Dépôt d'une plainte

Comment puis-je déposer une plainte?

Avant de déposer une plainte, nous vous invitons à tenter de régler le problème avec l'organisation fédérale concernée. Si le fait de traiter directement avec l'organisation ne donne aucun résultat ou que vous n'aimez pas l'idée de communiquer avec l'organisation, contactez-nous. Nous vous accompagnerons tout au long du processus de dépôt de la plainte.

Si vous n'avez pas besoin de nous parler et que vous désirez déposer un formulaire de plainte, vous devrez fournir les renseignements suivants :

  • Le nom et l'adresse de la personne qui dépose la plainte.
  • L'information identifiant le contrat auquel se rapporte la plainte (numéro de référence du contrat, valeur monétaire, description des biens et/ou services et date à laquelle le contrat a été attribué).
  • Le nom de l'organisation contractante et, le cas échéant, l'organisation pour laquelle le matériel ou les services sont prévus dans le cadre du contrat auquel fait référence la personne qui dépose la plainte.
  • Une description de la plainte, en énumérant les faits et les motifs qui ont donné lieu à la plainte.
  • Votre consentement pour communiquer avec l'organisation concernée.
  • Les déclarations suivantes :
    • Les faits et les enjeux qui ont donné lieu à la plainte ne font pas l'objet d'une enquête soumise au Tribunal canadien du commerce extérieur ou de poursuites devant le tribunal d'une administration compétente.

      OUI ou NON

    • La plainte est en lien avec le contrat qui m'a été attribué.

      OUI ou NON

  • Par les présentes, je déclare et certifie que l'information fournie est, à ma connaissance, véridique, précise et complète.

Si vous choisissez de déposer une plainte, nous déterminerons dans un délai de dix (10) jours ouvrables si nous pouvons ou non examiner la plainte. Nous devons informer le plaignant et le ministère de notre décision. Nous sommes aussi dans l’obligation de fournir au ministère une copie de la documentation de la plainte même si nous n’examinerons pas la plainte.

Si vous avez besoin d'aide pour remplir le formulaire de plainte, veuillez communiquer avec nous en composant sans frais le 1-866-734-5169, ou encore par courriel à l'adresse boa-opo@boa-opo.gc.ca.

Une fois que nous aurons reçu votre consentement écrit, le ou les problèmes que vous soumettez à nos bureaux seront abordés avec l'organisation contractante.

Si vous songez à déposer une plainte, n'hésitez pas à communiquer avec nous au 1-866-734-5169; nous sommes là pour vous aider.

Où dois-je envoyer ma demande?

Vous pouvez remplir notre formulaire de plainte et faire parvenir votre plainte à nos bureaux par télécopieur au 613-947-9800, par courriel à l'adresse boa-opo@boa-opo.gc.ca ou à l'adresse suivante :

Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement
Édifice Constitution Square
340, rue Albert, bureau 1150
Ottawa (Ontario)  K1R 7Y6

Pour toute question, n'hésitez pas à communiquer avec nous sans frais au 1-866-734-5169.

J'ai un problème en ce qui a trait à l'approvisionnement, mais je ne sais pas si je dois déposer une plainte. Que dois-je faire?

Pour plus de certitude quant à l'admissibilité de votre problème en matière d'approvisionnement aux fins d'une plainte, lisez les énoncés suivants :

  • Je suis un fournisseur canadien.
  • Mon problème est survenu après le 5 mai 2008.
  • Mon problème n'est pas lié à un objectif social ou à un programme réservé aux entreprises autochtones.
  • Mon problème vise l'attribution d'un contrat dont la valeur est inférieure à 25 000 $ pour des biens ou dont la valeur est inférieure à 100 000 $ pour des services.

Si la totalité de ces énoncés s'appliquent à votre cas, nous pourrions être en mesure d'enquêter sur votre problème. Nous vous incitons à communiquer avec nous pour en discuter; nous sommes là pour vous aider.

Si l'un ou aucun de ces énoncés ne s'appliquent à votre cas, nous vous invitons tout de même à nous informer de votre problème; en effet, il pourrait s'agir d'un problème systémique dont l'ombudsman veut être informé et qui pourrait faire partie de nos plans quant à l'examen des pratiques d'approvisionnement des organisations fédérales.

À quoi dois-je m'attendre lorsque je communique avec le Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement?

Le Bureau a adopté un modèle opérationnel « axé sur le service » et s'engage à offrir aux fournisseurs qui communiquent avec le BOA un service rapide, personnalisé et intégré.

Lorsque des fournisseurs communiquent avec nous, ils peuvent s'attendre à faire affaire avec la même personne pendant toute la durée de leurs communications avec le Bureau. Lorsqu'ils composent le numéro sans frais du BOA, les fournisseurs peuvent s'attendre à parler à quelqu'un directement ou, s'ils laissent un message, à ce qu'on les rappelle dans les 24 heures. L'enquêteur qui vous répondra sera chargé de vous aider toute au long du processus.

L'une de nos fonctions essentielles consiste à comprendre vos préoccupations et à trouver des manières de réduire la portée des problèmes; c'est pourquoi l'enquêteur :

  • écoute et précise la forme de votre problème
  • vous offre des renseignements d'ordre général sur les approvisionnements du gouvernement fédéral
  • vous offre des options dont vous pourriez tenir compte
  • avec votre consentement écrit, communique avec l'organisation fédérale concernée afin de contribuer à établir un dialogue ouvert et constructif.

Le modèle opérationnel du BOA invite les fournisseurs et les ministères à discuter des questions en jeu de manière ouverte et directe. Notre rôle est de guider les fournisseurs et les ministères quant à la résolution des problèmes en nous fondant sur la compréhension de leurs exigences et préoccupations respectives. Le but de cette approche est de favoriser des solutions efficaces de manière rapide et économique.

Lorsque vous communiquez avec nous, vous n'êtes pas obligé de déposer une plainte. Vous pouvez abandonner les procédures à tout moment, à votre gré. Si vous choisissez de déposer une plainte, nous déterminerons dans un délai de dix (10) jours ouvrables si nous pouvons ou non évaluer la plainte. Nous devons informer le plaignant et le ministère de notre décision. Nous sommes aussi dans l’obligation de fournir au ministère une copie de la documentation de la plainte même si nous n’examinerons pas la plainte.

Qui peut déposer une plainte auprès de l'ombudsman de l'approvisionnement?

Les fournisseurs canadiens peuvent déposer des plaintes.

Sur quels types de plaintes l'ombudsman de l'approvisionnement peut-il enquêter?

L'ombudsman de l'approvisionnement tentera d'intervenir en ce qui a trait à toutes les questions liées à l'approvisionnement et qui sont portées à l'attention de son Bureau, et il enquêtera sur les plaintes qui répondent aux critères réglementaux suivants :

  • L'attribution d'un contrat visant l'acquisition de biens dont la valeur est inférieure à 25 000 $ et des services dont la valeur est inférieure à 100 000 $.
  • La gestion d'un contrat qui a été attribué à votre société, peu importe la valeur monétaire du contrat.

Dans les cas où un litige survient entre vous et une organisation fédérale au sujet de l'interprétation ou l'application des modalités d'un contrat, nous pouvons vous offrir un service de règlement extrajudiciaire des différents si vous, ainsi que l'organisation fédérale, consentez à y participer.

Y-a-t-il un délai à respecter pour le dépôt d'une plainte?

Dans le cas de l'attribution d'un contrat, vous disposez de 30 jours ouvrables suivant l'avis public de l'attribution du contrat pour déposer une plainte auprès du BOA. Si aucun avis public n'a été émis, vous disposez de 30 jours ouvrables suivant le jour où vous avez pris ou auriez dû prendre connaissance de l'attribution du contrat. Dans le cas de la gestion d'un contrat, vous disposez de 30 jours ouvrables suivant le jour où vous avez pris ou auriez dû prendre connaissance des problèmes ayant donné lieu à la plainte.

Vous pouvez remplir notre formulaire de plainte  et faire parvenir votre plainte à nos bureaux par télécopieur au 613-947-9800, par courriel à l'adresse boa-opo@boa-opo.gc.ca ou à l'adresse suivante :

Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement
Édifice Constitution Square
340, rue Albert, bureau 1150
Ottawa (Ontario)
K1R 7Y6

Qu'en coûte-t-il pour déposer une plainte auprès de l'ombudsman de l'approvisionnement?

Il n'y a aucuns frais pour le dépôt ou le traitement d'une plainte.

L'ombudsman de l'approvisionnement communiquera-t-il avec le ou les ministères concernés?

Après avoir reçu votre autorisation par écrit, nous communiquerons avec l'organisation afin d'aborder le problème que vous avez soulevé.

Si vous choisissez de déposer une plainte, nous déterminerons dans un délai de dix (10) jours ouvrables si nous pouvons ou non examiner la plainte. Nous devons informer le plaignant et le ministère de notre décision. Nous sommes aussi dans l’obligation de fournir au ministère une copie de la documentation de la plainte même si nous n’examinerons pas la plainte.

L'ombudsman de l'approvisionnement peut-il annuler ou modifier des contrats?

Non. L'ombudsman de l'approvisionnement n'a pas le pouvoir d'annuler un contrat ou de modifier les modalités d'un contrat.

L'ombudsman de l'approvisionnement peut-il imposer des sanctions, des pénalités ou des redressements lorsqu'il est prouvé que les ministères n'ont pas respecté les règles?

Non. Toutefois, l'ombudsman de l'approvisionnement peut recommander à un ministère de verser une indemnité à un fournisseur relativement à une plainte ayant trait à l'attribution d'un contrat. L'ombudsman tient compte de plusieurs facteurs lorsqu'il juge qu'une indemnité doit être versée, à savoir :

  • Si la personne qui dépose la plainte a présenté une soumission ou a été empêchée de le faire.
  • Si la personne qui dépose la plainte aurait pu se voir attribuer le contrat sans l'intervention du ministère.
  • La mesure dans laquelle on a porté préjudice au plaignant pendant le processus d'appel d'offres.

Mon nom ou le nom de mon entreprise seront-ils communiqués au ministère concerné?

Lorsque que vous communiquez avec nous au sujet d’un problème contractuel, et que vous n’avez pas encore déposé de plainte, nous ne communiquerons pas avec le ministère concerné ni ne mentionnerons votre nom ou celui de votre entreprise sans avoir obtenu au préalable votre autorisation par écrit.

Si vous déposez une plainte, nous déterminerons dans un délai de dix (10) jours ouvrables si nous pouvons ou non examiner la plainte. Nous devons informer le plaignant et le ministère de notre décision. Nous sommes aussi dans l’obligation de fournir au ministère une copie de la documentation de la plainte même si nous n’examinerons pas la plainte.

Qu'arrive-t-il après le dépôt de ma plainte?

Une fois que vous nous aurez fait parvenir toute l'information nécessaire, nous devrons évaluer ces renseignements afin de déterminer si les enjeux relèvent des paramètres réglementaires qui régissent les activités de notre bureau.

Si, à la suite de l'évaluation, il est établi que votre plainte peut faire l'objet d'une enquête, nous vous informerons de l'ouverture de l'enquête et vous tiendrons au courant de son avancement. À la fin de l'enquête, vous recevrez un rapport présentant nos conclusions et nos recommandations. Un résumé de notre rapport est mis à la disposition du public dans notre site Web.

Si une enquête ne peut être effectuée à la suite de votre plainte, nous vous en fournirons les raisons et vous offrirons des options. Par exemple, si le contrat visé a une valeur de plus de 25 000 $ pour des biens ou de 100 000 $ pour des services, nous ferons de notre mieux pour vous fournir le nom de personnes-ressources qui seraient mieux placées pour vous aider.

Le BOA vous informera ainsi que le ministère visé de notre décision d’examiner ou non la plainte dans les dix (10) jours ouvrables suivant la réception de toute l'information nécessaire. De plus, nous devons fournir au ministère une copie de la plainte, que nous l’ayons examinée ou non.

Pour plus de détails sur le processus, visitez À quoi peut-on s'attendre après avoir déposé une plainte auprès du BOA?

Pour toute question liée à l'interprétation ou à l'application des modalités de votre contrat, nous pouvons vous offrir un service de règlement extrajudiciaire des différents.

Une autre personne peut-elle déposer une plainte en mon nom?

La plainte peut être déposée en votre nom. Cependant, vous devez signer l'original du formulaire de plainte.