Examen des pratiques d’approvisionnement du Conseil national de recherches Canada

Critères obligatoires

Les critères obligatoires n’étaient pas trop restrictifs et, pour la plupart, étaient conformes aux exigences; toutefois, une majorité de dossiers n’avait pas défini les critères obligatoires de manière claire, précise et mesurable

18. Pour ce qui est des 24 dossiers comprenant des critères obligatoires, ceux-ci n’étaient pas trop restrictifs, ils ne favorisaient, ni ne pénalisaient inutilement un soumissionnaire en particulier, et dans tous les cas sauf 3, les critères étaient conformes aux exigences. Cependant, dans 14 des 24 dossiers, les critères obligatoires n’avaient pas été communiqués de façon claire, précise ou mesurable. Ce genre de critères d’évaluation peut : miner la transparence du processus de demande de soumissions; amener les soumissionnaires à présenter des soumissions non conformes ou sous-optimales; entraîner des évaluations imprévues ou incohérentes entre les évaluateurs. Voici des exemples de critères obligatoires imprécis :

1. Dans 5 dossiers, les critères obligatoires utilisaient un langage non obligatoire pour décrire l’exigence (par exemple « devrait » plutôt que « doit »), ce qui ne permettait pas d’établir clairement si les critères seraient respectés si l’information demandée n’était pas fournie ou si l’exigence ne serait pas ainsi respectée. Par exemple, dans un dossier pour les services d’un architecte de la transformation opérationnelle, un critère obligatoire stipulait que « la ressource devrait avoir une certification en gestion du changement ADKAR ». L’utilisation d’un langage non obligatoire, comme le mot « devrait » plutôt que le mot « doit », limite la certitude qu’ont les fournisseurs et les évaluateurs lorsqu’ils déterminent quels aspects de l’exigence doivent être satisfaits pour que celle-ci soit considérée comme entièrement conforme. Pour éviter toute confusion, seul un langage obligatoire devrait être utilisé pour décrire les exigences obligatoires.
2. Dans 6 dossiers, les critères obligatoires exigeaient des soumissionnaires qu’ils démontrent leur « expérience », mais ne précisaient pas le degré d’expérience exigé. Par conséquent, n’importe quel degré d’expérience aurait suffi à satisfaire les critères. Par exemple, dans un dossier pour les services d’un architecte logiciel, un critère obligatoire exigeait une « expérience de la cartographie des fonctionnalités OOB de Microsoft Dynamics CRM en fonction des exigences opérationnelles, au moyen de plusieurs modules (ventes, marketing, gestion des cas, bureau de service unifié) au sein de Dynamics ». Cependant, le critère ne précisait pas le niveau d’expérience requis. Par conséquent, aussi peu qu’un jour d’expérience aurait suffi à satisfaire le critère. Deux autres critères de ce dossier ne mentionnaient pas non plus le niveau d’expérience requis. Par conséquent, dans de telles circonstances, l’exigence devrait être adaptée de manière à préciser le degré d’expérience essentiel à la réalisation des travaux.
3. Dans 5 dossiers, le CNRC aurait dû utiliser une définition des critères obligatoires plus claire. Par exemple, dans un dossier concernant l’élaboration d’un guide technique du logement, 3 des critères obligatoires exigeaient de donner des exemples sur l’expérience acquise lors de projets ou de guides publiés antérieurement, mais il n’était pas clair si ces critères s’appliquaient au soumissionnaire (société) ou aux ressources proposées. Selon un autre critère obligatoire, le soumissionnaire devait « identifier les membres du personnel faisant partie de l’équipe proposée qui participent à l’élaboration du Code national du bâtiment, du Code national de prévention des incendies et des normes canadiennes en vigueur ». Cependant, le nombre de membres du personnel à proposer pour être considéré comme conforme n’était pas précisé. Dans le cadre d’un autre critère obligatoire, les soumissionnaires devaient présenter les curriculum vitæ des ingénieurs qui possédaient 10 ans d’expérience. Il y était précisé qu’il fallait présenter au moins 1 curriculum vitæ pour chacune des 6 disciplines du génie énumérées. Étant donné que le nombre de ressources requises n’était pas précisé, il n’était pas clair s’il fallait présenter au moins 6 ressources, chacune possédant 10 ans d’expérience dans sa discipline précisée, ou si un nombre inférieur de ressources dotées d’une expérience dans plusieurs disciplines pouvait être proposé. On ne peut laisser aux soumissionnaires le soin de deviner ce qui est acceptable ni aux évaluateurs celui de déterminer si la réponse fournie dans la soumission est « acceptable » selon leurs interprétations individuelles subjectives des critères obligatoires.

19. Dans 4 dossiers, les demandes de soumissions comprenaient des critères obligatoires qui ne pouvaient pas être évalués sur la base d’une réussite ou d’un échec au moment de la clôture des soumissions. Par exemple, dans un dossier sur les services de conciergerie, la demande de soumissions comprenait des critères obligatoires exigeant que les soumissionnaires « informent la direction du bâtiment de tout produit de nettoyage utilisé dans le bâtiment », « communiquent à la direction ou aux propriétaires de l’immeuble la présence de parasites et tout problème d’entretien découvert lors des activités de nettoyage », et effectuent d’autres tâches comme demander aux gestionnaires d’installations d’identifier les occupants des bâtiments atteints de sensibilités. De telles exigences doivent figurer dans le contrat attribué au soumissionnaire retenu, car elles concernent l’exécution des services requis à l’avenir, tandis que les critères obligatoires sont utilisés pour confirmer les compétences ou l’expérience détenues par le fournisseur au moment de la clôture des soumissions, avant l’attribution du contrat.

20. Dans 3 dossiers, les critères obligatoires n’étaient pas alignés sur les exigences, ce qui avait pour résultat des critères obligatoires qui n’étaient pas essentiels à la réussite du projet tel que décrit dans la demande de soumissions. Par exemple, dans un dossier sur les services environnementaux, l’énoncé des travaux (EDT) précisait que le technicien de terrain doit avoir un minimum de trois ans d’expérience dans l’évaluation des sites environnementaux conformément à la norme de l’Association canadienne de normalisation. Cette exigence relative à l’expérience obligatoire n’a pas été évaluée dans les critères obligatoires. De même, dans un dossier pour des services de conseil sur la modélisation des bases de données, l’EDT indiquait que la ressource proposée « doit avoir un minimum de 8 à 10 ans [d’expérience], dont cinq (5) ans au sein du gouvernement fédéral, d’expérience confirmée […] » dans 12 domaines différents. Les exigences relatives à l’expérience dans les critères obligatoires pour la présente demande de soumissions ne correspondaient pas à ceux énumérés dans l’EDT. Par exemple, les critères obligatoires exigeaient d’avoir 2 ans d’expérience générale au sein du gouvernement (alors que l’EDT exigeait d’en avoir 5 ans dans tous les domaines précisés) et d’autres critères exigeaient plus ou moins d’expérience que les années indiquées dans l’EDT. Étant donné que l’EDT a pour objectif de décrire les travaux requis, des critères mentionnant des exigences en matière de soumission minimales (comme les exigences relatives à l’expérience des exemples cités ci-dessus) ne devraient pas se trouver dans un EDT. De plus, ajouter des exigences en matière de soumission dans l’EDT entraîne des enjeux de cohérence et d’efficacité. Par exemple, lors de la modification des critères, de multiples sections des demandes de soumissions doivent être passées en revue pour s’assurer qu’il n’y a pas de renseignements conflictuels ou contradictoires. Cela s’avère aussi inefficace, car les soumissionnaires et les évaluateurs doivent consulter plusieurs sections d’une demande de soumissions pour voir l’ensemble des critères obligatoires.

Critères cotés

Les critères cotés et les grilles de notation n’étaient pas trop restrictifs, convenaient à l’exigence et reflétaient l’importance relative des critères; cependant, la plupart des dossiers comportaient des critères cotés et des grilles de notation qui manquaient de clarté et étaient inutilement subjectifs

21. La section 10.7.25 de la PMCT stipule que les « critères en question devraient définir exactement tous les aspects de la performance qui sont essentiels au succès du projet et ils devraient permettre de mesurer à la fois la compétence de l’entreprise et la valeur de sa méthode technique ».

22. Dans l’ensemble des 22 dossiers qui comprenaient des critères cotés, ceux-ci n’étaient pas trop restrictifs et convenaient à l’exigence. Cependant, dans 19 dossiers, les critères ou la grille de notation n’avaient pas été communiqués de manière claire et précise afin d’en réduire au minimum la subjectivité.

23. Voici des exemples de critères cotés ou de grilles de notation comportant des renseignements incomplets ou peu clairs :

1. Dans 15 dossiers, les critères cotés ou les grilles de notation utilisaient des termes non définis ou étaient autrement rédigés de façon peu claire. Par exemple, dans un dossier pour des services de vérification, certains critères attribuaient des points en fonction du fait que le processus interne du soumissionnaire était « sain », que le nombre de ressources de remplacement était « raisonnable » ou que le plan proposé était « plausible » sans définir ces termes. De même dans un dossier pour des services de recrutement, un critère coté exigeait des soumissionnaires qu’ils « fournissent le délai moyen de traitement d’une demande de service de recherche ainsi que les calendriers pour toutes les activités connexes ». Le critère valait 15 points, mais la grille de notation indiquait uniquement « faible », « moyen » et « excellent », sans nombre de points connexes pour chaque catégorie ni détails relatifs aux calendriers (par exemple heures ou jours) indiquant où la fourchette de chaque catégorie commençait et finissait.
2. Dans 7 dossiers, des demandes de soumissions ne présentaient pas de répartition pour certains des critères cotés ou l’ensemble de ceux-ci. Par exemple, un dossier pour un chef de projet principal utilisant l’AMA de ProServices comportait 4 critères cotés valant 10 points chacun et demandant aux soumissionnaires de décrire leur expérience dans différents domaines. Toutefois, aucune répartition de la notation ne détaillait la manière dont les points seraient attribués au sein de chaque critère. La grille souple pour le niveau de ressources requis n’était pas incluse dans la demande de soumissions (c’est-à-dire Volet 10.3 Chef de projet/cadre supérieur). Dans le cadre de l’AMA de ProServices, le CNRC devait inclure la grille souple applicable pour s’assurer que la ressource proposée satisfaisait au niveau minimal de points en évaluant les études, l’attestation professionnelle et l’expérience pertinente.
3. Dans 3 dossiers, les critères cotés comportaient un langage définitif (c’est-à-dire « doit »), rendant leur évaluation en tant que critères cotés peu claire. À titre d’exemple, dans un dossier pour les services d’un architecte de la transformation opérationnelle, un critère coté stipulait que la ressource proposée « doit avoir huit ans et plus d’expérience […] », ce qui contredisait la répartition de la notation qui attribuait toujours des points pour la portion de 5 à 8 ans d’expérience. Pour éviter toute confusion, le langage obligatoire devrait être utilisé uniquement pour décrire les exigences obligatoires.

24. Lorsque les critères d’évaluation sont communiqués de manière claire, précise et mesurable, cela permet aux soumissionnaires de connaître les exigences et les méthodes d’évaluation de leurs propositions. Si ces critères d’évaluation ne sont pas bien définis dès le départ, les évaluateurs risquent en plus d’avoir de la difficulté à les interpréter au cours du processus d’évaluation. Il pourrait également être difficile de se défendre contre des contestations extérieures au processus d’évaluation, car il est plus difficile de démontrer que les critères ont été strictement respectés lorsque les critères ne sont pas clairs et sont sujets à de multiples interprétations.

Méthode de sélection

La méthode de sélection était claire et conforme aux exigences dans la plupart des demandes de soumissions, à quelques exceptions près

25. Dans presque tous les dossiers, des méthodes de sélection communes ont été utilisées, notamment « la soumission recevable offrant le prix le plus bas » et « la soumission recevable ayant la meilleure note combinée pour le mérite technique et le prix ». Cependant, 6 dossiers n’expliquaient pas la méthode de sélection dans la demande de soumissions et dans 1 dossier, la méthode de sélection n’était pas conforme à l’exigence. Des précisions sont fournies ci-après. De plus, dans 1 dossier, le CNRC n’était pas en mesure de produire la DP et le BOA ne pouvait ainsi pas confirmer si la méthode de sélection était communiquée dans la demande de soumissions.

26. Dans 6 dossiers de DDPP, il n’y avait aucune mention de la méthode de sélection (par exemple « la proposition recevable offrant le prix le plus bas ») dans la demande de soumissions et rien ne permettait de conclure que les fournisseurs sollicités avaient été informés de la nature concurrentielle du processus. À titre d’exemple, dans un dossier où des propositions étaient demandées pour l’achat de systèmes de chromatographie en phase gazeuse, ni le courriel de demande de soumissions ni le document connexe n’informait les fournisseurs de la méthode de sélection de la soumission retenue ou du fait qu’il s’agissait d’un processus concurrentiel. Parmi ces dossiers, 5 comportaient aussi des lacunes, notamment l’absence d’une description complète des exigences et des instructions à l’intention des soumissionnaires.

27. Dans 1 dossier pour des services d’inspection des matériaux de construction des installations, la méthode de sélection utilisée n’était pas conforme à l’exigence. Dans cette DOC, une méthode de sélection selon la proposition recevable la mieux cotée fondée sur le mérite technique a été utilisée. Le document de demande de soumissions indiquait également que 10 offres à commandes seraient émises. Un critère financier inclus dans le tableau des critères techniques cotés attribuait 20 points à la proposition au coût le plus bas, 10 points à la deuxième proposition au coût le plus bas et 5 points à la troisième proposition au coût le plus bas. Étant donné que cette approche ne tient pas compte des propositions de coût après la troisième proposition au coût le plus bas, elle ne semble pas se conformer à l’intention d’émettre jusqu’à 10 offres à commandes. Une approche plus appropriée aurait été d’utiliser une méthode de sélection reposant sur la meilleure note combinée pour le mérite technique et le prix ou d’attribuer des points pour les propositions au coût le plus bas, de la quatrième à la dixième. En outre, les critères financiers ne doivent pas être associés aux critères d’évaluation technique, car cela menace l’intégrité du processus d’évaluation en brouillant la séparation qui devrait exister entre les évaluations techniques et financières.

Documents et processus de demande de soumissions

Les documents de demande de soumissions étaient complets dans la plupart des cas; toutefois, plusieurs problèmes ont été relevés en ce qui concerne la description claire des exigences et des instructions pour présenter les soumissions

31. Dans 25 des 40 dossiers applicables, les documents de demande de soumissions examinés incluaient une description claire de l’exigence, bien que, comme il est indiqué au paragraphe 17, il y avait 4 dossiers qui semblaient être des DDPP pour lesquels le CNRC ne pouvait pas produire les documents de demande de soumissions. Il y avait également 3 dossiers de DP pour lesquels le CNRC ne pouvait pas produire les documents de demande de soumissions. Les 8 autres dossiers ont révélé des lacunes à cet égard. De plus, 5 dossiers n’incluaient pas d’instructions sur la manière de présenter les soumissions. Les détails de l’examen des documents de demande de soumissions effectué par le BOA sont présentés ci-dessous.

32. Dans 5 dossiers, il n’y avait aucune période de soumission ou instruction communiquée pour la présentation des soumissions et dans 2 de ces dossiers; la description des exigences était incomplète. Les 5 dossiers étaient des processus informels de DDPP comportant des renseignements limités au dossier. Par exemple, dans un dossier pour les services d’enlèvement de plantes envahissantes, un courriel versé au dossier fournissait un résumé du processus, mais étant donné que le processus semble avoir été mené par téléphone ou n’avoir pas été documenté d’une autre manière, la description de l’exigence et toute instruction pour la présentation des soumissions fournies n’ont pas pu être examinées. De même, dans une demande de soumissions pour la programmation d’une application de collecte de données, certaines spécifications techniques ont été fournies aux soumissionnaires potentiels, mais l’exigence a également été discutée lors de conférences téléphoniques distinctes avec chaque fournisseur. Ainsi, le BOA n’a pas pu confirmer quels détails concernant l’exigence ont été fournis à chaque fournisseur lors de ces appels ou si les mêmes renseignements ont été fournis. En outre, le courriel de demande de soumissions décrivait brièvement l’exigence et demandait la disponibilité pour un appel afin d’en discuter davantage, mais ne fixait pas de date de clôture des soumissions, ne fournissait pas de renseignements sur les modalités de présentation des soumissions et n’indiquait pas de format ou de délai pour poser des questions. Dans ce cas, il semble que le CNRC négociait avec 2 fournisseurs puisque plusieurs soumissions modifiées ont été acceptées de la part des 2 fournisseurs sur une période de plus de 5 mois. La section 10.6.6 de la PMCT stipule que « [l]orsqu’on négocie avec plus d’une entreprise, il faut s’assurer qu’elles sont toutes traitées avec justice et impartialité. Les négociations ne devraient pas dégénérer en une vente aux enchères du contrat, chacune des entreprises améliorant progressivement sa proposition à la lumière des renseignements concernant la position de ses concurrentes. La position de chaque entreprise qui négocie doit demeurer confidentielle. » La documentation des dossiers n’a pas permis au BOA de confirmer que les soumissionnaires ont été traités de manière équitable et impartiale et, sur la base des documents examinés, ce dossier soulève des préoccupations concernant l’équité et la transparence.

33. Dans 1 dossier pour des services d’inspection des matériaux de construction des installations, l’exigence n’était pas clairement décrite. Dans ce cas, l’EDT indiquait que pour effectuer une inspection, il fallait remplir un formulaire d’inspection des installations et suivre les exigences de l’inspection et que les deux documents étaient « joints » à l’EDT. Ces documents ne se trouvaient toutefois pas dans les documents d’invitation à soumissionner ni publiés dans l’avis d’appel d’offres.

34. Dans 5 dossiers, les exigences de sécurité n’ont pas été clairement communiquées aux fournisseurs. Selon les Instructions pour établir la Liste de vérification des exigences relatives à la sécurité (LVERS) du Secrétariat du Conseil du Trésor, dans les cas où un achat comprend des exigences relatives à des renseignements ou à des biens PROTÉGÉS et/ou CLASSIFIÉS, toutes les demandes d’achat ainsi que tous les appels d’offres et les documents contractuels subséquents doivent être accompagnés d’une LVERS dûment remplie. Dans 3 dossiers, une exigence de sécurité a été relevée dans le document de demande de soumissions, mais il n’y avait aucune LVERS dans la demande de soumissions, dans le contrat subséquent ou autrement au dossier. Dans 2 autres dossiers, une LVERS était au dossier, mais n’était pas incluse dans la demande de soumissions ou le contrat subséquent.

35. Lorsqu’ils utilisent l’AMA Équipement de laboratoire et scientifique (E60PV-19EQUI) de SPAC, les ministères utilisateurs doivent utiliser les modèles de demande de soumissions simples, de complexité moyenne ou de complexité élevée basés sur la valeur estimée et sur la complexité de l’exigence. Dans 1 dossier qui a utilisé cet AMA et qui a donné lieu à l’attribution d’un contrat d’une valeur 79 310.61 $, le CNRC n’a pas respecté toutes les exigences relatives aux documents d’invitation à soumissionner. Dans ce cas, il n’y avait aucune estimation de la valeur de l’exigence au dossier et le CNRC n’a pas utilisé un modèle de demande de soumissions de SPAC (il semble que le modèle de complexité moyenne aurait dû être utilisé). Comme il est indiqué au paragraphe 40 ci-dessous, les devis devraient être établis et documentés avant de demander des soumissions. En outre, le document de demande de soumissions ne comportait pas les Instructions normalisées, les procédures d’évaluation et la méthode de sélection, les attestations (c’est-à-dire les Dispositions relatives à l’intégrité) ou les conditions du contrat subséquent.

36. Il est important de s’assurer que les renseignements sont exacts et complets, car cela permet d’éliminer les ambiguïtés, les contradictions ou autres divergences dans les documents de demande de soumissions. Cela permet de s’assurer que les fournisseurs disposent des renseignements dont ils ont besoin pour préparer et présenter des soumissions conformes et de réduire le nombre de questions posées par les fournisseurs concernant de telles divergences. En retour, cela réduit l’effort nécessaire de la part du ministère pour répondre à ces questions pendant la période de soumission.

La plupart des demandes de soumissions étaient ouvertes au nombre approprié de fournisseurs et pour la durée appropriée, à quelques exceptions

37. Lorsque les méthodes d’approvisionnement de SPAC sont utilisées, comme les AMA pour des Services professionnels de soutien à la vérification (SPSV) ou des Services professionnels en informatique centrés sur les tâches (SPICT), certaines procédures doivent être suivies, y compris mener une recherche dans le Système des services professionnels centralisés (SSPC) afin d’identifier les fournisseurs qualifiés à inviter à soumissionner. Dans le cas d’exigences évaluées au-dessus du seuil de l’Accord de libre-échange Canada-Corée (ALECC) – ou du seuil de l’Accord de libre-échange nord-américain (ALENA) pour les demandes de soumissions antérieures au 1er juillet 2020 – un avis de projet de marché (APM) doit aussi être publié sur le service d’appels d’offres électroniques du gouvernement (achatsetventes.gc.ca) et les fournisseurs doivent avoir un minimum de 15 jours civils pour soumissionner. De même, lorsque le prix estimé est supérieur à 25 000 $ et inférieur à 400 000 $, l’AMA E60PV-19EQUI (Équipement de laboratoire et scientifique) de SPAC exige des ministères utilisateurs qu’ils consultent la liste des catégories pour déterminer quels fournisseurs qualifiés doivent être invités (au moins trois), publient un APM sur le site achatsetventes.gc.ca et accordent aux fournisseurs au moins 15 jours civils pour soumissionner.

38. Dans 8 dossiers où les fournisseurs étaient sollicités par invitation directe, le BOA n’a pas été en mesure de confirmer le nombre de fournisseurs invités, car le CNRC ne pouvait pas produire les courriels de demande de soumissions. Dans 5 de ces dossiers, le BOA n’a pas non plus pu confirmer la durée de la période de soumission. Dans 1 dossier, qui utilisait l’AMA Équipement de laboratoire et scientifique, il semble qu’un seul fournisseur ait été sollicité. Dans le cadre de cet AMA, cela est permis lorsque la valeur estimée d’une exigence est inférieure ou égale à 25 000 $. Dans ce cas, le devis était de 32 644 $, comme le démontre une demande antérieure à la soumission du fournisseur. Ainsi, au moins 3 fournisseurs auraient dû être invités à soumissionner.

39. Dans 4 dossiers où l’AMA pour des SPICT ou l’AMA Équipement de laboratoire et scientifique était utilisé, le CNRC ne pouvait pas démontrer qu’il avait effectué des recherches dans le SSPC ou, dans le cas de l’AMA Équipement de laboratoire et scientifique, qu’il avait consulté la liste des catégories pour identifier les fournisseurs qualifiés qu’il devait inviter. Dans 1 dossier qui utilisait l’AMA Équipement de laboratoire et scientifique, la période de soumission était de 8 jours civils, ce qui ne respectait pas le minimum requis de 15 jours civils. De plus, dans 5 dossiers où l’AMA pour des SPSV ou l’AMA pour des SPICT était utilisé concernant des exigences dépassant les seuils de l’ALECC ou de l’ALENA, ou encore où l’AMA Équipement de laboratoire et scientifique était utilisé, un APM n’avait pas été publié sur le site achatsetventes.gc.ca comme requis. Aucune justification documentée quant à la raison pour laquelle des APM n’avaient pas été publiées dans ces cas ne se trouvait au dossier.

40. Dans 1 dossier pour des services d’entretien de moteurs d’aéronef, des soumissions ont été demandées par courriel auprès de 3 fournisseurs; un d’entre eux a répondu. Aucune période de soumission n’a été établie et le contrat subséquent a été évalué à 146 680,40 $ US. De plus, rien dans le dossier n’indique qu’un devis avait été établi avant l’appel d’offres. L’article 10.5.1 de la PMCT stipule le moment où des devis devraient être établis, et se lit en partie comme suit : « [l]es besoins devraient être définis et les cahiers des charges et devis établis avant l’appel d’offres et avant l’adjudication du marché, afin de garantir un traitement équitable à tous les soumissionnaires éventuels ». Puisque la valeur estimée d’un besoin aide à déterminer le processus de demande de soumissions à suivre, les devis doivent être établis et documentés avant de lancer un appel d’offres. Dans ce cas, étant donné la valeur monétaire et la nature du besoin, il est probable que l’Accord de libre-échange canadien (ALEC) et l’ALENA, qui étaient en vigueur à l’époque, s’appliquaient à ce marché. Si ces accords s’appliquaient, alors ce processus aurait dû être un appel d’offres ouvert avec une période de soumission d’au moins 40 jours. Comme il ne s’agissait pas d’un appel d’offres ouvert, le fait de ne pas avoir annoncé publiquement cette possibilité aux soumissionnaires potentiels a eu une incidence défavorable sur l’ouverture de ce processus.

41. Dans 1 dossier, le CNRC n’a pas mené un processus équitable et transparent. Dans 1 dossier pour des services de formation linguistique, un contrat préalablement attribué était déjà en place pour des services d’apprentissage semi-privés avec le fournisseur sélectionné, mais il était nécessaire de passer à des leçons privées et d’ajouter des heures supplémentaires. Un devis de 32 660 $ daté du 17 janvier 2020 a été fourni par le fournisseur ou titulaire sélectionné pour l’exigence mise à jour. L’autorité contractante a mandaté un employé du CNRC pour demander une soumission supplémentaire auprès d’un fournisseur précis de façon à ce que le processus devienne concurrentiel et ne requiert pas une justification du recours à un fournisseur unique. Le dossier comporte aussi un courriel indiquant les avantages de continuer à obtenir des services du titulaire. Le 24 janvier, un devis a été demandé par courriel auprès de l’autre fournisseur et un devis a été reçu le jour même. Le courriel sollicitait un devis et abordait brièvement l’exigence de formation linguistique, mais ne donnait aucune information ou instruction sur la présentation des soumissions (par exemple date de clôture des soumissions, format des soumissions, etc.). La documentation du dossier ne démontre pas que le deuxième fournisseur sollicité avait une chance équitable de se voir attribuer le contrat. Inviter un deuxième fournisseur de la manière décrite ci-dessus constitue une violation de la section 2 de la PMCT qui exige que les marchés publics doivent être organisés d’une façon prudente et intègre qui va « résister à l’examen du public au chapitre de la prudence et de l’intégrité, faciliter l’accès, encourager la concurrence et constituer une dépense équitable de fonds publics ».

Communication avec les fournisseurs

La plupart des communications avec les fournisseurs étaient appropriées et ont favorisé la préparation de soumissions recevables; toutefois, des problèmes concernant l’équité, la documentation et la communication des résultats de la demande de soumissions ont été constatés

42. La section 2 de la PMCT stipule ce qui suit : « Les marchés publics doivent être organisés de façon prudente et intègre, et ils doivent : a. résister à l’examen du public au chapitre de la prudence et de l’intégrité, faciliter l’accès, encourager la concurrence et constituer une dépense équitable de fonds publics. » La section 12.3.1 de la PMCT stipule aussi ce qui suit : « Les dossiers des achats doivent être établis et structurés de manière à faciliter la surveillance au moyen d’une piste de vérification complète qui renferme des détails au sujet des marchés liés aux décisions et aux communications pertinentes […]. » Ces principes s’appliquent à tous les aspects du processus d’approvisionnement, y compris aux interactions avec les fournisseurs.

43. Dans 20 des 24 dossiers applicables (pour lesquels il y a eu des communications avec les fournisseurs durant la période de soumission), les communications avec les fournisseurs ont favorisé la préparation de soumissions recevables. Cependant, ce n’était pas le cas dans les 4 autres dossiers, par exemple :

1. Dans 1 dossier pour des services environnementaux, un fournisseur a demandé des précisions au sujet des points qui seraient distribués pour 2 critères cotés (aucune grille de notation n’a été incluse dans le document de demande de soumissions). Le CNRC a répondu que la distribution des points serait basée sur les descriptions fournies dans la demande de soumissions, ce qui n’a pas permis de répondre à la question du fournisseur ni d’offrir plus de précisions pour aider les fournisseurs à comprendre la manière dont leurs soumissions seraient évaluées. Comme le précise la section 10.7.27 de la PMCT : « On devrait faire connaître aux entreprises qui présentent des propositions les critères d’évaluation et l’importance accordée à chacun d’eux. […] Les autorités judiciaires ont établi que ces facteurs ainsi que leur importance relative doivent être fixés au préalable et appliqués avec rigueur. »
2. Dans 1 dossier pour l’achat de systèmes de chromatographie en phase gazeuse, 2 des 5 fournisseurs invités ont posé plusieurs questions. Les réponses ont permis de clarifier l’exigence et les conditions applicables au contrat subséquent. Des réponses ont été envoyées aux fournisseurs qui ont posé les questions, mais rien n’indique que toutes les réponses ont été communiquées à tous les fournisseurs invités.
3. Dans 1 dossier pour l’achat de réfrigérateurs et de congélateurs de laboratoire, la soumission du fournisseur retenu indiquait des communications entre le CNRC et le fournisseur au cours de la période de soumission au sujet d’une date de livraison modifiée et permettant une proposition financière qui n’utilisait pas le formulaire de la base de paiement de la demande de soumissions. Outre les références à ces communications dans la soumission du fournisseur retenu, rien dans le dossier n’indiquait la présence de ces demandes de renseignements ou réponses à ce fournisseur ou aux autres fournisseurs invités.

44. Le registre des communications avec les fournisseurs pendant la période de soumission s’est également avéré incomplet dans 6 dossiers. Il manquait notamment des documents indiquant quand toutes les questions avaient été posées et par qui. Sans registre des communications complet, le BOA ne peut pas déterminer si tous les fournisseurs ont reçu une réponse à leurs questions, en temps opportun, et si tous les fournisseurs ont été traités de manière égale.

45. De plus, une communication des résultats de la demande de soumissions n’a pas eu lieu dans tous les dossiers applicables. Dans 6 dossiers où la demande de soumissions était affichée sur le site achatsetventes.gc.ca, un préavis d’adjudication de contrat n’a pas été publié comme requis. Dans 1 dossier, un préavis d’adjudication de contrat qui devait être publié au plus tard 72 jours après l’attribution du contrat a été publié 174 jours après l’attribution du contrat. En outre, dans 10 dossiers, rien ne permettait de conclure que des lettres de refus avaient été envoyées aux fournisseurs non retenus. Comme il est stipulé dans la liste de vérification des DP du CNRC, les autorités contractantes doivent publier des préavis d’adjudication de contrat et émettre des lettres de refus à l’intention des soumissionnaires non retenus. Cependant, la liste de vérification des DP n’a été respectée dans aucun des dossiers examinés. La lettre de refus est un outil important qui alerte les soumissionnaires qu’ils n’ont pas été retenus lors du processus de sélection dans l’éventualité où ils désireraient demander des explications détaillées au ministère contractant ou se prévaloir des mécanismes de recours en place tels que le BOA ou le Tribunal canadien du commerce extérieur (TCCE).

Évaluation des soumissions

Des incohérences dans l’évaluation des soumissions et des écarts par rapport à l’approche prévue ont été constatés et dans 3 cas, un contrat ou une offre à commandes a été attribué ou émis de manière incorrecte

48. Les exigences de la PMCT susmentionnées soulignent l’importance de disposer d’un processus bien planifié et documenté pour l’évaluation des soumissions. Pour la majeure partie des 25 dossiers examinés qui comprenaient une évaluation technique, le BOA a observé qu’un plan d’évaluation ou des instructions pour évaluer les soumissions avaient été fournis aux évaluateurs, que des grilles d’évaluation avaient été utilisées avec des critères correspondant à ceux trouvés dans le document de demande de soumissions et que le nombre et l’identité des évaluateurs avaient été documentés dans le dossier. Une bonne pratique du CNRC digne de mention est l’exigence selon laquelle chaque membre de l’équipe d’évaluation doit signer un formulaire d’approbation de l’équipe d’évaluation, reconnaissant leurs responsabilités en matière de protection de la confidentialité et de l’intégrité du processus et certifiant qu’il n’y a pas de conflit d’intérêts dans leur participation en tant qu’évaluateur. Toutefois, dans 7 dossiers, rien n’indiquait que ce formulaire avait été envoyé aux évaluateurs afin qu’ils le signent et dans 4 dossiers dans le cadre desquels le formulaire avait été envoyé, rien n’indiquait qu’il avait été signé par tous les évaluateurs.

49. Dans 25 des 37 dossiers examinés, à l’exclusion des 3 commandes subséquentes émises dans le cadre d’offres à commandes, les soumissions techniques et financières ont été évaluées conformément à l’approche prévue. Cependant, dans plusieurs dossiers, abordés dans la section sur la documentation ci-dessous, l’absence de documents clés, notamment la demande de soumissions et les évaluations complètes des soumissions, signifiait que la documentation du dossier n’étayait pas toujours l’évaluation des soumissions et la sélection du fournisseur retenu. Il y a également eu de multiples cas où l’évaluation n’a pas été effectuée conformément à la demande de soumissions, comme il est mentionné ci-dessous.

50. Dans 2 dossiers, des soumissions non conformes ont été acceptées et un contrat a été attribué ou une offre à commandes émise à un soumissionnaire non conforme. Dans un autre dossier, une erreur commise dans l’évaluation financière a entraîné l’émission d’une offre à commandes au mauvais soumissionnaire :

1. Dans une DOC pour des services de mise à l’essai de la performance de hottes, un critère obligatoire exigeait que les soumissionnaires soient attestés par un organisme reconnu d’essai, de réglage et d’équilibrage et qu’ils fournissent une copie de l’attestation. Le document de demande de soumissions indiquait aussi que les propositions qui ne répondaient pas aux critères obligatoires seraient jugées non recevables. Les évaluations complétées mentionnaient que le fournisseur retenu n’avait pas fourni l’attestation requise. Les évaluations indiquaient aussi que trois autres soumissionnaires n’avaient pas non plus fourni l’attestation requise dans le cadre du même critère obligatoire ou d’un autre critère obligatoire exigeant une attestation. Bien qu’une seule des cinq soumissions semble avoir respecté les critères obligatoires, l’ensemble des cinq soumissions ont été jugées recevables puisqu’elles respectaient « l’intention des exigences techniques ». La section 10.8.7 de la PMCT prévoit les cas où les soumissions « qui répondent aux exigences impératives, mais contiennent une irrégularité mineure, peuvent être considérées […] ». Cependant, comme la fourniture des attestations requises était une exigence obligatoire, le CNRC devait considérer les soumissionnaires qui ne respectaient pas tous les critères obligatoires comme non recevables.
2. Dans 1 dossier pour des services de nettoyage de bâtiment, plusieurs accords commerciaux s’appliquaient (par exemple ALENA, ALECC, etc.) et un processus d’appel d’offres ouvert a été utilisé. Les instructions destinées aux soumissionnaires exigeaient que ceux-ci présentent leurs propositions par voie électronique au plus tard à l’heure et à la date indiquées et mentionnaient qu’aucune information supplémentaire ne serait acceptée après la date de clôture à moins que le CNRC ne demande des précisions. La demande de soumissions avait aussi une exigence de sécurité comportant des critères obligatoires demandant que les soumissionnaires aient une attestation de vérification d’organisation désignée (VOD) valide à la clôture des soumissions. La seule soumission reçue l’a été après la date de clôture des soumissions et n’a pas présenté une VOD valide. Un courriel versé au dossier explique que, comme il s’agissait de la seule soumission reçue, elle a été acceptée tardivement et l’exigence de sécurité a été levée. Un contrat n’aurait pas dû être attribué dans le cadre de ce processus puisque la demande de soumissions s’est terminée sans aucune réponse au moment de la clôture des soumissions, et parce qu’un critère obligatoire n’a pas été respecté. Comme il a été indiqué dans les instructions et conditions uniformisées de la demande de soumission, la politique du CNRC était de « renvoyer, non décachetées, les soumissions livrées après la date et l’heure de clôture stipulées », ce qui n’a pas été fait dans ce cas.
3. Dans une DOC pour des services d’architecture, 5 offres à commandes devaient être émises basées sur les 5 soumissions les mieux cotées en utilisant une méthode de sélection de la note combinée la plus élevée pour le mérite technique et le prix. En ce qui concerne le prix, le taux pondéré total à fournir dans les soumissions financières était constitué de la somme des taux horaires des ressources pour chaque année demandée, multipliée par le facteur indiqué. Dans l’évaluation financière, le taux pondéré total utilisé pour l’un des soumissionnaires a été incorrectement saisi comme étant inférieur de 100 $ l’heure au taux pondéré total trouvé dans la soumission financière correspondante. Ce soumissionnaire a été classé cinquième et s’est vu attribuer une offre à commandes. La correction du taux fait en sorte que ce soumissionnaire devient sixième et qu’un soumissionnaire différent aurait dû se voir attribuer une offre à commandes.

51. Dans 3 dossiers, la grille d’évaluation utilisée par les évaluations n’était pas identique aux critères se trouvant dans le document de demande de soumissions. Par exemple, dans 1 dossier pour des services d’inspection des matériaux de construction des installations, un critère coté qui devait évaluer la compréhension et la capacité du soumissionnaire à effectuer les services requis ne figurait pas dans la grille d’évaluation utilisée par les évaluateurs et n’a pas été évalué.

52. Dans 1 dossier pour des services de mise en service et de surveillance des bâtiments intelligents, certains commentaires des évaluateurs indiquaient que les soumissions étaient comparées les unes aux autres plutôt qu’aux critères d’évaluation. Les instructions fournies aux évaluateurs indiquaient que les offres devaient être évaluées en fonction de la façon dont elles répondaient à la demande de soumissions, en utilisant uniquement les critères d’évaluation et l’importance accordée à chacun d’eux détaillés dans le document de demande de soumissions.

53. Dans 1 dossier pour des services d’architecture, les évaluations de certaines soumissions relativement à un critère coté ont révélé que, certaines ou toutes les références n’ont pas pu être jointes, tandis que d’autres ne révèlent pas si les références ont été contactées ou non. Ainsi, les évaluations n’ont pas démontré que les vérifications des références étaient effectuées de manière cohérente et les commentaires des évaluateurs n’ont pas permis de justifier la notation de ce critère. Outre le manque de cohérence et d’équité de cette approche, si les références n’étaient pas vérifiées pour certains soumissionnaires, cela aurait pu imposer un fardeau inutile aux soumissionnaires qui devaient fournir des coordonnées à jour pour des références de projets remontant jusqu’à cinq ans, augmentant ainsi le niveau d’effort et de temps requis pour préparer les propositions.

54. Les évaluations qui ne sont pas effectuées de manière cohérente et de la manière prescrite par la demande de soumissions remettent en question l’intégrité du processus d’approvisionnement. En ne respectant pas rigoureusement les critères d’évaluation, le CNRC s’est exposé au risque que des ambiguïtés dans le processus de sélection entraînent l’attribution erronée du marché. Cela signifie également que le CNRC peut s’avérer incapable de défendre et d’expliquer ses décisions et actions et de prouver qu’elles ont été effectuées conformément aux lois, règlements et politiques en vigueur.

Documentation des dossiers

La documentation des dossiers d’approvisionnement était incomplète

55. La section 12.3.1 de la PMCT exige que les dossiers d’approvisionnement facilitent la surveillance de la direction avec une piste de vérification complète qui renferme des détails au sujet des marchés liés aux décisions et aux communications pertinentes, y compris l’identification des fonctionnaires et des autorités approuvant les marchés. L’obligation de veiller à ce que la documentation de dossier soit adéquate s’étend aux mesures prises pendant la période de soumission, à l’évaluation des soumissions, ainsi qu’au dossier d’approvisionnement global.

56. La documentation des dossiers a été examinée afin de déterminer si une filière de vérification complète a été maintenue pour favoriser la prise de décisions uniformes et transparentes. Comme cela a été souligné tout au long de ce rapport, il manquait dans de nombreux dossiers des documents clés, notamment des demandes de soumissions, de la correspondance avec des soumissionnaires potentiels, des lettres de refus et des formulaires d’approbation de l’équipe d’évaluation.

57. En ce qui concerne les évaluations techniques, la documentation s’est avérée incomplète dans 13 des 25 dossiers applicables examinés. Il s’agissait notamment de cas où les évaluations individuelles ou consensuelles ne figuraient pas au dossier, où les évaluations étaient incomplètes (par exemple aucun commentaire ou des commentaires limités à l’appui des évaluations réalisées ou l’absence d’éléments démontrant la communication avec les références), et où les évaluations consensuelles ou les résumés d’évaluation n’étaient pas signés ou datés. Par exemple, dans 1 dossier pour des services d’analyse des répercussions, les évaluations effectuées par un des deux évaluateurs ne se trouvaient pas au dossier. Le seul document d’évaluation dans le dossier provenant d’un des évaluateurs indiquait que les deux soumissionnaires respectaient les critères obligatoires, mais ceux-ci n’étaient pas énumérés dans l’évaluation et rien ne permet de conclure qu’ils ont été évalués. En outre, la note technique globale obtenue par chaque soumissionnaire a été consignée, mais aucune note ni aucun commentaire n’a été fourni pour les critères cotés individuels.

58. De plus, dans 8 dossiers, le CNRC ne pouvait pas fournir certaines ou toutes les soumissions techniques ou financières, et dans 6 dossiers, le CNRC ne pouvait pas fournir d’éléments permettant de démontrer que les soumissionnaires avaient présenté les propositions avant la date et l’heure de clôture de la demande de soumissions. Parmi les autres exemples de documentation incomplète, citons l’absence de confirmation des participants aux conférences obligatoires des soumissionnaires et l’absence de confirmation des vérifications de l’intégrité.

59. Le BOA considère que l’incapacité à démontrer et à documenter les décisions est une préoccupation, et une violation de la PMCT et des lignes directrices du Conseil du Trésor sur la gestion de l’information. Sans dossiers appropriés, le CNRC ne peut pas documenter ses décisions opérationnelles, réduisant sa capacité de démontrer la bonne intendance des ressources de l’État ou le fait que les approvisionnements ont été attribués de manière équitable, ouverte et transparente. Il est essentiel de tenir des dossiers d’évaluation complets et détaillés pour démontrer que les critères d’évaluation ont été appliqués de façon constante à toutes les soumissions concurrentes et démontrer que l’approvisionnement a été effectué conformément aux obligations du CNRC en vertu de la PMCT et des accords commerciaux applicables.

60. Après avoir porté les problèmes de documentation à l’attention des responsables du CNRC lors d’un examen des observations préliminaires, la réponse fournie dans certains cas était que les documents ne pouvaient pas être fournis en raison du départ d’employés du CNRC pendant la pandémie et que les incohérences relevées dans l’utilisation du formulaire d’approbation de l’équipe d’évaluation ont été amplifiées au moment où les employés devaient travailler à domicile et faire la transition de processus manuels basés sur le papier vers des processus entièrement numériques. Le CNRC a aussi mentionné que la période d’examen comprenait les 18 premiers mois de la pandémie de COVID-19. Il s’agit d’une période durant laquelle les employés travaillaient à distance sans procédures numériques entièrement élaborées et mises en œuvre et éprouvaient des difficultés avec la technologie, notamment les signatures numériques et la tenue de dossiers électroniques.

Établissement de conventions d’offre à commandes

62. Le CNRC a souvent utilisé les processus de DOC afin d’établir des accords d’offres à commandes avec des fournisseurs pour divers besoins récurrents tels que des services d’architecture, d’environnement et d’inspection. Les commandes subséquentes à des offres à commandes permettent d’éviter la nécessité de mener un processus d’approvisionnement complet (évaluation des critères d’évaluation des soumissions, période de soumission, évaluation des soumissions, etc.), puisque les fournisseurs sont préqualifiés et que les prix et les conditions sont prédéterminés. L’établissement d’offres à commandes et l’émission de commandes subséquentes pour les besoins récurrents favorisent la simplification et allègent le fardeau des fournisseurs et des responsables de l’approvisionnement au gouvernement fédéral en réduisant les coûts et les délais associés aux processus complets d’approvisionnement.

Formulaire d’information sur les contrats de services

63. Le CNRC a élaboré et mis en œuvre un Formulaire d’information sur les contrats de services comme un outil de pratique exemplaire pour aider les responsables de l’approvisionnement et des projets lors de la planification d’un achat. Le formulaire saisit divers détails concernant un besoin, tels que l’aperçu de l’EDT, les valeurs et les dates estimées de l’approvisionnement, les exigences en matière de sécurité, les méthodes d’approvisionnement obligatoires de SPAC, la méthode de sélection, les facteurs à considérer relativement à la propriété intellectuelle et l’accessibilité, etc. Lorsque le formulaire sera utilisé, les responsables de l’approvisionnement demandent que les responsables de projets (c’est-à-dire les demandeurs) le remplissent et le soumettent avant que le besoin ne passe à l’étape de la demande de soumissions. Cela favorise la simplification en réduisant le nombre d’allers-retours entre les responsables de l’approvisionnement et de projets lors de la définition des besoins et de la détermination des stratégies d’approvisionnement. Cela permet également une tenue efficace des dossiers et facilite la supervision de la direction en saisissant les détails et les décisions clés de la planification. L’utilisation du formulaire n’est pas obligatoire, mais il s’agit d’une option qui est encouragée et mise à la disposition de tous les employés du CNRC sur le site intranet de celui-ci.

Normalisation des documents d’approvisionnement

64. L’utilisation de documents d’approvisionnement normalisés contribue à la simplification en assurant la cohérence et l’uniformité des processus d’approvisionnement. Nous avons constaté que certains dossiers examinés du CNRC utilisaient des documents d’approvisionnement non normalisés, ce qui peut imposer un fardeau inutile aux soumissionnaires. Les possibilités de simplification ont aussi été déterminées à la façon dont l’information est communiquée aux soumissionnaires éventuels. Des exemples sont présentés ci-dessous :

1. Dans 2 dossiers, les renseignements concernant la méthode de sélection, les procédures d’évaluation ou les instructions de la demande de soumissions étaient fournis dans l’EDT. Afin d’assurer la clarté et la cohérence, les renseignements fournis dans l’EDT devraient se limiter à la description du besoin. Les renseignements comme les instructions de la demande de soumissions, les procédures d’évaluation et la méthode de sélection doivent figurer dans des sections précises du document de demande de soumissions.
2. Dans 1 dossier pour des services de réparation des routes, le document de demande de soumissions présentait des clauses applicables à la demande de soumissions combinées à des clauses applicables au contrat subséquent, entraînant une présentation confuse des conditions. Les conditions applicables à la demande de soumissions et celles applicables au contrat subséquent devraient être distinctes et clairement établies dans les documents de demande de soumissions.
3. Dans 2 dossiers, la présentation des critères obligatoires et des critères cotés pourrait également être simplifiée. Par exemple, dans 1 dossier pour des services de mise en service et de surveillance des bâtiments intelligents, il n’y avait pas d’EDT et de critères d’évaluation distincts. La description des besoins et les critères d’évaluation ont été combinés en un seul énoncé des besoins, contrairement à l’approche traditionnelle qui consiste à avoir un EDT et un tableau des critères d’évaluation distincts. Cet énoncé des besoins comprenait plus de 100 critères ou sous-critères obligatoires, ainsi qu’environ 50 critères cotés concernant un éventail de tâches, de produits livrables et de composantes devant être démontrés par les soumissionnaires pour être pris en considération, ce qui représentait une quantité importante de travail pour les soumissionnaires dans leur préparation d’une proposition. Le fait de limiter les critères aux qualifications essentielles tout en veillant à ce qu’ils soient communiqués d’une manière claire, précise et mesurable appuie le principe de la simplification.

Agents non-contractants menant des activités de passation de marchés

65. Dans 5 dossiers, il semble que des agents non contractuels du CNRC ont participé à des activités de passation de marchés, jusqu’au moment de l’attribution du contrat. Un certain nombre d’erreurs évitables ont été commises au cours de ces processus de demande de soumissions, compromettant les principes d’ouverture, d’équité et de transparence en matière d’approvisionnement. Des exemples de cette situation ont été indiqués précédemment aux paragraphes 32 et 40 : le CNRC n’a fourni aucune instruction pour la présentation des soumissions dans ses documents de demande de soumissions et n’a pas fourni de date de clôture pour la présentation des soumissions. En outre, il n’y avait pratiquement aucune documentation officielle dans ces dossiers et, dans la plupart des cas, la documentation existante était envoyée à l’autorité contractante en tant que fait accompli.

Passation de marchés en cas d’urgence

66. Dans 3 dossiers associés à la réponse du gouvernement du Canada à la COVID-19, le CNRC a informé le BOA que les approvisionnements étaient traités en vertu de pouvoirs de passation de marchés en cas d’urgence reçus de la part du Conseil du Trésor pour la lutte contre la COVID-19. La documentation des dossiers pour appuyer l’utilisation de ce processus d’urgence n’était pas cohérente dans les 3 dossiers et les obligations des accords commerciaux n’ont pas toutes été respectées :

1. Dans 1 dossier, qui utilisait un processus de demande de soumissions ouvert assorti d’une période de 20 jours, rien n’indiquait qu’il y avait un processus d’urgence au dossier et l’avis d’appel d’offres mentionnait que plusieurs accords commerciaux s’appliquaient, y compris l’Accord sur les marchés publics de l’Organisation mondiale du commerce (AMP-OMC). Bien que les accords commerciaux permettent de modifier les processus normalisés de passation de marchés dans certaines circonstances, par exemple, le paragraphe 4c de l’article XI de l’AMP-OMC exige « une urgence dûment établie par l’entité contractante » pour réduire la période de soumission à un minimum de 10 jours, une telle justification ne figure pas au dossier. De plus, comme il s’agissait d’un processus de demande de soumissions ouvert, un préavis d’adjudication de contrat devait aussi être publié conformément au paragraphe 2 de l’article XVI de l’AMP-OMC, ce qui n’a pas été fait.
2. Dans les 2 autres dossiers, le document de demande de soumissions ou l’avis d’appel d’offres indiquait que l’exclusion ou l’exception d’extrême urgence avait été invoquée et que le marché n’était « pas assujetti aux dispositions des accords commerciaux ». Cette affirmation est inexacte. Bien qu’il y ait des exceptions à l’exigence de solliciter des soumissions dans un cas d’extrême urgence, comme le prévoient le Règlement sur les marchés de l’État et plusieurs accords commerciaux, un ministère ne peut pas mettre de côté toutes les obligations des accords commerciaux à moins que l’exception à la concurrence ne s’applique.

67. L’énoncé du CNRC selon lequel le marché n’était « pas assujetti aux dispositions des accords commerciaux » est inexact. Selon la section 3.105.5e du Guide des approvisionnements de SPAC et comme il est indiqué sur la page intitulée COVID-19 Instructions aux acheteurs de SPAC, un tel énoncé ne peut être utilisé que si l’exception relative à la sécurité nationale (ESN) est invoquée, ce qui n’était pas le cas. Il semble que le CNRC ait pu interpréter cet énoncé comme s’appliquant à tous les approvisionnements d’urgence liés à la COVID-19, même si une ESN ne s’appliquait pas. Il faut veiller à ne pas traiter les approvisionnements d’urgence de la même manière que les marchés où une ESN est invoquée, car les deux comportent des applications d’obligations différentes.