Examen des pratiques d’approvisionnement de Transports Canada

Critères obligatoires

Dans 20 des 30 dossiers applicables, TC avait des critères obligatoires qui correspondaient au besoin, n’étaient pas trop restrictifs et ne favorisaient ou ne pénalisaient pas inutilement un soumissionnaire ou un groupe de soumissionnaires particuliers. Cependant, dans 6 des dossiers, les critères obligatoires n’étaient pas communiqués de manière claire, précise ou mesurable et dans 2 des dossiers, les critères semblaient favoriser un soumissionnaire. Il y avait également 2 dossiers comportant au moins 1 critère peu clair et qui, de plus, semblaient favoriser un soumissionnaire. Les détails de l’examen des critères obligatoires par le BOA sont présentés ci-dessous.

17. Les dossiers comportant des critères d’évaluation peu clairs ou inutilement restrictifs peuvent compromettre la transparence du processus de demande de soumissions et peuvent amener les soumissionnaires à présenter des soumissions non conformes ou sous-optimales parce que les exigences ne sont pas bien comprises. Ils limitent également la capacité de TC à évaluer de façon efficace la capacité d’un fournisseur à satisfaire un élément essentiel des travaux à effectuer.

18. Voici des exemples de critères obligatoires imprécis :

• Dans 3 dossiers, les critères obligatoires exigeaient qu’une ressource proposée possède une expérience « pertinente » ou « acceptable » sans définir ce qui était pertinent ou acceptable. À titre d’exemple, 1 demande de soumissions concernant l’exploitation d’un aéroport au Québec exigeait des soumissionnaires qu’ils démontrent que le gestionnaire d’aéroport proposé avait acquis « … au moins [2] années d’expérience acceptable, au cours des [5] dernières années, dans un milieu aéroportuaire ». On ne peut laisser aux soumissionnaires le soin de deviner ce qui est acceptable ni aux évaluateurs celui de déterminer si la réponse fournie dans la soumission franchit le seuil individuel et subjectif de chaque évaluateur pour être considérée comme « acceptable ».
• Dans 4 dossiers, les critères obligatoires n’exigeaient pas des fournisseurs qu’ils fournissent une documentation pouvant être évaluée selon le principe réussite/échec pour prouver que la ressource possédait la certification/l’expérience nécessaire. À titre d’exemple, 1 demande de soumissions pour des services de formation exigeait des soumissionnaires qu’ils soient en mesure de dispenser une formation sur les systèmes de contrôle des émissions de locomotives. Les fournisseurs n’étaient pas tenus d’expliquer en quoi ils étaient qualifiés pour enseigner cette matière. À ce titre, comment TC pouvait-il s’assurer que le fournisseur avait l’expérience requise pour dispenser la formation? L’utilisation d’un tel libellé pour des critères obligatoires n’aide en rien les soumissionnaires et les évaluateurs à comprendre comment évaluer ces critères.
• Dans 2 dossiers, le soumissionnaire devait démontrer quelque chose qui s’avérerait difficile, voire impossible, à évaluer. Dans le cas d’un spécialiste des systèmes de télécommunications, cette ressource devait démontrer une expérience de travail avec d’autres ministères, « … en particulier la capacité d’assurer une liaison efficace »; dans un autre cas, pour un voyage nécessitant des déplacements dans 6 aéroports de la région de la baie James, le soumissionnaire devait avoir 2 « membres d’équipage expérimentés… ayant une bonne connaissance de l’exploitation nordique d’aéronefs sur des pistes courtes et en gravier ». Il serait presque impossible, pour un évaluateur, d’expliquer à un soumissionnaire non retenu en quoi ses ressources n’ont pas assuré une liaison « efficace » ou qu’elles n’ont pas une « connaissance » suffisante du pilotage d’un avion sur des pistes en gravier.

19. Il y a également eu 4 dossiers pour lesquels les critères obligatoires semblaient favoriser inutilement un soumissionnaire ou un groupe de soumissionnaires; dont les dossiers suivants :

• Dans 2 dossiers, les critères obligatoires étaient suffisamment précis pour sembler favoriser un soumissionnaire ou une ressource en particulier. À titre d’exemple, 1 demande de soumissions pour des services de formation exigeait du formateur en leadership proposé qu’il ait à son actif « … un minimum de [3] ans d’études en droit, en psychologie ou en administration publique ». Aucune explication n’avait été fournie quant à la raison pour laquelle le formateur en leadership devait avoir 3 ans d’études, mais pas un diplôme ou une certification formelle en droit, en psychologie ou en administration publique.
• Dans 2 dossiers en vertu desquels TC sous-traitait l’exploitation et l’entretien de petits aéroports, les ressources proposées étaient, selon un des critères obligatoires, tenues d’avoir une expérience de l’exploitation des véhicules à l’aéroport. Les descriptions des véhicules énumérés comprenaient la marque, le modèle et l’année du véhicule, et pour certains d’entre eux, même le numéro d’identification du véhicule était précisé. Cela signifiait que personne d’autre que les ressources effectuant actuellement, ou ayant précédemment effectué le travail ne pouvait répondre à ce critère. Il est donc extrêmement difficile pour un entrepreneur non titulaire de présenter une soumission conforme.

Critères cotés

Dans presque tous les dossiers examinés, les critères cotés et les échelles de notation étaient, dans l’ensemble, en adéquation avec le besoin et clairement communiqués sans être trop restrictifs. Cependant, dans 3 dossiers, les demandes de soumissions ne contenaient pas suffisamment de renseignements, ou contenaient des renseignements erronés ou peu clairs concernant les critères cotés. Les détails de l’examen des critères cotés du BOA sont présentés ci-dessous.

20. Dans tous les 17 dossiers, les critères et les échelles de notation applicables étaient appropriés, clairement communiqués et, dans 14 dossiers, ces échelles de notation étaient clairement définies. Cependant, dans 3 dossiers, l’échelle d’évaluation n’était pas claire et la manière dont une soumission devait répondre à ces critères pouvait prêter à confusion tant pour les soumissionnaires que pour les évaluateurs. À titre d’exemple, pour 2 des critères d’un dossier, les soumissionnaires obtenaient soit 10 points sur 10 ou 3 points sur 10 selon que le plan de travail du soumissionnaire démontrait « précisément » (10/10) ou « vaguement » (3/10) comment il répondrait aux exigences énumérées dans le cahier des charges.

21. Il y avait également 2 dossiers dans lesquels il était indiqué que les exigences relatives au système d’attribution de points cotés étaient en fait obligatoires. Il aurait été plus facile et plus clair pour tout le monde que le critère ait été rédigé en tant que critère obligatoire. À titre d’exemple, dans le cadre d’une demande de soumissions pour l’évaluation économique d’une proposition d’acquisition de compagnie aérienne, les soumissionnaires devaient décrire leur expérience de progiciels statistiques couramment utilisés, dont il existe des dizaines de marques différentes. Toutefois, 2 points étaient attribués par progiciel, pour l’expérience de 3 progiciels spécifiquement identifiés. Comme la note minimale de passage pour ce critère était de 2 sur 6, cela signifiait en réalité que les soumissionnaires devaient obligatoirement avoir utilisé l’un de ces 3 logiciels pour obtenir des points.

22. Dans 4 autres cas, la grille de notation, bien que clairement énoncée, ne semblait pas tenir compte de l’importance des critères. À titre d’exemple, dans 1 demande de soumissions pour des services de conseil, le plan de travail du soumissionnaire pour la rédaction d’un cadre de gestion publique des risques était évalué en fonction d’un critère noté et la note de passage minimale était de 14 points sur 20. La grille de notation attribuait toutefois 14 points pour une proposition de plan de travail qui « … démontre une certaine compréhension de l’exigence. La présentation comporte des lacunes, ne répondrait probablement pas au besoin ou ne serait pas efficace et ne constitue pas une valeur ajoutée sur le plan technique pour le Canada ».

Méthode de sélection

Dans la quasi-totalité des 30 dossiers applicables, la méthode de sélection était, dans l’ensemble, précise et conforme aux exigences décrites dans le document d’invitation à soumissionner; 2 exceptions ont toutefois été notées :

23. Dans les 2 cas, en raison d’un manque de documentation, TC n’a pu démontrer qu’il avait suivi le processus d’invitation à soumissionner requis pour les dossiers liés à une OC de services d’aide temporaire (SAT) de SPAC, qui n’est plus une méthode d’approvisionnement active de SPAC. Pour les dossiers liés à une OC de SAT, les fournisseurs avaient été classés en fonction de leurs tarifs pour services externes, dont les ministères devaient tenir compte au moment de lancer des invitations à soumissionner, c’est-à-dire qu’il fallait d’abord demander au fournisseur le moins-disant s’il avait des ressources à disposition, et si ce n’était pas le cas, on communiquait avec le deuxième fournisseur le moins-disant, et ainsi de suite. Dans ces 2 dossiers, il n’y a rien qui indique que TC a suivi la méthodologie du droit de premier refus relatif à une OC de SAT.

CE 2 : Déterminer si les documents d’invitation à soumissionner et les pratiques organisationnelles pendant l’étape de la demande de soumissions étaient conformes aux lois, règlements et politiques en vigueur.

24. La PMCT établit des procédures détaillées ayant pour but d’assurer une passation de marchés améliorant l’accès, la concurrence et l’équité et ayant pour résultat le meilleur rapport qualité-prix. L’article 10.7 de la PMCT comprend les exigences minimales à inclure dans le document de demande de soumissions ainsi que les éléments obligatoires liés à la conception et à l’exécution du processus.

25. Les documents de demande de soumissions doivent contenir des descriptions ou un cahier des charges faisant état de critères de rendement ou de résultats précis. Les documents de demande de soumissions devraient comprendre : des directives à l’intention des soumissionnaires; des directives pour la préparation des soumissions; des procédures d’évaluation claires et précises; des exigences en matière de certification; des exigences en matière de sécurité et de finances; des clauses contractuelles subséquentes; et des directives informant les soumissionnaires qu’ils peuvent demander des renseignements sur les résultats de la demande de soumissions et sur le mode d’évaluation de leur soumission. La clarté des renseignements fournis est essentielle au respect des obligations du gouvernement du Canada énoncées dans la PMCT.

26. Le présent CE concernait 35 dossiers : 30 dossiers pour lesquels TC a soit recouru à l’une des méthodes d’approvisionnement de SPAC, soit émis une demande concurrentielle, ainsi que 5 AT liées à des contrats. Les documents de demande de soumissions (à l’exclusion des critères d’évaluation et des plans de sélection évalués en fonction du CE 1) ont été évalués afin de déterminer s’ils contenaient, entre autres, une description claire des exigences et des consignes nécessaires à la préparation d’une soumission conforme. L’évaluation des pratiques organisationnelles comportait des considérations visant à déterminer si la demande de soumissions visait un nombre approprié de soumissionnaires, si sa durée était conforme aux exigences, et si les communications avec les fournisseurs favorisaient la préparation de soumissions recevables.

Documents de demande de soumissions

Bien qu’il y ait 6 dossiers pour lesquels TC n’a pas pu produire la plupart, voire la totalité, des documents de demande de soumissions, la plupart des 35 dossiers examinés comprenaient des informations et des directives claires et complètes pour la présentation de soumissions conformes. Sur les 29 autres dossiers applicables, la plupart répondaient aux exigences liées à la documentation et aux processus; certains dossiers présentaient toutefois des lacunes concernant le respect de ces exigences. Le BOA note que la capacité de TC à accéder aux dossiers papier a été affectée par la fermeture des bureaux liée à la pandémie de COVID-19 et que certains des documents manquants peuvent se trouver dans le bureau de TC concerné. Les détails de l’examen des documents de demande de soumissions effectué par le BOA sont présentés ci-dessous.

27. Le processus de demande de soumissions de TC exige des soumissionnaires qu’ils utilisent un système à 2 enveloppes au moment de recourir à des demandes de propositions. L’enveloppe 1 contient uniquement la proposition technique et les soumissionnaires sont informés qu’elle doit être suffisamment détaillée pour permettre une évaluation conforme au plan d’évaluation de la demande de propositions. L’enveloppe 2 contient les renseignements financiers et n’est ouverte qu’une fois l’évaluation technique terminée et seulement si la proposition technique a satisfait à toutes les exigences obligatoires et a atteint ou dépassé tout score minimal établi pour les critères d’évaluation cotés. Dans le cas contraire, l’enveloppe financière non ouverte doit être rendue au fournisseur. Le BOA considère qu’il s’agit là d’une pratique positive qui devrait être maintenue dans le contexte des soumissions présentées par voie électronique, pourvu que les propositions techniques et financières soient toujours séparées. Cela permet aux évaluateurs et aux soumissionnaires de s’assurer que les renseignements appropriés sont contenus dans la portion de la soumission appropriée. En outre, le fait de renvoyer les soumissions financières non ouvertes assure les soumissionnaires que les prix des soumissions n’ont pas influencé l’évaluation technique, c’est-à-dire qu’aucune soumission moins coûteuse n’a été abusivement approuvée pour pouvoir profiter d’un prix moins élevé. Les soumissionnaires peuvent également avoir la certitude que leurs prix n’ont pas été révélés aux autres soumissionnaires.

28. En ce qui concerne les 6 dossiers pour lesquels TC n’a pas été en mesure de fournir la plupart des documents de demande de soumissions, ils se répartissent en 2 catégories :

1. Dossiers concurrentiels — il s’agit de dossiers complets et distincts qui doivent par conséquent contenir toute la documentation nécessaire pour démontrer que toutes les exigences de la PMCT ont été respectées lors de l’attribution du contrat. Dans 2 cas, TC ne disposait d’aucun des documents de demande de soumissions. Les documents manquants seront traités dans le cadre du CE 3.
2. AT — Certains contrats sont structurés de manière à permettre aux ministères de cibler un ensemble de tâches définissables (l’AT) à réaliser par l’entrepreneur. Contrairement à un dossier concurrentiel, le contrat fournit la structure administrative dans le cadre de laquelle le travail sera effectué. Le processus d’AT s’en trouve donc simplifié, car il n’a pour seul but de qualifier une ressource pour réaliser le bloc de tâches. Une autre différence considérable entre l’AT et les dossiers concurrentiels est le fait que, pour les AT, il n’y a pas d’autre fournisseur — si la ressource proposée ne répond pas aux exigences d’une AT, le processus sera repris et l’entreprise devra trouver une autre ressource. Dans 4 cas, cependant, la documentation versée au dossier ne démontrait pas que le processus d’AT défini dans le contrat avait été respecté.

29. Concernant les dossiers qui contenaient une documentation de demande de soumissions adéquate, il y a eu 4 dossiers pour lesquels il n’a pas été clairement établi que TC avait invité le bon nombre de fournisseurs. Dans 2 cas, on ignorait si TC avait suivi le processus adéquat de demande de soumissions selon l’obligation contractuelle du « droit de premier refus » ou si TC avait contourné certains fournisseurs pour s’adresser directement aux adjudicataires du contrat. Dans le troisième cas, TC était tenu d’inviter 15 fournisseurs, mais il semble que TC n’ait envoyé l’invitation à soumissionner qu’à 10 fournisseurs. Dans le dernier cas, TC ne disposait d’aucune donnée sur le nombre de fournisseurs réellement invités.

Communication avec les fournisseurs

Dans la plupart des dossiers examinés, le cas échéant, il est apparu que les communications avec les fournisseurs pendant la période de demande de soumissions avaient été appropriées. Dans 13 cas, cependant, les communications avec les fournisseurs n’avaient pas été enregistrées au dossier. Les détails de l’examen du BOA sont présentés ci-dessous.

30. L’article 2.a de la PMCT stipule que la passation des marchés du gouvernement fédéral doit être effectuée de manière à « … résister à l’examen du public au chapitre de la prudence et de l’intégrité, faciliter l’accès, encourager la concurrence et constituer une dépense équitable de fonds publics ». L’article 12.3.1 stipule en outre que les dossiers d’approvisionnement « …sont établis et structurés de manière à faciliter la gestion et la supervision au moyen d’une filière de vérification complète renfermant des détails concernant les communications et les décisions pertinentes... ».

31. Ces principes s’appliquent à tous les aspects du processus d’approvisionnement, y compris aux interactions avec les fournisseurs. Au cours du processus de demande de soumissions, les fournisseurs peuvent communiquer avec des organismes fédéraux pour obtenir des éclaircissements ou des explications sur le contenu de la demande de soumissions. Pour les marchés visés par l’ALEC, l’ALENA et l’AMP-OMC, l’article 12.3.2 de la PMCT exige des autorités contractantes qu’elles veillent à ce que toutes les communications avec les soumissionnaires soient étayées par des documents et des dossiers complets afin de démontrer que le processus d’approvisionnement a été mené conformément aux accords. Tout renseignement important fourni par une autorité contractante à un fournisseur relativement à un processus d’approvisionnement donné doit également être communiqué simultanément à tous les autres fournisseurs intéressés.

32. Dans 13 cas, des addendas en réponse à des questions ont été publiés, mais sans que l’on sache quand ou par qui les questions avaient été posées. Sans ces renseignements, le BOA n’est pas en mesure de déterminer si les réponses aux questions de tous les fournisseurs ont été fournies avec la même rapidité et, par conséquent, s’ils ont tous été traités de manière équitable en obtenant en temps utile les éclaircissements nécessaires pour les aider à préparer leurs soumissions.

33. Une fois le processus de demande de soumissions terminé et les soumissions évaluées, TC informe les soumissionnaires des résultats de l’évaluation au moyen d’une lettre de refus informant le soumissionnaire qu’il n’a pas été retenu ou d’une lettre d’adjudication informant le soumissionnaire que sa candidature a été retenue et que les documents contractuels lui seront transmis sous peu.

34. Des lettres de refus sont envoyées aux soumissionnaires non retenus et devraient expliquer pourquoi leurs soumissions n’ont pas été retenues. Les lettres de refus de TC étaient incohérentes quant à la quantité de renseignements qu’elles fournissaient. Dans 1 des dossiers, la lettre était irréprochable et expliquait chaque score obtenu par le soumissionnaire pour chaque critère coté. Dans un autre dossier, cependant, la lettre indiquait simplement que le soumissionnaire ne se verrait pas attribuer le contrat, mais ne donnait aucun renseignement sur sa soumission; elle ne précisait pas si cette dernière était non conforme, conforme, non retenue en raison du prix, entre autres. Dans un autre dossier, la lettre conseillait aux soumissionnaires de contacter l’autorité technique, ce qui diffère de la pratique habituelle voulant que l’autorité contractante gère l’ensemble du processus de demande de soumissions. Il y a également eu 2 dossiers pour lesquels des lettres de refus différentes avaient été envoyées aux soumissionnaires, c’est-à-dire que la lettre envoyée à certains soumissionnaires indiquait que le contrat ne leur serait pas attribué; la lettre envoyée à d’autres soumissionnaires établissait également des comparaisons entre leur soumission et celle du soumissionnaire gagnant. Ces 2 derniers exemples étaient particulièrement préoccupants, car il semble que TC ait traité les soumissionnaires de manière inéquitable — certains ont reçu des renseignements plus pertinents que d’autres.

CE 3 : Déterminer si l’évaluation des soumissions et l’attribution des contrats ont été effectuées conformément aux exigences de la demande de soumissions.

35. Afin d’assurer l’équité et la solidité des processus d’évaluation, l'article 10.7.27 de la PMCT exige que les critères d’évaluation soient rigoureusement respectés et appliqués à tous les soumissionnaires de façon équitable. Le défaut d’assurer une évaluation cohérente des soumissions augmente le risque que des ambiguïtés dans le processus de sélection entraînent l’attribution erronée d’un marché. Le BOA a examiné la manière dont les critères obligatoires et cotés ont été évalués, ainsi que le respect des autres exigences administratives d’une demande de soumissions.

36. Sur les 35 processus concurrentiels de demande de soumissions examinés, 30 dossiers comportaient une évaluation technique ou financière menant à l’attribution d’un contrat et 5 concernaient des AT dans le cadre d’un contrat déjà attribué. Ces 35 dossiers ont été examinés afin de déterminer si un processus avait été mis en place afin d’assurer : une évaluation uniforme des soumissions; que les soumissions avaient été effectuées conformément à l’approche prévue et que les dossiers avaient été documentés de manière appropriée.

Évaluation des soumissions

Dans 17 dossiers, il manquait des données complètes sur les évaluations individuelles ou de consensus. Au nombre des 18 dossiers dans lesquels les résultats d’évaluation étaient complets, 11 dossiers ont révélé une évaluation des soumissions présentant des incohérences et des écarts par rapport à l’approche prévue.

37. Avant l’évaluation de la composante technique des soumissions, les autorités contractantes de TC fournissent aux évaluateurs techniques des directives d’évaluation expliquant le déroulement du processus d’évaluation. Vous y trouverez un formulaire que chaque évaluateur est tenu de remplir et signer avant que les soumissions techniques ne soient déposées aux fins d’évaluation. Il est entre autres stipulé dans les formulaires que l’évaluateur convient que :

• les soumissions doivent être traitées de manière confidentielle;
• l’évaluateur n’est pas en position de conflit;
• l’évaluateur doit se garder de discuter de l’évaluation avec d’autres évaluateurs;
• l’évaluateur ne connaît pas les prix de la soumission.

38. Dans 15 des 35 dossiers applicables, ce formulaire signé était introuvable et dans 2 cas, l’identité des évaluateurs était inconnue.

39. L’examen du BOA a permis de constater que, dans 10 dossiers, les soumissions n’ont pas été disqualifiées alors qu’il y manquait un critère d’évaluation administratif obligatoire ou requis et/ou que l’évaluation des critères cotés n’avait pas été effectuée conformément aux exigences de la demande de soumissions :

1. Dans 7 cas, les renseignements n’avaient soit pas été fournis par le soumissionnaire, soit rien dans le dossier n’indiquait que TC avait correctement vérifié les renseignements fournis par le soumissionnaire :
   • Dans 2 cas, les soumissionnaires retenus n’ont pas fourni de curriculum vitae (CV) obligatoire pour les ressources qu’ils proposaient. Dans 1 cas concernant la gestion d’un aéroport au Québec, les évaluateurs ont noté qu’il manquait un CV à une soumission pour 1 des 7 ressources proposées. L’autorité contractante leur a conseillé de ne pas disqualifier la soumission uniquement sur cette base, car : (a) la demande de soumissions n’exigeait pas que le CV soit un document distinct; (b) il n’y avait aucune description des renseignements devant figurer dans un CV, et (c) la demande de soumissions n’exigeait pas que le CV soit évalué de quelque manière que ce soit et que ce dernier avait pour seul but d’identifier la ressource proposée. Il semble que TC ait profité des faiblesses de sa propre formulation de la demande de soumissions pour permettre à un soumissionnaire, qui avait par ailleurs fourni 6 autres CV dans le cadre de cette même soumission, de rester dans la compétition. Dans ce cas précis, un autre soumissionnaire conforme aurait dû être pris en considération pour l’attribution du contrat.
   • Dans 2 autres cas, la soumission ne contenait pas les documents requis pour prouver que les ressources proposées avaient l’expérience nécessaire ou que l’entreprise avait l’expérience et disposait de l’équipement nécessaire.
   • Dans 3 dossiers, la documentation ne comportait aucun élément permettant de confirmer que :
     • TC a vérifié que le soumissionnaire retenu avait participé à une visite obligatoire des lieux;
     • TC a communiqué avec les personnes citées en référence pour vérifier les capacités linguistiques d’une ressource;
     • TC a mené une entrevue pour confirmer les capacités linguistiques d’une ressource.
2. Dans 3 cas, les exigences administratives, qui ne sont pas liées à l’achèvement des travaux, doivent néanmoins être respectées par chaque soumissionnaire. Dans 2 cas, le soumissionnaire n’a pas rempli correctement sa proposition financière et, dans le troisième cas, le soumissionnaire a modifié les modalités du document de demande de soumissions, ce qui n’est pas autorisé. Dans tous les cas, TC a poursuivi l’évaluation.

40. Les documents de demande de soumissions de TC préviennent tous que le non-respect d’un critère obligatoire entraînera la disqualification de la soumission. Par conséquent, compte tenu de ce qui précède et de l’absence de disqualifications connexes, le personnel de TC devrait réexaminer les critères d’évaluation afin de déterminer s’ils doivent, en fait, être considérés comme obligatoires pour répondre aux exigences de la demande de soumissions.

41. Il y a également eu 4 cas dans lesquels la notation des critères évalués ne tenait pas compte de la grille de notation fournie :

1. Dans 1 cas précis, certains des critères d’évaluation exigeaient des soumissionnaires qu’ils fournissent, dans un certain format, des renseignements sur l’expérience des ressources proposées — les dates fournies devaient notamment être exprimées en années/mois d’embauche et en fonction de dates de début et de fin des travaux. Le (seul) soumissionnaire n’avait pas respecté cette exigence; dans de nombreux cas, seule l’année avait été indiquée, p. ex., « 1993 à 1994 », ce qui pourrait indiquer une embauche d’une durée de 2 jours à 24 mois, mais TC a tout de même coté ce critère d’évaluation.
2. Dans 1 autre cas, 1 critère coté exigeait des soumissionnaires qu’ils démontrent jusqu’à 4 volets d’expérience différents dans leur réponse. Cependant, les notes de l’évaluateur de TC indiquent qu’il a décidé de n’accorder des points que pour l’expérience liée au premier et au quatrième volet de ce critère.
3. Il y avait également 2 cas pour lesquels les résultats d’évaluation étaient manquants et le BOA n’a donc pas pu confirmer comment la notation a été réalisée :
   • Dans 1 cas précis, les soumissionnaires se sont vus attribuer 6 points par épreuve de qualification — TC a attribué 22,5 points au soumissionnaire, même si la grille de notation ne prévoyait pas de notation décimale;
   • Dans un autre cas, seule 1 des 3 évaluations individuelles figurait au dossier. Le score consensuel de la seule soumission avait tout juste atteint le minimum, soit de 49/70, mais le seul score individuel au dossier était de 28/70.

42. En ne procédant pas à l’évaluation de la manière prescrite dans la demande de soumissions, TC s’est exposé à plusieurs risques, notamment à l’attribution du contrat à un soumissionnaire non conforme ou au mauvais soumissionnaire conforme. Cela signifie également que TC ne peut pas défendre et expliquer ses décisions et actions et prouver qu’elles ont été effectuées conformément aux lois, règlements et politiques en vigueur.

Documents d’approvisionnement

Dans la plupart des cas, les documents des dossiers d’approvisionnement étaient incomplets. Les observations du BOA concernant la documentation des dossiers sont détaillées ci-dessous.

43. La section 12.3.1 de la PMCT exige que les dossiers d’approvisionnement soient suffisamment documentés pour faciliter la tâche de supervision de la direction en lui fournissant une filière de vérification complète renfermant des détails au sujet de communications et de décisions déterminantes, y compris l’identification des fonctionnaires et des autorités contractantes impliquées dans l’approbation des marchés. L’obligation de veiller à ce que les documents de dossier soient adéquats s’étend aux mesures prises pendant la période de demande de soumissions ainsi qu’à l’évaluation des propositions.

44. La documentation du dossier a été examinée afin de déterminer si une filière de vérification complète a été maintenue pour favoriser la prise de décisions uniformes et transparentes. De façon générale, la documentation de TC n’était pas complète, car il manquait des documents importants dans 30 des 38 dossiers : Il convient toutefois de noter qu’il est possible de retrouver bon nombre des documents « manquants » en version imprimée, dans le bureau de TC concerné. TC a fourni au personnel du BOA toute la documentation pertinente qu’il possédait à partir de son système d’archivage électronique. Cependant, en raison de la pandémie de COVID, le personnel de TC n’a pas pu retourner dans ses bureaux pour rechercher certains des documents manquants.

45. Des dossiers d’approvisionnement incomplets ont donné lieu à des activités d’achat insuffisamment soutenues risquant de compromettre l’intégrité, l’équité et la transparence du processus d’approvisionnement. Il est essentiel de tenir des dossiers d’évaluation complets et détaillés pour démontrer que les critères d’évaluation ont été appliqués de façon équitable à toutes les soumissions concurrentes et pour démontrer que l’approvisionnement a été effectué conformément aux obligations de TC en vertu de la PMCT et des accords commerciaux en vigueur.

Activités régionales de passation de marchés

46. Au nombre des dossiers du BOA aléatoirement sélectionnés, 2 dossiers avaient été attribués par l’une des unités d’approvisionnement régionales décentralisées de TC. Les 2 dossiers concernaient le même service, à savoir la récupération et l’élimination de bateaux ayant coulé ou ayant été abandonnés dans des voies navigables du Canada ou dans leurs environs.

47. Dans les 2 cas, un employé de TC, qui n’est pas un agent de négociation des contrats, avait envoyé par courriel à un nombre inconnu de fournisseurs un énoncé des travaux et très peu de documents relatifs à la demande de soumissions, tels que la méthode de sélection des soumissions, les renseignements devant être inclus dans la soumission (dans un cas, la totalité de la soumission retenue ne comportait que la mention « élimination/démolition du [nom du navire] 108 000 $ ») ou un exemplaire de l’ébauche du contrat. On ignore si une quelconque interaction a eu lieu entre les fournisseurs invités à soumissionner et TC avant que l’employé de TC en question n’ait reçu les soumissions. Cet employé avait évalué les soumissions et avait ensuite informé un autre employé, qui semble être un agent contractuel, des résultats de l’évaluation effectuée. Ce deuxième employé de TC avait ensuite rédigé et signé les contrats après avoir effectué une vérification des soumissionnaires retenus dans le cadre du régime d’intégrité

48. Les dossiers ne contenaient pratiquement aucune documentation formelle et aucun d’entre eux n’offrait la garantie que les processus de demande de soumissions avaient été menés de manière ouverte, équitable ou transparente. Ces dossiers ont été portés à l’attention du sous-ministre de TC aux fins d’un examen plus approfondi, le cas échéant. Dans le cadre du processus d’examen des pratiques, le BOA effectue un suivi 2 ans après la publication du rapport d’examen afin de suivre les progrès réalisés par TC au regard des recommandations du rapport. Le BOA suivra également les résultats des enquêtes menées sur ces 2 dossiers par le sous-ministre.