Rapport de suivi concernant l’examen des pratiques d’approvisionnement de Ressources naturelles Canada de 2020-2021
Février 2025
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Introduction
1. Conformément à l’alinéa 22.1(3)a) de la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux, l’ombud de l’approvisionnement a le pouvoir d’examiner les pratiques d’approvisionnement des ministères afin d’évaluer l’équité, l’ouverture et la transparence de celles-ci et de formuler des recommandations appropriées au ministère concerné en vue d’améliorer ses pratiques. Ces examens, qui sont réalisés par le Bureau de l’ombud de l’approvisionnement (BOA), sont appelés « examen des pratiques d’approvisionnement » (EPA).
2. En 2020-2021, le BOA a effectué un EPA intitulé « Examen des pratiques d’approvisionnement de Ressources naturelles Canada » (RNCan), qui comprenait huit recommandations visant à régler les problèmes cernés. Un rapport final a été produit en novembre 2021 et publié sur le site Web du BOA.
3. Le BOA a comme pratique courante d’assurer le suivi des recommandations formulées dans les EPA. Cette pratique permet de déterminer si les ministères fédéraux ont mis en œuvre leurs plans d’action de la direction en réponse aux recommandations de l’ombud de l’approvisionnement. Le présent rapport de suivi comprend un sommaire des résultats de l’EPA initial et une évaluation par le BOA des progrès réalisés par RNCan dans la mise en œuvre de ses huit recommandations. Ce rapport comprend également une fiche de rendement qui facilite les comparaisons entre les ministères au fil du temps.
Résultats de l’examen initial des pratiques d’approvisionnement
4. L’objectif de l’EPA initial visait à déterminer si les pratiques d’approvisionnement de RNCan en matière de critères d’évaluation et de plans de sélection, d’appel d’offres, d’évaluation des soumissions et d’attribution des contrats étaient conformes aux principes d’équité, d’ouverture et de transparence.
5. En ce qui concerne l’EPA, le BOA a analysé les pratiques d’approvisionnement de RNCan en fonction de trois secteurs d’intérêt (SI). De plus, d’autres observations ont également été notées au cours de l’examen. Vous trouverez ci-dessous une description des SI, d’autres observations, un résumé des observations pour chaque SI ainsi que les huit recommandations formulées par l’ombud de l’approvisionnement et qui sont incluses dans le rapport d’EPA initial.
SI 1 : Les critères d’évaluation et les plans de sélection ont été établis conformément aux lois, aux règlements et aux politiques applicables.
6. En ce qui concerne le SI 1, l’examen initial réalisé par le BOA a révélé que les critères obligatoires dans les documents de demande d’appel d’offres correspondaient aux exigences et n’étaient pas trop restrictifs; toutefois, la majorité des dossiers ne définissaient pas les critères obligatoires d’une manière claire, précise et mesurable. Dans l’ensemble, les critères cotés n’étaient pas trop restrictifs, correspondaient à l’exigence et reflétaient l’importance relative des critères; toutefois, les critères cotés et grilles d’évaluation pourraient être améliorés afin d’accroître la clarté et de réduire au minimum la subjectivité. L’examen initial a fait remarquer que les soumissionnaires étaient constamment informés de la façon dont le contrat serait attribué.
7. L’ombud de l’approvisionnement a formulé deux recommandations pour résoudre les problèmes relevés dans le SI 1.
Recommandation 1 : RNCan devrait établir un processus de contrôle de la qualité pour s’assurer que les critères obligatoires sont adéquatement définis et communiqués de façon claire, précise et mesurable.
Recommandation 2 : RNCan devrait mettre à jour ses directives internes pour fournir de l’information sur l’élaboration des critères d’évaluation et des plans de sélection et s’assurer que les critères d’évaluation, les grilles de notation et les méthodes de sélection sont communiqués dans les demandes de soumissions de façon claire, précise et mesurable.
SI 2 : Les documents d’appel d’offres et les pratiques organisationnelles pendant la période de demande de soumissions étaient conformes aux lois, aux règlements et aux politiques applicables.
8. En ce qui concerne le SI 2, l’examen initial réalisé par le BOA a révélé que la plupart des documents d’appel d’offres évalués comprenaient des renseignements et des instructions clairs et complets pour permettre la présentation de soumissions conformes. Toutefois, plusieurs possibilités d’amélioration ont été relevées en ce qui concerne la description des exigences et les instructions aux soumissionnaires. Certains documents d’appel d’offres contenaient des formulations inexactes concernant une attestation de désignation autochtone requise avant l’attribution du contrat. De plus, en ce qui concerne les communications avec les fournisseurs, certains des documents examinés ont été jugés incomplets ou n’appuyaient pas la préparation de soumissions recevables.
9. L’ombud de l’approvisionnement a formulé deux recommandations pour résoudre les problèmes relevés dans le SI 2 :
Recommandation 3 : RNCan devrait corriger le libellé utilisé dans son ou ses modèles de demande de propositions afin que l’objectif de l’attestation de la désignation autochtone soit clair pour tous les soumissionnaires potentiels.
Recommandation 4 : RNCan devrait établir un processus pour veiller à ce que les informations communiquées aux fournisseurs avant la date de clôture des soumissions soient claires et que la documentation adéquate de ces communications soit conservée pour faciliter la surveillance de la direction. En outre, RNCan devrait établir un processus pour veiller à ce que les avis d’attribution du contrat des dossiers concernés soient publiés dans le délai prescrit et que les lettres de refus soient toujours envoyées aux fournisseurs non retenus en temps opportun.
SI 3 : L’évaluation des soumissions et l’attribution des contrats étaient effectuées conformément à l’appel d’offres.
10. En ce qui concerne le SI 3, l’examen initial effectué par le BOA a révélé des incohérences dans l’évaluation des soumissions et des écarts par rapport à l’approche prévue, et dans plusieurs cas, les contrats ont été attribués de manière incorrecte. La documentation du dossier était également incomplète dans plusieurs dossiers.
11. L’ombud de l’approvisionnement a formulé deux recommandations pour résoudre les problèmes relevés dans le SI 3 :
Recommandation 5 : RNCan devrait établir des processus pour s’assurer que : 1) les directives concernant l’évaluation sont transmises aux évaluateurs; 2) les soumissions non conformes sont rejetées et qu’elles ne font pas l’objet d’une évaluation plus approfondie; 3) les évaluations techniques respectent rigoureusement les critères d’évaluation et les grilles de notation dans les demandes de soumissions et sont menées conformément aux approches planifiées.
Recommandation 6 : RNCan devrait établir des processus pour s’assurer que : 1) les évaluations sont documentées de façon appropriée pour favoriser la transparence du processus d’attribution des contrats; 2) les dossiers d’approvisionnement sont complets et à jour.
12. Parmi les autres observations formulées au cours de l’examen, on y retrouve la perception du fractionnement des marchés et le non-respect des procédures internes en ce qui concerne une exigence assujettie à l’Accord sur les revendications territoriales du Nunavut.Note de bas de page 1
13. L’ombud de l’approvisionnement a formulé deux recommandations pour résoudre les problèmes relevés dans ces autres observations :
Recommandation 7 : RNCan devrait établir un processus pour s’assurer que les besoins regroupés ne sont pas divisés de façon inappropriée pour éviter les contrôles et les obligations découlant des accords commerciaux.
Recommandation 8 : RNCan devrait mettre à jour ses procédures courantes en matière d’approvisionnement pour se conformer à l’Accord sur les revendications territoriales du Nunavut et à la Directive sur les marchés de l’État du Conseil du Trésor, y compris les baux immobiliers dans la région du Nunavut, et établir un processus pour s’assurer que ses procédures sont respectées conformément aux obligations énoncées dans les Ententes sur les revendications territoriales globales.
Résumé de l’évaluation – Méthodologie et plan d’action de la direction
14. Lors du lancement de l’examen de suivi en mars 2024, le BOA a demandé à RNCan d’évaluer ses progrès dans la mise en œuvre des huit recommandations découlant de l’examen initial de 2021 à l’aide d’une échelle de progrès fournie par le BOA. Cette échelle allait du niveau 1, « Aucun progrès », au niveau 5, « Mise en œuvre complète », comme il est indiqué à l’annexe. 1. De plus, on a demandé à RNCan de fournir au BOA des renseignements et des documents supplémentaires à l’appui de leur auto-évaluation. Le BOA a examiné l’auto-évaluation de RNCan et les documents à l’appui pour déterminer son caractère raisonnable et sa crédibilité.
15. RNCan a effectué une auto-évaluation du niveau de mise en œuvre de ses mesures au « Niveau 4 – Mise en œuvre substantielle » pour la recommandation 1 et au « Niveau 5 – Mise en œuvre complète » pour les recommandations 2 à 8 inclusivement. Le BOA est d’accord avec l’évaluation du « Niveau 4 – Mise en œuvre substantielle » de la recommandation 1 du ministère et son évaluation du « Niveau 5 – Mise en œuvre complète » des recommandations 2, 3, 5, 6, 7 et 8 du ministère. Toutefois, la documentation à l’appui fournie par RNCan a démontré que les structures et les processus n’ont été que partiellement mis en œuvre pour la recommandation 4. Par conséquent, le BOA a évalué le niveau de mise en œuvre pour la recommandation 4 de RNCan au « Niveau 4 – Mise en œuvre substantielle ».
16. Dans l’ensemble, l’examen de suivi a montré que RNCan a amélioré les outils existants et en a élaboré et mis en œuvre de nouveaux, et que ceux-ci favorisent l’équité, l’ouverture et la transparence du processus d’approvisionnement. Les données probantes fournies par RNCan ont démontré une série de ces progrès conçus pour répondre à l’objectif de chaque recommandation dans le cadre de plusieurs initiatives, notamment :
- la conception et la mise en œuvre d’un processus d’examen par les pairs;
- l’élaboration d’un Guide complet d’évaluation des propriétaires d’entreprise;
- la mise à jour des modèles et des documents d’orientation internes;
- la prestation de séances d’information animées à l’intention du personnel de l’approvisionnement au sujet des pratiques exemplaires et des obligations en matière d’approvisionnement relatives aux Ententes sur les revendications territoriales globales.
17. La mise en œuvre récente de certaines des initiatives visant à donner suite aux recommandations 1 et 4 n’a pas encore donné de résultats substantiels pour valider pleinement l’efficacité des plans d’action. En fin de compte, le temps et l’adoption d’un mécanisme pour saisir les tendances et les résultats peuvent permettre à RNCan de démontrer leurs incidences globales.
Fiche de rendement
18. Les examens de suivi de l’EPA comprennent une fiche de rendement avec une note qui illustre le rendement du ministère, et tient compte des résultats de l’examen initial ainsi que des mesures prises par le ministère pour mettre en œuvre les recommandations dans le cadre de chaque SI et d’autres observations. Voici les notes octroyées à l’évaluation :
- Satisfaisant plus
- Satisfaisant
- Partiellement satisfaisant
- Insatisfaisant
19. Soulignons que la note « Satisfaisant plus » ne peut être octroyée que si l’examen initial n’a donné lieu à aucune recommandation dans le cadre d’un secteur d’intérêt particulier. Comme l’examen initial contenait des recommandations pour les trois SI ainsi que les autres observations déterminées, il a été impossible d’attribuer la note « Satisfaisant plus » dans le cadre de cet examen de suivi, et la note la plus élevée que RNCan pouvait obtenir pour chaque SI était « Satisfaisant ». Les définitions et les critères de l’évaluation sont présentés à l’annexe 2.
20. À la suite d’un examen des progrès réalisés dans la mise en œuvre des plans d’action pour chaque recommandation, et compte tenu des notes d’évaluation établies, chaque SI et les deux observations supplémentaires obtiennent la mention « Satisfaisant ». La description des mesures prises par RNCan et les pièces justificatives ont montré des progrès valables et crédibles en ce qui concerne les trois Si et les autres observations.
| Secteur d’intérêt (SI) | Note | Évaluation |
|---|---|---|
| Les critères d’évaluation et les plans de sélection ont été établis conformément aux lois, aux règlements et aux politiques applicables. | Satisfaisant |
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| Les documents d’appel d’offres et les pratiques organisationnelles pendant la période de soumission étaient conformes aux lois, aux règlements et aux politiques applicables. | Satisfaisant |
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| L’évaluation des soumissions et l’attribution des contrats étaient conformes à la demande de soumissions. | Satisfaisant |
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| Autres observations | Satisfaisant |
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Note du Tableau 1La note globale de la fiche de rendement de RNCan est « Satisfaisant ». Voici les principaux facteurs qui contribuent à cette note :
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Conclusion
21. RNCan a misé sur une combinaison de produits et de pratiques existants et nouveaux pour appuyer l’équité, l’ouverture et la transparence dans le processus d’approvisionnement et pour donner suite aux recommandations de l’ombud de l’approvisionnement à la suite de la publication du rapport de RNCan sur l’EPA en novembre 2021. Les preuves fournies ont montré que RNCan a pris les mesures nécessaires pour répondre à l’objectif de chacune des huit recommandations découlant de l’examen initial.
22. Les recommandations 2, 3, 5, 6, 7 et 8 ont été pleinement appliquées au travers de la mise en œuvre de produits et de processus nouveaux et améliorés. Les plans d’action pour les recommandations 1 et 4 ont été considérablement mis en œuvre et visent à atteindre la mise en œuvre complète au fil du temps avec des résultats viables pour l’efficacité.
23. L’adoption d’un mécanisme pour saisir et mesurer les résultats notables découlant des outils et des processus appliqués aidera davantage le ministère à assurer l’amélioration continue et l’adaptabilité aux changements dans le domaine de l’approvisionnement. De plus, ce mécanisme préparera mieux RNCan à l’examen des futures activités de vérification interne ou à se défendre contre les défis externes.
24. Cet examen a permis de conclure que l’auto-évaluation réalisée par RNCan est raisonnable et crédible. Par conséquent, le BOA conclut que toutes les recommandations ont été mises en œuvre en grande partie ou en totalité, ce qui a donné lieu à une note globale « Satisfaisant » dans la fiche de rendement.
25. Enfin, l’ombud de l’approvisionnement félicite RNCan pour son engagement à favoriser l’équité, l’ouverture et la transparence dans le processus d’approvisionnement et les progrès constatés jusqu’à maintenant. Les réponses en temps opportun de RNCan aux demandes et aux questions de suivi du BOA concernant cet examen ont été accueillies avec satisfaction.
Annexe 1
| Niveau 1 | Pas de progrès ou progrès insignifiants. Aucun progrès ou un progrès négligeable en ce qui concerne les mesures consistant à établir un nouveau comité, à organiser des réunions et à produire des plans informels. |
|---|---|
| Niveau 2 | Étape de la planification. Des plans formels pour les changements organisationnels ont été élaborés et approuvés. |
| Niveau 3 | Préparation de la mise en œuvre. La mise en œuvre d’une recommandation est en préparation; par exemple l’embauche ou la formation d’employés, l’élaboration et l’adoption des ressources nécessaires, et la rédaction et la ratification de documents de politique. |
| Niveau 4 | Mise en œuvre substantielle. Les structures et les processus sont en place et intégrés au moins dans la plupart des secteurs de l’organisation, et certains résultats ont été obtenus. |
| Niveau 5 | Mise en œuvre complète. Les structures et les processus sont entièrement mis en œuvre, et des résultats positifs ont été obtenus. |
| Obsolète | La recommandation n’est plus applicable en raison de nouvelles politiques, procédures, etc. |
Annexe 2
| Rendement global | Évaluation |
|---|---|
| Satisfaisant plus |
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| Satisfaisant |
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| Partiellement satisfaisant |
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| Insatisfaisant |
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Annexe 3
| Plan d’action de RNCan | Évaluation du BOA | Niveau |
|---|---|---|
| Recommandation 1 : RNCan devrait établir un processus de contrôle de la qualité pour s’assurer que les critères obligatoires sont adéquatement définis et communiqués de façon claire, précise et mesurable. | ||
RNCan établira un processus d’examen par les pairs pour examiner les critères obligatoires (avant la publication de la demande de soumissions) dans les dossiers d’approvisionnement ciblés à l’aide d’une approche fondée sur les risques. Les documents d’orientation internes (p. ex. les procédures courantes) seront mis à jour pour tenir compte du nouveau processus. Calendrier de mise en œuvre : 30 juin 2022 La portée du programme actuel d’assurance de la qualité sera élargie pour tenir compte de l’examen des critères d’évaluation. Calendrier de mise en œuvre : 30 juin 2022 |
RNCan a élaboré et mis en œuvre un processus complet d’examen par les pairs en deux étapes (étape préalable à la demande de soumissions et étape préalable à l’attribution). L’examen par les pairs vise à s’assurer que les critères d’appel d’offres sont clairs pour le lecteur et qu’ils représentent les principes d’équité, d’ouverture et de transparence. Le processus d’examen par les pairs de la période préalable à l’attribution permet de garantir que l’évaluation des soumissions et que la sélection de l’entrepreneur sont conformes à l’appel d’offres. Elle confirme l’absence d’irrégularités ou de problèmes éventuels qui feraient entorse aux principes d’équité, d’ouverture et de transparence du processus d’approvisionnement. Le nouveau processus est en vigueur dans l’ensemble de l’Unité des services d’approvisionnement de RNCan depuis avril 2023. Par conséquent, tous les documents d’orientation internes ont été mis à jour pour inclure l’examen obligatoire par les pairs, qui a été distribué au personnel de l’approvisionnement. Un deuxième volet du plan d’action proposé par le ministère comprenait la mise à jour de la portée du programme d’assurance de la qualité existant afin d’y inclure un examen des critères d’évaluation d’un appel d’offres. Toutefois, les contraintes budgétaires ont entraîné une pause dans le programme et des révisions de la structure organisationnelle à mettre en œuvre. Cela a eu une incidence sur l’élargissement proposé du Programme d’assurance de la qualité du ministère. À l’heure actuelle, des structures et des processus sont en place en attendant la mise en œuvre complète (juin 2024). En raison du changement récent, il est difficile de déterminer les résultats substantiels qui découleront de la mise en œuvre. RNCan a respecté la plupart des éléments du plan d’action qu’il propose et qui se rapportent à cette recommandation. Les récents changements mis en œuvre en réponse aux contraintes budgétaires qui ont une incidence sur le Programme d’assurance de la qualité démontrent la capacité d’adaptation et l’objectif du ministère qui vise à améliorer continuellement ses processus d’approvisionnement. Grâce à la durée et à l’ajustement qu’entraîne le changement de structure organisationnelle, le plan d’action sera finalement entièrement mis en œuvre avec des résultats viables. Par conséquent, un niveau 4 – Mise en œuvre substantielle a été attribuée à cet élément du plan d’action de RNCan. |
4 |
| Recommandation 2 : RNCan devrait mettre à jour ses directives internes pour fournir de l’information sur l’élaboration des critères d’évaluation et des plans de sélection et s’assurer que les critères d’évaluation, les grilles de notation et les méthodes de sélection sont communiqués dans les demandes de soumissions de manière façon claire, précise et mesurable. | ||
RNCan mettra à jour et communiquera ses documents d’orientation internes (p. ex. procédures courantes) pour s’assurer que les instructions sur les critères d’évaluation sont claires. Calendrier de mise en œuvre : 30 juin 2022 RNCan élaborera et communiquera un guide d’évaluation à l’intention des autorités contractantes et des autorités techniques afin de les aider à élaborer des critères d’évaluation. Calendrier de mise en œuvre : 30 juin 2022 La mise en œuvre du processus d’examen par les pairs en réponse à la recommandation 1 renforcera davantage les critères d’évaluation et les méthodes de sélection. Calendrier de mise en œuvre : 30 juin 2022 |
En réponse à la recommandation 2 pour ce SI, le ministère a également élaboré et mis en œuvre un guide d’évaluation détaillé pour aider les autorités contractantes et techniques à élaborer et à exécuter des méthodes d’évaluation efficaces. Il s’agit d’un outil complet qui fournit des lignes directrices claires et détaillées à prendre en compte lors de la définition des critères d’évaluation obligatoires et techniques. Le guide est à la disposition de l’Unité des services d’approvisionnement, et les autorités contractantes et techniques sont encouragées à communiquer le guide à leurs clients. Les procédures courantes ont été mises à jour pour intégrer les directives sur les critères d’évaluation et l’information a été communiquée au personnel par courriel. Les orientations internes sont accessibles et appliquées aux approvisionnements ministériels. Enfin, le processus d’examen par les pairs qui a été élaboré et mis en œuvre a également appuyé le plan d’action en réponse à cette recommandation. Il est utilisé dans l’ensemble de l’Unité des services d’approvisionnement depuis plus d’un an. RNCan a réussi à remplir tous les éléments du plan d’action proposé, ce qui a donné lieu à une note de Niveau 5 – Mise en œuvre complète pour cette recommandation. |
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| Recommandation 3 : RNCan devrait corriger le libellé utilisé dans son ou ses modèles de demande de propositions afin que l’objectif de l’attestation de la désignation autochtone soit clair pour tous les soumissionnaires potentiels. | ||
RNCan a révisé son modèle de demande de propositions afin de clarifier l’objectif de l’attestation des désignations autochtones. Calendrier de mise en œuvre : Complétée en août 2021 |
La mise à jour apportée au modèle de demande de propositions comprenait des directives et des instructions précises. Sa mise en œuvre a appuyé l’utilisation à grande échelle de la version mise à jour. Il n’y avait aucun rapport documenté sur les préoccupations récentes concernant le manque de clarté de l’attestation autochtone en matière d’approvisionnement. Il serait utile pour RNCan de planifier un examen courant des modèles de demande de propositions pour s’assurer que toute l’information est toujours à jour. Le plan d’action terminé a répondu efficacement à la recommandation et a donné lieu à une note de Niveau 5 – Mise en œuvre complète. |
5 |
| Recommandation 4 : RNCan devrait établir un processus pour veiller à ce que les informations communiquées aux fournisseurs avant la date de clôture des soumissions soient claires et que la documentation adéquate de ces communications soit conservée pour faciliter la surveillance de la direction. En outre, RNCan devrait établir un processus pour veiller à ce que les avis d’attribution du contrat des dossiers concernés soient publiés dans le délai prescrit et que les lettres de refus soient toujours envoyées aux fournisseurs non retenus en temps opportun. | ||
RNCan mettra à jour et communiquera ses documents d’orientation internes (p. ex. les procédures courantes) en vue a) d’inclure des instructions clarifiant les rôles et les responsabilités liés aux communications avec les fournisseurs avant la clôture des soumissions; ainsi que b) d’ajouter une exigence obligatoire pour l’envoi de lettres de refus pour les approvisionnements concurrentiels et de fournir un modèle de lettre normalisé. Calendrier de mise en œuvre : 31 mars 2022 RNCan examinera et mettra à jour sa « liste de contrôle de l’approvisionnement en ligne » pour s’assurer que les lettres de refus et les avis d’attribution de contrat ont été envoyés et affichés en conséquence dans le délai prescrit, le cas échéant. Calendrier de mise en œuvre : 30 juin 2022 |
RNCan a complété le plan d’action tel qu’il a été énoncé. Les documents d’orientation internes ont été mis à jour en y intégrant les rôles et les responsabilités liés à la communication avec les fournisseurs avant la clôture des soumissions ainsi qu’à l’envoi de lettres de refus après l’attribution du contrat. Il est important de noter que le plan d’action du ministère n’abordait pas l’élément de rapidité et de stockage des documents tel qu’il était décrit dans la recommandation initiale. Cependant, RNCan a mis en œuvre des directives pour le stockage et la structure des documents en octobre 2023 dans le cadre d’un plan d’action en réponse à une autre recommandation. La publication récente de l’orientation ne laisse pas encore suffisamment de temps pour valider pleinement les résultats substantiels. RNCan a mis à jour la liste de vérification en ligne pour s’assurer que l’envoi de lettres de refus et d’avis d’attribution était compris dans le cadre du processus. Toutefois, les orientations concernant les échéanciers pour la publication des documents n’ont pas été décrites comme il est indiqué dans le plan d’action. L’établissement d’échéanciers, même à titre indicatif, peut favoriser un processus d’approvisionnement plus efficace. Par conséquent, ce plan d’action se voit attribuer une note de niveau 4 – Mise en œuvre substantielle en raison de l’élément omis relatif aux échéanciers, tel qu’il est décrit dans la recommandation du BOA et le plan d’action proposé par le Ministère. |
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| Recommandation 5 : RNCan devrait établir des processus pour s’assurer que : 1) les directives concernant l’évaluation sont transmises aux évaluateurs; 2) les soumissions non conformes sont rejetées et ne font pas l’objet d’une évaluation plus approfondie; 3) les évaluations techniques respectent rigoureusement les critères d’évaluation et les grilles de notation dans les demandes de soumissions et sont menées conformément aux approches planifiées. | ||
RNCan veillera à ce que les trois éléments définis soient reflétés de manière appropriée dans les documents d’orientation internes, y compris le nouveau guide d’évaluation qui sera élaboré. Calendrier de mise en œuvre : 30 juin 2022 |
Les documents d’orientation ont été mis à jour pour que les instructions d’évaluation fournies soient cohérentes, que les soumissions non conformes ne soient donc pas retenues et que les évaluations techniques respectent les critères et la grille de notation décrits. Ceux-ci ont été communiqués à l’Unité des services d’approvisionnement, comme il est indiqué dans le plan d’action de RNCan. Le guide d’évaluation est mis en œuvre depuis près de deux ans et il fournit une orientation aux autorités contractantes et techniques au sujet de divers éléments du processus d’évaluation. Les mises à jour apportées aux documents étaient complètes, détaillées et répondaient efficacement à la recommandation. | 5 |
| Recommandation 6 : RNCan devrait établir des processus pour s’assurer que : 1) les évaluations sont documentées de façon appropriée pour favoriser la transparence du processus d’attribution des contrats; 2) les dossiers d’approvisionnement sont complets et à jour. | ||
RNCan mettra à jour le document « Instructions aux évaluateurs » pour indiquer que l’autorité contractante ne procédera pas à l’attribution du contrat tant que des documents d’évaluation technique dûment signés n’auront pas été reçus. Calendrier de mise en œuvre : 30 juin 2022 Les documents d’orientation internes seront mis à jour afin d’énoncer explicitement l’exigence qui consiste à s’assurer que le dossier d’approvisionnement est bien documenté. Calendrier de mise en œuvre : 30 juin 2022 |
RNCan a mis à jour ses directives internes en remplaçant le document « Instructions aux évaluateurs » par le « Guide d’évaluation des propriétaires d’entreprise ». Ce changement a été communiqué au personnel de l’approvisionnement en octobre 2022. Le ministère a également élaboré des lignes directrices sur la structure des dossiers pour l’entreposage des documents en réponse à la recommandation. Selon un courriel envoyé en octobre 2023, les directives sur la structure des dossiers ont été mises en œuvre. RNCan a rempli les éléments mentionnés dans son plan d’action proposé. Dans l’ensemble, RNCan a terminé tous les éléments du plan d’action qu’il propose pour cette recommandation, ce qui a donné lieu à une note de Niveau 5 – Mise en œuvre complète. |
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| Recommandation 7 : RNCan devrait établir un processus pour s’assurer que les besoins regroupés ne sont pas divisés de façon inappropriée pour éviter les contrôles et les obligations découlant des accords commerciaux. | ||
RNCan modifiera son système actuel de suivi de l’approvisionnement pour aider à définir les exigences similaires émanant de la même direction générale. Calendrier de mise en œuvre : 30 juin 2022 RNCan mettra à jour ses documents d’orientation internes (p. ex., procédures courantes) pour tenir compte de l’amélioration du système. Calendrier de mise en œuvre : 30 juin 2022 |
RNCan a mis à jour le système automatisé de suivi de l’approvisionnement pour vérifier si un besoin est récurrent ou fait déjà l’objet d’un contrat. Il s’agit d’une invite de contrôle utile si l’autorité contractante ne parvient pas à repérer l’apparence de fractionnement de contrat. RNCan a mis à jour les documents d’orientation internes en y intégrant des éléments à prendre en considération afin de réduire au minimum le risque de fractionnement des contrats. Les lignes directrices sont en place depuis plus d’un an et peuvent démontrer certains résultats concrets dans le cas où une évaluation plus approfondie est nécessaire. De plus, le changement organisationnel au sein du ministère qui a donné lieu à des équipes axées sur les produits de base peut favoriser efficacement un système qui garantit que les stratégies axées sur les risques sont appliquées à des approvisionnements semblables. Enfin, RNCan offre également un cours virtuel qu’il a élaboré, « Marchés publics 101 », dirigé par un instructeur à l’intention des propriétaires d’entreprise, qui traite des « Pratiques à éviter », comme le fractionnement de contrats. La rubrique définit la terminologie et des exemples de scénarios font l’objet de discussions. Au total, 11 séances ont été offertes à plus de 900 participants depuis sa création à l’automne 2023. RNCan prévoit un minimum de deux séances qui seront offertes chaque année. Le ministère a terminé tous les éléments de son plan d’action proposé, ce qui a mené à l’attribution d’une note de niveau 5 – Mise en œuvre complète. |
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| Recommandation 8 : RNCan devrait mettre à jour ses procédures courantes en matière d’approvisionnement pour se conformer à l’Accord sur les revendications territoriales du Nunavut et à la Directive sur les marchés de l’État du Conseil du Trésor, y compris les baux immobiliers, dans la région du Nunavut, et établir un processus pour s’assurer que ses procédures sont respectées conformément aux obligations énoncées dans les Ententes sur les revendications territoriales globales. | ||
RNCan examinera l’information actuelle de l’Accord sur les revendications territoriales du Nunavut dans ses documents d’orientation internes, et veillera à la conformité avec l’orientation de l’Accord dans l’ensemble du gouvernement. RNCan continuera de collaborer avec les autorités contractantes, et tiendra une séance d’information prévue pour faire part des leçons tirées à la suite des approvisionnements récents. Cela complétera l’information et les instructions précédemment communiquées dans le cadre de la mise en œuvre de la politique en 2019. Calendrier de mise en œuvre : 31 décembre 2021 |
RNCan a mis à jour les documents d’orientation internes en y intégrant les renseignements exacts sur l’orientation pangouvernementale de l’Accord sur les revendications territoriales du Nunavut. De plus, une séance d’information au sujet des Ententes sur les revendications territoriales globales a été offerte au personnel de l’Unité des services d’approvisionnement, ainsi qu’une présentation pour référence future. Le ministère a mis en œuvre avec succès son plan d’action en réponse à la recommandation, ce qui a donné lieu à une note de niveau 5 – Mise en œuvre complète. | 5 |
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