Éduquer

Sensibiliser le public et échanger des renseignements

Le BOA considère le pilier « Éduquer » comme une voie à double sens. D'un côté, les 283 communications liées à l'approvisionnement et les informations amassées lors des activités de sensibilisation fournissent au Bureau une source inestimable de renseignements sur l'approvisionnement, ce qui permet de surveiller les enjeux ainsi que de cibler les tendances et les progrès. D'un autre côté, ces communications permettent au BOA de fournir aux fournisseurs et aux organisations fédérales des renseignements pouvant contribuer à répondre aux questions ou à résoudre des problèmes.

Ce que nous avons fait pour répondre aux questions et aux demandes de renseignements sur l'approvisionnement

Le BOA a traité 109 des 283 communications liées à l'approvisionnement en fournissant des renseignements et en répondant aux questions. Bon nombre des 109 communications reçues provenaient de fournisseurs cherchant à comprendre les divers outils et processus d'approvisionnement utilisés par les organisations fédérales, alors que d'autres fournisseurs ont soulevé des préoccupations quant à la façon de faire affaire avec les organisations fédérales. D'autre part, certaines communications visaient à obtenir plus de détails sur le mandat et les services du Bureau.

Qu'il s'agisse de répondre à des appels téléphoniques, à des courriels, à des lettres, à des télécopies ou à des commentaires en ligne, ou de répondre à des questions lors de rencontres en personne avec des fournisseurs ou des représentants fédéraux, le BOA s'est efforcé de fournir des renseignements utiles aux personnes et aux organisations de façon rapide, professionnelle et courtoise.

Ce que nous avons fait pour accroître la sensibilisation aux problèmes liés à l'approvisionnement et échanger des renseignements

En plus de donner suite aux communications reçues, le BOA a élargi ses activités de sensibilisation régionales afin de joindre davantage les petites et moyennes entreprises canadiennes en organisant des séances de discussion ouverte, en participant à des conférences et à des salons professionnels ainsi qu'en augmentant sa présence dans les médias sociaux. Ces efforts ont procuré au BOA de nouvelles occasions de connaître l'opinion des fournisseurs quant à leur expérience avec l'approvisionnement fédéral et d'informer ceux-ci de son mandat et de ses services.

De plus, le Bureau a tenu des rencontres avec des organisations fédérales, lesquelles rencontres avaient un objectif double : informer les organisations fédérales des questions liées à l'approvisionnement dont nous font part les fournisseurs et, deuxièmement connaître les problèmes liés à l'approvisionnement auxquels font face les fonctionnaires fédéraux. En outre, ces rencontres ont permis au Bureau de rappeler aux fonctionnaires fédéraux les services qu'il offre et la façon dont il peut contribuer à résoudre les problèmes ou les différends en matière d'approvisionnement dès qu'ils surviennent.

Ce que nous avons entendu

Voici quelques exemples des commentaires formulés par les fournisseurs et les fonctionnaires fédéraux dans le cadre des évènements de sensibilisation de 2015-2016.

Commentaires des fournisseurs

• Les appels d'offres longs et laborieux, spécialement la paperasse et le travail nécessaires pour répondre à ces appels d'offres constituent un effet dissuasif pour les fournisseurs.
• Les courtes périodes de soumission rendent la situation difficile pour les fournisseurs pour répondre aux exigences souvent complexes des soumissions.
• Demander de fournir des échantillons coûteux, des maquettes ou des designs dans les soumissions est prohibitif et des fournisseurs se sont dit inquiets que ce soit utilisé par des organisations fédérales pour guider le travail de compétiteurs.
• Les organisations fédérales se concentrent trop sur le prix le plus bas ce qui n'est pas nécessairement la meilleure valeur.
• Des problèmes de communication incluant l'obtention de débreffage des organisations fédérales, et le manque apparent de détails fournis durant les débreffages.

Commentaires des fonctionnaires fédéraux

• Des problèmes de capacité de certains organismes fédéraux, en particulier dans le domaine de l'approvisionnement, rendent difficile la réponse aux demandes d'éclaircissement des fournisseurs.
• Il pourrait être avantageux de centraliser l'approvisionnement au sein d'organisations fédérales précises ou dans l'ensemble des organisations fédérales, car cela permettrait de regrouper l'expertise dans un seul endroit.

Commentaires communs

Bien que les fournisseurs et les organisations fédérales aient mentionné différents domaines de préoccupation, pour certains domaines, les opinions étaient similaires ou complémentaires. Voici certains commentaires communs :

• Les retards dans le lancement des processus d'approvisionnement ou de long processus entraînent une hausse des coûts pour les fournisseurs et les organisations fédérales.
• Défis du processus d'attestation de sécurité
  • Processus complexe et long
  • Le défi d'être parrainé
  • Toutes les questions reliées à la prise d'empreintes digitales et la vérification de crédit pour certaines attestations et l'impact potentiel de l'échéancier.

Plus le BOA reçoit de commentaires, plus il peut aider à améliorer la compréhension entre toutes les parties grâce à l'échange de renseignements. Lorsque cela ne s'avère pas suffisant, le BOA cherchera à faciliter la résolution des problèmes liés à l'approvisionnement. La prochaine section décrit nos activités du pilier « Faciliter ».

Date de modification :

2018-11-01