Examens des pratiques d'approvisionnement - Foire aux questions

• Quel est le mandat de l'ombudsman de l'approvisionnement en ce qui a trait à l'examen des pratiques d'approvisionnement?
• Qu'est-ce que vous entendez par l'équité, l'ouverture et la transparence des processus d'approvisionnement?
• Qu'est-ce qu'un examen des pratiques d'approvisionnement?
• Comment l'ombudsman de l'approvisionnement peut-il améliorer l'équité, l'ouverture et la transparence des pratiques d'approvisionnement du gouvernement fédéral?
• Comment choisissez-vous les sujets des examens des pratiques?
• Comment le Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement réalise-t-il les examens?
• Comment le Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement s'assure-t-il de la qualité de ses examens?
• Comment l'ombudsman de l'approvisionnement fait-il état des examens des pratiques?

Quel est le mandat de l'ombudsman de l'approvisionnement en ce qui a trait à l'examen des pratiques d'approvisionnement?

L'ombudsman de l'approvisionnement examine les pratiques d'acquisition de biens et de services des ministères et des organismes fédéraux pour en évaluer l'équité, l'ouverture et la transparence, et présenter, le cas échéant, des recommandations appropriées pour les améliorer.

L'ombudsman de l'approvisionnement peut examiner les pratiques d'acquisition de la plupart des ministères et des organismes fédéraux, à l'exception :

• du Service canadien du renseignement de sécurité (SCRS);
• du personnel du Sénat et de la Chambre des communes;
• des Sociétés d'État.

Qu'est-ce que vous entendez par l'équité, l'ouverture et la transparence des processus d'approvisionnement?

Comme défini par le Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement,

• l'équité est la pratique selon laquelle un traitement équitable est accordé aux fournisseurs actuels et éventuels;
• l'ouverture est la pratique selon laquelle tous les fournisseurs éventuels peuvent soumissionner les marchés publics;
• la transparence est la pratique selon laquelle la population canadienne est renseignée en temps opportun, ce qui favorise l'examen public des décisions et des mesures prises.

Qu'est-ce qu'un examen des pratiques d'approvisionnement?

Le Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement le définit comme étant un examen indépendant et objectif des pratiques d'acquisition du gouvernement fédéral, y compris l'application des politiques et des processus. Il étudie aussi les activités et les outils relatifs à l'acquisition de biens et de services, au moyen d'une approche systématique et factuelle.

Les examens peuvent être « uniques » (autonomes et indépendants); faire partie d'une série d'examens, qui étudient différents aspects d'une situation précise; ou encore, être cycliques, conçus pour être régulièrement mis à jour afin de déterminer les changements.

Comment l'ombudsman de l'approvisionnement peut-il améliorer l'équité, l'ouverture et la transparence des pratiques d'approvisionnement du gouvernement fédéral?

Afin d'être utile et d'être une partie intégrante de la solution, le Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement formule des recommandations équilibrées, utiles et réalisables en vue d'améliorer les activités d'approvisionnement. Ces recommandations tiennent compte des commentaires formulés par les ministères visés par les examens, et elles sont publiées dans notre rapport définitif.

Les conclusions de nos examens sont mises à la disposition des fournisseurs et du grand public sur notre site Internet, ce qui permet d'améliorer la sensibilisation et la compréhension des pratiques d'acquisition du gouvernement fédéral.

Le Bureau réalise aussi des études et des analyses comparatives pour déterminer les meilleures pratiques et innovations, nationales et internationales, afin d'en faire part aux ministères pour qu'ils puissent bénéficier des réussites des autres.

Comment choisissez-vous les sujets des examens des pratiques?

Les sujets des examens sont déterminés par le Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement, en fonction du processus de planification annuelle. Ce processus comprend une analyse des questions portées à l'attention du Bureau par les fournisseurs et les fonctionnaires et celles soulevées dans les médias ou par ceux-ci, les décisions du Tribunal canadien du commerce extérieur, les rapports de la vérificatrice générale et les rapports de vérifications internes de plusieurs ministères. Nous demandons aussi conseil aux ministères et aux associations de fournisseurs.

Nous évaluons notre liste de sujets d'examens possibles afin de déterminer les enjeux qui posent les plus grands risques à l'équité, à l'ouverture et à la transparence du système d'approvisionnement fédéral et les sujets qui suscitent le plus d'intérêt de la part des fournisseurs, des ministères et des parlementaires.

En dernier lieu, nous tenons compte de la disponibilité et de l'expérience des ressources internes et externes, de notre capacité à réaliser des examens en temps opportun et de la complexité des sujets éventuels des examens.

Comment le Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement réalise-t-il les examens?

Habituellement, les examens des pratiques d'approvisionnement sont réalisés au moyen d'un processus en trois étapes :

• L'évaluation préliminaire : l'équipe de l'examen améliore sa compréhension du secteur visé par l'examen (c.-à-d. l'organisation, ses processus et les enjeux), des politiques ou des exigences réglementaires, des rôles et des responsabilités, des risques potentiels et des facteurs de réussite clé. Cela comprend d'entreprendre une analyse préliminaire du sujet, en vue de déterminer si une analyse plus approfondie est requise;
• L'évaluation détaillée : pendant cette étape, on recueille de plus amples renseignements et on réalise une analyse détaillée. Les activités peuvent comprendre des entretiens avec des experts et des employés ministériels, l'examen de documents et de dossiers, ainsi que des recherches portant sur les pratiques d'acquisition des autres administrations;
• La production du rapport : l'équipe responsable de l'examen rédige l'ébauche du rapport final, selon les faits et les résultats des analyses. Une fois terminée, l'ébauche du rapport est transmise au(x) ministère(s) concerné(s), aux fins d'examen et de commentaire, avant d'en rédiger la version définitive.

Comment le Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement s'assure-t-il de la qualité de ses examens?

Les examens des pratiques d'approvisionnement sont réalisés par des équipes multidisciplinaires hautement qualifiées. Les membres de l'équipe possèdent un ensemble de compétences, d'antécédents et d'expériences, dans les domaines des approvisionnements gouvernementaux, de la vérification et des examens internes, de la mise en correspondance des processus opérationnels et de la gouvernance. Par ailleurs, le Bureau dispose de son propre conseiller juridique et peut aussi consulter d'autres experts, le cas échéant.

Le Bureau est équipé d'un système d'assurance de la qualité et de la gestion des risques pour veiller à ce que tous ses processus soient de qualités, que des contrôles soient en place pour déterminer et répondre aux risques de manière opportune, que les responsabilités soient clairement définies et communiquées, et que tous les employés participent aux améliorations continues.

Finalement, après avoir terminé un examen, le Bureau communique avec les ministères visés afin d'obtenir des rétroactions. Ces renseignements sont par la suite utilisés pour améliorer la qualité des examens futurs.

Comment l'ombudsman de l'approvisionnement fait-il état des examens des pratiques?

Le Bureau travaille avec les ministères pour veiller à ce que les renseignements soient exacts, et que toutes les recommandations soient équilibrées, utiles et réalisables. Les ministères visés par un examen des pratiques d'approvisionnement ont l'occasion de formuler des commentaires et de répondre à toute recommandation avant que le rapport ne soit finalisé.

L'ombudsman de l'approvisionnement envoie les rapports définitifs aux administrateurs généraux et aux ministres des ministères concernés. De plus, les rapports sont affichés sur le site Internet du Bureau : les ministères, les organismes et les intervenants, ainsi que la population canadienne peuvent les consulter.

Par ailleurs, l'ombudsman de l'approvisionnement fait état de ses activités liées aux examens des pratiques dans son rapport annuel. Ce rapport est présenté au ministre des Travaux publics et Services gouvernementaux Canada, qui doit selon la Loi, le déposer au Parlement.