Assurance de la qualité et gestion des risques

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« J'ai particulièrement apprécié vos commentaires (…) qu'un ombudsman doit être considéré comme une partie intégrante de la solution et non pas comme l'exécuteur des décisions gouvernementales. »
– J. Paul Dubé, Ombudsman des contribuables, dans une note à M. Minto

L'équipe d'Assurance de la qualité et de la gestion des risques du BOA divise ses activités en deux grands secteurs :

  • Assurance de la qualité et gestion des risques;
  • Amélioration continue.

Au cours de l'année, l'équipe d'Assurance de la qualité et de la gestion des risques a élaboré un cadre d'assurance de la qualité qui fournit une base permettant d'assurer la conformité du travail accompli par le Bureau aux exigences prévues par la loi, aux exigences réglementaires, aux normes professionnelles et aux politiques du Bureau. Ce cadre doit aider le Bureau à équilibrer la gestion des principaux risques au moyen d'étapes de contrôle clés tout en faisant preuve de flexibilité et de discrétion. Dans l'année à venir, l'équipe de l'assurance de la qualité et de la gestion des risques se concentrera à surveiller la mise en œuvre du cadre et à raffiner les politiques et les procédures en matière d'assurance de la qualité.

L'équipe d'Assurance de la qualité et de la gestion des risques appuie les autres unités fonctionnelles en menant des examens de la qualité à des moments clés de leurs activités (p. ex., plans, rapports, matériel de communication); en menant des analyses de l'environnement comprenant de la recherche et des études sur les nouveautés dans le domaine de l'approvisionnement; et en menant différentes activités d'amélioration continue.

L'analyse de l'environnement est une de nos activités clés de partage d'information. Dans le cadre de cet exercice, nous analysons de l'information provenant de nombreuses sources. Nous recueillons les commentaires sur le système d'approvisionnement fédéral de différentes façons, par exemple avec notre programme de rayonnement, des demandes et des plaintes faites au Bureau, des comparutions de l'ombudsman devant les comités du Parlement ainsi que des réunions et des consultations avec les ministères et les fournisseurs. Les documents écrits sont aussi une source importante d'information, c'est pourquoi nous incluons à notre analyse une variété de médias (magazines, rapports de recherche, rapports d'audit, journaux). L'information est analysée, et les résultats sont pris en compte dans les processus de planification du Bureau afin de déterminer les sujets potentiels pour les examens des pratiques d'approvisionnement, d'améliorer les connaissances de notre personnel et de servir à l'élaboration du plan d'apprentissage organisationnel.

Les secteurs de préoccupation soulevés par les intervenants, découlant de notre exercice d'analyse environnementale, incluent ceux qui suivent :

  • Il existe de nombreuses méthodes d'approvisionnement pour l'achat de mêmes services ou de services semblables, et les ministères ne savent pas toujours quand utiliser une méthode plus qu'une autre;
  • Les documents d'appel d'offres sont complexes et les fournisseurs ont de la difficulté à les comprendre;
  • es exigences obligatoires des documents d'appel d'offres sont souvent exagérées ou contraignantes sans raison valable;
  • Les fournisseurs veulent avoir un accès accru aux acquisitions de faible valeur;
  • Les parlementaires nous ont dit que l'attribution de contrats à fournisseur exclusif d'une valeur de moins de 25 000 $ est un enjeu important et ils remettent en question la justification de ces décisions et ceux qui la vérifient;
  • Il faut améliorer l'approvisionnement en choisissant les fournisseurs et en gérant les marchés plus rigoureusement;
  • Les gestionnaires d'entreprises et les agents d'approvisionnement devraient être assez informés pour limiter l'inconstance de l'interprétation des règles et la gestion de dossiers;
  • Les gestionnaires d'entreprises et les agents d'approvisionnement devraient pouvoir décider de prendre certains risques.

À la suite de l'analyse environnementale, l'équipe d'assurance de la qualité et de la gestion des risques a entrepris deux études, (1) « Une approche de gestion à l'égard du rendement des fournisseurs » et (2) une autre étude orientée sur les risques associés aux marchés de moins de 25 000 $ pour lesquels les offres ne doivent pas être sollicitées selon le Règlement concernant les marchés de l'État. La première étude est terminée et la deuxième est encore en cours. De l'information détaillée sur ces études peut être trouvée dans la section Examens des pratiques d'approvisionnement du présent rapport annuel et les rapports complets seront publiés sur le site Web du BOA.

Un élément clé de nos activités d'amélioration continue est le processus de leçons apprises. Cette année, l'équipe de l'assurance de la qualité et de la gestion des risques a regroupé les leçons apprises au cours de la première année où le Bureau a mené des examens des pratiques d'approvisionnement. Les observations et les suggestions du personnel ont été compilées et analysées, et les résultats ont été présentés au comité de gestion à des fins d'information et de prise de mesures. Ces résultats ont aussi été rapportés à l'équipe d'examen des pratiques d'approvisionnement pour qu'elle ajuste ses politiques et ses procé-dures afin d'améliorer la qualité de ses résultats. Dans l'année à venir, nous nous concentrerons sur les leçons apprises dans d'autres secteurs de nos activités.

L'équipe de l'assurance de la qualité et de la gestion des risques s'engage à assurer l'intégrité et le professionnalisme de tous les aspects du travail du Bureau. En mettant en place des mesures de haut niveau pour l'assurance de la qualité, en écoutant les préoccupations portées à notre attention et en y trouvant des solutions, et en menant des activités d'amélioration continue, l'équipe d'assurance de la qualité et de la gestion des risques garantie que le Bureau fait preuve de respect envers les intervenants y compris la population canadienne.

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