Examen des pratiques d’approvisionnement du ministère de la Défense nationale

Critères obligatoires

Deux tiers des dossiers applicables ne contenaient pas de critères d’évaluation obligatoires clairement énoncés, démontrables et mesurables; ils pouvaient également être restrictifs ou favoriser inutilement un soumissionnaire ou un groupe de soumissionnaires.

19. Les critères d’évaluation obligatoires doivent être respectés, sinon la soumission doit être rejetée. Dans 10 des 29 dossiers applicables, le MDN avait des critères clairement énoncés, démontrables et mesurables, qui correspondaient au besoin, n’étaient pas trop restrictifs et ne favorisaient ou ne pénalisaient pas inutilement un soumissionnaire ou un groupe de soumissionnaires particuliers. Cependant, dans 16 des dossiers, les critères obligatoires n’étaient pas communiqués de manière claire, précise ou mesurable et dans 3 des dossiers, les critères semblaient favoriser un soumissionnaire. Il y avait également 3 dossiers dont au moins 1 critère ne correspondait pas aux besoins de l’énoncé des travaux (EDT). Les détails de l’examen des critères obligatoires par le BOA sont présentés ci-dessous.

Méthode de sélection inexpliquée

30. Les documents de demande de soumissions doivent indiquer la méthode d’attribution. Dans 3 dossiers, le MDN ne l’a pas fait. L’un de ces dossiers comprenait 2 soumissions, dont l’une proposait un prix pour l’ensemble des 23 articles recherchés, tandis que l’autre ne proposait un prix que pour 11 articles. Chacun des prix pour ces 11 articles était légèrement moins cher, mais le MDN a quand même attribué le contrat pour les 23 articles à un seul soumissionnaire, au lieu d’attribuer 2 contrats partiels, soit les 11 articles au soumissionnaire le moins cher et les 12 articles restants à l’autre soumissionnaire. Rien dans la demande de soumissions ne stipulait qu’il fallait soumissionner pour tous les articles afin d’être considéré pour l’attribution du contrat.

Méthodologie de sélection mal expliquée

31. Lorsqu’un contrat devait être attribué sur la base d’une combinaison de la valeur technique et du prix, il y a eu 2 cas où la demande de soumissions n’expliquait pas la façon dont le prix évalué devait être déterminé. Dans un dossier, la demande de soumissions indiquait que les points seraient répartis à 50/50 entre les aspects techniques et financiers de la soumission; par contre, sur la même page, elle indiquait également que les points seraient attribués sur une base différente : 70 % des points pour la proposition technique, contre 30 % seulement pour la proposition financière. Dans l’autre dossier, la DP indiquait que le contrat serait attribué sur la base du prix évalué le plus bas, mais la DP n’expliquait pas la méthode de calcul des points. Pour le premier de ces exemples, il n’y avait qu’un seul soumissionnaire. Dans le second, le MDN a attribué le contrat au fournisseur dont le prix total était le plus bas.

32. Dans les 2 autres dossiers, la façon dont le MDN a informé les soumissionnaires du mode d’attribution du contrat a posé problème :

1. Dans un dossier, la section « Méthodologie de sélection » de la demande de soumissions, au lieu d’expliquer le mode d’attribution du contrat, c’est-à-dire le prix le plus bas et la conformité sur le plan technique, le MDN a renvoyé à la clause C0008T de la bibliothèque des Clauses et conditions uniformisées d’achat de SPAC, qui n’est pas une clause de base de sélection, mais plutôt une clause exigeant que les fournisseurs justifient leurs prix. Ce renvoi incorrect complique les efforts des fournisseurs relatifs à la structuration de leurs soumissions; par exemple, tout en étant en mesure de soutenir leurs prix, ceux-ci pourraient choisir un niveau de service plus coûteux, ou un produit plus robuste, en s’attendant à ce que le MDN attribue le contrat à la proposition technique la mieux cotée. Il a finalement été attribué au plus bas prix des 3 soumissionnaires.
2. Dans l’autre dossier, le BOA a observé que le MDN a tenté de modifier une clause uniformisée, mais que la modification a entraîné la disqualification de tous les soumissionnaires, sauf un. La méthodologie de sélection de la demande de propositions se lit comme suit : (souligné par le BOA)
   • 4.2.1 Coût par point le plus bas
     • 1. Pour être jugée recevable, une soumission doit :
       • répondre à toutes les exigences énoncées dans la demande de soumissions;
       • respecter tous les critères d’évaluation techniques obligatoires;
       • obtenir le nombre de points le plus élevés requis pour l’ensemble des critères d’évaluation techniques qui sont cotés.
     • 2. Les soumissions ne répondant pas aux exigences énoncées au point a), b) ou c) seront déclarées irrecevables. La soumission recevable ayant obtenu le plus de points ou celle ayant le prix évalué le plus bas ne sera pas nécessairement acceptée.
       
       
     • 3. Le prix évalué par point d’une soumission recevable sera déterminé en divisant son prix évalué par la note globale qu’elle a obtenue pour l’ensemble des critères techniques cotés détaillés dans la pièce jointe 1 de la partie 4.

Selon les sections 4.2.1.1.c et 4.2.1.2, seule la soumission qui obtient le plus de points techniques peut être considérée comme étant « conforme ». Toutes les autres soumissions ayant été déclarées non recevables, le prix ne joue aucun rôle dans la détermination de l’entreprise qui se verra attribuer le marché, puisqu’une seule soumission peut être recevable. Ce scénario pourrait empêcher les soumissionnaires potentiels de proposer une ressource à tarif quotidien plus bas pour concurrencer une ressource à prix plus élevé, mais techniquement plus solide et s’attendant à recevoir la quasi-totalité des points de l’évaluation cotée. Le MDN pourrait se voir ainsi priver de la possibilité d’attribuer le contrat à une soumission moins chère, mais techniquement acceptable.

Accès inégal aux renseignements requis

40. Dans ces 4 dossiers, les soumissionnaires n’ont pas tous eu accès aux mêmes renseignements au même moment :

1. Dans 2 dossiers, ces connaissances disparates semblent provenir d’une sorte d’échange entre le MDN et le fournisseur retenu, qui a eu lieu avant le processus de demande de soumissions :
   1. Dans un dossier, le MDN avait reçu une soumission d’un fournisseur qui dépassait le seuil en deçà duquel le MDN n’est pas tenu de faire une demande de soumissions. Le MDN a alors lancé un nouveau processus de demande de soumissions, puis il a envoyé la demande à ce fournisseur et à 2 autres concurrents. Ce fournisseur était le seul soumissionnaire, et sa soumission indiquait « … conformément à notre conversation avec [l’autorité contractante ou le responsable technique]… »^{Note de bas de page1} [TRADUCTION].
   2. Dans le deuxième dossier, le MDN a déclaré que la période contractuelle de 6 mois indiquée dans la demande de soumissions « … était une estimation fondée sur la disponibilité du chariot élévateur à fourche et sur le délai de livraison… » [TRADUCTION], ce qui indique que le MDN avait probablement déjà parlé avec ce fournisseur afin de déterminer la disponibilité de l’équipement.

   Dans ces 2 cas, le MDN n’a pas mené un processus d’invitation à soumissionner équitable, ouvert ou transparent. Dans chaque cas, le processus a été entaché par la communication préalable à la demande de soumissions entre le MDN et celui qui a éventuellement obtenu le contrat. Dans certaines circonstances, les ministères sont autorisés à attribuer un contrat sans invitation à soumissionner, mais aucune de ces exceptions n’a été notée dans les dossiers, et le MDN aurait donc dû mener ces 2 demandes de soumissions de manière équitable et concurrentielle.

2. Dans 2 autres dossiers, les documents de demande de soumissions contenaient des renseignements différents, ou un fournisseur semblait fournir des renseignements au MDN sur les articles que ce dernier achetait :
   1. Dans un dossier demandant la prestation de conseils à titre de principal responsable, le soumissionnaire retenu disposait de paramètres moins souples que les 2 autres fournisseurs invités relativement aux certifications acceptables, mais il est tout de même parvenu à satisfaire à l’exigence la plus restrictive et à se voir attribuer le contrat. Le soumissionnaire retenu a également été le seul à avoir être informé de la date limite de réception des soumissions.
   2. Dans un autre dossier, pour des pièces de sous-marins, pendant la période de soumission, le MDN a échangé des courriels avec un fournisseur dans lesquels les 2 vérifiaient les numéros de pièces et les descriptions de certains des articles que le MDN tentait de se procurer. Par la suite, le MDN a modifié les pièces requises à mi-chemin de la demande de soumissions. Le MDN a partagé cette information avec tous les autres fournisseurs potentiels par le biais d’une modification. Ce soumissionnaire s’est finalement vu attribuer le contrat.

Lacunes administratives

41. En ce qui concerne l’administration générale du processus de demande de soumissions, il est arrivé que le MDN ne respecte pas les règles nécessaires de la PMCT :

1. Dans 2 dossiers, le MDN n’a pas invité le nombre approprié de soumissionnaires potentiels : Dans un dossier, le MDN a utilisé une méthode d’approvisionnement établie par SPAC, soit l’accord d’approvisionnement en services professionnels de soutien à la vérification, qui exige que les ministères invitent 15 fournisseurs à soumissionner; toutefois, selon ses dossiers, le MDN n’a envoyé la demande de soumissions qu’à 10 fournisseurs. Le dossier ne contenait pas les résultats de la recherche du portail électronique de SPAC pour l’accord d’approvisionnement, ce qui pourrait expliquer la sélection d’à peine 10 entreprises. Dans le deuxième dossier, la valeur du marché attribué (40 898,54 $) était supérieure au seuil monétaire des marchés de biens pour l’Accord de libre-échange canadien (25 300 $) et l’Accord de libre-échange nord-américain (32 900 $), entre autres, ce qui signifie que le MDN aurait dû utiliser une demande de propositions « ouverte » au lieu d’envoyer directement une demande de prix à 3 fournisseurs. Le dossier aurait dû contenir une estimation de la valeur prévue du marché. Ces estimations, normalement signées et approuvées par l’autorité compétente du MDN, doivent servir à déterminer si les accords commerciaux s’appliquent. Il s’agit du dossier (mentionné au paragraphe 30 ci-dessus) pour lequel le MDN a attribué un seul contrat au soumissionnaire qui a fourni des prix pour l’ensemble des 23 articles, au lieu de prendre en considération la soumission comportant les 11 articles les moins chers.
2. Dans 3 cas, les documents de demande de soumissions n’indiquaient pas aux soumissionnaires la date de remise des soumissions ou les personnes à qui poser des questions pendant la période de soumission.
3. Dans 3 cas, le délai dont disposaient les soumissionnaires pour préparer leurs propositions, c’est-à-dire la date de clôture des soumissions, n’était pas conforme aux règles de la méthode d’approvisionnement donnée ou était plus court que ce qui serait considéré comme normal; dans un cas, notamment, les soumissions devaient être remises moins de 2 jours après l’envoi de la demande de soumissions; ce contrat a été attribué plus de 100 jours plus tard.

42. Tout ce qui peut influer sur l’attribution correcte d’un contrat expose le ministère à des contestations dans un certain nombre de forums d’examen des soumissions, y compris le BOA. Selon l’organisme auquel une plainte peut être soumise, l’attribution du contrat pourrait être retardée, ou le MDN pourrait devoir verser une indemnisation à des fournisseurs.

Lettres aux soumissionnaires non retenus

43. Le MAA du MDN précise que « après l’attribution du contrat, l’autorité contractante doit envoyer une lettre à chaque soumissionnaire non retenu » [TRADUCTION]. Cette lettre fournit les renseignements suivants : le soumissionnaire retenu, la valeur du contrat et une explication du rejet de leur soumission. 4 dossiers comportaient plusieurs soumissionnaires, mais aucune lettre aux soumissionnaires non retenus ne figurait au dossier. La lettre de regret est un outil important qui alerte les soumissionnaires qu’ils non pas été retenus lors du processus de sélection dans l’éventualité où ils désireraient demander des explications détaillées au ministère contractant ou se prévaloir des mécanismes de recours en place tels que le BOA ou le Tribunal canadien du commerce extérieur (TCCE).

Lignes directrices manquantes en matière d’évaluation

47. Avant l’évaluation de la composante technique des soumissions, les autorités contractantes du MDN fournissent aux évaluateurs techniques des directives d’évaluation expliquant le déroulement du processus d’évaluation. Ces instructions peuvent être communiquées de vive voix ou en personne. Cependant, on fournit souvent des formulaires à signer, qui précisent que l’évaluateur accepte ce qui suit :

• les soumissions doivent être traitées de manière confidentielle;
• l’évaluateur n’est pas en position de conflit;
• l’évaluateur doit se garder de discuter de l’évaluation avec d’autres évaluateurs;
• l’évaluateur ne connaît pas les prix de la soumission.

48. Ces types de formulaires ne seraient pas nécessaires dans le cas d’un ministère achetant des biens décrits simplement et bien compris, ou dans le cas de contrats comportant peu de critères d’évaluation et attribués à la soumission au prix le plus bas, ce qui était le cas de 6 des 36 dossiers fournis par le MDN. Cependant, ils pourraient être joints à chaque demande de soumissions si le ministère/l’autorité contractante voulait faire en sorte qu’aucun évaluateur ne puisse compromettre le processus d’évaluation. Sur les 30 dossiers restants qui comportaient des processus d’évaluation plus complexes, 12 comprenaient ces formulaires, dûment signés, et 1 autre incluait le formulaire, mais sans signature.

49. Au MDN, on constate des incohérences entre les autorités contractantes quant à l’applicabilité de ces formulaires. En réponse à une demande du BOA concernant ce sujet dans un dossier, l’autorité contractante du MDN a informé le BOA que les formulaires de conflit d’intérêts et de non-divulgation n’étaient pas nécessaires, puisque tous les évaluateurs étaient des fonctionnaires ou des membres des Forces canadiennes. Pourtant, dans un autre dossier, on peut lire en haut de ces formulaires figurant au dossier « Ce formulaire est destiné aux employés du MDN ». Le MAA du MDN soutient le premier point de vue : seuls les consultants, c’est-à-dire les personnes qui ne sont pas des employés du MDN ou des membres des Forces canadiennes, sont tenus de signer un tel formulaire. Sinon, le MAA indique que l’autorité contractante est tenue de « donner des instructions » aux évaluateurs techniques sur le maintien de la confidentialité des soumissions, sans mentionner les conflits d’intérêts.

50. Le MAA renvoie également à la Directive et ordonnance administrative de la Défense 7021 du MDN, qui traite des questions relatives aux conflits d’intérêts et à l’après-mandat pour les employés du MDN et les membres des FAC, mais sans mention directe de la conduite d’évaluations des soumissions.

Résultats de l’évaluation manquante

51. Le MDN n’a pas été en mesure de fournir les formulaires d’évaluation individuels dans 9 dossiers, et dans 6 de ces dossiers, les résultats de l’évaluation de consensus étaient également manquants. Dans 3 de ces 6 dossiers, le MDN a déclaré qu’aucun résultat d’évaluation ne figurait au dossier parce qu’il n’y avait eu qu’une seule soumission. Dans 3 autres dossiers, l’évaluation du consensus indiquait simplement « Satisfait », « Conforme » ou « O » pour chaque critère. Sans soutien supplémentaire, par exemple un renvoi à l’endroit de l’a soumission où le critère a été satisfait, le BOA ne peut pas vérifier si le MDN a correctement évalué les soumissions ou si le contrat a été correctement attribué dans l’un de ces cas.

Évaluation des soumissions et attribution inappropriée des contrats

52. Dans 2 autres dossiers, une soumission a été rejetée en raison d’exigences qui ne figuraient pas dans la demande de soumissions : dans l’un, un fournisseur a été rejeté, en partie, faute d’expérience antérieure au MDN et, dans l’autre, une soumission a été rejetée parce qu’elle ne comprenait pas les dessins du fabricant d’équipement d’origine pour une pièce donnée. Aucune de ces exigences n’avait été mentionnée dans les demandes de soumissions respectives. Dans le premier cas, la soumission a été rejetée parce qu’elle ne répondait pas à un certain nombre de critères obligatoires, de sorte que l’erreur constatée n’est pas la seule raison pour laquelle le soumissionnaire n’a pas obtenu le contrat. Dans le second dossier, c’est le soumissionnaire le moins cher qui a été indûment disqualifié.

53. Dans 9 dossiers, le contrat a été attribué à un fournisseur dont la soumission avait expirée, n’avait pas été évaluée correctement ou n’aurait pas dû être jugée valide, puisque le fournisseur avait ajouté des conditions supplémentaires à sa soumission :

1. Dans un dossier portant sur la conversion de 6 chars Leopard en monuments, comme ceux que l’on trouve devant une base des Forces canadiennes, le contrat a été signé 187 jours après la date de clôture des soumissions. La période de validité initiale de la soumission était de 90 jours; elle a été prolongée de 90 jours pour 2 des 3 soumissionnaires, mais pas pour l’adjudicataire. Les 3 soumissions avaient expirées au moment de l’attribution du contrat.
2. Dans 4 dossiers, le fournisseur avait soit rejeté certaines des conditions uniformisées de la demande de soumissions, soit ajouté ses propres conditions; dans un autre cas, il avait exigé que le personnel du MDN effectue certains travaux qui étaient censés être effectués par lui. En permettant aux soumissionnaires d’apporter de tels changements, le MDN n’est plus en mesure de comparer équitablement les soumissions en fonction des exigences définies dans la demande de soumissions. Il en résulte des conditions de concurrence inégales, car certains soumissionnaires fondent leurs soumissions sur le contenu de la demande de propositions, tandis que d’autres définissent un nouvel ensemble de règles pour présenter leurs soumissions. Le MDN n’est pas équitable envers ceux qui adhèrent aux conditions de la demande de propositions pour rédiger leurs soumissions.
3. Dans 4 autres dossiers :
   1. Dans 2 dossiers, le contrat a été attribué à des soumissionnaires non conformes – dans l’un, une signature obligatoire manquait et, dans l’autre, une ressource proposée ne possédait pas le diplôme requis;
   2. Comme indiqué au paragraphe 30 ci-dessus, dans un dossier, une soumission moins chère a été rejetée parce qu’elle ne fournissait pas les prix de tous les articles demandés, même si la demande de soumissions n’indiquait pas que les soumissionnaires devaient absolument présenter une soumission pour tous les articles sous peine de ne pas être retenus;
   3. Dans le dossier final pour l’achat de services de rédaction technique, les réponses aux critères cotés auraient dû se voir attribuer soit « 0 » soit « 5 » points selon que le répondant avait suivi ou non le cours indiqué – or, dans de multiples cas, le MDN a attribué 1, 2, 3 ou 4 points pour ces critères. Il s’agit du dossier mentionné au paragraphe 31 ci-dessus où le MDN n’a pas indiqué le mode d’attribution des points pour déterminer le prix évalué le plus bas; on ne peut donc pas affirmer hors de tout doute que cette erreur a influé sur l’attribution du contrat.

54. Dans un autre dossier, un contrat pour jusqu’à 4 tracteurs d’entrepôt électriques, qui a été attribué sous les auspices d’un accord d’approvisionnement, dans le cadre duquel les fournisseurs préqualifiés ont certifié, lorsqu’ils ont proposé un équipement donné, que « … tous les véhicules/équipements proposés sont conformes, et continueront à l’être pendant toute la durée du contrat, à toutes les spécifications techniques de l’annexe A (Exigence). Cette certification ne dispense pas la soumission de satisfaire à tous les critères d’évaluation technique obligatoires détaillés à la partie 4 » [TRADUCTION]. Le MDN avait inclus plus de 50 énoncés « obligatoires » concernant les capacités des véhicules, mais le responsable technique n’en avait évalué que 6. Pour que le Canada agisse conformément à ses obligations en vertu des accords commerciaux, qui s’appliquaient à cette demande de soumissions, le contrat doit être attribué selon la « méthode de sélection » décrite dans la demande de propositions qui, dans ce dossier, stipulait qu’« une soumission doit satisfaire aux exigences de la demande de soumissions et à tous les critères d’évaluation technique obligatoires pour être déclarée recevable. La soumission recevable avec le prix évalué le plus bas sera recommandée pour attribution d’un contrat » [TRADUCTION].

55. Dans l’ensemble, en n’effectuant pas l’évaluation de la manière prescrite par la demande de soumissions ou en n’étant pas en mesure de démontrer que les évaluations ont été effectuées conformément aux conditions de la demande de soumissions, le MDN ne peut pas défendre et expliquer ses décisions et ses actions aux autres soumissionnaires ou aux organismes d’examen. Le MDN n’est donc pas en mesure de démontrer que l’attribution des contrats a été faite conformément aux lois, aux règlements et aux politiques applicables, et non en violation de ceux-ci.

Documents d’approvisionnement

57. La section 12.3.1 de la PMCT exige que les dossiers d’approvisionnement facilitent la surveillance de la direction avec une piste de vérification complète qui renferme des détails au sujet des marchés liés aux décisions et aux communications pertinentes, y compris l’identification des fonctionnaires et des autorités approuvant les marchés. L’obligation de veiller à ce que les documents de dossier soient adéquats s’étend aux mesures prises pendant la période de demande de soumissions ainsi qu’à l’évaluation des propositions.

58. Le MDN a informé le BOA que, pendant la période à partir de laquelle le BOA a choisi son échantillon d’examen, du 1er avril 2019 au 31 mars 2021, le travail de passation de marchés du MDN a été effectué en grande partie avec des dossiers papier. Lorsque le BOA a demandé ces dossiers en juillet 2021, les protocoles de santé et de sécurité liés à la COVID-19 du MDN ont empêché l’accès à ces espaces de travail locaux pour trouver les documents demandés. Cela a entraîné des difficultés et des retards dans l’obtention des documents nécessaires.

59. La demande initiale du BOA pour les 40 dossiers d’approvisionnement du MDN a été faite à partir d’une liste fournie par le MDN en juillet 2021 et, dans 19 cas, les dossiers ont dû être échangés, parfois plusieurs fois, parce que les dossiers sélectionnés étaient exclus de la portée de l’examen. Après de multiples demandes de dossiers de remplacement, le BOA a exigé que les documents finaux lui soient remis, au plus tard, le 15 octobre 2021. En dépit des circonstances mentionnées dans le paragraphe ci-dessus, ce n’est qu’au début de décembre que le BOA et le MDN ont finalisé les documents disponibles pour l’examen de chaque dossier. Étant donné l’exigence prévue par la loi de fournir ses recommandations dans un délai d’un an après le début de l’examen, les retards dans l’obtention des dossiers ont réduit le temps dont disposait le BOA pour effectuer son examen.

60. La documentation du dossier a été examinée afin de déterminer si une filière de vérification complète a été maintenue pour favoriser la prise de décisions uniformes et transparentes. Des dossiers d’approvisionnement incomplets donnent lieu à des activités d’achat insuffisamment soutenues risquant de compromettre l’intégrité, l’équité et la transparence du processus d’approvisionnement. Il est essentiel de tenir des dossiers d’évaluation complets et détaillés pour démontrer que les critères d’évaluation ont été appliqués de façon équitable à toutes les soumissions concurrentes et pour démontrer que l’approvisionnement a été effectué conformément aux obligations du MDN en vertu de la PMCT et des accords commerciaux en vigueur.

61. Les pratiques de tenue des dossiers du MDN ont considérablement entravé la capacité du BOA à effectuer cet examen. La liste des contrats fournie au BOA a été générée par un système de saisie manuelle, le Système de gestion des données sur les marchés (SGDM) du MDN. Étant donné que le MDN n’a pas éliminé tous les dossiers non applicables, près de la moitié des 40 dossiers initialement demandés pour examen ont dû être remplacés, après avoir découvert qu’ils étaient exclus de la portée de l’examen du BOA (par exemple, le contrat demandé avait été attribué par SPAC/SPC/CDC ou était une commande subséquente à une offre à commandes de SPAC/SPC). Au total, le BOA a dû faire 7 demandes pour échanger 26 dossiers.

62. Pour obtenir un échantillon plus large des activités de passation des marchés du MDN, le BOA a examiné des dossiers provenant de divers secteurs du MDN. Le SGDM délimite les différents secteurs opérationnels du MDN, par exemple, la Marine, la Force aérienne et le Sous Ministre Adjoint (SMA) (matériel). Aux fins de vérifier certaines des données contractuelles fournies par le MDN, le BOA a comparé les contrats répertoriés par le SGDM avec le service électronique d’appels d’offres du gouvernement du Canada (achatsetventes.gc.ca) et la divulgation proactive (https://rechercher.ouvert.canada.ca/fr/ct/), car ces sites peuvent fournir des détails supplémentaires non disponibles dans le SGDM. Pour l’un des secteurs opérationnels, 93 contrats figuraient dans le SGDM, dont 19 seulement ont été publiés dans le cadre de la divulgation proactive, qui vise à informer les Canadiens des contrats fédéraux d’une valeur supérieure à 10 000 $. Selon le MDN, les 74 dossiers restants n’ont pas été divulgués de manière proactive pour des raisons de sécurité.

63. Le BOA a observé d’autres problèmes concernant la manière dont le MDN assure le suivi des dossiers du marché, ce qu’il a fait en reliant le contrat à la personne qui était responsable du dossier au moment de l’attribution. Les demandes de dossiers de 2019 ont été adressées à des personnes qui ont changé d’emploi ou qui ont été affectées ou déployées dans différentes organisations. Ces personnes n’étaient plus responsables des dossiers demandés, et le personnel du MDN chargé de trouver les documents au nom du BOA ont eu de la difficulté à trouver le responsable actuel du dossier en temps opportun. À titre d’exemple, le BOA a demandé les 40 dossiers le 21 juillet 2021. Il a fallu plus de 5 semaines pour que le MDN, le 27 août 2021, informe le BOA que 13 d’entre eux étaient exclus de la portée.

64. Les 2 échantillons hors de la portée mentionnés au paragraphe 13 ci-dessus ont été demandés le 17 septembre 2021, mais ce n’est que près d’un mois plus tard, soit les 12 et 13 octobre 2021, que le MDN a informé le BOA qu’ils étaient exclus de la portée. Comme expliqué à l’annexe I, ces 2 échantillons ont été échangés à plusieurs reprises. Même si, dans 2 autres dossiers, le MDN n’a pas été en mesure de fournir les documents de demande de soumissions, le BOA apprécie les efforts déployés par le MDN afin d’obtenir les dossiers et les documents demandés. Selon le MDN, le personnel a été envoyé dans des installations fermées ou inoccupées du MDN en vue de récupérer des dossiers à examiner par le BOA.

65. Pour exacerber la situation, le MDN n’a pas été en mesure de trouver la documentation nécessaire de certains dossiers, parce que la personne responsable du dossier était soit en congé parental, soit avait quitté le Ministère; par conséquent, le MDN s’est dit incapable d’accéder à leurs dossiers de courrier électronique, où les documents manquants se trouveraient selon lui.

66. En ce qui concerne les 38 dossiers pour lesquels le MDN était l’autorité contractante, la documentation du dossier d’approvisionnement fournie initialement était incomplète dans 31 des dossiers. Le 15 novembre 2021, le BOA a fait part au MDN de ses observations préliminaires et a fourni une liste des documents que le BOA s’attendait à trouver dans les dossiers, mais qui n’avaient pas été fournis. Le MDN a disposé de 15 jours pour commenter les observations et fournir tout document manquant. Le MDN a répondu à la plupart des observations et a fourni plus de 300 nouveaux documents, dont 180 étaient pertinents pour les SI faisant l’objet d’un examen. Dans certains dossiers, ces documents ont été fournis plus de 4 mois après la demande initiale du dossier. On ne sait pas pourquoi le MDN n’a pu trouver ces documents qu’à ce stade tardif, au lieu de le faire au moment de la demande initiale.

67. Le BOA considère que la transparence des activités de passation des marchés du MDN a été compromise par la qualité des données du SGDM et le manque de visibilité de la personne responsable de la gestion de ses dossiers du marché. D’après les dossiers fournis au BOA aux fins du présent examen, le MDN ne respecte pas ses obligations en vertu de l’article 12.3.1 de la PMCT. Il présente des rapports erronés sur ses activités de passation de marchés au public canadien et limite également sa capacité à suivre et à gérer ses propres activités de passation de marchés.

68. Étant donné la complexité de la localisation des dossiers demandés et de leurs responsables, la capacité du MDN à contrôler l’information relative à ses activités d’approvisionnement serait considérablement simplifiée s’il existait un système de suivi de cette information à l’échelle du Ministère. Il aiderait le personnel du MDN à mieux comprendre les activités de passation des marchés du Ministère et à en rendre compte.

Deux dossiers insuffisants

4. Le BOA a sélectionné ses 40 dossiers d’examen à partir d’une liste complète des contrats attribués que le MDN a fournie au début de cet examen des pratiques. Dans 2 dossiers, le MDN a fourni des copies des contrats et de certaines modifications à ces contrats, mais n’a pas fourni de documents essentiels pour déterminer le mode d’attribution du contrat; en effet, dans un dossier, il manquait les documents de demande de soumissions et toutes les propositions, et dans l’autre dossier, il manquait 2 des 3 propositions, ainsi que les évaluations des soumissions.

5. Le BOA considère que l’incapacité à démontrer et à documenter les décisions qui ont finalement conduit à l’attribution de contrats d’une valeur de 235 000 dollars est une préoccupation importante, et une violation de la PMCT et de la Ligne directrice à l’intention des employés fédéraux du Conseil du Trésor. Rudiments de la GI. Sans dossiers appropriés, le MDN ne peut pas documenter ses décisions opérationnelles, ce qui l’empêche de démontrer la bonne intendance des ressources de l’État ou le fait que les approvisionnements ont été attribués de manière équitable, ouverte et transparente.

Dossiers non applicables – Deux contrats attribués au nom du Ministère de la Défense nationale par d’autres organisations

6. Sur l’échantillon initial de 40 dossiers du BOA, 19 ont finalement dû être échangés, parfois à plusieurs reprises, parce qu’ils avaient été attribués par SPAC, SPC ou CDC, ou parce qu’il s’agissait de commandes subséquentes à des offres à commandes de SPAC/SPC ou à des autorisations de tâches pour des contrats attribués antérieurement, qui n’étaient pas des contrats concurrentiels attribués à part entière par le MDN.

7. A titre d’exemple, concernant le contrat attribué par SPC : La demande initiale de 40 dossiers a été faite le 21 juillet 2021. Le MDN a par la suite indiqué que le contrat était une commande subséquente à une offre à commandes de SPAC, et non un contrat attribué par le MDN. Le BOA a alors demandé un contrat de remplacement. Le MDN a alors indiqué que le contrat de remplacement était une autorisation de tâches dans le cadre d’un contrat attribué au préalable et qu’il n’était donc pas admissible à un examen. Le BOA a alors demandé un autre contrat de remplacement. Le MDN a indiqué que ce contrat de remplacement était également exclu de la portée. Le BOA a alors demandé un autre contrat de remplacement. Le MDN a finalement indiqué que ce contrat avait été attribué par SPC. Tout ce va-et-vient s’est déroulé entre le 21 juillet et le 12 octobre 2021, date à laquelle il était trop tard dans le processus d’examen pour demander un quatrième dossier de remplacement.

8. Comme nous l’avons souligné tout au long du présent rapport, la qualité de la tenue des dossiers du MDN nuit à sa capacité de démontrer qu’il respecte les obligations du Conseil du Trésor.