Rapport de suivi concernant l’examen des pratiques d’approvisionnement d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada de 2020-2021

Avril 2025

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Introduction

1. Conformément à l’alinéa 22.1(3)a) de la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux, l’ombud de l’approvisionnement a le pouvoir d’examiner les pratiques d’approvisionnement des ministères afin d’évaluer l’équité, l’ouverture et la transparence de celles-ci et de formuler les recommandations appropriées au ministère concerné en vue d’améliorer ses pratiques. Ces examens, qui sont réalisés par le Bureau de l’ombud de l’approvisionnement (BOA), sont appelés examen des pratiques d’approvisionnement (EPA).

2. En 2020-2021, le BOA a effectué un EPA intitulé « Examen des pratiques d’approvisionnement d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada » (IRCC), qui comprenait trois recommandations visant à régler les problèmes cernés. Un rapport final a été produit en septembre 2021 et publié sur le site Web du BOA.

3. Le BOA a comme pratique courante d’assurer le suivi des recommandations formulées dans les EPA. Cette pratique permet de déterminer si les ministères fédéraux ont mis en œuvre leurs plans d’action de la gestion en réponse aux recommandations de l’ombud de l’approvisionnement. Le présent rapport de suivi comprend un sommaire des résultats de l’EPA initial et une évaluation par le BOA des progrès réalisés par IRCC dans la mise en œuvre de ses trois recommandations. Ce rapport comprend également une fiche d’évaluation qui facilite les comparaisons entre les ministères au fil du temps.

Résultats de l’examen initial des pratiques d’approvisionnement

4. L’objectif de l’EPA initial d’IRCC était de déterminer si les pratiques d’approvisionnement du ministère en matière de critères d’évaluation et de plans de sélection, de demande de soumissions, d’évaluation des soumissions et d’attribution des contrats étaient conformes aux principes d’équité, d’ouverture et de transparence.

5. En ce qui concerne l’EPA, le BOA a analysé les pratiques d’approvisionnement d’IRCC en fonction de trois secteurs d’intérêt (SI). Vous trouverez ci-dessous une description des SI, un résumé des observations pour chaque SI ainsi que les trois recommandations formulées par l’ombud de l’approvisionnement et qui sont incluses dans le rapport d’EPA initial.

Secteur d’intérêt 1 : Les critères d’évaluation et les plans de sélection ont été établis conformément aux lois, aux règlements et aux politiques applicables.

6. En ce qui concerne le SI 1, l’examen initial réalisé par le BOA a révélé que dans plusieurs dossiers, les critères obligatoires étaient mal définis et ne se limitaient pas aux qualifications essentielles. Point positif cependant, le BOA a constaté que les critères cotés des demandes de soumissions d’IRCC n’étaient pas trop restrictifs et étaient en adéquation avec les exigences. De plus, la méthode de sélection est clairement communiquée dans les documents de la demande de soumissions et reflétait la complexité du besoin.

7. L’ombud de l’approvisionnement a formulé une recommandation pour résoudre les problèmes relevés dans le SI 1 :

Recommandation 1 : IRCC devrait établir un processus de contrôle de la qualité pour s’assurer que les critères obligatoires sont adéquatement définis et communiqués de façon claire, précise et mesurable, et que les critères obligatoires se limitent aux qualifications essentielles nécessaires pour répondre à l’exigence.

Secteur d’intérêt 2 : Les documents de la demande de soumissions et les pratiques organisationnelles pendant la période de demande de soumissions étaient conformes aux lois, aux règlements et aux politiques applicables.

8. En ce qui concerne le SI 2, l’examen initial réalisé par le BOA a révélé que la documentation de la demande de soumissions était complète; cependant, plusieurs possibilités d’amélioration ont été relevées en ce qui concerne la conception et l’exécution du processus de demande de soumissions. Certaines communications avec les fournisseurs manquaient de transparence et, dans un cas, désavantageaient les soumissionnaires non retenus dans leurs possibilités d’exercer un recours.

9. L’ombud de l’approvisionnement a formulé une recommandation pour résoudre les problèmes relevés dans le SI 2 :

Recommandation 2 : IRCC devrait s’assurer que les renseignements communiqués aux fournisseurs pendant et après le processus de demande de soumissions sont exacts et que la documentation adéquate de ces communications est conservée pour faciliter la surveillance de la gestion.

Secteur d’intérêt 3 : L’évaluation des soumissions et l’attribution des contrats étaient effectuées conformément à la demande de soumissions.

10. En ce qui concerne le SI 3, l’examen initial effectué par le BOA a révélé qu’IRCC avait établi un processus d’évaluation normalisé bien documenté et appliqué de manière uniforme dans presque tous les dossiers examinés. Cependant, certaines évaluations étaient incorrectement effectuées.

11. L’ombud de l’approvisionnement a formulé une recommandation pour résoudre les problèmes relevés dans le SI 3 :

Recommandation 3 : IRCC devrait s’assurer que les évaluations respectent rigoureusement les critères d’évaluation et sont menées conformément à l’approche planifiée.

12. En plus des constatations relatives à chaque SI, l’examen initial a également permis de constater que la documentation globale des dossiers était d’une qualité exceptionnellement bonne, IRCC tenant des registres détaillés de tous les approvisionnements.

Résumé de l’évaluation – Méthodologie et plan d’action de la gestion

13. Lors du lancement de l’examen de suivi en mars 2024, le BOA a demandé à IRCC d’évaluer ses progrès dans la mise en œuvre des trois recommandations découlant de l’examen initial de 2021 à l’aide d’une échelle de progrès fournie par le BOA. Cette échelle allait du niveau 1, « Aucun progrès », au niveau 5, « Mise en œuvre complète », comme il est indiqué à l’annexe 1. De plus, on a demandé à IRCC de fournir au BOA de la documentation à l’appui de son auto-évaluation. Le BOA a examiné l’auto-évaluation d’IRCC et les documents à l’appui pour déterminer son caractère raisonnable et sa crédibilité.

14. En ce qui concerne la recommandation 1, IRCC a autoévalué des niveaux de mise en œuvre distincts pour chaque mesure prise, plutôt que de fournir un seul niveau de mise en œuvre global. Ces niveaux de mise en œuvre comprenaient le niveau 5 (mise en œuvre complète), le niveau 4 (mise en œuvre substantielle) et le niveau 3 (préparation à la mise en œuvre). Pour les recommandations 2 et 3, IRCC a autoévalué la mise en œuvre au niveau 5 (mise en œuvre complète).

15. L’examen de suivi a révélé qu’IRCC a mis en place une série d’initiatives nouvelles et améliorées pour favoriser l’équité, l’ouverture et la transparence dans le processus d’approvisionnement, dans le but de répondre à l’intention de chaque recommandation.

16. IRCC a compilé tous les changements adoptés en réponse au rapport initial du BOA dans un avis d’approvisionnement envoyé par courriel à tous les agents d’approvisionnement pour les informer des mises à jour. Voici quelques-uns de ces produits, processus et initiatives :

  1. Un nouveau processus d’évaluation par les pairs et une nouvelle liste de vérification.
  2. Un nouveau formulaire de planification et d’approbation préalable des contrats.
  3. Une formation et des ressources sur l’établissement des critères d’évaluation et l’élaboration de comptes rendus.
  4. Une nouvelle structure de gestion des dossiers et plusieurs nouveaux modèles pour faciliter la communication avec les fournisseurs.
  5. Un modèle de résumé d’évaluation mis à jour et une ligne directrice de base révisée pour l’équipe d’évaluation.
  6. Plusieurs examens trimestriels des dossiers d’approvisionnement planifiés pour vérifier la conformité aux politiques, aux directives et aux cadres en matière d’approvisionnement.

17. La documentation à l’appui fournie par IRCC a démontré que les structures et les processus étaient pleinement mis en œuvre pour les recommandations 2 et 3, mais pas pour la recommandation 1.

18. Un ensemble de progrès ont été conçus pour répondre à l’intention de la recommandation 1. Les descriptions des plans d’action d’IRCC et les documents à l’appui démontrent que des progrès ont été réalisés; cependant, certaines initiatives sont encore en cours de mise en œuvre complète. Pour cette raison, le BOA a évalué le niveau de mise en œuvre d’IRCC pour la recommandation 1 au niveau 4 (mise en œuvre substantielle).

19. IRCC devrait continuer de surveiller l’utilisation du nouveau formulaire de planification et d’approbation préalable des contrats et de suivre la mise en œuvre des programmes de formation. Cette surveillance continue améliorera le processus de contrôle de la qualité en garantissant que les critères obligatoires sont clairement définis, communiqués et mesurables.

20. IRCC devrait également continuer de mener le processus trimestriel d’examen des dossiers d’approvisionnement. Des évaluations régulières sont essentielles pour valider l’efficacité des actions adoptées et assurer une amélioration continue. Des détails supplémentaires sur l’évaluation générale par le BOA de la réponse d’IRCC à chaque recommandation figurent à l’annexe 3.

Fiche d’évaluation

21. Les examens de suivi du BOA comprennent une fiche d’évaluation avec une note qui illustre le rendement du ministère, et tient compte des résultats de l’examen initial ainsi que des mesures prises par le ministère pour mettre en œuvre les recommandations dans le cadre de chaque SI. Voici les notes octroyées à l’évaluation :

  • Satisfaisant plus
  • Satisfaisant
  • Partiellement satisfaisant
  • Insatisfaisant

22. Soulignons que la note « Satisfaisant plus » ne peut être octroyée que si l’examen initial n’a donné lieu à aucune recommandation dans le cadre d’un secteur d’intérêt particulier. Comme l’examen initial d’IRCC contenait des recommandations pour les trois SI, il a été impossible d’attribuer la note « Satisfaisant plus » dans le cadre de cet examen de suivi, et la note la plus élevée qu’IRCC pouvait obtenir pour chaque SI était « Satisfaisant ». Les définitions et les critères de l’évaluation sont présentés à l’annexe 2.

23. À la suite d’un examen des progrès réalisés dans la mise en œuvre des plans d’action pour chaque recommandation, et compte tenu des notes d’évaluation établies, une note de « Satisfaisant » a été déterminée pour le SI 1, le SI 2 et le SI 3. Dans l’ensemble, la description des mesures prises par IRCC et la documentation à l’appui ont montré que des progrès valables et crédibles avaient été réalisés.

Tableau 1 : Fiche d’évaluation
Secteur d’intérêt Note Évaluation
Les critères d’évaluation et les plans de sélection ont été établis conformément aux lois, aux règlements et aux politiques applicables. Satisfaisant 
  • La recommandation 1 s’appliquait à ce SI.
  • IRCC a élaboré plusieurs initiatives, notamment un nouveau processus d’examen par les pairs des approvisionnements, un formulaire de planification et d’approbation préalable des contrats mis à jour, une formation obligatoire sur les approvisionnements, des fiches d’information sur l’établissement et l’évaluation des critères obligatoires et cotés, et plusieurs examens trimestriels planifiés des dossiers d’approvisionnement.
  • Les actions visant à mettre en œuvre cette recommandation sont pratiquement terminées. Toutefois, la formation obligatoire incomplète des agents de négociation des contrats a eu une incidence sur l’évaluation des progrès d’IRCC pour cette recommandation. De plus, IRCC pourrait bénéficier davantage d’un suivi continu de l’utilisation du formulaire de planification et d’approbation préalable des contrats.
  • Les observations positives comprennent la mise en place d’un processus de contrôle de la qualité avant et après la demande de soumissions, ainsi qu’un système détaillé de suivi de la formation des agents de négociation des contrats.
Les documents des demandes de soumissions et les pratiques organisationnelles pendant la période de soumission étaient conformes aux lois, aux règlements et aux politiques applicables. Satisfaisant 
  • La recommandation 2 s’appliquait à ce SI.
  • Plusieurs nouveaux produits et initiatives ont été mis en œuvre, notamment un modèle de lettre de refus mis à jour, une structure normalisée de gestion des dossiers contractuels, des modèles normalisés à utiliser tout au long du processus de demande de soumissions et des conseils relatifs aux comptes rendus.
  • Bien que les examens trimestriels des dossiers d’approvisionnement visant à vérifier la conformité aux politiques, aux directives et aux cadres en matière d’approvisionnement ne soient pas encore terminés, les mesures actuelles sont suffisantes pour favoriser une communication précise avec les fournisseurs et une documentation appropriée.
L’évaluation des soumissions et l’attribution des contrats étaient conformes à la demande de soumissions. Satisfaisant 
  • La recommandation 3 s’appliquait à ce SI.
  • Plusieurs nouveaux produits et initiatives ont été mis en œuvre, y compris un modèle de résumé d’évaluation mis à jour et des lignes directrices pour l’équipe d’évaluation. Le processus d’examen par les pairs et la liste de vérification ont également été utilisés pour s’assurer que les évaluations sont effectuées conformément à la demande de soumissions et que les résumés des évaluations sont exacts et complets.
  • Ces initiatives fournissent aux agents de négociation des contrats les outils nécessaires pour s’assurer que les évaluations respectent rigoureusement les critères et suivent l’approche prévue.

Note du tableau 4

La note globale de la fiche d’évaluation est « Satisfaisant » – Les principaux facteurs contribuant à cette note sont les suivants :
  • L’examen des pratiques d’approvisionnement initial a donné lieu à une ou plusieurs recommandations au titre de chacun des trois SI, ce qui empêche d’attribuer une note supérieure à « Satisfaisant ».
  • Bien que la recommandation 1 ait atteint le niveau 4 plutôt que le niveau 5, les progrès sont suffisants pour obtenir une note « Satisfaisant ». Il reste du travail à faire en ce qui concerne le suivi de la réussite des cours de formation obligatoires pour tous les agents de négociation des contrats.
  • Les recommandations 2 et 3 ont obtenu une note de niveau 5, ce qui reflète des progrès importants dans la mise en œuvre des plans d’action qui font suite aux recommandations.
  • Dans l’ensemble, les plans d’action ont atteint une combinaison de niveau 4 et de niveau 5, ce qui permet l’obtention de la note finale « Satisfaisant ».

Conclusion

24. IRCC a mis en œuvre de nouvelles initiatives et de nouveaux produits qui soutiennent l’équité, l’ouverture et la transparence dans le processus d’approvisionnement et qui mettent en œuvre les recommandations de l’ombud de l’approvisionnement à la suite de la publication du rapport initial d’IRCC sur l’EPA en septembre 2021. Les preuves fournies ont montré qu’IRCC a pris certaines mesures pour répondre à l’objectif de chacune des trois recommandations découlant de l’examen initial.

25. Les recommandations 2 et 3 ont été entièrement mises en œuvre au moyen de produits, de processus et d’initiatives nouveaux et mis à jour. La recommandation 1 a été évaluée au niveau 4, ce qui signifie que des progrès substantiels ont été réalisés. Le niveau 5 sera atteint grâce au suivi continu de l’utilisation du formulaire de planification et d’approbation préalable des contrats et au suivi de la formation obligatoire des agents de négociation des contrats.

26. Cet examen a permis de conclure que l’auto-évaluation réalisée par IRCC est raisonnable et crédible. Par conséquent, le BOA accepte la plupart des aspects de l’autoévaluation d’IRCC et conclut que les progrès constatés sont une combinaison des niveaux 4 (mise en œuvre substantielle) et 5 (mise en œuvre complète), ce qui a donné lieu à une note globale de fiche d’évaluation « Satisfaisant ».

27. Enfin, l’ombud de l’approvisionnement félicite IRCC pour son engagement à soutenir l’équité, l’ouverture et la transparence dans le processus d’approvisionnement et les progrès constatés jusqu’à maintenant. Les réponses rapides d’IRCC aux demandes et aux questions de suivi du BOA concernant cet examen ont été accueillies avec satisfaction.

Annexe 1

Tableau 2 : Évaluation du niveau de mise en œuvre
Niveau 1 Pas de progrès ou progrès insignifiants. Aucun progrès ou un progrès négligeable en ce qui concerne les mesures consistant à établir un nouveau comité, à organiser des réunions et à produire des plans informels.
Niveau 2 Étape de la planification. Des plans officiels pour les changements organisationnels ont été élaborés et approuvés.
Niveau 3 Préparation de la mise en œuvre. La mise en œuvre d’une recommandation est en préparation; p. ex. l’embauche ou la formation d’employés, l’élaboration et l’adoption des ressources nécessaires, etc.
Niveau 4 Mise en œuvre substantielle. Les structures et les processus sont en place et intégrés au moins dans certains secteurs de l’organisation, et certains résultats obtenus ont été identifiés.
Niveau 5 Mise en œuvre complète. Les structures et les processus sont entièrement mis en œuvre et fonctionnent comme prévu, et des résultats positifs ont été obtenus.
Obsolète La recommandation n’est plus applicable en raison des nouvelles politiques, procédures, etc.

Annexe 2

Tableau 3 : Échelle d’évaluation du rendement global
Rendement global Évaluation
Satisfaisant plus
  • Les conclusions de l’examen initial n’ont donné lieu à aucune recommandation dans le cadre du secteur d’intérêt.
  • La note « Satisfaisant plus » est basée sur les résultats de l’EPA initial.
Satisfaisant
  • L’EPA initial a donné lieu à une ou plusieurs recommandations dans le cadre du secteur d’intérêt.
  • Les plans d’action ont atteint le niveau 5 de mise en œuvre ou une combinaison des niveaux 4 et 5 jugée satisfaisante, c'est-à-dire que des progrès importants ont été accomplis dans la mise en œuvre des plans d’action qui répondent aux recommandations.
  • La réponse de l’organisation est étayée par une documentation adéquate ou des résultats de tests.
Partiellement satisfaisant
  • L’EPA initial a donné lieu à une ou plusieurs recommandations dans le cadre du secteur d’intérêt.
  • Des progrès ont été réalisés dans la mise en œuvre des plans d’action, mais ils ne sont pas suffisants pour répondre de manière adéquate à toutes les recommandations relevant du secteur d’intérêt; p. ex. une ou plusieurs recommandations ont atteint le niveau 3, mais il reste encore du travail à faire.
  • La réponse de l’organisation est étayée par une certaine documentation ou des résultats de tests.
Insatisfaisant
  • L’EPA initial a donné lieu à une ou plusieurs recommandations dans le cadre du secteur d’intérêt.
  • Pas de progrès ou des progrès insignifiants dans la mise en œuvre des plans d’action.
  • Les pièces justificatives fournies sont inadéquates ou les tests ne démontrent pas que des résultats positifs ont été obtenus.
  • Les recommandations n'ont pas été prises en compte et restent en suspens.

Annexe 3

Tableau 4 : Résumé de l’évaluation des recommandations du BOA
Plan d’action d’IRCC Évaluation du BOA Niveau
Recommandation 1 : IRCC devrait établir un processus de contrôle de la qualité pour s’assurer que les critères obligatoires sont adéquatement définis et communiqués de façon claire, précise et mesurable, et que les critères obligatoires se limitent aux qualifications essentielles nécessaires pour répondre à l’exigence.
IRCC est d’accord avec la recommandation et mettra à jour ses procédures de demande de soumissions afin de renforcer son processus de contrôle de la qualité en transformant les pratiques exemplaires actuelles en matière d’examen en un examen par les pairs (des agents de négociation) des contrats des documents de demande de soumissions. Entre autres aspects, cet examen par les pairs visera à s’assurer que les critères obligatoires sont adéquatement définis et clairement communiqués, et que ces critères se limitent aux qualifications essentielles nécessaires pour satisfaire à l’exigence.

IRCC a :

  • Élaboré un nouveau processus d’examen par les pairs de l’approvisionnement et une liste de vérification qui examine les documents de demande de soumissions et d’évaluation. Les agents de négociation des contrats doivent effectuer l’examen par les pairs comme procédure obligatoire pour les approvisionnements à risque élevé ou les approvisionnements complexes. En ce qui concerne les critères obligatoires, la liste de vérification visait à déterminer si les critères se limitaient aux qualifications essentielles nécessaires pour satisfaire à l’exigence de contrats concurrentiels.
  • Mis à jour le formulaire de planification et d’approbation préalable des contrats en intégrant de nouvelles sections sur les critères d’évaluation des soumissions et l’examen par les pairs, afin de s’assurer que les critères obligatoires sont adéquatement définis et communiqués de manière claire, précise et mesurable.
  • Planifié des examens trimestriels des dossiers d’approvisionnement qui seront menés par l’équipe responsable de la conformité et de la surveillance des approvisionnements. Ces examens visent à déceler toute non-conformité ou tout écart par rapport aux politiques, aux directives et aux cadres d’approvisionnement. La liste de vérification (pour les contrats de plus de 10 000 $) permet d’examiner si le formulaire de planification et d’approbation préalable des contrats est correctement rempli et contient les signatures nécessaires.
  • Exigé des agents de négociation des contrats de suivre deux cours de formation obligatoires sur l’approvisionnement (COR401 et COR402). La formation COR401 doit être suivie préalablement à la formation COR402, et la formation COR402 couvre des sujets comme « les demandes de soumissions concurrentielles » et « l’examen des méthodes d’évaluation et de sélection des entrepreneurs ». Selon IRCC, le taux de réussite de la formation COR402 est de 48 %.
  • Mis à la disposition des agents de négociation des contrats des fiches d’information sur la façon d’établir et d’évaluer les exigences obligatoires et cotées. IRCC a lancé une série de nouveaux produits pour donner suite à la recommandation 1 et continue de faire progresser des programmes qui pourraient répondre pleinement à tous les aspects de la recommandation, y compris le suivi de cours de formation par les agents d’approvisionnement et le formulaire de planification et d’approbation préalable des contrats récemment mis en œuvre. La poursuite de ces programmes continus renforcera davantage le contrôle de la qualité des critères obligatoires.

Deux bonnes pratiques sont à noter :

  • Un processus de contrôle de la qualité est requis avant et après le processus de demande de soumissions. La mise en œuvre continue de ces processus pourrait servir d’outil de gestion et de surveillance approprié des pratiques d’approvisionnement d’IRCC.
  • L’équipe d’approvisionnement d’IRCC maintient un système détaillé de suivi de la formation à l’aide d’une feuille de calcul Excel. Les agents de négociation des contrats ont également ajouté à leur liste de formation des cours de formation liés à l’approvisionnement, proposés par l’École de la fonction publique du Canada (EFPC). Ces cours couvrent des sujets comme les achats écologiques, les considérations autochtones en matière d’approvisionnement, l’élaboration d’énoncés des travaux et les critères d’évaluation.
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Recommandation 2 : IRCC devrait s’assurer que les renseignements communiqués aux fournisseurs pendant et après le processus de demande de soumissions sont exacts et que la documentation adéquate de ces communications est conservée pour faciliter la surveillance de la gestion.
IRCC est d’accord avec la recommandation et mettra à jour ses procédures de demande de soumissions avec des modèles normalisés et un protocole de communication destinés à ses agents d'approvisionnement. Cela permettra notamment de s’assurer que les renseignements communiqués aux fournisseurs pendant et après le processus de demande de soumissions sont exacts et que la documentation adéquate de ces communications est conservée. IRCC élaborera également un protocole permettant aux agents de négociation des contrats de consigner les événements pertinents, comme les réunions et les appels téléphoniques, tout au long du cycle de vie du contrat. Une fois le nouveau protocole élaboré, les agents de négociation des contrats suivront une formation à ce sujet.

IRCC a :

  • Mis à jour les modèles de lettres de refus dans les deux langues officielles. Les nouveaux modèles comprenaient les coordonnées du BOA et du Tribunal canadien du commerce extérieur (TCCE), et leur contenu est soumis à un examen par les pairs à l’aide de la liste de vérification de l’examen par les pairs pour en vérifier l’exactitude, ce qui garantit une communication uniforme avec les soumissionnaires non retenus.
  • Élaboré une nouvelle structure de gestion des dossiers contractuels qui fournit des instructions sur la documentation des dossiers d’approvisionnement et exige la consignation des questions et réponses ainsi que des addenda aux demandes de soumissions pour chaque marché. La liste de vérification trimestrielle de l’examen des dossiers pour les contrats de plus de 10 000 $ permettra de surveiller la conformité de la structure des dossiers. Les résultats ne sont pas encore disponibles.
  • Introduit plusieurs nouveaux modèles à utiliser à l’étape de la demande de soumissions, dont un nouveau modèle de questions et réponses, un nouvel addenda au modèle de demande de soumissions et un nouveau modèle de registre des appels des fournisseurs pour améliorer l’exactitude et la cohérence de l’information communiquée pendant le processus de demande de soumissions.
  • Fourni un document d’orientation pour les agents de négociation des contrats relatif au compte rendu des soumissionnaires non retenus.
  • Communiqué des instructions détaillées avec les agents de négociation des contrats sur l’utilisation des lettres de refus, des séances de compte rendu et des exigences en matière de documentation pour le compte rendu des soumissionnaires non retenus.

Les initiatives et les mises à jour ci‑dessus répondent à l’objectif de la recommandation 2, qui est d’appuyer l’exactitude de l’information communiquée aux fournisseurs avant et après la demande de soumissions, ainsi que d’assurer une documentation adéquate des communications pour faciliter la surveillance de la gestion.

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Recommandation 3 : IRCC devrait s’assurer que les évaluations respectent rigoureusement les critères d’évaluation et sont menées conformément à l’approche planifiée.
IRCC mettra à jour ses procédures d’évaluation des soumissions afin d’intégrer les rôles et les responsabilités des agents de négociation des contrats pendant l’évaluation des soumissions et la recherche de consensus, notamment un processus de résolution des différents/d’acheminement au palier hiérarchique approprié (direction et Comité d’approvisionnement et de surveillance des achats). Cela permettra de s’assurer que les évaluations respectent rigoureusement en tout temps les critères d’évaluation et sont effectuées conformément à l’approche prévue. Une fois cela fait, les agents d’approvisionnement des contrats suivront une formation à ce sujet.

IRCC a :

  • Conçu un modèle de résumé d’évaluation pour faciliter le processus d’évaluation des soumissions.
  • Mis à jour le modèle de résumé d’évaluation afin d’intégrer des exigences supplémentaires visant à améliorer la conformité aux critères d’évaluation de l’approche prévue, en veillant à ce que les évaluations respectent rigoureusement les critères et comprennent la documentation et les détails appropriés.
  • Révisé les lignes directrices de base de l’équipe d’évaluation en ajoutant un processus de renvoi en cas de différends en matière d’évaluation et un tableau décrivant les rôles et les responsabilités des divers intervenants dans un processus d’approvisionnement.
  • Fourni plusieurs exemples relatifs à la façon dont les agents de négociation des contrats utilisent les résumés d’évaluation pour effectuer des évaluations de soumissions. Selon IRCC, l’équipe d’approvisionnement a indiqué que les responsables opérationnels comprennent maintenant mieux leur rôle dans le processus d’évaluation des soumissions. Ils continuent également de consulter les lignes directrices de base de l’équipe d’évaluation pour obtenir des conseils et des références au besoin.
  • Ajouté une liste de vérification de l’évaluation par les pairs, comme il est mentionné dans la recommandation 1, afin d’exiger de l’évaluateur qu’il confirme que l’évaluation a été effectuée conformément à la demande de soumissions et si le résumé de l’évaluation est exact et complet.

Dans l’ensemble, les outils ont fourni aux agents d’approvisionnement des contrats des directives et des ressources adéquates pour s’assurer que les évaluations respectent rigoureusement les critères d’évaluation et sont effectuées conformément à l’approche prévue.

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