Rapport de suivi de l’examen des pratiques d’approvisionnement 2018-2019 de l’Agence canadienne d’inspection des aliments
Décembre 2022
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Introduction
1. Le Bureau de l’ombudsman de l’approvisionnement (BOA) a comme pratique courante d’assurer, deux ans après leur publication, le suivi des recommandations formulées dans un examen des pratiques d’approvisionnement.
2. Les examens de suivi permettent au BOA de : garantir la mise en œuvre efficace des mesures visant à répondre aux recommandations de l’examen des pratiques d’approvisionnement; ou confirmer que la haute direction a accepté le risque de ne pas prendre de mesures; et fournir un bulletin de rendement organisationnel qui facilite les comparaisons entre les différentes organisations au fil du temps.
3. En 2019-2020, le BOA a réalisé un examen des pratiques d’approvisionnement intitulé Examen des pratiques d’approvisionnement de l’Agence canadienne d’inspection des aliments (ACIA). Le rapport final a été rendu public en février 2020.
4. L’examen initial visait à déterminer si les pratiques d’approvisionnement de l’ACIA relatives aux critères d’évaluation et aux plans de sélection, à la demande de soumissions, à l’évaluation des soumissions, et à l’attribution des marchés appuyaient les principes d’équité, d’ouverture et de transparence. Pour ce faire, le BOA a examiné si les pratiques d’approvisionnement de l’ACIA étaient conformes aux obligations du Canada en vertu des articles applicables des accords commerciaux nationaux et internationaux, de la Loi sur la gestion des finances publiques et de ses règlements, de la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor et, le cas échéant, des lignes directrices ministérielles.
5. Les trois secteurs d’intérêt (SI) suivants ont servi à évaluer les éléments d’approvisionnement présentant le risque le plus élevé qui soit :
- SI 1 : Les critères d’évaluation et les plans de sélection ont été établis conformément aux lois, aux règlements et aux politiques applicables.
- SI 2 : Les documents de la demande de soumissions et les pratiques organisationnelles pendant la période de soumission étaient conformes aux lois, aux règlements et aux politiques applicables.
- SI 3 : L’évaluation des soumissions et l’attribution des contrats étaient conformes à la demande de soumissions.
6. En ce qui concerne le SI 1, le BOA a conclu que les documents de la demande de soumissions examinés ont systématiquement énoncé les critères d’évaluation et la méthode de sélection pour choisir la soumission. Toutefois, les critères d’évaluation et les systèmes de pondération étaient parfois inutilement restrictifs et ont pu faire en sorte que tous les soumissionnaires n’avaient pas une chance égale de concourir. Plusieurs cas où l’emploi de termes ambigus ou indéfinis a pu nuire à la transparence et ainsi à la capacité des soumissionnaires et des évaluateurs à déterminer comment les facteurs d’évaluation seraient utilisés pour sélectionner la soumission ont également été relevés. De même, les instructions de notation pour les critères cotés devaient être clarifiées pour que les critères d’évaluation puissent être appliqués de la même manière à tous les soumissionnaires.
7. Pour le SI 2, la conception et l’exécution des processus de demande de soumissions concurrentielle étaient généralement conformes aux règles, aux règlements et aux politiques applicables. Toutefois, le BOA n’a pu conclure que les contrats attribués dans le cadre d’offres à commandes propres à l’ACIA avaient été exécutés conformément aux procédures précisées, car les dossiers n’étaient pas suffisamment documentés. En l’absence d’informations sur la nature des services recherchés, les contrats risquaient d’être fractionnés, donnant lieu à plusieurs cas de commandes subséquentes à une offre à commandes le même jour et au même fournisseur.
8. L’ACIA a préparé, concernant le SI 3, des directives normalisées pour les évaluateurs et a mis en place un processus cohérent pour l’évaluation des soumissions. Toutefois, plusieurs cas relevés montrent des évaluations qui n’ont pas été effectuées avec cohérence conformément à l’approche prévue. Dans un des cas, des soumissions non conformes ont été évaluées de manière incorrecte comme conformes, et un marché a été attribué à un soumissionnaire qui ne répondait pas aux critères obligatoires.
9. Pour régler les problèmes soulevés lors de l’examen initial, l’ombudsman de l’approvisionnement a formulé huit recommandations : deux pour le SI 1, quatre pour le SI 2, et deux pour le SI 3.
Méthodologie
10. En mars 2022, le BOA a demandé à l’ACIA d’évaluer ses progrès quant à la mise en œuvre des huit recommandations. Pour ce faire, elle utilisera une échelle déjà établie (de 1 à 5, respectivement « aucun progrès » à « mise en œuvre complète »), comme l’indique l’annexe 1. Il a également prié l’ACIA de fournir des renseignements et des documents pour expliquer et justifier son évaluation.
11. Pendant l’examen des autoévaluations réalisé dans le cadre de l’exercice de suivi, le BOA peut effectuer des tests supplémentaires dans les dossiers d’approvisionnement, au besoin, pour obtenir des preuves que les structures et les processus ont bien été mis en œuvre et que des résultats positifs ont été mis en lumière. Lors de cet examen, il a été déterminé qu’il était inutile de procéder à d’autres tests dans les dossiers d’approvisionnement, car l’efficacité des mesures prises était suffisamment étayée dans l’autoévaluation de l’ACIA et dans les documents à l’appui pour résoudre les problèmes détectés dans le premier rapport d’examen des pratiques d’approvisionnement.
12. Le BOA a examiné et évalué les renseignements fournis par l’ACIA dans son autoévaluation pour en vérifier la vraisemblance et la crédibilité en général. Ce rapport comprend un bulletin des progrès réalisés dans le cadre des trois secteurs d’intérêt, suivant les efforts de l’ACIA à mettre en œuvre les recommandations de l’ombudsman de l’approvisionnement, un résumé des progrès réalisés et une conclusion générale en ce qui a trait à la résolution des problèmes relevés dans le rapport initial.
Évaluation du Plan d’action de la direction
13. Au moyen d’une échelle offerte par le BOA, l’ACIA a évalué le niveau de mise en œuvre de ces mesures comme « mise en œuvre complète » (niveau 5). Les documents justificatifs fournis par l’ACIA démontrent que les structures et les processus ont été entièrement mis en œuvre, et les résultats sont indiqués dans la réponse de l’Agence. Par conséquent, le BOA est d’accord avec l’évaluation de l’ACIA. À l’annexe 2 figure un résumé détaillé de l’évaluation globale par le BOA de la réponse de l’Agence à chaque recommandation.
14. L’ACIA a créé et mis en œuvre de nouveaux produits et des produits améliorés qui favorisent l’équité, l’ouverture et la transparence du processus d’approvisionnement. Les preuves fournies par l’ACIA ont démontré une série de progrès conçus pour répondre à l’intention de chaque recommandation grâce à une série d’initiatives en matière de pratiques exemplaires. Ces initiatives comprenaient l’élaboration de nouveaux instruments de politique internes, comme la nouvelle directive sur l’examen de la conformité et le processus d’assurance de la qualité des marchés et le guide du gestionnaire pour l’élaboration de critères d’évaluation technique dans les demandes de propositions. Le programme de formation Approvisionnement 101 a été amélioré avec une nouvelle section sur le développement des critères d’évaluation technique. De nouveaux outils manuels et automatisés ont également été créés et mis en œuvre pour faciliter davantage le processus d’assurance de la qualité (AQ) des marchés. Mentionnons en exemples le formulaire de demande de contrat et la liste de contrôle des achats, ainsi que le logiciel de gestion des approvisionnements ePro. Certaines initiatives, comme le logiciel ePro, étaient suffisamment complètes pour couvrir l’intention de plusieurs recommandations.
Bulletin de rendement
15. Le rapport de suivi de l’examen des pratiques d’approvisionnement indique, sur le bulletin de rendement, la note reflétant le rendement de l’organisation quant aux secteurs d’intérêt. Il donne lieu à trois évaluations. Pour fixer ces notes, le BOA tient compte des résultats de l’examen des pratiques d’approvisionnement initial et des mesures prises par l’organisation pour mettre en œuvre les recommandations connexes dans le cadre de chaque secteur d’intérêt. Les notes d’évaluation sont les suivantes :
- Satisfaisant +
- Satisfaisant
- Partiellement satisfaisant
- Insatisfaisant
Soulignons que la note « Satisfaisant + » ne peut être octroyée que si l’examen des pratiques d’approvisionnement initial n’a donné lieu à aucune recommandation dans le cadre du secteur d’intérêt. Puisque le rapport d’examen des pratiques d’approvisionnement initial contenait des recommandations pour les trois secteurs d’intérêt, la note « Satisfaisant + » n’a pas pu être octroyée à ce rapport de suivi. Les définitions et les critères de l’évaluation sont présentés à l’annexe 3.
16. Après un examen des progrès réalisés dans la mise en œuvre des plans d’action pour chaque recommandation, et compte tenu des notes d’évaluation établies, la mention « Satisfaisant » est octroyée à chaque secteur d’intérêt. La description des mesures prises par l’ACIA et les documents justificatifs montrent des progrès valables et crédibles en réponse à toutes les recommandations.
| Secteur d’intérêt (SI) | Note | Évaluation |
|---|---|---|
| 1. Les critères d’évaluation et les plans de sélection ont été établis conformément aux lois, aux règlements et aux politiques applicables. | Satisfaisant |
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| 2. Les documents de la demande de soumissions et les pratiques organisationnelles pendant la période de soumission étaient conformes aux lois, aux règlements et aux politiques applicables. | Satisfaisant |
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| 3. L’évaluation des soumissions et l’attribution des contrats étaient conformes à la demande de soumissions. | Satisfaisant |
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Note du Tableau 1La note globale du bulletin de rendement de l’ACIA est « Satisfaisant ». Voici les principaux facteurs qui contribuent à cette note :
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Conclusion
17. L’ACIA a créé de nouvelles initiatives et amélioré des produits bien établis qui favorisent l’équité, l’ouverture et la transparence du processus d’approvisionnement. Les preuves fournies démontrent une série de progrès conçus pour répondre à l’intention de chaque recommandation grâce à une série d’initiatives en matière de pratiques exemplaires. Ces initiatives comprenaient l’élaboration d’instruments de politique internes, comme des guides, des directives, des programmes de formation actualisés, de nouveaux outils manuels et automatisés, et l’élaboration d’un processus amélioré d’assurance de la qualité des marchés. En outre, certaines initiatives, comme le système automatisé créé pour soutenir la fonction globale d’assurance de la qualité, présentaient une solide capacité à couvrir l’intention de plusieurs recommandations.
18. L’ACIA a pris en compte les recommandations de l’ombudsman de l’approvisionnement figurant dans l’examen des pratiques d’approvisionnement initial et a fourni des renseignements sur les mesures qu’elle a prises. L’ACIA a indiqué qu’elle avait pris des mesures pour répondre aux recommandations de l’ombudsman, et a fourni des documents pour justifier cette affirmation. L’examen du BOA a révélé que l’évaluation de l’ACIA et les documents justificatifs étaient valables et crédibles.
Annexe 1
| Niveau de mise en œuvre | Évaluation |
|---|---|
| Niveau 1 | Aucun progrès ou progrès négligeable. Aucun progrès ou un progrès négligeable en ce qui concerne les mesures consistant à établir un nouveau comité, à organiser des réunions et à produire des plans informels. |
| Niveau 2 | Étape de planification. Des plans formels pour les changements organisationnels ont été élaborés et approuvés. |
| Niveau 3 | Préparation en vue de la mise en œuvre. La mise en œuvre d’une recommandation est en préparation; p. ex., l’embauche ou la formation d’employés, l’élaboration et l’adoption des ressources nécessaires, et la rédaction et la ratification de documents de politique. |
| Niveau 4 | Mise en œuvre avancée. Les structures et les processus sont en place et intégrés au moins dans la plupart des parties de l’organisation, et certains résultats ont été obtenus. |
| Niveau 5 | Mise en œuvre complète. Les structures et les processus sont entièrement mis en œuvre, et des résultats positifs ont été obtenus. |
| Désuet | La recommandation ne s’applique plus en raison de nouvelles politiques ou procédures. |
Annexe 2
| Recommandation | Évaluation du BOA | Cote |
|---|---|---|
1- Il est recommandé que l’ACIA s’assure de ce qui suit :
|
L’ACIA a créé et mis en œuvre divers produits internes, comme des guides, des documents de confirmation, des listes de vérification, des documents de formation et un système automatisé d’assurance de la qualité. Ensemble, ces produits font en sorte que les différentes parties de la recommandation sont prises en compte, soit en expliquant aux employés les exigences et les attentes lors de l’élaboration des critères d’évaluation des soumissions. En outre, l’ACIA utilise des outils manuels et automatisés pour garantir le respect des exigences de la politique et faire appliquer les rôles et les responsabilités. | Niveau 5 Mise en œuvre complète |
| 2- Il est recommandé que l’ACIA mette en œuvre des mesures visant à garantir que les critères obligatoires soient clairs, précis, mesurables et définis adéquatement afin de soutenir la préparation d’offres recevables et l’évaluation des propositions. | L’ACIA a créé et mis en œuvre divers produits internes, comme un guide destiné aux gestionnaires sur l’élaboration des critères d’évaluation technique, des outils de contrôle ou de confirmation de la surveillance, un programme de formation et un système automatisé d’assurance de la qualité. Ensemble, ces produits font en sorte que les critères obligatoires soient clairs, précis, mesurables et définis adéquatement afin de soutenir la préparation des soumissions recevables et l’évaluation des propositions. | Niveau 5 Mise en œuvre complète |
| 3- Il est recommandé que l’ACIA veille à ce que les politiques d’approvisionnement soient régulièrement examinées, mises à jour et suffisamment détaillées pour préciser les rôles, les responsabilités et les procédures d’attribution des marchés. | L’ACIA a créé et mis en œuvre divers produits internes, comme la directive sur les achats et les marchés et un système automatisé d’assurance de la qualité. Collectivement, ces produits serviront à s’assurer que les politiques d’approvisionnement sont revues régulièrement, qu’elles sont à jour et qu’elles contiennent suffisamment de détails pour clarifier les rôles et les responsabilités des parties, et les procédures d’attribution des contrats. La diffusion de directives actualisées permet de faire connaître aux employés les politiques et les procédures en matière d’approvisionnement et de contrats. En outre, une fonction de surveillance est assurée grâce à des activités de surveillance régulières, tandis que les exigences d’éthique professionnelle et les normes sont établies pour que les activités respectent les exigences de la politique. Les risques liés aux procédures de traitement sont atténués grâce à la mise en œuvre d’un outil automatisé. | Niveau 5 Mise en œuvre complète |
| 4- Il est recommandé que l’ACIA établisse des mécanismes d’examen appropriés pour s’assurer que l’information communiquée aux fournisseurs est exacte et complète. | L’ACIA a créé et mis en œuvre divers produits internes, comme un document d’examen et de confirmation des clients, une directive sur les achats et les marchés, des documents de formation actualisés, et un nouveau processus d’assurance de la qualité qui repose sur un cadre de directives documenté. Ensemble, ces produits servent de mécanismes d’examen faisant en sorte que les renseignements transmis aux fournisseurs sont exacts et complets. Pour ce faire, il convient de surveiller la préparation des engagements d’approvisionnement avant la diffusion publique des demandes de soumissions pour garantir des renseignements exacts et complets. Il convient également de fournir des documents de formation et d’orientation concernant les rôles, les responsabilités et la préparation de l’information liée aux engagements. Une fonction formelle d’assurance de la qualité, soutenue par un outil automatisé servant à traiter les engagements, satisfait également à l’intention de la recommandation. | Niveau 5 Mise en œuvre complète |
| 5- Il est recommandé que l’ACIA mette en place un mécanisme efficace pour s’assurer que les dossiers d’approvisionnement relatifs aux commandes subséquentes à des offres à commandes sont suffisamment documentés pour faciliter la surveillance de la gestion et établir une piste de vérification claire. | L’ACIA a élaboré et mis en œuvre divers produits internes, comme une liste de vérification de la commande subséquente à une offre à commandes, un programme de formation actualisé et un cadre de processus d’assurance de la qualité des marchés. Ce dernier est appuyé par une directive décrivant les principaux services des groupes de la Division de la politique des approvisionnements et des marchés, qui chercheront à assurer une surveillance suffisante et à documenter les dossiers. Pour soutenir ces groupes, un système automatisé d’assurance de la qualité est également en place. Collectivement, ces initiatives servent à s’assurer que les dossiers d’approvisionnement relatifs à une commande subséquente à une offre à commandes sont suffisamment documentés pour faciliter la surveillance de la gestion et établir une piste de vérification claire. | Niveau 5 Mise en œuvre complète |
| 6- Il est recommandé que l’ACIA mette au point des mécanismes d’examen appropriés pour s’assurer que les stratégies d’approvisionnement ne divisent pas inutilement les besoins globaux et ne contournent pas les autorités d’approbation. | L’ACIA a créé et mis en œuvre divers produits internes, comme un outil de mappage, une liste de vérification pour la planification, des cadres, des directives et un système automatisé d’assurance de la qualité. Ensemble, ces produits servent de mécanismes d’examen faisant en sorte que ses stratégies d’approvisionnement ne divisent pas inutilement les besoins regroupés et ne se soustraient pas aux pouvoirs d’approbation. Pour ce faire, il faut accroître la rigueur de l’assurance qualité et de la surveillance au moyen d’outils manuels et automatisés. Il faut également fournir des conseils en vue d’améliorer la compréhension des diverses stratégies d’approvisionnement grâce à un processus de mappage simplifié qui atténue le risque de fractionnement des contrats et de contournement des approbations. | Niveau 5 Mise en œuvre complète |
| 7- Il est recommandé que l’ACIA établisse un mécanisme pour s’assurer que les évaluations des soumissions sont conformes aux procédures d’évaluation conçues et divulguées de manière appropriée et qu’elles sont correctement documentées. | L’ACIA a créé et mis en œuvre divers produits internes, comme le guide du gestionnaire pour l’élaboration de critères d’évaluation technique dans les demandes de propositions, les lignes directrices des évaluations, les documents de formation actualités, et la directive sur l’examen de la conformité et le processus d’assurance de la qualité des marchés, qui viennent appuyer l’amélioration du processus d’assurance de la qualité. Un système automatisé d’assurance de la qualité est également en place pour soutenir les activités de surveillance et de production de rapports. Ensemble, ces produits constituent des mécanismes qui contribuent à atteindre l’objectif de la recommandation, soit en expliquant aux employés le processus de planification de l’engagement en relation avec l’évaluation et la documentation. Ils fournissent des ressources d’orientation et des formations formelles qui approfondissent la compréhension des rôles et des responsabilités et qui renforcent la fonction de surveillance et de contrôle grâce à des outils manuels et automatisés. | Niveau 5 Mise en œuvre complète |
| 8- Il est recommandé que l’ACIA mette en place un mécanisme efficace pour faire respecter l’obligation de tenir des dossiers d’approvisionnement complets et à jour. | L’ACIA a créé et mis en œuvre une variété de produits internes, comme le formulaire de demande de contrat et la liste de contrôle des achats, ainsi qu’un programme de formation actualisé et une directive sur l’examen de la conformité et le processus d’assurance de la qualité des marchés. Un système automatisé d’assurance de la qualité est également en place pour soutenir les activités de surveillance et de production de rapports. Ces produits appuient l’objectif de la recommandation, qui est de respecter l’exigence concernant la tenue des dossiers d’approvisionnement complets et à jour. Pour ce faire, il convient d’être plus rigoureux au début d’un engagement afin que la documentation soit en ordre et complète. Il convient également de former le personnel pour le sensibiliser à ses rôles et responsabilités en matière de gestion des dossiers, et d’améliorer la fonction de suivi et d’assurance de la qualité grâce à des contrôles manuels et automatisés qui soutiennent la tenue des dossiers et la documentation des approvisionnements. | Niveau 5 Mise en œuvre complète |
Annexe 3
| Rendement global | Évaluation |
|---|---|
| Satisfaisant + |
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| Satisfaisant |
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| Partiellement satisfaisant |
|
| Insatisfaisant |
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