Rapport annuel 2010-2011 du Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement
Frank Brunetta
Ombudsman de l'approvisionnement
Message de l'ombudsman de l'approvisionnement
J'ai le plaisir de présenter mon premier rapport annuel à titre d'ombudsman de l'approvisionnement. Depuis ma nomination en janvier 2011, j'ai bénéficié des efferts entamés par mon prédécesseur, M. Shahid Minto, en vue de la mise sur pied du Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement (BOA). M. Minto a pris sa retraite en juillet 2010, après un parcours professionnel remarquable de 33 ans au sein de la fonction publique. Même si l'intégration de nouvelles fonctions présente souvent des défis de taille, ma transition a été facilitée par la capacité de M. Minto de s'entourer d'un personnel des plus compétents et par ses réalisations dans l'exécution du mandat du BOA.
Une fois M. Minto parti à la retraite, c'est l'ombudsman de l'approvisionnement adjointe, Mme Oriana Trombetti, qui a dirigé le Bureau jusqu'à ma nomination en janvier. Avant d'accepter une promotion au ministère de la Justice, elle a joué un rôle déterminant dans mon initiation aux activités du Bureau. Je tiens à remercier Mme Trombetti pour son dévouement et son professionnalisme.
Depuis mon arrivée, deux choses m'ont frappé au sujet du Bureau, soit la compétence du personnel qui le compose et la détermination avec laquelle ce personnel s'emploie à améliorer le système des approvisionnements fédéraux. La devise « Nous sommes là pour aider » est profondément ancrée dans la culture du Bureau. Elle transparaît dans tous les aspects de nos activités courantes, qu'on pense au respect et à la dignité avec lesquels sont traitées toutes les personnes qui appellent la ligne sans frais (que l'appel ait un lien ou non aux approvisionnements), à la rigueur et à la détermination avec lesquelles sont menées nos enquêtes, à l'intérêt véritable manifesté dans les démarches visant à régler les différends contractuels entre fournisseurs et représentants gouvernementaux, ou encore à la discipline et à la rigueur avec lesquelles sont effectués les examens et les études des pratiques d'approvisionnement. Le Bureau regroupe un personnel compétent qui croit que son travail fera une différence pour l'équité, l'ouverture et la transparence des approvisionnements fédéraux et, au bout du compte, pour le contribuable canadien. Je suis fier d'avoir été pressenti pour diriger cette organisation appréciée et fiable.
Depuis ma nomination en tant qu'ombudsman de l'approvisionnement, on m'a demandé de décrire les préoccupations relatives aux approvisionnements qui sont signalées le plus souvent au Bureau. Sachant que, chaque année, le gouvernement du Canada établit quelques 325 000 marchés et modifications s'élevant à environ 20 milliards de dollars, il va sans dire que les approvisionnements fédéraux ont évolué pour passer d'une fonction strictement administrative à une fonction cruciale pour les ministères et organismes, puisqu'elle contribue à l'atteinte de leurs objectifs stratégiques.
Dans l'exécution de son mandat, le Bureau constate que la fonction d'approvisionnement, autrefois reléguée à un rôle transactionnel d'arrière-plan, tend à être considérée de plus en plus comme un partenaire catalyseur dans l'atteinte des objectifs stratégiques des ministères et organismes. Ces organisations progressistes admettent que l'analyse et la planification des achats en temps opportun constituent un élément essentiel de l'exécution efficace des programmes. Afin d'éviter que des problèmes soient acheminés jusqu'au Bureau – ce qui semble être le propre des marchés conclus sans préparation, à la dernière minute, il est essentiel que les ministères et organismes considèrent la fonction des approvisionnements comme un partenaire et catalyseur stratégique.
Sachant que, chaque année, le gouvernement du Canada établit quelques 325 000 marchés et modifications s'élevant à environ 20 milliards de dollars, il va sans dire que les approvisionnements fédéraux ont évolué pour passer d'une fonction strictement administrative à une fonction cruciale pour les ministères et organismes, puisqu'elle contribue à l'atteinte de leurs objectifs stratégiques.
De même, bien que des pas importants aient été franchis en faveur de la professionnalisation de la fonction grâce à la formation, certains dossiers traités par le Bureau portent à croire que d'autres efforts doivent être investis. On pense particulièrement à la formation dont ont besoin les gestionnaires de programme, qui doivent souvent définir les types de biens et de services nécessaires dans les documents d'approvisionnement clés tels que les énoncés des travaux et les critères d'évaluation des soumissionnaires. Dans le processus d'approvisionnement, la clarté, la précision et l'exactitude de ces documents sont primordiales, puisque ceux-ci influeront sur les activités et décisions d'approvisionnement prévues « en aval ». On doit continuer de mettre l'accent sur la formation en matière d'approvisionnements, y compris la formation du personnel non affecté aux approvisionnements, puisque l'effectif de la fonction publique fédérale connaît toujours une transformation importante.
Un grand nombre des cas qui nous sont acheminées découlent de situations qui auraient pu être évitées grâce à un dialogue ouvert et clair…
La clarté, la précision et l'exactitude constituent également des conditions essentielles à la communication efficace entre ministères, organismes et fournisseurs. Un grand nombre des cas qui nous sont acheminées découlent de situations qui auraient pu être évitées grâce à un dialogue ouvert et clair, par exemple les problèmes attribuables à la réticence de certains ministères de divulguer « trop » d'information (dans un trop grand souci de préserver l'intégrité du processus d'approvisionnement) ou encore à des difficultés aussi anodines qu'un manque de courtoisie dénoté d'un appel non retourné. De nombreux cas ont abouti jusqu'à nous faute d'interaction efficace entre les parties.
En terminant, j'ai soulevé une préoccupation qui se situe au coeur des motifs qui m'ont poussé, dans ma fonction d'employé de l'État que je remplis fièrement depuis presque trente ans, à accepter le poste d'ombudsman de l'approvisionnement. Le Bureau a eu écho de la réticence de certains fournisseurs à dévoiler le nom de ministères leur ayant suscité des préoccupations relatives aux approvisionnements, de crainte d'être dorénavant placés en marge du processus d'attribution des marchés. Cette situation est particulièrement troublante. J'ai la ferme conviction que des valeurs que sont l'équité et la justice sont essentielles pour servir la population canadienne. Que cette réticence soit attribuable aux fournisseurs, aux perceptions ou aux expériences passées, c'est un problème que j'entends surveiller de près et mieux comprendre au cours des mois à venir.
Pour mon premier rapport annuel, je garde deux objectifs en tête. Le premier consiste à faire état des activités du Bureau et à exposer, dans les grandes lignes, le rôle de ce dernier, la nature de son travail et les préoccupations qui ont été soumises à notre attention. Le second objectif, tout aussi important, est de donner un premier aperçu des moyens que prendra le Bureau pour continuer de construire sur les bases solides jetées par mon prédécesseur. Si je me fie aux observations que j'ai recueillies auprès de divers intervenants depuis le peu de temps que j'occupe le poste d'ombudsman, le Bureau peut et devrait manifestement jouer un rôle plus important dans l'amélioration de l'équité, de l'ouverture et de la transparence des approvisionnements grâce à l'éducation, à la facilitation et aux enquêtes. Comme j'amènerai le Bureau vers la prochaine étape de son évolution, voici les trois piliers sur lesquels reposera l'exécution de notre mandat.
ÉDUQUER – Notre responsabilité consiste principalement à contribuer à empêcher l'escalade des problèmes des approvisionnements fédéraux par une intervention précoce et la communication de renseignements pertinents. Qu'il s'agisse de prendre le temps d'expliquer un aspect précis du processus d'approvisionnement à un intervenant mécontent, de cerner les sources de préoccupation relatives à l'équité, à l'ouverture et à la transparence ou encore de diffuser des renseignements sur les bonnes pratiques d'approvisionnement adoptées au sein de l'administration fédérale ou ailleurs, notre rôle, dans l'éducation, sera crucial dans l'atteinte de nos objectifs.
Le Bureau a eu écho de la réticence de certains fournisseurs à dévoiler le nom de ministères leur ayant suscité des préoccupations rela-tives aux approvisionnements, de crainte d'être dorénavant placés en marge du processus d'attribution des marchés. Cette situation est particulièrement troublante.
FACILITER – Dès que nos intervenants soulèveront des préoccupations, nous nous emploierons à stimuler un dialogue dynamique et efficace afin de désamorcer la situation ou de régler ces préoccupations. Par notre travail, par exemple les examens et les études que nous mènerons, nous favoriserons une meilleure compréhension des bonnes pratiques d'approvisionnement et des défis que doivent relever les fournisseurs et les collectivités d'approvisionnement du gouvernement.
ENQUÊTER – Compte tenu du volume de marchés attribués et administrés par le gouvernement fédéral et de leur complexité, les difficultés sont inévitables. Dans ces cas, si l'intervention du Bureau en tant que facilitateur n'a pas porté fruit ou si, en raison de leur nature, ces difficultés ne peuvent être aplanies au moyen des autres mesures accessibles, le Bureau fera appel à des méthodes reconnues pour valider les faits, en faire rapport et, au besoin, recommander des améliorations.
En franchissant la prochaine tape vers l'adoption d'un mode optimal de fonctionnement et de prestation de service, le Bureau se laissera guider par un seul phare, soit la promotion de l'quit, de l'ouverture et de la transparence des approvisionnements fdraux, au bnfice de tout un chacun.
Frank Brunetta
Ombudsman de l'approvisionnement
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