Rapport de suivi concernant l’examen des pratiques d’approvisionnement de Parcs Canada de 2020-2021

• La recommandation 1 s’appliquait à ce SI.
• Parcs Canada a appliqué une combinaison d’outils, de programmes et de processus (nouveaux et existants) pour donner suite à cette recommandation.
• En raison de certains retards, particulièrement en ce qui a trait à la mise en œuvre du programme de formation, il est difficile de démontrer les répercussions de ces mesures.

• La recommandation 2 s’applique à ce SI et se rapporte au programme d’AQ de l’approvisionnement.
• Ce programme a été mis en place avant la publication du rapport de l’EPA initial du BOA en 2021 et est appliqué depuis lors sans aucune modification.
• Parcs Canada gagnerait à établir des liens plus clairs entre les mesures prises et les résultats obtenus.

• Les recommandations 3 et 4 s’appliquent à ce SI.
• Parcs Canada a appliqué une combinaison d’outils, de modèles et de produits (nouveaux et existants) pour donner suite à ces recommandations.
• Les mesures prises démontrent que les structures et les processus sont en place, respectés et intégrés au sein de l’organisation et qu’ils sont appliqués de façon uniforme.

• Les conclusions de l’EPA initial n’ont donné lieu à aucune recommandation dans le cadre du Secteur d'intérêt.
• La note « Satisfaisant plus » est basée sur les résultats de l’EPA initial.

• L’EPA initial a donné lieu à une ou plusieurs recommandations dans le cadre du SI.
• Les plans d’action ont atteint le niveau 5 de mise en œuvre ou une combinaison des niveaux 4 et 5, un résultat jugé satisfaisant, c.-à-d. que des progrès importants ont été accomplis dans la mise en œuvre des plans d’action qui donnent suite aux recommandations.
• La réponse de l’organisation est étayée par des documents pertinents ou des résultats de tests.

• L’EPA initial a donné lieu à une ou plusieurs recommandations dans le cadre du SI.
• Des progrès ont été réalisés dans la mise en œuvre des plans d’action, mais ils ne sont pas suffisants pour répondre de manière adéquate à toutes les recommandations relevant du SI, par exemple, une ou plusieurs recommandations ont atteint le niveau 3, mais il reste encore du travail à faire.
• La réponse de l’organisation est étayée par une certaine documentation ou des résultats de tests.

• L’EPA initial a donné lieu à une ou plusieurs recommandations dans le cadre du SI.
• Pas de progrès ou des progrès négligeables dans la mise en œuvre des plans d’action.
• Les documents justificatifs fournis sont inadéquats ou les tests ne démontrent pas que des résultats positifs ont été obtenus.
• Les recommandations n’ont pas été traitées et demeurent sans suite.

Parcs Canada reconnaît l’importance de veiller à ce que les processus d’approvisionnement soient respectés, communiqués clairement et que les critères soient précis et mesurables. Parcs Canada poursuivra le travail qui a été accompli jusqu’à maintenant en ce qui concerne l’élaboration et la prestation d’une formation obligatoire sur le processus d’évaluation des soumissions pour tout le personnel d’approvisionnement. La formation portera sur les processus d’évaluation des soumissions ainsi que sur l’élaboration de critères d’évaluation et d’échelles de notation, et ce, de façon suffisamment détaillée.

Calendrier de mise en œuvre : Parcs Canada prévoit offrir cette formation au personnel de l’approvisionnement d’ici le 31 mars 2022.

Parcs Canada veillera à ce que le Guide du processus d’évaluation des soumissions soit respecté, s’il y a lieu, et communiqué de façon appropriée. Le Guide sera communiqué à l’équipe d’évaluation des soumissions lors des réunions de pré-évaluation (le cas échéant) organisées entre l’agent de négociation des contrats et l’équipe d’évaluation avant le début de l’évaluation.

Calendrier de mise en œuvre : D’ici le 31 mars 2022, Parcs Canada créera un modèle d’invitation à une réunion sur l’évaluation des soumissions qui comprendra le Guide du processus d’évaluation des soumissions.

Parcs Canada poursuivra son travail pour garantir que les critères d’évaluation et les échelles de notation des demandes de soumissions sont clairs, précis et mesurables.

Calendrier de mise en œuvre: Processus continu d’assurance de la qualité de l’approvisionnement.

La recommandation 1 comportait trois séries de mesures à prendre :

1. formation obligatoire de tous les agents d’approvisionnement sur des sujets choisis;
2. que le Guide du processus d’évaluation des soumissions soit respecté, communiqué correctement et à l’avance, y compris la création d’un modèle d’invitation à une réunion d’évaluation des soumissions;
3. que les critères d’évaluation et les échelles de notation des demandes de soumissions soient clairs, précis et mesurables.

En ce qui concerne la première mesure de suivi, les activités de Parcs Canada comprenaient la formation de ses agents d’approvisionnement sur l’élaboration des énoncés des travaux (EDT) et des critères d’évaluation, ainsi que sur les méthodes d’évaluation des soumissions. En novembre 2024, la plupart de ses agents d’approvisionnement avaient participé à une formation sur l’élaboration des EDT et des critères d’évaluation. En outre, tous les employés avaient suivi une formation sur les méthodes d’évaluation des soumissions et de la section des entrepreneurs.

Conformément au plan d’action, la date limite ciblée pour que Parcs Canada forme son personnel d’approvisionnement était le 31 mars 2022. Le ministère a noté dans son formulaire d’autoévaluation que son équipe d’approvisionnement a fait face à un roulement important, ce qui a entraîné l’embauche de nouveaux employés, dont plusieurs à un niveau subalterne (PG-02). Selon Parcs Canada, ces formations sont généralement recommandées aux agents ayant au moins un à deux ans d’expérience en matière de passation de marchés. Par conséquent, le roulement du personnel et le niveau subalterne des nouveaux employés ont empêché Parcs Canada d’atteindre pleinement les objectifs de cette mesure de suivi avant la date limite prévue.

De plus, étant donné que la formation sur l’évaluation des soumissions (COR6201) n’est plus élaborée et offerte par Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC), Parcs Canada a offert une formation semblable à l’interne à tous ses agents d’approvisionnement le 27 novembre 2024.

En ce qui concerne la deuxième mesure de suivi, Parcs Canada a indiqué qu’il avait élaboré et mis en œuvre des guides sur l’établissement d’un comité d’évaluation, sur les marchés immobiliers, sur les biens et les services ainsi que sur le processus d’évaluation des soumissions. Le ministère a également élaboré un modèle de courriel d’invitation aux réunions d’évaluation des soumissions et appliqué l’utilisation de ce modèle. Comme le Guide sur les biens et les services a été élaboré en février 2024, peu de temps avant le lancement de l’examen de suivi, il est difficile d’en démontrer son incidence à court terme. En outre, Parcs Canada a élaboré et mis en œuvre un modèle de courriel d’invitation aux réunions d’évaluation des soumissions, conformément au plan d’action convenu. Parcs Canada a confirmé que depuis la mise en œuvre des guides et des modèles d’évaluation, il n’a pas encore reçu de plaintes récentes aux mécanismes de recours disponibles (Tribunal canadien du commerce extérieur [TCCE] ou BOA).

En ce qui concerne la troisième mesure de suivi, Parcs Canada a noté qu’il continue d’exiger des commentaires consensuels préalables à la demande de soumissions et à l’évaluation, ainsi que des examens d’AQ de toutes les demandes de soumissions qui comprennent des critères cotés par points par les autorités contractantes de niveau PG-05, et qu’aucun changement supplémentaire n’a été mis en œuvre dans son programme d’AQ de l’approvisionnement depuis la publication du rapport de l’EPA du BOA en 2021. Le BOA a reçu et examiné deux exemples de formulaires intitulés « Document d’assurance de la qualité et d’approbation de l’Agence Parcs Canada » émis relativement à une demande de soumissions en deux étapes qui comprenait des critères cotés à chaque étape. Les deux formulaires comprenaient des notes d’AQ et étaient dûment datés et signés par l’autorité contractante et l’autorité approbatrice.

Tout en reconnaissant les progrès réalisés, les retards dans la mise en œuvre du volet formation de cette recommandation, ainsi que dans la publication du Guide sur les biens et les services, ne permettent pas d’attribuer une note de niveau 5 aux mesures prises au titre de cette recommandation. Le BOA approuve l’autoévaluation du ministère concernant cette recommandation et lui attribue une note de niveau 4.

L’Agence a apporté des améliorations importantes à la prestation des services et des pratiques d’approvisionnement depuis 2019 (fin de la période visée par le présent examen). Parcs Canada a créé son programme d’assurance de la qualité de l’approvisionnement à la fin de 2017 et y a continuellement apporté des modifications proactives. Parcs Canada fait désormais en sorte que tous les processus d’approvisionnement fassent l’objet d’un examen par un pair, ou par un expert en passation de marché, selon la valeur, la complexité, le risque et/ou d’autres considérations (p. ex., la sensibilité) avant de publier une demande de soumissions. Ce processus garantit un deuxième examen de tous les processus d’approvisionnement, quelle que soit leur valeur. De plus, toutes les demandes de soumissions qui contiennent des critères d’évaluation cotés doivent être examinées par un PG-05 (au minimum) avant l’attribution du contrat subséquent. Parcs Canada est convaincu que ces changements ont déjà commencé à améliorer la qualité et l’exactitude des évaluations dans ses processus d’approvisionnement.

Calendrier de mise en œuvre : Terminé. Toutefois, l’Agence réalisera un examen plus approfondi des processus d’assurance de la qualité de l’approvisionnement en fonction de toutes les recommandations de ce rapport et mettra en œuvre toute amélioration d’ici le 31 mars 2022.

Dans son formulaire d’autoévaluation, Parcs Canada a confirmé qu’il continue d’exiger des commentaires consensuels préalables à la demande de soumissions et à l’évaluation, et que, conformément au programme d’AQ, une autorité contractante PG-05 examine toutes les demandes de soumissions qui comprennent des critères cotés par points. Ces commentaires visent à garantir que les évaluations sont effectuées conformément aux dispositions de la demande de soumissions connexe. Le ministère a confirmé qu’aucun changement n’a été apporté à son programme d’AQ de l’approvisionnement depuis la publication du rapport du BOA en juillet 2021.

Le BOA a reçu et examiné deux exemples de formulaires intitulés « Document d’assurance de la qualité et d’approbation de l’Agence Parcs Canada » qui ont été remplis par des agents d’approvisionnement dans le cadre d’une demande de soumissions en deux étapes qui comprenait des critères cotés à chaque étape. Les deux formulaires comprenaient des notes d’assurance de la qualité et étaient dûment datés et signés par l’autorité contractante et l’autorité approbatrice.

En 2021, Parcs Canada s’est dit convaincu que les changements apportés à son programme d’AQ avant la publication du rapport d’examen initial avaient commencé à améliorer la qualité et l’exactitude des évaluations et des attributions dans le cadre de ses processus d’approvisionnement. Les formulaires d’AQ examinés par le BOA démontrent que des structures et des processus sont en place, respectés et intégrés au sein de l’organisation. Toutefois, le ministère aurait tiré profit d’un examen de ses processus d’AQ de l’approvisionnement en fonction des recommandations du rapport initial du BOA, et d’un lien plus clair entre les mesures prises et les résultats obtenus. En l’absence de cette dernière étape, les mesures prises dans le cadre de cette recommandation ne peuvent recevoir une note de niveau 5.

L’Agence a apporté des améliorations importantes à la prestation des services et des pratiques d’approvisionnement depuis 2019 (fin de la période visée par le présent examen). Parcs Canada a créé son programme d’assurance de la qualité de l’approvisionnement à la fin de 2017 et y a continuellement apporté des modifications proactives. Parcs Canada fait désormais en sorte que toutes les demandes de soumissions qui comprennent des critères cotés fassent l’objet d’un examen par un PG-05 (au minimum) avant l’attribution du contrat subséquent. Parcs Canada est convaincu que ces changements ont déjà commencé à améliorer la qualité et l’exactitude des évaluations dans ses processus d’approvisionnement.

Calendrier de mise en œuvre : Terminé. Toutefois, Parcs Canada réalisera un examen plus approfondi des processus d’assurance de la qualité de l’approvisionnement en fonction de toutes les recommandations de ce rapport et mettra en œuvre toute amélioration d’ici le 31 mars 2022.

De plus, Parcs Canada veillera à ce que l’autorité contractante participe à la réunion de consensus, au besoin. D’autre part, Parcs Canada veillera à ce que les notes plus détaillées des évaluateurs individuels et du consensus soient reçues du comité d’évaluation et versées au dossier.

Calendrier de mise en œuvre : Parcs Canada réalisera cette mise à jour d’ici le 31 mars 2022.

Voici les mesures de suivi prévues dans le cadre de cette recommandation :

1. Parcs Canada poursuivra l’application du Programme existant d’AQ de l’approvisionnement.
2. Parcs Canada doit s’assurer que l’autorité contractante participe à la réunion de consensus, au besoin, et que des notes plus détaillées sont reçues et versées au dossier.

(i) En ce qui concerne la première mesure à prendre, Parcs Canada a confirmé qu’il exige des commentaires préalables à la demande de soumissions et des commentaires consensuels sur l’évaluation. De plus, toutes les demandes de soumissions qui comprennent des critères cotés doivent faire l’objet d’un examen d’AQ qualité par les autorités contractantes PG-05 pour garantir que les évaluations sont effectuées conformément aux dispositions de la demande de soumissions concernée.

Le BOA a reçu et examiné deux exemples de formulaires intitulés « Document d’assurance de la qualité et d’approbation de l’Agence Parcs Canada » émis relativement à une demande de soumissions en deux étapes qui comprenait des critères cotés à chaque étape. Les deux formulaires comprenaient des notes d’assurance de la qualité et étaient dûment datés et signés par l’autorité contractante et l’autorité approbatrice. Les formulaires d’AQ examinés par le BOA démontrent que des structures et des processus sont en place, respectés et intégrés au sein de l’organisation.

(ii) En ce qui concerne la deuxième mesure à prendre, Parcs Canada a intégré dans la trousse d’évaluation et dans l’organigramme de l’évaluation un libellé demandant aux autorités contractantes d’organiser et d’animer des réunions d’évaluation par consensus lorsque des critères cotés par points sont appliqués. Ces documents indiquent également que les autorités contractantes sont chargées de gérer et de clarifier les commentaires consensuels et de garantir qu’ils reflètent les critères d’évaluation définis et les documents de notation ultérieurs.

Dans l’ensemble, les formulaires d’AQ, le Guide d’évaluation, le dossier et l’organigramme démontrent que des structures et des processus sont en place, respectés et intégrés au sein de l’organisation. Toutefois, le ministère aurait tiré profit d’un examen de ses processus d’AQ de l’approvisionnement en fonction des recommandations du rapport de l’EPA initial du BOA, et d’un lien plus clair entre les mesures prises et les résultats obtenus. En l’absence de cette dernière étape, les mesures prises dans le cadre de cette recommandation ne peuvent recevoir une note de niveau 5.

Parcs Canada examinera et mettra à jour ses orientations relatives au processus d’évaluation des soumissions et veillera à ce que les conflits d’intérêts soient traités de façon appropriée. Ces orientations seront communiquées aux membres de l’équipe d’évaluation pour chaque approvisionnement, le cas échéant.

Calendrier de mise en œuvre : Parcs Canada réalisera cette mise à jour d’ici le 31 mars 2022.

Les mesures prévues pour donner suite à cette recommandation exigeaient que Parcs Canada examine et mette à jour ses directives pour le processus d’évaluation des soumissions et qu’il garantisse que les conflits d’intérêts sont abordés et que des directives sont données aux membres de l’équipe d’évaluation.

Le BOA a constaté que les déclarations relatives à la confidentialité et aux conflits d’intérêts faisaient partie de la trousse d’évaluation et étaient envoyées aux évaluateurs avant le processus d’évaluation. Un petit échantillon de trois déclarations de conflit d’intérêts et de confidentialité remplies a été fourni au BOA relativement à une récente demande de soumissions. Ces formulaires ont été dûment signés et datés par les évaluateurs.

Le Guide d’évaluation, la trousse et l’organigramme, ainsi que les exemples de formulaires sur la confidentialité et les conflits d’intérêts reçus démontrent que les structures et les processus sont entièrement mis en œuvre et fonctionnent comme prévu.

Le ministère a entièrement mis en œuvre le plan d’action et la mise en œuvre de niveau 5 est affectée à cette recommandation.