Quatre priorités de L’ombudsman de l’approvisionnement du Canada nouveau

De : Bureau de l’ombudsman de l’approvisionnement

Communiqué

Le nouvel Ombudsman de l’approvisionnement du Canada présente son rapport annuel

Ottawa (Ontario), le 3 octobre 2018 – L’ombudsman de l’approvisionnement du Canada, monsieur Alexander Jeglic, a publié aujourd’hui son premier rapport annuel pour l’exercice 2017 à 2018, déposé au Parlement le 3 octobre par la ministre des Services publics et de l’Approvisionnement, l’honorable Carla Qualthrough.

Le rapport dresse le bilan des activités du Bureau de l’ombudsman de l’approvisionnement (BOA) pour la période du 1er avril 2017 au 31 mars 2018, énonce les enjeux liés à l’approvisionnement fédéral et souligne les commentaires les plus fréquents des fournisseurs et des fonctionnaires fédéraux. Les principaux enjeux qui y sont soulignés sont les suivants :

  • Il y a lieu de simplifier le processus d’approvisionnement, comme les règles et les règlements; les ressources requises pour répondre aux appels d’offres
  • Il est difficile de se qualifier et d’avoir recours aux outils d’approvisionnement comme les offres à commandes et les arrangements en matière d’approvisionnement

L’ombudsman de l’approvisionnement a également souligné le fait que le Bureau a célébré sa dixième année d’existence en 2018 et que pendant cette décennie, le Bureau a répondu à plus de 4 000 communications, examiné 39 plaintes, réalisé 19 examens de pratiques d’approvisionnement de 30 organisations fédérales et contribué à la résolution de 31 différends entre des fonctionnaires fédéraux et des fournisseurs.

Monsieur Jeglic a également présenté les quatre priorités de son nouveau mandat :

  • Transparence : rendre publique plus d’information pour la population canadienne, notamment les rapports sur les plaintes des fournisseurs
  • Simplification : simplifier le contenu et les outils produits par le Bureau
  • Augmenter l’utilisation des services de règlement des différends : promouvoir activement les services de règlement extrajudiciaire des différends et obtenir le consentement des parties par une indication à cet effet immédiatement dans le contrat
  • Approfondissement et mise en commun des connaissances : mener des analyses plus approfondies et plus complètes sur les problèmes liés à l’approvisionnement et ainsi mieux informer la communauté de l’approvisionnement sur les causes fondamentales de ces problèmes et les solutions éventuelles

Citations

« J’entame ma première année à titre d’ombudsman de l’approvisionnement, et il me tarde de collaborer avec les entreprises canadiennes et les fonctionnaires fédéraux pour résoudre les problèmes et promouvoir l’équité, l’ouverture et la transparence dans le processus d’approvisionnement du gouvernement fédéral. »

L’ombudsman de l’approvisionnement Alexander Jeglic
Bureau de l’ombudsman de l’approvisionnement
Suivez sur Twitter : @BOA_Canada

Faits en bref

Rapport annuel 2017 à 2018 du Bureau de l’ombudsman de l’approvisionnement

Les cinq principaux problèmes liés à l’approvisionnement :

  1. Soumission
  2. Évaluation de la soumission
  3. Méthode d’évaluation et de sélection
  4. Débreffage
  5. Planification et stratégie

Produits connexes

Personnes-ressources

Gilles Pineau, gestionnaire de communication
Bureau de l’ombudsman de l’approvisionnement (BOA)
Téléphone : 613-947-9755
media@opo-boa.gc.ca

Document d'information

Problèmes soulevés par les fournisseurs et les fonctionnaires fédéraux
Titre Problème
1. Viser la simplicité Le gouvernement fédéral doit simplifier ses processus d’approvisionnement. Comme il y a trop de règles, de règlements, de politiques et d’accords commerciaux qui se chevauchent, le temps et les efforts nécessaires pour répondre à une demande de soumissions sont excessifs.
2. Outils d’approvisionnement problématiques L’utilisation des outils d’approvisionnement, comme les offres à commandes et les arrangements en matière d’approvisionnement, est parfois fastidieuse et il est difficile de répondre aux critères d’admissibilité. Ces outils semblent également favoriser de façon disproportionnée les fournisseurs de la région de la capitale nationale.
3. Attestations de sécurité L’obtention d’une attestation de sécurité est une source constante de frustration. Cela est dû notamment à l’impossibilité de transférer les autorisations entre les ministères et au délai nécessaire pour l’obtention d’une attestation.
Problèmes soulevés par les fournisseurs
Titre Problème
1. « On ne mord pas la main qui nous nourrit » Des fournisseurs hésitent à soumettre leurs préoccupations relatives à l’approvisionnement aux organisations et aux entités de surveillance fédérales, de peur d’être exclus d’occasions futures de contrats.
2. Concurrence impossible Des petites entreprises ont soulevé des problèmes concernant les exigences nationales et le regroupement des contrats. Bien que ceux-ci puissent accroître les gains d’efficacité et économiser les deniers publics, ils font en sorte qu’il devient très difficile pour les petites entreprises de se qualifier dans un processus concurrentiel comme entrepreneur principal.
3. Difficultés liées à l’innovation Des fournisseurs ont indiqué qu’il leur est difficile de vendre leurs produits innovateurs au gouvernement fédéral, parce que les critères sont souvent trop stricts ou qu’il est trop difficile de renseigner les fonctionnaires fédéraux sur leurs produits.
4. Demandes de soumissions truquées Des fournisseurs ont allégué que les caractéristiques des énoncés des travaux semblaient adaptées à des fournisseurs en particulier ou qu’elles seraient « truquées » pour éliminer la concurrence.
5. Mauvais rapport coûts/bénéfices Des petites entreprises ont dit qu’il ne vaut souvent pas la peine de faire affaire avec le gouvernement fédéral en raison des coûts élevés de présentation de soumissions par rapport à la valeur globale des contrats.
6. Sous-enchères des fournisseurs Des fournisseurs ont manifesté leur frustration concernant des concurrents qui présentent délibérément des soumissions trop basses pour obtenir des contrats, avant de faire augmenter les prix au moyen d’une modification.
7. Négligence envers les sous-traitants Des sous-traitants ont fait part de leur mécontentement quant au fait qu’ils n’ont personne vers qui se tourner en cas de problèmes contractuels.
Problèmes soulevés par les fonctionnaires fédéraux
Titre Problème
1. Objectifs concurrents Les agents d’approvisionnement doivent souvent faire face à la résistance des gestionnaires de programme qui voient le processus d’approvisionnement comme un obstacle à leur travail.
2. Seuil trop bas pour les contrats à fournisseur unique Les organisations fédérales sont autorisées à attribuer directement à un fournisseur un contrat de moins de $ 25 000. Ce montant n’a pas augmenté depuis sa fixation dans les années 1980, malgré la diminution du pouvoir d’achat au fil des ans.
3. Normalisation imparfaite Les fonctionnaires fédéraux ont fait des commentaires positifs sur l’évolution des outils d’approvisionnement. De minière générale, toutefois, ces outils n’ont pas atteint l’équilibre idéal entre normalisation et efficacité.
4. Communauté pas encore soudée Des agents d’approvisionnement ont déclaré qu’il fallait renforcer la collectivité de l’approvisionnement. La capacité des ressources s’affaiblit, la formation et l’attestation sont inefficaces ou difficiles à obtenir et les attentes à l’égard des agents d’approvisionnement varient d’une organisation fédérale à l’autre.
5. Formation sur les approvisionnements pour tous Les agents d’approvisionnement pensent qu’on devrait avoir plus de formation sur les approvisionnements pour tous les employés de la fonction publique, peu importe leur rôle, s’ils sont impliqués d’une façon ou d’une autre dans la passation de marchés.
6. Mauvaise planification de projet Les agents d’approvisionnement ont souligné qu’il est difficile de répondre aux requêtes qui doivent être livrées rapidement ou de façon urgente.
7. Frustration pour l’ameublement Les agents d’approvisionnement ont spécifiquement identifié à quel point les arrangements en matière d’approvisionnement pour l’achat de mobilier peuvent être particulièrement compliqués et laborieux à utiliser.

Profil des contacts

Profil des contacts - Communications - description ci-dessous

Description : Profil des contacts - Communications

Un organigramme montrant qu'au cours de l'année écoulée, il y a eu 411 contacts au total :

  • 264 liés à l’approvisionnement
  • 147 non lié à l'approvisionnement

Sous le pilier « Éduquer », il y avait 88 demandes générales :

  • 22 faire affaires avec le gouvernement fédéral
  • 20 Mandat et services de BOA
  • 46 règles et processus d'approvisionnement

Sous le pilier « Facilitater », il y a eu 141 demandes au sujet des contrats :

  • 117 adjudication de contrat
  • 24 administration des contrats

Il y a eu 9 demandes de Règlement extrajudiciaire des différends (RED) :

  • 4 résolues grâce à l'aide du BOA
  • 2 organisations ont refusé de participer
  • 1 retirée
  • 2 en cours (Remarque : 1 demande RED lancée en 2016 à 2017 a été complétée en 2017 à 2018)

Sous le pilier « Enquêter » il y eu 26 plaintes écrites :

  • 24 attribution d’un contrat
  • 2 administration des contrats

22 plaintes ne respectaient pas les critères réglementaires :

  • 12 Attribution
  • 10 retirées

4 plaintes conformes aux critères réglementaires :

  • 4 attribution :
  • 2 examensachevés
  • 2 examensreportés en 2018 à 2019 (Remarque : 6 revues supplémentaires lancées en 2016 à 2017 ont été complétées en 2017 à 2018)
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