Protocole d’entente

Donner aux fournisseurs du gouvernement du Canada un accès plus facile et rapide au Bureau de l’ombudsman de l’approvisionnement et au Tribunal canadien du commerce extérieur et assurer une coopération continue entre les deux organisations.

entre
Le Bureau de l’ombudsman de l’approvisionnement
représenté par l’ombudsman de l’approvisionnement

et
Le Tribunal canadien du commerce extérieur
représenté par le président du Tribunal canadien du commerce extérieur

Collectivement appelés les « participants »

Date d'entrée en vigueur : 1er octobre 2020

Introduction

ATTENDU QUE le Bureau de l’ombudsman de l’approvisionnement (ci-après, le BOA) est un organisme neutre et indépendant du gouvernement du Canada qui est chargé, entre autres mandats, et dans la mesure où cela s’applique au présent protocole d’entente, de fournir aux particuliers et aux entreprises canadiennes des processus équitables, transparents et rapides pour l’examen des plaintes visant certains approvisionnements du gouvernement fédéral; le mandat et le fonctionnement du BOA sont énoncés dans la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux (L.C. 1996, c 16) et dans le Règlement concernant l’ombudsman de l’approvisionnement (DORS/2018-143);

ATTENDU QUE le Tribunal canadien du commerce extérieur (ci-après, le TCCE) est un tribunal quasi judiciaire fédéral chargé, entre autres mandats et dans la mesure où cela s’applique au présent protocole d’entente, de fournir aux particuliers et aux entreprises canadiennes et étrangères des processus équitables, transparents et rapides pour l’examen des plaintes visant certains approvisionnements du gouvernement fédéral; le mandat et le fonctionnement du TCCE sont énoncés dans la Loi sur le Tribunal canadien du commerce extérieur (L.R.C. (1985), c 47 (4e suppl.)), le Règlement sur les enquêtes du Tribunal canadien du commerce extérieur sur les marchés publics (DORS/93‑602) et les Règles du Tribunal canadien du commerce extérieur (DORS/91-499);

ATTENDU QUE les fournisseurs du gouvernement fédéral qui s’estiment lésés par la manière dont un processus d’approvisionnement a été mené doivent faire part de leurs préoccupations au BOA ou au TCCE (ci-après, les participants) dans de courts délais (en bref, et généralement : 30 jours ouvrables pour les plaintes qui doivent être adressées au BOA et 10 jours ouvrables pour celles qui doivent être déposées devant le TCCE), à défaut de quoi la loi interdit souvent aux participants d’examiner leurs préoccupations;

ATTENDU QUE les participants ont constaté à plusieurs reprises que de nombreux fournisseurs ne disposent pas de renseignements suffisants pour faire part de leurs préoccupations aux participants en temps utile, que les fournisseurs ne peuvent pas toujours déterminer immédiatement l’instance compétente pour traiter de ces préoccupations, que le temps nécessaire pour déterminer l’instance compétente peut rendre la plainte d’un fournisseur irrecevable par l’effet de la loi;

ATTENDU QUE les participants souhaitent garantir l’accès des fournisseurs aux mécanismes de recours disponibles et alléger leur fardeau administratif lorsqu’ils font part de leurs préoccupations;

ATTENDU QUE les participants estiment qu’un accès plus simple et facile des fournisseurs aux mécanismes qu’ils administrent fait partie des principes fondamentaux de leur mandat respectif visant à renforcer l’intégrité du système d’approvisionnement concurrentiel, son équité et son impartialité, et à faire respecter le principe de l’optimisation des ressources et de la saine gestion des fonds publics;

Le Bureau de l’ombudsman de l’approvisionnement et le Tribunal canadien du commerce extérieur conviennent donc de ce qui suit:

  1. Les participants offriront activement aux fournisseurs la possibilité de transmettre un résumé de leur plainte à l’autre organisation, aux fins de triage, en vue de déterminer dans les meilleurs délais lequel du BOA ou du TCCE est, de prime abord, compétent pour traiter des préoccupations d’un fournisseur.
  2. Le résumé visé au paragraphe 1 ne renfermera aucun renseignement commercial confidentiel.
  3. En collaboration, les participants établiront des pratiques et des procédures administratives pour garantir que la plainte d’un fournisseur soit traitée par le BOA ou le TCCE, conformément aux exigences de la loi. Ces pratiques et procédures peuvent être modifiées de temps à autre (voir l’annexe A du présent protocole d’entente), comme les participants le jugent nécessaire.
  4. Le TCCE peut être représenté dans les discussions avec le BOA par des fonctionnaires du Secrétariat du Tribunal canadien du commerce extérieur, qui fait partie du Service canadien d’appui aux tribunaux administratifs (ci-après, le Secrétariat du TCCE), désignés par le président du TCCE et pour toute fin que celui-ci juge pertinente. Les titres des fonctionnaires du Secrétariat du TCCE ainsi désignés et toute limite à leurs pouvoirs, le cas échéant, sont précisés à l’annexe C, laquelle peut être modifiée à tout moment par un avis donné par le président du TCCE à l’ombudsman de l’approvisionnement.
  5. Le BOA peut être représenté dans des discussions avec le TCCE par des fonctionnaires du BOA désignés par l’ombudsman de l’approvisionnement et pour toute fin que celui-ci juge pertinente. Les titres des fonctionnaires du BOA ainsi désignés et toute limite à leurs pouvoirs, le cas échéant, sont précisés à l’annexe C, laquelle peut être modifiée à tout moment par un avis donné par l’ombudsman de l’approvisionnement au président du TCCE.
  6. Les participants se réuniront régulièrement pour examiner différentes questions d’intérêt commun systémique, notamment la possibilité de modifier le présent protocole d’entente et ses annexes, et à une fréquence régulière, comme prévu et décrit à l’annexe D.
  7. Chaque annexe du présent protocole d’entente fait partie intégrante de celui-ci et son interprétation doit concorder avec celle qui est faite du présent protocole d’entente.
  8. Aucun coût financier n’est associé à ce protocole d’entente.
  9. Le présent protocole d’entente peut être modifié sous réserve du consentement des participants.
  10. L’ombudsman de l’approvisionnement et le président du TCCE, pour le BOA et le TCCE respectivement, assument la responsabilité administrative globale du présent protocole d’entente et de ses annexes. Ils peuvent déléguer certaines responsabilités à certains fonctionnaires désignés dans chaque organisation, sous réserve de certaines limites, comme le prévoit l’annexe C.
  11. Le présent protocole d’entente entrera en vigueur à sa signature par les participants et le restera jusqu’à sa résiliation en accord avec la disposition ci-dessous.
  12. L’un ou l’autre des participants peut mettre fin au présent protocole d’entente pour quelque raison que ce soit en donnant un préavis écrit de 30 jours. La résiliation ne libère pas le participant des engagements convenus pendant que le protocole d’entente était en vigueur.

Signataires autorisés

Pour le Bureau de l’ombudsman de l’approvisionnement :
Alexander Jeglic
Date :
23 septembre 2020
Pour le Tribunal canadien du commerce extérieur :
Jean Bedard
Date :
23 septembre 2020

Annexe A

Pratiques et procédures administratives

  1. Chaque participant a prévu une section dans son formulaire de plainte respectif dans laquelle il propose au plaignant de l’autoriser à communiquer certains renseignements publics relatifs à sa plainte à l’autre participant et en explique les raisons.
  2. Cette option est facultative et n’est donc exercée qu’à la demande d’un plaignant.
  3. Cette option vise à permettre aux participants d’évaluer rapidement l’instance compétente pour traiter une plainte et à atténuer le risque qu’une plainte soit forclose si elle est adressée par erreur au mauvais participant.
  4. Les renseignements à communiquer se limitent au nom et aux coordonnées du plaignant; à l’appel d’offres ou au contrat auquel la plainte se rapporte; à la valeur de l’appel d’offres ou du contrat; à la question de savoir si un contrat a été adjugé (aux fins du BOA uniquement); et au résumé des motifs de la plainte contre l’institution gouvernementale visée. Cette information est indiquée dans le formulaire de plainte respectif du participant [voir l’annexe B – Formulaires].
  5. Lorsqu’un plaignant les y autorise, les participants communiqueront par écrit entre eux, par voie électronique, pour garantir qu’il existe une trace écrite de la communication de renseignements entre les participants.

Annexe B

Formulaires

1. Pour plus de précision

chaque participant inclura le même texte (sauf l’exception décrite ci-après) dans son formulaire de plainte respectif offrant au plaignant l’option de communiquer à l’autre participant certains renseignements relatifs à sa plainte. Voici l’exception évoquée ci-dessus : dans le formulaire du TCCE, et non dans le formulaire du BOA, on demandera au plaignant « si un contrat a été adjugé ». La différence apparaît en caractères gras dans le paragraphe 3 ci-dessous (et à titre illustratif dans la présente annexe uniquement – il n’y aura pas de caractères gras dans le formulaire publié). À ce titre, le TCCE transmettra cette information au BOA; le TCCE n’a pas besoin de cette information, ce qui explique pourquoi le texte en caractères gras du paragraphe 3 est absent du texte au paragraphe 2.

2. Texte à inclure dans le formulaire de plainte du Bureau de l’ombudsman de l’approvisionnement

(c’est-à-dire aux fins de la communication de renseignements par le BOA au TCCE)

« Veuillez cocher cette case [insérer une case] si vous acceptez que le Bureau de l’ombudsman de l’approvisionnement communique au [Tribunal canadien du commerce extérieur – en hyperlien] vos nom et coordonnées; le numéro de l’appel d’offres ou du contrat visé par la plainte; la valeur de l’appel d’offres ou du contrat, et un résumé des motifs de votre plainte contre l’institution gouvernementale visée. Le Bureau de l’ombudsman de l’approvisionnement et le Tribunal canadien du commerce extérieur offrent ce service pour que vous puissiez adresser votre plainte à l’un ou à l’autre dans les meilleurs délais. Pour en savoir plus sur les raisons pour lesquelles ce service est offert, veuillez cliquer [ici – hyperlien vers le texte des sites Web]. »

3. Texte à inclure dans le formulaire de plainte du Tribunal canadien du commerce extérieur

(c’est-à-dire aux fins de la communication de renseignements par le TCCE au BOA)

« Veuillez cocher cette case [insérer une case] si vous acceptez que le Tribunal canadien du commerce extérieur communiquer au [Bureau de l’ombudsman de l’approvisionnement – en hyperlien] vos nom et coordonnées; le numéro de l’appel d’offres ou du contrat visé par la plainte; la valeur de l’appel d’offres ou du contrat, si un contrat a été adjugé; et un résumé des motifs de votre plainte contre l’institution gouvernementale visée. Le TCCE et le BOA offrent ce service pour que vous puissiez adresser votre plainte à l’un ou à l’autre dans les meilleurs délais. Pour en savoir plus sur les raisons pour lesquelles ce service est offert, veuillez cliquer [ici – hyperlien vers le texte des sites Web]. »

Annexe C

Fonctionnaires désignés du secrétariat du Tribunal canadien du commerce extérieur et limitations

  • Le directeur exécutif
  • Le conseiller juridique principal responsable d’aviser les membres du TCCE en ce qui concerne son mandat d’examen des marchés publics
  • Le directeur, Recherche et innovation; (collectivement appelés ci-après les fonctionnaires désignés)

Les fonctionnaires désignés assureront la liaison entre le BOA et le TCCE, un ou plusieurs d’entre eux pourront assister aux réunions au nom du TCCE et, de manière générale, ils verront à la réalisation des objectifs du présent protocole d’entente. Toutefois, les fonctionnaires désignés ne peuvent consentir à une modification du présent protocole d’entente ni en amorcer la résiliation.

Fonctionnaires désignés du Bureau de l’ombudsman de l’approvisionnement et limitations

  • Adjoint à l’ombudsman de l’approvisionnement
  • Directeur, Renseignements et examens d’approvisionnement
  • Directeur, Assurance de la qualité et gestion des risques
  • Directeur, Communications et gestion ministérielle

Les fonctionnaires désignés assureront la liaison entre le BOA et le TCCE, un ou plusieurs d’entre eux pourront assister aux réunions au nom du BOA et, de manière générale, ils verront à la réalisation des objectifs du présent protocole d’entente. Toutefois, les fonctionnaires désignés ne peuvent consentir à une modification du présent protocole d’entente ni en amorcer la résiliation.

Annexe D

Mesures de suivi possibles

1. Collaboration en matière de sensibilisation

Les participants comptent faire connaître leur mandat respectif à ceux qui sont censés bénéficier de leurs services (par exemple les entreprises canadiennes) par différents moyens : renseignements sur l’autre participant provenant de leurs sites Web respectifs; diapositives mentionnant l’autre participant dans les exposés; et exposés de sensibilisation présentés en collaboration à des publics communs. Toutes les mentions de l’autre participant doivent être vérifiées et approuvées par ce participant avant leur publication afin d’en garantir l’exactitude.

2. Gestion des plaintes mettant en cause des fournisseurs de services

Le BOA recherche un tiers pour examiner les plaintes d’entreprises canadiennes à propos de contrats adjugés par le BOA. Ces plaintes relèveraient normalement de la compétence de l’ombudsman de l’approvisionnement et seraient assujetties au Règlement concernant l’ombudsman de l’approvisionnement, mais comme la partie ayant adjugé le contrat est le BOA, il pourrait sembler injuste que celui-ci préside à l’examen de la plainte. Par conséquent, le BOA souhaite explorer avec le TCCE la possibilité de conclure un accord selon lequel, dans de tels cas (qui devraient être rares, puisqu’il n’y en a eu aucun depuis que le BOA a commencé ses activités en 2008), l’examen d’une telle plainte serait mené par un magistrat ad hoc membre du TCCE nommé par le président du TCCE et le BOA rembourserait le Service canadien d’appui aux tribunaux administratifs (SCDATA) des frais encourus soit par le TCCE, soit par le SCDATA, liés à l’examen de la plainte. L’accord stipulerait également que, comme le contrat relèverait de la compétence de l’ombudsman de l’approvisionnement, c’est-à-dire qu’il remplirait les critères prévus dans le Règlement concernant l’ombudsman de l’approvisionnement, le membre du TCCE chargé de l’examen limiterait ses décisions à celles prévues dans le Règlement concernant l’ombudsman de l’approvisionnement, par exemple des recommandations et un maximum de 10 % de la valeur du contrat à titre d’indemnisation recommandée.

3. Examen des foires aux questions

Chaque participant créera sa propre foire aux questions (FAQ) pour son site Web et d’autres publications. Toutes les mentions de l’autre participant doivent être vérifiées et approuvées par ce participant avant leur publication afin d’en garantir l’exactitude.

4. Examen des activités relatives au protocole d’entente

Les participants se réuniront au moins une fois par année pour discuter des activités relatives au protocole d’entente et s’assurer que les résultats escomptés sont atteints efficacement et dans les meilleurs délais.

5. Avancement des connaissances en matière d’approvisionnement

Chaque participant s’engage à envisager de lancer un concours de plaidoirie de niveau universitaire ou collégial portant sur des questions de droit de l’approvisionnement. Cette initiative vise à élargir la compréhension de différents publics des questions d’approvisionnement et à favoriser l’amélioration des connaissances, de la compréhension et de l’appréciation des questions d’approvisionnement chez ces derniers en vue d’offrir un service durable aux fournisseurs canadiens à l’avenir.