Sommaires des enquêtes

Un manque de précision dans une demande de soumission cause des problèmes aux fournisseurs

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La plainte

Un fournisseur a déposé une plainte contre une organisation fédérale au sujet de l’octroi d’un contrat de service suite à une demande de soumissions s’inscrivant dans le cadre d’un arrangement en matière d’approvisionnement. Le fournisseur soulevait deux enjeux :

  • la demande n’indiquait pas clairement si les fournisseurs invités devaient inclure les frais de transport et d’hébergement dans leur prix de lot ferme tout inclus
  • le Ministère aurait dû demander au plaignant d’éclaircir sa proposition financière

Constatations

Concernant le premier enjeu, la demande de soumissions n’indiquait pas clairement si les fournisseurs devaient inclure les frais de transport et d’hébergement dans leur prix de lot ferme tout inclus.

Concernant le deuxième enjeu, la jurisprudence montre que les organisations fédérales ne sont pas obligées de demander des éclaircissements sur les propositions. Le Ministère avait donc l’option, mais non l’obligation, de demander des éclaircissements au plaignant pour n’importe quel élément qui se trouve dans sa proposition. En l’espèce, le Ministère a dit que la proposition du plaignant était claire et a exercé son privilège de ne pas demander d’éclaircissements au plaignant.

Critères d’évaluation non conformes à la méthode de sélection énoncée

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La plainte

Un fournisseur a déposé une plainte concernant l’attribution d’un contrat dans le cadre d’un arrangement en matière d’approvisionnement. Le plaignant allègue que le Ministère :

  • a dérogé aux politiques, directives, normes et procédures ministérielles pertinentes
  • n’a pas accordé le contrat conformément à la méthode de sélection énoncée dans la demande de soumissions
  • a omis de divulguer au plaignant suffisamment de renseignements au sujet du soumissionnaire retenu

Constatations

En ce a trait à la première allégation, même si le Ministère a observé certaines directives obligatoires, il a émis une demande de soumissions qui n’indiquait pas le budget maximal conformément à la méthode de sélection énoncée.

En ce qui a trait à la deuxième allégation, le contrat a été attribué en fonction des critères d’évaluation de la demande de soumissions, selon lesquels il était recommandé de sélectionner la soumission comportant la note globale la plus élevée pour le « mérite technique et le coût ». Or, d’après la méthode de sélection de la demande de soumissions, il était question de choisir la proposition ayant obtenu la « la note la plus élevée dans les limites du budget », une méthode qui vise à attribuer les contrats en fonction du mérite technique plutôt que du prix. La demande de soumissions comprenait donc des critères d’évaluation et une méthode de sélection qui ne concordaient pas, ce qui laissait place à l’interprétation.

Quant à la troisième allégation, le Ministère a divulgué des renseignements concernant le fournisseur retenu conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Recommandations

En conséquence, et conformément au Règlement concernant l’ombudsman de l’approvisionnement, l’ombudsman de l’approvisionnement par intérim recommande que le Ministère verse une indemnité au plaignant.

Une organisation fédérale a mené un processus d'approvisionnement concurrentiel non divulgué

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La plainte

Un fournisseur a déposé une plainte liée à un contrat octroyé au moyen d'une commande subséquente à une offre à commandes pour des services d'enquête. Le plaignant allègue que le Ministère : 1) n'a pas fourni suffisamment de détails sur le travail, les activités et l'échéancier dans l'appel d'offres; 2) n'a pas divulgué sa méthode d'évaluation dans l'appel d'offres; 3) n'a pas accordé un délai raisonnable pour répondre à la demande de soumissions; 4) a amené le plaignant à réserver des ressources pour l'exécution des travaux et à perdre des journées de travail de consultation (c'est-à-dire, que la demande de soumissions émise par le Ministère signifiait que le contrat était attribué au plaignant); et 5) n'a pas informé le plaignant en temps opportun de la décision de ne pas lui attribuer le contrat, ainsi que des raisons justifiant cette décision.

Constatations

Concernant le premier problème, l'examen a révélé que l'Énoncé des travaux de l'offre à commandes contenait une liste de tâches, les produits livrables et l'échéancier. Le Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement (BOA) a établi que le Ministère avait fourni assez de détails dans l'appel de soumissions. Dans la mesure où le plaignant avait des préoccupations au sujet de la demande de soumissions, il aurait dû demander des précisions ou faire part de ses préoccupations au Ministère avant de soumettre sa proposition.

Pour ce qui est du deuxième problème, le BOA a établi que le Ministère avait sollicité et comparé plusieurs propositions, créant de cette façon un processus concurrentiel. Ce faisant, le Ministère se devait de divulguer sa méthode de sélection et ses critères d'évaluation des soumissions dans l'appel de soumissions, ce qu'il n'a pas fait.

En ce qui a trait au troisième problème, l'examen a révélé que l'offre à commandes exigeait que les propositions soient soumises dans un délai de trois jours ouvrables et que le Ministère en a fourni huit au plaignant. Le BOA a conclu qu'il ne disposait d'aucun élément d'information permettant d'étayer l'allégation selon laquelle le Ministère n'avait pas laissé assez de temps au plaignant pour soumettre une proposition.

En ce qui concerne le quatrième problème, l'examen a démontré que l'offre à commandes prévoyait une approche séquentielle pour la prise de contact avec les fournisseurs qualifiés, et que le Ministère a omis d'aviser le plaignant que sa proposition n'avait pas été choisie. Le BOA en est arrivé à la conclusion que, le Ministère ayant émis une demande de soumissions, il était raisonnable pour le plaignant de supposer que le contrat lui serait attribué.

Quant au cinquième et dernier problème, le BOA a constaté que le plaignant n'avait pas été avisé en temps opportun que le contrat ne lui était pas attribué. L'avis aurait également dû contenir le nom du fournisseur choisi, le montant estimatif du contrat et un survol des raisons pour lesquelles la proposition du plaignant n'a pas été sélectionnée.

Recommandations

Conformément au Règlement concernant l'ombudsman de l'approvisionnement, l'ombudsman de l'approvisionnement par intérim recommande que le Ministère verse une indemnité au plaignant.

L'ombudsman recommande de verser une indemnité à un soumissionnaire puisqu'une organisation fédérale n'a pas respecté les exigences en matière d'approvisionnement

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La plainte

Un fournisseur a déposé deux plaintes liées à deux contrats fédéraux de services d'enquête, octroyés au moyen d'une commande subséquente à une offre à commandes principale et nationale (OCPN). Le plaignant a soulevé les problèmes suivants dans les deux plaintes : 1) le Ministère n'a pas fourni suffisamment de détails sur les travaux à accomplir, le ou les produits livrables et les échéanciers connexes 2) le Ministère n'a pas divulgué sa méthode d'évaluation dans l'appel d'offres; 3) le Ministère n'a pas accordé au plaignant un délai raisonnable lui permettant de répondre à la demande de soumissions; 4) le plaignant a cru que la demande de soumissions émise par le Ministère signifiait que le contrat lui était attribué, ce qui n'était pas le cas; et 5) le plaignant n'a pas été informé en temps opportun de la décision de ne pas lui attribuer le contrat et des raisons justifiant cette décision.

Constatations

Concernant le premier problème, l'examen des deux cas a démontré que le Ministère n'avait pas fourni au plaignant suffisamment de détails sur le travail à effectuer, comme l'OCPN l'exigeait. Toutefois, le plaignant aurait dû demander des précisions ou faire part de ses préoccupations au Ministère lorsqu'il a constaté ce problème et avant de soumettre des propositions.

Pour ce qui est du deuxième problème, l'examen des deux cas a permis de constater que le Ministère avait sollicité et comparé plusieurs propositions, créant ainsi un processus concurrentiel. Ce faisant, le Ministère se devait de divulguer ses critères d'évaluation des soumissions, ce qu'il n'a pas fait.

En ce qui a trait au troisième problème, l'examen des deux cas n'a révélé aucun élément d'information permettant d'étayer l'allégation du plaignant selon laquelle le Ministère ne lui avait pas laissé assez de temps pour soumettre ses propositions.

En ce qui concerne le quatrième problème, l'examen des deux cas n'a pas démontré le bien-fondé de l'allégation, puisqu'une offre à commandes ne garantit pas du travail, à moins qu'un soumissionnaire ne soit avisé par le Ministère que sa proposition est acceptée.

Quant au cinquième et dernier problème, l'examen d'un des cas a permis de conclure que le Ministère n'avait pas avisé le plaignant en temps opportun que le contrat ne lui était pas attribué, tandis que l'examen de l'autre cas a révélé que le Ministère avait avisé le plaignant en temps opportun. Dans les deux cas, le Ministère n'a pas suivi les directives internes l'obligeant à fournir des renseignements supplémentaires aux soumissionnaires non retenus, comme le nom du fournisseur choisi, le montant estimatif du contrat et les raisons pour lesquelles les soumissions n'ont pas été sélectionnées.

Recommandations

Compte tenu de ces constatations et conformément au Règlement concernant l'ombudsman de l'approvisionnement, l'ombudsman de l'approvisionnement par intérim recommande que le Ministère verse une indemnité au plaignant pour chaque plainte.

Est-ce qu'une soumission a été jugée non conforme à juste titre?

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La plainte

Un fournisseur a déposé une plainte au sujet de l'attribution d'un contrat de services par une organisation fédérale. Le contrat avait été octroyé suite à un appel d'offres dans le cadre d'un arrangement en matière d'approvisionnement (AMA). Le plaignant a soulevé les points suivants : 1) la ressource proposée a été injustement refusée selon un critère d'évaluation obligatoire concernant l'expérience; et 2) une prolongation accordée et des modifications apportées aux exigences en matière d'expérience peu avant la date de clôture ont favorisé un autre fournisseur.

Constatations

Dans son examen du premier point soulevé par le plaignant, le Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement (BOA) a conclu que les évaluateurs n'ont pas suivi les instructions d'évaluation puisqu'ils n'ont pas précisé par écrit en quoi la proposition du plaignant n'avait pas satisfait à un critère obligatoire particulier. L'organisation n'a pas expliqué pourquoi elle a jugé la proposition du plaignant non recevable, entre autres, du fait qu'on y proposait une ressource dont l'expérience n'avait pas été jugée suffisante. De plus, les évaluateurs ont fourni des raisons pour justifier le rejet de la proposition, dont certaines n'étaient pas pertinentes aux critères établis par l'organisation.

Quant au deuxième point soulevé, le report de la date de clôture de l'appel d'offres a été appliqué à tous les fournisseurs invités et aucun élément de preuve ne tend à indiquer que la clarification de l'un des critères obligatoires en lien avec la nouvelle date de clôture a favorisé un fournisseur en particulier. De plus, le fournisseur retenu avait déjà présenté sa soumission lorsque le report de la date de clôture a été accordé. Finalement, le BOA conclut que même si le fournisseur retenu a reçu des points additionnels grâce aux changements au critère coté, le résultat aurait été le même. Pour cette raison le BOA n'a pas retenu les allégations de favoritisme.

L'ombudsman de l'approvisionnement recommande l'octroi d'une indemnisation à un soumissionnaire qui a été traité inéquitablement

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La plainte

Un fournisseur a déposé une plainte à l'égard d'un contrat attribué pour la prestation de services de vérification. Le plaignant a soulevé les enjeux suivants : il y avait une attribution inadéquate des points par rapport à un critère coté; le Ministère a utilisé un critère d'évaluation non divulgué; l'hypothèse du Ministère selon laquelle le plaignant ne pouvait pas réaliser les travaux d'après le niveau de travail proposé était inappropriée.

Constatations

L'examen a permis de révéler que la proposition du plaignant a été évaluée deux fois. Selon le résultat de la première évaluation, la proposition du plaignant a été classée au premier rang. Toutefois, à la suite de l'évaluation subséquente, la proposition du plaignant a été classée au deuxième rang, et par conséquent, le contrat ne lui a pas été attribué. Dans l'examen du premier enjeu soulevé par le plaignant, le Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement (BOA) a souligné que le Ministère n'avait pas attribué des points conformément aux instructions indiquées dans la demande de propositions lorsqu'il a évalué à nouveau la proposition du plaignant. Par conséquent, le Ministère n'a pas respecté les exigences de la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor.

Concernant le deuxième enjeu, l'examen du BOA a permis de révéler que la demande de proposition décrivait clairement le sous-critère coté en question. Toutefois, lors de la réévaluation de la proposition du plaignant, le Ministère a appliqué un « seuil critique » minimal qui n'a pas été divulgué aux soumissionnaires. Par conséquent, le Ministère a appliqué un facteur d'évaluation non divulgué lorsqu'il a réévalué la proposition du plaignant.

En ce qui a trait au troisième enjeu, le BOA a souligné des préoccupations concernant l'explication du Ministère sur la manière dont celui-ci a attribué des points à la proposition du plaignant lors de la réévaluation. Cette explication ne fournissait pas une justification raisonnable des inquiétudes du Ministère concernant le niveau d'effort proposé par le plaignant. Par conséquent, il était inapproprié pour le Ministère de supposer que le plaignant ne pouvait pas terminer les travaux d'après le niveau d'effort proposé.

Recommandations

Le plaignant aurait obtenu le contrat si le Ministère avait appliqué adéquatement les critères d'évaluation et s'il n'avait pas utilisé un facteur d'évaluation non divulgué. Par conséquent, l'ombudsman de l'approvisionnement recommande que le Ministère verse une indemnité au plaignant.

Puisque l'équité et la transparence de ce processus d'approvisionnement ont porté préjudice au plaignant, l'ombudsman de l'approvisionnement a également recommandé que le Ministère prenne des mesures pour s'assurer que toutes les personnes ayant participé à ce processus d'approvisionnement soient informées des obligations découlant de la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor et qu'ils les respectent.

Une demande de propositions comportant des estimations ambigües a des répercussions sur un processus d'approvisionnement

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La plainte

Un fournisseur a déposé une plainte concernant un contrat pour la prestation de services de qualité, de précision et de saisie des données à une organisation fédérale. Dans sa plainte, le fournisseur a soulevé trois (3) enjeux : 1) la méthode utilisée pour calculer le montant total de la soumission ne reflétait pas l'ampleur réelle du projet et ne reflétait donc pas le coût réel, 2) la méthode d'évaluation de la soumission avait une incidence négative sur la soumission du plaignant; et 3) le format de la proposition financière n'indiquait pas de quelque façon que ce soit que les coûts fixes requis devaient être calculés au prorata.

Constatations

En ce qui a trait au premier enjeu, le Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement (BOA) a constaté que la demande de propositions (DP) comprenait des renseignements ambigus concernant le volume de dossier que le soumissionnaire retenu devrait traiter dans la cadre du contrat. L'absence d'estimations claires et précises dans la DP a fait en sorte que les fournisseurs ont eu de la difficulté à déterminer « l'ampleur réelle » du projet.

Concernant le deuxième enjeu, le BOA n'a trouvé aucune preuve suggérant que la méthode d'évaluation des propositions utilisée a eu des répercussions négatives sur la soumission du plaignant. Les soumissions ont été évaluées conformément à la méthode précisée dans la DP.

Pour ce qui est du troisième enjeu, la DP n'indiquait pas que les coûts fixes requis doivent ou devraient être calculés au prorata. De plus, la DP identifiait quelles tâches devaient être incluses dans la section des coûts fixes des soumissions. Toutefois, dans le cadre de la DP, les soumissionnaires devaient décider comment attribuer tous les coûts. L'absence d'une estimation claire et précise du travail à effectuer, a peut-être fait en sorte que les fournisseurs ont eu de la difficulté à prendre des décisions éclairées concernant leur proposition financière.

Bien que l'exigence a manqué de clarté, les fournisseurs ont reçu les mêmes renseignements aux fins de présentation de soumission. Dans le cadre de l'évaluation des soumissions, l'organisation fédérale en question a respecté la méthode d'évaluation indiquée dans la DP, et a sélectionné la soumission comportant le prix le plus bas, conformément à la demande de propositions.

Des délais du ministère ont gêné la capacité d'un fournisseur à présenter une soumission

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La plainte

Un fournisseur a déposé une plainte concernant un contrat attribué pour la prestation de services d'un expert-conseil en accès à l'information. Dans sa plainte, le fournisseur a soulevé trois (3) enjeux : 1) Le Ministère ne lui a pas accordé suffisamment de temps pour qu'il puisse préparer et présenter une soumission; 2) un des critères cotés comportait des lacunes puisqu'il était impossible d'obtenir le nombre maximum de points; et 3) il y avait des divergences entre le type de ressource identifiée dans l'invitation à soumissionner et l'outil d'approvisionnement (un arrangement en matière d'approvisionnement) utilisé.

Constatations

Concernant le premier enjeu, l'examen a permis de révéler que le Ministère a effectivement invité le plaignant à soumissionner le contrat, comme celui-ci lui a demandé. Toutefois, ce n'est que trois (3) jours ouvrables plus tard que le Ministère a répondu à la demande du plaignant et lui a envoyé l'invitation à participer au processus de demande de soumissions d'une durée de cinq (5) jours. Par conséquent, le plaignant disposait de moins de 24 heures pour préparer et présenter une soumission en réponse à une invitation à soumissionner comptant plusieurs critères d'évaluation. Cette façon de faire du Ministère a nui à la capacité du plaignant à préparer et à présenter une soumission. De plus, le Ministère a fait preuve d'incohérence lorsqu'il a offert à un fournisseur de prolonger la période de soumission quelque 24 heures avant de refuser la première des deux prolongations demandées (l'une présentée par le plaignant et l'autre présentée par un différent fournisseur).

En ce qui a trait au deuxième enjeu, le BOA a noté que la Loi sur l'accès à l'information n'est entrée en vigueur qu'en 1983, donc un soumissionnaire pourrait avoir tout au plus 32 années d'expérience rendant ainsi impossible l'obtention de la totalité des 40 points pour 35 années d'expérience comme spécifié dans l'invitation à soumissionner. Le BOA a donc remis en question les motifs pour lesquels le Ministère a établi un niveau d'expérience rendant impossible l'obtention de la totalité des points, et qu'il n'a pas corrigé le problème une fois que les fournisseurs l'aient porté à son attention pendant la période de soumission.

En dernier lieu, en ce qui concerne le troisième enjeu, le BOA a constaté une incompatibilité entre la classification demandée par le Ministère dans l'outil d'approvisionnement utilisé dans le processus et le document de l'invitation à soumissionner. Le ministère recherchait une ressource de niveau inférieur à celle qu'il aurait dû rechercher selon les besoins identifiés dans l'invitation à soumissionner.

L'examen a conclu que le Ministère a nui à l'ouverture du processus en gênant la capacité du plaignant à préparer et à soumettre une soumission. En outre, le Ministère a nui à l'équité du processus en ne traitant pas le plaignant de manière équitable. L'équité du processus a été davantage compromise lorsque le Ministère a fait preuve d'incohérence en utilisant son pouvoir discrétionnaire et en offrant de prolonger la période de soumission pour certains soumissionnaires invités.

Est-ce que l'organisation fédérale s'est acquittée correctement de ses obligations contractuelles?

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La plainte

Un fournisseur a déposé une plainte à l'égard de l'administration d'un contrat de services d'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) par une organisation fédérale. Le fournisseur a soulevé trois questions relevant du mandat de l'ombudsman de l'approvisionnement : 1) L'organisation fédérale a manqué à ses obligations contractuelles pour ce qui est du versement des paiements et des intérêts; 2) la méthode d'évaluation de la soumission avait une incidence négative sur la soumission du plaignant; et 3) le format de la proposition financière n'indiquait pas de quelque façon que ce soit que les coûts fixes requis devaient être calculés au prorata.

Les constatations

C'est la première fois que le Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement (BOA) procédait à l'examen d'une plainte concernant l'administration d'un contrat depuis le début de ses opérations en 2008.

En ce qui a trait à la première question, l'organisation fédérale a versé un paiement et les intérêts au fournisseur pendant que le Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement réalisait son examen.

Quant à la deuxième question, l'organisation fédérale était en droit de résilier le contrat pour des raisons de commodité, conformément aux modalités qui y figuraient. Cependant, dans l'avis de résiliation pour des raisons de commodité, il était question de travaux « insatisfaisants », ce qui semble être à l'origine des problèmes survenus entre le fournisseur et l'organisation fédérale. Le fournisseur et l'organisation fédérale ont eu un différend concernant la qualité des produits livrables. Le BOA n'a reçu aucun document attestant que les préoccupations de l'organisation fédérale au sujet de la qualité des produits livrables du fournisseur ont été fournies à ce dernier par écrit.

En ce qui a trait à la troisième question, l'organisation fédérale a admis ne pas avoir fourni de commentaires à l'égard d'une ébauche de document dans le délai de cinq jours exigé dans le contrat.

Étant donné qu'il s'agissait d'examiner l'administration d'un contrat du gouvernement fédéral, conformément au paragraphe 21(b) du Règlement, l'ombudsman de l'approvisionnement ne pouvait accorder une mesure de redressement autre que celles prévues au contrat. Étant donné l'enjeu soulevé dans la plainte, la seule mesure de redressement prévue au contrat est le paiement, ce dont l'organisation fédérale s'est acquittée à l'égard du fournisseur dans pendant l'examen. En conséquence, l'ombudsman de l'approvisionnement ne pouvait recommander aucune autre mesure de redressement.

Remise en question d'une exigence de sécurité obligatoire

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La plainte

Un fournisseur a déposé une plainte à l'égard d'un contrat attribué pour la prestation de services d'évaluation des risques. La plainte portait sur trois éléments : 1) l'une des exigences de sécurité de la demande de soumission n'autorisait pas le travail d'une ressource proposée (c'est-à-dire une personne) possédant pourtant une cote de sécurité d'un niveau plus élevé que celle de l'entreprise où devaient être exécutés les travaux pour un contrat; 2) l'exigence selon laquelle la soumission devait démontrer que le fournisseur possédait une cote de sécurité valide avant la clôture des soumissions était préjudiciable aux petites entreprises; et 3) les communications et les conseils fournis par le Ministère étaient insuffisants.

Les constatations

En ce qui concerne le premier élément faisant l'objet de la plainte, l'exigence de sécurité en question n'empêchait pas une ressource possédant une cote de sécurité de niveau Secret (niveau plus élevé) d'effectuer des travaux exigeant une cote de niveau Fiabilité (niveau moins élevé) pour une entreprise possédant une cote de niveau Fiabilité puisqu'un processus avait été mis en place pour ce type de situation. Ce processus prévoyait le déclassement de la cote de sécurité de niveau Secret de la ressource proposée à une cote de niveau Fiabilité, puis la production d'un duplicata de l'attestation de sécurité afin qu'elle soit « détenue » par l'entreprise qui fournit la ressource proposée. Alors que cet enjeu n'est pas apparu avant la clôture des soumissions, quand il a été soulevé, le fournisseur n'a pas été informé du bon processus.

En ce qui concerne le deuxième élément faisant l'objet de la plainte, à savoir le moment choisi de l'exigence de sécurité obligatoire, l'ombudsman de l'approvisionnement a conclu que la jurisprudence a établi que les ministères peuvent, à leur discrétion, définir leurs exigences en matière d'approvisionnement pour répondre à leurs besoins opérationnels. En appliquant les exigences de sécurité comme critères d'évaluation obligatoires à la clôture des soumissions, le Ministère était tenu de juger irrecevable toute soumission ne respectant pas ces exigences. Rien dans les dossiers fournis à l'ombudsman de l'approvisionnement dans le cadre du présent examen n'indique que l'exigence de sécurité imposée avant la clôture des soumissions avait pour but de nuire intentionnellement à un groupe ou une catégorie d'entreprises ou à des entreprises d'une certaine taille. Toutefois, le fait d'exiger une cote de sécurité avant la clôture des soumissions peut avoir découragé certains fournisseurs autrement qualifiés de soumissionner. Le Ministère a informé le Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement qu'il a mis à jour ses pratiques et qu'il exigera désormais des fournisseurs de démontrer qu'ils possèdent les autorisations de sécurité requises au moment de l'attribution du contrat (plutôt qu'avant la clôture des soumissions).

En ce qui concerne la dernière préoccupation soulevée quant à l'insuffisance des communications et des conseils, l'ombudsman de l'approvisionnement a conclu que les communications n'étaient pas opportunes et que le Ministère n'avait pas donné les bons conseils au fournisseur.

Il incombe au fournisseur de démontrer comment sa proposition respecte les critères d'évaluation

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La plainte

Un fournisseur (le plaignant) a déposé une plainte concernant l'attribution d'un contrat pour des services professionnels en alléguant que le ministère n'a pas évalué adéquatement sa proposition. Le plaignant allègue que sa proposition devrait avoir obtenu un point supplémentaire dans le cadre des critères techniques côtés. En ayant un point de plus, il se serait vu accorder le contrat.

Les constatations

Étant donné la formule de notation énoncée dans l'invitation à soumissionner, l'hypothèse du plaignant était correcte : si sa proposition avait obtenu un point de plus, le contrat lui aurait été attribué. Le plaignant a précisé que sa proposition démontrait pleinement que le critère relatif à l'expérience était satisfait, alors que le ministère a jugé que la proposition du plaignant ne démontrait pas clairement la manière dont le critère précisé était respecté.

La jurisprudence a établi que dans le cadre de la présentation de documents de soumission, le fardeau de la preuve incombe au soumissionnaire, celui-ci doit démontrer la manière dont sa proposition respecte les critères d'évaluation.

Le Règlement concernant l'ombudsman de l'approvisionnement empêche l'ombudsman de substituer son opinion au jugement du ministère sauf s'il n'y a pas suffisamment de preuves écrites pour justifier cette évaluation, ou si l'évaluation est déraisonnable. L'ombudsman a constaté qu'il y avait suffisamment de preuves écrites qui appuyaient l'évaluation et a jugé que celle-ci était raisonnable. En outre, les documents fournis par le ministère ont permis de confirmer que tous les critères techniques cotés ont été évalués de manière uniforme, et ce, pour toutes les soumissions présentées.

Par conséquent, l'ombudsman a conclu que le ministère a respecté les règles établies ainsi que les lois, les lignes directrices et les politiques applicables et qu'il a évalué les propositions de manière équitable et uniforme.

L'organisation a bien octroyé le contrat, mais elle a peut-être limité le bassin de fournisseurs potentiels

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La plainte

Un fournisseur a déposé une plainte concernant l'octroi d'un contrat pour des services de recherche et d'analyse. Le fournisseur a soulevé des problèmes au sujet de l'évaluation et des critères de sélection utilisés par le Ministère pour donner le contrat.

Les constatations

L'ombudsman de l'approvisionnement a conclu que la plainte du fournisseur n'était pas justifiée. Le Ministère avait la discrétion de définir ses exigences en matière d'approvisionnement selon ses besoins opérationnels, et l'ombudsman n'avait pas de raison de questionner la logique fournie par le Ministère pour exiger des assurances.

Cependant, en exigent une preuve d'assurance au moment de la clôture des soumissions au lieu du moment de l'octroi du contrat, le Ministère a peut-être inutilement limité le bassin de fournisseurs potentiels. De plus, même si l'ombudsman n'avait pas de raison de questionner la logique fournie par le Ministère, celui-ci aurait pu fournir une réponse plus détaillée à la question du fournisseur durant la période de sollicitation au sujet de l'exigence en question.

Comme le Ministère a octroyé le contrat en concordance avec les procédés d'évaluation et de sélection mentionnés dans le Demande de propositions, l'ombudsman n'a pas recommandé d'indemnisation au plaignant.

Indemnisation recommandée pour un fournisseur dont la proposition n'aurait pas dû être rejetée

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La plainte

Un fournisseur (le plaignant) a déposé une plainte au sujet de l'attribution d'un contrat pour des services d'évaluation du crédit. Le plaignant allègue qu'on lui a interdit de présenter une soumission et soulève plusieurs questions connexes.

Les constatations

L'ombudsman de l'approvisionnement a conclu que la plainte du fournisseur était acceptable. Plus précisément, le Ministère a mal évalué la soumission du fournisseur en refusant l'expérience de la ressource proposée. De plus, l'ombudsman a constaté des préoccupations avec la vérification des références effectuée par le Ministère.

L'ombudsman a conclu que si le Ministère avait évalué la soumission du fournisseur de la même façon qu'il a évalué la soumission gagnante, la soumission du plaignant aurait été acceptée et il aurait reçu le contrat.

En s'appuyant sur ces constatations, l'ombudsman de l'approvisionnement recommande que le Ministère verse une indemnisation au fournisseur comme le lui permet le Règlement concernant l'ombudsman de l'approvisionnement.

A-t-on interdit à un fournisseur de présenter une soumission?

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La plainte

Un fournisseur (le plaignant) a déposé une plainte au sujet de l'attribution d'un contrat pour des services d'évaluation du crédit. Le plaignant allègue qu'on lui a interdit de présenter une soumission et soulève plusieurs questions connexes.

Les constatations

Selon l'ombudsman de l'approvisionnement, le Ministère n'avait aucun motif valable pour empêcher le plaignant de soumissionner quand celui-ci avait demandé à participer au processus d'approvisionnement. En excluant le fournisseur du processus, le Ministère a restreint indûment la concurrence et de ce fait, n'a pas satisfait à l'exigence de la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor d'offrir des chances égales d'accès aux marchés publics.

L'ombudsman de l'approvisionnement a également relevé d'autres problèmes liés à ce processus d'approvisionnement, y compris le fait de ne pas divulguer certains critères en vue de sélectionner le fournisseur retenu. Ce faisant, le Ministère n'a pas respecté la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor et par le fait même les principes d'équité, d'ouverture et de transparence.

Recommandations

Étant donné qu'un processus concurrentiel a eu lieu et que le Ministère a empêché le plaignant de présenter une soumission, l'ombudsman recommande le versement d'une indemnité au plaignant.

L'ombudsman recommande également au Ministère de prendre les mesures nécessaires pour élaborer une stratégie d'approvisionnement pour son besoin permanent de services d'évaluation du crédit.

Les demandes de soumissions mal rédigées peuvent être une source de confusion pour les fournisseurs

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La plainte

Un fournisseur a déposé une plainte concernant l'attribution d'une commande subséquente à une offre à commandes pour des services d'aide temporaire. Le fournisseur a soulevé trois problèmes concernant : 1) la période des travaux; 2) les qualifications obligatoires minimales relatives aux études; 3) les communications avec le Ministère durant la période de soumission.

Les constatations

En ce qui concerne le premier problème, le fournisseur a déclaré que le formulaire de demande de disponibilité contenait des renseignements contradictoires sur la période des travaux. L'examen a permis de déterminer que le formulaire de demande de disponibilité contenait bien des renseignements contradictoires sur la période des travaux. La durée de la commande subséquente était fixée à six semaines, mais il n'y avait pas six semaines entre les dates estimées de début et de fin du contrat.

Le fournisseur a également déclaré que le formulaire de demande de disponibilité contenait des éléments douteux concernant les qualifications obligatoires minimales relatives aux études. Du point de vue du fournisseur, les exigences relatives aux études n'étaient pas pertinentes par rapport aux services requis. Cependant, le Ministère avait inclus les qualifications obligatoires minimales relatives aux études dans le respect des prescriptions prévues dans l'offre à commandes. Par conséquent, l'examen n'a pas validé les allégations du plaignant.

En ce qui a trait au troisième problème, le fournisseur a affirmé qu'il a posé des questions au Ministère pendant la période de soumission afin de comprendre les exigences et qu'il n'a reçu aucune réponse de ce dernier. Le Ministère a reconnu qu'il n'a pas répondu aux questions du fournisseur pendant la période de soumission.

Bien que l'examen ait établi le bien-fondé de deux des trois problèmes soulevés par le fournisseur, un examen de l'ensemble du processus d'approvisionnement a démontré que le Ministère avait respecté les procédures relatives aux commandes subséquentes requises en vertu de l'offre à commandes et que la commande subséquente a donc été attribuée de façon appropriée.

L'approche d'un ministère pour solliciter des propositions n'était pas conforme aux politiques gouvernementales

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La plainte

Un fournisseur a déposé une plainte portant sur l'attribution d'un contrat de service. Selon les allégations du fournisseur, le ministère a : mené un processus d'approvisionnement pour attribuer un contrat qui n'a pas respecté les règles d'une offre à commandes (OC) ou les politiques du Conseil du Trésor (CT); n'a pas précisé les activités de travail à effectuer; n'a pas établi de critères d'évaluation; a favorisé un fournisseur précis; ne l'a pas informé qu'il n'obtiendrait pas le contrat et ne lui a pas indiqué les raisons pour lesquelles sa proposition n'a pas été retenue.

Les constatations

Concernant les règles des OC ou les politiques du CT, l'ombudsman de l'approvisionnement a conclu que l' OC en question a été utilisée pour identifier les soumissionnaires et les inviter à soumissionner, mais pas pour attribuer le contrat. En invitant plusieurs fournisseurs à soumettre des propositions, le ministère a lancé un processus concurrentiel, et il se devait donc de respecter la Politique sur les marchés du CT, ce qu'il n'a pas fait. L'ombudsman de l'approvisionnement a également constaté que le ministère n'a pas transmis aux fournisseurs les détails requis concernant les travaux à effectuer, et il n'a pas établi ou communiqué les critères d'évaluation qui seraient utilisés. En outre, le Ministère n'a pas établi de méthode objective de détermination de la capacité du fournisseur à exécuter les travaux requis.

En ce qui a trait à la question de favoritisme, l'ombudsman de l'approvisionnement a conclu que le ministère avait, en fait, considéré la possibilité d'attribuer le contrat au plaignant. Néanmoins, la chronologie des événements suggère qu'il y avait une prédisposition à attribuer le contrat au soumissionnaire présentant la proposition au coût le plus bas avant de recevoir la proposition du plaignant.

En dernier lieu, le Ministère a reconnu qu'il n'avait pas fourni de compte rendu au plaignant pour lui donner des explications concernant l'attribution du contrat ou l'évaluation de sa proposition.

Selon ses constatations, l'ombudsman de l'approvisionnement recommande que le ministère verse un dédommagement au fournisseur, conformément au Règlement concernant l'ombudsman de l'approvisionnement.

Un critère déraisonnable a-t-il porté préjudice à un fournisseur?

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La plainte

Un fournisseur a déposé une plainte concernant l'attribution d'un contrat pour des services. Le fournisseur a soulevé des enjeux concernant les éléments suivants : 1) certification et attribution des points; 2) perte de points et incohérences; et 3) transparence du processus.

Les constatations

En ce qui a trait au premier enjeu, le fournisseur a affirmé que le critère coté exigeant une certification particulière et l'attribution des points connexes étaient déraisonnables. Dans ses constatations, l'ombudsman de l'approvisionnement a conclu que, selon la jurisprudence, un ministère a un pouvoir discrétionnaire d'établir des exigences afin de répondre à ses besoins opérationnels. Puisque la demande de propositions (DP) comprenait une explication de l'exigence pour une telle certification, l'ombudsman de l'approvisionnement n'a pas trouvé de motif pour remettre en question la validité de la certification ou de sa pondération en points attribués.

Le fournisseur a également soulevé un enjeu concernant des incohérences alléguées en ce qui a trait aux critères d'évaluation entre différentes DPs. Plus particulièrement, le fournisseur s'est questionné à savoir pourquoi la DP concernée exigeant la présentation d'un rapport, alors que les DPs précédentes pour le même service ne comprenaient pas cette même exigence. Concernant cette question, l'ombudsman de l'approvisionnement a conclu que, puisque le fournisseur n'a pas soumis le rapport requis, le Ministère ne pouvait pas selon les règles contractuelles établies attribuer des points à sa proposition pour cet élément. En outre, l'ombudsman de l'approvisionnement a noté qu'il ne dispose pas des pouvoirs légaux requis pour examiner les questions relatives aux incohérences dans plusieurs processus d'attribution de contrats.

La troisième préoccupation concernait la transparence globale du processus. Alors que le ministère a indiqué la valeur du contrat subséquent et le nom du fournisseur retenu, comme encouragé par la Politique des marchés du Conseil du Trésor, il a refusé la demande du fournisseur visant à obtenir la note et la ventilation des points du soumissionnaire retenu. Concernant cette question, l'ombudsman a conclu que bien que le Ministère n'avait pas l'obligation de présenter un débreffage, la politique contractuelle n'empêche pas la divulgation de la note globale de l'entrepreneur retenu. Néanmoins, le Ministère n'était pas tenu de présenter la ventilation des points. L'ombudsman de l'approvisionnement n'a constaté aucune preuve de manque de transparence.

Puisque les enjeux soulevés par le fournisseur ne pouvaient pas être corroborés, l'examen n'a pas établi les motifs requis pour permettre à l'ombudsman de l'approvisionnement de recommander une réparation ou un redressement comme demandé par le fournisseur.

Un critère obligatoire contesté

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La plainte

Un fournisseur a déposé une plainte concernant une demande de propositions (DP) pour des services de recherche. Le fournisseur a soulevé deux questions : 1) l'importance et la valeur ajoutée sur l'exécution du contrat, d'un critère obligatoire qui exige l'adhésion à une association; 2) l'interprétation du critère par le Ministère était trop restrictive (sa proposition ayant été jugée non-recevable).

Les constatations

En ce qui concerne la première question, l'ombudsman de l'approvisionnement a conclu que selon la jurisprudence, un ministère a le pouvoir discrétionnaire d'établir les exigences selon ses besoins opérationnels. Le Ministère ayant fourni une justification pour l'exigence en matière d'adhésion à une association, l'ombudsman de l'approvisionnement n'a pas trouvé de motif pour remettre en question sa validité.

En ce qui concerne la deuxième question, dans le libellé du critère obligatoire, il était également précisé que les fournisseurs devaient fournir un certificat comme preuve d'adhésion à une association et une association était citée en exemple. Comme l'association citée en exemple ne délivrait pas de certificat au moment de la demande de soumissions, le fournisseur a allégué que le Ministère aurait dû accepter une lettre de la même association démontrant que le fournisseur en était membre. À ce sujet, l'ombudsman de l'approvisionnement a conclu qu'en établissant le critère de cette façon, le Ministère avait l'obligation de déclarer la proposition du fournisseur non recevable puisqu'il n'avait pas fournit de certificat tel que demandé. Par conséquent, son interprétation n'était pas trop restrictive.

L'ombudsman a toutefois indiqué que l'exigence relative à la présentation d'un certificat était peut-être trop restrictive pour les fournisseurs qui étaient membres uniquement de l'association précisée qui ne délivrait pas de certificat au moment de la demande de soumissions. De plus, l'ombudsman a conclu que, puisque le fournisseur répondait aux autres critères obligatoires et que le prix offert dans sa soumission était plus bas que celui offert par le soumissionnaire retenu, l'exigence relative à la fourniture d'un certificat a peut-être entraîné une surfacturation du gouvernement pour ce service.

Étant donné que le Ministère n'a pas autorisé l'accès du Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement à tous les documents relatifs à l'attribution du contrat, l'ombudsman de l'approvisionnement n'a pas été en mesure de déterminer si le Ministère, lorsqu'il a procédé à l'évaluation des soumissions, a appliqué le critère de manière systématique pour l'ensemble des soumissionnaires, ou s'il l'a appliqué de façon à disqualifier volontairement le plaignant. Par conséquent, l'ombudsman de l'approvisionnement se trouve dans l'incapacité de déterminer l'ampleur des manquements à l'équité, à l'ouverture ou à la transparence du processus d'approvisionnement en cause.

Malgré plusieurs tentatives d'obtenir les documents requis en vue de cet examen, y compris une demande à l'intention de l'administrateur général de l'organisation, le ministère a choisi de fournir une quantité limitée de documents, c'est-à-dire des documents épurés qui, selon le ministère, étaient « dans les limites des paramètres de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de la Loi sur l'accès à l'information ». Cette réticence délibérée à fournir les documents requis a nui à la capacité de l'ombudsman de l'approvisionnement de s'acquitter du mandat qui lui a été conféré aux termes du paragraphe 12(1) du Règlement. Il s'agit du premier examen d'une plainte dans le cadre duquel le ministère concerné n'a pas fourni suffisamment de renseignements pour permettre à l'ombudsman d'évaluer l'ampleur des manquements à l'équité, à l'ouverture ou à la transparence du processus d'approvisionnement en cause, conformément au Règlement.

Est-ce qu'un fournisseur a été désavantagé lorsqu'un ministère a égaré sa proposition?

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La plainte

Un fournisseur a déposé une plainte puisqu'un ministère a égaré sa proposition et l'a évalué après que le contrat a été attribué à un autre entrepreneur. Le fournisseur s'est en outre plaint que le ministère n'a pas respecté les procédures d'évaluation normalisées, n'ayant pas séparé les volets technique et financier de sa proposition pendant le processus d'évaluation. Le fournisseur a demandé une indemnisation pour les frais engagés dans la préparation de sa proposition.

Les constatations

Afin que les propositions soient traitées équitablement et uniformément, elles doivent toutes être évaluées avant l'attribution du contrat. Dans le cas présent, la proposition du fournisseur a été évaluée après l'attribution du contrat, et l'ombudsman de l'approvisionnement a conclu que le ministère n'a pas respecté le principe d'équité lorsqu'il a évalué la proposition du fournisseur.

En outre, l'ombudsman a également constaté que, bien que le ministère ait égaré la proposition du fournisseur et l'ait évaluée après la date d'attribution du contrat, cela n'a pas porté préjudice à la proposition du fournisseur et cela n'a pas directement entrainé de pertes. Par conséquent, l'ombudsman n'a pas recommandé le versement d'une compensation.

Néanmoins, l'ombudsman a formulé des recommandations au ministère afin que ce dernier renforce ses pratiques de passation de marchés. En effet, un manque de preuve documentaire au dossier (par exemple, en ce qui concerne le processus d'évaluation des volets technique et financier de la proposition) rend le ministère vulnérable.

Critères excessifs demandés?

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La plainte

Le fournisseur a déposé une plainte concernant la demande de propositions (DP) pour des services de recherche. Le fournisseur soutient que le ministère a inutilement restreint la concurrence en incluant des critères qui étaient excessifs pour les travaux à réaliser, notamment : 8 ans d'expérience; l'achèvement d'au moins trois projets de recherche au cours d'une période de plus de 8 ans; ainsi que trois ans d'expérience en prestation de services dans des emplacements géographiques particuliers.

Les constatations

Après examen des documents liés à ce processus contractuel, l'ombudsman de l'approvisionnement n'a relevé aucun élément qui suggère que le ministère a inutilement restreint la concurrence. Le ministère a démontré que le critère relatif à l'expérience demandée dans la DP était fondé et que l'expérience était directement liée aux travaux à réaliser et aux exigences opérationnelles du Ministère. L'ombudsman de l'approvisionnement n'a trouvé aucune preuve corroborant les questions soulevées par le plaignant.

Le ministère n'a pas indiqué la méthode de sélection en vue de l'attribution d'un contrat

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La plainte

Un fournisseur a déposé une plainte concernant l'attribution d'un contrat par un ministère fédéral dans le cadre d'une offre à commandes (OC). Le fournisseur allègue que le ministère : n'a pas mené le processus concurrentiel de façon appropriée; n'a pas indiqué ce sur quoi il s'est fondé pour attribuer le contrat; n'a pas fourni suffisamment de détails permettant aux fournisseurs de déterminer toutes les activités à réaliser dans le cadre du contrat; a procuré un avantage indu au fournisseur retenu en lui écrivant directement; et n'a pas communiqué les résultats du processus aux fournisseurs non retenus.

Les constatations

L'examen qu'a réalisé l'ombudsman de l'approvisionnement était fondé sur des documents fournis par le plaignant et le ministère concerné.

L'ombudsman a constaté que, même si les OC ne visent pas toujours à lancer un appel d'offres, l' OC en question autorise le chargé de projet à accepter ou à rejeter les propositions à sa discrétion. Rien dans l' OC ne permet ni n'interdit explicitement au chargé de projet de lancer un processus concurrentiel.

Le ministère a sollicité et examiné les propositions des titulaires d' OC, et a évalué les propositions en se basant sur le prix comme facteur déterminant. Puisque cette approche d'attribution de la commande subséquente constitue un processus concurrentiel, le ministère se devait d'informer les fournisseurs de la méthode de sélection lui permettant de déterminer le fournisseur retenu, mais ne l'a pas fait.

Étant donné que des préoccupations liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels ont fait en sorte que le BOA n'a pas obtenu des copies de tous les documents qui ont été transmis aux fournisseurs, l'ombudsman n'a pas pu déterminer si ces derniers ont obtenu suffisamment de renseignements pour être en mesure de déterminer toutes les activités à réaliser dans le cadre du contrat.

Quant à l'allégation selon laquelle un avantage indu a été accordé au fournisseur retenu, l'ombudsman a constaté que des échanges individuels sous forme écrite ont eu lieu non seulement entre le ministère et le fournisseur retenu, mais aussi entre le ministère et le plaignant. L'ombudsman n'a trouvé aucune preuve selon laquelle le fournisseur retenu a bénéficié d'un avantage indu.

En ce qui concerne l'allégation finale, le ministère a reconnu ne pas avoir transmis les informations relatives à l'attribution du contrat aux fournisseurs non retenus comme cela aurait dû être le cas

Selon ces constatations, l'ombudsman de l'approvisionnement recommande le versement d'une indemnisation au fournisseur.

Indemnisation recommandée pour un fournisseur dont la soumission n'aurait pas due être rejetée

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La plainte

Un fournisseur a déposé une plainte concernant un contrat de services d'aide temporaire attribué par un ministère fédéral. Dans sa plainte, le fournisseur alléguait que le ministère avait jugé sa proposition non conforme parce qu'il ne répondait pas à l'exigence obligatoire en matière d'études, c'est-à-dire posséder un diplôme d'études secondaires. Or le fournisseur a démontré que sa ressource proposée possédait un baccalauréat des arts et une maîtrise des arts.

Les constatations

Durant l'examen de l'ombudsman de l'approvisionnement, le ministère a reconnu que le libellé de sa demande de soumissions a peut-être créé de l'incertitude parmi les soumissionnaires et a offert une indemnisation correspondant à 10 % de la valeur du contrat. Le ministère a aussi reconnu que la plainte était fondée et que, n'eût été l'exigence obligatoire en matière d'études, le contrat aurait été attribué au plaignant.

À la suite de ces constats du ministère, l'ombudsman de l'approvisionnement a conclu son examen et recommandé le versement d'une indemnisation au plaignant.

Le ministère a-t-il respecté les modalités de l'offre à commandes?

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La plainte

Un fournisseur a déposé une plainte auprès du Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement au sujet de l'attribution de deux contrats fédéraux à l'aide d'une offre à commandes (OC). Le fournisseur alléguait que : i) le ministère a tenu un processus concurrentiel qui n'était pas permis selon l' OC; ii) le ministère n'a pas transmis aux fournisseurs des renseignements suffisamment détaillés pour leur permettre de déterminer tous les travaux à réaliser dans le cadre du contrat; iii) le ministère n'a pas donné suite à une demande de débreffage concernant la demande non retenue.

Les constatations

En ce qui concerne la première allégation i) l'ombudsman de l'approvisionnement a conclu ce qui suit : a) aucune disposition de l' OC ne permet ni n'interdit explicitement les processus concurrentiels; b) la manière dont le ministère a demandé des soumissions et comparé les soumissions reçues constituait un processus concurrentiel; c) la sélection d'un fournisseur en fonction de critères non annoncés a compromis l'équité et la transparence de ce processus. En ce qui concerne la deuxième allégation ii) il a conclu ce qui suit : selon l' OC, le ministère était tenu de transmettre aux fournisseurs des renseignements supplémentaires tels que les détails des travaux à réaliser et une description des produits à livrer, et rien ne permet de confirmer que ces renseignements supplémentaires ont été fournis; iii) la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor encourage la tenue de séances de débreffage destinées aux soumissionnaires non retenus; dans ce cas-ci, rien ne permet de confirmer la tenue de telles séances.

Selon ces conclusions, l'ombudsman recommande le versement d'une indemnisation au plaignant.

Est-il obligatoire que des experts en la matière évaluent les propositions?

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La plainte

Une plainte a été déposée au sujet de l'attribution d'un contrat de services de communication. Un fournisseur s'est plaint que sa proposition a été éliminée injustement et sans fondement, et aussi que l'équipe d'évaluation a omis de tenir compte de toute l'information contenue dans la proposition, n'avait pas l'expertise voulue pour évaluer la proposition, et a tenu des consultations parmi ses membres. Le fournisseur s'est plaint en outre que l'équipe d'évaluation n'était pas disposée à annuler sa décision même après qu'on lui eut fourni une « preuve manifeste d'injustice », et qu'ensemble, ces préoccupations témoignent d'une incompétence ou de motifs secrets (comme choisir un fournisseur privilégié) de la part du Ministère.

Les constatations

Après examen de l'information, l'ombudsman de l'approvisionnement a conclu que les objections du fournisseur étaient sans fondement.

Bien que rien dans le dossier n'indique si l'équipe d'évaluation a bien tenu compte de toute l'information contenue dans la proposition du plaignant, cette proposition a été éliminée selon les règles, puisqu'elle ne respectait pas l'un des critères obligatoires.

De plus, la jurisprudence a établi qu'il n'est pas nécessaire qu'une équipe d'évaluation possède une expertise en la matière pour qu'une évaluation soit juste et raisonnable.

Le Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement a conclu que les membres de l'équipe d'évaluation s'étaient consultés en vue de parvenir à un consensus, et que cela constitue un élément normal du processus d'évaluation. Aucun document ne témoignait d'une « preuve manifeste d'injustice », et on n'a trouvé aucune information témoignant d'une incompétence ou d'un motif secret de la part du Ministère.

Nonobstant ce qui précède, le Ministère n'a pas satisfait entièrement l'exigence de la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor selon laquelle les dossiers d'approvisionnement doivent être documentés de manière qu'il soit possible de comprendre les décisions et les mesures prises à l'égard du dossier. En l'occurrence, toutefois, une documentation supplémentaire au dossier n'aurait pas changé le résultat, à savoir l'élimination de la proposition du fournisseur.

Rejet à tort d'une soumission sur la base de critères d'évaluation non divulgués

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La plainte

Un fournisseur a déposé une plainte concernant une demande de soumissions pour l'obtention de services de communication soutenant que la répartition des points pour les critères cotés n'a pas été établie dans les documents de demande de soumissions, qu'aucune note minimale n'a été indiquée pour les critères d'évaluation cotés, qu'une autre ronde de soumission a été lancée sans considérer davantage celle du fournisseur et que le Ministère a refusé la demande de compte rendu du fournisseur.

Les constatations

Après examen des dossiers, l'ombudsman de l'approvisionnement a trouvé des preuves à l'appui des questions soulevées par le fournisseur.

Les évaluateurs de soumissions du Ministère ont reçu les détails concernant la répartition des points pour les critères d'évaluation cotés. Toutefois, les documents de demande de soumissions remis aux fournisseurs ne contenaient pas les mêmes informations.

Le Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement (BOA) a aussi constaté que les documents de demande de soumissions ne précisaient pas que les fournisseurs devaient obtenir une note minimale pour que leur soumission soit jugée conforme. Les évaluateurs de soumissions du Ministère ont toutefois obtenu cette information et la soumission du fournisseur a été jugée non conforme du fait que la note de passage minimale n'a pas été obtenue.

De plus, le BOA a constaté que le Ministère a lancé une autre demande de soumissions afin de trouver une autre ressource. La demande a cependant été annulée et aucun contrat n'a été attribué. Le Ministère a réexaminé la soumission du fournisseur, mais seulement à la suite des objections soulevées.

En ce qui concerne la quatrième question, le BOA a trouvé des éléments de preuve démontrant que la demande de compte rendu du fournisseur a d'abord été refusée par le Ministère. Un compte rendu officiel a été présenté au fournisseur, mais seulement après le dépôt d'une plainte auprès du Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement.

Bien qu'il existe des éléments de preuve à l'appui des questions soulevées par le fournisseur, l'ombudsman de l'approvisionnement ne peut pas recommander le versement d'une indemnisation au fournisseur, car les éléments ne s'appliquaient pas dans le présent cas. Lors de l'évaluation de la soumission du fournisseur en fonction des critères énoncés dans les documents de soumission, il a été déterminé que le contrat ne lui serait pas attribué, d'où la décision de l'ombudsman de l'approvisionnement de ne pas recommander l'indemnisation pour perte de profits. De plus, tous les soumissionnaires ont été traités sur un pied d'égalité et le fournisseur avait autant de chances que les autres soumissionnaires d'obtenir le contrat. C'est pourquoi l'ombudsman de l'approvisionnement ne peut pas recommander l'indemnisation des coûts de préparation des soumissions.

Le ministère a-t-il agi de façon équitable, ouverte et transparente?

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La plainte

Un ministère ayant besoin de services de consultation a invité six fournisseurs à soumissionner. Un de ces fournisseurs a déposé une plainte soutenant que les critères d'évaluation ont limité injustement l'accès au marché à certains fournisseurs et que le ministère a refusé de modifier ces critères. Le fournisseur a aussi affirmé que le ministère a refusé de lui fournir de l'information concernant la date d'attribution du marché et le nom du fournisseur retenu. Enfin, il a soutenu que le ministère et le fournisseur retenu ont entretenu des communications douteuses.

Les constatations

Après examen des dossiers du ministère, on a constaté que la décision de recourir à des critères d'évaluation obligatoires a été prise à la lumière d'exigences opérationnelles. Par conséquent, l'ombudsman de l'approvisionnement n'a révélé aucun fondement pour conclure que le ministère a restreint l'accès à un marché à des fournisseurs en particulier.

En ce qui concerne l'affirmation du fournisseur selon laquelle le ministère a refusé de modifier les critères, l'ombudsman de l'approvisionnement a constaté que, en réponse à une des questions du fournisseur, le ministère a modifié les critères d'évaluation obligatoires en élargissant la portée du type d'expérience exigée.

Pour ce qui est du refus de fournir l'information concernant la date d'attribution du marché et l'entreprise retenue, l'ombudsman de l'approvisionnement a établi que le ministère s'est conformé à la politique, qui stipule que cette information ne peut être divulguée avant l'attribution du marché. Cependant, après l'attribution du marché, le ministère a continué de refuser au fournisseur l'accès à cette information sous prétexte que ce dernier, n'ayant pas soumissionné, n'y avait pas droit. L'ombudsman de l'approvisionnement a établi qu'il n'existe aucun règlement ni aucune politique qui stipulent que seuls les fournisseurs ayant déposé une offre peuvent accéder à cette information et a recommandé au ministère de faire en sorte que ses pratiques soient conformes avec la Loi sur l'accès à l'information.

En ce qui concerne les allégations de communications douteuses entre le ministère et le fournisseur retenu, l'ombudsman de l'approvisionnement n'a relevé aucune preuve à l'appui.

A-t-on dissuadé des fournisseurs de soumissionner en faveur de certains autres?

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La plainte

Un fournisseur a déposé une plainte soutenant qu'un ministère a diffusé une demande de soumissions pour l'obtention de services professionnels tard dans la journée, juste avant une longue fin de semaine, pour le dissuader de soumissionner. Le fournisseur a aussi affirmé que les critères d'évaluation relatifs à l'expérience ont avantagé les fournisseurs qui avaient déjà offert les services au ministère. Le fournisseur a décidé de ne pas soumissionner.

Les constatations

Bien que la demande de soumissions ait été diffusée tard dans la journée, juste avant une longue fin de semaine, le ministère a transmis les documents simultanément à tous les fournisseurs invités et donné à ces derniers un délai de quinze jours civils pour présenter une soumission. L'ombudsman de l'approvisionnement a constaté que les délais et la période de demande de soumissions, qui étaient conformes aux documents d'orientation, n'auraient pas dû dissuader le fournisseur de soumissionner.

Même si le fournisseur a soutenu que les critères d'évaluation ont avantagé les fournisseurs ayant déjà fournit les services, l'ombudsman de l'approvisionnement a constaté que les critères d'évaluation obligatoires n'étaient pas trop restrictifs et que rien ne permettait de conclure qu'ils ont favorisé un fournisseur en particulier. En ce qui concerne les critères d'évaluation cotés, l'ombudsman de l'approvisionnement a constaté qu'ils n'ont pas avantagé les fournisseurs ayant déjà fournit les services au ministère ni désavantagé quelque fournisseur que ce soit ayant fournit les services à d'autres ministères.

Enfin, l'ombudsman de l'approvisionnement a constaté que, pendant la période de soumission, le fournisseur a posé des questions au ministère concernant les critères d'évaluation. L'ombudsman de l'approvisionnement n'a relevé aucun document dans les dossiers démontrant que les questions posées par le fournisseur et que toute réponse fournie par le ministère ont été transmises aux autres fournisseurs. Pour garantir l'équité du processus, on devrait transmettre à tous les fournisseurs invités les questions et réponses soulevées pendant la période de soumission.

Application des critères d'évaluation tel qu'énoncés dans les demandes de soumissions

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La plainte

Un fournisseur a déposé une plainte concernant une demande de soumissions pour l'obtention de services de consultation soutenant que le fournisseur retenu a été favorisé injustement, que le critère d'évaluation financière, fondé sur un taux horaire, ne convenait pas aux services demandés, que la section sur l'évaluation financière n'était pas clairement formulée et que le ministère a appliqué des critères non divulgués (aux fournisseurs éventuels) pour évaluer la partie financière des soumissions.

Les constatations

En ce qui a trait à l'affirmation selon laquelle le fournisseur retenu a été favorisé, le ministère a fourni des preuves démontrant que le fournisseur n'a pas été favorisé ni profité d'un avantage indu dans le processus de soumission. Néanmoins, l'ombudsman de l'approvisionnement a constaté que même si le ministère a affirmé que le fournisseur retenu a satisfait à un critère obligatoire selon lequel il devait détenir une attestation donnée au moment de la clôture des soumissions, rien dans les dossiers du ministère n'a permis de corroborer cette affirmation.

En ce qui a trait à la non-pertinence du critère d'évaluation financière par rapport aux services demandés, l'ombudsman de l'approvisionnement a établi qu'un taux horaire peut être utilisé aux fins d'évaluation sans égard aux normes en vigueur dans l'industrie. L'ombudsman de l'approvisionnement a également constaté que, selon la Cour suprême du Canada, une organisation qui lance un appel d'offres peut, à son gré, établir les exigences et critères qui lui conviennent, dans la mesure où ces derniers sont justifiés. Dans le présent cas, l'ombudsman de l'approvisionnement n'a relevé dans les dossiers aucun renseignement à l'appui de la décision du ministère d'utiliser un taux horaire comme critère d'évaluation.

En ce qui a trait aux allégations concernant le fait que la section d'évaluation financière n'était pas clairement formulée, l'ombudsman de l'approvisionnement a constaté que cette section n'était nullement vague ni ambiguë. Après examen du processus, il a été établi que les fournisseurs auraient pu, à tout moment au cours de la période de soumission, demander des éclaircissements.

En ce qui concerne l'application, par le ministère, de critères non divulgués aux fins d'évaluation des propositions financières, l'ombudsman de l'approvisionnement a constaté que le ministère a modifié sa stratégie par rapport à celle qui était indiquée dans le document de demande de soumissions. Ce changement a compromis l'intégrité et la transparence du processus d'approvisionnement. L'ombudsman de l'approvisionnement a recommandé au ministère de veiller à ce que les critères d'évaluation soient appliqués en conformité avec les approches indiquées dans les documents de demande de soumissions.

Enfin, le ministère n'a pas été en mesure de fournir les documents nécessaires à l'appui des décisions et des mesures prises. C'est pourquoi l'ombudsman de l'approvisionnement a recommandé au ministère de fournir une orientation et des directives aux responsables des achats en ce qui a trait à l'information à verser aux dossiers d'approvisionnement en conformité avec la Politique sur les marchés du gouvernement.

A-t-on utilisé les mêmes critères pour toutes les évaluations?

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La plainte

Un fournisseur a déposé une plainte concernant une demande de soumissions pour l'obtention de services professionnels. Le fournisseur a soutenu que le ministère n'a pas évalué sa soumission en conformité avec les modalités de la demande de soumissions. Le soumissionnaire a aussi affirmé que le ministère n'a pas appliqué les mêmes critères et normes pour toutes les soumissions.

Les constatations

L'ombudsman de l'approvisionnement a constaté que l'évaluation effectuée par l'équipe d'évaluateurs a été étayée par des preuves écrites suffisantes et n'était pas déraisonnable. Par conséquent, il a établi que le ministère a évalué la soumission du fournisseur en conformité avec les modalités de la demande de soumissions.

En ce qui concerne l'affirmation selon laquelle le ministère n'a pas évalué toutes les soumissions à partir des mêmes critères et normes, l'ombudsman de l'approvisionnement a examiné les fiches d'évaluation et relevé une certaine uniformité dans les commentaires des évaluateurs. Par conséquent, l'ombudsman de l'approvisionnement a conclu que toutes les soumissions ont été évaluées selon les mêmes critères.

Critères d'évaluation obligatoires mal définis ou mal appliqués compensation versée au fournisseur

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La plainte

Un fournisseur a déposé une plainte soutenant que, dans une demande de soumissions, un ministère n'a pas précisé les critères d'évaluation considérés comme obligatoires et que, de ce fait le ministère en question ne pouvait pas déterminer si un fournisseur rencontrait ou non les critères obligatoires. Le fournisseur a également affirmé que sa proposition a été évaluée en fonction d'une exigence obligatoire qui, selon lui, était une exigence cotée. Le ministère a évalué les soumissions à partir des critères d'évaluation qu'il a qualifiés d'obligatoires et jugé la soumission du fournisseur non conforme.

Contexte

Un ministère ayant besoin de services professionnels s'est servi d'une liste de fournisseurs présélectionnés pour choisir un entrepreneur. En ayant recours à cette liste de fournisseurs présélectionnés, les organisations fédérales devaient accorder au fournisseur offrant le prix le plus bas le droit de premier refus pour le travail. Si le fournisseur offrant le prix le plus bas disposait d'une ressource en mesure de satisfaire au besoin, il se voyait attribuer le marché. S'il n'était pas en mesure de satisfaire au besoin, le marché était offert au fournisseur proposant le deuxième meilleur tarif et ainsi de suite jusqu'à ce qu'un fournisseur soit trouvé. Lorsqu'ils utilisent cette liste de fournisseurs présélectionnés, les organisations fédérales sont autorisées à appliquer, dans les documents de demande de soumissions, des exigences obligatoires (jugées satisfaites ou non satisfaites), mais pas des exigences cotées (évaluées à l'aide de notes).

Les constatations

Après examen des dossiers, l'ombudsman de l'approvisionnement a constaté que le document de demande de soumissions utilisé par le ministère ne contenait pas de clause intitulée « Exigences obligatoires » et ne définissait aucune exigence obligatoire.

En outre, le ministère a utilisé l'adjectif « approfondie » pour qualifier une connaissance exigée sans en définir l'étendue. L'ombudsman de l'approvisionnement a établi qu'il s'agissait d'une exigence subjective et que, pour cette raison, le ministère ne pouvait pas déterminer si la soumission satisfaisait ou non aux exigences, ce qui est impératif pour évaluer une exigence obligatoire. Néanmoins, le ministère a appliqué l'exigence comme si elle était obligatoire et a éliminé le fournisseur sur cette base. L'ombudsman de l'approvisionnement a déterminé que le ministère n'a pas agi de façon transparente dans l'application des critères ayant servi à évaluer la soumission du fournisseur. De plus, un examen a révélé des écarts dans la façon dont le ministère a évalué l'ensemble des soumissions.

En fait, l'ombudsman de l'approvisionnement a établi que le fournisseur n'aurait pas dû être invité à soumissionner, puisque le marché aurait dû être attribué à un autre fournisseur (soit au fournisseur offrant le prix le plus bas de la liste de fournisseurs présélectionnés, qui a également été éliminé par le ministère en raison d'une application inadéquate des exigences obligatoires). Par conséquent, l'ombudsman de l'approvisionnement a recommandé au ministère de verser une compensation au plaignant équivalant au coût de préparation de la soumission, ce à quoi le ministère a consenti.

Nécessité de rédiger clairement les documents de soumissions

Sommaire

La plainte

Un fournisseur a déposé une plainte soutenant qu'une demande de soumissions visant l'obtention de services professionnels renfermait des critères d'évaluation obligatoires contradictoires concernant la durée des services et le nombre d'heures à assurer. Il a affirmé également que le marché subséquent n'a pas été attribué au soumissionnaire ayant présenté la soumission recevable offrant le prix le plus bas, contrairement à ce qui était stipulé dans la demande de soumissions.

Les constatations

Après examen des dossiers, l'ombudsman de l'approvisionnement a conclu que le document de soumissions ne comportait pas de critères contradictoires concernant la durée des services. Cependant, l'ombudsman de l'approvisionnement a fait remarquer qu'un critère d'évaluation obligatoire stipulant que les services doivent être offerts pendant un nombre estimatif d'heures pouvait laisser place à plusieurs interprétations. L'ombudsman de l'approvisionnement a recommandé au ministère de bien examiner les formulations utilisées dans ses futures demandes de soumissions pour s'assurer qu'elles soient rédigées clairement.

En ce qui a trait à l'affirmation du fournisseur concernant le fait que le marché n'a pas été attribué au soumissionnaire ayant présenté la soumission recevable offrant le prix le plus bas, l'ombudsman de l'approvisionnement a constaté que cela n'a pas été le cas et que le marché a été attribué en conformité avec les modalités de la demande de soumissions.

Perception de conflit d'intérêts ou d'avantage indu dans l'attribution d'un contrat

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La plainte

Un fournisseur a déposé une plainte de conflit d'intérêts, dans le cadre d'un processus d'approvisionnement, attribuable aux rapports entretenus par un ministère et l'organisme qui s'est vu attribuer le contrat. Le fournisseur a indiqué que le soumissionnaire retenu, un organisme sans but lucratif, 1) a été créé par le ministère, 2) qu'il se trouvait à la même adresse que le ministère et 3) qu'un représentant du ministère siégeait au conseil d'administration et au comité de direction de l'organisme.

Les constatations

Après examen des dossiers, l'ombudsman de l'approvisionnement a constaté que l'organisme n'a pas été créé uniquement par le ministère.

Bien que l'organisme se trouve à la même adresse que le ministère, la proximité de deux organisations qui collaborent ne signifie pas qu'un conflit d'intérêts perçu devienne un conflit d'intérêt réel. Un conflit d'intérêt réel nécessite la preuve d'une dérogation au code de conduite, par exemple l'accès à de l'information non accessible aux autres soumissionnaires. Or, le fournisseur n'a pas fourni à l'ombudsman de l'approvisionnement de telles preuves.

L'ombudsman de l'approvisionnement a établi que la participation d'un représentant du ministère au sein du conseil d'administration de l'organisation était conforme aux dispositions de la Loi sur les finances publiques et que, faute de preuves indiquant une dérogation au code de conduite, cette situation n'a pas donné lieu à un conflit d'intérêts. Néanmoins, l'ombudsman de l'approvisionnement était d'avis que la situation donnait lieu à une perception de conflit d'intérêts ou à la possibilité d'un avantage indu et a recommandé au ministère d'élaborer une stratégie d'atténuation des risques.

Même si la plainte du fournisseur n'en faisait pas mention, l'ombudsman de l'approvisionnement a établi que certains critères d'évaluation utilisés étaient subjectifs et que l'équipe d'évaluateurs n'a reçu aucune directive détaillée sur la façon d'attribuer les points pour chaque critère. L'ombudsman de l'approvisionnement a donc conclu que les outils d'évaluation utilisés manquaient de précision et auraient pu être plus rigoureux. Il a jugé toutefois que ces lacunes n'étaient pas assez graves pour conclure à l'iniquité du processus.

L'ombudsman de l'approvisionnement a également constaté que le ministère n'a pas bien documenté le processus utilisé pour évaluer les soumissions. Par conséquent, l'ombudsman de l'approvisionnement a recommandé au ministère de mettre en place des mesures permettant de s'assurer que de l'information détaillée soit versée aux dossiers et que les dossiers d'approvisionnement reflètent, de façon claire et en temps opportun, les décisions prises ainsi que les processus ayant mené à ces décisions.

Des changements apportés à une stratégie d'approvisionnement sont acceptables mais des critères d'évaluation soulèvent des questions

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La plainte

Un fournisseur a déposé une plainte à l'égard d'un ministère ayant besoin d'obtenir des services professionnels et qui, pour ce faire, a invité des soumissionnaires par le moyen de l'offre à commandes des services d'aide temporaire (SAT) comme outil de passation de marché. Peu de temps après que le fournisseur ait déposé sa soumission, le ministère a annulé le processus. Quelques jours plus tard, le ministère a invité des fournisseurs à soumissionner un marché de services professionnels presque identique à l'aide d'un autre outil de passation de marché, les Services professionnels (SP) en ligne.

Le fournisseur a soutenu que le ministère a annulé le processus d'approvisionnement en SAT parce que la personne qu'il a proposée en réponse à la demande de soumissions satisfaisait aux exigences de l'énoncé des travaux, ce à quoi le ministère ne s'attendait pas. Selon le fournisseur, le ministère a cherché une faille dans les SP en ligne pour déclarer la proposition irrecevable en vertu d'un critère d'évaluation obligatoire de manière à pouvoir attribuer le marché à un fournisseur possédant réellement de l'expérience dans la prestation de services au ministère.

Les constatations

Après examen des dossiers, l'ombudsman de l'approvisionnement a conclu que le ministère avait déjà envisagé de passer des SAT aux SP en ligne avant que le fournisseur ne dépose sa soumission dans le cadre du processus des SAT. L'ombudsman de l'approvisionnement a donc établi que les allégations du fournisseur selon lesquelles le processus des SAT a été annulé parce que la ressource qu'il proposait satisfaisait aux critères étaient sans fondement. L'ombudsman de l'approvisionnement a également conclu que les critères obligatoires utilisés pour évaluer les soumissions dans le cadre des SP en ligne prenaient appui sur les besoins opérationnels du ministère et que la soumission du fournisseur a été rejetée avec raison puisqu'elle ne répondait pas aux critères.

Bien que le fournisseur n'en ait pas fait mention dans sa plainte, l'ombudsman de l'approvisionnement a constaté qu'une autre question méritait d'être soulevée, soit le fait d'exiger, comme critère d'évaluation obligatoire, 35 ans d'expérience dans un domaine pertinent. De l'avis de l'ombudsman de l'approvisionnement, cette exigence est élevée et restreint l'ouverture du processus. Par conséquent, il a recommandé au ministère d'organiser son processus d'attribution des marchés de manière à l'ouvrir au plus grand nombre de fournisseurs possible.

Enfin, l'ombudsman de l'approvisionnement a constaté que les dossiers ne contenaient guère beaucoup d'information sur le processus d'approvisionnement. L'ombudsman de l'approvisionnement a recommandé au ministère de prendre des mesures pour s'assurer que les raisons à l'origine des décisions soient clairement décrites dans les dossiers d'approvisionnement.

Les critères d'évaluation n'ont pas empêché un fournisseur de soumissionner, mais les réponses à ses questions étaient incomplètes

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La plainte

Un fournisseur a déposé une plainte concernant une demande de soumissions visant l'obtention de services de consultation. Selon ce fournisseur, un des critères d'évaluation obligatoires, qui exigeait qu'une des ressources proposées pour exécuter les travaux détienne un titre professionnel donné, était injustifié et arbitraire. Le fournisseur a affirmé avoir demandé au ministère de justifier cette exigence ou de la supprimer, ce à quoi le ministère a répondu qu'il refusait de la supprimer. Selon le fournisseur, le ministère a indiqué que le titre professionnel était une exigence découlant d'une politique. Le fournisseur a soutenu n'avoir pas pu soumissionner à cause de cette exigence.

Les constatations

En tant qu'acheteur de biens et de services, un ministère est en droit d'établir ses propres critères dans la mesure où ils reposent sur des besoins opérationnels légitimes. Le ministère a fourni à l'ombudsman de l'approvisionnement une explication satisfaisante à l'appui de sa décision d'exiger que l'une des ressources proposées pour exécuter les travaux détienne le titre professionnel en question. Cependant, l'ombudsman de l'approvisionnement a constaté que les dossiers du ministère ne renfermaient aucun document expliquant la nécessité de ce critère d'évaluation obligatoire.

Pour ce qui est du fait que le critère a empêché le fournisseur de soumissionner, l'ombudsman de l'approvisionnement a établi que le fournisseur aurait pu soumissionner malgré ce critère. En effet, le fournisseur aurait pu trouver un autre moyen de répondre au critère, par exemple en établissant un partenariat avec un autre fournisseur ou une autre personne détenant le titre en question.

Selon l'ombudsman de l'approvisionnement, la plainte a fait ressortir la nécessité, pour les ministères, d'expliquer le recours à des critères obligatoires lorsqu'on leur pose la question au cours du processus de demande de soumissions. À cet égard, l'ombudsman de l'approvisionnement a indiqué que le renvoi à une politique ne constituait pas une réponse satisfaisante à la question du fournisseur. C'est pourquoi il a recommandé que, dorénavant, le ministère réponde de façon exhaustive et détaillée aux questions de fournisseurs.

Le critère d'évaluation obligatoire était fondé sur les besoins opérationnels du ministère, mais le fondement n'a pas été communiqué

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La plainte

Un fournisseur a déposé une plainte concernant une demande de soumissions exigeant des soumissionnaires qu'ils disposent d'un nombre minimal de ressources pour que leur offre soit prise en considération en vue de l'attribution d'un contrat. Le fournisseur a indiqué que ce procédé était injustifié, lui portait préjudice et l'empêchait de présenter une soumission.Pendant le processus de demande de soumissions, des fournisseurs ont demandé des explications à propos de l'exigence obligatoire. Le ministère les a dirigés vers la politique ministérielle pertinente et a confirmé que le critère allait demeurer inchangé, sans autre explication ni justification.

Les constatations

Après examen des dossiers, l'ombudsman de l'approvisionnement a conclu que l'exigence concernant le nombre minimal de ressources était justifiée dans ce cas pour des raisons opérationnelles et que l'exigence obligatoire n'a pas empêché le fournisseur de soumissionner. Toutefois, l'ombudsman de l'approvisionnement a établi que le ministère n'a pas fait preuve de transparence, puisqu'il n'a fourni aucune explication pour justifier l'utilisation de cette exigence obligatoire.

Il a donc recommandé au ministère de répondre de façon détaillée aux questions des fournisseurs au cours du processus de demande de soumissions, ce qui favorisera, au bout du compte, l'équité, l'ouverture et la transparence des processus ministériels.

De plus, l'ombudsman de l'approvisionnement a recommandé que le ministère, au moment d'établir ses critères d'évaluation obligatoires, organise son processus de demande de soumissions de manière à l'ouvrir au plus grand nombre de fournisseurs possible et à tenir compte des particularités des petites et moyennes entreprises.

Le ministère n'a pas agit de mauvaise foi mais a besoin de meilleures communications

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La plainte

Un fournisseur s'est plaint de n'avoir pas pu soumissionner un marché de services spécialisés parce que le ministère exigeait que les soumissions soient déposées dans un délai de moins de une journée ouvrable, et ce, malgré la nature du besoin, qu'il jugeait complexe. Le fournisseur a aussi soutenu que l'énoncé des travaux n'était pas clair, uniforme ni complet et que le ministère n'a pas répondu à sa demande d'éclaircissements. En outre, il a affirmé que le ministère n'a pas donné suite à sa demande de renseignements supplémentaires, en l'occurrence une liste des fournisseurs invités à soumissionner, des renseignements sur le manque d'expérience de quelques-uns des fournisseurs invités à soumissionner et des renseignements sur les marchés attribués.

Les constatations

Après examen des dossiers du ministère, on a constaté que la décision de recourir à des critères d'évaluation obligatoires a été prise à la lumière d'exigences opérationnelles. Par conséquent, l'ombudsman de l'approvisionnement n'a révélé aucun fondement pour conclure que le ministère a restreint l'accès à un marché à des fournisseurs en particulier.

En ce qui concerne l'affirmation du fournisseur selon laquelle le ministère a refusé de modifier les critères, l'ombudsman de l'approvisionnement a constaté que, en réponse à une des questions du fournisseur, le ministère a modifié les critères d'évaluation obligatoires en élargissant la portée du type d'expérience exigée.

Pour ce qui est du refus de fournir l'information concernant la date d'attribution du marché et l'entreprise retenue, l'ombudsman de l'approvisionnement a établi que le ministère s'est conformé à la politique, qui stipule que cette information ne peut être divulguée avant l'attribution du marché. Cependant, après l'attribution du marché, le ministère a continué de refuser au fournisseur l'accès à cette information sous prétexte que ce dernier, n'ayant pas soumissionné, n'y avait pas droit. L'ombudsman de l'approvisionnement a établi qu'il n'existe aucun règlement ni aucune politique qui stipulent que seuls les fournisseurs ayant déposé une offre peuvent accéder à cette information et a recommandé au ministère de faire en sorte que ses pratiques soient conformes avec la Loi sur l'accès à l'information.

En ce qui concerne les allégations de communications douteuses entre le ministère et le fournisseur retenu, l'ombudsman de l'approvisionnement n'a relevé aucune preuve à l'appui.

Malgré plusieurs tentatives d'obtenir les documents requis en vue de cet examen, y compris une demande à l'intention de l'administrateur général de l'organisation, le ministère a choisi de fournir une quantité limitée de documents, c'est-à-dire des documents épurés qui, selon le ministère, étaient « dans les limites des paramètres de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de la Loi sur l'accès à l'information ». Cette réticence délibérée à fournir les documents requis a nui à la capacité de l'ombudsman de l'approvisionnement de s'acquitter du mandat qui lui a été conféré aux termes du paragraphe 12(1) du Règlement. Il s'agit du premier examen d'une plainte dans le cadre duquel le ministère concerné n'a pas fourni suffisamment de renseignements pour permettre à l'ombudsman d'évaluer l'ampleur des manquements à l'équité, à l'ouverture ou à la transparence du processus d'approvisionnement en cause, conformément au Règlement.

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