Foire aux questions

L'approvisionnement est le processus consistant à obtenir des biens, des services et des services de construction de la part de fournisseurs. Le processus d'approvisionnement comporte quatre étapes :

• L'étape précontractuelle, comprend des activités liées à la définition du besoin et à la planification du processus d'approvisionnement
• L'étape contractuelle, comprend toutes les activités; de la demande de soumissions à l'attribution du contrat
• L'étape de la gestion du contrat, comprend les activités telles que l'établissement des modifications contractuelles, la surveillance des progrès, le suivi des livraisons, les mesures de paiement
• L'étape postcontractuelle, comprend les dernières interventions dans le dossier (par exemple : satisfaction du client, accord de l'entrepreneur relatif à la dernière réclamation, modification finale au contrat, mise au point des vérifications financières, preuve de livraison, remise de cautionnements d'exécution) et la fermeture du dossier (par exemple : intégralité et exactitude des documents, conformité aux normes de présentation)

En règle générale, un ombud est une personne indépendante et objective qui enquête sur les plaintes déposées par des gens contre des organisations du secteur public et du secteur privé. Après un examen approfondi et impartial, il détermine si la plainte est fondée et formule des recommandations afin de régler le problème.

Voici les deux catégories d'ombud les plus fréquentes au Canada :

• L'ombud législatif (ou classique), dont la fonction est créée par une loi et qui peut faire part de ses constatations et de ses recommandations aux ministres, à l'assemblée législative provinciale ou au Parlement fédéral
• L'ombud administratif, qui fait uniquement rapport au chef de l'organisation sur laquelle il fait enquête, comme les ministères gouvernementaux et les sociétés d'État, les universités et les collèges ainsi que les entreprises

L'ombud de l'approvisionnement est un ombud législatif puisque son mandat est prévu par la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux.

Tel qu'il est décrit dans la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux, le mandat de l'ombud de l'approvisionnement est le suivant :

• examiner les pratiques d'acquisition de matériel et de services des ministères pour en évaluer l'équité, l'ouverture et la transparence, et présenter, le cas échéant, au ministre en cause des recommandations pour les améliorer
• examiner toute plainte relative à l'attribution d'un contrat d'acquisition de biens dont la valeur est inférieure à 33 400 $ et de services dont la valeur est inférieure à 133 800 $ auxquels s'appliquent les critères de l’Accord de libre-échange canadien (ALEC)
• examiner toute plainte relative à l'administration de tout marché de l'État en vue de l'acquisition de matériel ou de services par un ministère, peu importe la valeur du marché
• veiller à donner l'accès à un mécanisme de règlement extrajudiciaire des différends, lorsque les deux parties concernées conviennent d'y participer

L'ombud de l'approvisionnement peut également exercer toute autre fonction que le gouverneur en conseil ou le ministre peut lui attribuer par décret ou arrêté, selon le cas, à l'égard des pratiques d'acquisition de matériel et de services des ministères.

Le mandat de l'ombud de l'approvisionnement s'applique à toutes les entités fédérales énumérées aux articles I, I.1 et II de la Loi sur la gestion des finances publiques. Toutefois, le Règlement concernant l'ombudsman de l'approvisionnement stipule que le Service canadien du renseignement de sécurité (SCRS) ainsi que le personnel du Sénat et de la Chambre des communes ne relèvent pas du mandat de l'ombud de l'approvisionnement.

Alexander Jeglic a été nommé ombud de l'approvisionnement pour la première fois le 3 avril 2018 et a été de nouveau nommé ombud de l’approvisionnement pour un second mandat en 2023.

L'ombud de l'approvisionnement relève de la ministre des Services publics et de l'Approvisionnement. Il présente un rapport annuel au ministre, lequel doit le déposer au Parlement. Le ministre ne participe pas aux activités quotidiennes du Bureau ni à l'élaboration du contenu des rapports du Bureau.

Le Bureau de l'ombud de l'approvisionnement fait partie du portefeuille de la ministre des Services publics et de l’Approvisionnement; cependant, il exerce ses fonctions sans aucun lien de dépendance avec ce ministère. Le mandat de l'ombud de l'approvisionnement a été imposé par le Parlement et, à ce titre, des mesures ont été instaurées pour préserver l'indépendance de l'ombud. Le Bureau examine les pratiques des ministères, y compris celles de Services publics et de l’Approvisionnement Canada, et les résultats sont publiés dans des rapports mis à la disposition du public.

Le Bureau de l'ombud de l'approvisionnement travaille conjointement avec les fournisseurs et les ministères pour apporter clarifier les enjeux et traiter les problèmes en matière d'approvisionnement.

Le Bureau aide à préserver l'intégrité du processus fédéral en matière d'approvisionnement en examinant les plaintes déposées par des fournisseurs quant à l'attribution ou à la gestion d'un contrat, et il formule des recommandations équilibrées.

Le Bureau de l'ombud de l'approvisionnement (BOA) aide également à faciliter le règlement de différends contractuels au moyen d'un service de règlement extrajudiciaire des différends (RED). Dans le cas des litiges visant les modalités d'un contrat, le Bureau peut fournir un service de RED si les deux parties au contrat (le fournisseur et le ministère fédéral concerné) conviennent d'y participer. L'objectif et d'encourager la discussion, de trouver des solutions, de préserver les relations d'affaires et d'éviter les procédures onéreuses.

En ce qui a trait aux enjeux systémiques en matière d'approvisionnement, le Bureau peut entreprendre un examen des pratiques à cet égard visant un ou plusieurs ministères. Les examens donnent à l'ombud de l'approvisionnement l'occasion de formuler des recommandations quant au renforcement de l'équité, de l'ouverture et de la transparence des pratiques d'approvisionnement au sein du gouvernement fédéral.

En outre, le Bureau partage des renseignements sur les pratiques efficaces identifiées au sein du gouvernement fédéral et d'autres administrations afin de renforcer les initiatives positives dans le domaine de l'approvisionnement et de souligner les exemples de leadership efficace.

Après l'examen des plaintes concernant l'attribution ou la gestion d'un contrat, l'ombud remet à chacune des parties concernées un rapport sur ses conclusions. Le rapport complet est par la suite publié sur notre site Web.

Quant à tous les examens portant sur les pratiques des organisations fédérales en matière d'approvisionnement, le rapport final est publié sur notre site Web où les ministères et organisations, ainsi que les fonctionnaires chargés de l'approvisionnement, les fournisseurs et le public en général peuvent y accéder. L'ombud transmet également le rapport final de l'examen à l'administrateur général de l'organisation fédérale visée.

Finalement, l'ombud produit un rapport annuel dans lequel il fait état de toutes les activités réalisées par son bureau au cours de l'année. La ministre des Services publics et de l’Approvisionnement dépose ce rapport au Parlement.

Un examen de pratique d'approvisionnement est un examen indépendant et objectif visant à en évaluer l'équité, l'ouverture et la transparence. Entre autres, le BOA prend en compte le respect des lois, des politiques, des lignes directrices et des normes applicables dans son évaluation. Un examen des pratiques d'approvisionnement peut viser une ou plusieurs organisations fédérales. Veuillez consulter le guide À quoi s'attendre – Examens des pratiques d'approvisionnement du BOA pour de plus amples renseignements à ce sujet.

Le nouvel ALEC est un accord commercial intergouvernemental en vigueur depuis le 1er juillet 2017. Son but est de favoriser un commerce interprovincial amélioré en traitant des obstacles liés à la libre circulation des personnes, des produits, des services et des investissements à l’intérieur du Canada, et d’établir un marché intérieur ouvert, performant et stable.

L’ALEC a une incidence sur les articles de la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux en ce qui concerne le mandat du BOA et le Règlement concernant l'ombudsman de l'approvisionnement.