Examen des pratiques d’approvisionnement de Santé Canada et de l’Agence de la santé publique du Canada Nouveau

Critères obligatoires

Les critères obligatoires n’étaient pas trop restrictifs et ne favorisaient ni ne pénalisaient inutilement un soumissionnaire ou un groupe de soumissionnaires en particulier, et dans tous les dossiers sauf un, ils correspondaient aux exigences; cependant, dans sept dossiers, les critères obligatoires n’étaient pas définis de manière claire, précise et mesurable.

20. Les critères d’évaluation obligatoires précisent les exigences minimales essentielles à l’exécution efficace des travaux. Ils sont utilisés pour indiquer aux soumissionnaires ce que leurs soumissions doivent démontrer pour passer à la phase suivante de l’évaluation. Le non-respect d’une seule exigence obligatoire doit entraîner le rejet de la soumission. Les agents contractants (AC) doivent veiller à ce que les critères obligatoires soient correctement décrits de manière que : a) les soumissionnaires comprennent clairement leur teneur et la façon d’y répondre; et b) les évaluateurs disposent d’une norme objective et mesurable pour évaluer les soumissions. Les critères doivent être structurés de manière que les évaluateurs puissent effectuer une analyse de type « réussite/échec », c’est-à-dire que la mention « réussite » fait avancer la soumission, tandis que la mention « échec » entraîne son exclusion.

21. Des critères obligatoires peu clairs peuvent se traduire par des évaluations incohérentes des soumissions et nuire ainsi à l’équité et à la transparence du processus d’approvisionnement. Des critères d’évaluation qui ne soient pas trop restrictifs, permettant ainsi à un plus grand nombre de fournisseurs d’y répondre, tout en continuant à saisir les éléments essentiels des capacités recherchées constituent un défi pour les ministères.

22. Dans tous les dossiers, les critères obligatoires n’étaient pas trop restrictifs et ne favorisaient ni ne pénalisaient inutilement un soumissionnaire ou un groupe de soumissionnaires en particulier.

23. Dans 33 des 34 dossiers applicables, les critères obligatoires correspondaient aux exigences décrites dans la demande de soumissions. La seule exception était une demande de soumissions concernant la location à court terme d’un espace d’entreposage pour masques chirurgicaux. Dans ce dossier, la demande de soumissions se limitait à un courriel adressé à un nombre inconnu de fournisseurs par un représentant de SC/l’ASPC décrivant le besoin, c’est-à-dire un espace d’entreposage temporaire pouvant contenir jusqu’à 1 000 palettes normalisées et un « processus de réétiquetage » pour les masques chirurgicaux. Outre ce courriel, le dossier ne contenait pas de document de demande de soumissions, de sorte qu’il n’y avait pas de critères d’évaluation énoncés, ni même de méthode de sélection indiquant le mode d’attribution du contrat. Comme discuté ci-dessous dans le cadre du SI 3, le dossier contenait un résumé de l’évaluation, qui montrait que trois (3) soumissions reçues avaient été évaluées en fonction de trois critères (« espace d’entreposage », « parc de véhicules » et « réétiquetage »), mais on ne sait pas ce qui a été évalué exactement.

24. Dans 27 des 34 dossiers concernés, les critères obligatoires étaient clairs, mesurables et démontrables. Dans les sept (7) autres dossiers, les critères obligatoires n’ont pas été communiqués de façon claire, précise ou mesurable. Comme indiqué ci-dessus, des critères mal définis peuvent miner l’équité et la transparence du processus de demande de soumissions, amener les soumissionnaires à présenter des soumissions non conformes ou sous-optimales et donner lieu à des évaluations inattendues ou incohérentes d’un évaluateur à l’autre. Voici des exemples :

1. Dans trois (3) dossiers, le critère obligatoire utilise correctement le verbe « devoir » à l’indicatif pour décrire ce que les soumissions doivent démontrer pour satisfaire au critère; cependant, le critère utilise également de manière incorrecte le verbe « devoir » au conditionnel, comme le montre l’exemple suivant : (Points saillants du BOA)

   CO1 – Expérience des ressources :

   Le soumissionnaire doit clairement démontrer que la ressource proposée compte un minimum de cinq (5) années d’expérience, au cours des huit (8) dernières années, à fournir des services professionnels en informatique à titre d’administrateur de base de données.

   Pour chaque projet cité comme expérience, les renseignements suivants doivent figurer dans le curriculum vitae (CV) des ressources proposées :

   1. Le nom de l’organisation cliente (à qui les services ont été fournis);
   2. le nom, le titre, le numéro de téléphone, l’emplacement et l’adresse courriel de la personne-ressource du client (Remarque : La personne-ressource du client doit être un représentant de l’organisation qui a été officiellement nommé pour gérer un projet et qui a la responsabilité précise de l’atteinte des objectifs du projet dans les limites des ressources attribuées.);
   3. une courte description du type de services et de leur portée, correspondant aux critères fournis par la personne;
   4. les dates et la durée du projet (le nombre d’années et de mois [AAAA/MM] du contrat ainsi que les dates de début et de fin des travaux).

   Dans ce cas, l’inclusion du verbe « devoir » au conditionnel signifie que les soumissionnaires ne sont pas obligés de fournir quoi que ce soit, et qu’ils ne peuvent pas être exclus pour cette raison s’ils peuvent démontrer leur conformité au critère obligatoire par d’autres moyens. Si SC et l’ASPC estiment que ces renseignements sont essentiels (c’est-à-dire obligatoires) pour déterminer si la ressource proposée répond à l’exigence, ils doivent alors employer le verbe « devoir » à l’indicatif présent pour décrire les renseignements à fournir.

2. Dans deux (2) dossiers, la manière dont les soumissionnaires devaient démontrer qu’ils remplissaient les critères obligatoires n’était pas claire. Cela étant, les critères obligatoires ne peuvent pas être mesurés en termes de « réussite/échec » :
   1. Dans un dossier relatif à la réorganisation d’une boîte à outils sur la qualité de l’eau et de l’air et à l’élaboration d’une vidéo, le critère CO2 exigeait des soumissionnaires qu’ils « démontrent qu’ils disposent des ressources nécessaires pour assurer la distribution des deux produits. Vous devez fournir une liste des provinces ou des territoires où vous êtes en mesure de distribuer les produits ». Il n’était pas énoncé clairement les bases sur lesquelles SC et l’ASPC allaient déterminer la satisfaction au critère CO2, puisque le nombre minimum de provinces ou de territoires pour « réussir » le critère n’était pas indiqué;
   2. Dans un (1) dossier des Services d’aide temporaire (SAT) visant à embaucher deux (2) conseillers principaux en matière de protection de la vie privée, le critère CO5 exigeait que la ressource proposée possède de l’« expérience » en offre de conseils. La quantité d’expérience requise pour satisfaire à ce critère obligatoire n’est pas claire, et même une seule journée d’expérience en offre de conseils semblerait satisfaire à l’exigence.
3. Dans deux dossiers, les critères obligatoires contredisaient les exigences de l’AMA dans le cadre duquel les DP ont été lancées :
   1. Dans ce même dossier des SAT pour deux (2) conseillers principaux en matière de protection de la vie privée (catégorie 13.1 des SAT), l’un (1) des critères obligatoires de la demande de soumissions exigeait 24 mois d’expérience pertinente. Toutefois, pour se voir attribuer le marché, les soumissionnaires devaient répondre aux exigences génériques de la catégorie 13.1 des SAT; notamment, les ressources de niveau supérieur proposées devaient avoir un minimum de 48 mois d’expérience. L’exigence de 24 mois d’expérience n’aurait permis de qualifier qu’une ressource de « niveau intermédiaire ». La confusion règne quant à savoir si l’expérience requise est de 24 ou de 48 mois. Si SC et l’ASPC n’avaient eu besoin que de ressources de niveau intermédiaire, le marché aurait pu être d’une valeur moindre, car les ressources de niveau intermédiaire sont généralement moins coûteuses que celles de niveau supérieur;
   2. Dans un (1) dossier pour un consultant principal, la Grille souple relative aux Services professionnels centrés sur les tâches et les solutions (SPTS) exige que les ressources de niveau supérieur obtiennent 95 points. La grille souple de la DP indiquait cependant que seuls 90 points étaient requis pour une ressource de niveau supérieur.

Critères cotés

La vaste majorité des critères cotés et des échelles de notation n’était pas trop restrictive, était appropriée à l’exigence et reflétait l’importance relative des critères dans le contexte de l’exigence globale; cependant, dans 5 des 24 dossiers concernés les critères cotés ou les grilles de notation manquaient de clarté.

25. En plus de la section 10.7.27 citée plus haut, la section 10.7.25 de la PMCT stipule que « les critères en question devraient définir exactement tous les aspects du rendement qui sont essentiels au succès du projet et ils devraient permettre de mesurer à la fois la compétence de l’entreprise et la valeur de sa méthode technique ».

26. Seules les soumissions qui satisfont aux critères obligatoires seront cotées. Les critères cotés servent à évaluer divers éléments de la soumission technique pour faire ressortir les mérites relatifs de chaque soumission. Le document de demandes de soumissions précise le maximum de points pouvant être obtenus pour chaque critère. Lorsque l’on utilise la cotation numérique, une soumission doit obtenir dans son ensemble un nombre minimal de points pour être considérée comme recevable, et elle peut aussi obtenir un nombre minimal de points par rapport à certains critères. Les documents de demandes de soumissions doivent clairement énoncer les seuils minimaux et indiquer si ces minimums sont obligatoires. Lors de l’évaluation des connaissances et de l’expérience, la demande de soumissions doit préciser la façon dont les connaissances et l’expérience seront évaluées.

27. Dans 23 des 24 dossiers examinés, les critères cotés n’étaient pas excessivement restrictifs et ne favorisaient ni ne pénalisaient inutilement des soumissionnaires en particulier. Cependant, un (1) dossier a fait preuve de favoritisme à l’égard des fournisseurs ayant une certaine expérience :

1. Dans un (1) dossier concernant l’embauche de jusqu’à cinq (5) experts-conseils en affaires principales, les fournisseurs ayant plus de huit ans d’expérience ont été privilégiés. Dans 3 des 4 critères cotés (CC1, CC2 et CC3), les échelles comportaient une hausse « supplémentaire » de cinq (5) points pour les ressources ayant 8 ans ou plus d’expérience :
   • Moins de 5 ans = 0 point
   • 5 à 6 ans = 5 points
   • 6 à 7 ans = 10 points
   • 7 à 8 ans = 15 points
   • 8 ans et plus = 25 points

28. Dans quatre (4) dossiers, les critères cotés manquaient de clarté :

1. Dans un (1) dossier, la grille de pointage indiquait que le soumissionnaire recevrait cinq points pour chacune des quatre ressources si elles avaient travaillé pour le soumissionnaire pendant six mois au cours des trois dernières années. Il en résulte un maximum de 20 points (4 ressources x 5 points); pourtant, selon la DP, la note maximale n’était que de 10 points pour ce critère. Si l’intention était d’attribuer cinq points par ressource pour un maximum de deux ressources (2 x 5 points), il aurait fallu le préciser;
2. De même, dans un (1) dossier des services de révision de textes techniques en français, le tableau de répartition des points pour le critère CC2 (sous-critères 2.1 à 2,5) est passé de zéro point à un maximum de trois (3) points, alors que, selon la DP, les sous-critères 2.1 à 2,5 valaient chacun jusqu’à 5 points;
3. Dans un (1) dossier concernant un expert-conseil principal en affaires du volet 2.3 des SPTS, la DP comportait deux seuils de points minimums différents pour les critères cotés. Il y était précisé qu’une note globale minimale de 70 % était requise pour chaque ressource proposée, faute de quoi la soumission serait rejetée. En outre, les soumissions n’obtenant pas 35 des 86 points maximum (équivalant à 40,7 %) seraient rejetées;
4. Dans un (1) dossier, les échelles de notation pour le C1 (également appelé CO6 dans le processus d’évaluation) et C2 (également appelé CO7 dans le processus d’évaluation) ne précisaient pas la méthode d’attribution des points. Selon le BOA, SC et l’ASPC n’ont pas fourni la DP pour ce dossier, mais il semble que le CO6/C1 exigeait au moins deux exemples du soumissionnaire fournissant des cours démontrant une approche de conception d’apprentissage en ligne, de la créativité, des composants interactifs, du contenu visuel dynamique et des capacités audio. D’après les courriels relatifs à l’évaluation, quatre (4) sous-critères pour le CO6/C1 valaient 10 points chacun, pour un total de 40 points. Un gestionnaire de projet de l’ASPC a relevé un problème potentiel concernant la notation du CO6/C1; il a demandé s’il était possible d’évaluer les deux exemples (chacun sur 40), mais de n’inclure que le mieux coté compte tenu des 40 points disponibles pour le critère global. Cependant, aucune modification n’a été apportée, car selon l’AC, la DP avait déjà été envoyée.

29. Dans deux (2) dossiers, on a relevé des doublons dans la grille de pointage, c’est-à-dire que le même nombre apparaissait dans deux catégories. Le nombre de points à attribuer lorsque le soumissionnaire atteint la quantité partagée entre deux catégories n’est donc pas clair. Dans un dossier relatif à des services de gestion du changement, les soumissionnaires se sont vu attribuer des points en fonction de l’expérience acquise par rapport au critère :

• 1 à 12 mois = 2 points
• 12 à 24 mois = 4 points
• 24 à 36 mois = 6 points
• 36 à 48 mois = 8 points
• 48 mois ou plus = 10 points

Dans cet exemple, si un soumissionnaire fait état de 12 mois d’expérience, il n’est pas clair s’il se verra attribuer deux (2) ou quatre (4) points. La même confusion s’applique aux 24, 36 et 48 mois d’expérience, respectivement.

30. Des critères d’évaluation clairs, précis et mesurables soutiennent des approvisionnements justes et transparents et permettent ainsi aux soumissionnaires de connaître les exigences ainsi que les méthodes d’évaluation de leur proposition. Si ces critères d’évaluation ne sont pas bien définis dès le départ, les évaluateurs risquent en plus d’avoir de la difficulté à les interpréter au cours du processus d’évaluation, ou à expliquer aux soumissionnaires non retenus les motifs du rejet de leur proposition. Les évaluateurs pourraient également avoir de la difficulté à défendre leurs évaluations contre des contestations extérieures, si ces critères ne sont pas clairs ou s’ils sont sujets à de multiples interprétations. En outre, des critères peu clairs et vagues augmentent le risque que les contrats soient attribués à des soumissionnaires non conformes ou au mauvais soumissionnaire. Ils entraînent également une augmentation de la charge administrative pour les fournisseurs et les autorités de certification, dans la mesure où davantage de questions et de réponses sont nécessaires pour clarifier des critères peu clairs.

Méthode de sélection

Des méthodes de sélection communes ont été choisies dans les 36 dossiers pour lesquels SC et l’ASPC ont pu produire les documents de la demande de soumissions. Dans cinq (5) dossiers, la méthode de sélection n’a pas été clairement communiquée.

31. Pour cet élément de l’examen, SC et l’ASPC n’ont pas pu fournir de documents de la demande de soumissions dans quatre (4) cas. Dans les 36 dossiers pour lesquels le BOA dispose des documents de la demande de soumissions, des méthodes de sélection communes telles que « la soumission recevable la plus basse », « le prix le plus bas par point » et « la note combinée la plus élevée pour le mérite technique et le prix » ont été adoptées.

32. Dans deux (2) dossiers, la demande de soumissions n’a pas été clairement communiquée, les soumissionnaires potentiels n’ayant reçu qu’un courriel ne précisant pas les modalités d’attribution du marché.

33. Dans trois (3) dossiers, la méthode de sélection n’a pas été clairement communiquée. Voici trois exemples :

1. En ce qui concerne le dossier relatif à la maintenance permanente des fonds de données centralisés de l’ASPC, la DP indiquait que la méthode de sélection était la note combinée la plus élevée pour le mérite technique (70 % des points) et le prix (30 % des points). Selon la section 4.4 (méthode de sélection) de la DP, 35 points au total (70 %) sur 50 points sont requis. Toutefois, les critères techniques cotés figurant dans la DP indiquaient que la note maximale était de 60 points et qu’il fallait obtenir 45 points sur 60 (75 %) pour être jugé conforme.
2. Dans un autre dossier, pour l’édition numérique, la méthode de sélection est la suivante : pour être jugée recevable, la soumission doit obtenir un minimum de 6 points sur 12 (50 %). Le tableau des critères cotés indiquait cependant que 40 des 70 points disponibles (57 %) constituaient la note minimale de passage.
3. Dans un dossier relatif à la réorganisation d’une boîte à outils sur la qualité de l’eau et de l’air et à l’élaboration d’une vidéo, le marché devait être attribué au soumissionnaire qui a fourni la proposition la mieux cotée dans les limites d’un budget, mais ce budget n’a pas été précisé.

34. Un manque de clarté dans la méthodologie de sélection peut entraîner l’échec du processus d’approvisionnement. Le manque de clarté peut entraîner une certaine confusion quant à la conformité des soumissions, voire nécessiter l’annulation du processus de demande de soumissions. Cela pénaliserait injustement les soumissionnaires et ferait perdre du temps et de l’argent aux acheteurs, tout en compromettant leur capacité à acquérir les biens ou services en temps opportun.

Documents et processus de soumission

À une exception près, les documents de la demande de soumissions fournissaient une description claire des exigences et, dans la plupart des cas, contenaient des instructions claires pour la présentation de soumissions ou de propositions et la formulation de questions pendant la période de soumission.

39. Le document de demande de soumissions fixe les règles de la procédure de passation de marchés. Il est important de veiller à ce que la documentation de la demande de soumissions soit exacte et complète, afin d’éliminer les ambiguïtés, les contradictions ou autres divergences dans le processus de demande de soumissions. Cette précaution fait en sorte que les fournisseurs disposent de tous les renseignements dont ils ont besoin pour préparer et présenter des soumissions recevables et, ce faisant, de diminuer le nombre de questions et de retards de leur part dus à des divergences ou à des renseignements manquants. Une telle mesure réduit également les efforts requis de la part du personnel du Ministère pour répondre aux questions et aux demandes d’éclaircissement pendant la période de soumission.

40. Comme indiqué ci-dessus, sur les 40 fichiers échantillonnés, SC et l’ASPC n’ont pas pu fournir de documents de demande de soumissions dans quatre (4) cas. Dans un (1) dossier, le responsable technique (RT) a lancé une demande de soumissions et a procédé à l’évaluation avant de faire intervenir l’AC appropriée. Dans deux cas, l’AC a communiqué avec les fournisseurs par courriel, mais sans conserver la demande de soumissions proprement dite dans ses dossiers. Dans le dernier cas, trois (3) demandes de prix ont été reçues, mais rien dans le dossier n’indique la façon dont SC et l’ASPC ont cherché à obtenir ces demandes.

41. Dans les quatre cas, il y a eu plusieurs soumissions/demandes de prix, ce qui signifie que SC et l’ASPC ont mené des procédures de mise en concurrence. L’incapacité de SC et de l’ASPC à présenter les demandes de soumissions indique une lacune dans leurs pratiques en matière d’archivage, même en tenant compte des exigences supplémentaires de l’approvisionnement lié à la COVID-19. Sans le document de demande de soumissions, SC et l’ASPC ne peuvent pas démontrer qu’ils ont suivi les protocoles appropriés en matière d’approvisionnement et que leurs pratiques étaient équitables, ouvertes et transparentes.

42. Le dossier sans description claire des besoins, quant à lui, contenait un courriel décrivant les besoins et demandant les prix, par opposition à une DDP officielle comprenant des conditions tirées d’un modèle. Selon le BOA, cette demande a été effectuée en mai 2020, pour une location d’espace d’entreposage d’équipements de protection individuelle (EPI) liée à la COVID-19 et pour le réétiquetage de boîtes de masques achetés à l’avance. Elle a été réalisée dans un délai très court, un seul jour, par courriel auprès d’au moins trois fournisseurs. Ce qui n’était pas clair, en revanche, c’était l’accès à l’entrepôt accordé aux entreprises chargées de livrer/entreposer les EPI et de procéder au réétiquetage. Tout en reconnaissant les difficultés et l’urgence associées à de nombreux approvisionnements liés à la COVID-19, la documentation appropriée des dossiers afin d’expliquer les mesures prises demeure une exigence importante. L’évaluation de ces demandes de prix sera discutée dans le SI 3.

43. À l’exception de ces cinq dossiers, les documents de la demande de soumissions fournissaient une description claire des exigences et contenaient des instructions claires pour la présentation de soumissions et la formulation de questions pendant la période de soumission.

33 des 40 demandes de soumissions ont été ouvertes au nombre requis de fournisseurs et 37 d’entre elles ont respecté le délai de publication prescrit.

44. Selon l’article 6 du Règlement sur les marchés de l’État (RME), si les conditions suivantes ne sont pas remplies, les AC sont censées lancer un appel d’offres :

• 6 [L]’autorité contractante peut conclure un marché sans lancer une demande de soumissions dans les cas suivants :
  1. les cas d’extrême urgence où un retard serait préjudiciable à l’intérêt public;
  2. les cas où le montant estimatif de la dépense ne dépasse pas selon le cas :
     1. 25 000 $, s’il s’agit d’un marché de fournitures,
     2. 100 000 $, s’il s’agit d’un marché que doit conclure le ministre du Développement international et qui porte sur la prestation de services d’ingénieurs ou d’architectes ou d’autres services nécessaires à la planification, à la conception, à la préparation ou à la surveillance d’un programme ou projet d’aide au développement international,
     3. 100 000 $, s’il s’agit d’un marché portant sur la prestation de services d’ingénieurs ou d’architectes ou d’autres services nécessaires à la planification, à la conception, à la préparation ou à la surveillance de la construction, de la réparation, de la rénovation ou de la restauration d’un ouvrage,
     4. 40 000 $, s’il s’agit de tout autre marché visé par le présent règlement;
  3. les cas où la nature du marché est telle qu’une demande de soumissions ne servirait pas l’intérêt public;
  4. les cas où le marché ne peut être exécuté que par une seule personne.

45. Pour les éléments mentionnés au paragraphe 6b), c’est la valeur estimée du marché potentiel qui est utilisée pour déterminer s’il tombe sous les seuils monétaires énumérés. Si la valeur estimée d’un marché dépasse ces limites, mais qu’elle n’atteint pas les seuils fixés par les accords commerciaux, les ministères peuvent procéder à une « mise en concurrence traditionnelle » en utilisant des listes de fournisseurs pour demander des soumissions auprès d’un certain nombre d’entre eux. Dans les cas où la valeur estimée du marché dépasse les seuils des accords commerciaux et où le marché n’est pas passé dans le cadre d’un AMA dont les règles peuvent être différentes, les ministères doivent publier une DP ouverte sur le Service électronique d’appel d’offres du gouvernement (SEAOG).

46. Pour les demandes de soumissions effectuées dans le cadre d’un AMA, celui-ci indique souvent le nombre minimum de fournisseurs présélectionnés qui doivent être invités à soumissionner. À titre d’exemple, pour un besoin de SPTS compris entre 100 001 dollars et 3,75 millions de dollars, seuls 15 soumissionnaires présélectionnés – dont dix choisis par le ministère et cinq de manière aléatoire – doivent être invités^{Note de bas de page1}. Une DP « ouverte », d’une valeur équivalente, doit être publiée sur le SEAOG, où des centaines de fournisseurs de services professionnels peuvent prendre connaissance du besoin et présenter une soumission.

47. Sur les 17 dossiers qui n’ont pas été menés dans le cadre d’un AMA, 6 ont fait l’objet d’un appel d’offres ouvert et 11 n’ont communiqué qu’avec un nombre restreint de fournisseurs. Dans sept de ces onze dossiers, la demande de soumissions n’avait potentiellement pas été ouverte au nombre requis de fournisseurs. La sélection aléatoire de fournisseurs pour demander des soumissions porte atteinte à l’intégrité d’un processus d’approvisionnement ouvert, enfreint potentiellement les exigences des accords commerciaux et est injuste pour les fournisseurs qui n’ont pas été invités à soumissionner :

1. Dans trois (3) dossiers, la valeur estimée du contrat exigeait que SC et l’ASPC lancent un appel d’offres ouvert. Au lieu de cela, l’appel d’offres a été envoyé directement à certains fournisseurs sans aucune justification quant à la manière dont ces fournisseurs particuliers ont été trouvés ni aucun document dans le dossier pour justifier l’utilisation d’une méthode de demande de soumissions concurrentielle traditionnelle :
   1. Le BOA a sélectionné deux contrats qui ont été attribués dans le cadre du même processus de demande de soumissions pour l’impression et la distribution des produits de communication liés à la COVID-19. La DP a été envoyée à six fournisseurs sans explication sur le fait que SC et l’ASPC n’ont pas eu recours à un processus concurrentiel ouvert. À l’origine, la valeur de chaque contrat était estimée à plus de 542 400 $. En fin de compte, les valeurs des marchés étaient de 542 400 $ et de 3 749 999,47 $, la seconde étant juste en dessous du pouvoir délégué de SC et l’ASPC pour les services (3,75 millions de dollars) et supérieure à la limite de 3 millions de dollars de SC et de l’ASPC pour la passation de marchés en cas d’urgence;
   2. Dans un (1) dossier pour une analyse de données, la valeur estimée du contrat, y compris les périodes d’option, était de 165 000 $ et aurait donc dû faire l’objet d’un appel d’offres ouvert. Au lieu de cela, la DP a été envoyée directement par courriel à 11 fournisseurs avec la mention « votre organisation a été désignée comme étant autorisée à recevoir les données ». Cette déclaration semble indiquer qu’une sorte de restriction de sécurité était associée au dossier. Cependant, le contrat ne comprend aucune exigence relative à la sécurité.
2. Un (1) dossier désigné comme étant une DDP pour la production d’une suite d’outils de communication ne contient aucune trace d’envoi de courriel ou d’invitation aux fournisseurs, ni d’identification des fournisseurs censés être invités à soumissionner. Selon la divulgation proactive, en vertu de laquelle, depuis 2004, les ministères sont tenus de divulguer les marchés et les modifications évalués à plus de 10 000 $, il s’agissait d’une demande concurrentielle traditionnelle, mais SC et l’ASPC n’ont pas fourni de renseignements sur la façon dont ce processus était concurrentiel.
3. Un (1) dossier pour la formation linguistique en français n’indiquait pas clairement la teneur des renseignements fournis aux deux soumissionnaires et le moment de leur transmission, que ce soit au sujet des travaux à effectuer ou du processus de soumission (par exemple, la durée de la période de soumission, la date limite de présentation des soumissions, la communication pendant la période de soumission). Selon le dossier, SC et l’ASPC ont communiqué avec un fournisseur en mai 2020 et ont reçu une soumission de ce fournisseur en juin 2020. Ensuite, en août 2020, SC et l’ASPC ont demandé une nouvelle soumission à un deuxième fournisseur, qui a présenté sa soumission en septembre 2020. Le dossier ne contenait pas d’autres renseignements sur d’autres invités potentiels ni de justification de la limitation de la demande de soumissions à ces deux fournisseurs;
4. Un (1) dossier, mené dans le cadre d’un AMA, ne contenait qu’une version inachevée en format Word de la DP mentionnant six invités, et aucun courriel d’invitation réel ne figurait au dossier. L’AMA ne précisait pas le nombre minimum d’invités, et le BOA ne sait donc pas si d’autres fournisseurs auraient également dû être invités.

48. La période durant laquelle une demande de soumissions doit demeurer ouverte varie également en fonction de la nature de la demande. En cas d’utilisation d’AMA, les AC doivent respecter les règles en matière de demande de soumissions figurant dans l’AMA en question, qui peuvent varier. À partir de l’exemple ci-dessus, pour les demandes de soumissions lancées dans le cadre de l’AMA des SPTS, les besoins compris entre 100 001 dollars et 3,75 millions de dollars ont une période de soumission d’au moins 15 jours civils. Un besoin autonome, non urgent, de même valeur, faisant l’objet d’une DP ouverte et assujettie aux accords commerciaux, devrait être publié pendant au moins 25 jours.

49. Outre le dossier susmentionné, qui aurait pu entraîner des répercussions en matière de sécurité et qui aurait dû faire l’objet d’une DP ouverte, la période de soumission n’a été que de 15 jours, sans qu’aucune justification ne figure au dossier. Dans quatre (4) autres dossiers, la période de soumission a été plus courte que ce qui aurait été normalement nécessaire :

1. Dans un (1) dossier pour la création d’une trousse de formation bilingue sur la recherche des contacts dans le cadre de la COVID-19, l’AC a répondu à huit questions la veille de la date limite de réception des soumissions. Ces questions étaient de nature à la fois administrative et technique; à titre d’exemple, une question demandait si le marché devait être attribué au fournisseur le moins cher, d’autres demandaient le nombre de ressources nécessaires. Afin de permettre à tous les fournisseurs de traiter ces réponses, même en tenant compte des répercussions de la COVID-19, SC et l’ASPC auraient dû envisager de prolonger la date de clôture des soumissions;
2. Trois (3) autres dossiers présentaient une période de soumission plus courte que celle normalement attendue, mais ils concernaient la passation de marchés liés à la COVID-19; cette période plus courte était donc compréhensible. Dans les trois cas, plusieurs soumissions ont été reçues.

50. Le plus déconcertant pour le BOA a été une demande de soumission visant l’évaluation des directives de prévention et de contrôle des infections à la COVID-19 pour lequel le processus de passation de marchés a été réalisé presque entièrement en dehors de la cellule de passation de marchés de SC et l’ASPC. Le dossier n’indiquait pas qu’il s’agissait d’un approvisionnement d’urgence, et le BOA suppose donc qu’il aurait dû suivre le processus normal d’approvisionnement de SC et le l’ASPC. Dans ce cas, le RT de SC et de l’ASPC a communiqué avec trois fournisseurs à des moments différents pour qu’ils présentent une proposition, ce qu’ils ont fait. SC et l’ASPC ont ensuite rencontré, par le truchement de MSTeams, le personnel d’un soumissionnaire le 10 novembre et le personnel du deuxième soumissionnaire le 12 novembre, sans que l’on sache si le troisième soumissionnaire avait été rencontré. Le dossier ne contenait aucune grille de notation indiquant le mode d’évaluation des soumissions. C’est à se demander si les fournisseurs savaient qu’ils étaient en concurrence pour le marché. Les services de passation de marchés de SC et de l’ASPC ont par la suite déterminé qu’il aurait dû s’agir d’une demande de soumissions dans le cadre de l’AMA de ProServices de SPAC. Toutefois, le soumissionnaire retenu n’était pas titulaire d’un AMA de ProServices, mais a quand même obtenu le contrat. Le fait que le RT ait pu mener la majeure partie du processus de passation de marchés sans la cellule de passation de marchés de SC et de l’ASPC démontre un manque de supervision et de compréhension des rôles et des responsabilités.

Communication avec les fournisseurs

Il semble que les communications avec les fournisseurs pendant la période de demande de soumission ont été appropriées et ont favorisé la préparation de soumissions recevables; toutefois, la consignation des communications était incomplète dans 8 des 25 dossiers concernés.

51. La section 2 de la PMCT stipule ce qui suit : « Les marchés publics doivent être organisés de façon prudente et intègre, et ils doivent : a. résister à l’examen du public au chapitre de la prudence et de l’intégrité, faciliter l’accès, encourager la concurrence et constituer une dépense équitable de fonds publics. La section 12.3.1 de la PMCT précise en outre que « [l] es dossiers d’achat sont établis et structurés de manière à faciliter la gestion et la surveillance au moyen d’une piste de vérification complète qui renferme des détails au sujet des contrats liés aux communications et aux décisions pertinentes ». Ces exigences s’appliquent à tous les aspects du processus d’approvisionnement, y compris les interactions avec les fournisseurs.

52. Pendant la période de consultation, les fournisseurs peuvent poser des questions pour clarifier un élément de l’exigence technique ou un aspect administratif de la DP. Dans 17 des 25 dossiers où les fournisseurs ont posé des questions, SC et l’ASPC ont répondu de manière adéquate aux questions et ont soutenu les efforts des fournisseurs visant à préparer des soumissions conformes en publiant des modifications. En fonction de la méthode de demande de soumissions utilisée, ces modifications/réponses étaient publiées sur le Service électronique d’appels d’offres du gouvernement (SEAOG) ou envoyées par courriel à tous les fournisseurs invités. Cependant, dans sept (7) dossiers, les registres de communication étaient incomplets et, dans un cas, ils montraient que SC et l’ASPC n’avaient pas informé tous les fournisseurs de la même manière :

1. Quatre (4) dossiers contenaient des preuves de l’existence des questions et réponses, mais aucune preuve de la communication des réponses à tous les fournisseurs invités. En outre, les questions et réponses ont été sauvegardées dans un fichier en format PDF et non dans la correspondance originale, ce qui aurait permis de savoir la date de réception et la provenance des questions reçues et, dans un cas, les destinataires des réponses envoyées;
2. Dans un (1) dossier pour la formation en premiers soins, le courriel reportant la date limite de réception des soumissions n’a été envoyé qu’à deux des trois invités;
3. Dans le dossier principalement géré par le RT concernant l’évaluation des directives de prévention et de contrôle des infections à la COVID-19 de l’ASPC, selon les courriels figurant dans le dossier, le personnel de l’ASPC a rencontré un fournisseur le 10 novembre, un autre le 12 novembre, mais il n’y a aucune trace de la date ou de l’heure d’une quelconque réunion avec le troisième fournisseur. Rien dans le dossier n’indique que les échanges, les questions et les réponses d’un fournisseur ont été échangés avec les deux autres fournisseurs. Les trois ont présenté des soumissions à différents moments;
4. Dans deux (2) dossiers, la correspondance était introuvable :
   1. Un (1) dossier pour un administrateur en technologie de l'information (TI) compte trois modifications, dont deux ont modifié les critères d’évaluation et l’autre a reporté la date limite de dépôt des soumissions. Toutefois, le dossier ne contenait aucune correspondance entre le fournisseur et l’État, de sorte que l’on ne sait pas si ces changements ont été apportés à la suite de questions posées par les fournisseurs ou s’ils ont été initiés par l’AC ou le RT;
   2. Dans un (1) dossier relatif à des services de déneigement, l’appel d’offres exigeait des soumissionnaires qu’ils « communique [nt] avec l’autorité contractante au plus tard le 2 octobre 2020, à 14 h, pour confirmer leur participation et fournir les noms des personnes qui seront présentes » à la visite obligatoire des lieux. Trois fournisseurs ont signé la feuille de présence pour la visite, mais on ne trouve aucune trace de correspondance avec les soumissionnaires pendant la période de soumission. Même s’il n’y avait pas eu de questions concernant les services de déneigement requis, il aurait dû y avoir une correspondance avec les fournisseurs confirmant leur présence.

53. Sans un relevé exhaustif des communications, le BOA est dans l’incapacité de déterminer si on a répondu à toutes les questions des soumissionnaires en temps opportun et si tous les fournisseurs ont reçu les mêmes renseignements en même temps. Ces renseignements sont utiles à tous les soumissionnaires potentiels pour la préparation de leurs soumissions, y compris pour la décision de présenter ou non une soumission. En outre, l’impossibilité de démontrer que tous les renseignements pertinents ont été communiqués à tous les soumissionnaires potentiels remet en question l’équité et la transparence du processus d’approvisionnement.

Des lettres de regret n’ont pas été envoyées ou les avis d’adjudication n’ont pas été publiés dans 14 des 40 dossiers échantillonnés.

54. Après l’attribution d’un contrat, le Ministère doit fournir un compte rendu aux soumissionnaires non retenus qui en font la demande. Les comptes rendus ont pour objectif d’expliquer aux soumissionnaires non retenus pourquoi leurs soumissions, offres ou arrangements n’ont pas été acceptés, afin de leur permettre d’améliorer leurs documents pour une prochaine occasion. Les comptes rendus permettent de montrer que le processus d’approvisionnement de l’administration fédérale est équitable, ouvert et transparent. Cela offre également aux AC l’occasion d’améliorer les prochaines demandes de soumissions d’après les suggestions et commentaires formulés par les soumissionnaires non retenus.

55. SC et l’ASPC ont reçu plusieurs soumissions pour 28 des 40 dossiers. Dans les 12 dossiers où une seule soumission a été reçue et où le contrat a été attribué à ce soumissionnaire, des lettres de regret ou des comptes rendus n’ont pas été nécessaires. Quel que soit le nombre de soumissionnaires, si un marché est d’une valeur supérieure à 10 000 dollars, SC et l’ASPC sont tenus de le divulguer sur Divulgation proactive et, si la demande de soumissions a été réalisée dans le cadre d’un ou de plusieurs accords commerciaux, les ministères sont tenus de publier l’avis d’adjudication de contrat, normalement sur le SEAOG. Dans l’échantillon du BOA, SC et l’ASPC étaient tenus d’afficher les 40 contrats sur Divulgation proactive; pour les 18 marchés attribués dans le cadre des accords commerciaux, un avis d’adjudication de contrat aurait dû être publié sur le SEAOG.

56. Dans les dossiers suivants, SC et l’ASPC n’ont pas satisfait à ces exigences :

1. Dans 12 dossiers, rien n’indique que des lettres de regret ont été envoyées aux soumissionnaires non retenus. Cela s’explique soit par le fait que le dossier ne contenait pas de lettres de regret ou qu’il contenait des ébauches de lettres de regret, mais sans aucune indication qu’elles avaient été envoyées (aucun courriel d’envoi de ces lettres aux soumissionnaires non retenus);
2. Dans deux (2) dossiers, SC et l’ASPC n’ont pas fourni de lettres de regret ni publié d’avis d’adjudication de contrat/de divulgation proactive. Dans un de ces dossiers concernant la location de remorques frigorifiques, SC et l’ASPC ont informé les deux soumissionnaires non retenus de la sorte : « Nous vous remercions beaucoup de votre réponse sur les locations. […] Nous n’aurons pas besoin de ces services pour l’instant, mais nous vous remercions encore ». Cet avis ne précise pas aux soumissionnaires : (a) si un marché a été attribué, (b) le nom du fournisseur retenu, (c) la valeur du marché qui en résulte, ou (d) la possibilité d’un compte rendu. Cette déclaration pouvait être interprétée comme si aucun marché n’allait être attribué ou comme si la demande de soumissions avait été annulée.

57. La lettre de regret offre l’occasion de demander des explications détaillées à l’AC ou de le renseigner sur des mécanismes de recours en place tels que le BOA ou le Tribunal canadien du commerce extérieur (TCCE). Les lettres de regret fournissent également des renseignements précieux pour améliorer les chances de succès des fournisseurs dans le cadre de futures possibilités de passation de marchés. Elles ajoutent également de la transparence aux marchés publics en expliquant les résultats globaux du processus, y compris le nom du soumissionnaire retenu et les avantages relatifs de cette soumission retenue.

Gérer l’évaluation

Dans 18 dossiers sur 35, l’AC n’a pas donné d’instructions aux évaluateurs techniques pour soutenir des processus d’évaluation appropriés. En aucun cas, un évaluateur n’a confirmé qu’il n’était pas en situation de conflit par rapport aux soumissions reçues.

62. Les AC sont responsables de la gestion du processus d’évaluation des soumissions. Avant de commencer les évaluations techniques et financières, l’AC doit d’abord s’assurer que les offres sont complètes, c’est-à-dire que les certifications sont présentes et que les offres sont signées. L’AC envoie ensuite aux évaluateurs techniques les parties techniques de la proposition dans lesquelles le soumissionnaire explique comment il répond aux exigences de la demande de soumissions. Une fois les résultats de cette évaluation renvoyés à l’AC, celle-ci procède à l’évaluation de la partie financière des seules propositions qui ont passé l’évaluation technique. L’absence d’évaluation cohérente des soumissions techniques augmente le risque d’attribution erronée du marché.

63. SC et l’ASPC disposent de deux formulaires, une directive d’évaluation et un formulaire de réception de la soumission du client, qui contiennent les instructions nécessaires sur la manière de mener l’évaluation. Toutefois, aucun de ces formulaires n’exige des évaluateurs qu’ils confirment ne pas être en situation de conflit. Ils expliquent la nécessité de préserver la confidentialité des renseignements des soumissions, les étapes nécessaires afin d’évaluer correctement les soumissions, ainsi que les dossiers à conserver. Ces formulaires ont été fournis dans 17 des 35 dossiers concernés. Dans les 5 dossiers où des marchés ont été attribués uniquement sur la base du prix, ces formulaires supplémentaires n’ont pas été nécessaires, compte tenu de la simplicité du processus d’évaluation. Dans l’ensemble, SC et l’ASPC ne peuvent pas confirmer que les évaluateurs n’étaient pas en situation de conflit et, dans 18 de ces dossiers, ils ne peuvent pas démontrer que les évaluateurs techniques ont été informés de la manière de mener le processus d’évaluation, y compris en ce qui a trait au maintien de la confidentialité de la soumission.

64. Bien que la compréhension du code de valeurs et d’éthique du secteur public exige des fonctionnaires qu’ils prennent toutes les mesures possibles pour éviter les conflits d’intérêts potentiels entre leurs responsabilités officielles et leurs affaires privées, il ne mentionne pas spécifiquement la conduite d’évaluations d’offres. C’est pourquoi le BOA estime que tous les évaluateurs devraient remplir des formulaires d’information sur les pays d’origine afin de renforcer les principes d’équité, d’ouverture et de transparence.

65. La préoccupation du BOA concernant les dossiers auxquels il manque l’un de ces documents est que, contrairement aux AC, le travail des évaluateurs techniques n’est généralement pas axé sur la passation de marchés. Le processus de passation de marchés étant une tâche secondaire, ils doivent se (re) familiariser avec les règles de passation de marchés et d’évaluation des soumissions chaque fois qu’ils jouent ce rôle. Les AC doivent toujours fournir aux évaluateurs la directive d’évaluation et un formulaire de réception des soumissions du client, en plus d’ajouter l’exigence que tous les évaluateurs, y compris les AC, confirment qu’ils ne sont pas en situation de conflit d’intérêts concernant l’une ou l’autre des soumissions.

Réaliser l’évaluation et consigner les résultats

La majorité des dossiers contenait soit un consensus signé, soit des évaluations individuelles signées, et le formulaire de sommaire de l’évaluation de SC et de l’ASPC se trouvait dans plus de la moitié des dossiers. Cinq (5) dossiers ne contenaient pas de résultats d’évaluation officiels, et 11 dossiers semblaient ne pas avoir été évalués correctement.

66. Le formulaire de sommaire de l’évaluation de SC et de l’ASPC, qui figure dans 26 des 40 dossiers, contient un résumé du processus de soumission et des résultats de l’évaluation. À des fins d’examen, ce synopsis ne fournit pas suffisamment de renseignements pour déterminer si l’évaluation de SC et de l’ASPC a été réalisée conformément à la demande de soumissions. Par exemple, l’entrée pour les critères obligatoires se limitait souvent à « Satisfait » ou « Non satisfait » et l’entrée pour les critères évalués était la note brute attribuée. Ces entrées ne précisent pas l’endroit dans la proposition où les évaluateurs ont trouvé l’information ni la façon par laquelle ils ont déterminé que le soumissionnaire répondait au critère obligatoire, ni même la manière de calculer le pointage.

67. Le BOA exige donc le rapport d’évaluation de consensus, idéalement signé, ou, à défaut, au moins tous les résultats des évaluations individuelles signées montrant de quelle façon et à quel endroit une demande a réussi ou échoué à un critère d’évaluation, afin de faire en sorte d’attribuer le marché à un soumissionnaire ayant satisfait à toutes les exigences techniques obligatoires et dont le nombre de points a dépassé le nombre minimum de points requis indiqué. Le formulaire d’instructions à l’intention des évaluateurs de SC et de l’ASPC exige également des copies signées de ces évaluations. En raison de certains problèmes liés au travail à domicile ou à l’impossibilité de « signer » un document, celui-ci a été considéré comme « signé » si le personnel du BOA était en mesure de déterminer que les résultats provenaient de l’évaluateur approprié; par exemple, un courriel d’un RT indiquant que le document joint correspondait à son évaluation a été considéré comme « signé » par le RT aux fins de cet examen.

68. Des dossiers d’évaluation du consensus ont été signés dans 31 dossiers. Parmi les neuf (9) dossiers restants, deux contenaient des formulaires d’évaluation individuelle dûment signés. Il reste donc 7 dossiers (dont un pour lequel le personnel du BOA n’est pas parvenu à ouvrir les documents d’évaluation), pour lesquels SC et l’ASPC n’ont pas pu présenter de consensus dûment signés ou de rapports d’évaluation individuelle. Sur ces sept dossiers, deux contenaient des résumés d’évaluation, ce qui fait que 5 dossiers ne contenaient aucun résultat d’évaluation. Toutefois, comme nous l’avons indiqué, le formulaire de sommaire de l’évaluation ne fournit pas à lui seul une preuve suffisante d’une évaluation solide.

69. Pour ceux qui comprenaient des résultats d’évaluation officiels, le BOA relève les cas suivants dans lesquels les instructions d’évaluation des soumissions n’ont pas été suivies :

1. Dans deux (2) cas, l’évaluation financière n’a pas été effectuée correctement :
   1. Dans un (1) dossier, aucune méthode de sélection n’a été mentionnée dans le courriel de demande de soumissions envoyé aux fournisseurs. Le courriel indiquait : « Veuillez fournir un prix pour la location mensuelle de deux (2) remorques frigorifiques. Les coûts doivent inclure les frais de livraison et ramassage et tous les autres coûts associés », sans préciser sur quelle base le marché serait attribué. Le formulaire de sommaire de l’évaluation figurant dans le dossier indique que la méthode de sélection était « le prix le plus bas par point ». Cependant, faute de critères cotés, aucun point n’a été attribué, et SC et l’ASPC n’avaient donc aucun moyen de déterminer un « coût par point ». Il semble que, dans les faits, la méthode de sélection était « la soumission recevable la plus basse ». L’évaluation a classé les soumissionnaires en fonction du prix le plus bas de la location mensuelle de base, mais les prix indiqués dans l’évaluation ne correspondaient pas au prix total des soumissions. L’évaluation a mentionné un soumissionnaire offrant un prix de 1 700 $/mois, mais ce dernier proposait dans sa soumission d’ajouter au prix une taxe mensuelle sur l’environnement de 75 $ et d’autres frais. Un second soumissionnaire offrait un prix de 1 650 $/mois, mais dans sa soumission, il incluait des frais d’utilisation de 525 $/mois, pour un total de 2 175 $/mois. Le soumissionnaire retenu offrait 900 $ par mois, mais dans sa soumission, il proposait 104,50 $ de frais supplémentaires de ramassage et de livraison par heure, en plus d’autres frais. La période du contrat était du 1er octobre 2021 au 30 juin 2022 (9 mois) et le coût total (limitation des dépenses) était de 35 520 $, ce qui signifie que le coût mensuel contractuel équivalait à 3 946,67 $, soit 1 973,34 $ par remorque.
   2. Dans une autre demande de soumissions, les soumissions devaient se situer dans une fourchette de -10 % à +20 % du prix médian des soumissions pour être considérées comme financièrement acceptables. Si un nombre pair de soumissions était reçu, la DP indiquait que la médiane devait être déterminée sur la base du coût moyen des deux soumissions du milieu. Il y avait six soumissions techniquement conformes; cependant, seul le troisième prix le plus bas a été utilisé comme médiane, et non une moyenne des troisième et quatrième soumissions (c’est-à-dire les deux soumissions du milieu) comme indiqué dans la demande de soumissions. Cela signifie que le montant calculé comme médiane était incorrect. Selon le BOA, cette erreur n’a pas eu d’incidence sur le résultat de l’évaluation.
2. L’évaluation technique ne correspondait pas au contenu de la demande de soumissions dans cinq dossiers. Voici quatre exemples de ce problème :
   1. Dans un (1) dossier, pour une exigence liée à la COVID-19 consistant à engager un entrepreneur capable de rationaliser les processus de production et de présenter le contenu dans un ensemble dynamique et accessible d’apprentissage en ligne, le nombre de critères obligatoires évalués n’était pas clair. Deux des neuf critères obligatoires (CO6 et CO7) ont été complétés par des critères cotés (CC1 et CC2), c’est-à-dire que le critère obligatoire (CO) demandait des exemples d’un certain nombre de cours que le soumissionnaire avait produit, puis le critère coté (CC) attribuait jusqu’à 40 points par critère en fonction de la manière dont les cours proposés répondaient à la description du CC. Les soumissionnaires devaient obtenir une note de 56/80 points. D’après le résumé de l’évaluation de SC et de l’ASPC, les trois propositions reçues répondaient aux critères obligatoires CO1-2-3-4-5-8-9. Les critères CO6 et CO7 ont toutefois été occultés, et rien n’indique si les soumissionnaires ont satisfait à ces deux critères ou si leur évaluation a été effectuée après le calcul des notes des critères cotés, c’est-à-dire à l’inverse d’une évaluation classique dans laquelle les critères obligatoires sont évalués en premier;
   2. Dans un autre dossier, la DP a été lancée dans le cadre de l’AMA de ProServices, c’est-à-dire qu’elle a été envoyée à deux soumissionnaires. Une seule soumission a été reçue, aucune évaluation n’a été réalisée, et l’AC a ensuite demandé le pouvoir d’attribuer des contrats à un fournisseur exclusif, au motif qu’il s’agissait d’une urgence pressante. Le dossier n’explique pas la raison pour laquelle SC et l’ASPC n’ont pas consigné d’évaluation technique, ni s’il y avait un lien entre la demande de pouvoir d’attribuer des contrats à un fournisseur exclusif (effectuée après l’attribution du marché de 99 666 $ à ce soumissionnaire unique) et l’absence d’évaluation technique;
   3. Dans un (1) dossier concernant (a) un espace d’entreposage temporaire pouvant contenir jusqu’à 1 000 palettes normalisées et (b) un « processus de réétiquetage » pour les masques chirurgicaux, aucun critère obligatoire ou coté énoncé, pas plus que de méthode de sélection énoncée dans la demande de soumissions transmise par courriel par SC et l’ASPC. Le formulaire de sommaire de l’évaluation montre que les propositions de prix reçues ont été évaluées en fonction de trois critères et qu’ils comportaient les mentions « Espace d’entreposage », « Parc de véhicules » et « Réétiquetage » ou « Pas de réétiquetage », mais l’on ne sait pas exactement ce qui a été évalué;
   4. Dans un (1) dossier concernant des experts-conseils en ressources humaines, les soumissionnaires étaient tenus (c’est-à-dire qu’ils étaient obligés) d’inclure certains renseignements pour les références, y compris les courriels. Le soumissionnaire unique ne l’a pas fait et aurait dû être exclu.

70. Il y avait également un (1) dossier concernant un expert-conseil principal en affaires pour lequel les évaluateurs techniques n’avaient pas déterminé la notation de la manière décrite dans les instructions du formulaire de réception de la soumission du client. Ce formulaire précise que les évaluateurs ne doivent pas faire la moyenne de leurs notes lorsqu’ils déterminent la notation consensuelle pour chaque critère évalué. Les évaluateurs doivent discuter de chaque note individuelle et parvenir à un accord consensuel pour chaque critère. Dans ce dossier, la fiche de consensus énumère les notes individuelles, qui varient selon les critères, avec une moyenne cumulative à la fin; il n’y avait donc pas de note de consensus par critère. Il ne s’agit pas d’une violation des exigences de la demande de soumissions et, contrairement à certains des éléments mentionnés ci-dessus, cela n’indique pas que la soumission unique a été mal évaluée. Cela signifie toutefois que les évaluateurs n’ont pas suivi les instructions internes de SC et de l’ASPC. Plus important encore, il s’agissait d’un dossier contenant des instructions contradictoires sur le nombre de points à obtenir; la DP indiquait soit (a) 70 % des points disponibles étaient nécessaires, soit (b) les soumissionnaires devaient obtenir 35 points sur 86. Le soumissionnaire retenu a obtenu 58,5 points, soit seulement 68,02 %, ce qui signifie qu’il n’a pas dépassé le seuil de 70 % et qu’il n’aurait pas dû se voir attribuer le marché.

71. En fin de compte, le BOA n’a pas pu confirmer que SC et l’ASPC avaient évalué les propositions correctement dans sept dossiers, et il a confirmé qu’ils n’avaient pas suivi le plan d’évaluation de la demande de soumissions dans quatre dossiers. Les demandes de soumissions comprennent les critères d’évaluation qui guident les fournisseurs dans l’élaboration de leurs soumissions. Les soumissionnaires s’attendent à ce que le processus d’évaluation soit mené de manière équitable et rigoureuse. Les lacunes constatées dans ces 11 dossiers n’ont pas nécessairement causé l’attribution d’un contrat au mauvais soumissionnaire, mais sans documentation appropriée, SC et l’ASPC ne peuvent pas se défendre contre les allégations d’évaluation incorrecte. Ces types d’insuffisances, si elles se répètent régulièrement, mineront la confiance des fournisseurs envers le système d’approvisionnement et pourraient entraîner une diminution du nombre de soumissions et de la concurrence pour satisfaire aux besoins futurs.

72. La documentation du dossier a été examinée afin de déterminer si une piste de vérification complète a été maintenue pour appuyer la prise de décisions uniformes et transparentes. Comme indiqué ci-dessus, de nombreux dossiers ne l’ont pas fait, ce qui a compliqué la défense de l’attribution des contrats concernés par SC et l’ASPC. Des évaluations inadéquates et un manque de documentation peuvent également compromettre l’intégrité du processus d’approvisionnement.

73. SC et l’ASPC doivent renforcer leurs pratiques de conservation des documents. Le BOA considère que le manque de documentation dans les dossiers pour étayer les décisions est préoccupant, en particulier en ce qui concerne les décisions relatives à l’attribution des contrats. Pour les dossiers incomplets, SC et l’ASPC ne peuvent pas expliquer pleinement leurs décisions commerciales ou démontrer que les achats ont été effectués de manière équitable, ouverte et transparente et que les marchés n’ont pas été attribués à des soumissionnaires non conformes. Il est essentiel de conserver des dossiers d’évaluation complets et détaillés pour démontrer que les critères d’évaluation ont été appliqués de manière cohérente à toutes les offres concurrentes, que la passation de marché a été effectuée de manière cohérente avec les obligations de SC et d’ASPC, et que le contrat a été attribué conformément aux procédures définies dans les documents de la demande de soumissions.