Examen des pratiques d’approvisionnement de la Gendarmerie royale du Canada

Critères obligatoires

Les critères d’évaluation obligatoires étaient clairement communiqués, n’étaient pas inutilement restrictifs et correspondaient au besoin dans la plupart des dossiers examinés.

17. Les critères obligatoires définissent les exigences minimales pour qu’une soumission soit prise en considération. Ils permettent à l’équipe d’évaluation d’éliminer les soumissionnaires qui n’ont pas les compétences et les capacités minimales nécessaires pour exécuter les travaux. En règle générale, le nombre de critères obligatoires devrait être réduit aux composantes essentielles pour répondre aux besoins opérationnels afin de favoriser la réception de soumissions recevables. L’échantillon comprenait 19 dossiers dont les demandes de soumissions comportaient des critères d’évaluation obligatoires. Dans tous les dossiers, les critères correspondaient aux besoins et à la bonne exécution des travaux et, dans tous les dossiers sauf un, ils étaient communiqués de manière claire, mesurable et tangible. Dans ce dossier, les critères obligatoires impliquaient une évaluation subjective par les évaluateurs pour déterminer si un soumissionnaire avait suffisamment d’expérience en matière de « modèles de maintien de l’ordre » ou de « consultation communautaire ». Le BOA a également noté qu’aucun des deux termes n’avait été défini dans la demande de soumissions. À cette exception près, dans l’ensemble, les critères obligatoires étaient fondés sur les spécifications techniques des biens à acquérir ou sur les qualifications des ressources proposées pour les contrats de services, qui pouvaient être évaluées sur une base acceptation/rejet.

18. Dans 17 des 19 dossiers examinés, les critères obligatoires n’étaient pas excessivement restrictifs et ne favorisaient ni ne pénalisaient inutilement un soumissionnaire en particulier. Dans 2 dossiers, cependant, comme décrit ci-dessous, les critères obligatoires semblaient donner la préférence au fournisseur titulaire. De par leur nature, les critères obligatoires sont restrictifs. Toutefois, des critères excessivement restrictifs peuvent menacer l’équité du processus d’approvisionnement en favorisant ou en pénalisant certains soumissionnaires.

1. Dans 2 dossiers, la GRC a lancé des demandes de soumissions pour des services d’experts-conseils dans le cadre de l’arrangement en matière d’approvisionnement de Services professionnels en informatique centrés sur les tâches (SPICT). Dans chacun des cas, il existait déjà un fournisseur titulaire. Dans le cadre des 2 demandes de soumissions, pour être jugé recevable, un soumissionnaire devait satisfaire à 6 critères obligatoires et obtenir un score minimum pour une série de critères cotés. Par exemple, dans 1 de ces demandes de soumissions, les critères obligatoires indiquaient que la ressource proposée :
   • Doit posséder un minimum de 2 ans d’expérience au cours des 5 dernières années dans la direction de groupes de travail collaboratifs au sein d’unités multidisciplinaires dans un ministère du gouvernement fédéral du Canada.
   • Doit posséder un minimum de 5 ans d’expérience acquise au cours des 10 dernières années dans le rôle de gestionnaire de projet ou de conseiller stratégique responsable d’au moins 2 mises en œuvre de produits génériques de la collectivité de la technologie de l’information (PGTI) dans un grand ministère du gouvernement du Canada comptant plus de 50 % d’employés à l’extérieur de la région de la capitale nationale.
   • Doit posséder au minimum de l’expérience avérée dans un projet au cours des trois dernières années portant sur la mise en œuvre d’un mandat à l’échelle du gouvernement du Canada du point de vue d’un organisme central.
   • Doit posséder un minimum de 5 ans d’expérience au cours des 10 dernières années dans la préparation d’analyses de rentabilisation et d’estimations budgétaires pour la haute direction.
   • Doit posséder un minimum de 2 ans d’expérience au cours des 5 dernières années dans le travail avec des services de dotation en ressources humaines et de classification au sein d’un grand ministère du gouvernement du Canada comptant plus de 50 % d’employés à l’extérieur de la région de la capitale nationale.

Pris individuellement, ces critères obligatoires n’étaient pas excessivement restrictifs; cependant, pris collectivement, il aurait été très improbable qu’un soumissionnaire autre que le fournisseur titulaire puisse satisfaire à tous les critères obligatoires. Dans les 2 cas, le fournisseur titulaire s’est servi de son expérience des projets de la GRC pour répondre aux critères obligatoires. Finalement, dans chaque demande de soumission, la seule soumission reçue a été celle du fournisseur titulaire, qui a remporté chacun des marchés.

Critères cotés

Lorsque des critères cotés ont été utilisés dans les demandes de soumissions, ceux-ci étaient communiqués de manière claire, correspondaient au besoin et n’étaient pas excessivement restrictifs.

19. L’article 10.7.25 de la PMCT stipule que « les critères en question devraient définir exactement tous les aspects du rendement qui sont essentiels au succès du projet et ils devraient permettre de mesurer à la fois la compétence de l’entreprise et la valeur de sa méthode technique ». Les conclusions présentées ci-dessous concernent les 7 dossiers qui contenaient des critères cotés.

20. Dans 6 dossiers, les critères cotés n’étaient pas excessivement restrictifs. Le dossier restant était l’un des 2 dossiers qui contenaient également des critères obligatoires excessivement restrictifs, comme il est décrit au paragraphe 18 ci-dessus. Pour ce dossier, conformément aux critères de cotation par points, un soumissionnaire devait démontrer que la ressource proposée avait :

• De l’expérience dans le développement d’un certain système de rapport d’aide à la décision au cours des 10 dernières années pour un organisme plurigouvernemental (municipal, provincial, fédéral),
• De l’expérience dans le développement d’un certain système de rapport d’aide à la décision pour les utilisateurs des forces de l’ordre (les points étaient basés sur le nombre d’années d’expérience).

Tout comme l’observation précédente concernant les critères obligatoires excessivement restrictifs, ces critères cotés ne sont peut-être pas excessivement restrictifs pris individuellement, mais lorsqu’ils sont pris collectivement, et associés aux critères obligatoires, il aurait été très improbable qu’un soumissionnaire autre que le fournisseur titulaire soit jugé recevable. Le fournisseur titulaire est parvenu à obtenir tous les points pour les critères cotés grâce à son expérience de projet acquise auprès de la GRC au cours des 13 années précédentes.

21. Dans 6 dossiers, les critères cotés et les méthodes de notation de ces critères étaient clairement indiqués dans le document de demande de soumissions. Dans le dossier restant, nous avons constaté des incohérences entre les critères et les descriptions de la manière dont les points seraient attribués.

1. Pour ce dossier précité, un processus de demande de soumissions émis dans le cadre de l’arrangement en matière d’approvisionnement en vertu de services professionnels centrés sur les tâches et les solutions (SPTS), a dû être exécuté deux fois, le premier processus n’ayant pas permis d’aboutir à l’attribution d’un contrat. La première demande de soumissions émise comprenait 5 critères cotés. L’un des critères portait sur l’« expérience de la police rurale canadienne » [traduction]; toutefois, le tableau d’attribution des points associé indiquait que des points seraient accordés pour la connaissance de sujets connexes plutôt que pour l’expérience de la police rurale canadienne. Un autre critère portait sur une « connaissance avérée de la démographie et des tendances canadiennes » [traduction]. Pour ce critère, les points devaient être attribués à l’expérience plutôt qu’aux connaissances dans ces domaines. Dans le cadre de la réexécution de la demande de soumission, les critères cotés ont été révisés et le nombre de critères a été réduit de 5 à 3. Des efforts ont été faits pour reformuler et clarifier les critères cotés dans la 2e demande de soumissions; cependant, des incohérences entre la formulation de ces critères et les descriptions d’attribution des points sont restées. Par exemple, le premier critère intitulé « Expérience de la police rurale canadienne » [traduction] a été modifié pour indiquer que des points seraient attribués pour les connaissances ou l’expérience. Le titre du deuxième critère coté a été modifié et est devenu « Connaissances avérées de la démographie canadienne »[traduction]; toutefois, l’attribution des points continuait d’indiquer que les points seraient attribués pour l’expérience plutôt que pour les connaissances de la démographie canadienne.

22. Dans 5 dossiers, les facteurs de pondération reflétaient l’importance relative des critères et correspondaient au besoin. Dans les 2 autres dossiers, tel qu’il est décrit ci-dessous, la méthode d’attribution des points combinée aux exigences de notation minimale figurant dans la demande de soumissions a débouché sur des critères cotés qui ne reflétaient pas leur importance relative ou qui ne correspondaient pas au besoin. Ces 2 demandes de soumissions ont été émises dans le cadre de l’arrangement en matière d’approvisionnement des SPICT.

1. Dans 1 dossier, une demande de soumissions pour des services d’expert-conseil en processus opérationnels comprenait 3 critères cotés avec une valeur potentielle de 10 points chacun, pour un score maximum potentiel de 30 points. Le score minimum a été fixé à 21/30 (70 %). Toute soumission recevant un score inférieur au minimum serait considérée comme non recevable. L’un des critères était l’expérience d’un logiciel particulier. Pour ce critère, les soumissions pouvaient obtenir 10 points ou 0 point, selon que la soumission démontrait ou non que la ressource proposée possédait l’expérience correspondante. Dans les faits, cette méthode de notation a transformé ce critère coté en un critère obligatoire, car le fait de ne pas avoir d’expérience avec le logiciel entraînerait la non-recevabilité de la soumission.
2. Dans 1 dossier, une demande de soumissions pour des services de conseiller d’affaires qui comprenait également 6 critères obligatoires, les soumissionnaires devaient obtenir un score minimum de 64/80 (80 %) pour 4 critères cotés. L’un de ces critères était l’expérience de travail au sein de ministères du gouvernement fédéral du Canada. Ce critère coté constituait, en réalité, un autre critère obligatoire d’après la façon dont les points étaient pondérés. Chaque soumissionnaire devait démontrer que la ressource proposée possédait un minimum de neuf ans d’expérience de travail avec des ministères du gouvernement fédéral du Canada. Si tel n’était pas le cas, il lui était impossible d’atteindre le seuil minimal de 80 %, quels que soient ses scores sur les autres critères cotés. Le soumissionnaire retenu, qui s’est avéré être le fournisseur titulaire, le seul à avoir soumissionné, a pu satisfaire à cette exigence de 9 ans d’expérience en raison de ses 10 ans d’expérience de travail au sein de la GRC et d’autres ministères fédéraux.

Méthode de sélection

À part les exceptions indiquées ci-dessous, dans la majorité des dossiers examinés, la méthode de sélection communiquait clairement la manière dont le marché serait attribué et reflétait la complexité du besoin.

23. L’examen par le BOA des méthodes de sélection a porté sur 34 dossiers. Il a exclu 5 dossiers qui concernaient des commandes subséquentes à des offres à commandes. Les demandes de soumissions manquaient dans 3 des 34 dossiers. Pour ces 3 dossiers, la documentation était insuffisante pour faire la preuve que la méthode de sélection avait été clairement communiquée et correspondait au besoin.

24. Dans les 31 autres dossiers concernés qui incluaient les demandes de soumissions, la méthode de sélection publiée dans le document de demande de soumissions correspondait au besoin. Par ailleurs, dans tous ces cas, la GRC a utilisé des méthodes de sélection courantes telles que la soumission recevable la plus basse (avec ou sans critères techniques obligatoires) ou la note combinée la plus élevée pour le mérite technique et le prix pour choisir le soumissionnaire retenu.

25. Dans 28 des 31 dossiers, la méthode de sélection (c.-à-d. la base de sélection) a été clairement communiquée dans le document de demande de soumissions. Dans 2 dossiers, la demande de soumissions indiquait que le marché serait attribué au soumissionnaire recevable ayant le prix évalué le plus bas; cependant, nous avons constaté une ambiguïté quant aux critères retenus pour être considéré comme un soumissionnaire recevable. Dans 1 dossier, la base de sélection indiquée dans le document de demande de soumissions différait de la méthode de sélection utilisée par les évaluateurs. Voici des exemples de ces exceptions :

1. Dans 1 dossier, concernant l’acquisition de munitions pour champs de tir, la demande de soumissions indiquait qu’« [une] offre doit être conforme aux exigences de l’appel d’offres et satisfaire à tous les critères techniques obligatoires pour être déclarée recevable » [traduction] et que l’« offre recevable présentant le prix évalué le plus bas sera recommandée pour l’attribution d’un marché (un seul marché) »[traduction]. Elle indiquait également que « [l]a livraison doit être effectuée avant le 31 mars 2019 après acceptation de tous les documents applicables [...]. En cas d’impossibilité pour le soumissionnaire de livrer la totalité de la quantité ferme avant le 31 mars 2019, le soumissionnaire doit compléter le tableau ci-dessous [...] »[traduction]. L’utilisation du mot « doit » impliquait que la date de livraison était un critère obligatoire, cependant, la phrase suivante indiquait que les offres qui ne respectaient pas la date de livraison seraient tout de même considérées. Aucun autre critère technique obligatoire n’était indiqué dans la demande de soumissions.
2. Dans 1 dossier, concernant des services d’architecture et d’ingénierie, la base de sélection indiquait que la soumission recevable ayant la meilleure note combinée pour le mérite technique et le prix serait recommandée pour l’attribution d’un marché. Cependant, le guide d’évaluation des soumissions fourni aux évaluateurs ajoutait un critère supplémentaire qui n’avait pas été divulgué aux soumissionnaires. Ce critère non divulgué stipulait que toute soumission dont les propositions de prix étaient supérieures de plus de 25 % à la moyenne serait considérée comme non recevable et ne serait pas prise en compte. Dans ce cas, le critère supplémentaire n’a entraîné l’élimination d’aucune soumission. Toutefois, les documents de demande de soumissions doivent inclure tous les critères d’évaluation qui seront utilisés pour évaluer les soumissions et être strictement respectés. L’utilisation de ce critère non divulgué a violé l’exigence de transparence et menacé l’équité de cette procédure de passation de marché.

26. La surveillance exercée par la fonction de Contrôle de la qualité des contrats (CQC) de la GRC a contribué aux résultats positifs globaux observés dans le cadre de ce SI. Les examens du CQC sont effectués avant l’émission d’une demande de soumissions pour des services d’une valeur supérieure à 100 000 $ et des biens d’une valeur supérieure à 26 400 $, à l’exception de ceux émis dans le cadre d’une offre à commandes ou d’un arrangement en matière d’approvisionnement^{Note de bas de page 1}. L’objectif déclaré de la fonction de CQC est de « veiller à ce que les activités d’approvisionnement et de passation de marchés de la GRC soient menées conformément aux lois, politiques et procédures applicables »[traduction]. Comme le montrent les exemples fournis dans les paragraphes ci-dessus, les problèmes qui ont été repérés au niveau des critères d’évaluation technique étaient souvent associés à des demandes de soumissions émises dans le cadre d’un arrangement en matière d’approvisionnement et n’ont pas été soumis à l’examen du CQC.

Documents d’orientation

La GRC a mis en place des orientations pour favoriser des approvisionnements équitables, ouverts et transparents.

30. La sous-direction des Acquisitions, matériel et gestion des actifs et des contrats de la GRC est chargée de l’élaboration de politiques et de procédures nationales pour les approvisionnements et la passation de marché de la GRC, de la fourniture de conseils sur les marchés et les acquisitions et, entre autres responsabilités, de mettre en œuvre des fonctions d’assurance de la qualité pour les approvisionnements et les marchés à l’échelle nationale. La direction générale tient une page GCpédia^{Note de bas de page 2} où les principaux documents d’orientation sont mis à jour régulièrement et sont facilement accessibles aux employés de la GRC et aux autres employés de la fonction publique. Dans sa trousse d’outils pour les agents d’approvisionnement et de passation de marchés, la GRC publie des avis de demande de soumissions, des renseignements généraux sur l’approvisionnement à l’intention des clients et des agents d’approvisionnement, des listes de contrôle de la qualité, des modèles de demande de soumissions, des renseignements sur son processus de contrôle et d’assurance de la qualité des marchés, le mandat de son Comité d’examen des marchés et d’autres conseils utiles pour appuyer le processus d’approvisionnement.

Documents de demande de soumissions

La plupart des demandes de soumissions contenaient des renseignements et des instructions clairs et complets nécessaires à la préparation d’une soumission conforme.

31. Dans 33 des 39 dossiers, les demandes de soumissions étaient claires et contenaient des renseignements et des instructions complets pour les soumissionnaires, favorisant la transparence du processus d’approvisionnement. Sur les 6 dossiers restants, 4 ne comportaient pas suffisamment de documentation pour démontrer que la demande de soumissions contenait une description claire du besoin. Dans 2 dossiers, on constatait des incohérences entre le besoin du marché et la description du besoin dans la demande de soumissions. Dans 1 de ces dossiers, le besoin a été modifié après l’émission de la demande de soumissions initiale, mais tous les soumissionnaires potentiels n’ont pas été informés de la révision du besoin. Dans le 2e dossier, comme décrit ci-dessous, les renseignements contenus dans la demande de soumissions peuvent avoir induit en erreur les soumissionnaires potentiels quant à l’étendue des travaux et à la valeur potentielle du marché résultant.

1. Dans 1 dossier, une demande de soumissions lancée pour des services d’enlèvement des déchets et du recyclage, l’estimation du volume de travail, c.-à-d. le nombre de fois par mois où les déchets et le recyclage devaient être ramassés, ne donnait pas une représentation exacte du besoin. Alors que la demande de soumissions décrivait clairement les lieux où les services seraient requis et les types de conteneurs à fournir par le fournisseur, les données volumétriques que les soumissionnaires ont reçues et ont dû utiliser pour préparer leurs propositions financières ont considérablement sous-estimé le volume réel de travail dans le cadre du marché. En utilisant ces estimations basses, le prix évalué de la soumission soumise par le fournisseur retenu était légèrement supérieur à 11 000 $; cependant, la valeur réelle du marché a été fixée à 425 000 $, un montant reflétant le besoin réel. Malgré le fait que la base de paiement de la demande de soumissions indiquait que les chiffres volumétriques correspondaient à une « utilisation estimée à des fins d’évaluation des coûts seulement et ne constituent pas une garantie ou un engagement de la part du Canada quant à la quantité ou au montant à utiliser dans le cadre du contrat »[traduction], rien dans la demande de soumissions n’indiquait aux soumissionnaires que ce contrat avait possiblement une valeur supérieure à 400 000 $. Les soumissionnaires auraient bénéficié d’une description plus claire des travaux pour lesquels ils soumissionnaient et d’autres soumissionnaires auraient pu soumettre des soumissions s’ils avaient connu le volume potentiel réel des travaux et la valeur de ce marché.

32. Dans 30 des 34 dossiers concernés, à l’exclusion de 5 dossiers de commandes subséquentes dans le cadre d’offres à commandes, les soumissionnaires ont disposé d’instructions claires pour soumettre leurs soumissions et poser des questions pendant la période de demande de soumissions. En ce qui concerne les dossiers dans lesquels ces instructions n’étaient pas présentes, dans un cas, le dossier comprenait un modèle de courriel avec les instructions appropriées, mais rien n’indiquait que le courriel avait été envoyé aux soumissionnaires potentiels; dans un autre cas, la demande de soumissions comprenait des instructions pour soumettre des soumissions, mais pas pour poser des questions pendant la période de demande de soumissions; et dans 2 cas, le dossier ne contenait pas la demande de soumissions ou tout autre document supplémentaire incluant des instructions aux soumissionnaires. Le fait de ne pas documenter les demandes de soumissions ou les instructions aux soumissionnaires est susceptible de compromettre la garantie d’une passation de marchés équitable, ouverte et transparente et la surveillance par la direction, la vérification interne et les certificateurs externes.

33. Il est important de s’assurer que les renseignements sont exacts et complets, car cela permet d’éliminer les ambiguïtés, les contradictions ou autres divergences dans les documents de demande de soumissions. Cela permet de s’assurer que les fournisseurs disposent des renseignements dont ils ont besoin pour préparer et présenter des soumissions conformes et de réduire le nombre de questions posées par les fournisseurs concernant de telles divergences. En retour, cela réduit l’effort nécessaire pour répondre à ces questions pendant la période de demande de soumissions.

Processus de demande de soumissions

Dans l’ensemble, la conception et l’exécution des processus de demande de soumissions ont favorisé un processus d’approvisionnement équitable, ouvert et transparent.

Processus d’évaluation des soumissions

Si la majeure partie des dossiers comportaient des instructions pour l’évaluation technique des soumissions, des méthodes incohérentes ont parfois été utilisées pour documenter les résultats des évaluations financières. En outre, un certain nombre de dossiers ont montré que le processus d’évaluation des soumissions différait de ce qui avait été indiqué dans la demande de soumissions.

41. Les exigences de la PMCT susmentionnées soulignent l’importance de disposer d’un processus bien planifié et documenté pour l’évaluation des soumissions. Pour la majeure partie des 19 dossiers examinés qui comprenaient une évaluation technique, le BOA a observé qu’un plan d’évaluation ou des instructions pour évaluer les soumissions avaient été fournis aux évaluateurs, que des grilles d’évaluation avaient été utilisées avec des critères correspondant à ceux trouvés dans le document de demande de soumissions et que le nombre et l’identité des évaluateurs avaient été documentés dans le dossier. Le BOA a également observé une bonne pratique notable dans certains dossiers : l’utilisation d’un formulaire de déclaration signé par les membres de l’équipe d’évaluation des soumissions reconnaissant leurs obligations et responsabilités pour protéger la confidentialité et l’intégrité du processus.

42. Pour 5 des 19 dossiers qui comprenaient une évaluation technique, une grille d’évaluation correspondant aux critères figurant dans la demande de soumissions n’était pas incluse dans le dossier. Dans 4 de ces dossiers, le nombre et l’identité des évaluateurs n’étaient pas non plus enregistrés dans le dossier. Par exemple :

1. Dans 2 dossiers, tous deux portant sur l’acquisition de composants uniformes, dans le cadre de la procédure de demande de soumissions, les soumissionnaires étaient tenus de soumettre des échantillons avant l’attribution du marché (AAM) sur la base de spécifications détaillées incluses dans la demande de soumissions. Aucun plan pour l’évaluation des échantillons AAM n’était documenté. D’après les résultats d’évaluation inclus dans les dossiers, il n’a pas été possible de déterminer si tous les échantillons AAM ont été évalués par rapport à l’ensemble des spécifications. Bien que les résultats de l’évaluation aient été signés par un responsable technique de niveau directeur, il n’est pas clair si cette personne a mené les évaluations seule ou si d’autres personnes y ont pris part. L’établissement de grilles d’évaluation remplies, comprenant les spécifications qui ont été évaluées et d’un registre des personnes ayant effectué les évaluations, aurait permis de montrer que les soumissions ont été évaluées de manière cohérente et que tous les soumissionnaires ont été traités de façon équitable.
2. Dans 1 dossier concernant des services d’architecture et d’ingénierie, la demande de soumissions comprenait 1 critère obligatoire et 7 critères cotés. Le document d’évaluation des soumissions (à savoir la grille) identifiait les membres de l’équipe d’évaluation des soumissions et les 7 critères cotés. Les instructions aux évaluateurs portaient sur la notation des soumissions par rapport aux critères cotés. Ni le document d’évaluation des soumissions ni les instructions aux soumissionnaires ne mentionnaient le critère obligatoire et aucun document dans le dossier ne montrait que les soumissions avaient été évaluées à l’aune de ce critère.

43. En ce qui concerne les évaluations financières des soumissions, le BOA a observé que plusieurs méthodes différentes ont été utilisées pour enregistrer les résultats. Les meilleures d’entre elles comportaient des tableaux ou des grilles d’évaluation signés par l’autorité contractante qui enregistraient les informations financières de chaque soumission, confirmaient si chaque soumission était jugée recevable ou non et établissaient le classement des soumissions recevables. Dans d’autres cas, un tableau ou une grille présentait les informations financières sur les soumissions reçues; cependant, il n’était pas toujours indiqué si chaque soumissions avait été jugée recevable et les résultats n’étaient pas signés par l’autorité contractante. Enfin, un certain nombre de dossiers ne comportaient pas de tableau ou de grille documentant les évaluations financières. Certains de ces dossiers avaient consigné les prix des soumissions dans un registre des soumissions, tandis que d’autres ne comprenaient aucune documentation sur l’évaluation financière.

44. Dans 26 des 34 dossiers examinés, à l’exclusion des 5 commandes subséquentes émises dans le cadre d’offres à commandes, les soumissions techniques et financières ont été évaluées conformément à l’approche prévue. Dans 4 dossiers, l’absence de documents clés, dont la demande de soumissions et les évaluations des soumissions, indique que ces dossiers n’ont pas pu apporter les preuves que les évaluations avaient bel et bien été effectuées selon l’approche prévue ou que le fournisseur retenu avait été sélectionné selon la méthode spécifiée dans la demande de soumissions. Dans les 4 autres dossiers, la documentation a montré que les procédures d’évaluation des soumissions appliquées différaient des procédures décrites dans le document de demande de soumissions. Par exemple :

1. Dans 1 dossier portant sur une demande de soumissions pour des services d’expert-conseil en processus opérationnels, un critère obligatoire stipulait qu’une preuve de qualification montrant que la ressource proposée possédait un diplôme en informatique ou dans un domaine connexe devait être incluse dans la soumission. La seule soumissions reçue, celle du fournisseur titulaire, n’incluait pas la preuve de qualification requise. Les instructions de la demande de soumissions étaient claires. « Au moment de la clôture des soumissions, la ressource proposée doit être en conformité avec les... critères obligatoires. Si la ressource proposée n’est pas en mesure de prouver qu’elle répond à chacune des... exigences obligatoires, la soumission sera considérée comme non recevable et écartée du processus » [traduction]. Après la clôture de la période de demandes de soumissions et le début de l’évaluation des soumissions, l’autorité contractante a contacté le fournisseur pour lui demander la preuve de qualification qui n’avait pas été incluse dans sa soumission. Si les autorités contractantes sont autorisées à demander des précisions sur certains aspects existants d’une proposition qui ne constituent pas une révision ou une modification substantielle de la proposition, elles ne sont toutefois pas autorisées à faciliter ou à encourager la modification d’une proposition présentant des défauts. Cette demande au soumissionnaire de fournir la preuve manquante était à ce titre exemplaire d’une pratique couramment appelée « modification de la soumission ». Bien qu’une copie de la preuve de qualification de la ressource ait été envoyée ce jour-là, la soumission aurait dû être jugée non recevable, car elle ne répondait pas au critère obligatoire lors de la clôture des soumissions.
2. Dans 1dossier, une demande de soumissions a été émis dans le cadre de l’arrangement en matière d’approvisionnement de SPTS pour des services professionnels sous le volet 2 - Expert(s)-conseil en analyse des besoins et en recherche. Lors de l’émission de demande de soumissions en vertu des SPTS, les ministères qui y recourent doivent se conformer à certaines règles. Par exemple, les SPTS requièrent que les ressources proposées soient évaluées par rapport à une « grille souple » afin de déterminer si elles disposent de la formation, de l’expérience et de la certification professionnelle pertinente pour le volet de service et le niveau indiqués dans la demande de soumissions. Dans ce cas, la demande de soumissions incluait la grille souple Expert(s)-conseil en analyse des besoins et en recherche; cependant, seules 2 des 5 ressources proposées par le fournisseur retenu ont été évaluées en fonction de cette grille.

Documentation de l’approvisionnement

11 des 39 dossiers examinés ne contenaient pas de documents clés tels que la demande de soumissions et l’évaluation des soumissions.

45. En vertu de l’article 12.3.1 de la PMCT, les dossiers des achats doivent faciliter la surveillance par la direction en offrant une piste de vérification complète qui renferme des détails au sujet des marchés liés aux décisions et aux communications pertinentes, dont l’identification des fonctionnaires et des autorités approuvant les marchés. L’obligation de veiller à ce que la documentation du dossier soit adéquate s’étend aux mesures prises pendant la période de demande de soumissions ainsi qu’à l’évaluation des soumissions.

46. Par conséquent, la documentation des dossiers a été examinée pour déterminer si le dossier renfermait une piste de vérification complète en vue d’appuyer une prise de décisions cohérente et transparente. Comme cela a été souligné tout au long de ce rapport, il manquait dans de nombreux dossiers des documents clés, notamment des demandes de soumissions, de la correspondance avec des soumissionnaires potentiels et des évaluations de soumissions. Ce manquement a particulièrement posé problème lorsque l’autorité contractante est intervenue plus tard dans un processus d’approvisionnement qui avait déjà été lancé par un responsable technique (c.-à-d. le client), et lorsque le besoin a concerné le sommet du G7 de 2018.

47. Des dossiers d’approvisionnement incomplets ont donné lieu à des actions d’approvisionnement insuffisamment soutenues qui risquent de compromettre l’équité, l’ouverture et la transparence du processus d’approvisionnement. La tenue de dossiers d’évaluation complets et détaillés est essentielle pour démontrer que les critères d’évaluation ont été appliqués de manière égale à toutes les soumissions concurrentes et que l’approvisionnement a été effectué conformément aux obligations de la GRC aux termes des accords commerciaux applicables, de la Loi sur la gestion des finances publiques et de ses règlements et de la PMCT. De plus, le fait de ne pas tenir des dossiers complets expose la GRC au risque de ne pas pouvoir défendre les contestations du processus d’approvisionnement.