Examens des pratiques d'approvisionnement

Selon le groupe de travail Lastewka (Examen des achats de l'ensemble du gouvernement 2004), l'approvisionnement est le processus visant à acquérir des biens, des services et des services de construction d'un tiers. Cette activité comprend quatre étapes :

• l'étape précontractuelle, laquelle comprend des activités liées à la définition du besoin et à la planification du processus d'approvisionnement;
• l'étape contractuelle, laquelle comprend toutes les activités, de la demande de soumissions à l'attribution du contrat;
• l'étape de la gestion du contrat, qui comprend les activités telles que l'établissement des modifications contractuelles, la surveillance des progrès, le suivi des livraisons, les mesures de paiements;
• l'étape postcontractuelle, laquelle comprend les dernières interventions dans le dossier (p. ex. satisfaction du client, accord de l'entrepreneur relatif à la dernière réclamation, modification finale au contrat, mise au point des vérifications financières, preuve de livraison, remise de cautionnements d'exécution) et la fermeture du dossier (p. ex., intégralité et exactitude des documents, conformité aux normes de présentation).

En tenant compte de cette définition, notre équipe d'examen des pratiques d'approvisionnement réalise des examens indépendants et objectifs des pratiques d'approvisionnement du gouvernement fédéral, y compris l'application des politiques et des processus. Il étudie aussi les activités et les outils relatifs à l'acquisition de biens et de services, au moyen d'une approche systématique et factuelle.

La sélection des sujets d'un examen est une tâche complexe.

Pour notre première année d'activités, nous avons utilisé comme point de départ les enjeux soulevés par les fournisseurs et le gouvernement. Nous avons analysé les questions soulevées dans les médias ou par ceux-ci, les décisions du Tribunal canadien du commerce extérieur, les rapports de la vérificatrice générale et les rapports de vérifications internes de plusieurs ministères. Nous avons aussi demandé conseil à un grand nombre de ministères fédéraux et d'associations de fournisseurs.

Sous la direction de l'ombudsman adjointe de l'approvisionnement, nous avons dressé la liste des priorités possibles pour un large éventail d'enjeux, sous certaines catégories, comme :

• lois, règlements et politiques;
• pouvoirs délégués;
• gouvernance ministérielle/planification stratégique;
• communications;
• processus contractuels;
• vérification des contrats et établissement de rapports;
• personnel responsable de l'approvisionnement/de la gestion des contrats.

Puis, nous avons évalué notre liste afin de déterminer :

• les enjeux qui, selon le Bureau, présentaient les plus grands risques concernant l'équité, l'ouverture et la transparence du système d'approvisionnement fédéral;
• les enjeux qui seraient d'intérêt commun pour les fournisseurs, les ministères et les parlementaires.

Finalement, reconnaissant que nous sommes un tout nouvel organisme, nous avons examiné quelques facteurs très pragmatiques :

• la disponibilité et l'expérience de nos ressources internes et externes;
• notre capacité à réaliser des examens en temps opportun;
• la complexité des sujets éventuels des examens.

À la suite de ce processus à plusieurs niveaux, nous avons décidé d'entreprendre des examens dans quatre (4) domaines pendant notre première année d'activité :

• Surveillance et remise en question des approvisionnements
• Débreffages à l'intention des fournisseurs
• Préavis d'adjudication de contrat (PAC)
• Offres à commandes obligatoires (OCO)

Il est aussi possible d'entamer des examens des pratiques d'approvisionnement pendant l'année, selon, les enjeux et les inquiétudes émergents qui n'étaient pas connus lors de l'exercice de planification annuelle. Par exemple, en mai 2008, un fournisseur a communiqué avec le Bureau et a fait plusieurs allégations sur le programme de construction CORCAN du Service correctionnel du Canada (SCC).

À la suite de discussions avec la haute gestion du SCC, il a été convenu qu'une firme privée serait embauchée pour étudier les allégations et rendre compte des constatations.

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• Examens des pratiques d'approvisionnement - Rapports 2011-2012
• Examens des pratiques d'approvisionnement - Rapports 2010-2011
• Examens des pratiques d'approvisionnement - Chapitres 2009-2010
• Examens des pratiques d'approvisionnement - Chapitres 2008-2009
• Examens des pratiques d'approvisionnement - Foire aux questions