Sommaire d'enquête sur une plainte concernant l'attribution d'un contrat par l'École de la fonction publique du Canada

Objet : Attribution d'un contrat par l'École de la fonction publique du Canada (EFPC) pour la prestation de services de formation spécialisée

Contexte

En mai 2011, le Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement (BOA) a reçu une plainte au sujet de l'attribution d'un contrat par l'École de la fonction publique du Canada (EFPC) pour la prestation de services de formation spécialisée. La valeur estimative du contrat de service était de 55 000 $.

Le plaignant alléguait que le ministère a intentionnellement diffusé la demande de soumissions juste avant une longue fin de semaine afin de le dissuader de soumissionner et que certains critères d'évaluation ont favorisé un fournisseur en particulier.

La demande de soumissions en cause a été lancée au moyen d'un processus au cours duquel trois fournisseurs ont été invités à présenter une proposition. Durant la période de soumission, le plaignant a fait part de ses préoccupations concernant certains critères d'évaluation à l'EFPC. Cette dernière les a pris en compte, mais les critères n'ont pas été modifiés.

La plainte

Le plaignant a soulevé les problèmes suivants :

  • L'EFPC a intentionnellement diffusé la demande de soumissions tard dans la journée, juste avant une longue fin de semaine, afin de dissuader le plaignant de soumissionner.
  • Le critère d'évaluation demandant une expérience de la prestation de cours de formation spécialisée à des employés fédéraux au cours des trois dernières années a favorisé un fournisseur en particulier.
  • Le critère d'évaluation selon lequel des points sont attribués pour le nombre de cours spécialisés donnés au cours des cinq dernières années a favorisé les  experts-conseils ayant déjà travaillé avec l'EFPC.

Mandat

La plainte répond aux exigences de l'article 9 du Règlement concernant l'ombudsman de l'approvisionnement (le Règlement); par conséquent, le BOA a entrepris une enquête.

Conclusion

Le BOA n'a rien trouvé qui appuie les trois problèmes soulevés par le plaignant.

  • Les trois fournisseurs ont reçu la demande de soumissions au même moment et avaient quinze jours civils pour présenter une proposition conforme aux lignes directrices du gouvernement fédéral.
  • Rien ne permettait de conclure que le critère d'évaluation relatif à l'expérience de la prestation de cours de formation spécialisée a favorisé un fournisseur en particulier.   Le BOA n'a pas jugé que l'emploi des termes « employés fédéraux » et l'expérience exigée auprès d'autres ministères fédéraux dans les trois dernières années constituaient des critères excessivement contraignants.
  • Rien ne permettait de conclure que le critère d'évaluation selon lequel des points sont attribués pour le nombre de cours spécialisés donnés au cours des cinq dernières années a favorisé les experts-conseils ayant déjà travaillé avec l'EFPC. Le critère ne limitait pas l'expérience demandée à celle liée à la formation donnée à l'EFPC ni au gouvernement fédéral.

Bien qu'aucune preuve ne justifie les problèmes soulevés par le plaignant, le BOA a soulevé des préoccupations quant à la façon dont l'EFPC a géré le processus d'approvisionnement.

  • L'EFPC n'a pas divulgué les exigences contractuelles d'une manière équitable pour tous les soumissionnaires éventuels. La demande de soumissions indiquait que quatre cours de formation devaient être donnés, mais le contrat subséquent indiquait 12 cours supplémentaires (pour un total de seize cours à dispenser). Si les soumissionnaires ayant décidé de ne pas soumissionner avaient su l'étendue exacte de l'exigence contractuelle, cela aurait pu influer sur leur décision à cet égard.
  • L'EFPC a eu recours à un processus contractuel dans le cadre duquel on a demandé à trois fournisseurs de présenter une soumission. Pour être conforme à la politique interne de l'EFPC sur les marchés, trois fournisseurs « en mesure de présenter des soumissions » auraient dû être invités à présenter des soumissions. L'EFPC aurait dû modifier son approche dès qu'elle a pris conscience du fait que les trois entreprises ne soumissionneraient pas. En ne modifiant pas son approche, le processus est devenu moins ouvert.
  • Par souci de transparence et conformément à la politique du gouvernement sur les marchés, le BOA n'a trouvé aucune preuve documentaire indiquant que le prix demandé par l'unique soumissionnaire était comparable à celui du marché ni qu'il correspondait au prix que le fournisseur demandait à d'autres clients.