Communications et gestion ministérielle
« Votre présentation était vraie, éthique, voire poétique. Je vous remercie sincèrement du temps que vous nous avez consacré »
– Mathieu Louis-Seize, Agent d'approvisionnement, Commission de l'immigration et du statut du réfugié du Canada
Communications
L'équipe de Communications et de gestion ministérielle s'efforce de faire connaître le BOA et ses services auprès de nos intervenants. Cette année, nous avons mis en œuvre un programme actif de rayonnement en organisant plus de 30 présentations et rencontres pour les représentants du Bureau. Ces présentations donnaient un aperçu des activités menées au cours de notre première année de fonctionnement et soulignaient le succès dont nous avons joui dans la résolution de conflits en matière d'approvisionnement grâce à des interventions informelles et collaboratives.
Description texte de l'équipe de Communications et de gestion ministérielle est disponible sur une page séparée.
À l'instar de notre engagement à maintenir une perspective équilibrée et neutre, nous nous sommes concentrés sur le rayonnement tant au sein de la communauté du gouvernement que celle des fournisseurs. Nous avons eu de réunions avec des associations nationales d'approvisionnement, des associations de l'industrie, d'autres bureaux d'ombudsman et des bureaux régionaux de différents ministères dans le but de discuter de secteurs d'intérêt mutuel.
D'autres pays ont démontré un grand intérêt pour le concept d'ombudsman de l'approvisionnement, plus particulièrement ceux où il y a une corruption importante dans l'approvisionnement gouvernemental. Plusieurs pays étrangers tentent de créer des organismes de surveillance de l'approvisionnement et c'est pourquoi ils s'intéressent particulièrement à notre Bureau. Nous avons reçu des délégations internationales provenant du Kenya, de l'Ukraine et de la Chine. Les représentants de ces pays ont porté une attention particulière au fait que nous menons nos activités selon un mandat prescrit par la loi et que nous n'avons aucun lien de dépendance avec les ministères chargés des programmes. Tous les représentants nous ont fait part de leur appréciation de notre volonté de partager les idées et les expériences qui pourraient leur être utiles.
Accueil d'une délégation chinoise du Chinese Ministry of Supervision
Description texte de la délégation chinoise du Chinese Ministry of Supervision est disponible sur une page séparée.
Notre programme de rayonnement inclut aussi des documents écrits comme notre brochure ministérielle et notre rapport annuel. Parfois, nous rédigeons aussi des articles pour des magazines spécialisés. Par exemple, Optimum en direct – La revue de gestion du secteur public – nous a invités à présenter un article dans leur édition spéciale sur le travail des ombudsmans, en septembre 2009. Cet article donnait de l'information contextuelle sur l'approvisionnement fédéral, décrivait le mandat unique du Bureau et résumait la façon dont nous avons gagné la confiance des intervenants. L'ombudsman y a aussi présenté un point de vue sur l'avenir du Bureau.
Nous avons envoyé des exemplaires de notre premier rapport annuel aux députés et aux sénateurs. Par la suite, le 1er décembre 2009, l'ombudsman de l'approvisionnement a comparu devant le Comité permanent des opérations gouvernementales et des prévisions budgétaires de la Chambre des communes. La discussion démontrait clairement que les parlementaires avaient lu notre rapport et qu'ils s'intéressaient véritablement aux résultats de notre travail.
Visite d'une délégation du Gouvernement du Kenya (Procurement Oversight Authority)
Description texte de la visite d'une délégation du Gouvernement du Kenya (Procurement Oversight Authority) est disponible sur une page séparée.
D'autres intervenants ont manifesté leur intérêt pour notre travail, comme le démontrent les statistiques de notre site Web. En effet, le nombre de personnes qui ont visité notre site Web après l'émission du rapport annuel 2008-2009 a augmenté de 80 %.
L'équipe des Communications et de gestion ministérielle a la responsabilité de voir à ce que notre site Web soit facile d'utilisation et actuel. Il permet aux intervenants d'avoir accès à nos services et à de l'information concernant nos activités.
Gestion ministérielle
Notre système de gestion de cas a été mis en place en 2009-2010. Il s'agit d'une base de données puissante qui nous aide à déterminer les thèmes et les tendances qui préoccupent le plus les groupes de fournisseurs et la nature de ces préoccupations. Ce genre d'information nous aide à décider où concentrer notre travail et nos ressources pour atteindre des résultats optimums dans des secteurs précis d'une grande importance.
Dans le rapport annuel de l'année dernière, deux étapes clés ont été identifiées pour le cadre d'évaluation de programme :
- Une évaluation formative pour examiner le niveau de réalisation de notre programme et nous assurer que nous progressons selon notre mandat et nos attentes. Cette évaluation sera menée en 2010-2011.
- Une évaluation sommative pour mesurer l'atteinte de nos objectifs et les résultats obtenus. Cette évaluation sera menée en 2013-2014.
Les échéances pour l'évaluation formative ont été modifiées puisque l'année 2008-2009 n'était pas une année complète d'activité. Cette évaluation sera faite dans le même objectif que les engagements de rendement présentés dans le Rapport sur les plans et priorités pour 2009-2010.
Les intervenants seront consultés dans le cadre de ces évaluations dans le but de voir à ce que notre service demeure pertinent, efficace et responsable. À la suite de ces évaluations, nous aurons une bonne compréhension des résultats atteints et une base solide pour toute réorientation de nos opérations d'affaires.
L'équipe de Communications et de gestion ministérielle joue un rôle dans l'objectif global du BOA d'améliorer l'équité, l'ouverture et la transparence en voyant à ce que les messages émis soient équilibrés, neutres et respectueux.
L'ombudsman de l'approvisionnement aimerait remercier tous les employés du BOA pour leur engagement et leur soutien. Le succès du Bureau est dû en grande partie à leur professionnalisme, à leur savoir et à leur bon travail.
Sur la photo, de gauche à droite :
Gilles Pineau, Paul Morse, Oriana Trombetti, Amy Dubeau, Lisa Teed, Janet LaBelle, Janet Barrington, Jean Carruthers, Clifford Dunning, Carole Vautour et Isabelle Deslandes.
Arthur Miskew, Shahid Minto, Françine Brisebois, Michael Senzilet, Linda Francis, Michel Fréchette, Caroline Villeneuve, Lisa Saruwatari, Daniel Fortin, Paapa Abekah et Suleiman Rana
Description texte du personnel du bureau l'ombudsman de l'approvisionnement est disponible sur une page séparée.
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