrevues

Des entrevues ont été réalisées avec des responsables de l’approvisionnement municipaux, provinciaux et fédéraux, ainsi qu’avec des fournisseurs, des organisations à but non lucratif et des conseils de fournisseurs qui ont une expérience de l’approvisionnement social à divers titres.

1.6 Demandes de renseignements

Veuillez transmettre toute demande de renseignements au :

Bureau de l’ombudsman de l’approvisionnement
410, avenue Laurier O., bureau 400
Ottawa (Ontario)   K1R 1B7
Canada

Téléphone :
1-866-734-5169
Télécopieur :
613-947-6211
Numéro sans frais pour les malentendants :
1-800-926-9105
Courriel :
ombudsman@opo-boa.gc.ca

1.7 Remerciements

Le BOA tient à remercier les organisations fédérales, provinciales et municipales, les conseils de fournisseurs, les organisations à but non lucratif et les fournisseurs participants pour leur contribution à l’élaboration de cette étude.

2. L’approvisionnement social en un coup d’œil

2.1. Définition des termes-clés

L’approvisionnement social peut être défini de différentes manières, mais de façon générale, il s’agit d’une pratique internationale croissante qui consiste à utiliser l’approvisionnement comme un moyen d’atteindre des objectifs stratégiques sociaux, économiques et de développement de la main-d’œuvreNote de bas de page 2, Note de bas de page 3. Le concept d’approvisionnement social est relativement nouveau au Canada et a été utilisé dans le cadre de différentes stratégiesNote de bas de page 4. Comme indiqué ci-dessus, cette étude se concentrera sur deux approches particulières de l’approvisionnement social : la diversification des fournisseurs (fournisseurs de la diversité) et les avantages du développement de la main-d’œuvre.

Diversité des fournisseurs

Cette approche de l’approvisionnement social peut être définie comme une stratégie commerciale et un effort concerté pour assurer la création d’une base de fournisseurs de la diversité et d’une chaîne d’approvisionnement diversifiée pour l’acquisition de biens et de services par toute organisationNote de bas de page 5. Essentiellement, la diversification des fournisseurs vise à créer un accès équitable aux occasions pour les « fournisseurs de la diversité ». Il est important de noter que les initiatives de diversification des fournisseurs ne sont pas une promesse que les fournisseurs obtiendront des contrats d’une organisationNote de bas de page 6, ni une zone séparée avec des règles distinctes ou un compromis sur les exigences de qualité, de coût ou de service qui sont attendues de chaque prestation de serviceNote de bas de page 6.

Fournisseur de la diversité

Il existe de nombreuses façons de définir ce qu’est un fournisseur de la diversité, et la définition peut varier en fonction de votre situation particulière. Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) définit un fournisseur de la diversité comme « une entreprise détenue ou dirigée par des Canadiens issus de groupes sous-représentés, tels que les femmes, les Autochtones, les personnes handicapées et les minorités visibles ». Chaque entreprise est généralement définie comme étant détenue, exploitée et contrôlée par 51 % d’un groupe donné.

Le Conference Board du Canada définit un fournisseur de la diversité dans un sens similaire, et affirme qu’un fournisseur diversifié est [traduction] « une entreprise détenue et exploitée par des femmes, des membres d’une communauté autochtone (par exemple, membres des Premières Nations, Inuits et Métis), des membres d’une minorité visible ou des personnes de la communauté lesbienne, gaie, bisexuelle et transgenre (LGBT) dans une proportion d’au moins 51 % »Note de bas de page 7.

Avantages du développement de la main-d’œuvre

Les avantages du développement de la main-d’œuvre sont des éléments du processus d’approvisionnementNote de bas de page 8. Ils peuvent être inclus comme critères d’évaluation des offres ou clauses spécifiques dans un contrat par lequel le fournisseur prépare les travailleurs (souvent issus de groupes sous-représentés dans la population active ou confrontés à des difficultés d’entrée sur le marché du travail) à acquérir les compétences requises, en soulignant la valeur de l’apprentissage sur le lieu de travail et en répondant aux demandes d’embauche des employeursNote de bas de page 9, Note de bas de page 10.

2.2. Priorité actuelle du gouvernement fédéral

Les exigences législatives et réglementaires actuelles du gouvernement du Canada en matière d’approvisionnement social sont quelque peu fragmentéesNote de bas de page 11. Si certaines politiques fédérales détaillées existent, telles que la Stratégie d’approvisionnement auprès des entreprises autochtones (SAEA)Note de bas de page iii, d’autres semblent ne fournir que des orientations générales.

Par exemple, bien que la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor stipule que « les marchés publics doivent être conclus de manière à [...] favoriser le développement industriel et régional à long terme et les autres objectifs nationaux pertinents, incluant les objectifs de développement économique autochtonesNote de bas de page 12 », le BOA a noté dans son étude de novembre 2019 sur les Contrats de faible valeur qu’un des principaux défis de la mise en œuvre plus large des marchés publics sociaux a été « l’absence d’une politique leur donnant l’autorisation expresse d’intégrer de telles considérations dans leur stratégie d’approvisionnementNote de bas de page 12 ». Un langage politique similaire, de haut niveau et non détaillé, est également inclus dans la Politique sur la planification et la gestion des investissements qui affirme que « tous les fonctionnaires doivent respecter les obligations de l’État concernant les peuples autochtones et prendre en considération les possibilités visant à faire progresser les objectifs socioéconomiques et environnementaux déclarés dans la gestion des biens et des services acquis du gouvernement ».

Le gouvernement du Canada a reconnu la nécessité d’orientations et d’actions supplémentaires dans ce domaine et l’a définie comme une priorité pour l’ensemble du gouvernementNote de bas de page 13. Dans la lettre de mandat d’octobre 2017 de la ministre des Services publics et de l’Approvisionnement de l’époque, Carla Qualtrough, un engagement a été pris visant à « élaborer des initiatives visant à accroître la diversité des soumissionnaires sur les contrats du gouvernement, notamment les entreprises détenues ou dirigées par des Canadiens de groupes sous-représentés, comme les femmes, les Autochtones, les personnes handicapées, les minorités visibles; et prendre des mesures pour accroître leur accès au système d’approvisionnement tout en les aidant à développer leur capacité à participer au systèmeNote de bas de page 13 ». Toujours en octobre 2017, le Comité permanent des opérations gouvernementales et des prévisions budgétaires de la Chambre des communes a entrepris une étude sur la manière d’améliorer l’accès des petites et moyennes entreprises (PME), des entreprises appartenant à des femmes et des entreprises autochtones aux marchés publics fédérauxNote de bas de page 14. Dans le rapport final, publié en juin 2018, le Comité a fait écho au sentiment de « la nécessité d’améliorer l’accès aux marchés publics fédéraux pour les PME et les entreprises appartenant à des femmes et à d’autres groupes socialement défavorisésNote de bas de page 14 ». Le rapport a également appelé le gouvernement fédéral à « élaborer des politiques et des procédures d’approvisionnement favorisant la diversitéNote de bas de page 15 ».

En octobre 2018, Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) et le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) ont reçu l’autorisation de mener un cycle d’expérimentation de deux ans pour « [évaluer] les capacités du marché et l’état de préparation de l’industrie, [ajouter] de nouveaux critères d’approvisionnement pour promouvoir les objectifs socioéconomiques, et [évaluer] des approches d’approvisionnement novatrices qui font progresser les objectifs socioéconomiques ». En décembre 2019, il y avait 38 projets pilotes dans l’ensemble du Canada pour accroître les pratiques d’approvisionnement social au sein du gouvernement fédéral, dont beaucoup visent à favoriser la diversification des fournisseurs dans la chaîne d’approvisionnement fédérale (par exemple, les services de traiteur, les services d’aide temporaire) et comprennent des avantages pour les employés ayant des obstacles à l’emploi.

Au moment de la rédaction du présent rapport, SPAC continue de suivre la mise en œuvre de ces projets pilotes et recueille des données afin d’acquérir une compréhension globale de l’approvisionnement socioéconomique et de présenter ses conclusions sur les progrès réalisés et les leçons apprises au cours du cycle de deux ans en octobre 2020. De plus, dans son plan ministériel 2020-2021, SPAC a indiqué qu’il mènera « une sensibilisation accrue auprès de l’industrie et l’élargissement des partenariats avec des organisations professionnelles qui appuient les collectivités sous-représentées […]Note de bas de page 16. SPAC travaillera également avec Emploi et Développement social Canada pour « diriger la création d’un nouveau Service canadien d’apprentissage à partir duquel SPAC élaborera des options pour encourager la participation des fournisseurs et fixer des objectifs pour accroître l’inclusion des femmes qui travaillent dans les métiers dans les contrats de construction du gouvernement fédéralNote de bas de page 16 ».

En plus des efforts de SPAC, d’autres ministères fédéraux ont lancé leurs propres initiatives. Infrastructure Canada a lancé l’initiative des avantages communautaires en matière d’emploi dans le cadre du Programme d’infrastructure Investir dans le Canada en 2018Note de bas de page 17. La responsabilité de cette initiative incombe aux provinces et territoires (P/T), et elle les encourage à fixer des objectifs spécifiques en matière d’emploi et/ou à offrir des occasions d’approvisionnement pour les projets dépassant un certain coût totalNote de bas de page 17. Les P/T sont encouragés à établir des objectifs pour intégrer divers groupes tels que les apprentis, les peuples autochtones, les femmes, les personnes handicapées, les anciens combattants, les jeunes, les nouveaux immigrants et les petites, moyennes et grandes entreprises sociales dans la construction du projetNote de bas de page 17. Ils doivent également rendre compte des progrès réalisés par rapport aux objectifs du projet sur une base annuelle à Infrastructure Canada au cours du ou des projets concernésNote de bas de page 17. Toutefois, les P/T peuvent choisir de ne pas le faire s’ils estiment que cela n’est pas approprié pour le projet en questionNote de bas de page 17. On demande par ailleurs aux provinces et territoires de mettre au point une démarche relativement aux avantages communautaires en matière d’emploi et d’établir le programmeNote de bas de page 17.

S’il est évident que le gouvernement du Canada a reconnu l’importance d’intégrer les considérations sociales dans ses pratiques d’approvisionnement et a fait quelques progrès initiaux, il reste encore beaucoup de travail à faire pour réaliser pleinement les engagements du gouvernement dans ce domaine.

2.3. Approvisionnement social – Exemples dignes de mention

Vous trouverez ci-dessous des exemples d’initiatives d’approvisionnement social mises en œuvre à l’échelle nationale. Dans les administrations où une approche nationale a été établie, diverses initiatives ont également été entreprises aux niveaux infranational et municipal.

Royaume-Uni

La Public Services (Social Value) Act du Royaume-Uni est entrée en vigueur le 31 janvier 2013Note de bas de page 18. Elle oblige les commissaires (autorités contractantes) à examiner comment ils peuvent obtenir des avantages sociaux, économiques et environnementaux plus importants avant l’approvisionnement pour les marchés dépassant le seuil de l’UE (Union européenne)Note de bas de page 19. Pour se conformer à la loi, le Royaume-Uni exige que les commissaires montrent qu’ils ont pris en considération ces questions et qu’ils se sont demandé s’ils devaient mener des consultations à leur sujetNote de bas de page 20. Ils peuvent le démontrer en documentant le processus interne qui a eu lieu pour parvenir à une décision sur ces questions, ou en prouvant qu’ils en ont parlé à leur marché de fournisseurs locaux, aux utilisateurs de services ou à la communautéNote de bas de page 20.

Le Royaume-Uni note que la loi est considérée [traduction] « comme un outil permettant de réaliser des économies dans le contexte des fortes pressions exercées sur l’approvisionnement public en vue de réduire les coûts, et comme une façon d’envisager les services publics d’une manière plus cohérente en tablant sur la refonte des services qui commence à émerger à la suite de ces pressions »Note de bas de page 21. Cela explique pourquoi le Royaume-Uni a initialement choisi de suivre une approche non prescriptive comme moyen d’encourager l’innovationNote de bas de page 22.

La loi a été très bien accueillie par le public depuis sa mise en œuvre en 2013, et a eu des effets positifs là où elle a été adoptéeNote de bas de page 22. Toutefois, on a fait observer dans un examen de la loi en 2015 que le Royaume-Uni recommande de renforcer l’exigence [traduction] « en la rendant explicite dans les contrats du gouvernement central pour les secteurs privé et tertiaire, plutôt que de la considérer comme une simple considération »Note de bas de page 23. L’examen révélait aussi que l’adoption de la loi par les ministères du gouvernement central a été plus limitéeNote de bas de page 24. L’absence d’une définition précise de la « valeur sociale » et le manque de clarté sur la manière de l’intégrer dans le processus d’approvisionnement semblent être les principaux problèmesNote de bas de page 25. On a également fait observer dans le cadre de l’examen qu’il est nécessaire de disposer d’outils de mesure plus précis pour pouvoir réellement quantifier les résultats sociaux, et le gouvernement s’est depuis engagé à combler ces lacunesNote de bas de page 25.

En conséquence, le Royaume-Uni a annoncé en juin 2018 qu’il allait réformer la loi et étendre son champ d’application afin [traduction] « de veiller à ce que tous les services gouvernementaux évaluent explicitement la valeur sociale [et] de renforcer l’engagement du gouvernement à attribuer les contrats en fonction de la valeur sociale, plutôt qu’en fonction du seul rapport qualité-prixNote de bas de page 25 ». Au moment de l’annonce, [traduction] « le gouvernement n’avait pas encore confirmé quand l’extension de la loi sur les valeurs sociales entrerait en vigueur ou si elle nécessiterait une nouvelle loiNote de bas de page 25. Au moment de la rédaction du présent rapport, aucun changement n’avait été apporté à la loi.

Malgré l’intention qui sous-tend la loi, l’examen a certainement montré qu’il reste encore beaucoup de travail à faire pour qu’elle atteigne son plein potentiel. Il existe des lacunes dans la collecte des données, ce qui rend extrêmement difficile la mesure de l’effet de la loi sur l’approvisionnement au Royaume-Uni.

Écosse

En ce qui concerne l’adoption et l’inclusion généralisées de dispositions relatives aux avantages pour le développement de la main-d’œuvre et l’emploi, l’Écosse a réalisé des progrès considérables dans ce domaine. L’Écosse a été l’un des premiers pays à tester l’inclusion des avantages communautaires dans les contrats gouvernementaux en 2003Note de bas de page 26. Elle a introduit le programme Community Benefits in Procurement dans cinq villes qui se sont concentrées sur des résultats ciblés en matière de formation et d’emploiNote de bas de page 26. S’appuyant sur le succès des projets pilotes, le gouvernement écossais a officiellement intégré l’utilisation des clauses d’avantages communautaires dans sa politique d’approvisionnement en 2008.Note de bas de page 26

La Procurement Reform (Scotland) Act 2014 impose à toutes les autorités contractantes, comme le stipule l’article 25(1) de la loi, [traduction] « d’envisager d’inclure des exigences d’avantages communautaires pour tous les marchés réglementés lorsque la valeur estimée du marché est égale ou supérieure à 4 millions de livres sterling » (environ 6,9 millions de dollars canadiens)Note de bas de page 27. Le gouvernement écossais a indiqué que [traduction] « bien que le seuil de prise en compte des avantages communautaires soit de 4 millions de livres sterling, cette valeur sera soumise à un examen et des recherches ont montré que des avantages communautaires peuvent être obtenus dans les marchés inférieurs à ce seuil, et les autorités contractantes sont donc encouragées à inclure également de telles prévisions dans les marchés publics de moindre envergureNote de bas de page 27 ». L’Écosse reconnaît que [traduction] « les exigences en matière d’avantages communautaires ne sont pas toujours appropriées, mais devraient être utilisées dans les cas où une évaluation des risques et des possibilités révèle qu’elles constituent l’avantage approprié à rechercher dans un marché ou un cadreNote de bas de page 27 ». En outre, lorsque des avantages communautaires sont inclus dans un marché public, l’Écosse exige que l’avis d’attribution comprenne une déclaration des avantages qui devraient découler de ces exigencesNote de bas de page 28.

Dans son dernier rapport annuel sur les marchés publics publié en août 2019 par la direction écossaise des marchés publics et de la propriété (période de référence avril 2018 – mars 2019), elle a noté ceci :

Elle a [traduction] « tenu compte des avantages communautaires dans tous [leurs] contrats réglementés et, au cours de la période de référence, a attribué treize (13) contrats qui comprenaient spécifiquement des avantages communautaires et des avantages sociaux. En conséquence, l’Écosse a actuellement 40 contrats en cours, d’une valeur d’environ 1,5 milliard de livres sterling, dans lesquels les avantages communautaires sont désormais intégrés. Au cours de la période de référence, [ses] contrats ont permis de créer 212 emplois et 41 stages d’apprentis, d’offrir 57 stages à des écoliers, des étudiants de collèges et d’universités, 52 stages à des groupes prioritaires et d’obtenir près de 100 qualifications grâce à la formationNote de bas de page 29.

États-Unis (É.-U.)

Avec la création de la Small Business Administration (SBA) en 1953, les États-Unis (É.-U.) ont été parmi les premiers pays à mettre en place une agence indépendante pour [traduction] « aider, conseiller et assister les petites entreprises et à protéger, dans la mesure du possible, leurs intérêtsNote de bas de page 30 ». Bien que l’agence aide principalement les petites entreprises sous forme de prêts, au fil des ans, elle a évolué pour mettre au point un certain nombre de programmes différents et pour créer un environnement permettant une participation maximale des petites entreprises, des entreprises défavorisées et des entreprises appartenant à des femmes aux marchés publics fédérauxNote de bas de page 31.

Comme l’exige la Small Business Act, les ministères et organismes fédéraux américains procèdent à divers achats réservés à la participation des petites entreprises (soit par le biais de marchés réservés aux petites entreprises et de marchés à fournisseur unique)Note de bas de page 32. L’Office of Government Contracting (une direction générale au sein de la SBA) note que ces marchés publics [traduction] « peuvent être destinés aux petites entreprises en général ou plus particulièrement aux petites entreprises répondant à des critères d’admissibilité supplémentaires dans le cadre des programmes Service-Disabled Veteran-Owned Small Business Concern (SDVOSBC), Historically Underutilized Business Zone (HUBZone), 8(a) Business Development, et Women-Owned Small Businesses (WOSB)Note de bas de page 33 ».

L’Office of Government Contracting travaille avec les ministères et organismes fédéraux sur une base individuelle pour établir des objectifs annuels en ce qui concerne leurs activités d’approvisionnementNote de bas de page 33. Comme l’indique la SBA, [traduction] « l’objectif global pour les contrats initiaux conclus avec des petites entreprises est [actuellement] de 23 % des dépenses d’approvisionnement – cela comprend les objectifs spécifiques de 5 % pour les petites entreprises dirigées par des femmes (WOSB), 3 % pour les petites entreprises dirigées par des vétérans handicapés (SDVO), 5 % pour les petites entreprises défavorisées et 3 % pour les entreprises historiquement sous-utilisées (HUBZone)Note de bas de page 33 ». 

En juin 2019, la SBA a annoncé que le gouvernement fédéral [traduction] « avait dépassé pour la sixième année consécutive son objectif en matière de contrats fédéraux avec les petites entreprises, en attribuant 25,05 % des contrats fédéraux à des petites entreprises pour un montant total de 120,8 milliards de dollars, soit une augmentation de près de 15 milliards de dollars par rapport à l’exercice précédentNote de bas de page 34 ». C’est la première fois que plus de 120 milliards de dollars de contrats initiaux sont attribués à des petites entreprises, mais l’objectif n’a pas été atteint dans deux catégories : 4,75 % seulement pour les petites entreprises dirigées par des femmes et 2,05 % pour les entreprises historiquement sous-utilisées (HUBZone)Note de bas de page 34

Si les É.-U. ont réussi à atteindre leurs objectifs en matière de contrats avec les petites entreprises et d’autres groupes divers, une vérification menée en 2014 par le Government Accountability Office (GAO) américain a mis en lumière des lacunes potentielles dans certains de ces programmesNote de bas de page 35. Il est noté dans ce rapport [traduction] qu’ « environ 40 % des petites entreprises certifiées détenues par des femmes dans son échantillon retenu pour l’évaluation n’étaient pas admissibles au programme et […] que la SBA ne peut pas fournir une garantie raisonnable que les exigences du programme pour les petites entreprises dirigées par des femmes (WOSB) sont respectées et que le programme atteint ses objectifs »Note de bas de page 36. Dans son rapport, le GAO a recommandé que la SBA [traduction] « établisse et mette en œuvre des procédures pour contrôler les certificateurs et améliorer les examens annuels de l’admissibilité, notamment en analysant les résultats des examensNote de bas de page 37 ».

3. Facteurs clés de réussite et défis

Cette section présente une série de facteurs clés que les organisations doivent prendre en considération lorsqu’elles souhaitent : A) élaborer un programme d’approvisionnement social; B) mettre en œuvre un programme d’approvisionnement social; et C) mesurer les effets d’un programme d’approvisionnement social.  

3.1 Élaborer un programme d’approvisionnement social

« Donner l’exemple aux échelons supérieurs »

D’après l’expérience des intervenants interrogés aux fins de cette étude, le fait d’avoir le soutien de la haute direction sur l’importance d’entreprendre des activités visant à promouvoir la diversification des fournisseurs et les avantages communautaires est un facteur clé de réussite pour le lancement de projets pilotes, l’élaboration du programme et sa mise en œuvre éventuelle. Dans son rapport sur l’état des pratiques en matière d’approvisionnement social, la ville de Vancouver a envoyé le message fort suivant :

[Traduction] Bien que des processus clairs puissent être mis en place, sans une culture favorable, il sera toujours difficile de réaliser le potentiel de l’approvisionnement social. Pour de nombreux acteurs au sein des organisations, l’approvisionnement social représente un autre obstacle bureaucratique à leur travail. Il est considéré comme un fardeau plutôt que comme une occasion. Bien que cette attitude soit malheureuse, elle n’est pas inattendue. Il existe un certain nombre de mesures que les organisations peuvent prendre pour apaiser ces inquiétudes. [...] Le soutien direct des dirigeants permettra une approche « à l’échelle de l’organisation », dans laquelle les pratiques d’approvisionnement social sont influencées par les multiples objectifs de la ville et s’alignent sur euxNote de bas de page 38.

Le groupe de travail de la ville de Victoria sur l’entreprise sociale et l’approvisionnement social, présidé par le maire de Victoria et composé de conseillers municipaux, de représentants des Premières Nations, ainsi que de dirigeants d’entreprises sociales, de développement communautaire et économique et d’entreprises, constitue un excellent exemple de soutien de haut niveau de l’approvisionnement socialNote de bas de page 39. La création de ce groupe de travail était une recommandation du groupe de travail du maire sur le développement économique et la prospéritéNote de bas de page 40.

Néanmoins, il faut reconnaître que les priorités concurrentes au sein d’une organisation restent un défi. Si l’approvisionnement social est généralement considéré comme une bonne idée, il est souvent considéré comme secondaire par rapport aux économies de coûts et à l’évitement des risquesNote de bas de page 41. Bien qu’il puisse y avoir un engagement aux échelons supérieurs en ce qui concerne l’importance de ces initiatives, il est souvent difficile d’obtenir les fonds et les ressources nécessaires pour élaborer un tel programme. Le Centre canadien pour la diversité et l’inclusion a fait écho à cette déclaration et a reconnu que [traduction] « les résistances internes, comme le fait de ne pas vouloir rompre les relations actuelles avec des fournisseurs commerciaux non minoritaires, et les cas où les achats sont effectués par des groupes d’utilisateurs plutôt que par des professionnels des achats » peuvent limiter sa prolifération au sein d’une organisationNote de bas de page 42. Afin d’atténuer certains de ces obstacles potentiels, certaines organisations telles que la Banque Royale du Canada (RBC) ont intégré des objectifs de diversification des fournisseurs dans les objectifs de rendement annuels de leur personnel d’approvisionnement et ont également inclus des objectifs de rendement d’entreprise sur la diversification des fournisseursNote de bas de page 43.

Comprendre les besoins de votre organisation

Comme l’ont fait remarquer divers intervenants, il est essentiel de bien comprendre les besoins de votre organisation en matière d’approvisionnement afin d’obtenir les résultats souhaités dans le cadre de l’élaboration de votre programme d’approvisionnement social. La ville de Toronto a fait remarquer que l’une des premières étapes de la mise en œuvre de pratiques d’approvisionnement social consiste à comprendre qui fait partie de votre chaîne d’approvisionnement existante et quels sont les divers groupes qui n’en font pas partie. En outre, il faut également déterminer les besoins de votre organisation en matière de services pouvant être fournis par des fournisseurs de la diversité. Par exemple, la ville de Toronto abrite de nombreuses entreprises appartenant à des femmes qui fournissent des services de ressources humaines; cependant, la ville de Toronto dispose déjà d’une unité de ressources humaines bien établie et n’a pas un besoin important d’externaliser des services. Par conséquent, une stratégie d’approvisionnement social ciblant ce groupe de fournisseurs de la diversité raterait la cible sur le plan des effets dans la communauté, car très peu de contrats seraient attribués. Par conséquent, il ne suffit pas de comprendre les divers groupes qui existent dans votre communauté, vous devez relier ces groupes aux besoins de votre organisation si vous voulez que votre activité d’achat ait un effet réel.

Une approche progressive pour des gains rapides

Lorsqu’elles cherchent à élaborer un programme d’approvisionnement social, les administrations ont eu du succès lorsqu’elles ont envisagé de lancer une approche progressive souple et agile, qui offre de nombreuses possibilités de tester, de vérifier et de mettre en œuvre une politique saine et des pratiques efficaces. Le passage à des pratiques d’approvisionnement social nécessite un changement de culture organisationnelle, et il a été démontré qu’une approche progressive permettait d’obtenir le résultat souhaité.

Une approche progressive peut prendre de nombreuses formes différentes. Si une refonte complète de la politique n’est pas actuellement envisageable pour votre organisation, le recours à des projets pilotes (lorsque des possibilités existent) est un excellent moyen de démontrer la valeur de la diversification des fournisseurs et les avantages du développement de la main-d’œuvre. Souvent, l’intégration de considérations relatives à l’approvisionnement social dans les processus d’approvisionnement associés à des événements publics de grande envergure peut servir d’impulsion pour l’examen et l’adoption éventuels d’une approche formelleNote de bas de page 44. Comme l’a fait remarquer Sandra Hamilton, une conseillère en approvisionnement social du secteur public. 

[Traduction] Les Jeux olympiques de Vancouver de 2010 ont été un catalyseur pour l’approvisionnement social; il s’agissait des premiers Jeux olympiques à inclure des considérations sociales dans leur stratégie de durabilité. Par exemple, le contrat d’approvisionnement en fleurs exigeait la fourniture d’un avantage communautaire. Le promoteur retenu s’est engagé à former et à employer des femmes marginalisées, dont beaucoup avaient été récemment libérées de prison. Les podiums ont été construits par des jeunes à risque apprenant des compétences en menuiserie; et les entrepreneurs soumissionnant pour la construction du village des athlètes devaient offrir des possibilités d’emploi aux résidents à faible revenu du quartier voisin, Downtown EastsideNote de bas de page 45.

Ce modèle d’intégration de la valeur sociale dans la construction et l’approvisionnement des jeux a également été adopté par les Jeux du Commonwealth de 2014 à Glasgow et les Jeux panaméricains de 2015 à TorontoNote de bas de page 46.

Une autre approche observée parmi nos intervenants consistait à mettre à l’essai des initiatives au sein d’un groupe ou d’une division avant de lancer un programme de grande envergure. Avant de mettre en œuvre sa politique d’approvisionnement social en 2016, la ville de Toronto a mis à l’essai l’approche proposée au sein de plusieurs divisions de la ville de TorontoNote de bas de page 47. Pendant un processus de 18 mois, de 2013 à 2015, le personnel de la ville de Toronto a mené neuf projets pilotes pour déterminer la meilleure façon : (a) de rendre l’accès à la chaîne d’approvisionnement de la ville plus équitable (diversification de la chaîne d’approvisionnement); et (b) d’utiliser les projets d’approvisionnement de la ville pour tirer parti des possibilités d’emploi et de formation des personnes économiquement défavorisées (développement de la main-d’œuvre)Note de bas de page 48. En entreprenant ces projets pilotes, la ville a pu dégager les premières leçons apprises afin de mieux éclairer l’élaboration de sa politique d’approvisionnement social généralisée.

De même, lorsque la Banque de développement du Canada (BDC) a lancé son programme de diversification des fournisseurs en février 2019 (qui encourage plus de 60 000 clients et fournisseurs de la diversité à s’inscrire aux appels d’offres tout en sensibilisant le personnel qui dirige les décisions d’achat à la valeur de la diversification des fournisseurs), elle a choisi de mettre davantage l’accent sur l’accélération de la croissance pour les femmes entrepreneurs. En 2018, elle s’est engagée à prêter 1,4 milliard de dollars aux entreprises dirigées par des femmes (et pas seulement à celles appartenant à des femmes) d’ici 2021 et elle a également augmenté la taille de son fonds de capital-risque, le Fonds pour les femmes en technologie, à 200 millions de dollars.Note de bas de page 49

Certification de vos fournisseurs de la diversité

L’approche qu’une organisation adopte pour la certification des fournisseurs de la diversité est un élément fondamental de la phase d’élaboration. Il existe principalement trois approches de la certification que nous avons observées dans le cadre de cette étude : 1) la certification par une tierce partie; 2) l’auto-attestation; et 3) l’élaboration d’un programme de certification interne. Certains des avantages et des inconvénients de chaque approche sont présentés dans la figure 1 ci-dessous.

La ville de Toronto a déterminé qu’une approche de certification par une tierce partie, dans laquelle une association indépendante valide qu’une entreprise est détenue, gérée et contrôlée par un groupe de la diversité qualifié, répondrait mieux aux besoins de son programme d’approvisionnement socialNote de bas de page 50. La ville de Toronto travaille en étroite collaboration avec cinq associations/conseils de certification des fournisseurs, et exige que les fournisseurs de la diversité qui souhaitent faire des affaires avec la ville de Toronto soient certifiés par l’un de ces organismes avant de pouvoir soumissionner en vue d’obtenir des contrats de la ville. Cette approche a également été adoptée par diverses organisations telles que la Banque de développement du Canada (BDC)Note de bas de page 51, la Banque Royale du Canada (RBC)Note de bas de page 52 et General Motors CanadaNote de bas de page 53, qui ont également choisi de cibler des fournisseurs de la diversité certifiés.

D’autre part, le projet pilote de services de traiteur dans le Canada atlantique, dirigé par le Bureau des petites et moyennes entreprises (BPME) de Services publics et Approvisionnement Canada, a opté pour une approche d’auto-attestation pour ses fournisseurs d’entreprises dirigées ou détenues par des femmes qui se portent candidates à l’obtention de marchés publics. Aux fins du projet pilote, les entreprises intéressées, dirigées ou détenues par des femmes, ont rempli et soumis un questionnaire comportant cinq questions à l’autorité contractante, qui a ensuite validé si elles étaient ou non admissibles au projet pilote. En outre, avec la mise en œuvre de la solution d’approvisionnement électronique du gouvernement du Canada (AchatsCanada), les fournisseurs pourront s’auto-attester par l’entremise du portail, tout en pouvant télécharger volontairement des certifications de tiers s’ils le souhaitent. Il n’a pas encore été déterminé si une approche fédérale formelle de l’approvisionnement social exigerait des fournisseurs qu’ils obtiennent une certification par un tiers.

Le département des services d’approvisionnement (DPS) de la ville de Chicago a mis au point un programme de certification interne et gère la certification d’environ 2 500 entreprises nouvelles ou en cours de renouvellement, qui sont des entreprises appartenant à des minorités, à des femmes ou à des personnes défavoriséesNote de bas de page 54. La ville de Chicago propose six types de certifications différentes, et énumère des conditions d’admissibilité similaires à celles des autres organismes de certification, et accepte toutes les demandes sur son portail en ligneNote de bas de page 54. Une fois qu’un fournisseur est certifié, ses renseignements sont ajoutés au Chicago Certified Firms Directory qui est accessible au public en ligneNote de bas de page 54.

Quelle que soit l’approche idéale pour votre organisation, il convient de peser les avantages et les inconvénients de chaque méthode avant de déterminer l’approche choisie, comme indiqué dans la figure 1 ci-dessous.

Figure 1 : Approches pour la certification des fournisseurs de la diversité
  Certification par une tierce partie Auto-attestation Élaborer votre propre programme de certification
Avantages de cette approche
  • Validation de l’authenticité des fournisseurs de la diversité par des associations externes et réputées.
  • Les associations de fournisseurs offrent diverses possibilités de formation et de mise en réseau à leurs fournisseurs certifiés et aux organisations qui y adhèrent, et peuvent également contribuer à la collecte et à l’interprétation de données importantes.
  • Les certifications peuvent être utilisées ou transférées au niveau international pour accéder à de meilleures occasions d’affaires.
  • Simple pour le fournisseur et l’organisation.
  • Comporte moins d’obstacles pour les fournisseurs (c’est-à-dire les coûts d’adhésion) et est peu coûteux pour l’organisation.
  • Capacité de l’organisation à maintenir une certaine souplesse et à procéder à une mise en œuvre rapide.
  • Capacité à concevoir et à contrôler votre propre programme de certification, et à avoir confiance dans l’intégrité de la certification.
  • Pas de frais d’adhésion pour les organisations.
  • Propriété des données et libre accès à la liste des fournisseurs.
Inconvénients de cette approche
  • Les fournisseurs de la diversité doivent généralement payer des frais d’adhésion, ce qui peut constituer un obstacle à l’entrée sur le marché.
  • Les organisations adhérentes doivent payer des frais d’adhésion.
  • Les listes de fournisseurs de la diversité ne peuvent être librement partagées.
  • Risque plus élevé de faux renseignements ou de fraude, car les organisations ne sont pas en mesure de valider immédiatement l’authenticité des fournisseurs de la diversité.
  • Ne crée pas de communauté au sein du groupe de fournisseurs.
  • Les données peuvent être moins fiables.
  • Les fournisseurs de la diversité peuvent être tenus de payer des frais de certification, ce qui peut constituer un obstacle à l’entrée sur le marché.
  • Représente une charge de travail considérable pour l’équipe de l’approvisionnement de l’organisation, notamment en ce qui concerne les coûts des ressources nécessaires à la conception et à la mise en œuvre du programme.
  • Les fournisseurs peuvent ne pas être en mesure d’exploiter la certification pour d’autres occasions en dehors de l’organisation.

Activités de sensibilisation visant à attirer et à soutenir les fournisseurs de la diversité

La sensibilisation est un processus continu qui est important à toutes les phases d’un programme d’approvisionnement social; cependant, elle est particulièrement importante au stade de l’élaboration. L’un des principaux défis relevés par nombre des personnes interrogées est qu’il peut être difficile de trouver des fournisseurs de la diversité. L’organisation devra peut-être adopter une stratégie de sensibilisation pour attirer des fournisseurs de la diversité qui est différente et plus pratique que son approche traditionnelle pour toutes les occasions de marchés. Enfin, un programme d’approvisionnement social ne pourra pas croître si les fournisseurs de la diversité ne sont pas au courant de son existence, et il est donc important de déployer des efforts considérables pour diffuser le message.

Par exemple, dans le cadre du projet pilote des services de traiteur du BPME de l’Atlantique mentionné ci-dessus, les fonctionnaires ont fait remarquer qu’il était nécessaire de déployer un effort de sensibilisation considérable pour assurer la réussite du projet pilote. Le groupe s’est vite rendu compte qu’il devait trouver de nouvelles façons de faire connaître les possibilités aux entreprises détenues ou dirigées par des femmes, car ce groupe (ainsi que d’autres groupes de fournisseurs de la diversité qui soumissionnent rarement aux appels d’offres fédéraux) ne vérifie pas activement les appels d’offres du gouvernement du Canada sur le site Achatsetventes.gc.ca. Dans un effort pour surmonter ces obstacles, le BPME de l’Atlantique a organisé des séances de mobilisation des clients, s’est entretenu avec des intervenants provinciaux (provinces de l’Atlantique) et municipaux, et a même appelé diverses entreprises de services de traiteur pour les sensibiliser les fournisseurs potentiels et les informer de la possibilité de participer au projet pilote de services de traiteur.

Les activités traditionnelles de sensibilisation, telles que l’organisation de possibilités de mise en réseau des fournisseurs de la diversité pour échanger avec les responsables de l’approvisionnement, ou les salons professionnels inversés, sont également des moyens productifs d’attirer des fournisseurs de la diversité. La province de la Colombie-Britannique a récemment formé une équipe de sensibilisation au sein de sa direction des services d’approvisionnement afin d’accroître son engagement auprès de tous les intervenants sur les directives de la province en matière d’approvisionnement à impact social. Toutefois, si la mise en place d’une équipe dédiée aux activités de sensibilisation n’est pas possible, il est également possible de tirer parti des possibilités de partenariat avec d’autres organisations ou conseils de fournisseurs. Il existe divers conseils de fournisseurs au Canada, tels que le Women Business Enterprises (WBE) Canada, le Canadian Aboriginal and Minority Supplier Council (CAMSC), la Canadian Gay and Lesbian Chamber of Commerce (CGLCC), le Canadian Council for Aboriginal Business (CCAB) et l’Inclusive Workplace Supply Council of Canada (IWSCC). Par exemple, WBE Canada propose des séances d’orientation pour les fournisseurs nouvellement certifiés afin d’apprendre ce que signifie être certifié en tant qu’entreprises dirigées par des femmes, comment tirer parti de votre certification et connaître les outils qui leur sont proposés. Lors d’un entretien avec une femme d’une entreprise certifiée comme entreprise dirigée par des femmes, celle-ci a fait observer que les avantages supplémentaires qui découlent de la certification (tels que la formation) l’ont aidée à accéder à plus d’occasions d’affaires.

3.2. Mise en œuvre d’un programme d’approvisionnement social

Formation, outils et lignes directrices claires

Tout comme les activités de sensibilisation, l’apprentissage et la formation sont un processus continu et permanent. Afin de soutenir la communauté des fournisseurs et votre organisation sur le chemin de l’approvisionnement social, nos intervenants ont indiqué qu’il est très important de s’assurer que des ressources d’information complètes sont à leur disposition.

Pour de nombreux fournisseurs de la diversité, il peut s’agir de la première expérience de soumission d’une offre auprès de votre organisation. Il est donc important de disposer de telles ressources afin de les aider à s’y retrouver dans le processus d’approvisionnement, qui peut être compliqué. Par exemple, le BPME offre des séminaires mensuels (en personne ou en ligne au moyen de WebEx) qui donnent aux fournisseurs des renseignements clés sur la façon de vendre des biens ou services au gouvernement du Canada, y compris des sujets tels que la compréhension du processus de passation de marchés, la recherche d’occasions d’affaires sur le site Achatsetventes.gc.ca et le processus d’autorisation de sécurité.Note de bas de page 55 La SBA des États-Unis propose également divers cours en ligne pour aider les fournisseurs à démarrer/gérer leur entreprise et à se familiariser avec le processus d’approvisionnement, mais offre également des cours destinés à certains groupes de la diversité. En plus des activités de sensibilisation, ces possibilités de formation peuvent également aider les organisations à clarifier certaines idées fausses sur leur processus d’approvisionnement auprès des fournisseurs. Par exemple, comme l’a fait remarquer la BDC, il existe une idée fausse courante selon laquelle les grandes entreprises n’effectuent que des achats de grande valeur; or, ce n’est tout simplement pas le cas : la plupart des achats de la BDC sont inférieurs à 100 000 $, la majorité des transactions sont inférieures à 25 000 $ et il y a des possibilités pour tous les fournisseurs.

De même, il est tout aussi important de veiller à ce que votre organisation dispose d’une formation axée sur les résultats souhaités de votre programme d’approvisionnement social. Comme point de départ, la province de la Colombie-Britannique a inclus un langage approuvé et des exemples d’indicateurs possibles pour les avantages du développement de la main-d’œuvre directement dans ses directives sur les achats à impact social, et a l’intention d’élaborer une formation axée sur ce sujet dans un avenir proche. Le gouvernement du Pays de Galles a également reconnu l’importance de mettre en place des formations et des lignes directrices clairesNote de bas de page 56. Afin de soutenir la mise en œuvre de sa politique en matière d’avantages communautaires, et en plus des orientations qui ont été élaborées, le gouvernement gallois a mis en place une formation en ligne pour ses fonctionnaires avec des modules sur la façon de cerner les avantages communautaires potentiels, de planifier les objectifs en matière d’avantages communautaires dans les marchés publics et de procéder à la gestion contractuelle des avantages communautairesNote de bas de page 57.

Le besoin de formation a été l’une des principales leçons apprises des projets pilotes menés par la ville de TorontoNote de bas de page 58. Comme l’ont fait remarquer des responsables de la ville :

[Traduction] Pour les divisions de la ville, la diversité de la chaîne d’approvisionnement et le développement de la main-d’œuvre [étaient] nouveaux et il [n’était] pas toujours évident de savoir comment intégrer l’approvisionnement social dans les marchés publics. Il y avait également une aversion au risque significative parmi le personnel associée à l’ajout d’exigences peu familières à l’approvisionnement sans directives et processus clairs. Par conséquent, les projets pilotes ne pouvaient pas toujours inclure des exigences en matière d’approvisionnement social. Le processus mis à l’essai a permis de cerner des lacunes dans les connaissances et les structures de soutien qui limitent ce qui pourrait être réalisé. Les divisions de la ville avaient besoin de meilleures listes de fournisseurs de la diversité pour comprendre comment et où diversifier la chaîne d’approvisionnement [...] La formation de la direction et du personnel opérationnel visant à comprendre l’approvisionnement social ainsi que la formation sur l’équité et la diversité sont importantes pour mettre en œuvre et soutenir les activités d’approvisionnement social de la villeNote de bas de page 58.

Démystifier les obstacles perçus à la mise en œuvre

Une idée fausse courante dans le milieu de l’approvisionnement est que les accords de libre-échange font obstacle à l’inclusion de considérations sociales dans les documents d’appel d’offres. Toutefois, comme le souligne Buy Social Canada, [traduction] « les considérations sociales peuvent être appliquées [...] aux marchés non couverts par des accords commerciaux [par exemple, les contrats de faible valeur monétaire peuvent être réservés à des entreprises sociales], mais en fait, elles peuvent également être utilisées dans les marchés couverts par des accords commerciaux, tant que ces considérations ne font pas de discrimination entre les fournisseurs canadiens et étrangersNote de bas de page 59 ».

Le BOA a noté dans son étude de novembre 2019 sur les Contrats de faible valeur que les contrats de faible valeur représentent en fait la majorité des activités de passation de marchés des organisationsNote de bas de page 60. Les données historiques sur les achats indiquent qu’environ 90 % des centaines de milliers de contrats émis chaque année avaient une valeur inférieure à 25 000 dollarsNote de bas de page 61.

Ainsi, lorsque les accords commerciaux ne sont pas applicables, ils ne peuvent pas constituer un obstacle et on pourrait davantage envisager l’inclusion de considérations sociales dans ces activités d’achat. Par exemple, le gouvernement du Canada pourrait élaborer une politique stipulant que si un certain nombre de soumissions sont requises, au moins un des fournisseurs potentiels doit être un fournisseur autochtone ou appartenant à des intérêts de la diversitéNote de bas de page 62. Ce concept a déjà été établi dans d’autres administrations et pourrait être reproduit dans d’autres organisations. Buy Social Canada souligne également que bien que les accords commerciaux interdisent de restreindre la concurrence aux seuls fournisseurs locaux, rien n’empêche d’exiger de tous les soumissionnaires des résultats pour la collectivité ou des avantages en matière de développement de la main-d’œuvre dans le cadre du contratNote de bas de page 63.

Il est intéressant de noter que dans le domaine de l’approvisionnement fédéral, les outils obligatoires tels que les offres à commandes (OC) et les arrangements en matière d’approvisionnement (AA) peuvent être perçus comme un obstacle à l’approvisionnement social, car des règles particulières et strictes doivent être suivies dans l’utilisation de ces outils. Un grand nombre des projets pilotes actuels de diversification des fournisseurs fédéraux ont porté sur les services de traiteur, car il s’agit d’un segment du secteur qui n’est pas couvert par des outils obligatoires tels que les OC et les AA. On a observé que de nombreux segments de l’industrie, qui comprennent un grand nombre d’entreprises dirigées par des femmes ou détenues par des femmes et appartenant à des groupes de la diversité, sont en fait couverts par l’arrangement en matière d’approvisionnement pour ProServices (qui contient 13 volets couvrant 158 catégories de travail) et qu’il y a également une certaine confusion quant aux catégories de cette AA qui sont en fait obligatoires. Cela signifie que la nature obligatoire perçue de certains de ces outils d’approvisionnement à l’échelle du gouvernement pourrait empêcher la communauté fédérale de poursuivre la mise en œuvre de projets pilotes de type approvisionnement social.

Une plus grande attention aux considérations sociales et à la diversité croissante des fournisseurs pourrait être incluse au stade de la préqualification pour nombre de ces volets et catégories, comme c’est déjà le cas pour les considérations environnementalesNote de bas de page 64. Comme dans le cadre de la Politique enjoignant les ministères et organismes fédéraux à prendre « les mesures nécessaires pour acheter des produits et des services dont l’empreinte sur l’environnement est moins importante que celle des produits et des services traditionnellement achetésNote de bas de page 64 », des mesures similaires pourraient être incluses concernant la diversité des fournisseurs et l’inclusion d’avantages pour la main-d’œuvre et l’emploi.

Collaborer et établir des partenariats avec d’autres groupes ou organisations

L’approvisionnement social est de plus en plus répandu et de nombreuses organisations sont confrontées à des défis similaires en matière d’élaboration et de mise en œuvre. Nos intervenants ont donc considéré que l’exploitation de votre réseau et la collaboration avec d’autres organisations qui ont adopté une approche axée sur l’approvisionnement social constituaient un excellent point de départ.

La Coastal Communities Social Procurement Initiative (CCSPI) est un exemple notable de la manière dont la collaboration avec d’autres peut propulser la prolifération de l’approvisionnement social. La CCSPI est un projet pilote de deux ans issu de la mise en place d’un groupe de travail composé d’élus, d’agents d’approvisionnement et d’autres représentants de neuf municipalités et gouvernements locaux de l’île de Vancouver et des régions côtières, qui cherche à transformer la façon dont ils achètent des biens et des services pour mieux en faire profiter leurs collectivités. En créant un centre d’apprentissage pour partager les pratiques exemplaires et élaborer du matériel de formation, la CCSPI a mis en place un réseau de gouvernements locaux qui peuvent chacun apprendre et relever des défis ensemble, et a maintenant atteint un effectif de 21 municipalités (et espère étendre ses membres au-delà des seuls organes municipaux dans un avenir proche, car la demande ne cesse d’augmenter).

Dans le secteur public, il existe également des possibilités de former des communautés de pratique sur l’approvisionnement social. Par exemple, en Colombie-Britannique, il existe une communauté de pratique de l’approvisionnement (Procurement Community of Practice – PCoP) qui agit comme une [traduction] « tribune pour tous les employés du gouvernement et du secteur public participant à la gestion de l’approvisionnement et des contrats, afin de partager et d’échanger ouvertement et respectueusement des renseignements, des connaissances, des compétences, des conseils et des idées concernant les processus d’approvisionnement et de passation de marchésNote de bas de page 65 ». La province indique que [traduction] « les membres participent à la communauté de pratique pour contribuer aux bonnes pratiques en matière d’approvisionnement et de passation de marchés dans toute la province et le secteur public élargi et d’en bénéficier, par la résolution de problèmes, l’innovation, le renforcement des capacités, l’introduction de nouvelles stratégies et initiatives, et d’autres prioritésNote de bas de page 65 ».

3.3. « Mesurer l’impact » d’un programme d’approvisionnement social

Appliquer un cadre de collecte de données solide, mais réaliste, et surveiller sa mise en œuvre à l’interne, effectuer des examens et rendre compte publiquement

Un facteur clé soulevé par chacun de nos intervenants concernait la collecte de données. Il semble que la collecte de données soit un défi connu et constitue un obstacle pour la plupart des organisations à différentes phases de leurs programmes.

Afin de disposer de renseignements fiables pour soutenir une prise de décision efficace, il est essentiel de mettre en place un cadre de collecte de données solide, mais réaliste, dès le début de votre programme. Il faut définir des bases de référence, des objectifs et des résultats réalistes et mesurables et exiger un rapport annuel de l’organisation et de ses fournisseursNote de bas de page 66. Ces résultats doivent être quantifiables et ne pas se résumer à des objectifs vagues et non mesurablesNote de bas de page 67. En outre, les exigences de rapports publics annuels sur les progrès réalisés dans la poursuite des objectifs fixés sont utiles pour démontrer l’incidence de votre programme, tandis qu’il est également largement admis que la normalisation des indicateurs de rendement clés (IRC) et des méthodes d’évaluation est essentielle pour assurer la comparabilitéNote de bas de page 66.

Afin d’aider leurs organisations à établir un cadre de collecte de données, certains ont adopté une approche de type « carte de pointage ». La SBA des États-Unis utilise la carte de pointage annuelle comme outil d’évaluation pour « (1) mesurer dans quelle mesure les agences fédérales atteignent leurs objectifs en matière de passation de marchés et de sous-traitance pour les petites entreprises et le secteur socioéconomique, (2) fournir des données précises et transparentes sur les marchés et (3) rendre compte des progrès spécifiques des agencesNote de bas de page 68 ».

Voici quelques exemples d’indicateurs potentiels utilisés par les organisations :

  • Nombre ou pourcentage de contrats attribués à des fournisseurs de la diversité, et nombre ou pourcentage pour chaque catégorie de groupes de fournisseurs de la diversité
  • Pourcentage des dépenses ou des transactions avec les PME
  • Nombre ou pourcentage de contrats avec des critères de développement de la main-d’œuvre
  • Nombre de séances de formation organisées, etc.

Un exemple remarquable est celui de la ville de Seattle, qui a élaboré un cadre de collecte de données pour ses activités de passation de marchés avec des entreprises appartenant à des femmes et à des minorités. Chaque année, chaque service de la ville de Seattle (28 services concernés) établit des plans et des objectifs annuels normalisés pour l’inclusion des entreprises appartenant à des femmes et à des minorités dans les contrats de consultation et d’acquisitionNote de bas de page 69. Le service des achats et des contrats de la ville compile ensuite les renseignements soumis par chaque service et élabore des objectifs à l’échelle de la ville qui sont rendus publics en même temps que les résultats globaux (à la fois à l’échelle de la ville et des services) de l’année précédenteNote de bas de page 69.

En outre, en tant que principale passerelle entre les fournisseurs certifiés et les organisations contractantes, les conseils de certification des fournisseurs peuvent également jouer un rôle clé pour combler le manque de données. En tant qu’« intermédiaire entre les divers fournisseurs et les acheteurs », ils sont les mieux placés pour recueillir les renseignements que les organisations recherchent. C’est également une bonne pratique pour les associations et organisations de fournisseurs de travailler ensemble pour s’assurer qu’elles répondent mutuellement à leurs besoins en matière de collecte de données. Par exemple, la ville de Toronto a récemment élaboré une liste des lacunes en matière de produits qu’elle a partagée avec les partenaires de ses associations de fournisseurs afin d’encourager de plus grands efforts de collecte de données dans ces domaines particuliers (par exemple, en ciblant les fournisseurs dans des industries telles que la foresterie et les parcs).

Qu’il s’agisse de choisir d’attribuer un contrat à un fournisseur de la diversité, d’inviter plusieurs fournisseurs de la diversité dans le cadre de processus d’appel d’offres ou d’inclure des considérations sociales dans les critères d’évaluation cotés par points, comme pour tout type d’approvisionnement, il est impératif que les dossiers d’approvisionnement soient correctement documentés et garantissent une piste de vérification claireNote de bas de page 70. Le suivi de divers aspects du programme par le biais de vérifications ponctuelles, tels que le respect de la politique interne/du programme, les objectifs de rendement, la vérification du statut des fournisseurs de la diversité, etc. est important pour maintenir l’intégrité du programme.

Mettre en place une boucle de rétroaction et communiquer avec vos fournisseurs

L’application d’un cadre de collecte de données solide aidera votre organisation à récupérer des données quantitatives importantes, mais il a aussi été démontré qu’une ligne de communication ouverte avec vos fournisseurs permet aux organisations de raconter l’histoire derrière les données qu’elles compilent. Une pratique notable de la ville de Toronto consiste à communiquer de manière proactive avec ses fournisseurs de la diversité si les fonctionnaires de la ville se rendent compte que leurs fournisseurs certifiés n’ont pas soumissionné ou ne répondent pas à de multiples possibilités. La ville cherche à comprendre le raisonnement, afin de pouvoir noter si le fournisseur de la diversité ne souhaite plus faire des affaires avec elle, s’il n’a pas les ressources nécessaires pour soumissionner pour ce contrat, si l’appel d’offres ne correspond pas à son activité, etc. Une boucle de rétroaction continue entre la ville et ses fournisseurs est une bonne pratique pour assurer l’efficacité d’un programme.

Il a également été noté qu’un autre mécanisme productif pour se tenir au courant de l’état d’avancement du programme consiste à communiquer avec vos fournisseurs de la diversité par le biais d’enquêtes trimestrielles, semestrielles ou annuelles, en particulier si votre liste de fournisseurs est rendue publique. Dans le cadre du projet pilote sur les services de traiteur réalisé par le BPME du Canada atlantique, les responsables du programme ont noté un défi imprévu pour mesurer l’incidence du projet pilote : comme la liste des fournisseurs était rendue publique, le BPME n’était pas en mesure de savoir qui accédait à la liste (et à quelles fins) et si les fournisseurs pouvaient obtenir des contrats autres que ceux qui étaient disponibles auprès du gouvernement fédéral dans la région de l’Atlantique. Afin d’atténuer ce problème, les responsables du programme ont élaboré un questionnaire à envoyer à certains des fournisseurs figurant sur la liste pour savoir s’ils ont obtenu ou non des contrats gouvernementaux à la suite de leur participation à ce projet pilote.

4. Conclusion

Les facteurs suivants doivent être pris en considération tout au long du cycle d’élaboration, de mise en œuvre et de mesure de l’impact d’un programme d’approvisionnement social visant à accroître la diversité des fournisseurs et l’utilisation des avantages du développement de la main-d’œuvre :

  1. Obtenir le soutien de la haute direction sur l’importance de s’engager dans des activités visant à promouvoir la diversité des fournisseurs et les avantages du développement de la main-d’œuvre est une clé pour permettre à une culture de réaliser le potentiel du programme.
  2. Comprendre les besoins de votre organisation en matière d’approvisionnement ainsi que les secteurs à cibler pour les pratiques d’approvisionnement social est une première étape importante. Cela démontre une fois de plus la nécessité d’adopter une approche progressive, souple et agile, qui offrira de nombreuses possibilités de tester, de vérifier et de mettre en œuvre une politique saine et des pratiques efficaces.  
  3. Une autre étape importante consiste à définir l’approche que votre organisation adoptera en matière de certification des fournisseurs de la diversité. Il existe différentes approches de la certification, telles que la certification par un tiers, l’auto-attestation (ou une approche hybride des deux premières options) et l’élaboration d’un programme de certification interne, qui présentent chacune leurs avantages et inconvénients respectifs. Avant d’adopter une approche, il faut procéder à une évaluation approfondie pour déterminer le degré de tolérance de l’organisation aux risques potentiels associés à chaque approche ainsi que les mesures d’atténuation appropriées de ces risques.  
  4. Il est nécessaire d’entreprendre des activités de sensibilisation significatives et continues afin d’attirer des fournisseurs de la diversité, de faire connaître votre programme et de promouvoir l’utilisation des avantages pour la main-d’œuvre et l’emploi. Afin d’attirer des fournisseurs de la diversité, il faudra peut-être ajuster les activités traditionnelles de sensibilisation et y ajouter des tactiques pratiques supplémentaires afin de s’assurer que les bons groupes sont informés. La sensibilisation est également essentielle pour pouvoir établir des réseaux avec d’autres organisations des secteurs public et privé qui sont en train de mettre en place des pratiques d’approvisionnement social ou qui y sont parvenues efficacement.
  5. Il est important de fournir un matériel d’orientation clair et complet à tous les publics, car les besoins particuliers de chaque groupe diffèrent considérablement. Par exemple, les fournisseurs peuvent avoir besoin de conseils sur la manière de cheminer dans le processus d’approvisionnement, tandis que le personnel des programmes peut avoir besoin de conseils pour comprendre comment et où diversifier la chaîne d’approvisionnement, et les agents de l’approvisionnement peuvent avoir besoin de conseils sur l’intégration des exigences en matière d’approvisionnement social dans les processus d’approvisionnement. Cette orientation doit être soutenue par des possibilités de formation et des séances d’information pour tous les publics. Assurer la disponibilité d’orientations détaillées et de possibilités de formation est une étape efficace pour aider à dissiper certains des obstacles et mythes perçus qui existent autour des pratiques d’approvisionnement social.
  6. Il est essentiel de mettre en place un cadre solide de collecte de données afin de mesurer l’incidence des programmes d’approvisionnement social et parler de leurs résultats. Toutefois, ces données et les indicateurs de rendement clés (IRC) doivent être réalistes et mesurables. Pour garantir la responsabilité et la transparence, il faut que ces renseignements soient compilés et rendus publics au moment le plus approprié pour l’organisation. 
  7. Il est important de mettre en place une boucle de rétroaction pour s’assurer que le programme produise les résultats escomptés afin d’être en mesure de « raconter l’histoire » derrière les données recueillies et l’incidence du programme sur la collectivité dans son ensemble. Cette rétroaction permettra également d’apporter des améliorations ciblées au programme (au besoin) et de créer une vision à long terme pour le programme.
  8. Pour maintenir l’intégrité du programme, il est important de contrôler, au moyen de vérifications périodiques, divers aspects du programme tels que le respect des politiques, les objectifs de rendement, la vérification du statut de vos fournisseurs de la diversité, etc.
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