Rapport de suivi concernant l’examen des pratiques d’approvisionnement de Transports Canada de 2020-2021

• La recommandation 1 s’appliquait à ce SI.
• Une série d’initiatives et de produits ont été élaborés et sont en voie d’être mis en œuvre pour répondre à ce SI. Un suivi adéquat de la mise en œuvre des séances de formation existantes conduira à l’élaboration améliorée des critères d’évaluation et des plans de sélection par le ministère. Ensemble, ces mesures permettent de s’assurer que les critères d’évaluation et les plans de sélection sont conformes aux lois, règlements et politiques applicables.

• La recommandation 2 s’appliquait à ce SI.
• Ce SI a été partiellement pris en compte au moyen de l’élaboration d’une série de modèles de lettres à l’intention des soumissionnaires après l’évaluation des soumissions, aidant à s’assurer que les demandes de soumissions sont menées conformément aux lois, aux règlements et aux exigences stratégiques.
• L’examen et la mise à jour du Manuel de procédures contractuelles interne afin de tenir compte des politiques d’approvisionnement actuelles favoriseront davantage l’uniformité et la conformité dans ce domaine afin de répondre pleinement à ce SI.

• Les recommandations 3 et 4 s’appliquaient à ce SI.
• Pour répondre à ces recommandations, TC a conçu, communiqué et mis en œuvre plusieurs mesures, notamment de nouveaux outils, modèles et produits. Collectivement, ces initiatives permettent aux agents d’approvisionnement de mieux s’assurer que les évaluations des soumissions respectent strictement les critères d’évaluation, qu’elles sont effectuées selon l’approche prévue et qu’elles sont correctement documentées.

• Les conclusions de l’examen des pratiques d’approvisionnement initial ont donné lieu à aucune recommandation dans le cadre du secteur d'intérêt.
• La note « Satisfaisant Plus » est basée sur les résultats de l’examen des pratiques d'approvisionnement initial.

• L’examen des pratiques d’approvisionnement initial a donné lieu à une ou à plusieurs recommandations dans le cadre du secteur d'intérêt.
• Les plans d’action ont atteint le niveau 5 de mise en œuvre ou une combinaison des niveaux 4 et 5, un résultat jugé satisfaisant, c'est-à-dire que des progrès importants ont été accomplis dans la mise en œuvre des plans d’action qui donnent suite aux recommandations.
• La réponse de l’organisation est étayée par une documentation adéquate et/ou des résultats de tests.

• L’examen des pratiques d’approvisionnement initial a donné lieu à une ou à plusieurs recommandations dans le cadre du secteur d'intérêt.
• Des progrès ont été réalisés dans la mise en œuvre des plans d’action, mais ils ne sont pas suffisants pour répondre de manière adéquate à toutes les recommandations relevant du secteur d'intérêt, par exemple, une ou plusieurs recommandations ont atteint le niveau 3, mais il reste encore du travail à faire.
• La réponse de l’organisation est étayée par une certaine documentation et/ou des résultats de tests.

• L’examen des pratiques d’approvisionnement initial a donné lieu à une ou à plusieurs recommandations dans le cadre du secteur d'intérêt.
• Pas de progrès ou des progrès insignifiants ont été réalisés dans la mise en œuvre des plans d’action.
• La documentation justificative fournie est inadéquate ou les tests ne démontrent pas que des résultats positifs ont été obtenus.
• Les recommandations n’ont pas été prises en compte et restent en suspens.

TC mettra en œuvre une activité de formation de concert avec des agents d’approvisionnement afin d’examiner en détail ces observations et de s’assurer que les agents d’approvisionnement comprennent comment appliquer les directives existantes. TC veillera à ce que tous les responsables d’approvisionnement de TC, y compris les nouveaux employés, suivent la formation sur les méthodes d’évaluation de soumissions et de sélection des entrepreneurs.

TC fournira également à ses agents d’approvisionnement une formation propre au ministère sur les meilleures pratiques relatives à la rédaction de critères d’évaluation.

Pour appuyer davantage ces objectifs, les nouveaux employés continueront de s’inscrire à un cours de formation supplémentaire intitulé « Évaluation des soumissions et méthodes de sélection » offert par SPAC en fonction de la disponibilité des cours.

Délai de mise en œuvre :
Les discussions et les réunions avec la direction et le personnel d’approvisionnement concernant les observations et les recommandations du BOA ont déjà commencé et se poursuivront au cours des prochains mois.

Une formation supplémentaire devrait être offerte d’ici le troisième trimestre de 2021-2022 par l’intermédiaire de sources gouvernementales et contractuelles.

TC mettra à jour son matériel didactique interne pour le cours « Atelier sur les contrats pour les gestionnaires/chargés de projet » afin de tenir compte des observations formulées par le BOA.

Délai de mise en œuvre :
Le matériel didactique du cours sera mis à jour d’ici août 2021.

TC améliorera son processus d’évaluation par les pairs en matière de passation de marchés afin de s’assurer qu’un contrôle de qualité supplémentaire est appliqué aux critères d’évaluation.

TC mettra également en œuvre un plus grand nombre d’activités de supervision interne.

Délai de mise en œuvre :
Le processus d’évaluation par les pairs de TC et le cadre de supervision des activités contractuelles seront mis à jour et les changements seront mis en œuvre d’ici le quatrième trimestre de 2021-2022.

Initiatives élaborées et mises en œuvre par TC :

• un dossier de formation intitulé « Critères d’évaluation des soumissions – Séance d’information » afin de fournir aux agents d’approvisionnement des renseignements sur les meilleures pratiques en matière d’élaboration de critères d’évaluation et de mettre en évidence les constatations et les recommandations tirées des rapports d’audit;
• une séance de formation présentant un aperçu de l’approvisionnement afin de donner un survol du cadre législatif et des procédures d’approvisionnement du Canada au cours de chaque phase;
• une liste de contrôle pour l’examen par les pairs afin de garantir la conformité avec le Règlement sur les marchés de l’État (RME), les accords commerciaux et les procédures d’approbation établies;
• un cadre d’examen de la conformité de l’approvisionnement pour s’assurer que les activités contractuelles de TC respectent les exigences fédérales en matière d’approvisionnement, y compris celles précisées dans la Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP) et le RME.

TC a élaboré la présentation de la formation et l’a communiquée aux responsables d’approvisionnement en décembre 2021 par l’intermédiaire de leur lecteur commun et a publié la présentation à l’interne sur l’intranet. Toutefois, TC n’a pas été en mesure de confirmer si la « séance d’information préliminaire sur les critères d’évaluation des soumissions » prévue dans ce dossier a été offerte aux agents d’approvisionnement. Aucun registre de présence n’a été tenu.

Le cours de formation « Évaluation des soumissions et méthodes de sélection » de SPAC compris dans le plan d’action de TC n’était pas disponible pendant la période de deux (2) ans suivant l’examen initial. Le cours « Élaboration d’un énoncé de travail et des critères d’évaluation » (COR407) a donc été recommandé comme solution de rechange. Ce cours est devenu obligatoire récemment, et TC a commencé à faire le suivi des présences et du taux d’achèvement.

La séance de formation présentant un aperçu de l’approvisionnement n’est pas obligatoire, mais elle est recommandée à tous les gestionnaires de programmes et agents d’approvisionnement, et elle est annoncée sur la page Web interne. Cette séance de formation a fusionné le contenu de deux autres cours dans le cadre d’une mise à jour du cours « Atelier sur les contrats pour les gestionnaires/chargés de projet » mentionné dans le plan d’action de TC. Cette séance est offerte tous les deux mois dans les deux langues officielles. Aucun suivi des présences n’a été effectué, mais selon TC, environ cinq participants ont participé à la séance en anglais et trois participants à la séance en français chaque mois.

La liste de contrôle pour l’examen par les pairs est devenue obligatoire en juin 2024 et elle a été communiquée par courriel à tous les agents d’approvisionnement. Cette liste de contrôle est également accessible à tous les acheteurs par l’entremise de SharePoint. La liste de contrôle pour l’examen par les pairs est requise pour les achats de plus de 5000 $ pour les services et toutes les modifications de plus de 5000 $, taxes comprises. Les examens par les pairs sont réalisés deux fois par dossier d’approvisionnement reposant sur un processus concurrentiel et une fois pour les contrats non concurrentiels avant l’attribution du contrat. Le résultat de l’examen par les pairs doit être documenté au dossier. La liste de contrôle pour l’examen par les pairs comprend une liste d’éléments que les agents d’approvisionnement et leurs pairs doivent examiner au cours de la phase de planification d’un processus de passation de marchés, afin de s’assurer que les critères d’évaluation sont correctement élaborés. Afin de fournir des orientations supplémentaires, une séance de formation a été organisée pour tout le personnel de l’approvisionnement au début du mois d’août 2024.

Le cadre d’examen de la conformité des contrats est entré en vigueur en juillet 2022, dans le but de donner suite à la présente recommandation. Le présent cadre examine les activités de passation de marchés chaque trimestre avec un échantillonnage aléatoire d’un dossier par agent de négociation des contrats et d’un dossier par unité de faible valeur monétaire. Un rapport est extrait chaque trimestre pour déterminer le pourcentage de dossiers présentant des irrégularités, y compris la ventilation des types d’irrégularités et les recommandations pour les résoudre. Les données recueillies pendant l’examen sont utilisées pour éclairer les outils, les processus et un programme de formation offert aux acheteurs. De plus, un dossier de présentation a été créé et présenté pour communiquer le cadre d’examen de la conformité des contrats au Comité de gestion des ressources (CGR) en vue de son adoption. Le CGR assure une fonction de surveillance pour l’approvisionnement. La présentation a été donnée une fois au cours d’une réunion régulière de tout le personnel à l’intention des agents d’approvisionnement. Le récent rapport a révélé que l’infraction la plus courante au cours du processus d’approvisionnement est liée à la pratique d’examen par les pairs. Par conséquent, TC a créé un groupe de travail pour finaliser la liste de contrôle pour l’examen par les pairs et a rendu son utilisation obligatoire. TC s’attend à voir une diminution des infractions liées à l’examen par les pairs dans ce groupe au premier trimestre de 2024-2025.

Ensemble, ces produits contribuent à l’objectif du cadre de contrôle de la qualité afin de s’assurer que les critères d’évaluation sont mesurables, justes et ne favorisent pas un soumissionnaire ou un groupe de soumissionnaires en particulier. Toutefois, l’examen du BOA a révélé qu’il n’y avait pas de documentation et de suivi appropriés pour le taux d’achèvement de la formation existante.

TC concevra et fournira des modèles normalisés pour les lettres de refus. Le format normalisé sera obligatoire pour toutes les activités de passation de marchés ultérieures.

Délai de mise en œuvre :
Les nouveaux modèles (pour les lettres à l’intention des soumissionnaires) seront finalisés et mis à disposition d’ici juillet 2021.

TC a élaboré une série de modèles de lettres après l’évaluation des soumissionnaires à l’intention de ces derniers. Ce nouvel outil comprend quatre modèles pour différents types de résultats, avec des options distinctes pour chaque méthode de sélection, y compris un libellé détaillé et une explication des facteurs. Les modèles de lettres ont été transmis à la collectivité de l’approvisionnement de TC par l’entremise du lecteur commun et mis à la disposition de cette dernière sur l’intranet de TC.

Les modèles de lettres après l’évaluation des soumissionnaires relèvent en partie de la recommandation 2, qui vise à assurer la cohérence des lettres de refus et à fournir un aperçu des facteurs et des critères ayant mené à l’échec de la soumission.

TC indique que le Manuel de procédures contractuelles n’a pas été mis à jour depuis avril 2015. Même si TC a fait appel à des ressources officielles, y compris le RME et la Directive sur la gestion de l’approvisionnement du SCT, et qu’il respecte les règles et les procédures de communication, TC devrait tout de même examiner et mettre à jour son manuel interne de procédures contractuelles afin de tenir compte des politiques d’approvisionnement actuelles et des mises à jour organisationnelles récentes.

Outre les diverses activités de formation identifiées en réponse à la « Recommandation 1 », TC élaborera des modèles normalisés et des directives révisées pour l’évaluation des soumissions, qui seront transmis à tous les agents d’approvisionnement.

Délai de mise en œuvre :
Les nouveaux modèles et directives pour l’évaluation des soumissions seront finalisés et mis à disposition d’ici septembre 2021.

Le service d’approvisionnement de TC examinera ses pratiques de gestion de l’information et fournira des directives normalisées aux agents d’approvisionnement concernant les documents à conserver dans les dossiers.

Délai de mise en œuvre :
Une liste de vérification des dossiers numériques sera élaborée et mise en œuvre d’ici octobre 2021.

La supervision des activités contractuelles de TC sera élaborée en conformité avec la liste de vérification.

Initiatives élaborées et mises en œuvre par TC :

• Mises à jour des « directives pour l’évaluation des soumissions ». Ce document décrit en détail les méthodes, les procédures et les structures de production de rapports à utiliser pendant un processus d’évaluation. Il décrit les étapes à suivre avant la transmission des soumissions aux évaluateurs, notamment :
• une « attestation d’absence de CI de l’équipe d’évaluation des soumissions » que tous les évaluateurs doivent signer et dater avant d’entamer le processus d’évaluation des soumissions;
• le « modèle d’évaluation financière » qui comprend des formules et des exemples pour s’assurer que le calcul de l’évaluation financière est exact et conforme à l’approche prévue;
• un « modèle de critères d’évaluation » pour assurer une approche normalisée de l’évaluation des critères d’évaluation;
• une nouvelle convention d’appellation pour fournir des structures normalisées pour la documentation des dossiers complexes et simples;
• une liste de contrôle pour l’examen par les pairs pour assurer la conformité avec le RME, les accords commerciaux et le processus d’approbation établi;
• un cadre d’examen de la conformité de l’approvisionnement visant à s’assurer que les activités de passation de marchés de TC respectent les exigences fédérales en matière d’approvisionnement, y compris celles précisées dans la LGFP, le RME et l’ensemble de politiques du Secrétariat du Conseil du Trésor pour la gestion des actifs et des services acquis.

Comme il est indiqué ci-dessus à la recommandation 1, la liste de contrôle pour l’examen par les pairs est requise pour les achats de plus de 5000 $ pour les services et toutes les modifications de plus de 5000 $, taxes comprises. La liste de contrôle pour l’examen par les pairs comporte une liste d’éléments que les agents d’approvisionnement et leurs pairs doivent examiner et pour lesquels ils doivent s’assurer que la documentation appropriée est versée au dossier. Une séance de formation a été donnée à tout le personnel de l’approvisionnement en août 2024 pour éclairer cette pratique et fournir des orientations supplémentaires.

Le cadre de conformité de l’approvisionnement est entré en vigueur en juillet 2022 et prévoit l’examen trimestriel des activités de passation de marchés entreprises par TC au moyen d’un échantillonnage aléatoire, y compris les contrats de faible valeur monétaire et les dossiers régionaux. TC a également élaboré une liste de contrôle pour les contrats de faible valeur monétaire et une liste de contrôle pour les contrats afin d’examiner les dossiers et de vérifier leur conformité. Ces deux listes de contrôle contiennent une liste d’éléments divisée en trois niveaux d’indicateurs de risque pour que les examinateurs vérifient si les activités de passation de marchés respectent les exigences fédérales en matière d’approvisionnement et si les clauses et le dossier nécessaires sont documentés de manière appropriée.

Ensemble, ces initiatives et ces outils permettent aux agents d’approvisionnement de s’assurer que les évaluations des soumissions respectent strictement les critères d’évaluation, qu’elles sont effectuées selon l’approche prévue et qu’elles sont correctement documentées.

TC reconnaît l’importance de maintenir et d’assurer une documentation adéquate des dossiers. Le service d’approvisionnement de TC examinera ses pratiques de gestion de l’information et fournira des directives normalisées aux agents d’approvisionnement sur la façon de créer et de gérer leurs fichiers numériques.

Délai de mise en œuvre :
Une liste de vérification des dossiers numériques sera élaborée et mise en œuvre d’ici octobre 2021.

La supervision des activités contractuelles de TC sera élaborée en conformité avec la liste de vérification. Un document d’orientation accompagnera la liste de vérification.

Initiatives élaborées et mises en œuvre par TC :

• une nouvelle convention d’appellation pour fournir des structures normalisées pour la documentation des dossiers complexes et simples;
• une liste de contrôle pour l’examen par les pairs pour assurer la conformité avec le RME, les accords commerciaux et le processus d’approbation établi;
• un cadre d’examen de la conformité de l’approvisionnement visant à s’assurer que les activités de passation de marchés de TC respectent les exigences fédérales en matière d’approvisionnement, y compris celles précisées dans la LGFP, le RME et l’ensemble de politiques du Secrétariat du Conseil du Trésor pour la gestion des actifs et des services acquis.

Comme il est indiqué ci-dessus dans les recommandations 1 et 3, le cadre d’examen de la conformité de l’approvisionnement et la liste de contrôle pour l’examen par les pairs exigent que les évaluateurs et les agents d’approvisionnement examinent le dossier et s’assurent que la documentation appropriée y est versée.

Dans l’ensemble, les mesures prises répondent pleinement à l’objectif de la recommandation 4, qui met l’accent sur le mécanisme permettant la constitution d’une documentation appropriée et de dossiers d’approvisionnement à jour et complets.