Section 1 - Les toutes premières étapes

Bâtir le Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement

Dès que la sanction royale à la Loi fédérale sur la responsabilité a été reçue, le gouvernement a mis en œuvre deux bases d'activités clés interreliées : la recherche du tout premier ombudsman de l'approvisionnement et l'élaboration du Règlement concernant l'ombudsman de l'approvisionnement.

Le 22 février 2007, le gouvernement a annoncé qu'il cherchait des candidats qualifiés pour le poste d'ombudsman de l'approvisionnement. Plusieurs candidats ont signalé leur intérêt. À la suite d'entretiens et d'un examen approfondi, M. Shahid Minto a été nommé ombudsman de l'approvisionnement désigné le 19 septembre de la même année.

Le terme « désigné » est important. Selon la loi, l'ombudsman de l'approvisionnement doit exécuter son mandat « conformément au Règlement » et lors de la nomination de M. Minto, le Règlement n'était qu'aux premiers stades de son développement. Peu après, l'élaboration du Règlement s'est achevée et ce dernier est entré en vigueur le 5 mai 2008. Le 15 mai 2008, Shahid Minto a officiellement été nommé ombudsman de l'approvisionnement par décret.

Les mois qui ont suivi ont été utilisés pour commencer à créer le Bureau.

Principes

Des principes de base ont servi de fondement. Le Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement doit être, et également être perçu comme étant :

• Indépendant – il exerce ses fonctions sans aucun lien de dépendance avec le gouvernement;
• Neutre – il n'agit ni comme lobbyiste des fournisseurs ni comme le défenseur du gouvernement fédéral;
• Utile – il cherche à améliorer les processus d'approvisionnement, dans l'intérêt de tous les intervenants.

Afin d'y parvenir, le Bureau doit être :

• Informé – au sujet des opérations sur le marché canadien, des lois, des pratiques et des politiques relatives aux approvisionnement, ainsi que des enjeux et des préoccupations devant être traités;
• Réceptif – il doit agir rapidement, de manière neutre.

Le Bureau vise à être une partie intégrante de la solution :

• il cherche à résoudre les préoccupations individuelles à la satisfaction des parties impliquées;
• il formule des recommandations utiles et équilibrées afin de renforcer l'équité, l'ouverture et la transparence du processus d'approvisionnement du gouvernement.

Assurer le caractère indépendant

« Afin d'être crédible, il est essentiel d'être indépendant »
– Shahid Minto

Lors de sa comparution devant le Comité permanent des opérations gouvernementales et des prévisions budgétaires le 27 mai 2008, M. Minto a mis en évidence la nécessité pour le Bureau d'être clairement indépendant des ministères et organismes du gouvernement.

Le Bureau n'a pas été établi en tant qu'agent du Parlement, ou comme une entité distincte aux termes de la Loi sur la gestion des finances publiques. L'ombudsman relève directement du ministre de TPSGC, et le budget du Bureau est compris dans le budget du Ministère. Ainsi, comment veiller à ce que le Bureau opère réellement, et qu'il soit perçu comme opérant, d'une manière clairement indépendante?

Un certain nombre de mesures ont été prises :

• Un protocole d'entente formel a été signé par l'ombudsman et le sous-ministre de TPSGC, afin de clarifier les rôles et les responsabilités respectifs du Bureau et du Ministère. Ce protocole reconnaît et déclare le caractère indépendant de l'ombudsman.
• Le budget proposé pour le Bureau est approuvé directement par le Conseil du Trésor, soit séparément du processus budgétaire du Ministère.
• Afin d'affecter les ressources du Bureau à des activités opérationnelles, le Bureau a négocié des ententes de niveau de service avec le Ministère pour des services essentiels comme les ressources humaines, les finances ou l'infotechnologie. Ces services sont fournis selon le principe du recouvrement des coûts. Le Bureau est responsable et imputable de toutes les décisions prises à cet égard.
• Après consultations avec le ministère de la Justice, le Bureau emploie son propre avocat conseil.
• Le Bureau est responsable de ses vérifications et de sa gestion des risques internes.
• Le Bureau se charge aussi de ses propres services de communications.
• Dans ce qui peut être vu comme le signe le plus tangible d'indépendance aux yeux de la collectivité des fournisseurs, le Bureau est déménagé au début du printemps 2009 dans ses locaux permanents, situés dans un immeuble commercial. Il sera non seulement physiquement séparé de TPSGC, mais encore plus important, il sera facilement accessible aux fournisseurs souhaitant discuter de certains enjeux.

Gestion opérationnelle

Ayant établi ce vaste cadre pour assurer notre caractère indépendant et notre engagement envers celui-ci, nous étions confrontés à la lourde tâche de passer d'un nombre extrêmement réduit d'employés, d'installations, de politiques ou de pratiques internes et d'infrastructure d'appui à une organisation entièrement opérationnelle.

La création d'un Bureau est bien plus que l'élaboration d'un simple organigramme. Il faut classifier de nouveaux postes (y compris cinq postes de cadres supérieurs), recruter des employés, veiller à ce que nous disposions des cotes de sécurité et d'espaces de bureaux adéquats; acquérir du mobilier ainsi que des fournitures de bureau et acheter des ordinateurs.

À ces fins, l'ombudsman a recruté à l'automne 2007 un petit groupe de cinq personnes, constitué de professionnels et de personnel de soutien. En avril 2008, ce nombre est passé à 10, et en date du 31 mars 2009, notre effectif s'élève à 22 employés, répartis dans cinq unités opérationnelles.

Cette structure a été choisie pour que les rôles et responsabilités internes soient clairement définis. En particulier, cela souligne ce que nous croyons être nos trois principaux secteurs d'activités, soit : examiner les pratiques d'acquisition du gouvernement, répondre aux demandes et aux plaintes des fournisseurs individuels et offrir des services de règlement extrajudiciaire des différends.

Système de gestion de cas

L'utilisation et la gestion de l'information sont essentielles aux activités opérationnelles du Bureau. Ainsi, le Bureau a besoin d'un système automatisé de gestion des cas, renfermant les informations nécessaires aux prises de décisions et aux fins d'établissement de rapports.

Nous avons étudié trois options visant à satisfaire à cette exigence. Nous avons analysé l'élaboration d'une solution personnalisée, l'achat d'une solution commerciale standard, et l'achat d'un système de gestion des cas développé par l'Ombudsman of British Columbia. Nous avons jugé que la troisième option était la plus efficace. Elle est la plus rentable et nous permet de tirer parti d'un produit déjà développé. Ce système est utilisé depuis plus de 10 ans et a été implanté avec succès dans d'autres bureaux d'ombudsman dans différents ministères et organismes fédéraux, comme le ministère de la Défense nationale et l'Agence du revenu du Canada.

Le système fait actuellement l'objet d'une modification afin de satisfaire aux exigences propres de notre bureau. On prévoit être en mesure de procéder à son implantation au début de l'été 2009. Ce système effectuera le suivi de toute information pertinente à nos secteurs d'activités.

Le modèle opérationnel

« Plutôt que d'insister pour vous demander si vous avez suivi les règles, nous mettons l'accent sur la question suivante : « Avez-vous agi de la bonne manière? »
– Shahid Minto

Le système de gestion des cas est un outil qui appuie et permet l'utilisation efficace de notre modèle opérationnel. Nous soulignons l'importance d'obtenir des commentaires continus des fournisseurs et des collectivités de l'approvisionnement fédéral. Aussi, nous cherchons constamment à obtenir des commentaires constructifs qui nous permettront d'améliorer tous les aspects de nos activités.

Nous opterons pour une approche très vaste relativement à nos examens des pratiques. Ces derniers font parti des principaux éléments de notre mandat, ils sont proactifs et mettent l'accent sur la prévention des problèmes.

Un examen peut être réalisé afin d'étudier un certain nombre de problèmes, qui touchent plusieurs ministères et fournisseurs, ou encore, un seul problème qui ne touche qu'un seul ministère. Un examen peut aussi prendre la forme d'une étude qui nous permet de déterminer les pratiques efficaces et/ou les problèmes dont nous pourrions tenir compte dans un examen futur. Les examens peuvent :

• être « uniques » : autonomes et indépendants;
• faire partie d'une série d'examens, qui étudie différents aspects d'une situation précise;
• être cycliques, conçus pour être régulièrement mis à jour afin de déterminer les changements.

Peu importe les approches que nous adoptons pour les réaliser, nos examens visent toujours à trouver des solutions et à améliorer l'équité, l'ouverture et la transparence de l'approvisionnement.

Nous avons élaboré une approche de travail standardisée pour la réalisation de nos premiers examens des pratiques. Cela comprend des procédures opérationnelles détaillées pour la planification stratégique et la sélection des sujets, ainsi qu'un processus de planification des examens; un cadre pour la réalisation comme telle des examens; plusieurs formes de rapports, que nous utiliserons selon le sujet de chaque examen; et une approche pour la présentation des résultats de notre travail dans le rapport annuel.

Il est important de souligner un des éléments de notre approche : lorsque nous réalisons un examen des pratiques, nous l'envoyons au(x) ministère(s) concerné(s), pour examen et commentaires. L'examen ne sera achevé qu'après avoir reçu les commentaires. Par la suite, nous en envoyons une copie au(x) ministre(s) appropriés et au ministre de TPSGC.

Vous trouverez plus de détails concernant nos examens des pratiques à la Section 2.

Notre approche à l'égard des renseignements et des enquêtes est fondée sur les normes de conduite des plus élevées et sur des critères précis. Nous souhaitons favoriser la communication et fournir des solutions pratiques pour traiter les enjeux rapidement et efficacement. D'emblée, nous encourageons les fournisseurs à discuter avec les ministères concernés, afin de régler les enjeux. Une enquête formelle – l'application des procédés prévus dans la Loi et dans le Règlement – n'est entreprise que dans les cas où nous ne pouvons pas résoudre la situation par la collaboration et le dialogue.

Grâce au nouveau système de gestion des cas, nous pouvons consigner et analyser toutes les demandes et les requêtes des fournisseurs et des autres intervenants.

Tel que prescrit par la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux, les constatations et les recommandations du Bureau relatives à une plainte sont transmises au plaignant, au ministre concerné et au ministre de TPSGC.

Vous trouverez de plus amples renseignements sur nos activités relatives aux renseignements et aux enquêtes à la Renseignements et enquêtes relatives à l'approvisionnement.

On prévoit que les mécanismes de règlements extrajudiciaires des différends occuperont une partie importante de notre travail à mesure que de plus en plus de fournisseurs et de ministères prennent connaissance de ce service. Après avoir analysé plusieurs options possibles de règlements des différends, nous avons sélectionné nos approches, élaboré un diagramme du processus et nous avons établi des normes pour le recours aux services de facilitateurs, de médiateurs et d'arbitres.

Vous trouverez plus de détails concernant notre travail relatif aux règlements extrajudiciaires des différends à la Services de règlement extra-judiciaire des différends (RED).

Nous nous sommes assurés de disposer de mesures d'assurance de la qualité et de gestion des risques solides et efficaces. Ce qui nous permettra de nous assurer que nos rapports d'examen des pratiques, nos enquêtes et nos recommandations reposent sur des preuves factuelles valables et répondent aux normes professionnelles les plus rigoureuses.

Vous trouverez de plus amples renseignements sur les travaux que nous avons réalisés à cet égard à la Section 1 - Assurance de la qualité et de gestion des risques.

Évaluation de programme

Nous sommes en bonne voie d'avoir en place un cadre d'évaluation de programme détaillé permettant d'évaluer l'efficacité du Bureau. Notre objectif consiste à utiliser deux mesures objectives et reproductibles :

• la qualité de nos travaux en tant que tels;
• notre impact quant à l'équité, l'ouverture et la transparence de l'approvisionnement global au gouvernement fédéral.

Pour ce faire, nous avons élaboré un cadre d'évaluation détaillé. Celui-ci a été soumis au Secrétariat du Conseil du Trésor en novembre 2008, et il a été subséquemment accepté. Le cadre a été conçu après l'examen de documents pertinents portant sur le Bureau et l'ombudsman de l'approvisionnement, ainsi qu'à la suite des entrevues avec bon nombre d'intervenants ou de parties clés qui manifestent un intérêt envers les activités du Bureau.

Un certain nombre d'éléments relatifs au fonctionnement du Bureau seront évalués et mesurés.

Il ne suffit pas de mesurer l'efficacité de nos activités : nous devons savoir si nous contribuons, par le biais de nos recommandations, à améliorer de manière générale l'approvisionnement au gouvernement fédéral. À cette fin, le cadre d'évaluation cherche également à déterminer :

• la mesure dans laquelle le Bureau a contribué à l'amélioration de l'équité, de l'ouverture et de la transparence de l'approvisionnement;
• la mesure dans laquelle le Bureau a contribué à accroître la confiance et les connaissances des fournisseurs et de la collectivité de l'approvisionnement;
• la mesure dans laquelle le Bureau a contribué à l'accroissement du niveau de professionnalisme de la collectivité de l'approvisionnement.

Évaluations formative et sommative

En plus de nous offrir une base de comparaison pour l'évaluation continue de notre travail, le cadre d'évaluation de programme comprend deux étapes principales :

• une évaluation formative prévue en 2010 pour examiner le niveau de réalisation de notre programme et nous assurer que nous progressons selon notre mandat et nos attentes;
• une évaluation sommative en 2013 pour mesurer l'atteinte de nos objectifs et les résultats obtenus.

Le cadre sera entièrement en place au milieu de 2009. Le rapport annuel 2009-2010 annoncera officiellement les premiers résultats portant sur le rendement.

Promouvoir le Bureau

Une organisation dans sa toute première année d'activités fait face à d'importants défis liés aux communications.

Rayonnement

Une des premières étapes essentielles pour le Bureau était de veiller à ce que les intervenants connaissent notre existence et les services que nous offrons.

Pour qu'ils n'hésitent pas à communiquer avec nous, les fournisseurs doivent savoir qu'ils peuvent compter sur nous et que nous serons réceptifs et sensibles à leurs demandes et préoccupations. Quant à elle, la collectivité de l'approvisionnement fédéral doit connaître notre professionnalisme et notre engagement à l'excellence pour que nous puissions travailler ensemble, dans un esprit de collaboration. De même, afin de nous puissions travailler ensemble dans un climat d'engagement commun à l'amélioration, les associations des fournisseurs doivent nous faire confiance pour traiter leurs préoccupations de manière réellement indépendance et équitable; et les ministères doivent connaître nos principes, nos valeurs et nos approches.

« Je crois que tous les parlementaires présents en Chambre accueillent favorablement les services offerts par votre Bureau »
– Daryl Kramp, député de Prince Edward-Hastings, Comité permanent des opérations gouvernementales et des prévisions budgétaires, mai 2008

Notre équipe de Communications et de gestion ministérielle est le point central de nos activités de communication et de rayonnement. Au cours de la première année d'activité du Bureau, soit bien avant l'entrée en vigueur du Règlement, l'équipe a mis en œuvre une initiative de rayonnement dynamique afin d'en faire la promotion.

Dès novembre 2007, nous avons lancé notre numéro sans frais (1-866-734-5169) et presque immédiatement, nous avons reçu des appels. À partir de ce moment jusqu'au 31 mars 2009, nous avons consigné 355 demandes et requêtes, par téléphone et par courriels. Vous trouverez de plus amples renseignements sur ces demandes et requêtes à la Renseignements et enquêtes relatives à l'approvisionnement.

Nous sommes aussi présents dans Internet. Notre site Web a été mis en ligne le 15 mai 2008, comme une porte toujours ouverte sur nos activités et services. Dans ce dernier :

• nous expliquons qui nous sommes et ce que nous faisons. De plus, nous essayons de répondre aux questions que nous traitons le plus fréquemment;
• nous attirons l'attention sur notre numéro sans frais, afin que les gens puissent facilement communiquer avec nous;
• nous fournissons un lien vers le Règlement, pour que les fournisseurs puissent découvrir la manière dont nous fonctionnons et sachent à quoi s'attendre lorsqu'ils communiquent avec nous.

Au fil de l'évolution de notre Bureau, les Canadiens et les Canadiennes auront accès à un nombre grandissant de renseignements sur notre site Web. Plus particulièrement, nos procédures et politiques internes, nos rapports annuels, nos rapports d'examens des pratiques d'acquisition et des informations sommaires sur nos demandes et nos enquêtes, ainsi que sur nos activités de règlement extrajudiciaire des différends seront publiés dans notre site dès qu'ils seront disponibles. Au fur et à mesure que de nouvelles idées relatives aux pratiques d'approvisionnement seront proposées, nous publierons et présenterons les cas de réussite, les leçons retenues et suggérerons aux fournisseurs et au gouvernement de nouvelles manières d'améliorer les processus d'approvisionnement et l'efficacité ainsi que l'efficience globales du système d'approvisionnement.

L'intérêt des gens pour notre travail est mis en évidence par le nombre de visiteurs de notre site Web.

Site Internet du BOA - Total des visiteurs, de mai 2008 à mars 2009

Description texte de ce graph linéaire est disponible sur une page séparée.

Pendant la même période (de mai 2008 à mars 2009), le nombre total de visiteurs canadiens s'élève à 85 331, donc une moyenne de 7 757 visiteurs par mois. L'intérêt international tel que démontré dans le tableau suivant, est particulièrement intéressant :

Site Internet du BOA - Total des visiteurs (de mai 2008 à mars 2009)
Les 20 principaux, à l'exclusion du Canada

Description texte de cet histogramme est disponible sur une page séparée.

Nous sommes heureux qu'autant de personnes de l'extérieur du gouvernement connaissent déjà notre existence. Nous croyons que c'est grandement attribuable à nos efforts pour nous faire connaître :

• Un article publié dans le magazine The Lawyers Weekly en juillet 2008.
• Une entrevue de l'ombudsman de l'approvisionnement publiée dans le magazine SUMMIT en septembre 2008.
• La publication d'avis publics dans les principaux quotidiens et hebdomadaires de toutes les provinces et les territoires en juillet 2008.
• Nous avons également fait des exposés partout au pays :
  • Conference Board du Canada, 2008 Public Sector Financial Leadership : Maintaining the Momentum for Change (Ottawa, mai 2008)
  • Association des fournisseurs du gouvernement fédéral (Ottawa, le 15 septembre 2008);
  • Colloque – BÂTIR ENSEMBLE LA CONFIANCE : L'expérience des secteurs public et privé organisé par Intégrité du secteur public Canada (Ottawa, le 22 septembre 2008);
  • Conférence sur les marchés publics (janvier 2009);
  • Bureau de l'ombudsman de l'Alberta (mars 2009);
  • Le Board of the Association of Consulting Engineers of Alberta (mars 2009);
  • Conseil canadien des marchés publics à Calgary (mars 2009);
  • Société canadienne des directeurs d'association (mars 2009);
  • Procurement Lawyers of Ottawa (mars 2009);
  • Association des manufacturiers et exportateurs du Québec (mars 2009);
  • Réseau des conseillers en management du Québec (mars 2009).
• Notre groupe des communications a élaboré une brochure décrivant le mandat, la vision et les services du Bureau.
  • Nous avons distribué cette brochure à grande échelle dans la collectivité des fournisseurs, notamment :

     » au Conseil canadien des fournisseurs autochtones et de minorités visibles (CAMSC);
     » à la Chambre de commerce du Canada;
     » à la Fédération canadienne de l'entreprise indépendante;
     » à la Building Owners and Managers Association (BOMA);
     » à la Fondation canadienne des jeunes entrepreneurs.

• Nous avons aussi envoyé des brochures à tous les bureaux de circonscription des députés en juillet 2008, et plus tard, à tous les nouveaux députés élus à l'automne 2008.
• Sans oublier les bureaux régionaux et l'administration centrale du Bureau des petites et moyennes entreprises (BPME).

Au sein du gouvernement, nous avons aussi déployé de grands efforts pour nous faire connaître. L'ombudsman a personnellement dirigé nos travaux dans ce domaine. À la fin de l'exercice financier, l'ombudsman et les cadres supérieurs avaient :

• rencontré plus de 25 sous-ministres et administrateurs généraux d'organismes, afin d'expliquer le mandat, les principes, les valeurs et les approches planifiées du Bureau;
• rencontré les hauts fonctionnaires du Secrétariat du Conseil du Trésor, du Bureau du vérificateur général et du Tribunal canadien du commerce extérieur afin de confirmer les mandats distincts, mais complémentaires des autres organisations;
• présenté à la collectivité fédérale des exposés décrivant la vision et le travail de notre Bureau, notamment :
  • à l'Institut de gestion du matériel (IGM) : l'atelier national d'Ottawa en mai 2008; et les ateliers régionaux : Winnipeg (septembre 2008); Halifax (novembre 2008); Vancouver (décembre 2008); et Toronto (février 2009);
  • au Comité de gestion du Groupe des matériels de la Défense nationale (février 2008);
  • au Groupe d'action des finances pour les petits organismes (novembre 2008);
  • à la séance d'apprentissage de la collectivité de l'approvisionnement du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international (janvier 2009);
  • à la collectivité des acquisitions et des approvisionnements des Prairies du gouvernement fédéral (Alberta, mars 2009) et au Bureau des petites et des moyennes entreprises (BPME), TPSGC (janvier 2009);
  • au Groupe de pratique du droit commercial du ministère de la Justice (février 2009).

L'ombudsman et quelques-uns de ses cadres supérieurs se sont présentés devant le Comité sénatorial permanent des finances nationales (février 2008) et devant le Comité permanent des opérations gouvernementales et des prévisions budgétaires (mai 2008) afin de renseigner les membres sur la création et l'évolution du Bureau. Nous avons été encouragés par l'accueil positif et l'appui de ces deux comités. De plus, ces derniers ont reconnu que nous faisions face à d'importants défis dans la poursuite de notre objectif, soit de renforcer la confiance de la population canadienne dans le processus d'approvisionnement du gouvernement.

« Je crois réellement que le poste d'ombudsman de l'approvisionnement est essentiel pour garantir la transparence des processus d'acquisition et pour traiter les plaintes avant qu'elles deviennent hors de contrôle et donnent lieu à des poursuites onéreuses »
– M. Charlie Angus, député de Timmins-James Bay, – Comité permanent des opérations gouvernementales et des prévisions budgétaires, mai 2008

De plus, l'expertise du Bureau commence à être reconnue mondialement. Nous avons rencontré des représentants du Bureau de l'enquêteur de la Commission européenne pour échanger des informations et, à l'été 2008, des représentants du Fonds mondial de lutte contre le sida, la tuberculose et le paludisme nous ont écrit afin d'obtenir des conseils relativement aux approvisionnements, à la gestion des risques et à la vérification. Basé à Genève en Suisse, le Fonds mondial est la principale source de financement multinationale des programmes internationaux de lutte contre le SIDA, la tuberculose et le paludisme. Il a déboursé jusqu'à présent plus de 5,5 G $ et la moitié de cette somme a été dépensée pour l'acquisition de biens et de services, y compris des médicaments. Le Canada, un des principaux donateurs du Fonds mondial, y contribue annuellement plus de 150 M $. En outre, depuis la création du Fonds en 2001, le Canada y joue un rôle clé. Le Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement a offert son aide au Fonds mondial à plusieurs reprises en 2008-2009.

Ce que nous avons entendu

Alors que nous nous faisions connaître, nous avons aussi eu l'occasion d'écouter. Toutes les personnes avec qui nous avons discuté nous ont fait part de leurs commentaires. Les renseignements que nous avons recueillis sont à la base de notre travail, qui consiste à améliorer les approvisionnements fédéraux.

En fait, les fournisseurs et le gouvernement nous ont fait part du même message : il y a beaucoup de travail à faire et les gens s'attendent à ce que nous soyons des facilitateurs du changement. Selon ce que nous avons entendu, on perçoit notre Bureau comme un agent neutre et indépendant. Les intervenants sont prêts à travailler avec nous dans un esprit de collaboration mutuelle pour apporter des améliorations.

Nous avons reçu des commentaires de fournisseurs faisant ou souhaitant faire affaire avec le gouvernement fédéral, qui se sont dits frustrés par les approches et les processus gouvernementaux. En cherchant à les aider, nous avons constaté que les gestionnaires des programmes fédéraux sont également frustrés par les processus d'approvisionnement, lesquels sont complexes et lents. Les commentaires initiaux démontraient que les professionnels de l'approvisionnement fédéral se sentent restreints par les règles qui nuisent à leur capacité de fournir rapidement et efficacement les services. Plus précisément, nous avons entendu parler d'enjeux et de préoccupations que nous avons regroupés dans deux catégories, présentées dans le tableau ci-après.

Enjeux des fournisseurs	Enjeux du gouvernement
Processus d'attribution des contrats Débreffage à l'intention des fournisseurs Retards sur le plan des paiements Offres à commandes Mauvaises communications entre les fournisseurs et les représentants du gouvernement Renseignements sur la manière de faire affaire avec le gouvernement fédéral	Capacité Processus qui prennent du temps Manque d'uniformité Complexité des outils d'approvisionnement Règles trop nombreuses

Assurance de la qualité et gestion des risques

L'équipe d'assurance de la qualité et de la gestion des risques veille à ce que les travaux effectués par le Bureau répondent aux normes de qualités les plus élevées.

Nos activités sont réparties dans deux domaines principaux :

• l'assurance de la qualité et gestion des risques;
• l'amélioration continue.

En outre, l'équipe indique la voie à suivre pour garantir la conformité du Bureau à l'égard de son Code de valeurs, d'éthique et de conduite professionnelle. Inspiré du Code des valeurs et d'éthique de la fonction publique tout en s'avérant complémentaire, notre Code établit certaines exigences, notamment être fier de nos accomplissements, traiter nos collègues et les intervenants avec respect et veiller à ce que la diversité et la qualité de vie fassent partie intégrale de la culture du Bureau.

L'assurance qualité & gestion des risques

Nous élaborons notre système afin de veiller à ce que : la qualité fasse partie de tous nos processus, des contrôles soient en place pour répondre aux risques de manière opportune, les responsabilités soient clairement définies et communiquées et que tous les employés participent à l'amélioration continue de la qualité.

Conformément à ces principes, les politiques et les procédures que nous avons établies pour chaque secteur d'activité incluent la gestion des risques et nous permettent de déterminer la qualité requise à chaque étape du processus et de préciser quand effectuer un examen de la qualité. De même, les outils développés pour appuyer les employés dans la réalisation de leurs tâches, comme les modèles, les listes de vérification et la documentation de référence, ont été conçus pour assurer la qualité et continuellement évaluer les risques.

Nos normes sont aussi mises en pratique grâce aux examens par les pairs. Chaque plan et rapport produits relativement à un de nos secteurs d'activité est examiné par un collègue de l'unité ou un des cadres supérieurs du Bureau, notamment l'ombudsman, l'ombudsman adjointe et les directeurs.

Aux moments clés de nos travaux, un membre de l'équipe d'assurance de la qualité et de la gestion des risques réalise un examen formel de la qualité. Ces examens sont en fait des vérifications objectives, visant à assurer que les travaux répondent bien aux critères précis détaillés dans nos politiques et procédures, et comprennent des considérations, comme savoir :

• si les dossiers sont appuyés par de la documentation suffisante et appropriée pour réaliser des analyses, formuler des recommandations et prendre des décisions;
• si nous avons traité les risques et les enjeux juridiques;
• si les mesures s'harmonisent aux exigences législatives, aux normes professionnelles, ainsi qu'aux procédures et politiques du Bureau;
• si les questions nécessitant l'attention des cadres supérieurs ont été clairement déterminées;
• si le contenu, le format et la présentation sont cohérents, exacts, complets et pertinents;
• si nous recherchons les niveaux de pouvoir d'autorisation appropriés.

Amélioration continue

Nous avons établi la base d'un important programme de liaison auprès des ministères fédéraux, des organismes centraux, des fournisseurs, des établissements académiques ainsi que des associations professionnelles. Ce programme vise à nous assurer que nous restons sensibles aux risques, aux intérêts, aux préoccupations et aux pratiques d'acquisition.

En outre, nous avons lancé un programme d'activités de recherche pour évaluer le marché et les développements socio-économiques, de même que les tendances en matière de politiques et de lois susceptibles d'avoir des répercussions sur les pratiques d'approvisionnement du gouvernement fédéral, ainsi que sur les activités et les intérêts des fournisseurs.

Les résultats de nos recherches sont communiqués aux ministères et au sein du Bureau, afin que le personnel soit tenu à jour des tendances et des développements. Nos recherches peuvent aussi être utilisées pour appuyer les recommandations formulées dans nos rapports sur les examens des pratiques d'acquisition. La publication de ces rapports sera l'une de nos méthodes clés pour partager à grande échelle des renseignements, lesquels contribueront à accroître la base de connaissances de tous les intervenants.

Selon le sujet, il est à noter que nos recherches peuvent devenir des examens des pratiques.

Nos activités de recherche et de rayonnement comprendront des perspectives nationales et internationales afin de déterminer et de partager les pratiques exemplaires, les réussites et les leçons apprises.

L'équipe d'assurance de la qualité et de la gestion des risques offre de la formation, de l'assistance professionnelle et de l'appui aux employés du Bureau afin d'assurer une compréhension actuelle et équilibrée des développements dans le domaine de l'approvisionnement.

Date de modification :

2018-11-01