Rapport de suivi sur l’Examen des pratiques d’approvisionnement à l’échelle du gouvernement concernant les offres à commandes et les arrangements en matière d’approvisionnement

Mars 2018

Promouvoir l’équité, l’ouverture et la transparence du processus d’approvisionnement du gouvernement fédéral.

Principaux points

Qu’avons-nous examiné?

1. En 2014-2015, le Bureau de l’ombudsman de l’approvisionnement (BOA) a mené un examen des pratiques d’approvisionnement intitulé Examen des pratiques d’approvisionnement à l’échelle du gouvernement concernant les offres à commandes et les arrangements en matière d’approvisionnement.

2. Cinq organisations fédérales étaient visées par cet examen initial : Santé Canada (SC), l’Agence de la santé publique du Canada (ASPC), Affaires mondiales Canada (AMC), le Service correctionnel du Canada (SCC) et Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC).Note de bas de page 1

3. SPAC a été inclus uniquement parce qu’il est responsable de l’établissement des offres à commandes (OC) et des arrangements en matière d’approvisionnement (AMA) dont l’utilisation est obligatoire, et parce que le BOA souhaitait comprendre comment SPAC utilisait les commentaires de rétroaction pour améliorer les OC et les AMA. Les dossiers portant sur les contrats émis par SPAC ont été exclus de la portée de l’examen initial. Les recommandations de l’ombudsman de l’approvisionnement ont été formulées à l’endroit de trois organisations : SC, l’ASPC et AMC.

4. En juillet 2017, le BOA a demandé à ces trois organisations de fournir des renseignements au sujet des mesures prises pour donner suite aux recommandations formulées dans le cadre de l’examen précité.

5. L’objectif de l’exercice de suivi était de déterminer si les organisations ont tenu compte des recommandations de l’ombudsman de l’approvisionnement, et si elles ont pris des mesures ou établi des plans d’action en réponse à ces recommandations. À cet égard, le BOA a examiné le bien fondé et la crédibilité générale des renseignements fournis par les organisations. Le présent rapport contient un résumé ainsi que des exemples précis des progrès réalisés par les organisations quant à la mise en œuvre des recommandations formulées dans l’examen initial.

Pourquoi est-ce important?

6. Trois grandes raisons expliquent la nécessité de faire état des progrès réalisés en réponse aux recommandations de l’ombudsman de l’approvisionnement. Premièrement, cela permet d’informer les intervenants intéressés des mesures particulières que les organisations ont prises pour améliorer leurs pratiques d’approvisionnement. Deuxièmement, en communiquant des renseignements sur les changements mis en œuvre par les organisations dont les pratiques ont fait l’objet d’un examen, le BOA aide d’autres organisations fédérales à adopter des améliorations similaires. Troisièmement, ces renseignements sur la nature et la portée des réponses aux recommandations donnent une indication quant à la pertinence des examens du BOA en ce qui a trait à la promotion de l’équité, de l’ouverture et de la transparence du processus d’approvisionnement du gouvernement fédéral.

Ce que nous avons constaté

7. Les trois organisations ont déclaré avoir pris des mesures en réponse aux recommandations formulées dans le cadre de l’examen initial, y compris : la création de normes de documentation pour les dossiers d’approvisionnement des OC et des AMA, ainsi que la mise en œuvre de mesures de surveillance axée sur les risques associés aux OC et aux AMA. En se servant d’une échelle fournie par le BOANote de bas de page 2 , les organisations ont évalué le niveau de la mise en œuvre des mesures en question, et ont déclaré qu’elles avaient été « pleinement mises en œuvre » (niveau 5), sauf une, qui a été jugée comme étant à « l’étape de planification » (niveau 2)Note de bas de page 3 . Quand on leur a demandé de corroborer ces affirmations, les organisations ont fourni au BOA des documents de justifications pour chaque mesure.

Introduction

8. Le BOA a publié le rapport suivant en octobre 2015 :

  • Examen des pratiques d’approvisionnement à l’échelle du gouvernement concernant les offres à commandes et les arrangements en matière d’approvisionnement

Objectifs

9. Cet examen de suivi visait à déterminer :

  • si les organisations ont tenu compte des recommandations sur les pratiques d’approvisionnement formulées par l’ombudsman de l’approvisionnement dans l’examen d’octobre 2015;
  • si des plans d'action avaient été préparés et approuvés et si ces plans donnaient suite aux recommandations;
  • quelles mesures ont été prises pour donner suite aux recommandations et la portée selon laquelle chaque mesure a été surveillée et achevée.

10. Le BOA s’attendait à ce que les trois organisations apportent des changements pour améliorer leurs pratiques d’approvisionnement en réponse aux recommandations de l’ombudsman de l’approvisionnement.

Portée, méthodologie et calendrier

11. Le BOA a demandé à SC, à l’ASPC et à AMC de lui fournir des renseignements au sujet des mesures prévues ou mises en œuvre pour donner suite aux recommandations formulées dans l’examen initial (c’est-à-dire en octobre 2015). Le présent rapport fait état des mesures rapportées au BOA par les trois organisations.

12. La démarche empruntée par le BOA pour cet exercice de suivi diffère de celle utilisée dans des examens des pratiques d’approvisionnement du BOA. En effet, l’évaluation des progrès réalisés par rapport aux recommandations repose sur les évaluations et les affirmations du Ministère concernant les plans d’action établis et les mesures prises, accompagnées des documents à l’appui (c’est-à-dire, justificatifs). Cependant, pour chacune des recommandations dans l’examen initial, le BOA a évalué le bien fondé et la crédibilité des renseignements fournis. Voici les moyens employés à cet égard :

  • en vérifiant s’il existait des contradictions entre les affirmations du Ministère et les renseignements qui sont accessibles publiquement ou qui proviennent de l’examen initial;
  • en analysant les réponses du Ministère pour comprendre comment ses mesures répondent aux recommandations et déterminer s’il avait prévu de surveiller les résultats et l’efficacité de ces mesures ou de ces changements;
  • en demandant des précisions, au besoin, pour nous assurer de bien comprendre l’information et les documents à l’appui fournis par le Ministère.

13. Le présent rapport présente une vue d’ensemble des affirmations de chaque organisation, de même que de l’évaluation du BOA sur les progrès de la mise en œuvre des changements apportés en réponse aux recommandations formulées dans l’examen initial.

Évaluation des mesures apportées par les organisations

Résumé des constatations de l’examen initial

14. L’examen initial incluait cinq organisations (le SCC, SC, l’ASPC, AMC et SPAC) et les cinq aspects suivants ont été examinés : la formation; l’orientation ‒ c’est-à-dire politiques, lignes directrices et procédures; la cohérence des contrats établis dans le cadre des OC et des AMA selon les politiques et procédures applicables; la surveillance des contrats émis dans le cadre d’OC/d’AMA; ainsi que la disponibilité et l’utilisation des mécanismes de rétroaction en vue d’améliorer les OC/AMA. Les résultats de l’examen initial sont résumés ci-dessous.

15. Selon l’examen initial, en règle générale, la formation à l’égard des OC et des AMA faisait partie du matériel de formation en matière d’approvisionnement, bien que la formation liée à chaque outil n’était pas disponible et qu’elle était dans bien des cas, facultative.

16. Toutes les organisations avaient établi des politiques ou des lignes directrices générales en matière d’approvisionnement, et le personnel de ces organisations avait indiqué que la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor et le Guide des approvisionnements de SPAC étaient fréquemment consultés à titre de documents d’orientation externes. Par ailleurs, AMC avait créé des lignes directrices particulières pour les OC/AMA fréquemment utilisés qu’il avait établis.

17. En vue d’évaluer la cohérence des contrats émis dans le cadre d’OC/d’AMA en ayant recours aux règles applicables, le BOA a examiné un échantillon discrétionnaire de dossiers. Selon l’examen initial, des incohérences par rapport à la Politique sur les marchés du conseil du Trésor ont été notées, sauf en ce qui concerne le SCC dont les dossiers étaient davantage conformes aux exigences de la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor. Dans la foulée de l’examen initial des quatre organisations dont les dossiers contractuels ont été examinés (c’est-à-dire le SCC, SC, l’ASPC et AMC), les incohérences suivantes ont été notées :

  • Dans 7 % des dossiers examinés, les procédures contractuelles précisées dans l’OC ou l’AMA n’ont pas été observées.
  • Dans 18 % des dossiers, les documents qui s’y rapportaient indiquaient que les travaux avaient été exécutés en dehors des dates du contrat, du commencement à l’échéance.
  • En ce qui a trait aux dossiers pour lesquels un énoncé des travaux était requis, 8 % d’entre eux n’en comprenaient pas ou ne décrivaient pas de produits livrables ni de tâches assorties de délais.
  • Dans 8 % des dossiers examinés, les prix ne correspondaient pas aux prix établis dans l’OC, alors que dans 25 % des dossiers, le BOA n’a pas pu déterminer la cohérence des prix.
  • Dans bien des cas, aucune lettre de regret ne figurait au dossier des soumissionnaires non retenus à qui on aurait dû en envoyer.

18. L’examen initial a révélé que les organisations n’ont pas pu fournir suffisamment de preuves démontrant un suivi régulier des contrats émis dans le cadre d’OC ou d’AMA, à l’exception du SCC. Même si plusieurs activités de suivi des approvisionnements se déroulaient au sein des organisations faisant l’objet de l’examen, aucune approche systémique axée sur les risques n’avait été mise en œuvre afin d’évaluer la conformité des contrats émis dans le cadre d’OC ou d’AMA au moyen des procédures indiquées pour chaque outil.

19. Pour ce qui est des mécanismes de rétroaction utilisés aux fins d’amélioration des OC et de AMA, toutes les organisations examinées ont dit avoir des mécanismes leur permettant de recueillir la rétroaction des intervenants et de l’examiner, de la communiquer et de l’intégrer à leurs outils.

Conclusion de l’examen initial

20. Voici les conclusions tirées à la suite de l’examen initial :

  • Quoiqu’il existait une formation générale sur les approvisionnements qui comprenait certains renseignements sur les OC et les AMA, la formation n’était ni disponible ni obligatoire pour tous les outils.
  • Sur les 92 contrats évalués par le BOA, 47 % comportaient de graves erreurs, empêchant ainsi le BOA de déterminer si l’offre à commandes ou l’AMA avait été utilisé comme prévu. Selon le BOA, les erreurs graves sont définies comme une incohérence par rapport à la Loi sur la gestion des finances publiques ou tout règlement pris en vertu de cette loi, la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor et les règles d’utilisation de chaque outil. Un bon nombre des erreurs graves étaient attribuables à une documentation médiocre.
  • À l’exception du SCC, les organisations effectuaient une surveillance minime, voire nulle, des contrats attribués dans le cadre des OC et des AMA. Le manque de surveillance des contrats attribués par rapport aux OC et aux AMA a donné lieu à des questions quant au niveau de supervision auquel l’utilisation de ces outils est assujettie.

21. L’ombudsman de l’approvisionnement a recommandé qu’AMC, SC et l’ASPC mettent en œuvre des mesures visant à garantir :

  1. le respect des exigences en matière de documentation concernant les dossiers d’approvisionnement des OC et des AMA;
  2. la surveillance périodique reposant sur le risque des dossiers d’approvisionnement des OC et des AMA en fonction des degrés de tolérance au risque approuvés par la haute direction.

22. Les recommandations ne s’adressaient pas au SCC puisque ses dossiers comportaient le plus faible taux d’erreurs et puisque l’organisation disposait d’un solide cadre de contrôle, y compris de mécanismes de suivi des contrats émis dans le cadre d’OC et d’AMA. Les recommandations ne s’adressaient pas à SPAC qui, comme nous l’avons signalé précédemment, agissait uniquement comme administrateur des OC et des AMA à l’échelle pangouvernementale.

Résumé des réponses des organisations au suivi

23. Les trois organisations (SC, l’ASPC et AMC) ont indiqué avoir pris des mesures pour donner suite aux recommandations formulées dans le cadre de l’examen initial. D’après les réponses fournies initialement, toutes les mesures ont entièrement été mises en œuvre, sauf uneNote de bas de page 4 . Les organisations ont fourni des documents de justification pour ces mesures. Aux fins du présent rapport, les mesures prises par SC et l’ASPC sont signalées à titre d’entité uniqueNote de bas de page 5 , puisque ces dernières font partie du même portefeuille et qu’elles ont fourni des réponses identiques.

Réponse à la recommandation 1

24. En réponse à la première recommandation de l’ombudsman, SC/l’ASPC ont déclaré avoir mis en œuvre quatre mesures pour assurer la conformité à la documentation requise pour les dossiers d’approvisionnement des OC et des AMA. Premièrement, SC/l’ASPC ont élaboré une méthode d’échantillonnage aux fins de suivi, ainsi que des outils qui décrivent les renseignements devant être versés au dossier dans le cadre de divers processus d’approvisionnement, y compris les OC et les AMA. Deuxièmement, un projet pilote a été mené en novembre 2015 pour mettre à l’essai la méthodologie et les outils. SC/l’ASPC ont signalé que la documentation des dossiers d’approvisionnement des OC/AMA s’était améliorée selon les résultats.

25. Troisièmement, SC/l’ASPC ont indiqué avoir mis à jour leur site d’approvisionnement intranet, de manière à y inclure les exigences relatives à la documentation de toutes les transactions d’approvisionnement. Enfin, une liste de contrôle a été élaborée à l’intention des membres du personnel d’approvisionnement autorisés à approuver les contrats, afin de les aider à passer en revue les contrats de moins de 10 000 $ et à documenter les contrats de plus de 10 000 $. La liste en question a commencé à être utilisée en mai 2016.

26. En réponse à la première recommandation de l’ombudsman, AMC a indiqué avoir pris quatre mesures visant à s’assurer du respect des exigences relatives à la documentation des dossiers d’approvisionnement des OC et des AMA. Premièrement, ses lignes directrices et listes de vérification en matière d’approvisionnement ont été mises à jour afin de tenir compte de la recommandation. Deuxièmement, AMC a signalé qu’il continuait de tenir des séances de formation en approvisionnement à l’administration centrale et à l’étranger afin de veiller à ce que les personnes participant à la passation de contrats connaissent le cadre d’outils et de modèles offerts sur l’intranet.

27. Troisièmement, AMC a déclaré avoir centralisé à l’échelle de l’organisation la responsabilité des dossiers d’approvisionnement des OC et des AMA portant sur le « développement » (c’est-à-dire initiatives à l’extérieur du Canada). Enfin, AMC a signalé qu’une liste de contrôle personnalisée, axée sur les risques et liée aux besoins en « développement » d’AMA organisationnels avait été approuvée, et que les membres du personnel d’approvisionnement l’utilisaient depuis le 1er janvier 2017.

Réponse à la recommandation 2

28. En réponse à la deuxième recommandation de l’ombudsman, les organisations ont identifié des mesures mises en place pour assurer la surveillance des OC et des AMA.

29. SC/l’ASPC ont indiqué avoir mis en œuvre une mesure visant à assurer une surveillance régulière et axée sur les risques concernant les dossiers d’approvisionnement des OC et des AMA. Depuis novembre 2016, SC/l’ASPC avaient mis en œuvre un examen mensuel de surveillance et d’assurance de la qualité de tous les dossiers d’approvisionnement, y compris ceux des OC et des AMA.

30. AMC a dit avoir pris deux mesures. La première consistait à élaborer un régime de conformité et de surveillance renforcé et axé sur les risques pour ses contrats « internes » (c’est-à-dire à l’échelle du Canada), lequel a été approuvé en partie. L’approbation et la mise en œuvre définitives du régime étaient prévues à la fin de 2017, de manière à coïncider avec le délai imparti pour apporter les changements organisationnels à ses groupes d’approvisionnement.Note de bas de page 6

31. En ce qui a trait à la deuxième mesure, AMC a indiqué qu’une approche de surveillance axée sur les risques avait été élaborée, approuvée et entièrement mise en œuvre pour la passation de contrats de « développement ». AMC a également signalé avoir effectué au milieu de 2017 un exercice de surveillance des contrats du 1er avril 2015 au 31 mars 2016. En outre, l’organisation a indiqué que la Direction des politiques de subventions et contributions prévoyait effectuer une surveillance semblable annuellement au moyen de la liste de contrôle axée sur les risques ayant élaborée pour les AMA.

Évaluation des réponses des organisations

32. SC/l’ASPC et AMC ont dit avoir mis en œuvre des mesures pour donner suite aux deux recommandations formulées par l’ombudsman de l’approvisionnement dans le cadre de l’examen initial. Toutes les mesures, sauf une, ont été rapportées comme ayant été pleinement mises en œuvre. Les organisations ont fourni des documents permettant de justifier ses actions.

Évaluation de la recommandation 1

33. SC/l’ASPC ont dit avoir pleinement mis en œuvre quatre mesures pour donner suite à la première recommandation formulée par l’ombudsman de l’approvisionnement et ont fourni de la documentation étayant son affirmation.

34. Premièrement, SC/l’ASPC ont fourni une copie de leur méthodologie d’échantillonnage et des outils décrivant les exigences relatives à la documentation des divers types de passation de contrats. Deuxièmement, ils ont fourni de la documentation montrant que des essais pilotes avaient été menés au moyen de la méthodologie et des outils en question, et que les constatations connexes avaient été transmises à la haute direction. Troisièmement, SC/l’ASPC ont fourni une copie de leurs exigences relatives à la documentation des dossiers, qu’ils disaient avoir téléversé sur leur site intranet. Enfin, SC/l’ASPC ont procuré une liste de contrôle pour aider le personnel d’approvisionnement à examiner les contrats.

35. AMC a déclaré avoir entièrement mis en œuvre quatre mesures pour donner suite à la première recommandation de l’ombudsman de l’approvisionnement et a fourni de la documentation pour étayer ces mesures.

36. Premièrement, le Ministère a fourni une copie de la liste de contrôle de son bureau de gestion des activités, qui est utilisée pour assurer la conformité aux processus d’approvisionnement. Deuxièmement, le Ministère a signalé la prestation de séances de formation en matière d’approvisionnement à l’administration centrale et à l’étranger. Dans le cadre du processus d’autorisation de ce rapport, le Ministère a précisé que les OC et les AMA utilisés au Canada avaient été, à quelques exceptions près, mis en œuvre et mis à jour par SPAC, qui avait offert de la formation obligatoire pour utiliser ces outils. La formation ou le soutien supplémentaires offerts au sein d’AMC n’ayant pas été conçus expressément en fonction des OC et des AMA, ceux-ci n’ont pas été jugés comme de la formation obligatoire et n’ont d’ailleurs pas fait l’objet d’un suivi aux fins de production de rapports. Le BOA n’a pas pu déterminer dans quelle mesure cette formation a permis de donner suite à la recommandation de l’ombudsman de l’approvisionnement. Troisièmement, le Ministère a signalé que les besoins en « développement » pour les OC et les AMA avaient été centralisés et a fourni de la documentation pertinente à cet égard. Quatrièmement, le Ministère a fourni une copie de sa liste de contrôle concurrentielle pour les AMA pour corroborer l’utilisation d’une liste de contrôle axée sur les risques dans le cadre d’AMA portant sur le « développement ».

Évaluation de la recommandation 2

37. SC/l’ASPC ont déclaré avoir mis en œuvre une mesure pour donner suite à la deuxième recommandation de l’ombudsman de l’approvisionnement. Les organisations ont fourni un rapport-échantillon pour démontrer que la surveillance des dossiers d’approvisionnement des OC et des AMA était réalisée.

38. AMC a dit avoir mis en œuvre deux mesures pour donner suite à la deuxième recommandation. En ce qui a trait à la première mesure, AMC a fourni au BOA une copie de son ébauche de politique de conformité et de surveillance. Initialement, le Ministère avait évalué la première mesure comme étant à l’étape de la planification puisque l’ébauche de politique pour la passation de contrats «internes » avait été approuvée en partie au moment de l’exercice de suivi. Dans le cadre du processus d’autorisation de ce rapport, AMC a fourni de la documentation corroborant que la politique avait été approuvée.

39. En ce qui a trait à la deuxième mesure, AMC a déclaré qu’une approche de surveillance axée sur les risques avait été approuvée et entièrement mise en œuvre pour la passation d’AMA portant sur le « développement ». Le Ministère a fourni un rapport-échantillon démontrant que ces contrats faisaient l’objet d’une surveillance.

Conclusion

40. Les organisations ont tenu compte des recommandations formulées par l’ombudsman de l’approvisionnement dans le cadre de l’examen initial des pratiques d’approvisionnement et ont fourni des renseignements sur leurs mesures et leurs plans respectifs.

41. SC/l’ASPC ont déclaré que toutes les mesures avaient été entièrement mises en œuvre et ont fourni de la documentation justifiant cette affirmation. Le BOA a remarqué que plusieurs mesures avaient été mises en œuvre bien avant l’exercice de suivi.

42. AMC avait déclaré initialement que ses mesures avaient entièrement été mises en œuvre, à une exception près. Dans le cadre du processus d’autorisation de ce rapport, AMC a fourni de la documentation démontrant que toutes les mesures étaient maintenant en place. Le BOA a, en conséquence, constaté que toutes les mesures avaient été mises en œuvre par AMC.

43. Dans l’ensemble, le BOA estime que les réponses fournies par les trois organisations (c’est-à-dire l’autoévaluation et les documents justificatifs) sont raisonnables et crédibles.

Annexe A : Recommandations du Bureau de l’ombudsman de l’approvisionnement et réponses du Ministère

Recommandations du BOA Réponses du Ministère

L’ombudsman de l’approvisionnement recommandait que le MAECI, SC et l’ASPC mettent en œuvre les mesures suivantes visant à garantir :

1. Le respect des exigences en matière de documentation concernant les dossiers d’approvisionnement des OC et des AMA;

SC/ASPC

  • SC/l’ASPC ont élaboré une méthodologie d’échantillonnage et des outils décrivant les exigences relatives à la documentation des divers types de passation de contrats (y compris les OC et les AMA).
  • SC/l’ASPC ont mené un projet pilote en novembre 2015 pour mettre à l’essai leur méthodologie et leurs outils, l’objectif ultime étant de mettre en œuvre un processus d’examen continu. Les constatations ont été présentées à la haute direction aux fins d’examen et d’acceptation.
  • Le site intranet d’approvisionnement de SC/l’ASPC a été mis à jour de manière à y inclure les exigences relatives à la documentation de toutes les transactions d’approvisionnement. Ces renseignements ont aussi permis d’élaborer la méthodologie d’assurance de la qualité.
  • Une liste de contrôle a été élaborée pour aider les PG à examiner les contrats de moins de 10 [000 $] et à documenter les contrats de plus de 10 [000] approuvés par les PG. La liste de contrôle a commencé à être utilisée en mai 2016.

AMC (MAECI)

  • Des lignes directrices et des listes de contrôle en matière d’approvisionnement ont été mises à jour pour donner suite aux recommandations.
  • Des séances de formation en approvisionnement à l’AC et à l’étranger permettent de s’assurer que les personnes qui participent à la passation de contrats connaissent le cadre d’outils et de modèles disponibles sur l’intranet. Le Bureau de la gestion de subventions et contributions (SGD) a centralisé la responsabilité des dossiers d’approvisionnement liés aux offres à commandes (OC) et aux arrangements en matière d’approvisionnement (AMA) portant sur le développement.
  • Une liste de contrôle personnalisée et axée sur les risques a été élaborée et approuvée en ce qui a trait aux besoins en développement dans le cadre d’AMA. Elle est utilisée actuellement par les agents de négociation des contrats.

L’ombudsman de l’approvisionnement recommandait que le MAECI, SC et l’ASPC mettent en œuvre les mesures suivantes visant à garantir :

2. La surveillance périodique reposant sur le risque des dossiers d’approvisionnement des OC et des AMA en fonction des degrés de tolérance au risque approuvés par la haute direction.

SC/ASPC

  • Une surveillance et une assurance de la qualité de tous les dossiers d’approvisionnement est assurée (y compris les dossiers des OC et des AMA) depuis novembre 2016 et se poursuit.

AMC (MAECI)

  • Un régime de surveillance et de conformité renforcé et axé sur les risques a été approuvé et mis en œuvre en partie. D’autres approbations et mises en œuvre sont prévues pendant la deuxième moitié de l’exercice 2017-2018.

Voici certaines mesures prévues :

Passation de contrats internes :

Un régime de surveillance et de conformité renforcé et axé sur les risques a été élaboré et approuvé en partie. L’approbation et la mise en œuvre définitives sont attendues plus tard pendant l’exercice 2017-2018, dès la fin des changements organisationnels en matière d’approvisionnement.

Contrats de développement

Une approche de surveillance axée sur les risques a été élaborée, approuvée et mise en œuvre. La Direction des politiques de subventions et contributions du Bureau de la Gestion des subventions et des contributions (SGP) prévoit mener une activité de surveillance annuelle des arrangements en matière d’approvisionnement portant sur le développement au moyen de la liste de contrôle axée sur les risques qui a été élaborée. La première activité de surveillance s’est déroulée pendant le quatrième trimestre de l’exercice 2016-2017.

Annexe B

Recommandations du BOA Information additionnelle obtenue durant le processus de validation du rapport

L’ombudsman de l’approvisionnement recommande que le MAECI, SC et l’ASPC mettent en œuvre les mesures suivantes visant à garantir :

1. le respect des exigences en matière de documentation concernant les dossiers d’approvisionnement des OC et des AMA;

AMC (MAECI)

Mis à part les offres à commandes et les arrangements en matière d’approvisionnement indiqués sous la rubrique « Développement » ci-après, les outils d’approvisionnement utilises par AMC au Canada sont mis en œuvre et mis à jour, à quelques exceptions près par SPAC, qui offre la formation obligatoire pour y avoir accès. La formation/le soutien supplémentaire qu’offre AMC ne constitue pas un processus de formation officielle (ne fait pas l’objet d’un suivi aux fins de production de rapports) et n’a pas été conçu expressément en fonction des OC/AMA, puisque cet aspect est assuré par l’entremise de SPAC. En règle générale, les séances de formation sont informelles et présentées à de petits groupes d’intervenants de l’approvisionnement, soit des utilisateurs occasionnels, comme ceux des nombreux bureaux de gestion des activités, ou des utilisateurs plus expérimentés des Centres d’expertise en passation de marchés.

Les offres à commandes utilisées dans les missions à l’étranger sont habituellement créées avec l’aide des centres d’expertise de l’AC et font l’objet de limites de commandes subséquentes de faible valeur. La formation relative à leur utilisation s’inscrit dans la formation générale en matière d’approvisionnement offerte par les employés canadiens et les employés recrutés sur place, qui s’occupent des arrangements en matière d’approvisionnement des missions. De manière générale, les missions n’utilisent pas d’arrangements en matière d’approvisionnement.

Relevant du directeur des Services de la passation de marches de développement, l’unité des offres à commandes, des arrangements en matière d’approvisionnement et des contrats de faible valeur (couramment appelée SGCP) est chargée des dossiers d’approvisionnement liées aux OC et aux AMA. Plus particulièrement, cette unité est responsable entre autres des catégories suivantes d’approvisionnement :

  • Contrats de développement de moins de 500 000 $;
  • Établissement d’arrangements en matière d’approvisionnement d’AMC pour le volet développement;
  • Totalité des contrats de développement dans le cadre d’arrangements en matière d’approvisionnement d’AMC;
  • Contrats de développement dans le cadre d’offres à commandes d’AMC (selon le cas);
  • Contrats de développement établis au moyen des outils de SPAC;
  • Conseils et services surveillance aux missions à l’étranger pour ce qui est des contrats de développement de moins de 500 000 $.

Les documents justificatifs liés à la structure de l’organisation et aux responsabilités de la SGCP sont joints à l’Annexe 1, comme suit :

  • Organigramme
  • Description des principales fonctions : centres d’activités de la DGSCM
  • Nouveau modèle de services de passation de contrats
  • Bureau de gestion des subventions et contributions (SGD), centres d’activités et contrats

Modus, une application Web ministérielle qui héberge les processus opérationnels et les outils connexes, a également permis de confirmer l’exactitude de la structure précitée. Elle comprend une page d’accueil sur les arrangements en matière d’approvisionnement en appui aux projets/programmes (subventions et contributions). La page d’accueil comprend des instructions claires sur l’objectif et les étapes à suivre pour les agents de programme et de passation de contrats (voir l’Annexe B).

L’ombudsman de l’approvisionnement recommandait que le MAECI, SC et l’ASPC mettent en œuvre les mesures suivantes visant à garantir :

2. La surveillance périodique reposant sur le risque des dossiers d’approvisionnement des OC et des AMA en fonction des degrés de tolérance au risque approuvés par la haute direction.

AMC (MAECI)

La Politique de conformité et de surveillance (Annexe 3) a été approuvée le 1er novembre 2017 par le DPF et a été publiée sur le site Web de l’approvisionnement et de la gestion du matériel d’AMC. Il est à noter que les « changements organisationnels à ses groupes d’approvisionnement » (voir le paragraphe 30) qui devaient être apportés à la « fin de 2017 » ont été reportés en avril 2018.

Notes de bas de page

Note de bas de page 1

Au moment de l’examen initial, Affaires mondiales Canada (AMC) était connu sous le nom de ministère des Affaires étrangères et du commerce international (MAECI) et Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) était connu sous le nom de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).

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Note de bas de page 2

L’échelle d’évaluation du BOA pour les niveaux de mise en œuvre était : Niveau 1 – Aucun progrès ou progrès négligeable; Niveau 2 – Étape de la planification; Niveau 3 – Préparatifs de mise en œuvre; Niveau 4 – Mise en œuvre avancée; Niveau 5 – Mise en œuvre intégrale; Obsolète – la recommandation n’est plus applicable.

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Note de bas de page 3

Conformément aux normes habituelles d’opération du Bureau, le BOA a fourni aux organisations visées la possibilité de revoir et de commenter une version préliminaire du présent rapport. Pendant cette période d’approbation, AMC a fourni de l’information et de la documentation additionnelles démontrant que l’une des mesures évaluée au départ comme étant à l’étape de planification, était maintenant mise en œuvre intégralement.

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Note de bas de page 4

Pendant la période d’approbation de ce rapport, AMC a fourni de l’information et de la documentation additionnelle démontrant que l’une des mesures évaluée au départ comme étant à l’étape de planification, était maintenant mise en œuvre intégralement.

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Note de bas de page 5

Au moment de l’examen initial, les unités de passation de contrats de Santé Canada et de l’Agence de santé publique du Canada évoluaient de manière distincte et ont été fusionnées depuis.

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Note de bas de page 6

Dans le cadre du processus d’autorisation de ce rapport, AMC a fourni une version approuvée de la politique, en date de novembre 2017. Le ministère a également signalé que les changements organisationnels à l’échelle de ses groupes d’approvisionnement seraient mis en œuvre en avril 2018, plutôt qu’à « la fin de 2017 ».

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