Examens des pratiques

« Nous espérons que les recommandations que nous faisons seront utilisées par tous les ministères même par ceux que nous n'avons même pas examinés »
– Shahid Minto, Ombudsman de l'approvisionnement

Choix des examens

Notre équipe d'Examen des pratiques d'approvisionnement fait appel à une approche systématique fondée sur des éléments de preuve afin de mener à bien les examens sur les pratiques d'approvisionnement du gouvernement fédéral. Ceux-ci sont réalisés de manière indépendante et objective, et examinent entre autres l'application des politiques et des processus liés aux achats de même que les outils et les activités ayant trait à l'acquisition des biens et des services.

Les examens se distinguent des vérifications, mais certains concepts s'appliquent aux deux, notamment l'examen minutieux des dossiers d'approvisionnement individuels. Dans le cadre de l'examen des pratiques, on passe en revue les événements antérieurs, les pratiques courantes et passées, de même que les tendances et les prévisions. Les examens se veulent plus proactifs que les vérifications. Les examens sont axés sur les résultats plutôt que d'être fondés sur la conformité. Ils cernent les secteurs qui nécessitent des améliorations, les initiatives avantageuses et les pratiques exemplaires, tandis que les vérifications se concentrent en règle générale sur les lacunes, les causes et les répercussions.

La sélection des sujets d'un examen représente une tâche complexe. Elle s'amorce par l'analyse du contexte réalisée par l'équipe d'assurance de la qualité et de la gestion des risques. Des renseignements détaillés sur cet exercice figurent dans le volet Assurance de la qualité et de la gestion des risques du présent rapport annuel. Les résultats de l'analyse du contexte et une analyse subséquente des répercussions constituent le fondement du plan annuel d'examen des pratiques.

Nous avons également consulté les représentants gouvernementaux des organismes centraux, y compris le Bureau du vérificateur général et le Bureau du contrôleur général, ainsi que d'autres ministères gouvernementaux pour discuter et tenir compte de leurs plans d'examen et de vérification, ainsi que des initiatives liées à l'approvisionnement. Cet exercice visait à réduire le chevauchement des efforts. Nous avons également complété l'analyse du contexte au moyen de renseignements obtenus et qui entourent toutes les préoccupations que ces organismes sont susceptibles d'éprouver par rapport à l'approvisionnement fédéral.

Enfin, nous avons examiné quelques facteurs pragmatiques, dont la disponibilité et l'expérience de nos ressources internes et externes, notre capacité à réaliser des examens en temps opportun et la complexité des sujets éventuels des examens.

La plupart des sujets des examens des pratiques d'approvisionnement sont choisis à la suite du processus d'analyse du contexte réalisé par l'équipe d'assurance de la qualité et de la gestion des risques. Toutefois, certains sujets peuvent être amorcés au cours de l'année en fonction de faits ou de préoccupations et de problèmes nouveaux alors inconnus au moment de l'exercice de planification annuel.

Dans le cadre de l'exercice 2009-2010, nous avons procédé à des examens dans six secteurs importants :

1. Modifications aux marchés de construction
2. Vérification ministérielle des documents comptables des fournisseurs aux fins de validation des paiements contractuels
3. Stratégies d'approvisionnement (méthodes d'évaluation et de sélection des soumissions)
4. Environnement Canada – Examen des pratiques d'approvisionnement relatives aux services de conseillers en gestion et autres services professionnels
5. Méthodes d'approvisionnement (offres à commandes et arrangements en matière d'approvisionnement)*
6. Approche de gestion à l'égard du rendement des fournisseurs*

Nous avons réalisé les deux derniers examens des pratiques d'approvisionnement, qui comportent un astérisque, à titre d'études. Nos études visent à susciter les discussions, à s'assurer que la communauté des approvisionnements a une compréhension équilibrée des intérêts et des préoccupations du gouvernement, des fournisseurs et des parlementaires. Elles visent à se pencher sur les tendances et les progrès. Elles permettent de déterminer les critères à utiliser dans le cadre des prochains examens des pratiques. Enfin, elles ont pour but de publier les pratiques exemplaires afin de renforcer le processus d'approvisionnement du gouvernement fédéral au moyen d'une équité, d'une ouverture et d'une transparence accrues.

Ce volet présente les sommaires de l'ensemble de ces examens, y compris les études. Les rapports détaillés seront affichés sur notre site Web.

Correction de l'examen 2008-2009 des pratiques d'approvisionnement du BOA

De plus, une correction de l'examen 2008-2009 des pratiques d'approvisionnement - Préavis d'adjudication de contrat, chapitre 3 figure à la fin du présent volet.

Par suite de la publication du rapport annuel 2008-2009, on nous a signalé que la valeur des activités contractuelles relatives aux préavis d'adjudication de contrat (PAC) pour l'ensemble du gouvernement qui était contenue dans notre rapport est susceptible d'avoir été sous-estimée. Le rapport mentionnait : « Pendant la période de trois (3) ans visée par l'examen, soit de janvier 2005 à décembre 2007, le processus des PAC a été utilisé pour environ 1,7 G $ ou 4,3 % de la valeur totale des contrats gouvernementaux de plus de 25 000 $… ». Nos données sont tirées des rapports annuels sur les activités d'achat du Conseil du Trésor (CT), lesquels reposent sur les données soumises par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC).

L'enquête et l'examen menés par TPSGC sur la communication des données liées aux PAC de 2005 à 2007 ont révélé que quatre (4) contrats faisant l'objet d'un PAC et qui étaient évalués à 869 494, 763 $ ne figuraient pas dans les données soumises par TPSGC au CT.

Ces oublis donnent lieu à une sous-estimation de 34 % du montant de 1 680 869 $ déclaré à l'origine, au lieu de 2 5550 364 $ pour la période 2005-2007.

Travaux publics et Services gouvernementaux Canada nous a assuré que cet oubli est attribuable à une erreur humaine et qu'il prend au sérieux la qualité de ses données. Il nous a mentionné que son examen des données découlant de cet incident s'est révélé le plus utile pour le ministère quant à la détermination des secteurs de risque et lui a permis de concentrer son plan d'action sur les écarts à combler.

Nous avons revu l'enquête menée par le Ministère et nous avons conclu que cette omission n'était pas délibérée. Elle découle à la fois d'une erreur humaine et d'une incapacité des contrôles ministériels internes à déceler et à corriger une erreur en temps opportun.

Dans le cadre de l'examen de la question ci-dessus, nous avons également relevé deux erreurs dans notre tableau 2. En effet, la somme du nombre total de contrats pour l'ensemble du gouvernement et de la valeur totale en dollars de contrats octroyés pour l'exercice 2007 est erronée. Nous avons présenté ces deux totaux dans le tableau 2 afin de fournir des chiffres globaux contextuels pour l'ensemble de l'activité contractuelle du gouvernement. De ce fait, ces deux erreurs n'affectaient en rien les messages sur les examens des pratiques d'approvisionnement liés aux PAC.

Les chiffres exacts, une fois les erreurs précédentes corrigées, figurent dans le tableau révisé.

Regard vers l'avenir

Au cours de la prochaine année, nous continuerons à peaufiner notre planification annuelle et notre processus opérationnel fondés sur les leçons apprises et les observations formulées par les ministères et les organismes.

En plus de procéder aux examens des pratiques sur les sujets retenus, nous assurerons un suivi jusqu'à la mise en œuvre des recommandations relatives aux examens des pratiques d'approvisionnement 2008-2009 du Bureau par les ministères et les organismes en ce qui a trait :

• à la fonction de surveillance et remise en question des approvisionnements;
• aux débreffages à l'intention des fournisseurs;
• aux préavis d'adjudication de contrat (PAC);
• aux offres à commandes obligatoires;
• aux allégations sur l'approvisionnement dans le cadre du Programme de services de construction CORCAN.

Nous mènerons également à bien une autre étude que nous avons amorcée cette année. Cette étude vise à améliorer l'équité, l'ouverture et la transparence du processus d'approvisionnement en insistant sur les risques associés aux contrats d'une valeur en-deçà de 25 000 $, pour lesquels les soumissions ne doivent pas faire l'objet d'une demande de soumissions. Nous prévoyons que cette étude sera achevée d'ici le début de l'été 2010 et qu'elle sera publiée sur notre site Web dès sa conclusion.

Les examens des pratiques d'approvisionnement du Bureau sont issus des renseignements et de l'expérience combinés de nos autres secteurs d'activités. L'équipe des Examens des pratiques d'approvisionnement souscrit à l'engagement du Bureau qui appuie la fonction d'approvisionnement du gouvernement et vise à « agir comme il se doit » plutôt qu'à satisfaire uniquement aux exigences minimales aux fins de conformité. Bien que nous défendons rigoureusement notre indépendance et notre objectivité, nous maintenons notre engagement envers la réalisation d'examens et d'études qui ne créent pas un fardeau administratif supplémentaire, mais qui font plutôt partie intégrante de la solution tant pour les fournisseurs que pour le gouvernement.

Vous trouverez aux pages suivantes un résumé de ces six examens et études. Les rapports complets seront disponibles sur notre site Web.

Modifications aux marchés de construction

Résumé

1.1 Le Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement (BOA) a procédé à l'examen des pratiques de certains ministères et organismes fédéraux en matière de gestion des modifications aux marchés de construction. Selon le BOA, il importe d'examiner ces questions, compte tenu de l'intention du gouvernement d'investir des milliards de dollars dans l'économie canadienne au moyen de dépenses d'infrastructure destinées à stimuler l'économie. Une part considérable de ces dépenses visera des projets de construction fédéraux. Le Conseil du Trésor (CT) avait déjà augmenté les pouvoirs délégués de certains ministères et organismes en regard de programmes précis et de projets de renouvellement de la gestion des biens immobiliers. En se penchant plus particulièrement sur la gestion des modifications aux marchés de construction, le BOA souhaitait déterminer si des cadres de gestion appropriés existent pour gérer efficacement ces pouvoirs délégués accrus.

1.2 L'industrie de la construction collabore depuis longtemps avec le gouvernement du Canada; celle-ci a eu voix au chapitre de l'élaboration des politiques et procédures du gouvernement en matière de passation de marchés et de gestion de services de construction. En règle générale, les pratiques dans l'industrie de la construction se veulent prudentes, une tendance qui est renforcée par le grand nombre d'affaires judiciaires liées à la construction. L'industrie s'attend donc à ce que les marchés de construction du gouvernement fédéral soient gérés d'une manière cohérente. On estime que les pratiques uniformes favorisent l'équité et l'ouverture du processus d'approvisionnement, ainsi que l'accès des fournisseurs intéressés et qualifiés à ce processus.

1.3 Jusqu'à tout récemment, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) était le principal acheteur de services de construction agissant pour le compte des ministères et organismes fédéraux. Les autres ministères et organismes n'avaient qu'une responsabilité limitée, voire aucune responsabilité, à l'égard des marchés de construction. La nécessité de renouveler les biens immobiliers a changé cela, et une plus grande responsabilité a été confiée à d'autres organisations afin qu'elles puissent gérer les marchés de construction de même que leurs modifications. Des programmes récents, tels que l'élargissement de la route Transcanadienne dans le parc national Banff, le renouvellement des lieux historiques nationaux et des installations destinées aux visiteurs, le Programme des ports pour petits bateaux et d'autres activités de réfection, ont amené une croissance importante des activités de passation et de gestion de marchés dans des ministères et des organismes qui n'établissaient précédemment que très peu de marchés de construction, ou pas du tout.

1.4 TPSGC a participé à notre examen puisqu'il est le principal intervenant dans les domaines de la construction et de la gestion de biens immobiliers pour le gouvernement du Canada. Chaque année, TPSGC attribue des marchés de construction totalisant environ 700 M $, et se charge de la gestion de 1 800 nouveaux marchés de travaux de construction de toutes sortes. Nous nous sommes fondés sur le cadre de gestion de TPSGC ayant trait aux modifications aux marchés de construction, comprenant les politiques, procédures, directives et pratiques connexes, pour comparer les ministères et les organismes sélectionnés. Les ministères et les organismes étudiés sont Parcs Canada, Centre de services de l'Atlantique, la Gendarmerie royale du Canada (GRC), Région de l'Atlantique et le ministère des Pêches et des Océans (MPO), Région de Terre-Neuve-et-Labrador.

1.5 Le BOA a découvert que TPSGC a cerné les risques liés aux modifications aux marchés de construction et a élaboré des procédures détaillées, des outils et des programmes de formation pour gérer ces risques. On met autant de soin à effectuer les modifications contractuelles qu'à conclure les nouveaux marchés. Les agents de négociation des contrats doivent tenir un dossier complet, ou constituer une piste de vérification, qui justifie la raison pour laquelle une modification à un marché de construction est requise, et qui démontre que le prix est juste et raisonnable. Les agents de négociation des contrats sont tenus de respecter ce cadre de gestion, un cadre conçu pour favoriser l'équité, l'ouverture et la transparence et protéger les fonds publics tout en se conformant à tous égard aux règles pangouvernementales en matière de modifications contractuelles.

1.6 La GRC a élaboré plusieurs politiques et procédures détaillées portant sur la réalisation de projets de construction et la gestion des biens. Par contre, peu de politiques, procédures ou indications concernent le traitement des modifications aux marchés de construction. Les politiques et procédures du MPO sur les modifications aux marchés de construction sont inadéquates. D'après leur manuel de procédures, l'agent de projet doit informer le Service des marchés du Ministère de la nécessité d'une modification; le Service des marchés est tenu d'apporter la modification; l'agent de négociation des contrats doit ensuite dresser une liste de vérification des dossiers contractuels. Selon notre examen des dossiers, cette tâche était rarement effectuée en ce qui a trait aux modifications.

1.7 Puisque des fonds destinés à la stimulation économique et au renouvellement des biens sont accordés aux ministères et aux organismes fédéraux, le BOA recommande que d'autres ministères et organismes envisagent d'adopter le cadre de gestion de TPSGC et de l'adapter aux modifications aux marchés de construction. Le BOA a constaté que Parcs Canada a adopté cette démarche. Ses politiques et ses procédures sont au stade d'ébauche, mais sont déjà mises à l'épreuve sur le terrain.

1.8 Le MPO et la GRC ont indiqué avoir de la difficulté à trouver les ressources humaines nécessaires pour gérer de façon efficace le nombre croissant de marchés. Parcs Canada reconnaît que la passation de marchés de construction requiert des connaissances et des compétences spécialisées; l'organisme recrute donc du personnel possédant de l'expérience dans l'industrie de la construction.

1.9 Pour gagner la confiance du public, le gouvernement doit démontrer que les achats sont bien gérés et que les fonds publics sont dépensés de façon appropriée. Dans le cadre de son examen, le BOA s'attendait à voir des dossiers relatifs aux modifications contractuelles contenant des registres détaillés et complets décrivant les processus décisionnels. Dans chaque dossier, le BOA s'attendait à trouver les documents suivants concernant les modifications aux marchés de construction :

• Une description claire des exigences liées au changement;
• Une justification ou une explication du changement;
• Les propositions de prix de l'entrepreneur;
• La confirmation que le prix proposé par l'entrepreneur était juste et raisonnable;
• La confirmation que le changement entrait dans le cadre du marché;
• La définition du type de changement : un élément inconnu concernant l'état du site, une erreur ou une omission, une modification de la conception, etc.;
• Les exemplaires signés des modifications au marché livrés à l'entrepreneur.

1.10 À l'exception de TPSGC, beaucoup de dossiers des ministères et organismes sélectionnés étaient incomplets et des renseignements essentiels étaient absents. Il n'était souvent pas évident, au vu du dossier, qu'un exemplaire signé de la modification au marché avait été envoyé à l'entrepreneur, ou qu'une entente mutuelle était intervenue entre l'entrepreneur et le Canada quant aux exigences concernant la modification contractuelle.

1.11 Selon notre étude, le cadre de gestion des modifications aux marchés de construction n'est pas bien développé à l'extérieur de TPSGC. De plus, nous avons constaté que la gestion de ces modifications variait beaucoup. Le BOA a conclu que les autres ministères et organismes pourraient bénéficier de l'adoption des politiques et des procédures de TPSGC sur les modifications aux marchés de construction, en les adaptant à leur environnement et à leurs facteurs de risque respectifs. Les autres ministères peuvent apprendre de TPSGC, un ministère qui possède une expertise et de l'expérience dans l'industrie de la construction et qui a de bonnes relations avec celle ci. Le BOA estime que l'adoption de ce cadre de gestion favoriserait l'équité, l'ouverture et la transparence du processus d'approvisionnement.

Nous avons offert à tous les ministères et organismes concernés par cet examen l'occasion de commenter l'ébauche de ce rapport et nous avons tenu compte de leurs commentaires dans la rédaction de la version définitive.

Le rapport complet est disponible sur notre site Web sous Rapports et publications.

Vérification ministérielle des dossiers des fournisseurs pour valider les paiements contractuels

Résumé

2.1 Le gouvernement du Canada achète des biens et des services de nombreux fournisseurs dans le cadre de marchés dont la valeur totalise environ 14 milliards de dollars par an. Comme tout ménage, le gouvernement reçoit des factures qu'il doit acquitter. Avant de payer leurs factures, les contribuables canadiens les vérifient pour s'assurer qu'elles sont exactes. Le gouvernement du Canada doit faire de même, mais les achats effectués par le gouvernement sont volumineux et complexes, et peuvent concerner de nombreux ministères.

2.2 Bien que le gouvernement se soit engagé à ce que ses approvision-nements soient équitables, ouverts et transparents, il lui faut faire face à un certain nombre de risques. La vérification, l'inspection et l'examen des dossiers des fournisseurs font respecter ces principes en confirmant que le prix payé est juste et raisonnable. Ceci est particulièrement vrai pour les contrats à risque élevé, comme les contrats à frais remboursables importants, dans lesquels le prix n'est déterminé qu'une fois que les travaux sont terminés et le montant à payer varie selon divers facteurs.

2.3 La Loi sur la gestion des finances publiques (LGFP), promulguée par le Parlement, établit les procédures que le gouvernement du Canada doit suivre dans la gestion de l'argent des contribuables. En vertu de la LGFP, avant d'effectuer un paiement, les gestionnaires des programmes gouvernementaux doivent s'assurer que les travaux indiqués dans les contrats ont bien été réalisés, que les biens ont été livrés ou que les services ont été rendus, et que le montant facturé correspond au prix mentionné au contrat. Si le contrat ne comprend pas de prix ferme, les gestionnaires de programme doivent attester que le montant facturé est raisonnable avant que le paiement ne soit approuvé. S'il se produit une erreur dans le processus, et qu'un fournisseur reçoit un montant supérieur à ce qui lui est dû, la LGFP exige que le trop-payé soit recouvré et que l'argent soit retourné au gouvernement.

2.4 Le gouvernement traite des millions de factures par an, et il existe un risque de paiement inexact si la facture ou son paiement comporte des erreurs. Comme le gouvernement reconnaît ces risques, il a mis au point des stratégies d'atténuation. L'une des façons de gérer le risque de paiement inexact et d'avoir plus tard à recouvrer les trop-payés est que les marchés comprennent des dispositions relatives à la vérification – disposition désignée dans le présent rapport par « clause de vérification ». Parmi les dizaines de milliers de marchés signés par le gouvernement du Canada chaque année, la plupart comprennent des clauses relatives à l'examen, à l'inspection ou à la vérification des livres et des documents comptables des fournisseurs. Le gouvernement peut inclure dans ses contrats une clause de vérification selon laquelle le gouvernement a le droit de mener des examens, des inspections et des vérifications et de recouvrer les trop-payés ou les paiements effectués par erreur, et c'est ce qu'il fait. Selon les conditions du contrat, les fournisseurs doivent conserver les documents détaillés, comme les feuilles de temps ou les contrats de sous-traitance, pendant six ans.

2.5 Ces vérifications procurent l'assurance que les marchés ne donnent pas lieu à des pertes importantes attribuables à des profits excessifs ou à des pratiques de prix inexacts ou déraisonnables; découragent les entrepreneurs d'avoir recours à des pratiques inacceptables en assurant un nombre suffisant de vérifications; et fournissent de l'information sur le contrôle de la qualité du processus d'approvisionnement, y compris la gestion des marchés. Le risque de frais excessifs pourrait être atténué par le biais de vérifications des coûts, s'il y a lieu, ce qui est clairement autorisé dans les dispositions portant sur la vérification contenue dans les modalités des marchés.

2.6 Cette année, le Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement (BOA) a vérifié si les gestionnaires en approvisionnement gouvernemental utilisent de manière efficace la vérification ministérielle des livres comptables des fournisseurs pour s'assurer que les paiements contractuels sont exacts, afin de maintenir l'équité, l'ouverture et la transparence de l'approvisionnement en biens et services. L'examen du BOA couvre la période du 1^er avril 2007 au 5 janvier 2010 et porte sur huit ministères et organismes choisis en raison de leur taille et de leurs activités de passation de marchés. Il s'agit de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC), de la Défense nationale, du ministère des Affaires étrangères et du Commerce international, d'Agriculture et Agroalimentaire Canada, de Patrimoine canadien, du Conseil national de recherches du Canada, de la Commission de la fonction publique et de la Commission canadienne de sûreté nucléaire. L'examen visait à vérifier si ces huit organisations incluaient dans leurs contrats le droit de vérifier, d'inspecter ou d'examiner les livres comptables des fournisseurs, et si elles avaient effectivement entrepris l'une ou l'autre de ces activités. L'examen a également porté sur un type de marché utilisé par le gouvernement du Canada dans des circonstances spéciales, appelé « contrat à frais remboursables ». Dans ce type de contrat, les clauses de vérification ont une importance particulière.

2.7 Les contrats à frais remboursables sont considérés comme des marchés à risque élevé puisque le prix à verser au fournisseur n'est pas connu au moment de la signature du contrat. Le montant à payer doit être calculé en fonction d'un certain nombre de facteurs, comme les coûts réels des matériaux, des pièces ou des travaux sous-traités; le nombre d'heures de travail à un tarif établi; le volume ou la demande qui varient avec le temps. Les contrats à frais remboursables pourraient concerner, par exemple, les services professionnels facturés à un tarif horaire, ou la réparation et la révision du matériel militaire, comme les aéronefs à voilure fixe et les hélicoptères. Dans ce dernier cas, le tarif horaire pour la maintenance préventive peut être déterminé au moment de la signature du contrat, mais le montant réel dépendra du temps de vol. Certains contrats indiquent un pourcentage de profit maximal. Ces contrats peuvent être attribués à un fournisseur exclusif, c'est-à-dire qu'ils ne font pas appel à la concurrence. Dans l'exemple de l'entretien d'un aéronef comme le chasseur F-18, seuls les fournisseurs possédant le droit de propriété et l'expertise requise ont les compétences pour effectuer les travaux, et le contrat pourra être en vigueur pendant de nombreuses années du cycle de vie utile de l'aéronef et comporter des modifications périodiques. TPSGC est l'autorité contractante de la plupart des contrats à frais remboursables, que ces contrats concernent ses propres besoins ou ceux d'autres ministères, comme la Défense nationale. Selon les données de TPSGC, plus de 4 000 contrats de ce type sont accordés chaque année pour une valeur estimative annuelle de 5 milliards de dollars.

2.8 L'examen effectué par le Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement mettait l'accent sur deux éléments. Premièrement, les huit ministères et organismes ont été contactés et questionnés sur l'utilisation de la clause de vérification. Deuxièmement, le Bureau a examiné la façon dont TPSGC exerce la clause de vérification dans les contrats à frais remboursables. L'utilisation des clauses de vérification dans les contrats à frais remboursables a été examinée parce que ces contrats engagent généralement beaucoup d'argent, qu'ils sont souvent attribués à un fournisseur exclusif conformément à l'une des exceptions admissibles, et que les montants payables sont fondés sur le calcul des coûts ou des profits effectué par les fournisseurs. En raison des sommes importantes en jeu, un trop-payé peut représenter des millions de dollars. De plus, un certain nombre de ces contrats concerne l'approvisionnement militaire, de sorte que la vérification des coûts contractuels revêt une grande importance pour le ministère de la Défense nationale (MDN) ainsi que pour le département américain de la Défense, qui fait affaire avec un grand nombre des mêmes fournisseurs du gouvernement du Canada.

2.9 Les huit organisations examinées ont utilisé une clause de vérification standard dans les contrats pour lesquels elles agissaient à titre d'autorité contractante. TPSGC a inclus la clause de vérification dans pratiquement tous ses contrats ainsi que dans les contrats émis pour le compte d'autres ministères. Pour les huit organisations examinées dans la première partie de l'examen, le Bureau a constaté que les clauses de vérification servaient de « police d'assurance ». La présence d'une clause de vérification peut avoir un effet dissuasif sur les fournisseurs et contribue à prévenir l'imposition de tarifs exorbitants au gouvernement, mais une telle clause ne sera efficace que si les fournisseurs savent qu'il existe une possibilité que la clause soit mise en application. De plus, cette clause permet le recouvrement de trop-payés ou de paiements effectués par erreur.

2.10 Selon les huit organisations examinées, même si au cours de la période étudiée, tous les contrats comportaient une clause de vérification, les gestionnaires en approvisionnement n'ont pas vérifié, inspecté ou examiné de manière formelle les livres comptables des fournisseurs. Ces organisations n'ont pas émis de lignes directrices particulières sur la façon d'utiliser cette mesure de contrôle. Elles n'ont pas considéré formellement que le fait de mener un certain nombre de vérifications, d'inspections ou d'examens puisse renforcer l'aspect préventif de ce contrôle. Elles ont déclaré que d'autres contrôles et procédures permettaient d'éviter les trop-payés. Par exemple, elles ont dit que les agents financiers examinaient minutieusement les factures et les documents à l'appui concernant certains contrats. Dans un nombre limité de cas, la clause a été utilisée informellement pour obtenir des documents supplémentaires de la part des fournisseurs.

2.11 Les vérifications peuvent être menées en tout temps au cours de la période de six ans indiquée dans les contrats. Pendant cette période, les fournisseurs doivent conserver des documents comptables détaillés, y compris les feuilles de temps, les contrats conclus avec leurs fournisseurs et leurs sous-traitants, et les factures liées à leur chaîne d'approvisionnement. Les fournisseurs semblent consentir que cette exigence fasse partie intégrante de leurs activités commerciales avec le gouvernement du Canada puisque celui-ci doit rendre compte aux contribuables de l'argent dépensé. Les huit organisations ont dit que, même si elle n'était jamais mise en application de manière formelle, la clause de vérification était utile puisque le gouvernement aussi bien que le fournisseur savaient qu'une vérification pouvait être effectuée, ce qui favorisait la conformité aux conditions du contrat. L'effet est semblable à la façon où l'éventualité d'une vérification incite les contribuables à se conformer à la Loi de l'impôt sur le revenu.

2.12 Durant la période examinée, les agents d'approvisionnement de TPSGC n'ont pas formellement invoqué la clause de vérification dans d'autres contrats que les contrats à frais remboursables. Ils ont rarement utilisé cette clause même dans les marchés complexes à valeur élevée, comme les projets de services de technologie de l'information. Au moment de l'examen du BOA, TPSGC avait préparé un projet de rapport de vérification interne sur les contrats de la Direction générale des services d'infotechnologie comportant des autorisations de tâches, et ce rapport aborde certaines des questions soulevées dans notre examen. Un autre rapport de TPSGC portant sur la vérification interne des contrats de construction a recommandé que le Ministère s'assure que ces contrats comportent une clause de vérification dans les conditions courantes, et que des vérifications soient effectuées. Des agents du ministère de la Défense nationale nous ont informés que des vérifications internes menées par leur ministère avaient souvent recommandé à TPSGC d'invoquer cette clause pour des contrats particuliers considérés comme ayant un risque élevé de trop-payé. Le BOA recommande à TPSGC et aux autres ministères et organismes de considérer l'application de la clause de vérification pour les contrats complexes à risque élevé, comme on le fait dans les contrats à frais remboursables.

2.13 Pour les contrats à frais remboursables, TPSGC a mis en œuvre depuis de nombreuses années un Programme de vérification des coûts contractuels. Ce Programme sert à vérifier que les paiements contractuels pour les biens et services sont appropriés et il aide l'agent de négociation des contrats à déterminer le prix final de ces contrats. Le Programme fait appel à Services de vérification Canada (SVC), un organisme de service spécial faisant partie du Ministère, pour mener les vérifications. SVC produit un rapport qui peut suggérer des redressements au prix à payer en se fondant sur son interprétation des exigences contractuelles. L'agent de négociation des contrats, responsable de l'administration du contrat et qui recommande l'autorisation des factures aux fins de paiement, négocie également le prix final avec le fournisseur. TPSGC a entrepris de clarifier le processus d'application des redressements de prix suggérés à la suite de la vérification des coûts, ainsi que la responsabilisation qui s'y rattache.

2.14 Nous avons constaté que TPSGC a entrepris le renouvellement de son Programme afin de le rendre plus pertinent et plus efficace. Entre temps, le nombre de vérifications des contrats à frais remboursables a diminué, et les vérifications prévues ou exigées prennent du retard. Dans bon nombre de cas, il a fallu beaucoup de temps pour établir la validité des redressements après vérification, ce qui a influé sur le recouvrement rapide des sommes. TPSGC reconnaît l'existence de ce problème et a affecté dernièrement des ressources supplémentaires pour réduire l'arriéré des vérifications.

2.15 Le Programme de vérification des coûts contractuels de TPSGC pour les contrats à frais remboursables s'avère une bonne pratique et procure des avantages financiers évidents grâce au recouvrement des trop-payés auprès des fournisseurs. TPSGC met actuellement en œuvre un plan d'action pour renouveler le Programme et mettre en application de nombreuses améliorations nécessaires. La mise en œuvre des améliorations et l'obtention d'un financement stable sont des éléments cruciaux pour la poursuite efficace de cet important programme.

2.16 TPSGC a réalisé des progrès notables dans la modification de son approche concernant les contrats à frais remboursables. Toutefois, à la fin de notre examen, il existait encore des problèmes importants à régler, dont la définition claire des rôles et des responsabilités de tous les intervenants relativement à l'application des « redressements après vérification ». Il s'agit d'une question particulièrement complexe étant donné le nombre d'intervenants : le MDN (ou autre ministère) comme gestionnaire de programme et ministère ayant l'autorisation d'engager les dépenses, TPSGC comme autorité contractante où les tâches sont confiées principalement à l'agent de négociation des contrats, SVC comme vérificateur des coûts (TPSGC est l'employeur officiel du personnel de SVC) et bien sûr les fournisseurs visés.

2.17 La plupart des intervenants conçoivent le renouvellement du Programme comme un moyen d'améliorer le fonctionnement actuel. Les principales propositions qui ont été prises en considération visent à atténuer les problèmes liés au cumul de vérifications en attente à cause du manque de fonds et de clarté des critères de sélection; à accélérer les recouvrements qui sont retardés par le moment où sont menées les vérifications; et à l'utilisation possiblement non autorisées de diverses méthodes de recouvrement. Le Programme renouvelé utilisera un modèle de risque qui guidera la vérification discrétionnaire, comprenant une nouvelle méthode d'évaluation du risque qui va au-delà de la simple valeur financière. Les vérifications seront effectuées pendant la durée du marché, et non après la fin du marché, ce qui sera plus avantageux pour les gestionnaires qui approuvent les paiements en vertu de l'article 34 de la LGFP. Le Programme comprendra une mesure de reddition des comptes au Comité des directeurs généraux, sous l'autorité du sous-ministre adjoint de la Direction générale des approvisionnements. Pour répondre à l'exigence de vérifications obligatoires et permettre au Groupe chargé de la vérification des coûts (GVC) d'effectuer des vérifications discrétionnaires en se fondant sur la sélection selon le risque, le renouvellement s'oriente vers une approche à multiples facettes pour stabiliser le financement.

2.18 Nous avons été impressionnés par les efforts réalisés par TPSGC pour renforcer la pertinence, l'efficience et l'efficacité de son Programme de vérification des coûts contractuels. Nous encourageons tous les autres ministères à examiner le nouveau cadre du Programme et, s'il y a lieu, à l'adapter au cadre de leurs activités de passation de marchés.

2.19 Selon nous, la confiance de la population canadienne dans l'approvisionnement public et l'engagement du gouvernement envers la transparence serait renforcée par la publication des résultats sommaires du Programme de vérification des coûts contractuels.

2.20 Un autre problème mérite d'être approfondi : il faut examiner la nécessité de continuer la pratique actuelle selon laquelle les vérifications des coûts contractuels sont effectuées par des fonctionnaires, ou les avantages de recourir à des experts du secteur privé.

Recommandations

2.21 Dans le cadre de leurs stratégies d'atténuation des risques liés à la vérification des comptes, les ministères devraient établir une ligne directrice sur la façon et le moment d'utiliser la clause de vérification dans les contrats qui ne relèvent pas du Groupe chargé de la vérification des contrats (GVC) à TPSGC et qui sont du type de contrat à frais remboursables, en prenant en considération les attentes relatives aux livres comptables des fournisseurs et en gardant en tête le principe d'ouverture dont doivent faire preuve les fournisseurs de services de vérification.

2.22 Le Comité des directeurs généraux de la Direction générale des approvisionnements de TPSGC devrait surveiller la mise en œuvre du plan d'action mis à jour et faire rapport régulièrement à la haute direction sur les progrès réalisés.

2.23 Pour renforcer la transparence et l'effet dissuasif de la vérification des coûts, un rapport sommaire des résultats du Programme de vérification des coûts contractuels devrait être préparé et rendu public.

Nous avons offert à tous les ministères et organismes concernés par cet examen l'occasion de commenter l'ébauche de ce rapport et nous avons tenu compte de leurs commentaires dans la rédaction de la version définitive.

Le rapport complet est disponible sur notre site Web sous Rapports et publications.

Stratégies d'approvisionnement (Méthodes d'évaluation et de sélection des soumissions)

Résumé

3.1 Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) et d'autres ministères fédéraux ont recours à un plan d'achat qui aborde la question des besoins opérationnels et des méthodes de sélection proposées. Ce plan sert entre autres à assurer le bon déroulement de la demande de soumissions, de l'évaluation des soumissions et du choix d'un fournisseur, ainsi qu'à la définition des principaux risques en matière d'approvisionnement et des stratégies d'atténuation de ces risques afin de permettre l'achat judicieux de biens et de services.

3.2 Un plan d'achat clairement défini sert de fondement à la gestion efficace des décisions qui doivent être prises tout au long de la durée de vie de l'acquisition. Il sert également de référence pour mesurer les résultats obtenus et élaborer des plans d'amélioration. Des plans d'achat adéquats s'avèrent particulièrement important lorsqu'il faut établir des arrangements en matière d'approvisionnement (AA), qui couvrent parfois plusieurs années et permettent aux ministères d'attribuer de nombreux marchés à des fournisseurs présélectionnés.

3.3 La Politique sur les marchés du Conseil du Trésor (CT) établit le cadre dans lequel les autorités contractantes doivent être exercées. Ainsi, selon la Politique : « L'objectif des marchés publics est de permettre l'acquisition de biens et de services et l'exécution de travaux de construction, d'une manière qui contribue à accroître l'accès, la concurrence et l'équité, qui soit la plus rentable ou, le cas échéant, la plus conforme aux intérêts de l'État et du peuple canadien. »

3.4 La Politique définit la meilleure valeur comme étant « la combinaison de prix, de valeur technique et de qualité, tel que déterminée par l'autorité contractante avant l'appel d'offres et tel que prévu par les critères d'évaluation de l'appel d'offres, et qui sert de fondement à l'évaluation et à la négociation entre les acheteurs et les vendeurs pour conclure une entente en vue d'un achat et d'une vente raisonnable. » Elle précise également que les facteurs, comme l'ensemble des coûts pertinents que suppose la vie utile de l'acquisition, doivent être pris en considération.

3.5 Certains fournisseurs se sont dits préoccupés par le caractère complexe et ambigu des méthodes d'évaluation et de sélection des soumissions, ce qui les amène à mettre en doute l'équité, l'ouverture et la transparence des pratiques d'approvisionnement du gouvernement. L'Association of Registered Graphic Designers of Ontario (RGD Ontario) a exprimé au Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement (BOA) des réserves quant aux méthodes d'évaluation et de sélection des soumissions en régime de concurrence, ce qui soulève des questions, notamment :

• si les méthodes d'évaluation et de sélection des soumissions permettent de trouver le juste milieu entre le coût, d'une part, et la qualité ou d'autres facteurs ajoutant de la valeur, d'autre part;
• si les méthodes d'appel d'offres tiennent compte de la capacité de l'industrie et de sa situation;
• si les marchés attribués répondent aux besoins opérationnels des organisations;
• si les exigences en matière de soumission sont équitables.

3.6 Le discours du Trône du gouvernement en 2008 réitère qu'il faut trouver des façons de faciliter aux entreprises la tâche de fournir des produits et des services au gouvernement et d'offrir de meilleurs résultats pour la population canadienne.

3.7 En 2009-2010, le BOA a décidé d'entreprendre l'examen des politiques et des pratiques relatives à la planification des achats concurrentiels ainsi que des méthodes d'invitation, d'évaluation et de sélection des propositions connexes pour ce qui a trait à l'acquisition de services de conception graphique. Des ministères fédéraux ont conclu un certain nombre d'AA afin d'obtenir ces services. Les AA sont une méthode d'approvisionnement qui permet d'acquérir des biens et des services à partir d'une liste de fournisseurs présélectionnés. Cette liste est dressée à la suite d'un processus concurrentiel qui permet d'évaluer autant la qualité que le prix. C'est ce qui constitue la première étape en matière de soumissions. À la seconde étape, les ministères répondent à leurs besoins particuliers en lançant un appel d'offres subséquent auprès des fournisseurs figurant sur la liste. Cet appel d'offres peut être adressé à un seul fournisseur, à plusieurs ou à l'ensemble des fournisseurs de la liste, selon les modalités de l'AA.

3.8 Dans le cadre du présent examen, nous nous sommes concentrés sur trois AA, dont deux ont été conclus par TPSGC et un, par Transports Canada (TC). L'objectif de l'examen est de déterminer si les trois AA pour des services de conception graphique ont été conclus en se fondant sur des stratégies et des plans adéquats en vue de soutenir l'adoption de méthodes efficaces et efficientes en ce qui concerne les appels d'offres, ainsi que l'évaluation et la sélection des soumissions, puis de déterminer si ces plans et leur mise en œuvre :

• répondent aux besoins opérationnels;
• tiennent compte des facteurs liés à la meilleure valeur;
• favorisent la concurrence et la qualité.

3.9 Le BOA a choisi d'examiner un échantillon de trois AA et de 39 dossiers connexes, constitué à partir des données sur la passation de marchés survenue entre juin 2006 et janvier 2010 concernant trois ministères considérés comme d'importants acheteurs de services de conception graphique, soit Ressources humaines et Développement des compétences Canada (RHDCC), Ressources naturelles Canada (RNCan) et Transports Canada (TC). TPSGC était le fournisseur de services commun à RHDCC et à RNCan en matière d'approvisionnement. Nous avons également constaté que la grande majorité des marchés adjugés en vertu de ces AA sont d'une valeur inférieure à 25 000 $; conformément au Règlement sur les marchés de l'État, ils auraient donc pu être octroyés sans concurrence.

3.10 Nous avons examiné les politiques, les procédures et les directives de chacun de ces ministères. En outre, nous avons mené des entrevues auprès du personnel de l'approvisionnement et, dans trois ministères, nous avons obtenu des renseignements auprès du personnel des programmes. Les pratiques ont été évaluées en fonction de quatre critères qui servent à l'élaboration d'une stratégie d'approvisionnement efficace et efficiente :

1. Les politiques et processus ministériels en matière d'approvisionnement appuient l'élaboration de plans d'achat efficaces et efficients ainsi que des méthodes d'invitation, d'évaluation et de sélection des soumissions connexes.
2. Les plans et pratiques d'achat permettent de s'assurer que les besoins opérationnels sont pris en considération et clairement définis.
3. Les plans et pratiques d'achat ministériels tiennent compte des facteurs essentiels à considérer pour obtenir le meilleur rapport qualité-prix.
4. Les plans et pratiques d'achat ministériels s'appuient sur les principes d'équité, d'ouverture et de transparence, notamment en favorisant la concurrence et l'innovation, tout en respectant les exigences contenues dans les lois, les accords commerciaux, les règlements et les politiques en matière d'approvisionnement.

3.11 Nous avons constaté que les quatre ministères se sont dotés de rôles et de responsabilités définis à l'égard de certaines activités d'approvisionnement. Les politiques et procédures ministérielles en la matière tiennent compte de la nécessité d'obtenir la meilleure valeur ainsi que des principes d'équité, d'ouverture et de transparence. Le but premier de leurs directives est d'assurer la pertinence des énoncés de travaux et le respect des accords commerciaux et des politiques du Conseil du Trésor (CT). Les demandes de soumissions concurrentielles étaient encouragées dans tous les ministères. Chacun d'eux s'est doté de listes de vérification pour veiller à ce que ces principaux points soient pris en compte.

3.12 À TPSGC, nous avons noté que le client doit fournir une confirmation écrite de son acceptation de l'énoncé des travaux (EDT) et, dans le cas des achats de nature délicate ou à haut risque, de son acceptation des méthodes d'évaluation et de sélection. Nous croyons que, dans le cas d'achats concernant plusieurs organisations, la pratique visant à obtenir des approbations est un moyen efficace de réduire au minimum les risques d'acquérir des biens et des services qui ne répondent pas aux besoins opérationnels.

3.13 Pour ce qui est de l'application pratique des principes d'équité, d'ouverture et de transparence, TPSGC et RHDCC rappellent au personnel que la demande concurrentielle de propositions, pour répondre à un besoin de moins de 25 000 $, doit être favorisée chaque fois qu'il est rentable de le faire. À TC, les procédures de passation de marchés en vigueur comprennent une liste de points pertinents à considérer qui visent à aider les agents de négociation des contrats à étudier en détail les méthodes d'évaluation et de sélection des soumissions afin de veiller à ce qu'elles soient propices à encourager les demandes de soumissions par voie concurrentielle.

3.14 Nous avons cependant constaté que, dans certains cas, les politiques ministérielles doivent être actualisées pour qu'elles demeurent au fait des modifications apportées aux accords commerciaux et aux politiques du CT. Par exemple, à RHDCC, la politique sur la propriété intellectuelle n'était pas à jour par rapport aux nouvelles exigences de la politique du CT.

3.15 Dans l'ensemble, les politiques et les conseils concernant la planification des achats des AA à l'étude soutiennent les principes d'équité, d'ouverture et de transparence, tiennent compte de la nécessité d'obtenir la meilleure valeur et permettent l'adoption de plans d'achat efficaces et efficients.

3.16 Nous avons examiné la planification des achats pour chacun des AA et nous nous attendions à trouver des plans d'achat détaillés qui expliquent clairement les processus et les procédures devant être suivis par le personnel de l'approvisionnement durant l'acquisition. Nous avons cherché à savoir si les décisions contenues dans les plans sont appuyées par une preuve documentaire d'analyse appropriée permettant d'évaluer les risques et de prendre les bonnes décisions.

3.17 D'après nos constatations, deux des trois AA sont effectivement appuyés par des plans d'achat. TPSGC a élaboré un tel plan pour RHDCC et RNCan. Cependant, nous avons observé que TC, qui a établi son propre AA, ne dispose pas d'un plan d'achat formel à l'appui de l'AA. On nous a expliqué que, dans ce ministère, une certaine planification était menée par les agents de programme et que cela venait influer sur les décisions contenues dans l'AA.

3.18 Ces deux plans d'achat contenaient une description de haut niveau des services requis, du volume d'activité estimatif, des méthodes d'invitation et d'évaluation, ainsi que des politiques et des accords commerciaux pertinents. Ils renfermaient également les étapes clés de la mise en œuvre des AA. Nous avons également examiné les dossiers et la documentation à l'appui afin de comprendre les motifs du choix des méthodes d'évaluation et de sélection des soumissions utilisées pour les trois demandes d'arrangement en matière d'approvisionnement (DAA) et les processus d'attribution subséquents menés à la seconde étape. Nous avons constaté qu'il n'y a pas suffisamment de documentation ou qu'il en manque dans un certain nombre de domaines, notamment la détermination des risques et des stratégies d'atténuation connexes, ainsi que les analyses justifiant le recours à un AA plutôt qu'à d'autres solutions d'approvisionnement, l'estimation du volume d'activité et le choix des méthodes d'évaluation et de sélection pour qualifier les fournisseurs dans le cadre de l'AA et des appels d'offres subséquents.

3.19 La complexité et la diversité des méthodes d'évaluation et de sélection des soumissions utilisées créent de la confusion chez les fournisseurs. Les ministères ont des besoins semblables en services de conception graphique, mais utilisent des méthodes d'évaluation et de sélection différentes. Par exemple, chacun des trois ministères utilisateurs applique différents seuils et exigences à la demande de propositions concurrentielles de l'étape 2. Ainsi, à RHDCC, les demandes de propositions concurrentielles sont nécessaires lorsque le besoin est d'une valeur supérieure à 15 000 $. De son côté, RNCan exige que tous les achats fassent l'objet d'une demande de propositions concurrentielle. Enfin, à TC, les demandes de propositions concurrentielles sont nécessaires pour tous les besoins de plus de 25 000 $.

3.20 En outre, dans le cas de la DAA de RNCan, nous avons constaté que le manque de clarté dans la description des exigences obligatoires et cotées a amené les fournisseurs à soumettre 35 questions, ce qui a alourdi inutilement la charge de travail du personnel ministériel et des fournisseurs.

3.21 À TC, nous avons relevé un certain nombre de cas où les renseignements contenus dans le document d'invitation à soumissionner portaient à confusion. Par exemple, les modalités de la base de paiement varient de « taux horaires fermes » à « tarif journalier maximum ». D'importantes lacunes dans les méthodes ont également incité TC à remplacer l'ensemble des critères d'évaluation.

3.22 En outre, nous avons constaté que les DAA comptent plus de 50 pages d'instructions et de modalités pertinentes, notamment des renvois à d'autres clauses et conditions figurant dans des publications en ligne que les fournisseurs pouvaient consulter. Selon les commentaires reçus des fournisseurs dans le cadre de notre examen, ceux-ci remettent en question la pertinence de consentir l'effort nécessaire en vue de se qualifier pour un AA. La majorité des fournisseurs qui ont répondu à notre questionnaire recommandent au gouvernement de normaliser les méthodes à suivre pour acquérir des services en conception graphique. Ils nous ont également fait part des efforts et du coût important qu'il fallait consentir pour élaborer une proposition en réponse à une DAA. Selon eux, il peut en coûter entre 2 000 $ et 5 000 $ pour répondre à une DAA.

3.23 TPSGC a créé une initiative afin d'élaborer une nouvelle méthode d'approvisionnement en services dans les domaines de la conception graphique, de la conception Web et de la conception d'expositions et de présentoirs que tous les ministères et organismes fédéraux pourraient utiliser. L'objectif de cette initiative est de concevoir une méthode normalisée qui tiendrait compte des résultats d'une analyse de marché et des opinions des intervenants clés. Cette initiative est dirigée par TPSGC en collaboration avec huit ministères fédéraux, le Bureau des petites et moyennes entreprises (BPME), le Bureau de l'écologisation des opérations gouvernementales et un ancien président de RGD Ontario. Nous sommes d'avis que la décision de TPSGC d'adopter une approche stratégique de la gestion des produits est judicieuse et témoigne de son leadership.

3.24 Le BOA a constaté que les exigences contenues dans les DAA pour les services de conception graphique permettent effectivement de s'assurer que les fournisseurs ayant obtenu un AA ont la capacité d'offrir divers services de conception graphique, conformément aux normes de qualité établies. Le gouvernement s'assure d'obtenir la qualité et la meilleure valeur en veillant à ce que seuls les fournisseurs ayant des antécédents et des capacités d'offrir les services requis soient présélectionnés dans le cadre de l'AA. Pour évaluer les soumissions, les ministères à l'étude tiennent compte des années d'expérience de l'entreprise au sein de l'industrie de la conception graphique, de l'étendue de son expérience, des qualifications de son personnel et de sa capacité à effectuer des travaux de conception graphique pour diverses catégories. De plus, ils examinent des exemples de travaux antérieurs effectués par l'entreprise. Ces facteurs sont notés séparément et des points sont assignés. Les soumissionnaires sont tenus d'obtenir une note technique globale allant de 75 % à 85 %. Les fournisseurs qualifiés doivent également répondre à d'autres exigences en matière de qualité, notamment les normes d'impression, d'édition et de rédaction du gouvernement du Canada et les exigences relatives à l'achat écologique, lesquelles font partie intégrante des énoncés de travaux (EDT) en vertu des AA.

3.25 À l'occasion des appels d'offres subséquents faits conformément aux AA, soit la seconde étape du processus d'attribution, les fournisseurs présélectionnés présentent une offre pour répondre à des besoins clairement définis. À cette étape, les considérations financières sont beaucoup plus importantes, et le coût de la proposition est habituellement le facteur déterminant dans le choix d'un fournisseur. La qualité et l'exhaustivité des travaux ont été examinées en fonction des exigences énoncées. Puisque la plupart des marchés sont d'une valeur inférieure à 25 000 $, nous estimons qu'il s'agit d'une façon de faire raisonnable pour obtenir la meilleure valeur.

3.26 Notre examen a permis de constater que la prestation des services en conception graphique est conforme aux modalités des contrats, lesquels contiennent des exigences clairement définies et des listes détaillées des résultats attendus. Les entrevues que nous avons menées auprès du personnel ministériel ont permis de confirmer que la qualité globale des travaux est satisfaisante. Dans les dossiers examinés, nous avons constaté que les pratiques d'approvisionnement permettent de répondre aux besoins opérationnels définis.

3.27 Notre examen de l'approvisionnement en matière de services de conception graphique permet de confirmer que les méthodes utilisées pour adjuger les marchés mettent effectivement l'accent sur la qualité plutôt que sur le prix. Nous appuyons également l'initiative prise par TPSGC en vue de renforcer davantage les processus.

3.28 Les trois AA en matière de services de conception graphique s'appuient sur des stratégies et des plans adéquats qui permettent de soutenir l'adoption de méthodes d'invitation, d'évaluation et de sélection des propositions qui sont efficaces et efficientes. Dans l'ensemble, ces plans et pratiques appuient les besoins opérationnels, tiennent compte des facteurs liés à la meilleure valeur et favorisent la concurrence et la qualité.

Recommandations

3.29 Le BOA encourage TPSGC à intégrer les points suivants à l'élaboration d'une nouvelle méthode d'approvisionnement en services dans les domaines de la conception graphique, de la conception Web, et de la conception d'expositions et de présentoirs :

• élaborer une méthode d'approvisionnement normalisée et simplifiée, dans la mesure du possible, afin d'acquérir des services de conception graphique au sein du gouvernement;
• instaurer des méthodes d'évaluation des soumissions et de sélection des fournisseurs clairement définies;
• veiller à ce que le volume d'activité prévu soit étayé par une analyse appropriée des besoins ministériels.

3.30 Le BOA recommande également qu'une documentation adéquate soit versée aux dossiers d'approvisionnement à l'appui des décisions prises. Le niveau de documentation devrait être proportionnel aux risques de l'achat en question. La présence d'une documentation complète permet au personnel d'économiser du temps et des efforts quand vient le temps de répondre aux questions et aux demandes de renseignements concernant certains achats. Une documentation complète fait partie des exigences de la politique du CT et de TPSGC, et elle est essentielle pour éviter certaines spéculations quant à l'équité, à l'ouverture et à la transparence du processus d'approvisionnement.

Nous avons offert à tous les ministères concernés par cet examen l'occasion de commenter l'ébauche de ce rapport et nous avons tenu compte de leurs commentaires dans la rédaction de la version définitive.

Le rapport complet est disponible sur notre site Web sous Rapports et publications.

Environnement Canada – Examen des pratiques d'approvisionnement relatives aux services de conseillers en gestion et autres services professionnels

Résumé

4.1 Au printemps de 2007, un fournisseur déposait une plainte officielle devant le Tribunal canadien du commerce extérieur (TCCE), alléguant qu'Environnement Canada (EC) avait fait preuve de favoritisme à l'endroit d'une autre entreprise relativement à l'adjudication d'un marché. Le TCCE a examiné le cas et a recommandé qu'EC réévalue la proposition présentée par le plaignant. La proposition a été réévaluée et on a tiré les mêmes conclusions que lors de la première évaluation. Le fournisseur a alors décidé d'adresser sa plainte à Justice Canada, qui a répondu que le cas avait fait l'objet d'un examen de la part du TCCE et que celui-ci avait rendu son jugement.

4.2 Le plaignant a donc porté sa plainte devant le Commissaire à l'information et le Bureau du vérificateur général du Canada. En décembre 2008, le fournisseur s'adressait au Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement (BOA). Après quelques discussions préliminaires, le BOA décidait d'examiner les pratiques d'approvisionnement d'EC afin de vérifier si elles appuyaient les principes d'équité, d'ouverture et de transparence. Le BOA et Environnement Canada se sont entendus pour qu'un examen soit effectué en adoptant une approche collaborative, et EC embauchait alors un cabinet de vérification externe pour s'en charger.

4.3 La portée de la vérification englobait toutes les étapes du processus d'approvisionnement qui concernaient les « services de conseillers en gestion et autres services professionnels », notamment la planification du processus d'approvisionnement (p. ex., la définition des besoins), les activités liées aux demandes de soumissions et à l'adjudication du marché, la gestion du contrat et la clôture du marché. Il a alors été convenu que les objectifs de l'examen seraient :

• d'évaluer si les allégations de favoritisme étaient fondées;
• d'examiner le processus d'approvisionnement relatif aux « services de conseillers en gestion et autres services professionnels » afin de déterminer si Environnement Canada respectait la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor (CT) et le Règlement sur les marchés de l'État;
• de déterminer si la fonction opérationnelle d'approvisionnement s'appuyait sur de saines pratiques de gestion des marchés et était équitable, ouverte et transparente.

4.4 Le personnel du BOA a examiné les objectifs, la portée et les méthodes de la vérification et s'est dit satisfait du travail effectué par le cabinet de vérification externe.

4.5 Les vérificateurs externes ont terminé leur travail et ont conclu que le cadre de contrôle de la gestion d'EC était adéquat, qu'il répondait aux besoins du Ministère et que l'ensemble des activités d'approvisionnement respecte les politiques du Conseil du Trésor, de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) et de son propre ministère à l'égard des marchés pour les services de conseillers en gestion et autres services professionnels.

4.6 Les vérificateurs externes ont également affirmé qu'ils n'avaient rien trouvé qui permettait de conclure qu'EC avait fait preuve de favoritisme à l'endroit d'une entreprise donnée au cours du processus d'évaluation des propositions et d'adjudication du marché, durant la période visée par l'examen.

4.7 Le rapport de vérification a noté les points suivants :

• Six des cinquante dossiers inclus dans l'échantillon statistique et quatre des sept dossiers dans l'échantillon discrétionnaire avaient une documentation incomplète en ce qui concerne l'évaluation. Par conséquent, le Ministère s'expose au risque de voir ses décisions remises en question;
• Compte tenu du fait qu'EC ne dispose pas d'une politique détaillée sur les marchés qui lui est propre, il suit le Guide des approvisionnements de TPSGC. Selon le Guide des approvisionnements, « Les notes prises au cours de l'évaluation doivent être conservées telles quelles et faire partie du dossier d'achat aux fins de vérification. » Bien que cette approche ne soit pas obligatoire pour les ministères et les organismes, il s'agit clairement d'une pratique exemplaire qui devrait être adoptée. Le Guide des approvisionnements précise également que « les feuilles de travail des évaluateurs font partie intégrante du processus d'évaluation et représentent une partie du dossier sur le marché ainsi qu'une partie du registre de toutes les communications ayant influé sur le marché au sens des accords commerciaux internationaux. »;
• Le BOA conclut donc que si les formulaires ne sont pas dûment remplis et que les rapports sont incomplets, les responsables de l'approvisionnement d'EC ne peuvent pas démontrer qu'ils respectent la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor et les politiques de TPSGC visant la documentation appropriée qui doit être tenue au dossier. Si, dans certains cas, les décisions ne sont pas suffisamment documentées, certains pourraient avoir l'impression que les pratiques d'approvisionnement du Ministère ne sont pas observées de manière équitable, transparente et ouverte.

4.8 Le BOA s'est appuyé sur les observations formulées au cours de la vérification pour préparer son rapport. Le BOA a également examiné les documents de travail du vérificateur et il est satisfait des résultats.

4.9 Le BOA est d'accord avec les constatations et les recommandations qui découlent de la vérification. Il est préoccupé par l'insuffisance de la documentation relative au processus d'évaluation et au processus utilisé pour choisir les coprésidents du Comité sur la situation des espèces en péril au Canada (COSEPAC) d'Environnement Canada.

4.10 Il est recommandé que le ministère devrait :

1. réviser la lettre d'instructions normalisée remise aux évaluateurs afin de décrire clairement les normes minimales exigées en matière de documentation. Les normes minimales qui font partie des instructions accessibles sur le site Web devraient également être révisées, et le directeur devrait veiller à ce qu'elles soient respectées;
2. veiller à ce que toutes les modifications soient correctement justifiées et effectuées avant les dates d'expiration des contrats;
3. demander à Travaux publics et Services gouvernementaux Canada et au Conseil du Trésor du Canada de proposer une solution quant à la manière de réaliser les transactions semblables à celles qui concernent le COSEPAC, compte tenu des obligations législatives.

Réponse du Ministère

Environnement Canada accepte les recommandations du présent rapport et est satisfait des travaux effectués par le cabinet de vérification indépendante. Le Ministère préparera un plan d'action de la gestion qui sera présenté devant son Comité consultatif externe de vérification indépendante en juin 2010.

Le rapport complet est disponible sur notre site Web sous Rapports et publications.

Étude sur les méthodes d'approvisionnement (Offres à commandes et Arrangements en matière d'approvisionnement)

Résumé

5.1 Selon le Rapport sur les acquisitions du Conseil du Trésor (CT), la valeur des achats gouvernementaux a augmenté de plus de 40 % ces dix dernières années, même si le nombre de transactions a diminué. Le gouvernement est donc appelé à gérer un plus grand nombre d'achats de plus en plus complexes. Le gouvernement vise à accroître son efficience administrative, mais il doit maintenir son engagement envers l'équité, l'ouverture et la transparence du processus d'approvisionnement. Les fournisseurs bénéficieraient des efforts du gouvernement visant à simplifier et rationaliser les pratiques d'approvisionnement. Tout le monde gagne si l'on réduit la paperasserie, le temps et les efforts nécessaires.

5.2 Il existe deux méthodes principales d'approvisionnement qui servent à simplifier le processus d'achat pour certains types de biens et de services. Les offres à commandes (OC) et les arrangements en matière d'approvisionnement (AA) sont des cadres de travail servant à :

• réduire le coût des biens et des services communs utilisés à l'échelle du gouvernement et achetés de façon régulière;
• veiller à ce que les processus d'approvisionnement se fassent en temps opportun;
• utiliser l'argent des contribuables de manière rentable.

5.3 Une offre à commandes (OC) est une offre continue d'un fournisseur à l'intention du gouvernement qui permet aux ministères et aux organismes de se procurer des biens et des services sur demande par l'entremise d'un processus des commandes subséquentes, qui comprend les conditions et les prix de l'offre à commandes. On doit se servir d'une OC lorsque le gouvernement requiert les mêmes produits et services, disponibles commercialement, de façon régulière.

5.4 Les fournisseurs qui satisfont les critères d'évaluation et les méthodes de sélection sont présélectionnés et obtiennent une OC, qui n'est pas un engagement contractuel de la part du gouvernement ou du fournisseur. Lorsque des biens et des services offerts par une OC sont demandés, les ministères passent une commande subséquente et le contrat est conclu lorsque le fournisseur accepte la commande. La commande subséquente est passée assez rapidement. Les ministères n'effectuent pas de demandes de soumissions concurrentielles pour les biens et les services obtenus dans le cadre d'une OC.

5.5 L'objectif d'un arrangement en matière d'approvisionnement (AA) est semblable à celui d'une OC. Un AA constitue un accord non exécutoire entre le gouvernement fédéral et un fournisseur présélectionné qui permet aux ministères et aux organismes de lancer des appels d'offres auprès d'un groupe de fournisseurs présélectionnés pour des besoins précis dans le cadre de l'AA. Les ministères répondent à leurs besoins en lançant un nouvel appel d'offres – une invitation subséquente, de deuxième niveau – auprès d'un ou de plusieurs des fournisseurs de la liste des AA, en fonction des modalités de l'AA.

5.6 Dans le cas des OC, les modalités, notamment le prix, sont établies dans le cadre du processus de soumission. En revanche, dans le cas d'appels d'offres auprès des fournisseurs de la liste en vue d'un AA, ces fournisseurs peuvent apporter des modifications dans leur soumission afin de tenir compte d'un marché fluctuant, de l'innovation, de nouvelles technologies ou de nouveaux prix. Cela est avantageux autant pour le fournisseur que pour le gouvernement.

5.7 Les principales similitudes et différences entre les OC et les AA sont exposées dans le tableau suivant :

Le tableau 1 fait la comparaison entre les offres à commandes et les arrangements en matière d'approvisionnement en deux étapes

Tableau 1 : Comparaison entre les OC et les AA

Offre à commandes	Arrangement en matière d'approvisionnement
Étape 1
N'est pas un contrat
Est une « offre » d'un fournisseur qualifié	Est un « un arrangement non exécutoire »
Fournir des biens et des services Demandés sur une base régulière par un ou plusieurs ministères La demande réelle n'est pas connue à l'avance
Des biens et des services normalisés pour lesquels les exigences sont connues au tout début	Des biens et des services pour lesquels les exigences ne sont pas connues au début
La base de prix peut être définie et établie à l'étape 1	La base de prix ne peut être définie entièrement à l'étape 1 et elle est établie à l'étape 2
Conformément aux modalités préétablies Fondé sur un volume d'affaires prévu qui représente une estimation honnête et qui ne constitue pas une garantie de travail
Des OC pour des biens ou des services particuliers peuvent être émises à plus d'un fournisseur	Des AA pour une gamme de biens et des services peuvent être émis à plusieurs fournisseurs présélectionnés
Découle normalement d'un processus concurrentiel, mais elle peut être adressée à un fournisseur en raison de sa gamme de produits et de services présentés dans son catalogue	Découle d'un processus concurrentiel
Étape 2
Un contrat est conclu quand un ministère accepte l'offre existante décrite dans l'OC, habituellement en passant une commande subséquente dans le cadre de l'OC	Un contrat est conclu quand une soumission durant la deuxième étape de l'invitation à soumissionner est acceptée par le ministère ou l'organisme
Aucun processus concurrentiel à deux étapes – La sélection d'un fournisseur repose sur la méthode de sélection préétablie dans l'OC, p. ex., droit du premier refus, répartition proportionnelle, droits exclusifs	Découle habituellement d'un processus concurrentiel entre les fournisseurs présélectionnés, mais il peut être adressé à un fournisseur en fonction de la méthode de sélection préétablie dans l'AA, p. ex., à un nombre particulier de fournisseurs selon la valeur en dollars, par rotation

5.8 La plupart des OC et des AA sont mis en place par Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC). Le Ministère agit en tant que principal organisme contractuel du gouvernement et prestataire de services communs. En 2005, le gouvernement a apporté des changements importants dans l'utilisation des OC et des AA. Tous les ministères fédéraux devaient utiliser les OC et les AA gérés par TPSGC pour acquérir certains des biens et des services communs à volume élevé.

5.9 Le gouvernement a affirmé que ces mesures visant à rationaliser et regrouper les achats permettraient de faire en sorte que le gouvernement fédéral saisisse mieux les occasions de réduire le coût de ses achats, en tirant parti de sa taille pour obtenir le meilleur prix possible.

5.10 D'un point de vue conceptuel, l'idée a du mérite. En théorie, ces outils réduiraient la paperasserie, accéléreraient le processus d'approvisionnement et diminuerait le coût des biens et des services. Comme pour toute nouvelle initiative, cette dernière doit être soumise à un système de gestion de la qualité, où l'incidence et l'efficacité de la mise en œuvre sont évaluées et le rendement est comparé aux résultats prévus. Il fait cerner les écarts, prendre des décisions et des mesures pour améliorer le processus.

5.11 À ce jour, l'accent a porté sur la conception et la mise en place d'OC et d'AA individuels; le suivi, l'assurance de la qualité et les rajustements correspondants sont encore à l'état d'élaboration, conformément au Cadre de gestion des biens et des services de TPSGC.

5.12 L'an dernier, le Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement (BOA) a constaté que le recours obligatoire à des OC avait une incidence sur les petites et moyennes entreprises faisant affaire avec le gouvernement. L'appel d'offres lancé par TPSGC aux fins de devenir un fournisseur qualifié se fait en régime de concurrence. Mais cette concurrence est limitée par la suite. Les soumissionnaires non retenus et les nouveaux participants sont essentiellement « exclus » jusqu'au renouvellement ou à la mise à jour de l'OC existante. Dans certains cas, le résultat de l'invitation à soumissionner peut réduire le nombre de fournisseurs retenus. Le Bureau a également constaté que les systèmes d'évaluation et de rapports du gouvernement étaient inadéquats pour déterminer si le recours obligatoire aux OC et AA avait atteint les objectifs initiaux du gouvernement visant à mandater l'utilisation de ces instruments d'achat. TPSGC rapporte qu'il y a un nombre de moyens informels utilisés par les équipes de gestions des produits et par les gestionnaires des produits pour récupérer de l'information d'affaires nécessaires au processus de prise de décisions.

5.13 Cependant, un rapport de vérification interne de TPSGC a depuis confirmé ce fait en affirmant que sans une approche concertée du Ministère et la collaboration de tous les intervenants, l'avantage que confèrent les offres à commandes comme méthode d'approvisionnement demeure inconnu. L'absence de données intégrées et significatives sur les offres à commandes et d'un mécanisme de communication de cette information empêche son utilisation en vue d'appuyer la planification, la prise de décisions et de mesures, et ne peut démontrer l'atteinte des objectifs partagés du gouvernement, à savoir des achats effectués de façon plus judicieuse, plus rapide et à un coût moindre.

5.14 Cette année, le BOA a étudié les préoccupations non résolues portant sur l'incidence des OC et AA obligatoires. Le Bureau a examiné les lois, règlements et politiques-cadres du gouvernement fédéral liés aux OC et aux AA. Nous avons effectué des entrevues auprès du personnel de gestion et du personnel des achats de différents ministères et d'experts des marchés publics au Canada et ailleurs. Nous avons également communiqué avec des fournisseurs et une association de fournisseur.

5.15 Les commentaires provenant des ministères et des fournisseurs ont fait ressortir les avantages et les préoccupations portant sur l'utilisation obligatoire des OC et AA. Les avantages, lorsque les OC et AA sont bien conçus et mis en œuvre de manière adéquate, sont présentés au tableau 2. Les préoccupations, quant à elles, sont énumérées au tableau 3.

Tableau 2 : Avantages des OC et des AA

Tableau 3 : Préoccupations des ministères clients et des fournisseurs à l'égard des OC et AA obligatoires^{Footnote 1}

5.16 L'outil d'approvisionnement le plus efficace varie d'un produit à un autre. Une OC peut représenter un outil efficace et efficient pour l'achat d'un type de produit et non pour un autre. En général, les OC sont mieux adaptées à l'achat de biens qu'à l'achat de services.

5.17 À ce jour, le suivi du gouvernement à l'égard du recours obligatoire aux OC et AA a été limité, en se fondant sur les transactions plutôt que sur une perspective stratégique.

5.18 Voilà cinq ans, le recours obligatoire à certaines offres à commandes et à certains arrangements en matière d'approvisionnement représentait une initiative importante du gouvernement, qui veillait à rendre son processus d'achats efficient, efficace et rentable, tout en répondant aux exigences opérationnelles et aux objectifs de l'exécution des programmes. Depuis lors, le gouvernement a déployé des efforts importants dans la conception d'outils d'achat obligatoires et la mise en œuvre des politiques. Jusqu'à présent, le gouvernement n'a pas recueilli de données fiables qui pourraient lui permettre d'évaluer l'incidence de ce changement de politique. Nous remarquons toutefois que TPSGC réoriente sa gestion de l'approvisionnement vers une approche plus stratégique avec des outils et des processus plus simplifiés et normalisés.

5.19 Le défi est de maintenir le rythme et de conserver le momentum tout en maintenant l'équilibre entre l'efficience et le droit des fournisseurs à participer aux achats du gouvernement.

Le rapport complet est disponible sur notre site Web sous Rapports et publications.

Étude sur l'approche de gestion à l'égard du rendement des fournisseurs

Résumé

6.1 Dans la présente étude, le Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement (BOA) a examiné la façon dont les organisations abordent le rendement des fournisseurs et a identifié les pratiques exemplaires de partage pour aider les organisations à mettre en œuvre un programme de rendement des fournisseurs.

6.2 Plus précisément, nous avons étudié la façon dont ces organisations surveillent, évaluent, appliquent des mesures correctives (le cas échéant) et établissent des rapports indiquant si les objectifs de rendement ont été atteints.

6.3 Ce sujet est intéressant pour nos intervenants en raison des sommes importantes que le gouvernement fédéral dépense pour l'acquisition de biens, de services et de services de construction pour offrir des programmes aux contribuables.

6.4 En raison du volume d'affaires que les fournisseurs font avec le gouvernement fédéral, certains problèmes liés au rendement surviennent forcément. Lorsque le gouvernement et un fournisseur concluent un contrat commercial, les deux parties ont des obligations légales de respecter ses modalités. Tenir les fournisseurs responsables de leur rendement est un outil important pour s'assurer que le gouvernement obtient une valeur appropriée dans le cadre de ses marchés. Cela favorise également une meilleure communication et crée de meilleures relations entre le gouvernement et ses fournisseurs.

6.5 Huit organisations gouvernementales canadiennes responsables de l'acquisition de biens, de services et de services de construction aux échelons fédéral, provincial et municipal ont participé à l'étude. Il convient de noter que cinq de ces organisations, qui n'entrent pas dans le cadre de notre mandat, ont participé volontairement.

6.6 Nous avons réalisé des recherches qui comprenaient un examen des documents universitaires et gouvernementaux relatifs au rendement des fournisseurs. Nous avons également mené des entrevues auprès des fonctionnaires responsables de l'approvisionnement, de la gestion des contrats et de la gestion des projets au sein des organisations participantes.

6.7 Nous avons constaté que la gestion du rendement des fournisseurs est mieux soutenue par un programme sur le rendement des fournisseurs qui comporte un cadre et une politique établis. Les éléments du cadre doivent s'harmoniser avec les buts et les objectifs stratégiques ministériels, ainsi qu'avec les stratégies d'atténuation du risque.

6.8 Toutes les organisations auprès desquelles nous avons mené des entrevues disposent de pratiques exemplaires qui établissent les éléments d'un cadre pour un programme de rendement des fournisseurs. Par exemple, elles disposent de processus établis, utilisent des clauses de rendement dans les contrats, ont recours à des outils et à des systèmes automatisés pour surveiller et évaluer les résultats de rendement, ainsi qu'établir les rapports connexes, suivent des procédures de clôture des dossiers contractuels et peuvent appliquer des mesures correctives en réaction à un rendement faible des fournisseurs.

6.9 Un programme approprié de rendement des fournisseurs aide à protéger les intérêts de l'État et à assurer la transparence sur les attentes du gouvernement. Les fournisseurs ont également le droit de connaître les règles d'engagement. Si les organisations gouvernementales qui appliquent des mesures correctives communiquent clairement au préalable les critères d'évaluation en plus de la procédure de recours, cela s'avèrera probablement plus défendable dans le cadre d'une poursuite.

6.10 En plus de la surveillance quotidienne du rendement des fournisseurs pour les besoins opérationnels, les comités supérieurs d'examen de l'approvisionnement tireront grandement profit de la disponibilité de renseignements relatifs au rendement des fournisseurs pour aider à atténuer les risques lorsqu'ils prennent des décisions à l'égard de la stratégie d'approvisionnement et de l'attribution des contrats, comme il est mentionné dans notre examen 2008-2009 de la fonction de surveillance et de remise en question de l'approvisionnement. Cela réduira au minimum le risque de conclure des marchés avec des fournisseurs dont le rendement est constamment faible.

6.11 Le « Federal Acquisition Regulation » qui régit les marchés publics des États-Unis exige que les organismes prennent en considération les renseignements antérieurs relatifs au rendement des fournisseurs comme facteur d'évaluation dans les contrats futurs. Bien que les États-Unis possèdent de nombres pratiques exemplaires à cet égard, ils font également face à plusieurs défis qui entravent la saisie de renseignements suffisants sur le rendement pour leur transmission à l'échelle gouvernementale. Par conséquent, le Président a annoncé la mise en place de nouvelles exigences dans le cadre du règlement sur les acquisitions fédérales en vue de renforcer l'utilisation des renseignements sur le rendement des fournisseurs.

6.12 Une politique complète constitue l'élément essentiel de tout cadre. La Direction générale des approvisionnements de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC) dispose d'une politique sur le rendement des fournisseurs depuis 1996. Toutefois, les rôles et les responsabilités sont perçus comme étant confus et il existe des préoccupations concernant les conséquences juridiques. Cela contribue au fait que l'on applique rarement des mesures correctives pour la non-exécution des contrats.

6.13 En 2007, un conseiller indépendant du ministre de TPSGC a publié un rapport sur les méthodes de recherche sur l'opinion publique du gouvernement du Canada. Le conseiller indépendant a fait part de préoccupations entourant l'efficacité de la politique gouvernementale sur le rendement des fournisseurs. Il a également formulé une série de recommandations ayant trait à l'évaluation du rendement des fournisseurs et à la satisfaction des clients. En réponse à ce rapport, TPSGC s'est engagé à mettre à jour sa Politique sur le rendement des fournisseurs et à instaurer un processus sur l'évaluation du rendement.

6.14 Depuis de nombreuses années, la Direction générale des approvision-nements de TPSGC procède au réexamen de sa Politique sur le rendement des fournisseurs. Nous avons été avisés par TPSGC que cet examen et les consultations auprès des intervenants seront complétés d'ici le 31 mars 2011. Voilà l'occasion pour TPSGC de tenir compte des pratiques exemplaires et des leçons apprises d'autres organisations en vue d'élaborer une approche complète et bien raisonnée du rendement des fournisseurs qui pourraient servir de modèle aux autres et contribuer à améliorer l'équité, l'ouverture et la transparence du processus d'approvisionnement.

Le rapport complet est disponible sur notre site Web sous Rapports et publications.

Correction de l'examen 2008-2009 des pratiques d'approvisionnement – Préavis d'adjudication de contrat

Des modifications ont été apportées aux documents qui suivent :

1. Rapport annuel 2008-2009, section 2 - Passer à l'action, Examen des pratiques, page 49, paragraphe 6
2. Examen des pratiques d'approvisionnement – chapitre 3 : Préavis d'adjudication de contrat, paragraphe 6 du Résumé et paragraphe 3.11 dans le corps du texte :

Supprimer :

« pour environ 1,7 G $ ou 4,3 % de la valeur totale des contrats gouvernementaux de plus de 25 000 $… »

Ajouter :

« pour environ 2,5 G $ ou 6,4 % de la valeur totale des contrats gouvernementaux de plus de 25 000 $… »

Chapitre 3 : Préavis d'adjudication de contrat, paragraphe 3.20 - Révision du tableau 2

Le tableau de cette page est une correction à un autre tableau publié l'an dernier dans le rapport d'examen de pratique d'approvisionnement sur les Préavis d'adjudication des contrats. Le tableau décrit les préavis d'adjudication des contrats et les activités de passation de marchés (excédant 25 000 $) menées par l'organisme et les ministères visés par l'examen et dans l'ensemble du gouvernement.

Les PAC et les activités de passation de marchés (excédant 25 000 $) menées par l'organisme et les ministères
visés par le présent examen et dans l'ensemble du gouvernement

Ministère	Total des activités de passation de marchés		Total des PAC publiés		PAC publiés par le ministère lui-même		PAC publiés par TPSGC au nom du Ministère
	Nombre	Valeur en $ (milliers)	Nombre	Valeur en $ (milliers)	Nombre	Valeur en $ (milliers)	Nombre	Valeur en $ (milliers)
2005
ARC	461	241 380 $	80	51 782 $	Données pas disponible pour 2005
MPO	1 054	252 450 $	137	15 358 $
MDN	4 852	7 417 570 $	379	239 109 $
SC	975	174 903 $	121	20 984 $
TOTAL (4 ministères)	7 342	8 086 303 $	717	327 233 $
Total (ensemble du gouvernement)	22 484	14 780 938 $	1 665	595 306 $
2006
ARC	335	287 572 $	52	21 144 $	48	20 478 $	4	666 $
MPO	940	173 877 $	160	40 383 $	62	6 874 $	98	33 509 $
MDN	5 073	4 605 658 $	342	181 346 $	8	5 069 $	334	176 277 $
SC	489	106 934 $	52	13 672 $	17	5 828 $	35	7 844 $
TOTAL (4 ministères)	6 837	5 174 041 $	606	256 545 $	135	38 249 $	471	218 296 $
Total (ensemble du gouvernement)	22 006	10 944 322 $	1 581	496 762 $
2007
ARC	223	230 609 $	25	32 261 $	25	32 261 $	0	0
MPO	1,044	167 028 $	186	36 167 $	86	11 575 $	100	24 592 $
MDN	4,805	8 187 839 $	311	1 088 330 $	6	3 556 $	305	1 084 774 $
SC	542	238 575 $	87	26 460 $	26	3 852 $	61	22 608 $
TOTAL (4 ministères)	6 614	8 824 051 $	609	1 183 218 $	143	51 244 $	466	1 131 974 $
Total (ensemble du gouvernement)	20 655	14 070 936 $	1 508	1 ,458 296 $
2005-2007
TOTAL GLOBAL (4 ministères)	20 793	22 084 395 $	1 932	1 766 996 $
TOTAL GLOBAL (ensemble du gouvernement)	65 145	39 796 196 $	4 754	2 550 364 $

Nota : Les chiffres révisés apparaissent en orangé.

Date de modification :

2018-11-01