Plan sur l’accessibilité 2022-2023 du Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement

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Le Plan sur l’accessibilité du Bureau de l’ombudsman de l’approvisionnement (BOA) favorisera un milieu inclusif pour tous ses employés et pour tous les Canadiens auxquels il offre ses services.

Le BOA a élaboré son Plan sur l’accessibilité en réponse à la Loi canadienne sur l’accessibilité (LCA) et au Règlement canadien sur l’accessibilité du Canada (le Règlement), lesquels exigent que les entités sous réglementation fédérale préparent et publient des plans sur l’accessibilité, des rapports d’étape sur la mise en œuvre de leurs plans et des descriptions de leurs processus de rétroaction. Le Règlement établit les exigences fondamentales que ces entités doivent respecter pour s’acquitter de leurs obligations de planification et de productions de rapports en vertu de la LCA.

Renseignements généraux

Le BOA est une organisation du gouvernement du Canada, neutre et indépendante, qui travaille en collaboration avec les ministères fédéraux et les entreprises canadiennes pour promouvoir l’équité, l’ouverture et la transparence de l’approvisionnement fédéral. Le BOA s’acquitte de ce mandat en mettant en relation les intervenants, en enquêtant sur les plaintes, en réglant les problèmes, en formulant des recommandations et en communiquant les bonnes pratiques.

Le BOA s’engage à cerner et à prévenir de manière proactive les obstacles pour les employés et les intervenants externes en vue de soutenir la priorité du gouvernement de créer un Canada sans obstacles d’ici 2040Note de bas de page 1.

Depuis 2018, le BOA a mis davantage l’accent sur la diversité et à l’inclusion, tant dans son fonctionnement interne (interactions avec les employés, activités d’apprentissage, pratiques d’embauche et approvisionnement) que dans ses fonctions externes comme la consultation des professionnels de l’approvisionnement du gouvernement, de la communauté des fournisseurs et des organisations non gouvernementales offrant des services aux propriétaires d’entreprises issus de la diversité et autochtones. Le BOA est déterminé à soutenir la diversité et l’inclusion, tant dans le milieu du travail que dans la collectivité.

La directrice, Communications et gestion ministérielle, a été désignée pour recevoir les commentaires sur les obstacles et sur le Plan sur l’accessibilité du BOA. Les commentaires peuvent être communiqués comme suit :

Bureau de l’ombudsman de l’approvisionnement
400 – 410 avenue Laurier Ouest
Ottawa (Ontario)  K1R 1B7

Numéro sans frais :
1‑866‑734‑5169
Téléscripteur (ATS) (sans frais pour les personnes malentendantes) :
1‑800‑926‑9105
Courriel :
ombudsman@opo-boa.gc.ca

Résumé

Le Bureau de l’ombudsman de l’approvisionnement (BOA) reconnaît que toute personne a des exigences et des besoins différents. Ainsi, les outils et les ressources doivent être accessibles et agiles pour permettre à tous leurs utilisateurs d’atteindre leur plein potentiel. Le BOA collabore actuellement avec divers membres d’une équipe interministériels sur l’accessibilité pour parfaire ses connaissances ainsi que pour mettre en œuvre et améliorer ses engagements afin de garantir que la voix de toutes les personnes est entendue et que les services fournis répondent à leurs besoins.

Le BOA s’engage à se doter d’un effectif diversifié et représentatif de la population canadienne grâce à des pratiques d’emploi équitables et accessibles. Nous nous efforçons d’instaurer un milieu de travail inclusif et ouvert qui englobe une variété de perspectives et où l’accessibilité est un pilier central pour tous. Ces qualités nous aideront à avoir un impact positif sur la vie de nos divers intervenants dans un milieu de travail où les contributions de chacun sont valorisées.

La culture du BOA est fondée sur le professionnalisme, le respect et l’inclusion. À l’appui de l’engagement du BOA à repérer et à éliminer les obstacles, les recommandations décrites dans les sections ci-dessous sont communiquées conformément à l’article 5 de la Loi canadienne sur l’accessibilité (LCA) :

  • Emploi;
  • Environnement bâti;
  • Technologies de l’information et des communications (TIC);
  • Communications, autres que les TIC;
  • Acquisition de biens, de services et d’installations;
  • Conception et prestation des programmes et des services;
  • Transports.

Emploi

Le BOA recherche des talents issus d’un large éventail de communautés, ayant des identités et venant des milieux diversifiés. Notre organisation valorise l’expérience de groupes issus de la diversité, que ce soit des femmes, des hommes ou de personnes de diverses identités de genre. Dans l’optique de l’analyse comparative entre les sexes plus (ACS+), nous reconnaissons que de multiples caractéristiques se recoupent et contribuent à notre identité sociale et professionnelle. Citons notamment la race, l’origine ethnique, la religion, l’âge, les incapacités mentales ou physiques, l’orientation sexuelle, l’éducation, le statut d’ancien combattant, et bien plus encore. L’interaction entre ces facteurs a une influence positive sur la façon dont les employés nous aident à concevoir, à mettre en œuvre et à fournir les services et les avantages que nous offrons.

Le BOA est déterminé à établir une culture organisationnelle fondée sur l’accessibilité afin que tous les employés puissent s’épanouir dans leurs fonctions.

Le BOA invite les membres des groupes visés par l’équité en matière d’emploi à présenter leur candidature et reconnaît que l’actuelle Loi sur l’équité en matière d’emploi ne visent pas tous les membres de ces groupes. Notre organisation encourage les personnes à s’autodéclarer pendant les processus d’embauche ainsi qu’après avoir rejoint le BOA.

En 2020-2021, le BOA s’est engagé à ce que 50 % de son personnel soit composé de femmes, et 30 % de personnes issues de groupes sous-représentés. Cet objectif comprend des mesures visant à accroître la sensibilisation, à renforcer la surveillance et la responsabilité et à améliorer le milieu de travail grâce à des pratiques de ressources humaines qui tiennent compte de l’autodéclaration des groupes sous-représentés dans les pratiques d’embauche. Le BOA vise à atteindre cet objectif d’ici 2025. En date du 31 mars 2022, soit un an après la mise en œuvre de l’engagement quinquennal, 26,1 % des employés du BOA se sont identifiés comme appartenant à une minorité visible, comme Autochtones ou comme personnes en situation de handicap, et 73,9 % se sont identifiés comme étant des femmes.

Le BOA s’est engagé à ce que 50 % de son personnel soit composé de femmes, et 30 % de personnes issues de groupes sous-représentés (d’ici 2025).

Environnement bâti

Dossier d’accueil des nouveaux employés

En 2021-2022, le BOA a amélioré ses procédures d’accueil afin d’y inclure des informations et des conseils pour aider les employés et les gestionnaires à répondre aux besoins et aux exigences en matière d’accessibilité. Ces procédures fournissent aux employés des informations et des ressources d’orientation pour leur permettre de bien cerner leurs besoins individuels pour accomplir leur travail d’une manière accessible et sans obstacles. En outre, les procédures offrent aux gestionnaires les outils et les conseils nécessaires pour mieux soutenir leurs employés.

Diversité et inclusion

Au printemps 2020, le BOA a mis sur pied le Comité sur la diversité et l’inclusion (CDI) pour appuyer l’objectif du gouvernement du Canada de créer un espace où la diversité et l’inclusion sont reconnues, comprises et mises en pratique.

Pour soutenir son mandat et en utilisant l’Appel à l’action comme guide, le CDI du BOA a établi des objectifs et des indicateurs de rendement clés (IRC) pour effectuer le suivi de ses progrès. Des objectifs en matière de diversité et d’inclusion ont été inclus dans le Plan stratégique global du BOA et dans son Plan annuel sur la diversité et l’inclusion. Voici les objectifs :

  • Une perspective de diversité et d’inclusion est appliquée à toutes les activités du BOA avec des tiers, y compris les ministères, les fournisseurs et le grand public.
  • Un milieu de travail plus accueillant et inclusif est favorisé et maintenu, où les employés se sentent inclus et respectés pour tout ce qu’ils apportent au milieu de travail, et où les différences enrichissent la culture organisationnelle du BOA et maximisent le succès de son équipe.
  • L’amélioration de l’éducation et la sensibilisation aux avantages des programmes de diversité et d’inclusion en milieu de travail.

Technologies de l’information et des communications

Communications

Le BOA communique de manière claire et concise, tant à l’interne qu’à l’externe. Notre organisation s’efforce de publier sur son site Web des informations en langage clair et simple dans les deux langues officielles sans toutefois compromettre le contexte et l’intégrité de l’information en raison de la nature complexe de notre travail.

Le BOA est déterminé à garantir que ses produits de communication sont faciles à comprendre et qu’ils sont mis à la disposition des employés, des autres ministères et du public canadien dans des formats multiples, dans la mesure du possible, afin que tous les utilisateurs aient un accès égal. Le BOA tient compte des divers obstacles à l’accès à l’information et offre des possibilités de rétroaction.

Le BOA s’engage à veiller à ce que le contenu affiché sur son site Web soit conforme aux normes d’accessibilité au Web du gouvernement du Canada.

Matériel informatique et logiciels

Le BOA est devenu pleinement opérationnel en mai 2008 avec l’adoption du Règlement sur l’ombudsman de l’approvisionnement (2008), qui précise la façon dont il doit exercer ses pouvoirs. Le BOA reçoit ses services de technologie de l’information (TI) de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) par le biais d’une entente de service. Ces services comprennent :

  • Soutien à la gestion de projets de TI;
  • Solutions et soutien en matière de gestion de l’information (GI) et de bureautique (ce qui comprend les technologies, outils ou équipements ergonomiques ou adaptatifs liés aux limitations ou restrictions fonctionnelles);
  • Développement et soutien d’applications ou de sites web;
  • Sécurité des TI;
  • Connectivité informatique.

Depuis le début de la pandémie, les employés du BOA travaillent à distance. Au cours de cette période, divers logiciels ont été utilisés pour aider les employés à réaliser le mandat du BOA et à continuer de servir la population canadienne.

Chaque année, le BOA entend recueillir les commentaires de ses employés sur leurs besoins en matière d’accessibilité des TI au moyen d’un sondage auprès des employés.

Communications, autres que les technologies de l’information et des communications

Depuis 2018, le BOA offre des services d’interprétation en langue des signes américaine (ASL) et en langues des signes québécoises (LSQ) lors de son Sommet annuel sur la diversification de la chaîne d’approvisionnement fédérale. Le BOA a également veillé à ce que l’interprétation en ASL et en LSQ soit disponible lors des présentations des séances de discussion ouvertes destinées aux entreprises canadiennes.

Au cours de l’une des séances de discussions ouvertes organisées par le BOA en mars 2022, un fournisseur ayant des exigences en matière d’accessibilité a fait part de sa frustration quant au manque de possibilités pour les personnes ayant une déficience visuelle de soumissionner des contrats gouvernementaux. Il ne s’agit là que d’un des nombreux obstacles auxquels sont confrontés les fournisseurs issus de la diversité lorsqu’ils tentent de soumissionner des contrats fédéraux où l’accessibilité n’est pas pris en compte, ou n’a pas suffisamment été prise en compte lors de la conception des processus d’approvisionnement. Malgré la prise de conscience des organisations fédérales, la longueur du processus de mise en œuvre de la technologie accessible est un autre obstacle auquel sont confrontés les fournisseurs ayant des besoins en matière d’accessibilité. Le BOA a porté cet obstacle à l’attention des responsables ministériels chargés d’assurer l’accessibilité des processus d’approvisionnement.

Le BOA s’engage à signaler aux responsables ministériels tous les problèmes et les obstacles en matière d’accessibilité que les fournisseurs et les fonctionnaires fédéraux lui communiquent afin que des mesures correctives soient mises en place.

Le BOA s’engage à fournir des services d’interprétation en ASL et LSQ lors de toutes ses séances de discussions ouvertes ainsi qu’à son Sommet annuel sur la diversification de la chaîne d’approvisionnement fédérale.

Acquisition de biens, de services et d’installations

Questionnaire ministériel du Bureau de l’ombudsman de l’approvisionnement sur les initiatives visant à diversifier l’approvisionnement fédéral

En 2020-2021, le BOA a envoyé un questionnaire à 83 ministères dans le but de connaître leurs initiatives en matière de diversité dans leurs activités d’approvisionnement. Nous avons reçu 74 réponses, où 39 ministères ont indiqué qu’ils avaient des initiatives en matière de diversité dans leurs processus d’approvisionnement. Ceux qui ont mis en place une initiative en matière de diversité ont indiqué en avoir souvent plus d’une (en moyenne deux programmes par ministère) et, lorsqu’on leur a demandé quels types de groupes sous-représentés étaient visés par ces initiatives, plus de 95 % ont mentionné des initiatives ciblant les autochtones (38 ministères), suivies par des initiatives ciblant les personnes en situation de handicap (10 ministères); et huit (8) ministères ont signalé des initiatives en matière de diversité dans leurs processus d’approvisionnement ciblant les femmes.

Ces informations ont été communiquées dans le rapport annuel 2020-2021 de l’ombudsman de l’approvisionnement et partagées avec les fournisseurs issus de la diversité qui recherchent des informations sur les programmes et initiatives actuels ciblant les groupes sous-représentés, dans l’espoir qu’ils soient en mesure de soumissionner des contrats d’approvisionnement fédéraux.

Approvisionnement interne

En 2021-2022, le Guide d’approvisionnement interne du BOA a été mis à jour pour s’assurer que les critères suivants sont des considérations clés pour les processus d’approvisionnement internes :

  • Accessibilité;
  • Approvisionnement social;
  • Analyse comparative entre les sexes plus (ACS+);
  • Conflit d’intérêts des évaluateurs.

Le BOA s’engage à veiller à ce que les exigences en matière d’accessibilité soient prises en compte dans les processus d’approvisionnement internes pour garantir l’accessibilité de tous les biens et services qu’il achète.

Conception et prestation des programmes et des services

Sommet sur la diversification de la chaîne d’approvisionnement du gouvernement fédéral

Le Sommet annuel du BOA sur la diversification de la chaîne d’approvisionnement fédérale s’adresse aux fournisseurs des groupes sous-représentés (Autochtones, 2ELGBTQI+, personnes racisées, personnes en situation de handicap et autres groupes minoritaires). Il vise à faire connaître les outils et les programmes disponibles pour favoriser la compréhension du processus d’approvisionnement fédéral et aider les fournisseurs de ces groupes à accéder aux occasions de marchés fédérales. Ce sommet vise également à mettre en relation les propriétaires d’entreprises canadiennes issus de groupes sous-représentés avec des représentants du gouvernement du Canada, des conseils de fournisseurs et d’autres organisations qui peuvent les aider à obtenir des contrats fédéraux.

Le BOA s’engage à veiller à ce que tous les sommets en personne répondent aux exigences d’accessibilité. Voici quelques exigences en matière d’accessibilité que le BOA a mises en œuvre lors de son dernier sommet en personne :

  • Utiliser des couleurs différentes de celles des chaises pour la moquette/le sol.
  • Demander que des rénovations soient effectuées avant la tenue du sommet dans une salle de conférence à Toronto afin de s’assurer que les salles de bain soient accessibles (demander que les portes soient élargies pour assurer l’accessibilité aux fauteuils roulants).
  • S’assurer que l’interprétation en ASL et LSQ soit disponible.
  • Fournir une salle de repos accessible.

Approfondissement et partage des connaissances

En 2018, le BOA a mis en place son initiative d’approfondissement et de partage des connaissances (APC) afin de communiquer des informations sur les processus d’approvisionnement susceptibles d’intéresser les entreprises canadiennes et les organisations fédérales.

En 2019-2020, le BOA a terminé sa première étude sur l’approvisionnement social, qui est la pratique consistant à utiliser le processus d’approvisionnement pour atteindre des objectifs stratégiques sociaux, économiques et de perfectionnement de la main-d’œuvre.

L’étude de suivi, l’Approvisionnement social et programmes de marchés réservés, a examiné les programmes destinés à accroître les occasions de marché pour les fournisseurs sous-représentés. Le rapport a analysé les structures et la mise en œuvre des programmes de marchés réservés, tant au Canada au niveau fédéral avec la Stratégie d’approvisionnement auprès des entreprises autochtones (SAEA), qu’au niveau international en Australie, dans l’Union européenne et aux États-Unis. Cette étude portait sur les forces et les faiblesses des différentes approches des programmes de marchés réservés.

Le BOA s’est engagé à partager les informations obtenues dans le cadre de son initiative d’APC avec les fournisseurs et les fonctionnaires fédéraux de tout le pays lors de séances de discussions ouvertes, de conférences, de réunions ministérielles ainsi que sur son site Web.

Transports

Le Bureau de l’ombudsman de l’approvisionnement est situé au 410, avenue Laurier Ouest, bureau 400, à Ottawa (Ontario). Notre bureau est accessible. Il a été réaménagé en janvier 2019 et respecte les normes d’accessibilité actuelles. Pour se rendre à notre bureau, il est possible d’utiliser les transports publics ou privés. Un stationnement est disponible sur la rue Laurier avec une entrée accessible à l’immeuble ainsi qu’à notre bureau.

Le BOA s’engage à solliciter les commentaires de ses employés en ce qui concerne leurs besoins en matière d’accessibilité physique, et ce, annuellement, au moyen d’un sondage auprès des employés.

Consultation

En 2021-2022, le BOA a consulté les membres du Réseau des personnes handicapées de SPAC, ainsi que les membres interministériels de l’équipe de l’accessibilité (particulièrement ceux du Secrétariat du Conseil du Trésor) dans le cadre de réunions virtuelles afin de discuter de son Plan sur l’accessibilité.

En outre, des discussions ont été menées avec des membres de l’équipe sur l’accessibilité de la fonction publique concernant l’adoption du Passeport pour l’accessibilité, qui vise à éliminer les obstacles auxquels sont confrontés les employés et les candidats en situation de handicap dans la fonction publique fédérale en leur permettant d’obtenir les outils, les soutiens et les mesures dont ils ont besoin pour donner le meilleur d’eux-mêmes et réussir leur carrière.

Le BOA s’engage à intégrer le Passeport pour l’accessibilité en milieu de travail du GC dans ses avis d’emploi ainsi que dans son processus d’accueil au cours des deux prochaines années.

Le BOA a également assuré une représentation au sein de la communauté des adoptants du Passeport, qui discute et partage les modalités de mise en œuvre du Passeport pour l’accessibilité.

Le BOA s’est engagé à rencontrer chaque année l’équipe interministérielle sur l’accessibilité pour discuter de l’adoption du Passeport pour l’accessibilité.

Lexique

Les groupes sous-représentés sont définis comme étant les Autochtones, les membres de la collectivité 2ELGBTQI+, les personnes racisées, les personnes en situation de handicap et d’autres groupes minoritaires.

Budget et allocation des ressources

En 2021-2022, le BOA a investi 10 080 $ pour l’interprétation en ASL/LSQ lors de son Sommet. Le BOA s’attend à payer des montants similaires dans les années à venir.

Formation

Les employés du BOA sont encouragés à suivre des formations leur permettant d’approfondir leurs connaissances et de continuer à perfectionner leurs compétences. La direction examine chaque année les plans d’apprentissage personnels (PAP) de tous les employés du BOA et cerne continuellement les sujets pertinents pour lesquels l’organisation bénéficierait d’une formation de groupe ou de la participation à des événements comme :

  • L’organisation d’occasions d’apprentissage pour tout le personnel sur des sujets liés à la diversité et à l’inclusion, comme les préjugés inconscients et la réconciliation.
  • L’organisation de la présentation d’un exposé de Femmes et Égalité des genres Canada (FEGC) en avril 2021 sur l’ACS+ dans le processus d’approvisionnement. Nous avons pris connaissance de l’offre à commandes pour les services d’experts-conseils en matière d’ACS+, un projet pilote dans le cadre duquel FEGC élabore, conjointement avec SPAC, une offre à commandes pour les services d’experts-conseils en matière d’ACS+.
  • Pour soutenir l’apprentissage interne, les employés sont tenus d’ajouter des cours sur la diversité et l’inclusion à leurs PAP.
  • L’organisation, en 2021, d’une séance de sensibilisation à l’accessibilité avec le Centre de ressources sur les processus d’approvisionnement accessibles :
    • Ce que signifie la prise en compte de l’accessibilité dans le processus d’approvisionnement;
    • Les rôles des autorités contractantes et des responsables techniques;
    • La façon d’intégrer l’accessibilité à chaque étape du processus d’approvisionnement.
  • L’organisation, en 2022, d’une session de formation sur les préjugés inconscients par SPAC.
  • La représentation du BOA au cours pilote Créer un environnement d’approvisionnement équitable : Une approche fondée sur l’ACS+ pour faire progresser la diversité et l’inclusion, l’accessibilité, l’égalité des sexes et créer un environnement d’approvisionnement équitable au Canada.
  • La participation du BOA au Congrès canadien sur l’inclusion des personnes en situation de handicap (CCIH) organisé par Emploi et Développement social Canada (EDSC).
  • La participation à divers webinaires organisés par l’École de la fonction publique du Canada sur la diversité et l’inclusion.

Mise à jour du Plan d’accessibilité du Bureau de l’ombudsman de l’approvisionnement

Dans le cadre de son engagement à repérer et à prévenir de façon proactive les obstacles à l’accessibilité, le BOA :

  1. Publiera son Plan sur l’accessibilité d’ici le 31 décembre 2022, conformément au Règlement canadien sur l’accessibilité.
  2. Publiera un rapport d’étape détaillant la façon dont il met en œuvre le Plan sur l’accessibilité d’ici le 31 décembre 2023.
  3. Publiera un autre rapport d’étape d’ici le 31 décembre 2024.
  4. Publiera un nouveau Plan sur l’accessibilité d’ici le 31 décembre 2025.
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