Examens des pratiques d'approvisionnement - Foire aux questions

Qu'est-ce qu'un examen des pratiques d'approvisionnement?

L'examen des pratiques d'approvisionnement est un examen indépendant et objectif des pratiques d'acquisition du gouvernement fédéral. L'examen peut inclure l'application de politiques en matière d'approvisionnement et l'évaluation des processus, des outils et des activités relatifs à l'acquisition de biens et de services.

En quoi un examen des pratiques diffère-t-il d'une enquête?

Une enquête est entreprise à la suite d'une plainte déposée par un fournisseur à l'égard d'un contrat précis et met l'accent sur cette plainte. Elle vise à déterminer si les allégations du fournisseur sont fondées. Par contre, des enjeux liés à l'examen des pratiques émanent de problèmes de nature systémique et peuvent avoir des conséquences d'une façon générale sur le système d'approvisionnement. L'examen met l'accent sur les problèmes au sein d'un ministère donné ou émanant d'un problème donné au sein de plusieurs ministères. L'examen est de nature proactive et prospective, car il met l'accent sur l'identification des pratiques efficaces et sur le renforcement de l'équité, de l'ouverture et de la transparence du système contractuel.

Quel est le mandat de l'ombudsman de l'approvisionnement en ce qui a trait à l'examen des pratiques d'approvisionnement?

L'ombudsman de l'approvisionnement examine les pratiques d'acquisition de biens et de services des ministères et des organismes fédéraux (mentionnés aux annexes I, I.1 et II de la Loi sur la gestion des finances publiques) pour en évaluer l'équité, l'ouverture et la transparence et présenter des recommandations appropriées pour les améliorer.

Qu'entendez-vous par équité, ouverture et transparence des processus d'approvisionnement?

Comme défini par le Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement,

  • L'équité : traiter tous les fournisseurs actuels et éventuels de manière équitable.
  • L'ouverture : offrir à tous les fournisseurs éventuels l'occasion de soumissionner les marchés publics.
  • La transparence : fournir en temps opportun, des renseignements à la population canadienne de manière à faciliter l'examen des décisions prises et des mesures mises en œuvre.

Comment l'ombudsman de l'approvisionnement fait-il état des examens des pratiques d'approvisionnement?

Tous les rapports d'examens sont présentés sur le site Web du Bureau à l'adresse Rapports et publications. En outre, l'ombudsman porte le rapport final de l'examen à l'attention des administrateurs généraux des organisations fédérales concernées.

De plus, l'ombudsman résume toutes les activités liées aux examens des pratiques d'approvisionnement dans le rapport annuel du Bureau Rapports annuels, déposé au Parlement par le ministre des Travaux publics et Services gouvernementaux.

Comment l'ombudsman de l'approvisionnement peut-il améliorer l'équité, l'ouverture et la transparence des pratiques d'approvisionnement du gouvernement fédéral?

Les examens donnent à l'ombudsman l'occasion d'effectuer des recommandations quant au renforcement de l'équité, de l'ouverture et de la transparence des pratiques d'approvisionnement du gouvernement fédéral. Les examens permettent en outre au BOA de communiquer des pratiques efficaces pangouvernementales avec ses intervenants.

Les conclusions des examens sont mises à la disposition des fournisseurs et du grand public sur le site Internet du BOA, ce qui permet d'améliorer la sensibilisation à l'égard des pratiques d'acquisition du gouvernement fédéral. D'autre part, dans le but de déterminer l'incidence qu'ont les examens du Bureau sur les pratiques fédérales en matière d'approvisionnement, des examens de suivi ont lieu deux ou trois ans après la publication d'un rapport afin d'évaluer jusqu'à quel point les recommandations du BOA ont été observées.

Le Bureau réalise aussi des études et des analyses sur des sujets liés à l'approvisionnement dans le but de faire en sorte que la communauté de l'approvisionnement ait une compréhension équilibrée des intérêts et des préoccupations du gouvernement, des fournisseurs et des parlementaires. Les études et analyses du BOA permettent d'identifier les pratiques efficaces et visent à stimuler la discussion.

Comment sont choisis les sujets des examens des pratiques d'approvisionnement?

Le Bureau est sur le point d'adopter une nouvelle méthodologie qui aidera à choisir les sujets des examens des pratiques d'approvisionnement du gouvernement fédéral, lesquels seront inclus dans un plan stratégique de trois ans pour les examens des pratiques.

La méthodologie adoptée comprend un processus qui consiste à explorer toutes les questions soulevées auprès du Bureau par les fournisseurs, les fonctionnaires fédéraux et les médias, ainsi que la collecte d'information provenant d'analyses environnementales et de commentaires des intervenants. Ces questions sont ensuite évaluées selon certains critères en vue de dresser une liste des sujets susceptibles de faire l'objet d'examens. Une évaluation détaillée est effectuée sur chacun de ces sujets afin de cibler les enjeux qui posent les plus grands risques à l'équité, à l'ouverture et à la transparence du système d'approvisionnement fédéral ainsi que les sujets qui suscitent le plus d'intérêt de la part des fournisseurs, des fonctionnaires fédéraux et des parlementaires.

J'ai demandé au Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement d'examiner une question qui ne relevait pas de votre mandat d'enquête. Effectuerez-vous un examen des pratiques sur cette question?

Le BOA tient compte des plaintes et des questions soulevées devant le Bureau par les fournisseurs dans le cadre du processus de sélection des sujets devant faire l'objet d'un examen des pratiques. Les plaintes et les questions soulevées sont prises en compte avec les sources supplémentaires d'information, comme les questions soulevées par les ministères et les parlementaires ; dans les médias ; et selon les tendances et l'évolution de l'approvisionnement au niveau national et international.

Comment le Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement réalise-t-il les examens?

En général, le Bureau réalise les examens par l'entremise d'un processus en trois étapes :

  • Planification : les objectifs de l'examen, les secteurs d'enquête et la méthodologie sont identifiés. Le Bureau détermine également le type d'information et l'analyse qui sera entreprise pour effectuer l'examen.
  • Travail sur place : les données sont rassemblées et une analyse détaillée est effectuée. Les activités peuvent comprendre des entretiens avec des experts et des employés ministériels, l'examen de documents et de dossiers, ainsi que des recherches portant sur les pratiques d'acquisition des autres administrations;
  • Production du rapport : l'équipe responsable de l'examen rédige l'ébauche du rapport, selon les faits et les résultats des analyses. Une fois terminée, l'ébauche du rapport est transmise au(x) ministère(s) concerné(s) à des fins d'examen et de commentaires, avant sa finalisation et sa diffusion publique.

Mon ministère fait l'objet d'un examen; qu'est-ce que cela signifie et à quoi dois-je m'attendre?

Une fois confirmés les objectifs et la méthodologie de l'examen, le BOA communique avec le ou les ministères concernés pour les informés qu'ils sont visés par un examen dont les résultats leur seront communiqués. Il se pourrait que le BOA ait déjà communiqué avec le ou les ministères concernés pour obtenir des renseignements préliminaires pendant l'étape de la planification. Une rencontre est alors prévue avec le ou les ministères concernés pour abordé le processus d'examen, y compris ce à quoi les ministères doivent s'attendre du BOA (objectifs, activités, échéanciers, etc.) et de quelle façon leur aide sera sollicitée.

Dans le cadre du travail du BOA, le Bureau peut réaliser des entrevues avec les employés des ministères et demander l'accès à des données et à des dossiers aux fins d'examen et d'analyse.

Une fois la recherche et l'analyse réalisées, une ébauche du rapport est rédigée et fournie au ministère concerné en vue d'obtenir ses commentaires avant la finalisation du rapport. Une copie du rapport final est par la suite remise au(x) ministère(s) participant(s), et le rapport est publié sur le site Web du BOA.

Comment le Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement s'assure-t-il de la qualité de ses examens?

Les examens des pratiques d'approvisionnement sont réalisés par des équipes multidisciplinaires et qualifiées qui possèdent un ensemble de compétences, d'antécédents et d'expériences dans les domaines des approvisionnements gouvernementaux, de la vérification interne, de l'élaboration des processus opérationnels et de la gouvernance.

Par ailleurs, le Bureau dispose de son propre conseiller juridique et peut aussi consulter d'autres experts, le cas échéant. En outre, le Bureau est doté d'un système de gestion du risque et d'assurance de la qualité afin de veiller à ce que la qualité fasse partie intégrante de tous ses processus.