Plan sur l’accessibilité 2022-2023 du Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement

Dossier d’accueil des nouveaux employés

En 2021-2022, le BOA a amélioré ses procédures d’accueil afin d’y inclure des informations et des conseils pour aider les employés et les gestionnaires à répondre aux besoins et aux exigences en matière d’accessibilité. Ces procédures fournissent aux employés des informations et des ressources d’orientation pour leur permettre de bien cerner leurs besoins individuels pour accomplir leur travail d’une manière accessible et sans obstacles. En outre, les procédures offrent aux gestionnaires les outils et les conseils nécessaires pour mieux soutenir leurs employés.

Diversité et inclusion

Au printemps 2020, le BOA a mis sur pied le Comité sur la diversité et l’inclusion (CDI) pour appuyer l’objectif du gouvernement du Canada de créer un espace où la diversité et l’inclusion sont reconnues, comprises et mises en pratique.

Pour soutenir son mandat et en utilisant l’Appel à l’action comme guide, le CDI du BOA a établi des objectifs et des indicateurs de rendement clés (IRC) pour effectuer le suivi de ses progrès. Des objectifs en matière de diversité et d’inclusion ont été inclus dans le Plan stratégique global du BOA et dans son Plan annuel sur la diversité et l’inclusion. Voici les objectifs :

• Une perspective de diversité et d’inclusion est appliquée à toutes les activités du BOA avec des tiers, y compris les ministères, les fournisseurs et le grand public.
• Un milieu de travail plus accueillant et inclusif est favorisé et maintenu, où les employés se sentent inclus et respectés pour tout ce qu’ils apportent au milieu de travail, et où les différences enrichissent la culture organisationnelle du BOA et maximisent le succès de son équipe.
• L’amélioration de l’éducation et la sensibilisation aux avantages des programmes de diversité et d’inclusion en milieu de travail.

Communications

Le BOA communique de manière claire et concise, tant à l’interne qu’à l’externe. Notre organisation s’efforce de publier sur son site Web des informations en langage clair et simple dans les deux langues officielles sans toutefois compromettre le contexte et l’intégrité de l’information en raison de la nature complexe de notre travail.

Le BOA est déterminé à garantir que ses produits de communication sont faciles à comprendre et qu’ils sont mis à la disposition des employés, des autres ministères et du public canadien dans des formats multiples, dans la mesure du possible, afin que tous les utilisateurs aient un accès égal. Le BOA tient compte des divers obstacles à l’accès à l’information et offre des possibilités de rétroaction.

Le BOA s’engage à veiller à ce que le contenu affiché sur son site Web soit conforme aux normes d’accessibilité au Web du gouvernement du Canada.

Matériel informatique et logiciels

Le BOA est devenu pleinement opérationnel en mai 2008 avec l’adoption du Règlement sur l’ombudsman de l’approvisionnement (2008), qui précise la façon dont il doit exercer ses pouvoirs. Le BOA reçoit ses services de technologie de l’information (TI) de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) par le biais d’une entente de service. Ces services comprennent :

• Soutien à la gestion de projets de TI;
• Solutions et soutien en matière de gestion de l’information (GI) et de bureautique (ce qui comprend les technologies, outils ou équipements ergonomiques ou adaptatifs liés aux limitations ou restrictions fonctionnelles);
• Développement et soutien d’applications ou de sites web;
• Sécurité des TI;
• Connectivité informatique.

Depuis le début de la pandémie, les employés du BOA travaillent à distance. Au cours de cette période, divers logiciels ont été utilisés pour aider les employés à réaliser le mandat du BOA et à continuer de servir la population canadienne.

Chaque année, le BOA entend recueillir les commentaires de ses employés sur leurs besoins en matière d’accessibilité des TI au moyen d’un sondage auprès des employés.

Questionnaire ministériel du Bureau de l’ombudsman de l’approvisionnement sur les initiatives visant à diversifier l’approvisionnement fédéral

En 2020-2021, le BOA a envoyé un questionnaire à 83 ministères dans le but de connaître leurs initiatives en matière de diversité dans leurs activités d’approvisionnement. Nous avons reçu 74 réponses, où 39 ministères ont indiqué qu’ils avaient des initiatives en matière de diversité dans leurs processus d’approvisionnement. Ceux qui ont mis en place une initiative en matière de diversité ont indiqué en avoir souvent plus d’une (en moyenne deux programmes par ministère) et, lorsqu’on leur a demandé quels types de groupes sous-représentés étaient visés par ces initiatives, plus de 95 % ont mentionné des initiatives ciblant les autochtones (38 ministères), suivies par des initiatives ciblant les personnes en situation de handicap (10 ministères); et huit (8) ministères ont signalé des initiatives en matière de diversité dans leurs processus d’approvisionnement ciblant les femmes.

Ces informations ont été communiquées dans le rapport annuel 2020-2021 de l’ombudsman de l’approvisionnement et partagées avec les fournisseurs issus de la diversité qui recherchent des informations sur les programmes et initiatives actuels ciblant les groupes sous-représentés, dans l’espoir qu’ils soient en mesure de soumissionner des contrats d’approvisionnement fédéraux.

Approvisionnement interne

En 2021-2022, le Guide d’approvisionnement interne du BOA a été mis à jour pour s’assurer que les critères suivants sont des considérations clés pour les processus d’approvisionnement internes :

• Accessibilité;
• Approvisionnement social;
• Analyse comparative entre les sexes plus (ACS+);
• Conflit d’intérêts des évaluateurs.

Le BOA s’engage à veiller à ce que les exigences en matière d’accessibilité soient prises en compte dans les processus d’approvisionnement internes pour garantir l’accessibilité de tous les biens et services qu’il achète.

Sommet sur la diversification de la chaîne d’approvisionnement du gouvernement fédéral

Le Sommet annuel du BOA sur la diversification de la chaîne d’approvisionnement fédérale s’adresse aux fournisseurs des groupes sous-représentés (Autochtones, 2ELGBTQI+, personnes racisées, personnes en situation de handicap et autres groupes minoritaires). Il vise à faire connaître les outils et les programmes disponibles pour favoriser la compréhension du processus d’approvisionnement fédéral et aider les fournisseurs de ces groupes à accéder aux occasions de marchés fédérales. Ce sommet vise également à mettre en relation les propriétaires d’entreprises canadiennes issus de groupes sous-représentés avec des représentants du gouvernement du Canada, des conseils de fournisseurs et d’autres organisations qui peuvent les aider à obtenir des contrats fédéraux.

Le BOA s’engage à veiller à ce que tous les sommets en personne répondent aux exigences d’accessibilité. Voici quelques exigences en matière d’accessibilité que le BOA a mises en œuvre lors de son dernier sommet en personne :

• Utiliser des couleurs différentes de celles des chaises pour la moquette/le sol.
• Demander que des rénovations soient effectuées avant la tenue du sommet dans une salle de conférence à Toronto afin de s’assurer que les salles de bain soient accessibles (demander que les portes soient élargies pour assurer l’accessibilité aux fauteuils roulants).
• S’assurer que l’interprétation en ASL et LSQ soit disponible.
• Fournir une salle de repos accessible.

Approfondissement et partage des connaissances

En 2018, le BOA a mis en place son initiative d’approfondissement et de partage des connaissances (APC) afin de communiquer des informations sur les processus d’approvisionnement susceptibles d’intéresser les entreprises canadiennes et les organisations fédérales.

En 2019-2020, le BOA a terminé sa première étude sur l’approvisionnement social, qui est la pratique consistant à utiliser le processus d’approvisionnement pour atteindre des objectifs stratégiques sociaux, économiques et de perfectionnement de la main-d’œuvre.

L’étude de suivi, l’Approvisionnement social et programmes de marchés réservés, a examiné les programmes destinés à accroître les occasions de marché pour les fournisseurs sous-représentés. Le rapport a analysé les structures et la mise en œuvre des programmes de marchés réservés, tant au Canada au niveau fédéral avec la Stratégie d’approvisionnement auprès des entreprises autochtones (SAEA), qu’au niveau international en Australie, dans l’Union européenne et aux États-Unis. Cette étude portait sur les forces et les faiblesses des différentes approches des programmes de marchés réservés.

Le BOA s’est engagé à partager les informations obtenues dans le cadre de son initiative d’APC avec les fournisseurs et les fonctionnaires fédéraux de tout le pays lors de séances de discussions ouvertes, de conférences, de réunions ministérielles ainsi que sur son site Web.