Examen des pratiques d’approvisionnement du Service correctionnel du Canada

Critères obligatoires

Les critères obligatoires n’étaient pas trop restrictifs et, pour la plupart, étaient conformes aux exigences; toutefois, dans quelques dossiers, les critères obligatoires n’étaient pas définis de manière claire, précise et mesurable

18. Dans les documents de demande de soumission, les critères d’évaluation obligatoires servent à déterminer les exigences minimales essentielles pour mener à bien le travail. Parmi les 31 dossiers comprenant des critères obligatoires, ceux-ci n’étaient pas trop restrictifs, ils ne favorisaient, ni ne pénalisaient inutilement un soumissionnaire en particulier à l'exception d’un dossier, et dans tous les cas sauf 3, étaient alignés sur les exigences. Dans 8 des 31 dossiers, les critères obligatoires n’ont pas été communiqués de façon claire, précise ou mesurable.

Critères obligatoires imprécis, mal définis ou non mesurables

19. Les critères d’évaluation imprécis peuvent miner la transparence du processus de demande de soumissions et amener les soumissionnaires à présenter des soumissions non conformes ou sous-optimales parce que les exigences ne sont pas bien comprises. Des exemples de critères imprécis, mal définis ou non mesurables sont présentés ci-après.

1. Dans 1 dossier pour des services de traduction et d’interprétation, 3 des 4 critères obligatoires indiquaient une expérience avec une « grande diversité de langues ». Dans l'appel d’offres, la définition de « grande diversité de langues » manquait de clarté. Le BOA reconnaît que SCC ne peut prédire quelles langues seront requises et que les exigences linguistiques peuvent changer quotidiennement, mais il est important que les critères obligatoires soient mesurables, car il est plus difficile de démontrer que les critères ont été strictement respectés lorsqu’ils se prêtent à plusieurs interprétations.
2. Dans 2 dossiers, les critères obligatoires exigeaient que les soumissionnaires fournissent des curriculum vitæ, mais ils n’indiquaient pas ce que ces derniers devaient contenir pour répondre aux critères. Par exemple, 1 dossier pour des services éducatifs et de bibliothèque devait « démontrer au moyen d’un curriculum vitæ qu’au moins un des trois instructeurs mentionnés est complètement bilingue (anglais et français) et en mesure de travailler au niveau 1, 2 et 3 en français, au besoin. » La formulation de ce critère pose problème, car il n’y avait aucune définition ou explication décrivant les niveaux 1, 2 et 3 en français. Par ailleurs, dans 1 dossier de services d’évaluation communautaire et de libération conditionnelle, un critère obligatoire indiquait que « le soumissionnaire doit fournir le curriculum vitæ à jour de la personne proposée pour ce travail », mais SCC n’indiquait pas quel contenu ajouter pour répondre à ce critère. Conformément au libellé actuel, il suffirait de simplement fournir un curriculum vitæ pour répondre au critère.
3. Dans 1 dossier d’hébergement, un critère obligatoire indiquait que l’hôtel devait posséder des services de buanderie. Afin de satisfaire à cette exigence, le soumissionnaire doit fournir une brochure ou une description détaillée. Aucune explication n’a été fournie pour décrire ce que ces buanderies devaient comprendre (par exemple, le nombre de machines, la présence de services de nettoyage à sec ou de services sur place… etc.).
4. Dans 1 dossier, un critère obligatoire ne pouvait être évalué par les évaluateurs à la date de clôture des soumissions. Plus précisément, ce critère obligatoire indiquait que le « soumissionnaire devait certifier par écrit que la ressource proposée peut se rendre physiquement à Warkworth Institution (Campbellford) et à Joyceville Institution (autoroute 15, Kingston) avec moins de 24 heures de préavis si du soutien est nécessaire en cas d’urgence. » Il est bon de savoir que SCC a demandé une confirmation écrite de ce point, mais cette exigence devrait faire partie de l’énoncé des travaux et du contrat au lieu d’être un critère obligatoire, car il est impossible d’accorder une cote de succès ou d’échec à la date de clôture des soumissions puisqu'il s'agit d’une exigence future.

Critères obligatoires restrictifs

20. Des critères d’évaluation trop restrictifs nuisent à l’équité et à l’ouverture du processus de demande de soumissions en limitant le nombre de fournisseurs capables de présenter une proposition conforme et limitent la capacité de SCC à obtenir des solutions de rechange à prix concurrentiel capables de répondre aux besoins.

21. Dans 1 dossier, les critères obligatoires étaient inutilement restrictifs ou semblaient favoriser un soumissionnaire ou un groupe de soumissionnaires. Dans 1 dossier où un spécialiste de la gestion du risque est demandé, un critère obligatoire exigeait que la ressource proposée par le soumissionnaire possède « au moins douze (12) mois d’expérience de la gestion ou de l’utilisation d’un réseau d'approvisionnement en eau potable et de traitement des eaux usées dans un environnement sécurisé* ou un milieu correctionnel**. » La nature restrictive du critère a été soulevée par l’autorité contractante au responsable technique par courriel. Le responsable technique a fourni une explication visant à conserver les critères et a indiqué que les « activités liées à l’approvisionnement en eau potable et au traitement des eaux usées dans une unité protégée, comme SCC, sont très différentes des activités liées aux systèmes municipaux (nous avons des données opérationnelles, des photos ainsi que des témoignages et des commentaires de divers consultants) pour plusieurs raisons. » Le BOA reconnaît les complexités propres aux établissements de SCC, mais ce critère semble trop restrictif et il pourrait avoir découragé des soumissionnaires autres que le titulaire de répondre à la sollicitation. Lors de l’examen des communications au dossier, le BOA a déterminé qu’au moins 40 soumissionnaires ont reçu une trousse d’information sur la soumission, mais que SCC n'a reçu qu’une seule soumission, de la part du titulaire actuel. La ressource proposée par le titulaire travaillait au sein de SCC depuis octobre 2014. Les fournisseurs qui sont conscients de l’avantage qu’ils possèdent ont la possibilité de l’exploiter en facturant des prix plus élevés à SCC, sachant que la concurrence est limitée.

Documents d’orientation

SCC a mis en place des orientations pour favoriser des approvisionnements équitables, ouverts et transparents.

29. La Direction des services de contrats et de gestion du matériel de SCC est chargée de l’élaboration de politiques et de procédures nationales aux fins de l’approvisionnement et de la passation de contrats de SCC et d’offrir des conseils et une supervision des passations de marchés et de la gestion du matériel à l’échelle régionale, entre autres responsabilités. La Direction des services de contrats et de gestion du matériel a élaboré plusieurs directives, politiques et documents d’orientation internes et des cours de formation pour favoriser des approvisionnements équitables, ouverts et transparents. Durant la période d’examen, SCC avait mis en place trois comités d’examen des contrats (deux comités d’examen régionaux et un comité d’examen national), dont le rôle « est d’assurer la prudence et la probité dans le cadre de la dépense de fonds publics au sein de SCC. » D’après SCC, en mars 2022, un nouveau comité d’examen des contrats national a été mis en place. En mai 2022, SCC a noté qu’elle avait « entamé un renouvellement des ensembles de politiques sur les marchés pour s’assurer que les exigences sont à jour, qu’elles cadrent avec les récents changements apportés aux politiques par SCT (par exemple, la Directive sur la gestion de l’approvisionnement) et qu’elles répondent aux besoins des autorités contractantes et des propriétaires d’entreprises. »

Documents de demande de soumissions

Les documents de demande de soumissions étaient complets dans la plupart des cas; toutefois, plusieurs possibilités d’amélioration ont été relevées en ce qui concerne les instructions aux soumissionnaires, les méthodes d'approvisionnement et les communications durant la période de soumission.

30. Dans 35 des 39 dossiers examinés, les documents de demande de soumissions comprenaient des descriptions claires et complètes de l'exigence qui favorisent la transparence du processus d’approvisionnement. Dans 37 des 39 dossiers examinés, les demandes de soumissions étaient ouvertes au nombre approprié de fournisseurs. Certaines occasions d’amélioration ont été soulevées en ce qui concerne la conception et l'exécution du processus de demande de soumission, notamment en ce qui a trait aux instructions de présentation et aux communications avec les fournisseurs. D’autres renseignements sur ces dossiers sont présentés plus bas.

31. Dans 6 dossiers, les instructions de présentation manquaient de clarté. Par exemple :

1. Dans un cas, les dates de début et de clôture de la demande de soumissions dans le document de DP ne cadraient pas avec les renseignements publiés sur le site Achatsetventes (le service électronique d’appels d’offres du gouvernement). Sur la page Achatsetventes, il était indiqué que la période de demandes de soumissions commençait le 20 mars 2020 et qu'elle se terminait le 28 avril 2020. Toutefois, dans le document de DP publié sur la plateforme, il était indiqué que cette période commençait le 9 mars 2020 et se terminait le 17 avril 2020. Il est essentiel que ces dates soient identiques afin d’éviter toute confusion chez les soumissionnaires potentiels et prévenir des problèmes évitables de non-conformité.
2. Dans une autre demande de soumissions, les instructions indiquaient qu’une copie physique des soumissions devait être fournie. L’autorité contractante a répété à un fournisseur que les soumissions ne pouvaient être envoyées par courriel. Toutefois, dans la même journée, l’autorité contractante a indiqué par courriel au même fournisseur que les soumissions électroniques seraient acceptées. Une modification officielle a été publiée, mais tous les soumissionnaires potentiels auraient dû être avisés de la possibilité d’envoyer des demandes de soumissions par courriel. Cette omission a suscité des enjeux en matière d’équité, car certains fournisseurs auraient peut-être soumissionné s'ils avaient été au courant de la possibilité de présenter une soumission électronique, car cette façon de procéder est plus simple que la présentation d’une copie physique.

32. En outre, la durée de la période de demande de soumissions était correcte dans tous les dossiers, sauf 3. Par exemple, dans 1 dossier de réservation de chambres d’hôtel soumis aux exigences de l'Accord sur les marchés publics de l'organisation mondiale du commerce (AMP-OMC), (WTO-AGP), SCC a réduit l’étape de la demande de soumissions pour qu’elle dure 22 jours au lieu des 40 jours obligatoires. Dans 1 dossier pour la location de 5 remorques réfrigérées pour l’entreposage de nourriture datant du début de la pandémie de COVID-19, la DP a été ouverte pendant moins d’un jour ouvrable. Elle a été envoyée à des soumissionnaires potentiels à 8 h 47 le 27 mars 2020, et la date de clôture était le même jour à 14 h.

33. Dans 1 dossier pour les services d’un spécialiste en gestion des risques, SCC a utilisé l’outil d'approvisionnement des Services professionnels centrés sur les tâches (SPTS) et les AMAs, plus particulièrement le volet 3.6, spécialiste en gestion des risques. Durant l’examen, le BOA a déterminé que la demande de soumissions faisait un usage inapproprié du SPTS AMAs , car l'exigence dans son ensemble ne cadrait pas à la catégorie ou au volet, ou ne semblait pas y correspondre. Conformément à cette catégorie, certaines tâches comprennent (sans s’y limiter), l’évaluation des risques et des pertes potentielles, la détermination des risques liés au projet et à l’approvisionnement, l’examen et la vérification des demandes, etc. Dans ce dossier, la ressource proposée devait être un ingénieur professionnel et un vérificateur environnemental (O1) et posséder de l’expérience dans le domaine de l'eau potable et des eaux usées dans un établissement correctionnel (O3), a rédigé des procédures opérationnelles normalisées, y compris des procédures d’exploitation et d’entretien d'au moins 5 systèmes de traitement des eaux et des eaux usées, (O4), etc. L’omission d’utiliser l’arrangement en matière d’approvisionnement approprié et les volets appropriés pourrait avoir eu une incidence sur l’ouverture du processus d'approvisionnement, car des fournisseurs admissibles pourraient ne pas avoir été au courant de la possibilité de soumissionner.

Communication avec les fournisseurs

34. L’article 2 de la Politique des marchés du Conseil du Trésor (PMCT) stipule que : « Les marchés publics doivent être organisés de façon prudente et intègre, et ils doivent: a. résister à l’examen du public au chapitre de la prudence et de l’intégrité, faciliter l’accès, encourager la concurrence et constituer une dépense équitable de fonds publics. » L’article 12.3.1 de la PMCT stipule aussi que : « Les dossiers des achats doivent être établis et structurés de manière à faciliter la surveillance au moyen d’une piste de vérification complète qui renferme des détails au sujet des marchés liés aux décisions et aux communications pertinentes… »

35. Ces principes s’appliquent à tous les aspects du processus d’approvisionnement, y compris aux interactions avec les fournisseurs. De plus, en ce qui concerne les marchés visés par l’Accord de libre-échange canadien et l’AMP-OMC, la section 12.3.2 de la PMCT exige des autorités contractantes qu’elles veillent à ce que toutes les communications avec les soumissionnaires soient étayées par des documents et des dossiers complets afin de démontrer que le processus d’approvisionnement a été mené conformément aux accords. Tout renseignement important fourni par une autorité contractante à un fournisseur relativement à un processus d’approvisionnement donné doit également être communiqué simultanément à tous les autres fournisseurs intéressés.

36. Parmi les 39 dossiers examinés, à l’exception des 3 dossiers de commandes subséquentes en vertu d’offres à commandes, 24 dossiers comprenaient des communications (c’est-à-dire des questions et des réponses) avec les fournisseurs pendant la période de demande de soumissions. Dans 18 dossiers, les communications étaient appropriées et elles ont favorisé la préparation de soumissions recevables. Toutefois, dans 6 dossiers, les communications avec les fournisseurs n’ont pas appuyé la préparation des soumissions recevables. En voici quelques exemples :

37. Dans 3 dossiers, des soumissionnaires potentiels n’avaient pas accès aux mêmes renseignements au même moment après avoir posé leur question durant la période de soumission.

1. Dans 1 dossier, un document de questions et réponses a permis de répondre à 7 questions, mais il n’a pas été publié dans Achatsetventes même si la demande de soumissions était encore ouverte à tous les fournisseurs. Il semble que la modification a été communiquée directement à seulement un fournisseur. Ce document fournissait des réponses à plusieurs questions destinées à obtenir des éclaircissements sur la façon de répondre aux critères cotés et aux critères obligatoires (par exemple, exigences en matière de sécurité, nombre de mots, types de demandes, etc.).
2. Dans 1 dossier, le BOA a été en mesure de prouver qu’au moins 16 questions posées durant la période de demande de soumissions n’ont pas été publiées dans un document de questions et réponses par SCC aux fins de réponse. Les réponses à certaines questions ont été envoyées directement par courriel au fournisseur, tandis que d’autres questions sont restées sans réponse. On ne sait pas pourquoi aucun document de questions et réponses n’a été publié.
3. Dans 1 dossier, SCC a publié une modification dans le document de questions et réponses et l’a communiquée à tous les soumissionnaires, mais une question de suivi, à savoir s’il y avait ou non un titulaire, a fait l’objet d’une réponse adressée directement par courriel au seul soumissionnaire qui l’a posée.

38. Afin de garantir l’équité du processus et éviter toute perception de favoritisme, tous les fournisseurs potentiels doivent avoir accès aux mêmes informations et aux réponses aux questions au même moment. Dans les exemples susmentionnés, les renseignements auraient pu avoir été pertinents et utiles aux autres soumissionnaires potentiels lors de la préparation de leurs offres, ou pour décider de soumettre ou non une offre.

Communications lors de l’utilisation des méthodes d’approvisionnement de Services publics et Approvisionnement Canada

39. Lorsque les méthodes d’approvisionnement de SPAC sont utilisées, comme les services professionnels de soutien à la vérification (SPSV) ou les arrangements en matière d’approvisionnement de Services professionnels centrés sur les tâches et les solutions, certaines procédures doivent être suivies, comme la nécessité d’effectuer des recherches dans le Portail électronique des services professionnels centralisés pour cerner les fournisseurs qualifiés qui doivent recevoir une invitation. Dans 1 dossier pour un membre du comité de mesure du rendement et d’évaluation où SCC devait être utilisé pour cerner les fournisseurs qualifiés qui devaient recevoir une invitation, le dossier du marché ne comportait pas suffisamment de preuves démontrant que des recherches avaient été effectuées pour cerner les 15 fournisseurs. Le soumissionnaire retenu ne faisait pas partie des 15 soumissionnaires qui ont été invités à participer en fonction de cette exigence. On ne sait pas exactement comment le soumissionnaire retenu a reçu les documents de demande de soumissions, car le BOA n’a pas été en mesure de trouver de courriels ou de correspondance sur ce dossier où le fournisseur retenu avait demandé les documents ou d’obtenir des renseignements sur le moment où SCC lui aurait envoyé. Cela aurait dû être consigné dans le dossier afin de protéger la transparence et l’intégrité du processus d’approvisionnement.

Évaluation des soumissions

Des incohérences dans l’évaluation des soumissions et des écarts par rapport à l’approche prévue ont été constatés et dans plusieurs cas, aucun dossier d’évaluation ne figurait au dossier.

43. Dans 5 des 36 dossiers, SCC n’a pas été en mesure de fournir des dossiers d’évaluation. Dans 3 de ces dossiers, SCC a indiqué qu’il n’y avait aucun résultat d'évaluation, car les processus de demande de soumissions et les évaluations ont eu lieu au début de la pandémie de COVID-19, ce qui pourrait avoir contribué à l’absence de documents. Dans les 2 autres dossiers, SCC n'a fourni aucune réponse expliquant l’absence de dossiers d’évaluation. En raison de l’absence de ces documents essentiels, le BOA ne peut vérifier si SCC a évalué de façon adéquate ces soumissions et SCC ne peut démontrer que le contrat a été correctement attribué, ce qui remet en cause l’intégrité du processus d’approvisionnement.

44. Dans 4 dossiers où les dossiers d’évaluation étaient disponibles, la grille d’évaluation utilisée par les évaluateurs n’était pas identique aux critères mentionnés dans le document de demande de soumissions. Par exemple, un appel d’offres relatif à des services de médecin comprenait 2 critères obligatoires et 9 critères cotés, mais il n’y a aucun dossier sur les critères cotés évalués. Les évaluations du dossier du contrat portaient seulement les critères obligatoires, alors le BOA ne peut déterminer si la soumission exclusive était conforme et si la méthode de sélection a été respectée. La valeur de ce contrat était 1 400 000 $. Une observation similaire a été faite dans un autre dossier de services de gestion des risques, où un critère obligatoire (O5) était absent de la grille d’évaluation. Pour cette raison, il n’y avait aucune preuve démontrant que le fournisseur unique répondait au critère dans le dossier.

45. Dans un dossier pour des services de déneigement, les 5 soumissions reçues n'ont pas été évaluées à la lumière des critères obligatoires de la DP. Comme il est indiqué dans le tableau ci-dessous, la DP comprenait les critères d’évaluation dans la colonne de gauche. La colonne de droite comprenait les critères d’évaluation qui ont été appliqués à chaque proposition. Par exemple, le soumissionnaire devait prouver qu’il possédait au moins 5 années d’expérience en déneigement et en déglaçage, mais cet élément n’a pas été évalué par SCC dans ses grilles d’évaluation.

46. Les évaluations qui ne sont pas effectuées de façon cohérente et de la façon prévue dans la demande de soumissions remettent en cause l’intégrité du processus d’approvisionnement. Le non-respect des critères d’évaluation énumérés dans la demande de soumissions expose SCC au risque que certaines ambiguïtés dans le processus de sélection entrainent une mauvaise attribution du contrat. Il y a également un risque que des soumissionnaires potentiels décident de soumissionner ou non en fonction de renseignements inexacts compris dans la demande de soumissions, même s’ils ne sont pas reportés dans l’étape d’évaluation du processus. Cela signifie également que SCC pourrait ne pas être en mesure de défendre et d’expliquer ses décisions et actions et de prouver qu’elles ont été effectuées conformément aux lois, règlements et politiques en vigueur.

Les instructions et les lignes directrices ne sont pas fréquemment utilisées

47. En ce qui concerne l’évaluation des soumissions, une bonne pratique consiste à fournir des instructions d’évaluation à chaque membre de l’équipe d’évaluation et de demander à chacun d’entre eux de signer un document de reconnaissance de leurs responsabilités en matière de protection de la confidentialité et de l’intégrité du processus certifiant qu’il n’y a aucun conflit d’intérêts découlant de leur participation à titre d’évaluateur.

48. Dans 26 dossiers, le BOA a été incapable de trouver des preuves démontrant que le plan d’évaluation ou les instructions pour l’évaluation des soumissions ont été fournis aux évaluateurs ou de trouver des formulaires sur les conflits d’intérêts signés. Tout au long de l’examen, le BOA a observé que l’approche utilisée pour fournir un plan d’évaluation ou des instructions aux membres de l’équipe d’évaluation variait d’une région à l’autre. Durant l’examen, SCC a précisé au BOA qu’il n’y avait aucune politique en place en ce qui concerne la prestation d’instructions aux évaluateurs. Les autorités contractantes de la Direction des services de contrats et de gestion du matériel ont communiqué le plan d’évaluation aux propriétaires d’entreprise lorsqu’elles ont obtenu l’approbation des documents de demande de soumissions, y compris le plan d’évaluation du responsable pertinent, avec la publication.

49. Les pratiques d’évaluation énoncées ci-dessus démontrent que SCC n’a pas mis en place la supervision et les mécanismes nécessaires pour s'assurer que les évaluations étaient effectuées conformément à l’approche prévue, qu’elles étaient consignées de façon appropriée afin d’appuyer la transparence du processus d’attribution de contrat et que les conflits d’intérêts étaient évités.

50. En outre, dans 2 dossiers où des évaluations étaient présentes, le BOA a été incapable de confirmer l’identité des évaluateurs, car leurs signatures étaient illisibles et elles n’étaient pas accompagnées de leur nom en lettres moulées. S’il y avait eu d’autres documents au dossier, comme des lignes directrices sur l’évaluation signées, le BOA aurait été en position de valider les signatures.

Accepter les soumissions non conformes

51. Des dossiers d’évaluation étaient disponibles dans 31 dossiers. Dans 5 de ces dossiers, des soumissions non conformes ont été acceptées et un contrat a été attribué à un soumissionnaire non conforme. Voici quelques exemples :

1. Dans 3 dossiers, SCC a évalué qu’un critère obligatoire donné était respecté même si les documents nécessaires pour valider cette conclusion n’avaient pas été fournis.
   1. Dans 1 dossier pour des services de réparation de petits appareils électroménagers, le premier critère obligatoire indiquait que les soumissionnaires : « Doivent fournir une copie de la certification ou du permis nécessaire pour effectuer ce type de travail, par exemple, permis de réparation de systèmes de réfrigération, certificat de réparation d'appareils ménagers. » Pour répondre à ce critère, le soumissionnaire retenu a soumis une photocopie du certificat du ministère de l'Environnement de la Nouvelle-Écosse qui indique ce qui suit : « [nom] a terminé avec succès un cours de sensibilisation environnementale approuvé sur le contrôle des émissions de substances appauvrissant la couche d'ozone dans le secteur de la réfrigération et de la climatisation  ». Ce certificat ne semble pas répondre aux exigences du critère et il devrait être jugé non conforme.
   2. Dans 1 dossier pour les essais de débit d’appareils respiratoires autonomes, les trois (3) soumissions reçues ont été jugées conformes. Toutefois, il semble que 2 des 3 soumissions (y compris la soumission retenue) auraient dû être jugées non conformes. Dans l’appel d’offres, l’O3 exigeait « une lettre de confirmation de MSA indiquant que la compagnie a été jugée compétente pour effectuer l’inspection et la mise à l’essai requises. Une liste des membres du personnel qualifiés doit être fournie ». En ce qui concerne le soumissionnaire retenu, il n’a pas fourni la liste des membres du personnel qualifiés. Il a plutôt fourni la lettre sur la compagnie.
   3. Dans 1 dossier pour un technicien en radiologie, le soumissionnaire devait fournir une preuve d’adhésion et une lettre d’attestation de l'observation de la Nova Scotia Association of Medical Radiation Technologists ainsi qu’une copie de son diplôme démontrant qu’il a obtenu son diplôme d’un programme reconnu en technologie de radiation médicale. Le soumissionnaire retenu (seule soumission reçue et le seul à avoir soumissionné) n’avait soumis aucun de ces documents au moment de la clôture des soumissions (ils ont été soumis plus tard). Ce fait a été souligné par les évaluateurs lors de l’évaluation de la soumission, mais SCC a tout de même attribué le contrat à un fournisseur non conforme.
2. Les documents de demande de soumissions de SCC indiquent habituellement que les soumissions doivent être uniquement transmises à SCC à l’adresse indiquée à la page 1 de la demande de propositions, au plus tard à la date et à l’heure indiquées à cette même page. Toutefois, dans 2 dossiers, SCC a accepté des soumissions même si les soumissionnaires n’avaient pas respecté les instructions de présentation des soumissions.
   1. Dans 1 dossier pour des évaluations des risques psychologiques, des courriels au dossier indiquaient que le soumissionnaire retenu (seule soumission reçue et le seul à avoir soumissionné) a soumis sa trousse de soumission le 5 mai 2020, soit après la date de clôture du 17 avril 2020. La BOA n’a trouvé aucune modification au dossier du marché dans Achatsetventes qui aurait confirmé une prolongation de la période de demande de soumissions. La soumission aurait dû être jugée non conforme, car elle a été soumise en retard.
   2. Dans 1 dossier pour des systèmes d'alarme et de sécurité, la DP indiquait que les soumissions devaient être envoyées à une adresse physique précise, mais la compagnie retenue a présenté sa soumission par courriel. Le Tribunal canadien du commerce extérieur a conclu qu’« il est bien établi qu’il incombe au soumissionnaire de démontrer qu’il satisfait à toutes les conditions essentielles d’une demande de soumissions, ce qui comprend la marche à suivre pour la présentation d’une soumission ». En outre, « il incombait à [le soumissionnaire] de faire preuve de diligence raisonnable lors de la préparation et la remise de sa soumission afin de veiller à ce qu’elle respecte et soit conforme à toutes les instructions de la DP ».

52. SCC aurait dû conclure que les 5 soumissions décrites ci-dessus étaient non conformes. Le fait d’accepter des soumissions non conformes pose problème, car cela pourrait aboutir à l'attribution de contrats à des soumissionnaires non conformes par SCC, ce qui compromet l’intégrité et l’équité générale du processus d’approvisionnement.

Des lettres de refus ont été présentées dans tous les cas applicables

53. Une fois le processus de demande de soumissions terminé et les soumissions évaluées, SCC informe les soumissionnaires des résultats de l’évaluation au moyen d’une lettre de refus les informant qu’ils n’ont pas été retenus ou d’une lettre d’adjudication informant le soumissionnaire que le contrat lui a été octroyé.

54. Des lettres de refus sont envoyées aux soumissionnaires non retenus et sont censées expliquer pourquoi leurs soumissions n’ont pas été sélectionnées. C’est un outil important qui alerte les soumissionnaires que le contrat a été attribué à un compétiteur dans l’éventualité où ils désireraient demander des explications détaillées au ministère contractant ou se prévaloir des mécanismes de recours en place tels que le BOA ou le Tribunal canadien du commerce extérieur.

55. Parmi les 22 processus de demande applicables examinés au cadre desquels plus d’une soumission a été reçue, tous les dossiers comprenaient des preuves indiquant que les soumissionnaires non retenus avaient été avisés du résultat de l’évaluation. Cela prouve que SCC reconnaît l’importance de faire preuve d’ouverture et de transparence auprès de tous les soumissionnaires ainsi que l’importance de fournir des explications. Lorsqu’elles ont été envoyées, les lettres de refus fournissaient une explication détaillée des raisons pour lesquelles le soumissionnaire n’avait pas obtenu le contrat, les résultats de l’évaluation technique ainsi que la note globale du soumissionnaire retenu.