Examen des plaintes : Administration des contrats de services d’interprétation

Décembre 2024

Sommaire

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Les plaintes

1. Entre le 25 juin et le 11 juillet 2024, le Bureau de l’ombud de l’approvisionnement (BOA) a reçu des plaintes écrites de 40 fournisseurs canadiens (les plaignants) concernant l’administration de 40 contrats distincts attribués par le ministère des Services publics et de l’Approvisionnement du Canada (SPAC), plus précisément la Direction générale des approvisionnements en tant que bureau de passation de marchés, pour le compte du Bureau de la traduction, en tant que bureau du projet (un groupe distinct au sein de SPAC). Les contrats portaient sur la prestation de « Services d’interprétation parlementaire et de conférence ». Trois plaignants ont par la suite retiré leurs plaintes écrites et, par conséquent, le présent rapport se concentre sur les 37 plaintes écrites restantes.

2. Chacun des 37 contrats a été attribué individuellement aux plaignants entre le 21 et le 25 septembre 2023 à la suite de la demande de propositions (DP) de SPAC no EN960-231030/B, et la valeur des contrats variaient entre 11 300,00 $ et 452 000,00 $ (taxes incluses).

3. Les plaintes ont été soulevées au sujet d’une modification du contrat proposée par SPAC. La modification comportait deux changements : premièrement, pour exercer l’année d’option du contrat et, deuxièmement, pour introduire des changements à l’article 5.3 de l’annexe A du contrat concernant la reconnaissance de certaines heures comme temps de non-interprétation. On a demandé aux fournisseurs de signer la modification qui comprenait les deux changements. La modification proposée devait s’appliquer à tous les contrats attribués en vertu de la DP.

4. En ce qui concerne les 37 contrats en question, les plaintes ont soulevé les questions suivantes en ce qui concerne les pratiques administratives de SPAC :

5. Entre le 26 juin et le 11 juillet 2024, le BOA a confirmé que les plaintes répondaient aux exigences du Règlement concernant l’ombudsman de l’approvisionnement (le Règlement), et les 37 plaintes ont été considérées comme déposées. Étant donné que les 37 plaintes soulevaient les mêmes questions clés, le présent rapport regroupe l’analyse et les constatations du BOA concernant ces questions communes en un seul rapport.

Mandat

6. L’examen de la plainte a été mené en vertu de l’alinéa 22.1(3)c) de la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux et des articles 15 à 22 (inclusivement) du Règlement.

7. Conformément au paragraphe 18(2) du Règlement, l’ombud de l’approvisionnement a demandé aux plaignants et à SPAC de fournir tous les documents et renseignements nécessaires à l’examen. Il a également été demandé à SPAC de fournir une réponse écrite aux problèmes indiqués dans les plaintes.

8. Les documents et les renseignements étaient nécessaires pour effectuer l’examen conformément à l’article 20 du Règlement, qui précise que, dans le cadre de l’examen, l’ombud de l’approvisionnement prend en considération tout facteur pertinent, notamment :

9. De plus, l’article 21 du Règlement précise que l’ombud de l’approvisionnement ne peut faire les recommandations suivantes :

10. SPAC a fourni au BOA une réponse aux problèmes soulignés dans les plaintes, ainsi que des documents justificatifs. En plus des plaintes, les plaignants ont fourni au BOA des documents et des communications écrites échangés entre les plaignants et SPAC associés à l’administration du contrat.

Contexte

11. Entre le 21 et le 25 septembre 2023, SPAC a attribué 102 contrats individuels, y compris les 37 contrats attribués aux plaignants, à la suite de la demande de propositions no EN960-231030/B. La période initiale du contrat pour tous les contrats devait expirer le 30 juin 2024, à moins que l’autorité contractante de SPAC n’exerce l’année d’option du contrat pour prolonger la période jusqu’au 30 juin 2025.

12. SPAC, le Bureau de la traduction et les fournisseurs appellent ces contrats des « contrats ouverts » afin de les distinguer des autres contrats que les fournisseurs détiennent. Les contrats portent sur la prestation de services d’interprétation « sur demande » dans le cadre d’autorisations de tâches individuelles, qui sont des commandes non contraignantes.

13. L’autorité contractante de SPAC est la personne désignée dans les 37 contrats comme responsable de l’administration de ces contrats. Tout changement au contrat doit être autorisé par écrit par l’autorité contractante. L’entrepreneur (c.-à-d. le fournisseur) ne doit pas effectuer de travaux dépassant la portée du contrat ou des travaux qui n’y sont pas prévus suite à des demandes ou des instructions verbales ou écrites de toute personne autre que l’autorité contractante.

14. Les représentants du Bureau de la traduction sont les personnes désignées comme étant le chargé de projet dans les 37 contrats. Ces représentants sont responsables de toutes les questions liées au contenu technique des travaux prévus dans le cadre du contrat. Le chargé de projet ne peut pas autoriser des changements au contrat ou des changements à la portée des travaux. De tels changements peuvent être effectués uniquement au moyen d’une modification du contrat émise par l’autorité contractante.

Chronologie des événements

15. La chronologie des événements et les constatations figurant dans le présent rapport sont fondées sur les documents fournis par SPAC et les plaignants. Elles pourraient donc être faussées si les plaignants ou SPAC ont omis de divulguer des documents ou des renseignements d’intérêt.

16. Le 27 mai 2024, le Bureau de la traduction a envoyé un courriel aux fournisseurs pour les informer que SPAC enverrait un courriel concernant l’année d’option de leurs contrats, et a également indiqué que le Bureau de la traduction voulait modifier les contrats pour clarifier l’article 5.3, « Heures de travail de non-interprétation et délai de grâce », de l’annexe A. Le changement proposé à l’article 5.3 de l’annexe A était joint au courriel.

17. Le 28 mai 2024, SPAC a envoyé un avis écrit aux fournisseurs pour confirmer que « le Canada ira de l’avant avec l’année d’option de votre contrat ». Dans le courriel, SPAC indiquait également que de nouveaux changements seraient ajoutés à l’article 5.3 de l’annexe A du contrat, et qu’une modification à signer par les fournisseurs serait envoyée dans les prochains jours.

18. Le 5 juin 2024, le Bureau de la traduction a envoyé un courriel aux fournisseurs, déclarant que « sur l’avis de [SPAC], je vous envoie un changement à la modification que j’ai envoyée la semaine dernière », et que SPAC enverrait des documents à signer sous peu. Une nouvelle version de l’article 5.3 de l’annexe A, qui différait de la version que le Bureau de la traduction avait envoyée le 27 mai 2024, était jointe au courriel.

19. Le 11 juin 2024, SPAC a envoyé un courriel aux fournisseurs portant la mention « SIGNATURE URGENTE REQUISE ». Le courriel contenait l’ébauche de modification et demandait la signature avant le 13 juin 2024. Entre autres changements administratifs, la modification contenait une formulation pour exercer l’année d’option du contrat de manière à le prolonger jusqu’au 30 juin 2025, ainsi que des changements à l’article 5.3, « Heures de travail de non-interprétation et délai de grâce », de l’annexe A. Les changements à l’article 5.3 de l’annexe A correspondaient à la version envoyée par le Bureau de la traduction le 5 juin 2024.

20. Entre le 11 et le 18 juin 2024, plusieurs fournisseurs ont informé SPAC qu’ils n’étaient pas d’accord avec les changements et refusaient de signer la modification. Par exemple, un fournisseur a mis en doute la légalité et la validité de la modification, indiquant que « vos modifications [de SPAC] violent la clause 4.2 de notre contrat, qui stipule que toute année d’option doit être exercée « dans les mêmes conditions ».

21. Les 17 et 18 juin 2024, SPAC a envoyé un courriel aux fournisseurs qui avaient soulevé des préoccupations au sujet de l’ébauche de modification, indiquant que la consultation n’était pas possible en raison de l’expiration prochaine de la période du contrat, le 30 juin 2024. Dans le courriel, SPAC déclarait également qu’il avait inclus les changements à l’article 5.3 de l’annexe A avec la modification de l’année d’option afin d’éviter de lancer un nouveau processus de demande de soumissions pendant les mois d’été. SPAC informait les fournisseurs qu’ils devaient signer l’ébauche de modification d’ici le 20 juin 2024, sinon leurs contrats expireraient le 30 juin 2024.

22. Le 21 juin 2024, SPAC a envoyé un courriel aux fournisseurs reconnaissant la confusion concernant l’ébauche de modification et a offert des éclaircissements en présentant deux scénarios pour expliquer les changements à l’article 5.3 de l’annexe A du contrat. SPAC a également déclaré que la modification ne visait pas à changer quoi que ce soit en ce qui concerne le temps de non-interprétation, et qu’elle était nécessaire pour « assurer une bonne gérance financière pour le gouvernement du Canada ». Dans le courriel, SPAC a déclaré à plusieurs reprises qu’il n’y avait pas d’« arrière-pensée » ou d’« intentions cachées » derrière la modification. SPAC a également déclaré que la modification devait être signée et reçue avant la fin de la journée du 29 juin 2024, sinon les contrats des fournisseurs expireraient.

23. Entre le 25 juin et le 11 juillet 2024, le BOA a reçu 40 plaintes écrites de fournisseurs concernant les contrats de Services d’interprétation parlementaire et de conférence.

24. Le 28 juin 2024, le Bureau de la traduction a envoyé un courriel aux fournisseurs pour leur fournir des explications supplémentaires, ainsi que des exemples détaillant la façon dont les changements proposés à l’article 5.3 de l’annexe A du contrat devaient être interprétés pour calculer le temps de travail à facturer. Le Bureau de la traduction a également mentionné que « la date limite pour signer l’année d’option de votre contrat ouvert est le dimanche 30 juin 2024 à 23 h 59 ».

25. Le 23 juillet 2024, SPAC a envoyé un courriel aux fournisseurs reconnaissant que « certaines communications de SPAC postérieures au courriel du 28 mai 2024 peuvent avoir inclus des informations contradictoires ». SPAC a indiqué qu’il considérait que la période d’option du contrat avait été exercée par le courriel qu’il avait envoyé le 28 mai 2024. Le courriel du 23 juillet offrait également aux fournisseurs trois options : refuser l’année d’option (mettant ainsi fin à leur contrat); maintenir la prolongation de l’année d’option avec les nouvelles modalités (si les fournisseurs avaient signé l’ébauche de modification précédente); ou maintenir l’année d’option avec les modalités initiales du contrat.

26. Entre le 26 juillet et le 2 août 2024, trois plaignants ont retiré leurs plaintes auprès du BOA.

27. Le 23 août 2024, le BOA a reçu la réponse ministérielle de SPAC aux 37 plaintes. SPAC a indiqué que 36 des 37 plaignants avaient signé la modification exerçant l’année d’option et qu’à cette date, l’un des plaignants n’avait pas répondu à SPAC.

Analyse des questions et constatations

Question 1 : SPAC a-t-il exercé l’option de prolongation du contrat conformément à l’article 4.2 « Option de prolongation du contrat » du contrat?

28. Dans leurs plaintes, les plaignants ont déclaré que, d’après les courriels de SPAC, il n’était pas clair si l’année d’option avait bien été exercée le 28 mai 2024 (lorsque l’avis écrit a été reçu), ou si l’option ne serait exercée que par la signature des deux parties sur l’ébauche de modification envoyée le 11 juin 2024. De plus, les plaignants ont déclaré que l’intégration par SPAC de changements dans la modification administrative pour reconnaître la prolongation de l’année d’option avait causé de la confusion.

29. L’un des plaignants a déclaré ce qui suit :

« J’ai été informé que mon contrat serait prolongé le 28 mai. Aucune modification ne peut être apportée au contrat dans les 30 jours précédant la date de renouvellement. »

30. Un autre plaignant a déclaré ce qui suit :

« Le 28 mai 2024, SPAC (…) a annoncé qu’il exerçait l’année d’option du contrat d’interprétation ouvert (…) ce qu’il a le droit de faire sans modification. »

31. Ces problèmes se sont reflétés dans les 37 plaintes des plaignants.

32. Dans ses réponses au BOA, SPAC a déclaré ce qui suit :

« Le 28 mai 2024, SPAC a informé les fournisseurs qu’il exercerait l’année d’option et modifierait le paragraphe 5.3 de l’annexe A du contrat, « Heures de travail de non-interprétation et délai de grâce ». L’intention était de conditionner l’exercice de l’année d’option à l’acceptation par les fournisseurs de la modification au paragraphe 5.3 (…) Un fournisseur qui n’aurait pas accepté cette modification du paragraphe 5.3 aurait pu simplement refuser la modification, y compris l’année d’option. Toutefois, après avoir examiné les plaintes, SPAC reconnaît que les communications concernant la modification n’étaient peut-être pas entièrement claires. En vertu du contrat, SPAC a le droit d’exercer l’année d’option selon les mêmes modalités du contrat; donc, la combinaison d’un changement des modalités et de l’exercice de l’option a pu créer une certaine confusion (…). Néanmoins, compte tenu de la confusion potentielle dans les communications antérieures, et de la nécessité de garantir des services d’interprétation suffisants, SPAC a finalement procédé à l’exercice de la période d’option sans le changement prévu au paragraphe 5.3, tout en offrant une certaine flexibilité aux fournisseurs à ces deux égards. »

33. L’article 4.2, Option de prolongation du contrat, stipule ce qui suit :

« L’entrepreneur accorde au Canada l’option irrévocable de prolonger la durée du contrat d’une période supplémentaire de 1 an dans les mêmes conditions (…). Le Canada peut exercer cette option en tout temps en envoyant un avis écrit à l’entrepreneur au moins 30 jours civils avant la date d’expiration du contrat. Cette option ne pourra être exercée que par l’autorité contractante et sera confirmée, pour des raisons administratives seulement, par une modification du contrat. »

34. La clause « Avis » des Conditions générales 2035 (2022-12-01) du Guide des clauses et conditions uniformisées d’achat, qui a été incorporée par renvoi dans les 37 contrats, précise que « Tout avis prévu dans le contrat doit être donné par écrit et peut être livré personnellement, par messager, par courrier, par télécopieur ou par tout autre moyen électronique qui fournit un support papier du texte de l’avis. Il doit être envoyé à l’adresse de la partie qui en est le destinataire, selon le contrat. L’avis prend effet le jour de sa réception à cette adresse ».

35. Le 28 mai 2024, l’autorité contractante de SPAC a envoyé un courriel aux fournisseurs, indiquant : « Conformément à l’article 4.2 de votre contrat, [l’autorité contractante de SPAC] aimerait vous informer que le Canada ira de l’avant avec l’année d’option de votre contrat (…). Vous recevrez donc une modification du contrat à signer dans les prochains jours. »

Analyse – Question 1

36. L’article 4.2, Option de prolongation du contrat, contient des instructions pour l’émission d’une modification du contrat afin de reconnaître la prolongation d’option dans le contrat : « L’option ne pourra être exercée que par l’autorité contractante et sera confirmée, pour des raisons administratives seulement, par une modification du contrat. » (mise en évidence ajoutée) L’autorité contractante ne doit donner suite à l’avis écrit par une modification du contrat pour reconnaître la prolongation d’option que pour des raisons administratives. En d’autres termes, l’option est exercée au moment où le courriel (l’avis écrit approprié) est reçu par le fournisseur, et non au moment où la modification administrative est signée par les deux parties.

37. La clause « Avis » des Conditions générales 2035 (2022-12-01) du contrat énonce les conditions qui doivent être remplies pour qu’une communication constitue un « Avis » : (1) l’avis doit être par écrit; (2) l’avis doit être envoyé à l’adresse courriel de la partie désignée selon le contrat; et (3) l’avis doit être envoyé par l’autorité contractante indiquée dans le contrat. De plus, la clause « Avis » stipule que l’avis peut être livré par plusieurs méthodes, y compris une méthode électronique (dans ce cas, un courriel). Le courriel du 28 mai 2024 de SPAC était par écrit, a été envoyé aux adresses de courriel des fournisseurs selon leurs contrats et a été envoyé par l’autorité contractante indiquée dans leurs contrats. De plus, le courriel a été envoyé aux fournisseurs plus de 30 jours avant l’expiration de la durée du contrat, comme l’exige l’article 4.2 de leurs contrats. Par conséquent, SPAC a effectivement fourni aux fournisseurs l’avis écrit nécessaire de la prolongation par son courriel du 28 mai 2024.

38. Pour conclure que l’avis écrit était en vigueur, il devait avoir été bien reçu par les destinataires visés (dans ce cas, les fournisseurs). SPAC n’a pas demandé un accusé de réception de l’avis aux fournisseurs. Toutefois, les plaignants ont répondu au courriel du SPAC du 28 mai 2024 et ont fait référence à ce courriel dans leurs plaintes écrites, ce qui prouve que l’avis écrit a été bien reçu par les destinataires visés.

39. Le 11 juin 2024, l’autorité contractante de SPAC a envoyé un courriel de suivi pour inclure l’ébauche révisée de la modification du contrat à signer par les fournisseurs. La modification comprenait la formulation relative à la prolongation de l’année d’option, et des changements administratifs de base (comme la mise à jour des coordonnées des chargés de projet), ainsi que de nouveaux changements au texte de l’article 5.3, « Heures de non-interprétation et délai de grâce », de l’annexe A, Énoncé des travaux.

40. D’autre part, l’article 4.2, Option de prolongation du contrat, indique que toute prolongation de la durée du contrat doit être effectuée « dans les mêmes conditions ». Par conséquent, tenter de « conditionner » l’exercice d’une année d’option à l’acceptation par un entrepreneur de changements aux modalités est incompatible avec le libellé de l’article 4.2.

41. Le 23 juillet 2024, à la suite du lancement par le BOA de l’examen des 37 plaintes, SPAC a envoyé un courriel aux fournisseurs pour les informer que « SPAC considère que la période d’option conformément à l’article 4.2 de votre contrat a été exercée par notre courriel envoyé à tous les fournisseurs le 28 mai 2024. À ce titre, nous considérons que tous les contrats demeurent actuellement actifs ». Le courriel de SPAC a confirmé aux fournisseurs, après coup, que l’avis écrit envoyé le 28 mai avait effectivement exercé l’année d’option.

Constatations – Question 1

42. Conformément à l’article 4.2, Option de prolongation du contrat, SPAC a exercé l’année d’option pour chacun des 37 contrats en envoyant aux plaignants un avis le 28 mai 2024, qui a été reçu le même jour.

43. SPAC envoyé l’avis plus de 30 jours civils avant la date d’expiration du contrat, le 30 juin 2024. De plus, le courriel de SPAC aux fournisseurs a été envoyé par l’autorité contractante, qui est autorisée à exercer l’année d’option conformément à l’article 4.2 du contrat. Par conséquent, l’année d’option du contrat a bien été exercée par SPAC le 28 mai 2024.

44. Bien que le BOA ait constaté que SPAC a exercé l’année d’option conformément à l’article 4.2 du contrat, le libellé de la clause aurait dû être plus clair afin d’éviter toute ambiguïté quant à l’objet et à la date de la modification.

45. Compte tenu de ce manque de clarté, le BOA recommande que SPAC entreprenne un examen de l’article 4.2, « Option de prolongation du contrat », tel qu’il est utilisé dans ses modèles normalisés, afin de clarifier précisément la façon dont une période d’option doit être exercée, y compris le processus et les responsabilités des parties.

Question 2 : La modification proposée par SPAC aurait-elle entraîné un changement substantiel aux modalités du contrat?

46. Dans leurs plaintes, les plaignants ont déclaré que le libellé de l’ébauche de modification envoyée le 11 juin 2024 aurait constitué un changement substantiel à l’article 5.3 de l’annexe A, car il changeait la façon dont les plaignants facturaient les heures travaillées et introduisait une méthode nouvelle et fastidieuse de comptabilisation du temps.

47. L’un des plaignants a déclaré ce qui suit :

« Je ne suis absolument pas prêt à me présenter au travail avec un chronomètre en main pour un travail qui, en principe, est facturé à la journée, pas à l’heure et encore moins à la minute. Ce qui est particulièrement choquant, c’est la proposition d’arrêter le chronomètre pour chaque suspension pendant la réunion. Une réunion interrompue par de nombreuses suspensions est souvent plus houleuse, plus agressive, et donc plus stressante pour les interprètes. Lorsque le président suspend la réunion, il n’annonce pas une « pause de 15 minutes » pendant laquelle nous sommes libres d’aller prendre un café, il annonce une suspension pour une durée indéterminée. Ces suspensions sont souvent utilisées, par exemple, pour négocier un nouveau texte d’une modification à une motion. Il est peu probable que nous ayons ce texte avant qu’il ne soit lu à toute vitesse. Nous passons donc notre temps à essayer d’anticiper la modification à venir. »

48. Un autre plaignant a déclaré ce qui suit :

« Nous (…) avions accepté [une] légère modification, mais ils [SPAC et le Bureau de la traduction] ont ensuite essayé de nous leurrer en annonçant une modification très différente le 5 juin (…) [SPAC] a ignoré la question clé de l’introduction de l’interprétation chronométrée. »

49. Ces problèmes se sont reflétés dans les 37 plaintes des plaignants.

50. Dans ses réponses au BOA, SPAC a déclaré ce qui suit :

« SPAC est d’avis que la modification proposée à l’article 5.3 était raisonnable et nécessaire pour faire en sorte que ces contrats offrent une optimisation des ressources. SPAC et le Bureau de la traduction ont aussi abondamment consulté un groupe de travail informel composé de représentants de l’industrie au sujet du changement proposé, mais reconnaissent que cette consultation ne remplace pas l’exigence pour les fournisseurs individuels d’examiner toute modification proposée et d’y répondre. »

51. La clause « Modification et renonciations » des Conditions générales 2035 (2022-12-01) du Guide des clauses et conditions uniformisées d’achat, qui a été incorporée par renvoi dans les 37 contrats, précise que « pour être en vigueur, toute modification du contrat doit être faite par écrit par l’autorité contractante et le représentant autorisé de l’entrepreneur ».

52. L’article 4.2, Option de prolongation du contrat, stipule ce qui suit :

« L’entrepreneur accorde au Canada l’option irrévocable de prolonger la durée du contrat d’une période supplémentaire d’un an dans les mêmes conditions (…). Le Canada peut exercer cette option en tout temps en envoyant un avis écrit à l’entrepreneur au moins 30 jours civils avant la date d’expiration du contrat. Cette option ne pourra être exercée que par l’autorité contractante et sera confirmée, pour des raisons administratives seulement, par une modification du contrat. (mise en évidence ajoutée)

Analyse – Question 2

53. Le 27 mai 2024, le Bureau de la traduction a envoyé aux fournisseurs une copie préliminaire des révisions proposées à l’article 5.3 de l’annexe A. Lors de l’examen des plaintes par le BOA, les plaignants n’ont exprimé aucune préoccupation à l’égard de cette version initiale du texte. Plusieurs plaignants ont indiqué dans leurs plaintes écrites qu’ils avaient accepté cette modification du 27 mai 2024. Dans son courriel du 28 mai 2024, qui fournissait un avis écrit relatif à l’exercice de l’année d’option, SPAC faisait référence à la version du 27 mai 2024 des révisions envoyées par le Bureau de la traduction. Cependant, le 5 juin 2024, le Bureau de la traduction, « sur l’avis de [SPAC] », a envoyé à tous les fournisseurs une version révisée du texte, dans laquelle les changements en question ont été introduits pour la première fois, puis reportés dans la version du 11 juin 2024 envoyée par SPAC.

54. L’article 5.3 de l’annexe A du contrat initial comprenait le texte suivant concernant les heures de non-interprétation :

« Le temps de non-interprétation comprend le temps pour les tests de son et le temps d’attente sans interprétation, dans les cas où les comités commencent en retard pour des raisons techniques ou d’obstruction, après quoi l’entrepreneur est en droit de facturer une prolongation des travaux. »

55. Dans le contrat initial, le « temps de non-interprétation » ne couvre que le temps où les comités commencent en retard pour des raisons techniques ou d’obstruction.

56. Le 27 mai 2024, le Bureau de la traduction a envoyé aux fournisseurs une copie des révisions proposées à l’article 5.3 de l’annexe A, qui comprenait le texte suivant concernant le temps de non-interprétation :

« Le temps de non-interprétation comprend les tests de son et/ou le temps d’attente sans interprétation, dans les cas où les comités commencent en retard pour des raisons techniques ou d’obstruction, après quoi l’entrepreneur est en droit de facturer une prolongation des travaux conformément à l’article 5.3.3 ci-dessous. »

57. Comme pour le contrat initial, la version du 27 mai 2024 de l’article 5.3 de l’annexe A précise que le « temps de non-interprétation » ne couvre que le temps où les comités commencent en retard pour des raisons techniques ou d’obstruction.

58. Le 5 juin 2024, le Bureau de la traduction a envoyé aux fournisseurs une version révisée du texte de l’article 5.3 de l’annexe A, à laquelle les plaignants se sont par la suite opposés. Ces révisions ont ensuite été intégrées à l’ébauche de modification que SPAC a envoyée aux fournisseurs le 11 juin 2024. Voici un extrait du texte modifié concernant le temps de non-interprétation :

« Le temps de non-interprétation comprend, sans s’y limiter, les tests de son et/ou le temps d’attente sans interprétation en raison de retards ou de suspensions, dans les cas où les comités commencent en retard pour des raisons techniques ou d’obstruction, après quoi l’entrepreneur est en droit de facturer une prolongation des travaux conformément à l’article 5.3.3 ci-dessous. » (mise en évidence ajoutée)

59. Plus précisément, la version du 5 juin 2024 de l’article 5.3 de l’annexe A apporte trois changements au libellé du contrat initial, comme indiqué ci-dessous.

60. Premièrement, les mots « sans s’y limiter » ont été insérés après « le temps de non-interprétation comprend ». L’expression « le temps de non-interprétation comprend » sous-entend que la liste des inclusions n’est pas exhaustive. L’ajout des mots « sans s’y limiter » après « le temps de non-interprétation comprend » rend explicite ce qui était déjà implicite – à savoir que la liste qui suit n’est pas exhaustive. Il ne s’agit pas d’un changement substantiel du texte.

61. Deuxièmement, le mot « /ou » a été inséré après le premier élément de la liste des inclusions (« tests de son et »). L’insertion du mot « /ou » après le premier élément (« tests de son et ») précise que le temps consacré aux tests de son et le temps sans interprétation sont considérés comme du « temps de non-interprétation ». Il ne s’agit pas d’un changement substantiel du texte.

62. Troisièmement, les mots « pour les tests de son et/ou le temps d’attente sans interprétation » ont été supprimés et remplacés par les mots « en raison d’un retard ou d’une suspension » pour qualifier « le temps sans interprétation ». Il s’agit d’un changement substantiel, car cela remplace « attente » par « retard ou suspension ». Cela élargit la définition du temps de non-interprétation pour inclure le temps d’attente « en raison de retards ou de suspensions ».

63. Le libellé de l’ébauche de modification envoyée le 5 juin 2024 et le 11 juin 2024 a changé la façon dont les plaignants facturent les heures travaillées et a introduit une nouvelle méthode de comptabilisation du temps. En élargissant la définition du temps de non-interprétation pour inclure le temps d’attente « en raison de retards ou de suspensions », les plaignants devraient désormais enregistrer l’heure de début et de fin de chaque suspension tout au long d’une réunion de comité. L’incidence de ce changement substantiel aux modalités du contrat serait que le temps facturable des fournisseurs serait réduit, ce qui se traduirait par une rémunération moindre pour les mêmes heures travaillées. Une telle modification serait substantielle et non administrative, parce qu’elle réduirait le nombre d’heures que les plaignants pourraient facturer et, par conséquent, réduirait leur rémunération.

64. Le 21 juin 2024, SPAC a envoyé un courriel aux fournisseurs intitulé « Clarification sur la modification du contrat » afin de « fournir un contexte sur l’année d’option du contrat et la modification incluse, car cela a créé de la confusion. Son but n’est pas de changer dans la pratique quoi que ce soit en ce qui concerne le temps de non-interprétation ». Le courriel fournit deux scénarios pour expliquer le temps facturable et la facturation en fonction des changements. Toutefois, plusieurs plaignants ont souligné des erreurs dans les calculs du scénario de SPAC, ce qui a augmenté la confusion.

65. Dans le premier scénario décrit dans le courriel de SPAC du 21 juin 2024, SPAC indique que les interprètes doivent inclure une heure de tests de son dans leur facturation du temps d’interprétation. Cela est inexact, car la version de l’article 5.3 de l’annexe A figurant dans l’ébauche de modification stipule que « le temps de non-interprétation comprend, sans s’y limiter, les tests de son ».

66. Dans le deuxième scénario décrit dans le courriel du 21 juin 2024 de SPAC, SPAC a intégré à deux reprises dans ses calculs une suspension de 15 minutes comme temps de non-interprétation, ce qui a entraîné un nombre total inexact d’heures facturables.

67. Le deuxième scénario illustre également l’incidence qu’auraient les modifications proposées à l’article 5.3 de l’annexe A sur les heures d’interprétation que les fournisseurs avaient le droit de facturer en dans le cadre de leurs contrats. Selon l’article 5.3 de l’annexe A du contrat initial (ainsi que la version envoyée par le Bureau de la traduction le 27 mai 2024), les fournisseurs auraient le droit de facturer 2 heures et 10 minutes de temps d’interprétation (2 heures d’interprétation de comité, plus 10 des 30 minutes de temps de dépassement – les 20 autres minutes seraient couvertes par le « délai de grâce » stipulé dans le contrat). Cependant, selon la version de l’article 5.3 de l’annexe A contenue dans l’ébauche de modification du 5 juin et du 11 juin 2024, les fournisseurs n’auraient le droit de facturer seulement 1 heure et 55 minutes de temps d’interprétation (1 heure et 45 minutes d’interprétation de comité, plus 10 des 30 minutes de temps de dépassement – les 20 autres minutes seraient couvertes par le « délai de grâce » susmentionné). Les fournisseurs n’auraient plus le droit de facturer la suspension de 15 minutes, donc le résultat serait 15 minutes de moins de temps facturable pour la même quantité de travail.

Constatation — Question 2

68. Dans l’examen par le BOA de la modification proposée par le SPAC le 11 juin 2024, les changements à l’article 5.3 de l’annexe A ont élargi la définition de « temps de non-interprétation » et ont été jugés de nature substantielle, parce qu’ils ont en fin de compte réduit les heures que les fournisseurs avaient le droit de facturer, réduisant ainsi le montant qu’ils pouvaient recevoir dans le cadre de leurs contrats pour la même quantité de travail. Ces changements auraient deux répercussions importantes sur l’exécution des travaux prévus au contrat. Premièrement, une nouvelle méthode fastidieuse de comptabilisation du temps augmenterait le niveau d’effort des fournisseurs pour enregistrer et déclarer le temps et soumettre des factures aux fins de paiement. Deuxièmement, la définition élargie de « temps de non-interprétation » réduirait le nombre d’heures d’interprétation que les fournisseurs avaient le droit de facturer et de se faire payer. Ces deux changements auraient augmenté le fardeau administratif des fournisseurs tout en réduisant le paiement potentiel disponible pour le niveau d’effort accru.

69. Par conséquent, le BOA a constaté que la modification proposée aurait entraîné un changement substantiel aux modalités du contrat. Le paragraphe « Modification et renonciations » des Conditions générales 2035 (2022-12-01) indique que les modifications doivent être faites par écrit par les deux parties au contrat, et non unilatéralement en même temps qu’une prolongation de la durée du contrat. Par conséquent, les changements substantiels proposés aux modalités d’un contrat doivent permettre à l’autorité contractante et au fournisseur de prendre dûment en considération les incidences potentielles et de mener les négociations nécessaires.

Question 3 – Les actions de SPAC pendant la négociation de la modification étaient-elles raisonnables au vu des circonstances? Les actions de SPAC constituaient-elles de la mauvaise foi?

70. Dans les 37 plaintes écrites, les plaignants ont qualifié d’intimidantes, de coercitives et de déroutantes les actions de SPAC lors de la négociation de la modification.

71. L’un des plaignants a déclaré ce qui suit :

« La Direction générale des approvisionnements et le Bureau de la traduction ont également tenté, à deux reprises, de brouiller les pistes en envoyant des courriels affirmant à tort que nous avions mal compris et que la modification ne constituait pas du tout un changement substantiel (…). En fait, l’ensemble du processus a été marqué par l’intimidation, la coercition et le brouillage des pistes. »

72. Un autre plaignant a déclaré ce qui suit :

« La DGA [Direction générale des approvisionnements de SPAC] et le BT [Bureau de la traduction] ont tenté d’intimider les interprètes en leur donnant deux fois une date d’échéance arbitraire et très serrée (11 juin, courriel non signé du 13 juin, 17 juin, 20 juin). Ils ont refusé de répondre à plusieurs des questions de mes collègues (…). Ils ont également essayé de nous mener en bateau en envoyant des courriels affirmant à tort que NOUS avions mal compris et qu’en réalité, rien n’avait été changé.

73. Dans la réponse écrite de SPAC au BOA le 23 août 2024, le ministère a reconnu que les communications avec les fournisseurs concernant la modification proposée auraient pu être plus claires et que plus de temps aurait pu être accordé pour son examen. Cependant, jusqu’au 23 juillet 2024 (lorsque le SPAC a envoyé son courriel sur la solution proposée), SPAC a soutenu que l’exercice de l’année d’option n’était disponible que pour les fournisseurs qui acceptaient également les nouvelles modalités :

« Après avoir examiné les plaintes, SPAC reconnaît que les communications concernant la modification n’étaient peut-être pas entièrement claires. En vertu du contrat, SPAC a le droit d’exercer l’année d’option selon les mêmes modalités du contrat; donc, la combinaison d’un changement de modalités et de l’exercice de l’option a pu créer une certaine confusion. SPAC aurait pu expliquer plus clairement dans ses communications aux fournisseurs que l’exercice de l’année d’option était conditionné à l’acceptation par le fournisseur d’un changement au paragraphe 5.3, et que les fournisseurs pouvaient refuser la période d’option. SPAC reconnaît également que le délai de réponse de deux jours était excessivement court. Le processus aurait dû être lancé plus tôt afin de permettre un délai de réponse raisonnable pour les fournisseurs et de laisser suffisamment de temps pour l’administration avant la date d’expiration du contrat. »

74. Aux fins du présent examen, le Règlement sur l’ombudsman de l’approvisionnement stipule que l’ombud de l’approvisionnement prend en considération tout facteur pertinent, notamment :

75. La section 3.2 de la Directive sur la gestion de l’approvisionnement (DGA) stipule ce qui suit :

3.2 Les résultats attendus de la présente directive sont les suivants :

(…)

3.2.4 les possibilités de collaboration sont prises en compte dans les décisions relatives à l’approvisionnement;

(…)

3.2.6 les mesures liées à la gestion de l’approvisionnement sont équitables, ouvertes et transparentes, et répondent aux attentes du public en matière de prudence et de probité.

76. De plus, la section 4.3 de la DGA stipule ce qui suit :

4.3 Les autorités contractantes ont les responsabilités suivantes :

4.3.1 exécuter la fonction d’approvisionnement au nom du ministère ou de l’organisme et établir des contrats et des ententes contractuelles fondés sur des principes solides en matière d’approvisionnement, notamment l’équité, l’ouverture et la transparence, afin d’obtenir l’optimisation des ressources;

77. Le principe de « mauvaise foi » est défini dans le Canadian Oxford Dictionary comme une « intention de tromper ». (mise en évidence ajoutée) De même, le Dictionary of Canadian Law indique que « pour qu’il y ait mauvaise foi, les actions doivent être sciemment ou intentionnellement erronées. R. c. Smith, 2005 Bureau de la traduction (BCCA) 334. » (mise en évidence ajoutée) Par conséquent, afin de déterminer si les actions d’une partie constituent de la mauvaise foi, il faut examiner l’intention sous-jacente des actions de la partie. On ne peut tirer une conclusion sur la mauvaise foi sans une compréhension claire de l’intention des actions et des circonstances qui les entourent.

Analyse – Question 3

78. SPAC et le Bureau de la traduction ont envoyé les courriels suivants aux fournisseurs entre le 28 mai 2024 et le 23 juillet 2024 :

79. Le 28 mai 2024, SPAC a envoyé un courriel aux fournisseurs pour les informer que « le Canada ira de l’avant avec l’année d’option de votre contrat ». SPAC a également déclaré que l’article 5.3 de l’annexe A, Heures de travail de non-interprétation et délai de grâce, du contrat sera modifié conformément au courriel du 27 mai 2024 envoyé par le Bureau de la traduction. Enfin, dans le courriel, SPAC a mentionné : « vous recevrez donc une modification du contrat à signer dans les prochains jours ».

  1. Dans la question 1 ci-dessus, le BOA a constaté que le courriel de SPAC du 28 mai 2024 exerçait effectivement l’année d’option sur tous les contrats des fournisseurs, puisqu’il satisfaisait aux conditions qui constituent un « avis écrit » conformément aux modalités du contrat.
  2. Conformément à l’article 4.2 du contrat, SPAC était tenu d’exercer l’année d’option 30 jours avant la date d’expiration du contrat (30 juin 2024). SPAC a envoyé l’avis d’exercer l’année d’option le 28 mai 2024. Cela donne à penser que SPAC savait qu’il avait envoyé l’avis conformément aux modalités du contrat et que, ce faisant, il exerçait l’année d’option.

80. Le 5 juin 2024, le Bureau de la traduction a envoyé un courriel aux fournisseurs pour préciser que « sur l’avis de [SPAC], je vous envoie un changement à la modification que j’ai envoyée la semaine dernière », tout en communiquant les nouvelles révisions à l’article 5.3 de l’annexe A du contrat. Le chargé de projet du Bureau de la traduction a ajouté que « [l’autorité contractante de SPAC] vous enverra les documents à signer sous peu ».

  1. Comme indiqué dans la question 2 ci-dessus, la version de l’article 5.3 de l’annexe A envoyée le 5 juin 2024 différait substantiellement de la version envoyée le 27 mai 2024, en ce sens que ces changements auraient augmenté le niveau d’effort des fournisseurs tout en réduisant le nombre potentiel d’heures facturables et le paiement associé.

81. Le 11 juin 2024, SPAC a envoyé un courriel de suivi aux fournisseurs demandant la signature urgente de l’ébauche révisée de la modification du contrat d’ici le 13 juin 2024 (dans les 2 jours). Le courriel comprenait une copie de l’ébauche de modification, qui comprenait un texte pour exercer l’année d’option du contrat, ainsi que des modifications au libellé de l’article 5.3 de l’annexe A du contrat.

  1. L’article 4.2 du contrat indique que l’année d’option doit être prolongée « dans les mêmes conditions ». Les actions de SPAC, consistant à proposer une modification pour exercer l’année d’option tout en modifiant simultanément les modalités du contrat, violent l’article 4.2. L’article 4.2 stipule également que l’objet de la modification du contrat est de « confirmer » l’année d’option « pour des raisons administratives seulement », ce qui indiquerait qu’elle n’est pas destinée à être une occasion de revoir les modalités du contrat.
  2. SPAC n’a pas expliqué les raisons du délai d’exécution urgent de 2 jours, ni indiqué s’il y avait des conséquences si les fournisseurs ne signaient pas la modification avant la date limite du 13 juin 2024.
  3. Entre le 11 juin 2024 et le 18 juin 2024, plusieurs fournisseurs ont répondu à SPAC en soulevant des préoccupations concernant les nouveaux changements à l’article 5.3 de l’annexe A inclus dans l’ébauche de modification. Certains fournisseurs ont rejeté d’emblée la modification, déclarant qu’ils comprenaient que l’année d’option avait déjà été exercée conformément au précédent courriel de SPAC du 28 mai 2024, avec les mêmes modalités contractuelles.

82. Le 17 juin 2024, SPAC a répondu aux fournisseurs qui ont soulevé des préoccupations au sujet de l’ébauche de modification en indiquant que « Nous avons reçu vos préoccupations concernant la modification visant à exercer l’année d’option, qui implique des changements à la clause des heures de travail de non-interprétation, plus précisément, au temps d’attente sans interprétation en raison de retards ou de suspensions. Il n’y a pas eu de consultation sur ce point particulier, par manque de temps, car la période initiale du contrat expire le 30 juin 2024 (…). Nous avons décidé d’envoyer la modification au moment de la signature de l’année d’option, plutôt que de lancer un nouvel appel d’offres pendant la période estivale. En vertu du contrat, le Canada a le droit de modifier le contrat initial afin d’ajouter de nouvelles conditions en réponse à des circonstances imprévues (…) nous comprenons que l’approbation des deux parties au contrat est requise (…) si vous décidez d’accepter cette nouvelle condition, veuillez signer l’année d’option du contrat au plus tard le jeudi 20 juin 2024. Sinon, votre contrat expirera le 30 juin ». (mise en évidence ajoutée)

  1. D’après la documentation fournie au BOA, ce courriel constituait la première fois que SPAC informait les fournisseurs (seulement ceux qui avaient soulevé des plaintes concernant l’ébauche de modification) que s’ils ne signaient pas la modification dans un certain délai, leurs contrats expireraient le 30 juin 2024. Compte tenu de l’avis précédent de SPAC d’exercer l’année d’option envoyé le 28 mai 2024, les actions de SPAC pourraient être perçues comme une tactique de négociation visant à persuader les fournisseurs d’accepter les révisions à l’article 5.3 de l’annexe A, ou de perdre l’année d’option de leurs contrats. Ce courriel a amené à tort les fournisseurs à croire que l’année d’option n’était pas encore exercée, alors qu’en réalité elle l’avait été.
  2. Cette action soulève donc des questions d’équité et de transparence, car SPAC a donné aux fournisseurs un ultimatum inutile, puisque les contrats avaient déjà été prolongés.
  3. La déclaration de SPAC selon laquelle « nous avons décidé d’envoyer la modification en même temps que la signature de l’année d’option, plutôt que de lancer un nouvel appel d’offres pendant la période estivale », indique que SPAC comprenait que les changements proposés à l’article 5.3 de l’annexe A étaient substantiels. Les changements substantiels devraient être négociés et acceptés par les deux parties au contrat existant et reflétés dans une modification, ou le Canada serait tenu de lancer un nouveau processus d’appel d’offres pour intégrer les nouveaux changements et permettre aux soumissionnaires d’en tenir compte dans leurs propositions. Il convient de noter en particulier que SPAC a déclaré qu’il envisageait de lancer un nouveau processus de demande de soumissions pour inclure ces changements relatifs à ces services. Une nouvelle demande de soumissions aurait donné l’occasion aux soumissionnaires de tenir compte de tous les éléments de l’exigence, y compris la nouvelle méthode de comptabilisation du temps et toute incidence sur les prix ou autres, lors de la soumission de leurs propositions. Le fait que SPAC ait admis qu’un nouveau processus de demande de soumissions avait été envisagé montre qu’il avait compris la nécessité de donner aux fournisseurs le temps d’évaluer les changements et qu’il s’agissait d’une étape nécessaire.
  4. Entre le 11 juin 2024 et le 18 juin 2024, de nombreux fournisseurs, y compris de nombreux plaignants, ont soulevé des préoccupations au sujet des nouveaux changements proposés dans la modification du 11 juin.
  5. Conformément aux sections 3.2.4, 3.2.6 et 4.3.1 de la DGA mentionnées précédemment, qui font référence à la collaboration, à l’équité, à l’ouverture et à la transparence, les ministères sont censés gérer les contrats d’une manière qui soit à la fois équitable et collaborative avec les fournisseurs. La décision de SPAC d’apporter des changements substantiels au contrat dans un délai très court a nui à la capacité des fournisseurs d’examiner correctement ces changements. Cette décision va à l’encontre des principes d’équité et de collaboration de la DGA et était donc déraisonnable.

83. Le 21 juin 2024, SPAC a envoyé un courriel aux fournisseurs reconnaissant la confusion concernant l’ébauche de modification et a offert des éclaircissements en présentant deux scénarios pour expliquer les changements à l’article 5.3 de l’annexe A du contrat. SPAC a également déclaré à propos de la modification : « Son but n’est pas de changer dans la pratique quoi que ce soit en ce qui concerne le temps de non-interprétation. L’interprétation de la clause par un entrepreneur nous a amenés à réaliser qu’il y avait une ambiguïté ou une échappatoire dans le libellé de cette disposition (…). Il n’y a pas d’intentions cachées. » SPAC a ajouté que le changement est nécessaire « pour assurer une bonne gérance financière pour le gouvernement du Canada » et « nous espérons que vous trouvez ces informations instructives et que vous serez rassuré sur le fait qu’il n’y a pas d’arrière-pensée derrière la modification du contrat ». Enfin, SPAC écrit : « Veuillez noter que votre contrat expire le 30 juin, il est donc impératif que votre modification soit signée et reçue par (SPAC) avant le 29 juin à 23 h 59 (HNE). Si votre contrat expire, vous ne recevrez pas de travail dans le cadre du contrat ouvert. »

  1. Ce courriel prolonge la date limite pour la signature de l’ébauche de modification au 29 juin 2024, donnant aux fournisseurs 9 jours supplémentaires pour examiner l’ébauche. Sinon, SPAC informe les fournisseurs qu’ils perdraient la prolongation de l’année d’option du contrat au-delà du 30 juin 2024.
  2. SPAC indique aux fournisseurs que la modification est nécessaire pour assurer une bonne gérance financière pour le gouvernement, ce qui s’harmonise avec le principe de « bonne gérance financière » de la DGA. Son courriel laisse entendre qu’il y a des répercussions financières associées à la modification et qu’elles devront probablement être prises dûment en considération par les parties avant de signer. Cependant, dans le même courriel, SPAC déclare que « son but [de la modification] n’est pas de changer dans la pratique quoi que ce soit en ce qui concerne le temps de non-interprétation », ce qui contredit directement sa déclaration précédente, qui indique que la modification a une incidence financière. Les plaignants ont indiqué qu’ils estimaient que ce courriel était déroutant et contradictoire.

84. Le 23 juillet 2024, SPAC a envoyé un courriel aux fournisseurs avec une proposition pour rectifier la situation, qui indiquait que « SPAC a examiné la situation (…) et dans cette communication, nous fournissons une voie à suivre qui, nous l’espérons, sera satisfaisante pour tous les fournisseurs ». Le courriel précise d’abord aux fournisseurs que « SPAC considère que la période d’option conformément à l’article 4.2 de votre contrat a été exercée par notre courriel envoyé à tous les fournisseurs le 28 mai 2024. À ce titre, nous considérons que tous les contrats demeurent actuellement actifs ». Le courriel offre ensuite aux fournisseurs le choix entre trois options : refuser l’année d’option (mettant ainsi fin à leur contrat), maintenir la prolongation de l’année d’option avec les nouvelles modalités (s’ils avaient signé l’ébauche de modification précédente) ou maintenir l’année d’option avec les modalités initiales du contrat. SPAC a déclaré : « Ceci est offert à titre de mesure exceptionnelle, étant donné que certaines communications de SPAC après le courriel du 28 mai 2024 peuvent avoir inclus des informations contradictoires. Si vous choisissez de refuser l’année d’option, vous n’êtes pas tenu de signer une modification. Les fournisseurs qui n’ont pas encore signé une modification pour exercer la période d’option recevront une modification révisée qui exerce administrativement la période d’option et n’inclut aucun changement au paragraphe 5.3 de l’annexe A, Heures de travail de non-interprétation et délai de grâce. »

  1. D’après les documents de réponse soumis au BOA, SPAC a envoyé ce courriel à la suite du lancement par le BOA de l’examen des 37 plaintes, et plus d’un mois après le dernier courriel de SPAC aux fournisseurs.
  2. C’est la première fois que SPAC indique aux fournisseurs que son courriel du 28 mai 2024 a effectivement exercé l’année d’option sur tous les contrats, rendant ainsi tous les contrats valides au moment de l’envoi de ce courriel le 23 juillet 2024.
  3. Comme il a été mentionné précédemment, la date du courriel d’avis de SPAC, soit le 28 mai 2024, donne à penser que le ministère savait probablement qu’il avait exercé l’année de l’option. Toutefois, la documentation concernant la décision d’aller de l’avant avec l’année d’option était absente des dossiers que SPAC a fourni au BOA. Par conséquent, le BOA n’est pas en mesure de déterminer de façon concluante si SPAC savait que son courriel du 28 mai 2024 fournissait l’avis approprié.
  4. D’un point de vue contractuel, après que les communications initiales de SPAC ont créé une confusion inutile et appliqué des délais courts et artificiels, la voie à suivre proposée par SPAC aux fournisseurs le 23 juillet 2024 leur permettrait d’accepter l’année d’option sans avoir à accepter simultanément de nouveaux changements substantiels, ce qui était la principale préoccupation soulevée par les plaignants.

85. Bien qu’à deux reprises, SPAC ait déclaré qu’il croyait comprendre que son courriel du 28 mai 2024 exerçait l’année d’option, le ministère a informé à plusieurs reprises les fournisseurs au cours des négociations que leurs contrats expireraient s’ils ne signaient pas la modification. Les deux occasions ont été le courriel du 23 juillet 2024 de SPAC proposant une solution aux fournisseurs et la réponse ministérielle de SPAC du 23 août 2024 au BOA. Les communications contradictoires de SPAC soulèvent des questions quant à l’équité du processus de modification pour les fournisseurs, car les courriels du ministère fournissaient des renseignements contradictoires et n’étaient pas clairs sur l’état de la prolongation de l’année d’option.

Les communications au sujet de la modification provenaient à la fois de l’autorité contractante et du chargé de projet

86. Tout au long de ce processus, les fournisseurs ont reçu des communications concernant la modification de la part de l’équipe de l’autorité contractante de SPAC, ainsi que de l’équipe du chargé de projet du Bureau de la traduction. Chaque partie se référait aux courriels distincts de l’autre partie dans la correspondance subséquente. Par exemple, le 28 mai 2024, alors que SPAC envoyait un courriel aux fournisseurs pour la première fois au sujet de la modification, il se référait à la copie préalable du texte envoyée par le Bureau de la traduction la veille, en indiquant : « L’article 5.3 (…) de votre contrat sera modifié comme mentionné dans le message du Bureau de la traduction aux [fournisseurs] ».

87. Le 5 juin 2024, dans un courriel intitulé « Changement à la modification », le Bureau de la traduction a communiqué avec les fournisseurs en déclarant que « sur l’avis de l’[autorité contractante de SPAC], je vous envoie un changement à la modification que j’ai envoyée la semaine dernière ». Étant donné que seule l’autorité contractante a le pouvoir d’apporter des modifications au contrat, le chargé de projet (le Bureau de la traduction) n’a pas le pouvoir d’entreprendre un changement au contrat, qu’il ait reçu ou non des directives de SPAC à cet effet. D’après la documentation reçue, le BOA n’a pas été en mesure de trouver un document de SPAC demandant au Bureau de la traduction d’envoyer d’autres changements au texte proposé de l’article 5.3 de l’annexe A du contrat.

88. Lorsque les fournisseurs ont reçu une proposition de texte à examiner du Bureau de la traduction, il n’a pas été précisé s’il s’agissait d’un changement officiel pour leur examen, puisqu’il ne provenait pas de l’autorité contractante. De plus, aucun contexte n’a été donné pour les nouveaux changements, ce qui a empêché les fournisseurs de savoir si le texte était maintenant la version « finale » qu’ils seraient censés signer une fois que SPAC aurait envoyé l’ébauche de document de modification promise. À ce stade, les fournisseurs avaient été informés à trois reprises, en l’espace de huit jours ouvrables, qu’ils recevraient un document officiel à signer, mais le contenu de ce document n’était pas clair. Quoi qu’il en soit, SPAC, en tant qu’autorité contractante désignée dans le contrat, n’est pas habilité à déléguer ses propres pouvoirs ou responsabilités au chargé de projet ou à une autre organisation ne faisant pas partie de son équipe.

89. Ces courriels envoyés alternativement par SPAC et le Bureau de la traduction ont brouillé les lignes entre les rôles et les responsabilités de l’autorité contractante et du chargé de projet mentionnés dans le contrat.

90. SPAC et le Bureau de la traduction ont donné quatre dates limites distinctes pour la signature du texte de l’ébauche de modification :

  1. Le courriel initial envoyé le 11 juin 2024 indiquait une date limite du 13 juin 2024.
  2. Le 17 juin 2024, la date limite a été reportée au 20 juin 2024.
  3. Le 21 juin 2024, la date limite a été reportée au 29 juin 2024 à 23 h 59.
  4. Le 28 juin 2024, la date limite a été reportée au 30 juin 2024 à 23 h 59.

91. Malgré l’urgence apparente notée dans son courriel du 11 juin 2024, la date limite de signature a été prolongée trois fois au total après le 11 juin, chaque fois de quelques jours seulement. Plusieurs plaignants ont fait remarquer qu’ils s’étaient sentis mis sous pression par les délais très courts et changeants, et ont fait part de leur confusion face à ce qui semblait être un délai artificiel visant à créer un faux sentiment d’urgence pour accepter des changements proposés à la dernière minute. Cela a dérouté les fournisseurs et remis en question la nécessité des changements, qui ont finalement été retirés par SPAC le 23 juillet 2024.

92. Les délais courts et fluctuants pour l’examen et la signature de l’ébauche de modification ont limité la capacité des fournisseurs d’évaluer correctement les changements proposés. De plus, comme l’ont fait remarquer plusieurs plaignants, bon nombre de leurs questions précises de clarification sont restées sans réponse de SPAC. Les fournisseurs ont dû examiner et évaluer des changements substantiels concernant le calcul et la facturation de leurs heures de travail et prendre une décision à ce sujet dans des délais très courts et changeants, mais n’ont pas eu la possibilité de recevoir des réponses à leurs questions de clarification. Comme les modifications au contrat doivent être approuvées par les deux parties, il est important de prévoir suffisamment de temps pour que les deux parties puissent examiner et évaluer toutes les considérations.

Constatations—Question 3

93. D’après la documentation reçue relativement aux plaintes, le BOA a conclu que l’administration des 37 contrats n’avait pas été effectuée de façon raisonnable compte tenu des circonstances. Les actions de SPAC et ses communications avec les fournisseurs concernant la modification révisée changeaient en permanence et ont créé de la confusion, alors que les questions restaient sans réponse. De plus, SPAC a indiqué à plusieurs reprises aux fournisseurs qu’ils devaient accepter d’urgence les modifications à l’article 5.3 de l’annexe A, sinon leurs contrats expireraient, alors qu’en réalité, l’année d’option avait déjà été exercée par SPAC par l’avis donné dans son courriel du 28 mai.

94. De plus, le BOA a constaté que le SPAC n’a pas laissé suffisamment de temps aux fournisseurs pour examiner les changements substantiels proposés dans l’ébauche de modification révisée et pour négocier toute considération dans le contrat. Les actions de SPAC ont inutilement provoqué un sentiment d’urgence chez les fournisseurs autour de la date d’expiration du contrat, laissant les fournisseurs dans l’incertitude de savoir s’ils étaient toujours sous contrat avec SPAC après le 30 juin 2024.

95. De plus, le BOA a constaté que les diverses communications envoyées alternativement par SPAC et le Bureau de la traduction ont créé une atmosphère de confusion pour les fournisseurs quant à savoir qui avait le pouvoir d’apporter des modifications au contrat, d’autant plus que de nombreuses questions de clarification posées par les plaignants sont restées sans réponse.

96. Il ressort clairement de ce qui précède que les actions de SPAC au cours des négociations de la modification étaient déraisonnables dans les circonstances. Toutefois, en raison de l’absence de documentation associée à la décision de SPAC d’aller de l’avant avec la modification révisée, il n’y a pas suffisamment de preuves pour que le BOA puisse déterminer une « intention de tromper » ou que les actions de SPAC étaient « sciemment ou intentionnellement erronées », ce qui est nécessaire pour déterminer qu’une partie a agi de mauvaise foi.

97. Il convient de mentionner que, malgré ses actions initiales, SPAC a pris des mesures positives pour résoudre les problèmes contractuels associés à ces plaintes dans sa solution proposée envoyée aux fournisseurs le 23 juillet 2024, ce qui a été démontré par le fait que 36 des 37 plaignants ont signé la nouvelle modification.

Conclusion

98. L’ombud de l’approvisionnement a constaté que SPAC a exercé l’option de prolongation du contrat conformément à l’article 4.2 « Option de prolongation du contrat ». SPAC a envoyé un avis écrit le 28 mai 2024, 30 jours civils avant l’expiration du contrat, conformément aux modalités du contrat. L’année d’option a donc été exercée à la réception du courriel par les fournisseurs le 28 mai 2024.

99. L’ombud de l’approvisionnement a également constaté que la modification proposée par SPAC aurait entraîné un changement substantiel aux modalités du contrat. L’ébauche de modification révisée envoyée par SPAC le 11 juin 2024 était de nature substantielle, puisqu’il modifiait en fin de compte les heures que les fournisseurs avaient le droit de facturer, réduisant ainsi le montant qu’ils pouvaient recevoir en vertu des contrats pour la même quantité de travail.

100. L’ombud de l’approvisionnement a constaté que les actions de SPAC pendant la négociation de la modification étaient déraisonnables dans les circonstances, car elles comprenaient des messages contradictoires, des délais d’exécution excessivement courts, des demandes de clarification sans réponse et des prolongations répétées de ce qui était censé être des délais urgents. Les actions de SPAC n’étaient pas conformes à l’esprit de la Directive sur la gestion de l’approvisionnement (DGA) visant à favoriser l’équité, l’ouverture, la transparence et la collaboration avec les fournisseurs. Cependant, le BOA ne disposait pas de preuves suffisantes pour déterminer s’il y avait une « intention de tromper » ou si les actions de SPAC étaient « sciemment ou intentionnellement erronées », ce qui serait nécessaire pour conclure à la « mauvaise foi ».

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