Examen d’une plainte : Acquisition de services d’hébergement hôtelier par le ministère de la Défense nationale

Août 2020

Examen d’une plainte : Acquisition de services d’hébergement hôtelier par le ministère de la Défense nationale (PDF, 915KB)

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La plainte

1. Le 25 février 2020, le Bureau de l’ombudsman de l’approvisionnement (BOA) a reçu une plainte écrite de la part d’un fournisseur (le plaignant) concernant un contrat attribué par le ministère de la Défense nationale (MDN). Le contrat portait sur la réservation de chambres d’hôtel pour le personnel des Forces armées canadiennes (FAC) à Cologne, en Allemagne. Le contrat, d’une valeur de 24 980,50 euros (36 826,25 dollars canadiens), a été attribué le 3 décembre 2019.

2. Le plaignant a communiqué avec le BOA parce qu’il estimait que l’hôtel proposé par le soumissionnaire retenu ne satisfaisait pas à l’une des exigences obligatoires de l’invitation à soumissionner. Plus précisément, le plaignant prétendait que l’hôtel se trouvait à 2 300 mètres de distance d’un emplacement particulier mentionné dans l’invitation à soumissionner; toutefois, selon l’exigence obligatoire, l’hôtel devait être situé à une distance de moins de 1 500 mètres de cet emplacement. Le plaignant prétendait également qu’il avait droit à une explication dans le cadre duquel des renseignements au sujet de la soumission retenue auraient dû être communiqués, y compris le nom de l’hôtel du soumissionnaire retenu.

3. Le présent rapport porte sur les questions suivantes soulevées par la plainte :

  • Le MDN a-t-il attribué à tort le contrat au soumissionnaire retenu en raison de l’interprétation erronée d’un critère obligatoire de l’invitation à soumissionner?
  • Le MDN était-il tenu de fournir au plaignant une explication et de divulguer les caractéristiques clés de la soumission retenue?

4. Le 10 mars 2020, le BOA a confirmé que la plainte répondait aux exigences du Règlement concernant l’ombudsman de l’approvisionnement (le Règlement), et la plainte a été considérée comme déposée.

Mandat

5. L’examen de la plainte a été réalisé en vertu de l’alinéa 22.1(3)b) de la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux et en vertu des articles 7 à 14 du Règlement, inclusivement.

6. Conformément au paragraphe 9(2) du Règlement, l’ombudsman de l’approvisionnement a demandé au MDN de fournir les documents et les renseignements nécessaires à l’examen. La demande portait sur l’ensemble des documents ministériels liés à l’approvisionnement et à l’attribution du contrat en question, ainsi que sur les politiques et les lignes directrices du MDN en matière d’approvisionnement qui étaient en vigueur au moment de l’invitation à soumissionner. L’ombudsman de l’approvisionnement a aussi demandé au plaignant de lui fournir les renseignements supplémentaires qui n’avaient pas déjà été fournis dans le cadre de la plainte.

7. Les constatations du présent rapport sont fondées sur les documents fournis par le plaignant et le MDN, ainsi que sur des renseignements pertinents accessibles au public. La divulgation, par le plaignant ou le MDN, de documents ou de renseignements pertinents après la publication du présent rapport pourrait avoir une incidence sur les conclusions présentées dans celui-ci.

Chronologie

8. Le 21 novembre 2019, le MDN a envoyé une demande de proposition (DP) à 3 soumissionnaires en vue d’obtenir des chambres d’hôtel, parmi lesquels comptait le plaignant. Les soumissionnaires devaient satisfaire à 3 exigences obligatoires et proposer un prix pour la réservation de 41 chambres pour 3 nuits. La date limite pour la réception des soumissions était le 3 décembre 2019.

9. Le MDN a reçu 3 soumissions, y compris celle du plaignant. 1 des soumissions a été jugée non conforme. Les 2 soumissions restantes, dont celle du plaignant, ont été jugées conformes sur le plan technique; la soumission du plaignant proposait un prix plus élevé. Le contrat a été attribué le 3 décembre 2019 au soumissionnaire dont le prix était le plus bas. À cette même date, le MDN a informé le plaignant du fait que le contrat ne lui était pas attribué. Le MDN a informé le plaignant du nom du soumissionnaire retenu et du prix de sa soumission.

10. Le 4 décembre 2019, le plaignant a demandé au MDN de lui fournir le nom de l’hôtel proposé par le soumissionnaire retenu. Ce même jour, le MDN a indiqué au plaignant qu’il ne pouvait pas lui divulguer les détails de la proposition retenue. Il lui a toutefois indiqué qu’il peut demander une explication afin de discuter de sa propre proposition. Le plaignant n’a pas répondu à la correspondance du MDN avant le 12 février 2020, lorsqu’il a de nouveau demandé le nom de l’hôtel, en plus de demander le nombre de soumissions reçues et le classement de sa propre soumission. Le 19 février 2020, le plaignant a de nouveau demandé au MDN de lui divulguer le nom de l’hôtel, en plus de l’informer du fait que son avocat lui avait dit qu’il avait droit à ce type de renseignement pour toutes les soumissions publiques. Le 21 février 2020, le MDN a fourni le nom de l’hôtel et le nombre de soumissions reçues dans le cadre de la DP.

11. Le 25 février 2020, le plaignant a déposé sa plainte au BOA. Le 11 mars 2020, le BOA a informé le MDN et le plaignant du fait qu’un examen officiel de la plainte serait effectué.

Analyse des questions et constatations

Question 1 : Le Ministère de la Défense Nationale a-t-il attribué à tort le contrat au soumissionnaire retenu en raison de l’interprétation erronée d’un critère obligatoire de l’invitation à soumissionner?

12. Le plaignant a indiqué que le critère technique obligatoire CTO 1 exigeait que l’hôtel proposé soit [traduction] « … situé à moins de 1 500 mètres de la Cathédrale de Cologne (Kölner Dom) et à l’ouest de la rivière Rhein », mais que l’outil de mesure de Google Maps indiquait que l’hôtel proposé par le soumissionnaire retenu était situé à 2 300 mètres de distance. Le plaignant a déclaré que, lorsqu’il a porté cette question à l’attention du MDN, le MDN a répondu que la mesure était fondée sur la distance aérienne. Le plaignant soutenait que, s’il avait su que la distance était mesurée en fonction de cette méthode, il aurait été en mesure de proposer des tarifs très concurrentiels, puisque les tarifs des hôtels situés à l’extérieur du secteur historique entourant la cathédrale de Cologne sont bien meilleur marché.

13. Dans sa réponse au BOA, le MDN a indiqué que cet aspect a été évalué équitablement pour toutes les soumissions, soit en traçant une ligne droite à partir de la cathédrale de Cologne. Le MDN a affirmé qu’il utilise toujours cette méthode pour mesurer la distance dans le cadre de ce type d’exigence, car il s’agit de la méthode la plus exacte; mesurer la distance en fonction des trajets routiers créerait de l’incertitude dans le processus d’évaluation. Par exemple, il pourrait y avoir des différences entre la distance à pied et la distance en voiture, ou encore des différences selon le trajet. Le MDN a indiqué que le soumissionnaire retenu a fourni une capture d’écran de Google Maps montrant que l’hôtel proposé se trouvait à une distance conforme au CTO 1, ce que l’équipe d’évaluation a confirmé durant la période d’évaluation. Le MDN a prétendu que, si le plaignant avait des préoccupations ou des questions au sujet de la méthodologie employée pour le CTO 1, il aurait dû demander des clarifications durant la période de soumission, ce qu’il n’a pas fait.

14. La Politique sur les marchés du Conseil du Trésor (PMCT) est la politique faisant autorité pour la passation de marchés avec le gouvernement et s’applique aux ministères et aux organismes fédéraux, à peu d’exceptions. Elle renferme des exigences et renvoie aux règlements, politiques et exigences applicables à la soumission d’offres et à l’attribution de contrats. Il incombe aux ministères et aux organismes, y compris le MDN, de respecter la PMCT pour s’assurer que la passation de marchés et les activités d’approvisionnement se font correctement. L’article 10.7.27 de la PMCT porte sur la façon dont les critères d’évaluation doivent être présentés et utilisés au moment de demander des soumissions :

  • On devrait faire connaître aux entreprises qui présentent des propositions les critères d’évaluation et l’importance accordée à chacun d’eux. […] Les autorités judiciaires ont établi que ces facteurs ainsi que leur importance relative doivent être fixés au préalable et appliqués avec rigueur. Ils doivent être inclus dans l’appel d’offre au même titre que les exigences à satisfaire. […] Il est essentiel de faire preuve d’équité envers tous les soumissionnaires et d’une grande transparence dans le processus de sélection.

15. La DP que le MDN a envoyée aux 3 fournisseurs le 21 novembre 2019 indique ce qui suit au sujet de la sélection de la soumission :

  • [Traduction]
  • 4.2 Méthode de sélection
  • Une soumission doit respecter toutes les exigences de la demande de soumissions pour être déclarée recevable. La soumission recevable avec le prix évalué le plus bas sera recommandée pour attribution d’un contrat.

16. La DP comporte 4 références à la distance, dont 3 se rapportent à l’évaluation des soumissions :

  • [Traduction]
  • 4.1.1.1 Critères techniques obligatoires
    CTO 1 L’hôtel doit être situé à moins de 1 500 mètres de la Cathédrale de Cologne (Kölner Dom) et à l’ouest de la rivière Rhein.
    CTO 2 Toutes les réservations doivent être situées dans le même hôtel.
    CTO 3 Les salles de conférence doivent être situées sur place.
  • 4.2 Méthode de sélection
  • Afin de tenir compte de la valeur de la localisation du contingent des FAC à Cologne (Allemagne), le calcul suivant s’appliquera aux offres d’hébergement, aux fins d’évaluation seulement, pour établir le prix évalué le plus bas :
    • Le tarif de tout hôtel situé à 1 000 mètres ou moins de la Cathédrale de Cologne sera réduit de 5 %.
    • Le tarif de tout hôtel situé à 500 mètres ou moins de la Cathédrale de Cologne sera réduit de 10 %.

17. La référence restante figurait dans l’énoncé des travaux et était liée aux commodités de l’hôtel :

  • [Traduction]
  • 2.2.5.3 Au moins trois (3) restaurants ou cafés devraient se trouver à distance de marche (500 mètres) de l’hôtel.

Analyse de la question 1

18. Bien que le MDN ait soutenu que la méthode « de la ligne droite » est la méthode utilisée pour mesurer la distance, la DP ne comportait ni ces mots ni une mention de la méthodologie. Le MDN a déclaré qu’il ajoute maintenant un langage plus précis dans ses demandes et qu’il confirme que l’évaluation de la distance est fondée sur les mesures prises par les méthodes « de la ligne droite » et « à vol d’oiseau ». Le plaignant a fourni un exemple d’une DP du MDN datée de 2 mois après la DP en cause, du 31 janvier 2020, dans laquelle l’énoncé des travaux précise :

  • [Traduction]
  • L’entrepreneur doit s’assurer que les installations doivent être situées à moins de 1 500 mètres, à vol d’oiseau, de la Cathédrale de Cologne (Kölner Dom) et à l’ouest de la rivière Rhein, au nord de Richard-Wagner-Str., Pilgrim, Hahnerstr et Cacilien Str (route étendue menant à l’ouest à partir de Deuzter Brücke) et au sud d’Eberplatz. [c’est nous qui soulignons]

19. Indépendamment du libellé utilisé par le MDN dans les DP subséquentes relativement à l’évaluation de la distance, le BOA doit limiter cet examen à la DP à l’étude dont la méthode de mesure n’a été précisée ni dans la grille d’évaluation ni dans l’énoncé des travaux. Dans ce cas, la DP n’indique aucunement que la méthode « à vol d’oiseau » devait être utilisée au lieu de la croyance du plaignant selon laquelle il aurait fallu utiliser une mesure de la « distance de marche » ou de la « distance de conduite ».

20. Que ni l’un ni l’autre n’ont été spécifiés veut dire que ni l’un ni l’autre n’ont été explicitement exclus et le BOA considère que les méthodes « de la ligne droite » ou « à vol d’oiseau » du MDN sont aussi raisonnables que les méthodes « à pied » ou « en voiture » du plaignant. Le BOA n’estime pas que l’une ou l’autre des méthodes soit plus ou moins commune dans ces circonstances et, par conséquent, qu’on ne peut pas déterminer une interprétation par défaut de la façon dont la distance de « … 1 500 mètres… » mentionnée devait être mesurée.

21. Le BOA souligne que les ministères et les soumissionnaires ont tous deux des responsabilités en ce qui a trait à la clarté des critères d’évaluation. Il incombe au ministère de s’assurer que les critères sont clairs et qu’ils permettent une évaluation transparente. De plus, la jurisprudence du Tribunal canadien du commerce extérieur (TCCE), un organisme d’examen des marchés publics qui, entre autres fonctions, entend les plaintes concernant les possibilités offertes par le gouvernement fédéral dans le cadre d’accords commerciaux, déclare qu’il incombe aux soumissionnaires de demander des éclaircissements sur les questions considérées comme ambiguës ou incertaines.Footnote 1

22. Les ministères doivent s’assurer que tout le document d’approvisionnement est sans équivoque. L’utilisation de modalités préétablies, comme celles qui sont énoncées dans le Guide des clauses et conditions uniformisées d’achat (CCUA) de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC), aide à atténuer toute incertitude quant à l’esquisse de contrat de base de la DP et à tout contrat subséquent. En ce qui concerne les exigences techniques habituellement rédigées par le ministère client et consignées dans un énoncé des travaux, les ambiguïtés doivent être éliminées pour fournir : a) une description claire de l’exigence opérationnelle à satisfaire aux soumissionnaires; b) un processus d’évaluation objectif, solide et défendable aux évaluateurs. En plus d’éventuelles plaintes auprès du BOA ou du TCCE, le manque de clarté peut également avoir pour effet d’exclure les propositions qui auraient été gagnantes si l’exigence avait été mieux définie.

23. Les soumissionnaires doivent consacrer des ressources à la préparation des soumissions, et, pour cette raison, les critères d’évaluation devraient être clairs et sans équivoque afin que les soumissionnaires puissent présenter leur meilleure soumission. Comme il a été démontré dans ce cas, l’ambiguïté quant à la méthode à utiliser pour évaluer la distance a probablement amené le plaignant à ne pas présenter sa soumission la plus concurrentielle.

24. Le plaignant a déclaré qu’il aurait proposé un prix très compétitif s’il avait su que les hôtels situés à l’extérieur de l’arrondissement historique de Cologne auraient satisfait au critère CTO 1. Il est donc possible que le MDN se soit privé d’une soumission conforme aux normes techniques qui aurait pu être moins coûteuse que la proposition retenue.

25. La DP contennait une clause de [traduction] « demandes de renseignements » indiquant que les soumissionnaires avaient jusqu’à 5 jours civils avant la clôture des soumissions pour poser des questions au sujet de la DP. Selon le MDN, le plaignant n’a posé aucune question. Dans sa plainte, le plaignant a déclaré qu’il aurait proposé un autre hôtel s’il avait su que la méthode « à vol d’oiseau » serait utilisée. Il est clair que la façon dont les distances devaient être mesurées était un facteur important dans la préparation des propositions par les soumissionnaires. On ignore toutefois pourquoi le plaignant n’a pas demandé de précisions au MDN au sujet de ce critère de la DP avant de présenter sa soumission.

26. Étant donné que le plaignant n’a pas précisé quelle méthode de mesure était envisagée par [traduction] « … à moins de 1 500 mètres de la Cathédrale de Cologne », il a présenté une soumission fondée sur son hypothèse apparente selon laquelle la distance indiquée était soit la distance à pied soit la distance en voiture. Comme l’a déclaré le TCCE, en règle générale, les soumissionnaires ne doivent pas avancer des hypothèses ni faire de suppositions.Footnote 2 La conséquence de cette démarche est exposée dans le cas présent où le plaignant prétend que sa soumission aurait été plus concurrentielle s’il avait eu connaissance de la méthode de mesure de la distance, parce que les hôtels situés à l’extérieur de l’arrondissement historique sont beaucoup moins dispendieux.

27. Le BOA est d’accord avec la déclaration du MDN selon laquelle il a évalué toutes les propositions de façon uniforme en utilisant la même méthode de mesure. La soumission retenue comprenait des déclarations et une carte visant à démontrer comment l’hôtel proposé se trouvait à moins de 1 500 mètres au moyen de la méthode « à vol d’oiseau ». En utilisant la méthode « à vol d’oiseau », le MDN a permis au plus grand nombre d’hôtels de satisfaire aux critères obligatoires et n’a pas constaté de non-respect du CTO 1.

28. Le BOA a également examiné cette question du point de vue d’un soumissionnaire fictif qui a utilisé la méthode « à vol d’oiseau », mais qui a été disqualifié parce qu’il a dépassé la distance précisée. Dans les mêmes circonstances que la DP en cause, c’est-à-dire que si la méthode de mesure n’était pas précisée, un ministère ne pourrait appuyer la décision d’exclure une telle offre sans avoir à ajouter « à distance de marche » ou « à distance de conduite » au critère. Toute disqualification d’un soumissionnaire fondée sur des critères non divulgués serait incompatible avec les exigences de l’article 10.7.27 de la PMCT en ne respectant pas de façon rigoureuse les facteurs d’évaluation de la DP.

29. La DP incorporait les Instructions uniformisées 2003 des CCUA (19-03-04) qui stipulent notamment que les ministères « [peuvent] sans toutefois y être obligé […] demander des précisions ou vérifier l’exactitude de certains renseignements ou de tous les renseignements fournis par les soumissionnaires relatifs à la demande de soumissions ». La Cour suprême du Canada a déclaré, dans Double N Earthmovers Ltd. c. Edmonton (Ville), que l’acheteur a la possibilité, mais non l’obligation, d’enquêter sur les déclarations faites par les soumissionnaires, étant donné que, en présentant une soumission, les soumissionnaires sont légalement tenus de se conformer à la soumission si elle est acceptée. Bien qu’il ne soit pas nécessaire de le faire, le MDN affirme que ses évaluateurs ont vérifié que l’emplacement de l’hôtel du soumissionnaire retenu se situait à moins de « 1 500 mètres » et qu’il satisfaisait donc au CTO 1.

30. Le MDN a conclu que l’hôtel du plaignant répondait au CTO 1, et l’évaluation financière reflètait avec précision les rabais énumérés pour la proximité de la Cathédrale des 2 soumissions conformes. Rien dans les renseignements fournis au BOA par l’une ou l’autre partie n’indiquait que le contrat n’avait pas été attribué conformément à la DP.

Constatation – Question 1

31. Le BOA estime que le MDN n’a pas attribué à tort le contrat au soumissionnaire retenu en se fondant sur une interprétation erronée de l’un des critères obligatoires de l’invitation à soumissioner. Toutes les soumissions ont été évaluées de façon uniforme, conformément à la DP, en utilisant la même méthode d’évaluation de la distance, et aucun cas de non-respect du CTO 1 n’a été constaté.

32. Toutefois, le MDN aurait dû fournir des critères d’évaluation clairs et sans équivoque quant à la mesure de la distance de la Cathédrale de Cologne (Kölner Dom). Cette lacune aurait pu être corrigée si l’un des soumissionnaires avait demandé des précisions, mais aucun d’entre eux ne l’a fait. Par conséquent, les soumissions reflétaient les hypothèses des soumissionnaires concernant la méthode de mesure, laissant le plaignant en deuxième place.

Question 2 : Le Ministère de la Défense Nationale était-il tenu de fournir au plaignant une explication et de divulguer les caractéristiques clés de la soumission retenue?

33. Le plaignant a soutenu que la DP indiquait qu’il avait droit à une explication et que l’explication devait inclure les résultats de la demande de soumissions ainsi que des renseignements tirés de la proposition du soumissionnaire retenu.

34. Dans sa réponse au BOA, le MDN a déclaré :

  • [Traduction]
  • Conformément aux renseignements contenus dans le Guide des approvisionnements de SPAC et figurant sur le site Web de demandes de soumissions par voie électronique du gouvernement – achatsetventes.gc.ca – les renseignements à fournir dans une explication sont ceux que le MDN a fournis dans sa « lettre de refus » au plaignant :
    • Nom de l’entreprise des soumissionnaires, offrants ou fournisseurs retenus et non retenus
    • Conformes et non conformes
    • Prix total évalué du soumissionnaire, offrant ou fournisseur retenu
    • Note totale
  • En réponse à la demande initiale du plaignant, le MDN a informé le plaignant qu’il pouvait demander une explication pour discuter de sa propre proposition, mais, s’il n’était pas satisfait, le plaignant pouvait communiquer avec le BOA ou présenter une demande d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels par l’intermédiaire du Secrétariat du Conseil du Trésor.
  • Par la suite, l’autorité contractante a reçu des renseignements sur la pratique générale d’une autre section des contrats du MDN : si une entreprise demandait des renseignements qui pourraient être diffusés en réponse à une demande d’accès à l’information, il était préférable de fournir ces renseignements, c’est-à-dire que le MDN pouvait fournir le nom de l’hôtel si on le lui demandait.
  • Après avoir été contacté par le plaignant 2 fois de plus, les 12 et 19 février 2020, le MDN a fourni au plaignant le nom de l’hôtel et le nombre de soumissionnaires le 21 février 2020.

35. La PMCT contient ce qui suit :

  1. 10.8.21 Explications
  2. On devrait fournir des explications aux soumissionnaires non choisis qui le demandent. Les explications devraient en principe comprendre une description des facteurs et critères utilisés dans l’évaluation, et on doit respecter le droit de chaque soumissionnaire au caractère confidentiel de tel ou tel renseignement. [c’est nous qui soulignons]

36. La DP traitait également les explications, mais sans indiquer quels renseignements seraient fournis :

  1. [Traduction]
  2. 1.2 Explications
  3. Les soumissionnaires peuvent demander une explication des résultats du processus de demande de soumissions. Les soumissionnaires devraient faire la demande à l’autorité contractante dans les 15 jours civils suivant la réception des résultats du processus de demande de soumissions. L’explication peut être fournie par écrit, par téléphone ou en personne.

37. Dans sa réponse au BOA, le MDN a fait référence au Guide des approvisionnements de SPAC et indiqué qu’il croyait que ses lettres « de refus » au plaignant et à l’autre soumissionnaire non retenu fournissaient les renseignements dont la publication est autorisée par le Guide des approvisionnements. Toutefois, dans ce cas, le Guide des approvisionnements n’a pas été mentionné dans la DP et, bien qu’il fournisse une orientation générale sur les processus de passation des marchés du gouvernement, il ne peut être considéré comme une « règle » que le MDN était tenu de respecter. Pour ce qui est des règles qui régissent le présent approvisionnement, le BOA a examiné la PMCT et le contenu de la DP elle-même.

Analyse de la question 2

38. Selon la PMCT, le MDN « devrait » fournir aux soumissionnaires non retenus une explication, c’est-à-dire, bien que cette pratique soit encouragée, il n’est pas obligatoire pour les ministères de fournir des explications. Toutefois, dans ce cas, la DP du MDN comportait une section intitulée [traduction] « Explications » qui précisait que les « soumissionnaires peuvent demander une explication des résultats du processus de demande de soumissions ». Bien que le libellé de cette section ne crée pas en soi l’obligation expresse pour le MDN de fournir une explication, il donne certainement lieu à l’attente que, si une explication est demandée, elle sera fournie.

39. Le MDN a annoncé les résultats de l’invitation à soumissionner le 3 décembre 2019, lorsqu’il a envoyé sa « lettre de refus » par courriel au plaignant et au troisième soumissionnaire. Dans le courriel adressé au plaignant, le MDN a fourni les renseignements suivants :

  1. Fait que le plaignant a satisfait à toutes les exigences obligatoires, mais que sa proposition n’était pas la proposition conforme au prix le plus bas par point
  2. Nom du fournisseur retenu
  3. Valeur du contrat
  4. Explication que [traduction] « [s]i vous avez des questions ou des préoccupations concernant l’invitation à soumissionner, vous pouvez vous adresser au Ministère ou au Bureau de l’ombudsman de l’approvisionnement… »

40. Le BOA souligne qu’il y a une erreur dans cette lettre : le marché n’a pas été attribué selon le principe du « prix le plus bas par point », mais selon le principe de la « soumission la plus basse qui satisfait aux exigences ». Toutefois, cette erreur semble n’être qu’une simple erreur d’écriture, car elle n’a été relevée par aucune des parties dans une correspondance subséquente, et elle n’a pas fait partie des allégations présentées par le plaignant au BOA.

41. Après avoir été informé des résultats, le plaignant a communiqué avec le MDN et a demandé le nom de l’hôtel proposé par le soumissionnaire retenu. En réponse à la demande, le MDN a déclaré qu’il ne divulguerait pas ces renseignements et a offert de fournir au plaignant une explication pour discuter les détails de la soumission non retenue du plaignant. Le BOA souligne que le plaignant n’a répondu qu’après plus de 2 mois et qu’il n’a pas répondu à l’offre d’une explication, mais a demandé de nouveau le nom de l’hôtel ainsi que le nombre de soumissions reçues et son classement dans le cadre du concours.

42. En ce qui concerne le contenu des explications, la PMCT indique quels renseignements devraient être divulgués et met en garde contre les attentes en matière de caractère confidentiel du contenu des propositions des soumissionnaires. Par conséquent, les renseignements fournis au cours d’une explication ne devraient pas renfermer de renseignements commerciaux confidentiels liés aux autres soumissions. Par souci de transparence, et à titre de pratique exemplaire, le BOA croit que les ministères devraient divulguer les renseignements demandés par les soumissionnaires non retenus si ces mêmes renseignements seraient divulgués dans le cadre d’une demande d’accès à l’information. Lorsqu’il y a incertitude quant à la confidentialité de certains renseignements, l’autorité contractante devrait consulter le groupe de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) du ministère avant de les communiquer. Une autre considération importante concerne la rapidité avec laquelle les renseignements sont fournis. Dans ce cas, un délai s’est écoulé avant que le MDN ne communique les renseignements supplémentaires demandés. Il est également clair que les actions du MDN et du plaignant ont contribué à ce retard.

Constatation – Question 2

43. Bien que les explications devraient être fournies aux soumissionnaires non retenus sur demande en vertu de la PMCT, les ministères ne sont pas obligés de le faire. Dans ce cas, l’inclusion d’un libellé dans la DP invitant les soumissionnaires à demander une explication a accru les attentes qu’une explication serait fournie sur demande. Toutefois, le BOA estime que le MDN a fourni une explication dans son courriel de « refus » du 3 décembre 2019, qui a informé le plaignant : a) sa soumission répondait aux exigences techniques; b) son prix de soumission n’était pas le plus bas que le MDN avait reçu; c) la société qui a obtenu le contrat et son prix. Par la suite, le MDN a aussi divulgué le nom de l’hôtel le 21 février 2020. Le BOA conclut donc que le MDN a fourni au plaignant une explication adéquate.

44. Le BOA tient à souligner que la fonction principale d’une explication est d’offrir une transparence et un compte rendu des raisons pour lesquelles une soumission n’a pas été retenue, tout en respectant la nature confidentielle du contenu des soumissionnaires. On espère alors que le soumissionnaire non retenu prendra connaissance de cette information et sera mieux positionné pour remporter des possibilités concurrentielles à l’avenir.

Conclusion

45. Le BOA estime que le contrat en question a été attribué conformément à la méthode de sélection de la DP, c’est-à-dire au soumissionnaire conforme ayant le prix évalué le plus bas. Bien que les critères d’évaluation dans la DP concernant la méthode d’évaluation de la distance auraient dû être présentés plus clairement, en ne demandant pas de précisions et en se fondant sur ses hypothèses, le plaignant a limité sa propre soumission à des hôtels plus dispendieux et s’est placé en situation désavantageuse par rapport à la proposition retenue.

46. Le BOA estime également que le MDN a fourni au plaignant une explication adéquate de sa propre proposition et de celle du fournisseur retenu. Bien que le BOA aurait aimé avoir vu les renseignements fournis au plaignant en temps opportun, le plaignant a attendu plus de 2 mois pour répondre après que le MDN a offert une explication plus détaillée de la proposition du plaignant.

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