Rapport de suivi de l’examen des pratiques d’approvisionnement 2017-2018 : Examen du cadre de contrôle de gestion de l’approvisionnement du Service administratif des tribunaux judiciaires

Mars 2021

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Points saillants

Ce que nous avons examiné

1. En 2017-2018, le Bureau de l’ombudsman de l’approvisionnement (BOA) a mené un examen des pratiques d’approvisionnement intitulé Examen du cadre de contrôle de gestion de l’approvisionnement du Service administratif des tribunaux judiciaires.

2. En septembre 2020, le BOA a demandé au Service administratif des tribunaux judiciaires (le Ministère) de fournir des renseignements sur les mesures prises en réponse aux recommandations formulées dans l’examen susmentionné.

3. L’exercice de suivi visait à déterminer si le Ministère avait envisagé et pris des mesures ou élaboré des plans en réponse aux recommandations de l’ombudsman de l’approvisionnement. À cet égard, le BOA a évalué le caractère raisonnable et la crédibilité de l’information fournie par le Ministère. Le présent rapport fournit un résumé et des exemples précis des progrès réalisés par le Ministère dans la mise en œuvre des recommandations formulées dans l’examen initial.

Pourquoi est-ce important

4. Il y a trois raisons principales pour lesquelles il est important de rendre compte des progrès réalisés en réponse aux recommandations de l’ombudsman de l’approvisionnement :

  • cela informe les intervenants intéressés des mesures précises que les organisations ont prises pour améliorer leurs pratiques d’approvisionnement;
  • en diffusant de l’information sur les changements mis en œuvre par les organisations dont les pratiques ont été examinées, le BOA augmente la capacité d’autres organisations fédérales d’apporter des améliorations semblables;
  • l’information sur la nature et la portée des réponses aux recommandations donne une indication de l’utilité des examens du BOA en ce qui concerne la promotion de l’équité, de l’ouverture et de la transparence des activités d'approvisionnement du gouvernement fédéral.

Ce que nous avons constaté

5. Le Ministère a déclaré qu’il avait pris des mesures en réponse aux six recommandations formulées dans l’examen initial. À l’aide d’une échelle fournie par le BOA, le Ministère a autoévalué le niveau de mise en œuvre de ces mesures comme correspondant à une « mise en œuvre complète » (niveau 5). Lorsqu’on lui a demandé des documents à l’appui de cette affirmation, le Ministère a fourni au BOA des documents pertinents pour chaque mesure, à l’exception d’une recommandation.

Introduction

6. Le BOA a publié le rapport suivant en 2018-2019 :

Objectifs

7. Le présent examen de suivi visait à déterminer :

  • si le Ministère a tenu compte des recommandations formulées par l’ombudsman de l’approvisionnement dans l’examen de septembre 2018 concernant ses pratiques d’approvisionnement;
  • si des plans d’action pour donner suite aux recommandations ont été préparés et approuvés;
  • les mesures prises en réponse aux recommandations et si chacune d’elles a fait l’objet d’un suivi et a été menée à bien.

8. Le BOA s’attendait à ce que le Ministère suive ses recommandations et améliore ses pratiques d’approvisionnement.

Portée, méthodologie et calendrier

9. Le BOA a demandé au Ministère de fournir des renseignements sur les mesures prévues ou mises en œuvre en réponse aux recommandations formulées dans l’examen initial (l'examen de septembre 2018). Le présent rapport rend compte des mesures déclarées au BOA par le Ministère jusqu’en novembre 2020.

10. L’approche utilisée pour les exercices de suivi diffère de celle qu'emploie le BOA dans ses examens de pratiques d’approvisionnement. L’évaluation des progrès réalisés par rapport aux recommandations a été fondée sur l’autoévaluation du Ministère et sur ses affirmations concernant ses plans et ses mesures, ainsi que sur les documents à l’appui (documentation justificative). Pour chaque recommandation formulée dans l’examen initial, le BOA a examiné l’information fournie pour en vérifier le caractère raisonnable et la crédibilité. Cela a été fait en :

  • vérifiant la présence d'éventuelles contradictions entre les affirmations du Ministère et les renseignements disponibles auprès de sources accessibles au public ou obtenus au cours de l’examen initial;
  • analysant les réponses du Ministère afin de comprendre comment ses mesures ont donné suite aux recommandations et s’il y avait des plans pour surveiller les résultats ou l’efficacité de ces mesures ou changements;
  • demandant des précisions, au besoin, pour s’assurer de bien comprendre l’information et les documents justificatifs fournis par le Ministère.

11. Le présent rapport donne un aperçu des affirmations du Ministère ainsi que de l’évaluation du BOA sur les progrès réalisés dans la mise en œuvre des changements en réponse aux recommandations formulées dans l’examen initial.

Évaluation de la mise en œuvre des mesures du Ministère

Résumé des constatations découlant de l’examen initial

12. Le BOA a examiné un échantillon de 30 dossiers contractuels, leurs dossiers de programme connexes et les politiques ministérielles pertinentes en matière d’approvisionnement pour déterminer si le Ministère avait mis en place un cadre de contrôle de gestion de l'approvisionnement et, dans l'affirmative, s'il fonctionnait comme prévu et conformément aux articles applicables de la Loi sur la gestion des finances publiques, à ses règlements d'application et à la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor ainsi que d’une manière qui respecte les principes d’équité, d’ouverture et de transparence.

13. L’examen a révélé que le Ministère avait constitué un comité d’examen des contrats (CEC) chargé d’examiner les contrats proposés de plus de 10 000 $, avec certaines exclusions (p. ex. les contrats de services juridiques). Toutefois, le mandat du CEC n’était pas suffisamment à jour et ne définissait pas entièrement la liste des membres, les rôles et responsabilités des membres, ni ses processus et procédures de réunion.

14. Les activités de surveillance définies dans le mandat du CEC n’avaient pas été exécutées, y compris les rapports au comité exécutif du Ministère sur les activités du CEC et l'envoi des procès-verbaux des réunions trimestrielles du CEC à la Division de la vérification interne du Ministère. Depuis qu’on avait cessé de tenir des réunions en personne, les procès-verbaux des réunions du CEC n’étaient plus pris, et aucune solution de rechange à ce contrôle de surveillance n’avait été établie.

15. Le Ministère avait consigné ses contrôles, rôles, responsabilités et obligations redditionnelles en matière d’approvisionnement dans une ébauche de Politique sur l’approvisionnement et les contrats et dans une ébauche de lignes directrices sur l’approvisionnement et les contrats. Au moment de l’examen, ces deux documents provisoires n’avaient pas encore été approuvés ni officiellement mis en œuvre.

16. L’ébauche de Politique sur l’approvisionnement et les contrats renvoyait à un plan d’approvisionnement ministériel qui serait présenté à la haute direction et mis à jour deux fois par année. Bien que la haute direction ait reçu de l’information sur chacun des achats planifiés, aucun plan d’approvisionnement ministériel n’a été créé et, par conséquent, n’a pu faire l’objet d’une surveillance officielle.

17. L'ébauche de lignes directrices sur l’approvisionnement et les contrats ne renfermait pas de directives sur ce que l’on attendait du personnel pour cerner les risques liés à l’approvisionnement et en rendre compte. Bien que le personnel ait obtenu une liste de vérification sur les demandes de propositions concernant les contrats de plus de 10 000 $, il manquait également des renseignements sur les risques sous-jacents du contrat proposé et sur la façon dont ces risques étaient gérés. Dans l’ensemble, le BOA a jugé que le processus d’évaluation des risques liés à l’approvisionnement du Ministère était plus informel que formel.

18. Le BOA a constaté un nombre important d’omissions dans les rapports de divulgation proactive du Ministère. Les changements pangouvernementaux apportés au processus de divulgation proactive qui sont entrés en vigueur le 1er janvier 2018 devraient être pris en compte dans tous les ajustements apportés aux contrôles de la divulgation proactive du Ministère.

19. Étant donné que les contrats de services juridiques ne sont pas assujettis au Règlement sur les marchés de l’État ni à la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor, il n’y a pas d’exigence officielle en ce qui concerne le lancement d’un appel d’offres. L'ébauche de Politique sur l’approvisionnement et les contrats du Ministère privilégie, dans la mesure du possible, la sollicitation de plusieurs soumissions lorsque la valeur est supérieure à 5 000 $; toutefois, la grande majorité des contrats du Ministère pour des services de huissiers étaient des contrats à fournisseur unique de 25 000 $, y compris de nombreux contrats réattribués à un fournisseur en l’absence d’un processus concurrentiel.

20. Les contrats de services juridiques ne sont pas examinés par le CEC en raison du secret professionnel de l’avocat et de la nature souvent délicate de ces contrats. Comme bonne pratique, le Ministère exige une justification consignée des contrats de ce type, qui doit ensuite être approuvée puis conservée dans le dossier du contrat visé.

Conclusion de l’examen initial

21. L’examen effectué par le BOA a révélé que le cadre de contrôle de gestion (CCG) du Ministère avait bénéficié d’un engagement manifeste à l'égard des valeurs et de l’éthique et d’un appui à la participation des employés à la formation liée à l’approvisionnement. La surveillance assurée par le CEC offrait une fonction officielle de contestation au sein du Ministère. Les contrôles, rôles, responsabilités et obligations redditionnelles en matière d’approvisionnement avaient été consignés sous forme d’ébauche.

22. L’ombudsman de l’approvisionnement a conclu que le Ministère avait mis en place un CCG de l’approvisionnement. Dans l'ensemble, ce CCG fonctionnait comme prévu et conformément aux autorisations applicables, mais le Ministère aurait pu atténuer les risques pour l’équité, l’ouverture et la transparence en renforçant des composantes du CCG que le BOA avait répertoriées dans son examen.

Recommandations découlant de l’examen initial

23. Dans son examen initial, l’ombudsman de l’approvisionnement a formulé six recommandations; plus précisément que le Ministère fasse ce qui suit :

  1. Modifier le mandat du Comité d’examen des contrats afin de décrire clairement le rôle, les responsabilités des membres, la composition, les processus et les procédures du Comité, y compris les méthodes utilisées par le Comité pour rendre compte de ses activités et de ses résultats à la haute direction.
  2. Documenter, approuver et mettre en œuvre officiellement les lignes directrices et les procédés ministériels en matière d’approvisionnement. Il faudrait également envisager de documenter le processus et les contrôles de passation de marchés pour les services juridiques.
  3. Documenter le processus d’évaluation des risques liés à l’approvisionnement et l’utilisation de l'information sur les risques pour appuyer la prise de décisions.
  4. Élaborer, mettre en œuvre et tenir à jour un plan d’approvisionnement ministériel.
  5. Établir des mécanismes officiels documentés pour surveiller les activités d’approvisionnement.
  6. Examiner les contrôles en place pour assurer la divulgation adéquate des contrats en vertu des Lignes directrices sur la divulgation proactive des marchés du Secrétariat du Conseil du Trésor, qui sont entrées en vigueur le 1er janvier 2018.

Résumé de la réponse du Ministère

24. Le Ministère a affirmé qu’il avait pris des mesures à l’égard des six recommandations formulées dans l’examen de 2017-2018, les six étant déclarées entièrement mises en œuvre et validées par sa division de la vérification interne. Voici un résumé des mesures prises par le Ministère.

Réponse du Ministère à la recommandation A

25. Le Ministère a mis à jour le mandat du CEC en ce qui concerne les rôles et responsabilités de ses membres, ses procédures et ses rapports à la haute direction. Dans ses suivis subséquents concernant le plan d’action de la direction du Ministère, la division de la vérification interne a noté que des réunions en personne ont été tenues.

26. Le Ministère a fourni le mandat mis à jour pour étayer ses mesures.

Évaluation de la réponse du Ministère

27. La fonction du CEC est définie comme il se doit par ce qu’elle comprend et ne comprend pas, ce qui donne une portée générale claire et précise. Des niveaux et des équivalences sont établis pour chacun de ses rôles et, en cas d’absence d’un membre, un remplaçant doit être désigné et accepté avant la réunion.

28. Les responsabilités sont définies en fonction de chaque rôle, y compris celles liées à la préparation des procès-verbaux des réunions, aux rapports à la haute direction sur les activités du CEC, aux rapports de divulgation proactive et à la gestion des échéances connexes.

29. Il existe des processus pour planifier des réunions, tenir un registre hebdomadaire de l’approvisionnement et traiter les conflits d’intérêts. Le processus de présentation de rapports à la haute direction a été réparti entre les différents rôles, l’accent étant mis sur leurs responsabilités respectives. Enfin, le Ministère a mis en place un processus d’intégration pour les nouveaux membres du CEC, y compris une réunion d’orientation et un examen des documents pertinents.

Réponse du Ministère à la recommandation B

30. Le Comité exécutif du Ministère a officiellement approuvé sa Politique sur l’approvisionnement, sa Politique d’externalisation des services juridiques et sa procédure sur les contrats de services juridiques. Tous les cadres du Comité de la haute direction du Ministère ont été avisés. Cette mesure a également fait l’objet d’un suivi interne du Ministère en décembre 2019, pour lequel la direction a demandé un sursis de sorte à faire coïncider la mise en œuvre de sa politique d’approvisionnement avec l’intégration prévue d’un nouveau système financier.

31. Le Ministère a fourni les documents finaux pour étayer ses mesures.

Évaluation de la réponse du Ministère

32. Les trois documents (Politique sur l’approvisionnement, Politique sur les contrats de services juridiques et procédure sur les contrats de services juridiques) ont été approuvés par le Comité exécutif du Ministère en août 2020.

33. La Politique sur l’approvisionnement fournit une liste exhaustive des responsabilités des gestionnaires de centres de responsabilité et de la Division de l’approvisionnement, ainsi que des procédures sur la façon dont certaines responsabilités doivent être assumées (p. ex. définir les exigences au moyen d’une approche axée sur le cycle de vie). La spécificité permet de s’assurer que tout le personnel chargé de l’approvisionnement demeure cohérent et est appuyé par un lien intranet vers les formulaires et procédures ministériels liés aux activités d’approvisionnement.

34. La politique décrit également les pouvoirs ministériels et les limites financières en matière d’approvisionnement, l’ordre de priorité dans le choix d’une méthode d’approvisionnement et les facteurs à évaluer avant de prendre ces décisions. Cette orientation aide le personnel chargé de l’approvisionnement à exercer son jugement professionnel en définissant les besoins du Ministère dans une plus grande variété de scénarios.

35. La Politique sur les marchés des services juridiques définit le contexte unique du Ministère et les conflits d’intérêts entourant ce type de contrat, ainsi que les facteurs à prendre en considération au cas par cas avant qu’une décision d'externalisation ne soit prise. Cela comprend un ensemble de facteurs à prendre obligatoirement en considération concernant l’externalisation et la sélection, ce qui contribue à maintenir l’engagement du Ministère à l’égard de l’esprit du Règlement sur les marchés de l’État et de la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor, qui autrement ne s’appliqueraient pas.

36. À l’appui de cette politique, la procédure sur les contrats de services juridiques du Ministère décrit clairement chaque étape, les modèles, les contrôles et les approbations nécessaires pour passer un contrat de services juridiques ainsi que la façon de consigner le dossier contractuel pour examen futur.

Réponse du Ministère à la recommandation C

37. Le Ministère a transmis ses lignes directrices sur la gestion des risques liés à l’approvisionnement aux membres du CEC et aux agents d’approvisionnement. Le Ministère a fourni ce document pour étayer ses mesures.

Évaluation de la réponse du Ministère

38. Les lignes directrices sur la gestion des risques liés à l’approvisionnement énoncent de façon générale les risques qui peuvent se présenter à chaque étape du processus d’approvisionnement du Ministère et les mesures qu’un agent d’approvisionnement doit prendre à leur égard.

39. Le document fournit une matrice des risques contractuels qui permet de déterminer dans quelle mesure une évaluation des risques serait nécessaire, en fonction du nombre de risques cernés après l’application d’une liste de vérification. Cette liste de vérification indique également les conséquences des risques ainsi que les mesures qu'il est possible de prendre pour aider les agents d’approvisionnement à atténuer les répercussions des risques ou la probabilité qu’ils se concrétisent.

Réponse du Ministère à la recommandation D

40. Le Ministère a lancé un plan d’approvisionnement dans le cadre de son exercice budgétaire initial de l’exercice 2018-2019. Au début de chaque exercice, une liste des approvisionnements prévus serait établie pour aider le personnel à établir les priorités en fonction du budget initial, de l’importance de chaque approvisionnement, des échéanciers et de la faisabilité. Le plan serait également mis à jour au moins une fois en cours d'exercice.

41. Le Ministère a fourni un plan d’approvisionnement initial pour 2018 afin d’étayer ses mesures, tout en soulignant qu’un plan stratégique plus rigoureux était en cours d’élaboration et devrait être finalisé au premier trimestre de 2021-2022.

Évaluation de la réponse du Ministère

42. Le document initial fourni ne définissait pas clairement le plan d’approvisionnement du Ministère. Au lieu d’une liste prospective des approvisionnements recensés pour l’exercice en question, le document fournit un relevé partiel des approvisionnements antérieurs de 2015-2016 à la mi 2018-2019. Les dates et les engagements étaient souvent incomplets ou vierges, y compris ceux décrits comme des achats ponctuels ou ayant commencé au cours d’un exercice antérieur. Bien qu’une échelle de 1 à 5 ait été établie pour le risque, aucun niveau de risque n’a été attribué. Toutefois, une description accompagnait toujours chaque approvisionnement.

43. Depuis, le Ministère a élaboré un nouveau plan plus stratégique qui décrit comment l’approvisionnement peut soutenir le Ministère et son ambitieux programme de transformation, et qui définit les besoins en approvisionnement qui nécessiteront une interface avec Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC). Compte tenu de cet effort supplémentaire qui a donné lieu à des renseignements mis à jour et plus détaillés, le document fournira probablement assez de détails pour permettre au personnel d’établir l’ordre de priorité des approvisionnements en fonction du budget, de l’importance, de l’échéancier ou de la faisabilité.

Réponse du Ministère à la recommandation E

44. Le Ministère a décrit les rôles de surveillance des activités d’approvisionnement dans sa Politique sur l’approvisionnement, lesquels ont été décrits plus en détail dans son plan d’échantillonnage. Il a fourni sa Politique sur l’approvisionnement et son plan d’échantillonnage pour la vérification des comptes 2020-2021 afin d’étayer ses mesures.

Évaluation de la réponse du Ministère

45. La Politique sur l’approvisionnement du Ministère donne un aperçu des rôles associés à la surveillance des activités d’approvisionnement, et son plan d’échantillonnage décrit en détail les responsabilités afférentes à chaque rôle. Cela comprend les priorités, les procédures et le suivi obligatoire de chaque rôle aux étapes pertinentes du processus d’approvisionnement du Ministère.

46. Le plan d’échantillonnage présente en outre la raison pour laquelle le Ministère a mis en place sa surveillance, ce qui aide le personnel à contextualiser ses responsabilités dans l’ensemble du processus. Il s’agit notamment d’un résumé des transactions que le Ministère juge à risque élevé, moyen ou faible, ce qui aide à orienter le personnel vers les secteurs de préoccupation plus importants et améliore l’efficience de la surveillance globale.

Réponse du Ministère à la recommandation F

47. Le Ministère a examiné, tous les trimestres, ses processus internes de déclaration des contrats de plus de 10 000 $ et a apporté des changements à ses procédures de gestion des divulgations proactives.

48. Le Ministère a fourni cet examen, son diagramme de processus et une matrice de contrôle pour étayer ses actions.

Évaluation de la réponse du Ministère

49. L’examen interne du Ministère a relevé des omissions dans sa divulgation proactive des contrats de plus de 10 000 $, ainsi que des lacunes dans ses contrôles de divulgation proactive. Il s’agissait notamment d’une saisie incohérente des données, de l’absence d’un processus consigné, de sources d’information multiples sur les contrats et de respect des échéanciers.

50. À partir de ces observations, le Ministère a créé un diagramme de processus et une matrice de contrôle conformes aux exigences trimestrielles fédérales de divulgation proactive. L’examen ne portait pas sur les exigences annuelles fédérales dans leur ensemble, mais dans sa matrice de contrôle, il faisait état d’un processus en place pour divulguer annuellement les transactions par carte d’achat.

51. L’examen interne du Ministère a également fait état d’une nouvelle procédure rédigée pour veiller à ce que tous les renseignements exigés par le Secrétariat du Conseil du Trésor soient divulgués avec exactitude et exhaustivité et en temps opportun.

Conclusion

52. Le Ministère a mis en œuvre une série de mesures pour mettre à jour le mandat du CEC, approuver officiellement ses politiques ministérielles en matière d’approvisionnement, consigner les étapes de son processus d’évaluation des risques liés à l’approvisionnement, définir l’objet de son plan d’approvisionnement, décrire ses rôles en matière de surveillance des activités d’approvisionnement et effectuer un examen de ses contrôles en place pour assurer la divulgation de ses contrats comme il se doit.

53. Le Ministère a déterminé que chacune de ses six mesures a été « pleinement mise en œuvre » (niveau 5), mais le BOA a évalué que cinq des six mesures correspondaient à cette définition. Les mesures en réponse à la recommandation D se font toujours attendre.

54. En ce qui concerne la recommandation D, le Ministère a clairement défini l’objet d’un plan d’approvisionnement ministériel; toutefois, il aurait avantage à disposer de renseignements complets et à jour sur l’approvisionnement pour établir ses priorités connexes et permettre la planification et la gestion adéquates des activités permanentes d’approvisionnement et de passation de contrats. À cette fin, le Ministère a récemment rédigé un plan d’approvisionnement plus stratégique qui sera finalisé au premier trimestre de 2021-2022. Une fois approuvé, ce nouveau document sera probablement suffisant pour satisfaire pleinement à la recommandation.

55. Le BOA est encouragé par le fait que le Ministère a donné suite aux recommandations et pris de nombreuses mesures importantes pour renforcer ses pratiques d’approvisionnement. La mise en œuvre complète des mesures connexes devrait renforcer le CCG du Ministère.

Annexe A – Recommandations du Bureau de l’ombudsman de l’approvisionnement et réponses du Ministère

Recommandations et réponses
Recommandations du BOA Réponses du Ministère
Modifier le mandat du Comité d’examen des contrats afin de décrire clairement le rôle, les responsabilités des membres, la composition, les processus et les procédures du Comité, y compris les méthodes utilisées par le Comité pour rendre compte de ses activités et de ses résultats à la haute direction.

Le mandat du Comité d’examen des contrats a été mis à jour en conséquence :

  • Rôle
  • Responsabilités
  • Procédures
  • Rapports à la haute direction

Il a été validé par la Division de la vérification interne du Ministère dans le cadre du processus de suivi du plan d’action de la direction du 18 décembre et présenté au Comité de vérification.

Dans les suivis subséquents, on a également noté que des réunions en personne avaient eu lieu. Le mandat est fourni comme documentation à l’appui.

Des réunions d’introduction ont été organisées virtuellement avec les nouveaux membres du CEC, réunions lors desquelles le mandat a été fourni et expliqué.
Documenter, approuver et mettre en œuvre officiellement les lignes directrices et les procédés ministériels en matière d’approvisionnement. Il faudrait également envisager de documenter le processus et les contrôles de passation de marchés pour les services juridiques.

La politique d’approvisionnement a été approuvée par le Comité exécutif, et les membres du Comité de la haute direction du Ministère (tous les cadres) ont été avisés.

Elle a été validée par la Division de la vérification interne du Ministère dans le cadre du processus de suivi du plan d’action de la direction du 20 août, présentée au Comité de vérification et approuvée par l’administrateur en chef.

Elle a également fait l’objet d’un suivi en décembre 2019. La direction avait demandé un sursis afin de l’intégrer à la mise en œuvre prévue du nouveau système financier (SAP GFGC, dirigé par le SCT).

Les versions définitives des politiques (approvisionnement et contrats de services juridiques) ont été fournies à l’appui.
Documenter le processus d’évaluation des risques liés à l’approvisionnement et l’utilisation de l'information sur les risques pour appuyer la prise de décisions.

La ligne directrice sur la gestion des risques liés à l’approvisionnement a été communiquée aux membres du CEC et aux agents d’approvisionnement.

Elle a été validée par la Division de vérification interne du Ministère dans le cadre du processus de suivi du plan d’action de la direction du 18 décembre et présentée au Comité de vérification.

La ligne directrice sur la gestion des risques liés à l’approvisionnement a été fournie à l’appui.
Élaborer, mettre en œuvre et tenir à jour un plan d’approvisionnement ministériel.

Le plan d’approvisionnement a été lancé dans le cadre de l’exercice budgétaire initial de 2018-2019.

Il a été validé par la Division de la vérification interne du Ministère dans le cadre du processus de suivi du plan d’action de la direction du 18 décembre et présenté au Comité de vérification.

Le plan d’approvisionnement du Ministère pour 2018 est fourni comme documentation à l’appui.

Le plan d’approvisionnement vise à aider le gestionnaire de centre de coûts et son conseiller en gestion financière à dresser une liste des approvisionnements prévus conformément à leur budget initial.

Le plan d’approvisionnement les aide à prioriser les approvisionnements en fonction du budget et du niveau d’importance de chaque approvisionnement.

Le plan est lancé en début d’exercice et révisé au moins une fois au cours de l’exercice pour s’assurer qu’il est toujours à jour ou pour le modifier en fonction des changements ministériels. Le plan d’approvisionnement est remis au service de l’approvisionnement une fois qu’il est terminé afin de recueillir des commentaires sur les échéanciers et la faisabilité.
Établir des mécanismes officiels documentés pour surveiller les activités d’approvisionnement.

Le rôle est décrit dans la politique d’approvisionnement du Ministère et précisé dans le plan d’échantillonnage.

Il a été validé par la Division de la vérification interne du Ministère dans le cadre du processus de suivi du plan d’action de la direction du 20 août, présenté au Comité de vérification et approuvé par l’administrateur en chef.

Il a également fait l’objet d’un suivi en décembre 2019. La direction avait demandé un sursis afin de l’intégrer à la mise en œuvre prévue du nouveau système financier (SAP GFGC, dirigé par le SCT).
Examiner les contrôles en place pour assurer la divulgation adéquate des contrats en vertu des Lignes directrices sur la divulgation proactive des marchés du Secrétariat du Conseil du Trésor, qui sont entrées en vigueur le 1er janvier 2018.

L’examen a été effectué en août 2018, et des modifications ont été apportées aux procédures de gestion des divulgations proactives.

Il a été validé par la Division de la vérification interne du Ministère dans le cadre du processus de suivi du plan d’action de la direction du 18 décembre et présenté au Comité de vérification.

L’examen consigné par le service des finances a été fourni à titre de document d’appui.
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