Rapport de suivi de l’examen des pratiques d'approvisionnement 2019-20 du ministère des Pêches et Océans Canada

• Les recommandations 1, 2 et 3 s’appliquent à ce SI.
• Une série d’initiatives et de produits liés à ce SI ont été élaborés et communiqués, notamment des documents de formation actualisés, des ressources d’information et une nouvelle méthode uniformisée de conservation des dossiers électroniques reposant sur la plateforme GCdocs, afin de garantir le respect de l’intention du SI.
• Une fonction de surveillance appuyée par un formulaire d’approbation de l’approvisionnement est créée, mais, au même titre que d’autres initiatives comme les activités de mentorat, les équipes spécialisées pour les clients et l’examen par les pairs des activités de contrôle par les chefs d’équipe, elle pourrait tirer parti d’une orientation plus officielle et plus documentée concernant les tâches précises qui sont menées. Cela pourrait comprendre la description exacte des mesures mises en œuvre, la manière dont les travaux sont effectués et le lieu où sont conservés les documents relatifs aux activités. Cela permettrait au MPO de se préparer à l’examen minutieux de toute activité d’audit et à répondre aux défis externes.

• La recommandation 4 s’applique à ce SI.
• Le MPO a élaboré et communiqué des mesures efficaces, comme des documents de formation actualisés, et a adopté des pratiques exemplaires, comme l’organisation de réunions sur les leçons apprises, afin de mieux éviter les problèmes à venir susceptibles d’avoir une incidence sur la concordance avec l’intention de ce SI.
• Comme l’indique le SI 1, la fonction de surveillance, associée à un formulaire d’approbation de l’approvisionnement, pourrait tirer parti de documents officiels supplémentaires établissant et communiquant le rôle de la fonction et du processus de surveillance. Cela permettrait de démontrer que les travaux menés sont mieux adaptés à l’intention de la recommandation et à l’intention du SI 2.

• Les recommandations 5 et 6 s’appliquent à ce SI.
• Le MPO a élaboré et communiqué une série d’initiatives comme des documents de formation actualisés, des lignes directrices à l’intention des évaluateurs, des ressources d’information et des outils de soutien.
• Le Comité d’examen des marchés exerce une fonction de surveillance de haut niveau pour le plan d’approvisionnement ministériel et veille à ce que les politiques et procédures liées à l’approvisionnement soient à jour.
• Comme indiqué dans les SI 1 et 2, une fonction de surveillance appuyée par un formulaire d’approbation de l’approvisionnement est en place, mais elle pourrait tirer parti d’une orientation plus officielle et consignée concernant les tâches précises qui sont menées.

• Les conclusions de l’examen des pratiques d’approvisionnement initial n’ont donné lieu à aucune recommandation dans le cadre du secteur d’intérêt.
• La note « Satisfaisant + » repose sur les résultats de l’examen des pratiques d’approvisionnement initial.

• L’examen des pratiques d’approvisionnement initial a donné lieu à une ou plusieurs recommandations dans le cadre du secteur d’intérêt.
• Les plans d’action ont atteint le niveau 5 de mise en œuvre ou une combinaison des niveaux 4 et 5, un résultat jugé satisfaisant; c’est-à-dire que la mise en œuvre des plans d’action en réponse aux recommandations a progressé considérablement.
• La réponse de l’organisation est étayée par des documents ou des résultats de tests adéquats.

• L’examen des pratiques d’approvisionnement initial a donné lieu à une ou plusieurs recommandations dans le cadre du secteur d’intérêt.
• La mise en œuvre des plans d’action a progressé, mais pas suffisamment pour répondre convenablement à toutes les recommandations du secteur d’intérêt. Par exemple, une ou plusieurs recommandations ont atteint le niveau 3, mais il reste du travail à faire.
• La réponse de l’organisation est étayée par des documents ou des résultats de tests.

• L’examen des pratiques d’approvisionnement initial a donné lieu à une ou plusieurs recommandations dans le cadre du secteur d’intérêt.
• Aucun progrès ou progrès négligeable dans la mise en œuvre des plans d’action.
• Les documents justificatifs fournis sont inappropriés, ou les tests ne démontrent pas de résultats positifs.
• Les recommandations ne sont pas traitées et restent en suspens.

Le MPO a largement mis en œuvre cette recommandation par les moyens suivants :

• Le respect des instruments politiques tels que la Directive sur la tenue des documents pour la gestion de l’information;
• Un plan de communication global;
• Une structure de fichier formelle au sein du système GCdocs.

Le MPO a largement mis en œuvre la recommandation en adoptant des initiatives de formation et de communication avec les clients. Ensemble, ces activités contribuent à atteindre l’objectif de la recommandation en aidant le personnel à mieux comprendre les exigences des critères et la manière dont ils s’intègrent dans le processus d’évaluation global, ainsi que la manière de reconnaître les préjugés et de prendre des mesures pour atténuer le risque qu’ils aient une incidence sur les résultats de l’évaluation. Le MPO s’est acquitté de cette tâche de la façon suivante :

• Une formation traditionnelle par le biais de cours.
• La démonstration des pratiques exemplaires par l’adoption d’un programme d’intégration destiné à aider les nouveaux employés en les mettant en relation avec des responsables des achats plus expérimentés et en leur fournissant des liens vers des informations supplémentaires sur la formation à la passation de marchés par l’intermédiaire d’un centre de ressources sur l’approvisionnement.
• L’élaboration de documents d’orientation internes, tels que des instructions pour la réception des soumissions.
• L’établissement d’une liste de contrats dans le cadre de la plateforme d’approvisionnement, avec des liens pour obtenir de plus amples informations.
• L’adoption de pratique consistant à affecter des équipes spécialisées dans les achats à des secteurs de clientèle particuliers afin de mieux connaître les besoins et d’améliorer les relations. Cette approche est basée sur les lignes directrices des pratiques exemplaires de la Bibliothèque de données sur l’infrastructure des technologies de l’information (BDITI) et est également considérée comme une pratique exemplaire.

Le MPO a fait référence au document de planification et d’approbation des marchés comme étant son processus d’évaluation établi qui permet de s’assurer que les critères d’évaluation proposés correspondent aux instruments d’approvisionnement potentiels. Toutefois, il n’existe pas de lien clair démontrant comment on s’assure que les critères d’évaluation proposés correspondent aux instruments d’approvisionnement potentiels. Le MPO aurait intérêt à revoir la PAPC afin de fournir une indication sur la manière dont est démontrée l’assurance que les critères d’évaluation sont examinés pour éliminer les préjugés et garantir la clarté avant la publication. L’amélioration du document, pour mettre clairement en évidence la manière dont il est utilisé afin de s’assurer que les critères d’évaluation sont examinés pour éliminer les préjugés et garantir la clarté avant la publication, contribuerait à la mise en œuvre complète de la recommandation.

Le MPO a largement mis en œuvre la recommandation en se conformant à la documentation d’orientation, en assurant un suivi et une supervision actifs et en diffusant l’information parmi les membres du personnel. Ces activités permettent d’atteindre ces objectifs de différentes manières :

• Le document de planification et d’approbation préalable des contrats a été élaboré afin d’examiner ou d’approuver les stratégies d’approvisionnement proposées avant la publication des documents d’appel d’offres et l’attribution des contrats. Cela permet de résoudre les divergences à un stade précoce et de procéder à un examen par les pairs. Toutefois, pour répondre pleinement à la recommandation, le MPO doit indiquer clairement comment les questions de clarté et de cohérence sont traitées dans ses documents de demande de soumissions au moyen d’instructions claires fondées sur des documents d’orientation. Des directives ou des orientations supplémentaires doivent être incluses dans la PAPC afin d’éviter les divergences dans les procédures de demande de soumissions du MPO et d’assurer une transparence totale. En outre, le processus obligatoire d’examen par les pairs du MPO manque d’orientations internes et de communication sur l’exigence du processus d’examen par les pairs et sur ce qu’il implique.
• Le MPO échange les informations et les enseignements tirés de l’expérience, afin de mieux gérer les problèmes similaires qui pourraient se poser à l’avenir. Cependant, bien qu’un haut fonctionnaire soit désigné comme responsable du suivi et de la mise à jour des modèles ou des documents en fonction des changements requis par SPAC/SCT, aucune preuve de sa participation à l’un des conseils d’administration d’où il obtiendrait ces mises à jour n’a été fournie, pas plus qu’il n’y a de preuve qu’il diffuse des mises à jour. Ces questions doivent être résolues pour que la recommandation soit considérée comme pleinement satisfaite.

Le MPO a largement mis en œuvre la recommandation de la façon suivante :

• L’utilisation d’un système automatisé de rapport de suivi des contrats qui désigne les acheteurs et les fournisseurs, ainsi que d’autres informations sur les marchés publics. On analyse ces données afin de déceler toute tendance susceptible d’indiquer que le personnel de négociation des marchés favorise certaines entreprises. L’approbation finale de l’attribution du contrat intervient après l’examen de ce rapport afin de s’assurer qu’aucune préférence n’est accordée à un fournisseur en particulier.
• Les dossiers à haute visibilité sont examinés par la haute direction (directeur et directeur général).
• Formation à la stratégie d’approvisionnement pour les clients.
• Utilisation de formulaires standards pour démontrer que les conditions sont définies dans la phase de demande de soumissions et que les informations susceptibles d’offrir un avantage déloyal doivent être divulguées. Ces activités contribuent à répondre à l’objectif de la recommandation en permettant au personnel de mieux comprendre son rôle et ses responsabilités dans le cadre du processus de documentation de la passation de marché et en l’aidant à comprendre comment offrir des chances égales aux soumissionnaires pour les marchés publics tout en se protégeant contre les préjugés ou les avantages des entreprises titulaires. Les systèmes automatisés permettent de rendre compte des tendances afin d’éviter le favoritisme et les comités formels qui utilisent une documentation standardisée assurent une fonction de contrôle et de surveillance efficace.
• Le MPO maintient qu’il documente les dossiers afin de démontrer comment le personnel de négociation des marchés donne aux entreprises qualifiées des chances égales d’accès aux marchés publics et réduit les éventuels préjugés grâce à un processus d’examen par les pairs entrepris parallèlement à la réalisation du document de planification et d’approbation de la passation des marchés. Toutefois, la documentation relative à ce processus d’examen par les pairs et à ses implications fait défaut. La PAPC pourrait bénéficier de documents d’orientation. Ces documents d’orientation pourraient fournir des instructions claires sur les questions à examiner et sur le processus de contrôle global de manière plus détaillée. Cela permettrait de s’assurer que les discussions sont pertinentes par rapport aux thèmes de chaque recommandation, afin de garantir qu’elles sont prises en compte et qu’elles répondent pleinement à l’intention de la recommandation.

Le MPO a entièrement mis en œuvre son plan d’action pour répondre à cette recommandation. Ses activités comprennent :

• La diffusion d’informations au sein du personnel, ainsi que la formation et les interactions ciblées avec les groupes de clients. Plus précisément, le MPO transmet la documentation d’évaluation par courrier électronique aux évaluateurs, avec des instructions sur la manière de mener le travail d’évaluation et une description des rôles et des responsabilités.
• La trousse de formation « Introduction à l’approvisionnement » (Procurement 101) traite également le processus d’évaluation de manière approfondie.
• Avant le début de l’évaluation, une réunion de l’équipe d’évaluation est présidée par l’autorité contractante (AC). L’AC examinera les lignes directrices en matière d’évaluation afin de s’assurer que les rôles et les responsabilités sont bien compris et, avant de soumettre les soumissions techniques au chargé de projet, l’AC doit s’assurer que tous les participants ont signé et renvoyé l’Accord sur les conflits d’intérêts et la non-divulgation.
• Des formations complémentaires, telles qu’une série de cours sur l’approvisionnement dont certains sont axés sur l’évaluation des soumissions, sont également proposées. Plusieurs de ces cours sont obligatoires pour les spécialistes fonctionnels.
• Mise en place d’un programme d’intégration proposé par le directeur financier, ainsi que d’une formation sur l’approvisionnement pour les nouveaux membres du personnel.
• L’affectation d’équipes spécialisées dans l’approvisionnement aux secteurs clients afin de mieux connaître les besoins et de renforcer les relations est une initiative interne communiquée à l’ensemble du ministère et affichée sur le site intranet des services d’approvisionnement. Il est basé sur les lignes directrices des pratiques exemplaires de la Bibliothèque de données sur l’infrastructure des technologies de l’information (BDITI). Des données probantes ont été fournies montrant que le nouveau modèle a été communiqué au personnel, avec les noms des personnes à contacter et un courriel expliquant les raisons de l’adoption de cette approche.

Le MPO a largement mis en œuvre la recommandation en recourant à des organes de contrôle officiels, à l’examen par les pairs et à une initiative de rationalisation de l’approvisionnement. Ces activités contribuent à garantir le respect des processus d’évaluation et l’attribution des marchés au soumissionnaire approprié en assurant un suivi formel, une supervision et une orientation du personnel afin de garantir le respect des processus pendant toute la durée du processus. Par exemple :

• Le Comité d’examen des marchés du MPO assume plusieurs responsabilités en matière de surveillance des achats dans le cadre du plan d’approvisionnement ministériel. Le Comité approuve également les demandes de révision des politiques, des lignes directrices et des modèles relatifs à l’approvisionnement. Il surveille les rapports sur l’approvisionnement afin de résoudre les problèmes et de promouvoir l’efficacité et fournit également des rapports trimestriels au Comité des finances. Cela démontre la volonté du MPO de s’assurer que les processus sont respectés et contribue à répondre à l’objectif de la recommandation. Des documents d’orientation sur l’évaluation sont fournis aux évaluateurs, tels que des instructions générales aux équipes d’évaluation, des instructions individuelles et des exigences en matière de rapports de consensus.
• Le MPO affirme procéder à un examen par les pairs dans le cadre de discussions tenues parallèlement au document de planification et d’approbation des marchés. Toutefois, le MPO n’a pas fourni d’éléments probants à l’appui d’une fonction formelle d’examen par les pairs ou de sa communication aux responsables des achats. Ceci serait nécessaire pour considérer que l’intention de la recommandation est pleinement respectée.
• Comme indiqué dans la recommandation 4, un système automatisé de rapport de suivi des contrats est utilisé pour indiquer les acheteurs et les fournisseurs, ainsi que d’autres informations relatives à l’approvisionnement. On analyse ces données afin de déceler toute tendance susceptible d’indiquer que le personnel de négociation des marchés favorise certaines entreprises. L’approbation finale de l’attribution du contrat intervient après l’examen de ce rapport afin de s’assurer qu’aucune préférence n’est accordée à un fournisseur en particulier.
• Le MPO participe à une initiative de rationalisation de l’approvisionnement. L’objectif est de présenter leur modèle d’approche en fonction des risques liés aux produits de base. On a relevé un résumé de haut niveau des possibilités d’automatisation recommandées, qui pourrait favoriser le libre-service pour les utilisateurs finaux. Par exemple, un outil automatisé en cours de développement pourrait aider à évaluer les soumissions au moment où elles sont soumises afin d’accélérer le temps d’évaluation. Tout type de dispositif automatisé aura une chance optimale de garantir que les processus d’évaluation sont respectés et que les gains d’efficacité sont les bienvenus dans le processus, mais la manière dont il déterminera si les contrats sont attribués au soumissionnaire approprié et qualifié n’est pas encore claire. Le processus de dotation est toujours en cours.