Enquêter

Ce que nous avons fait pour examiner les problèmes liés à l'approvisionnement

Toute plainte écrite concernant l'attribution ou l'administration d'un contrat fédéral déposée par un fournisseur est évaluée selon le Règlement pour déterminer si elle doit être examinée. Lorsqu'un examen est effectué, l'ombudsman de l'approvisionnement doit publier un rapport contenant les constats et recommandations lorsque justifié. Lorsque l'ombudsman n'est pas en mesure d'examiner les plaintes des fournisseurs, les plaintes écrites sont évaluées afin de relever les problèmes systémiques potentiels ou qui posent le plus grand risque pour ce qui est de l'équité, de l'ouverture ou de la transparence. Si de tels problèmes ou risques sont relevés, l'ombudsman de l'approvisionnement peut entreprendre un examen des pratiques d'approvisionnement afin d'examiner les pratiques d'approvisionnement des organisations fédérales. La présente section décrit ce que le Bureau a fait pour examiner les problèmes d'approvisionnement, en commençant par l'examen des plaintes des fournisseurs.

Examen des plaintes des fournisseurs

Les fournisseurs qui ont des préoccupations concernant l'attribution ou l'administration d'un contrat fédéral peuvent déposer une plainte écrite auprès du Bureau. Lorsqu'une plainte écrite est reçue, l'ombudsman de l'approvisionnement dispose de 10 jours ouvrables pour déterminer s'il doit effectuer un examen.

Au moment de rendre une décision, l'ombudsman doit évaluer si la plainte respecte les exigences précisées dans le Règlement (voir le tableau 1). Si une plainte répond aux critères réglementaires et qu'on détermine qu'elle relève de la compétence de l'ombudsman de l'approvisionnement, celui-ci doit effectuer un examen.

Sur les 52 plaintes écrites qui ont été déposées auprès du Bureau, 48 (92 %) concernaient l'attribution d'un contrat, tandis que les 4 autres plaintes (8 %) concernaient l'administration d'un contrat. De ces 52 plaintes, 39 (75%) ne respectaient pas les critères précisés dans le Règlement alors que 5 ont été retirées. Les 8 plaintes restantes relevaient de la compétence de l'ombudsman de l'approvisionnement et des examens ont été entrepris.

Pendant la période du 21 décembre 2015 au 31 mars 2016, aucun ombudsman de l'approvisionnement n'était en poste, ce qui signifie que le Bureau n'était pas autorisé à déterminer si les plaintes écrites respectaient les critères réglementaires, à effectuer des examens des plaintes ou à publier des rapports. Sur les 52 plaintes déposées, 13 ont été présentées au cours de l'exercice 2015-2016, pendant la période où aucun ombudsman n'était en poste; par conséquent, ces plaintes ont été retenues aux fins de décisions. Une fois que l'ombudsman de l'approvisionnement par intérim a été nommé (prise de fonction le 9 mai 2016), les décisions concernant les 13 plaintes écrites ont été rendues dans les dix jours ouvrables suivant sa nomination. Sur ces 13 plaintes écrites, 2 d'entre elles respectaient les critères précisés dans le Règlement et des examens ont été entrepris. Des rapports sur ces deux examens seront publiés en 2016-2017.

Tableau 1

Critères applicables à une plainte concernant l'attribution d'un contrat :

Critères applicables à une plainte concernant l'administration d'un contrat :

Le plaignant est un fournisseur canadien. La plainte est déposée par écrit dans les délais prescrits. Le contrat a été attribué. La valeur du contrat est inférieure à 25 000 $ pour les biens ou à 100 000 $ pour les services. L'organisation fédérale relève de la compétence de l'ombudsman. L'Accord sur le commerce intérieur s'applique, à l'exception des seuils financiers. Les faits ou les motifs de la plainte ne sont pas ou n'ont pas été portés devant le Tribunal canadien du commerce extérieur ou les tribunaux. Il existe des motifs raisonnables de croire que le contrat n'a pas été attribué conformément au règlement d'accompagnement de la Loi sur la gestion des finances publiques.

Le plaignant est un fournisseur canadien. La plainte est déposée par écrit dans les délais prescrits. Le plaignant doit avoir obtenu le contrat en question. La plainte ne peut porter sur l'application ou l'interprétation des modalités du contrat, ou sur la portée des travaux décrits dans le contrat.

Pour consulter la liste complète des critères, veuillez consulter le Règlement concernant l'ombudsman de l'approvisionnement sur le site Web du BOA.

Résumés des examens des plaintes

Voici les résumés des 7 examens de plaintes effectués en 2015-2016, y compris un examen qui a été reporté de l'exercice 2014-2015.

Les demandes de soumissions mal rédigées peuvent être une source de confusion pour les fournisseurs

Une plainte a été reçue concernant l'attribution d'un contrat pour des services d'aide temporaire. Le plaignant a soulevé trois problèmes concernant :

1. la période des travaux;
2. les qualifications obligatoires minimales relatives aux études;
3. les communications avec les organisations fédérales durant la période de demande de soumissions.

En ce qui concerne le premier problème, le plaignant a indiqué que la demande de soumissions contenait des renseignements contradictoires concernant la période de travaux. L'examen a révélé que la demande de soumissions contenait effectivement des éléments contradictoires; elle indiquait que six semaines de travail étaient nécessaires, alors que les dates estimatives de début et de fin du contrat étaient à moins de six semaines d'intervalle.

Le deuxième problème était que la demande de soumissions contenait des éléments douteux concernant les qualifications obligatoires minimales relatives aux études. Du point de vue du plaignant, les exigences relatives aux études n'étaient pas pertinentes par rapport aux services requis. Cependant, la demande de soumissions comprenait les qualifications obligatoires minimales relatives aux études, comme il est prescrit par l'offre à commandes. Par conséquent, l'examen a établi que ce problème était sans fondement.

En ce qui a trait au troisième problème, le plaignant a affirmé qu'il a posé des questions pendant la période de demande de soumissions afin de clarifier les exigences et qu'il n'a reçu aucune réponse. L'organisation fédérale a reconnu qu'elle n'a pas répondu aux questions du plaignant pendant la période de demande de soumissions.

Bien que l'examen ait établi le bien-fondé de deux des trois problèmes soulevés par le plaignant, un examen de l'ensemble du processus d'approvisionnement a démontré que l'organisation fédérale avait respecté les procédures en vertu de l'offre à commandes et que le contrat a été attribué de façon appropriée.

A-t-on interdit à un fournisseur de présenter une soumission?

Une plainte a été reçue au sujet de l'attribution d'un contrat pour des services d'évaluation du crédit. Le plaignant allègue qu'une organisation fédérale lui a interdit de présenter une soumission dans le cadre d'une demande de soumissions.

L'examen a permis de déterminer que l'organisation fédérale n'avait aucun motif valable pour empêcher le plaignant de soumissionner quand celui-ci avait demandé à participer au processus d'approvisionnement. En excluant le plaignant du processus, l'organisation fédérale a restreint indûment la concurrence et de ce fait, n'a pas satisfait à l'exigence de la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor d'offrir des chances égales d'accès aux marchés publics.

L'examen a également permis de relever d'autres problèmes liés au processus d'approvisionnement visé, y compris le fait de ne pas divulguer certains critères en vue de sélectionner le fournisseur retenu. Ce faisant, l'organisation fédérale n'a pas respecté la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor et a mis à risque les principes d'équité, d'ouverture et de transparence.

Comme l'organisation fédérale a empêché le plaignant de présenter une soumission, l'ombudsman a recommandé à l'organisation de verser une indemnisation au plaignant. L'ombudsman a également recommandé à l'organisation de prendre les mesures nécessaires pour élaborer une stratégie d'approvisionnement pour son besoin permanent de services d'évaluation du crédit.

Il incombe au fournisseur de démontrer comment sa proposition respecte les critères d'évaluation

Une plainte a été reçue concernant l'attribution d'un contrat de services professionnels. Le plaignant a indiqué que sa proposition aurait dû se voir accorder un point de plus dans les critères techniques cotés et que, par conséquent, il aurait dû obtenir le contrat.

Étant donné la formule de notation précisée dans la demande de soumissions, l'hypothèse du plaignant était correcte : si sa proposition avait obtenu un point de plus, le contrat lui aurait été attribué. Le plaignant a précisé que sa proposition démontrait pleinement que le critère relatif à l'expérience était satisfait et que, par conséquent, il aurait dû obtenir un point de plus, alors que l'organisation fédérale a jugé que la proposition du plaignant ne démontrait pas clairement la manière dont les critères relatifs à l'expérience étaient tous respectés.

Le Règlement empêche l'ombudsman de substituer son opinion au jugement de l'organisation sauf s'il n'y a pas suffisamment de preuves écrites pour justifier cette évaluation, ou si l'évaluation est déraisonnable. L'examen a permis de constater qu'il y avait suffisamment de preuves écrites qui appuyaient l'évaluation et de juger que celle-ci était raisonnable. En outre, les documents fournis par l'organisation fédérale ont permis de confirmer que tous les critères techniques cotés ont été évalués de manière uniforme, et ce, pour toutes les soumissions présentées.

L'ombudsman a conclu que l'organisation fédérale a respecté les règles établies ainsi que les lois, les lignes directrices et les politiques applicables et qu'elle a évalué les propositions de manière équitable et uniforme.

L'organisation a bien octroyé le contrat, mais elle a peut-être limité le bassin de fournisseurs potentiels

Une plainte a été reçue concernant l'attribution d'un contrat de services de recherche et d'analyse. Le plaignant a soulevé les problèmes suivants concernant les critères d'évaluation et de sélection utilisés par une organisation fédérale lors de l'attribution d'un contrat :

1. un critère d'assurance obligatoire était très inhabituel pour le type de travaux à réaliser;
2. un critère d'assurance obligatoire requis lors de la clôture des soumissions était discriminatoire;
3. un sous-critère coté n'était pas pertinent aux travaux à effectuer.

En ce qui concerne le premier problème, la jurisprudence a établi que les organisations fédérales pouvaient, à leur discrétion, définir ses exigences relatives à l'approvisionnement en fonction de ses besoins opérationnels. Comme l'organisation a expliqué pourquoi les soumissionnaires devaient avoir des assurances, l'ombudsman ne pouvait s'appuyer sur aucun élément pour remettre en question cette justification.

En ce qui concerne le deuxième problème, en définissant les assurances comme un critère obligatoire, l'organisation fédérale était obligée de déclarer non-recevables les soumissions qui ne répondait pas à ce critère. Cependant, l'ombudsman de l'approvisionnement a indiqué que, en exigeant la preuve d'assurance lors de la clôture des soumissions plutôt qu'au moment de l'attribution du contrat, il est possible que l'organisation fédérale ait limité inutilement le bassin de fournisseurs potentiels.

En ce qui concerne le troisième problème, l'organisation fédérale a fait le lien entre le sous-critère en question et le travail à effectuer. En conséquence, l'ombudsman ne pouvait s'appuyer sur aucun élément pour remettre en question la pertinence de cette exigence. Toutefois, l'ombudsman a indiqué que l'organisation aurait pu fournir une réponse de nature plus informative aux questions soulevées par le plaignant lors de la période de demandes de soumissions.

L'examen a révélé que les problèmes soulevés par le plaignant n'étaient pas fondés. L'organisation fédérale a attribué le contrat d'une façon compatible avec les procédures d'évaluation et de sélection énoncées dans la demande de propositions.

Indemnisation recommandée pour un fournisseur dont la proposition n'aurait pas dû être rejetée

Une plainte a été reçue concernant l'attribution d'un contrat pour des services d'aide temporaire. Le plaignant a soulevé un problème concernant l'évaluation de sa soumission, plus particulièrement les résultats d'une vérification des références effectuées dans le cadre du processus d'évaluation.

L'examen a permis de cibler les préoccupations liées à la vérification des références effectuée par l'organisation fédérale. L'ombudsman n'a pas pu déterminer les motifs des allégations de l'organisation selon lesquels la vérification des références n'a pas permis de confirmer l'expérience du travailleur proposé par le plaignant.

L'examen a également permis de conclure que si l'organisation fédérale avait évalué la soumission du plaignant de la même façon qu'elle avait évalué la soumission du fournisseur retenu, la soumission du plaignant aurait été jugée recevable et ce dernier aurait obtenu le contrat.

En s'appuyant sur ces constatations, l'ombudsman a recommandé que l'organisation fédérale verse une indemnisation au plaignant.

Remise en question d'une exigence de sécurité obligatoire

Une plainte a été déposée concernant un contrat attribué pour la prestation de services d'évaluation des risques. Le plaignant a soulevé les problèmes suivants :

1. l'une des exigences de sécurité de la demande de soumissions n'autorisait pas le travail d'une ressource proposée (c.-à-d. une personne) possédant pourtant une cote de sécurité d'un niveau plus élevé que celle de l'entreprise où devaient être exécutés les travaux pour un contrat;
2. l'exigence selon laquelle la soumission devait démontrer que le fournisseur possédait une cote de sécurité valide avant la clôture des soumissions était préjudiciable aux petites entreprises; et
3. les communications et les conseils fournis par le Ministère étaient insuffisants.

En ce qui concerne le premier problème, l'exigence de sécurité de la demande de soumissions n'aurait pas dû empêcher une personne possédant une cote de sécurité de niveau Secret (niveau plus élevé) d'effectuer des travaux exigeant une cote de niveau Fiabilité (niveau moins élevé) pour une entreprise possédant une cote de niveau Fiabilité puisqu'un processus avait été mis en place pour ce type de situation.

Ce processus prévoyait le déclassement de la cote de sécurité de niveau Secret de la personne concernée à une cote de niveau Fiabilité, puis la production d'un duplicata de l'attestation de sécurité afin qu'elle soit détenue par l'entreprise qui fournit la personne concernée. Le plaignant n'a pas été informé du processus adéquat visant à modifier les attestations de sécurité.

En ce qui concerne le deuxième élément faisant l'objet de la plainte, à savoir le caractère opportun de l'exigence de sécurité obligatoire, la jurisprudence a établi que les organisations peuvent, à leur discrétion, définir leurs exigences en matière d'approvisionnement pour répondre à leurs besoins opérationnels. En appliquant les exigences de sécurité à titre de critères d'évaluation obligatoires à la clôture des soumissions, l'organisation fédérale était tenue de juger irrecevable toute soumission ne respectant pas ces exigences. Selon l'ombudsman de l'approvisionnement, même si rien dans les dossiers fournis par l'organisation dans le cadre du présent examen n'indique que l'exigence de sécurité imposée avant la clôture des soumissions avait pour but d'exclure intentionnellement un groupe ou une catégorie d'entreprises ou des entreprises d'une certaine taille, le fait d'exiger que l'organisation fédérale possède une cote de sécurité à la clôture des soumissions peut avoir découragé certains fournisseurs autrement qualifiés de présenter une soumission.

En ce qui concerne la dernière préoccupation soulevée quant à l'insuffisance des communications et des conseils, l'examen a permis de conclure que les communications n'étaient pas opportunes et que l'organisation fédérale n'avait pas donné les bons conseils au plaignant.

Bien que l'examen ait permis d'établir le bien-fondé de deux des trois problèmes soulevés par le plaignant, un examen du processus d'approvisionnement a révélé que l'organisation fédérale avait accordé le contrat conformément aux critères énoncés dans la demande de soumissions. Par conséquent, l'ombudsman n'a pas recommandé qu'une indemnisation soit versée au plaignant.

Au cours de l'examen, l'organisation fédérale a indiqué que des changements avaient été apportés à ses pratiques en matière d'approvisionnement concernant les exigences de sécurité; si ces changements sont correctement et entièrement mis en œuvre, ils devraient permettre de prévenir que des situations de ce genre se reproduisent dans l'avenir.

Est-ce que l'organisation fédérale s'est acquittée correctement de ses obligations contractuelles?

Une plainte a été reçue à l'égard de l'administration d'un contrat de services d'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée. Il s'agit du premier rapport publié par le Bureau dans le cadre de l'examen de l'administration d'un contrat.

Le plaignant a soulevé trois questions relevant du mandat de l'ombudsman :

1. l'organisation fédérale a manqué à ses obligations contractuelles pour ce qui est du versement des paiements et des intérêts;
2. il n'était pas justifié de mettre fin au contrat pour manquement puisque le plaignant a exécuté les travaux dans les délais prescrits;
3. l'organisation fédérale n'a pas fourni ses commentaires sur la version préliminaire des produits livrables dans les délais prescrits.

Le plaignant a aussi soulevé des questions associées à l'application ou à l'interprétation des modalités du contrat, ou à la portée des travaux du contrat. Cependant, en vertu du Règlement, l'ombudsman n'a pas le droit d'examiner des questions dans ces deux domaines dans le cadre de l'examen d'une plainte relative à l'administration d'un contrat.

En ce qui a trait à la première question examinée par l'ombudsman, l'organisation fédérale a versé un paiement et les intérêts au plaignant pendant l'examen.

Quant à la deuxième question, l'organisation fédérale était en droit de résilier le contrat pour des raisons de commodité, conformément aux modalités qui y figuraient. Cependant, dans l'avis de résiliation pour des raisons de commodité, il était question de travaux « insatisfaisants » qui semblent être à l'origine des problèmes survenus entre le plaignant et l'organisation fédérale. Le plaignant et l'organisation fédérale ont une interprétation différente concernant la qualité des produits livrables. Le BOA n'a reçu aucun document attestant que les préoccupations de l'organisation fédérale au sujet de la qualité des produits livrables du plaignant ont été fournies à ce dernier par écrit avant que le contrat soit arrêté.

En ce qui a trait à la troisième question, l'organisation fédérale a reconnu ne pas avoir fourni de commentaires à l'égard d'une ébauche dans le délai de cinq jours exigé dans le contrat.

Conformément à l'alinéa 21b) du Règlement, l'ombudsman de l'approvisionnement ne peut fournir de correctif autre que ce qui est prévu au contrat. À la lumière des questions soulevées par le plaignant, seul le versement d'un paiement constituait un redressement dans le cadre du contrat, ce dont l'organisation fédérale s'est acquittée pendant le processus d'examen. À ce titre, l'ombudsman de l'approvisionnement ne pouvait recommander d'autres mesures de redressement.

Problèmes liés à l'approvisionnement les plus fréquents

Le Bureau évalue toutes les plaintes écrites afin de cibler tout problème systémique éventuel ainsi que les problèmes qui pourraient peut-être poser des risques en matière d'équité, d'ouverture ou de transparence. Le BOA identifie les problèmes et risques mentionnés et les ajoute à la liste des enjeux soulevés au Bureau par d'autres contacts. En 2015-2016, les cinq principaux problèmes soulevés par les fournisseurs étaient les suivants :

1. Plan d'évaluation et de sélection
2. Évaluation des soumissions
3. Stratégie d'approvisionnement
4. Paiement
5. Énoncé des travaux

Ci-dessous figurent des exemples des principaux problèmes soulevés par écrit et des principales plaintes déposées devant le Bureau en 2015-2016 :

1. Plans d'évaluation et de sélection : Les préoccupations associées à la façon dont la soumission retenue est sélectionnée spécialement des critères d'évaluation injustes, vagues ou obscurs. Par ailleurs, les fournisseurs ont soulevé des préoccupations concernant ce qui suit :
   1. L'impression que les organisations fédérales se concentrent sur les coûts les plus bas, mais sans toujours en avoir pour son argent.
   2. Préoccupation que certains critères d'évaluation sont restrictifs :
      1. Demander que les fournisseurs démontrent qu'ils ont les attestations de sécurité au moment de la présentation des soumissions plutôt qu'à l'attribution des contrats ou avant le début des travaux. 
      2. Les critères d'évaluation semblent favoriser un fournisseur en particulier, incluant le fournisseur titulaire ou un groupe de fournisseurs.
2. Évaluation des soumissions : Des préoccupations ont souvent été soulevées au BOA :
   1. le fait que les organisations fédérales utilisaient des critères qui ne sont pas précisés dans la demande de soumissions (c.-à-d. des critères non annoncés) pour sélectionner le gagnant;
   2. les critères sont appliqués de façon non uniforme ou subjective, et que des contrats ont été attribués à des soumissionnaires dont la soumission était non conforme;
   3. certains fournisseurs estimaient que les organisations fédérales n'avaient pas suffisamment d'expertise en la matière pour évaluer les soumissions adéquatement, particulièrement dans le cas des biens ou services spécialisés ou très techniques.
3. Stratégie d'approvisionnement : Les méthodes utilisées par les organisations fédérales pour obtenir les biens et les services dont elles ont besoin ont également fait l'objet de préoccupations de la part des fournisseurs :
   1. Il n'est pas facile pour les petites et moyennes entreprises de répondre aux offres à commandes et aux arrangements en matière d'approvisionnement ou d'être sélectionnées, ce qui laisse à penser que ces outils favorisent les grandes entreprises.
   2. Les sollicitations à l'échelle nationale pour du travail à effectuer dans les régions étaient considérées comme un encouragement aux grandes entreprises à obtenir du travail qui, autrement, irait aux petites et moyennes entreprises.
   3. L'utilisation des Préavis d'adjudication de contrats (PAC) semblait inappropriée à certaines occasions où des compétiteurs pouvaient fournir les biens ou services demandés, ce qui laissait sous-entendre, pour certains fournisseurs, que l'organisation fédérale ne connaissait pas son industrie.
4. Paiement : Les préoccupations portaient sur le calendrier de paiement des organisations fédérales ou sur les cas où les paiements ont été retenus.
   1. Les paiements qui ne sont pas versés par les organisations fédérales dans les délais précisés dans le contrat, et même après que les travaux ont été exécutés et facturés.
   2. Des organisations qui demandaient, souvent de vive voix, que des travaux qui ne font pas partie du contrat soient effectués, et qui refusent de payer par la suite une fois que les coûts supplémentaires ont été facturés.
5. Énoncé des travaux (EDT) : Les préoccupations dans ce domaine portaient principalement sur la possibilité que les exigences soient biaisées ou ne respectant pas les échéanciers selon lesquelles on s'attendait que les fournisseurs exécutent le travail.
   1. L'EDT semble favoriser un fournisseur en particulier ou un groupe de fournisseurs, souvent en exigeant inutilement un bien trop précis.
   2. L'EDT semble favoriser le fournisseur ou le titulaire précédent grâce à des informations qui ne sont pas dans la soumission et que seul le fournisseur précédent peut connaître.
   3. La portée des travaux semble trop étendue par rapport au nombre d'heures prévu pour effectuer les travaux par le fournisseur.

Faire la liste des principales préoccupations concernant l'approvisionnement soulevées au BOA est très important. Non seulement est-ce là une précieuse source d'information que nous utilisons pour appuyer nos piliers Éducation et Facilitation, mais ça nous aide également à identifier les thèmes de nos examens de pratiques d'approvisionnement.

Examiner les pratiques d'approvisionnement

Le Règlement confère à l'ombudsman de l'approvisionnement le pouvoir d'examiner les pratiques d'approvisionnement des organisations fédérales s'il existe des motifs raisonnables de le faire. Un examen des pratiques d'approvisionnement (EPA) est un examen approfondi et objectif des pratiques d'approvisionnement utilisées pour l'achat de biens et de services. L'ombudsman de l'approvisionnement évalue l'équité, l'ouverture et la transparence des pratiques de l'organisation et formule des recommandations en vue de les améliorer. Pour déterminer les sujets à examiner, le BOA évalue tous les renseignements recueillis afin de cibler les enjeux communs, les problèmes systémiques potentiels ainsi que les problèmes qui posent des risques plus élevés en matière d'équité, d'ouverture ou de transparence. L'ombudsman de l'approvisionnement peut ensuite lancer des EPA en conséquence afin d'examiner ces questions particulières.

Voici le résumé des deux EPA qui ont été lancés en 2015-2016, ainsi qu'un résumé du Rapport de suivi concernant les examens des pratiques d'approvisionnement de 2012-2013 complété en 2015-2016. En vertu du Règlement, le rapport sur un EPA doit être publié dans un délai d'un an à compter de la date de lancement de l'examen; c'est pourquoi les rapports seront publiés en 2016.

Examen des processus utilisés pour l'évaluation des soumissions

En combinant les 2 plus importantes préoccupations soulevées par les fournisseurs en 2015-2016 et dans 2 des 3 derniers exercices financiers, l'examen porte sur :

1. l'élaboration des critères d'évaluation;
2. la sélection du système de cotation des évaluations;
3. le choix de la méthode de sélection de l'entrepreneur afin de déterminer la soumission retenue.

Il examine également si les soumissions ont été sélectionnées selon les critères d'évaluation et la méthodologie spécifiés dans les sollicitations. D'autres part, cet examen vise à déterminer si les processus d'évaluation des soumissions des organisations sont mis en œuvre conformément aux articles applicables de la Loi sur la gestion des finances publiques et des règlements connexes, à la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor ainsi qu'aux principes d'équité, d'ouverture et de transparence.

Examen des contrats non concurrentiels

La stratégie d'approvisionnement – de façon générale, les approches adoptées par les organisations fédérales pour réaliser leurs activités d'approvisionnement – est toujours l'une des 3 principales préoccupations des fournisseurs qui communiquent avec le BOA. Le BOA a déterminé que le sujet des contrats non concurrentiels est celui qui pose le plus de risques potentiels dans la stratégie d'approvisionnement. L'examen vise à déterminer :

1. la manière dont les contrats non concurrentiels et les modifications aux contrats non concurrentiels ont été émis;
2. s'il y a eu fractionnement ou renouvellement à répétition de contrats pour les contrats non concurrentiels, et si des mesures de contrôle ont été mises en place en vue d'empêcher ces pratiques.

Cet examen vise à déterminer si les contrats non concurrentiels et les modifications connexes ont été délivrés conformément aux articles applicables de la Loi sur la gestion des finances publiques et des règlements connexes, à la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor ainsi qu'aux principes d'équité, d'ouverture et de transparence.

Examen de suivi

Depuis l'exercice 2011-2012, le BOA a effectué des examens de suivi visant à déterminer les mesures que les organisations fédérales ont prises pour donner suite aux recommandations formulées dans les rapports d'examen des pratiques d'approvisionnement précédents. Les suivis sont importants, car ils :

• permettent d'informer les intervenants intéressés des mesures particulières que les organisations ont prises pour améliorer leurs pratiques d'approvisionnement;
• aident d'autres organisations fédérales à mettre en place des améliorations similaires, s'il y a lieu, en échangeant des renseignements sur les changements apportés;
• donnent une indication quant à la pertinence des examens du BOA en ce qui concerne le renforcement des pratiques d'approvisionnement du gouvernement fédéral.

En 2015-2016, un examen de suivi a été effectué pour deux examens réalisés en 2012-2013 qui concernaient l'École de la fonction publique du Canada :

• Examen des pratiques d'approvisionnement relatives à l 'acquisition de services d 'aide temporaire par l'École de la fonction publique du Canada, publié en mars 2013
• Examen des pratiques d'approvisionnement relatives à l'acquisition de services de formation par l'École de la fonction publique du Canada, publié en juin 2012

L'École de la fonction publique du Canada a répondu qu'elle avait mis en œuvre une série de mesures visant à améliorer ses pratiques d'approvisionnement, y compris l'établissement d'un plan d'approvisionnement fonctionnel et la mise sur pied d'un comité d'examen des acquisitions.

Les examens de suivi des 5 dernières années ont révélé que la majorité des recommandations avaient été mises en œuvre par les organisations fédérales et que la plupart des mesures prévues étaient presque terminées. Dans tous les cas, le BOA a conclu que les organisations fédérales démontraient un engagement à l'égard de l'amélioration de leurs pratiques d'approvisionnement.

Date de modification :

2018-11-01