Nous sommes là pour aider
L'approvisionnement fédéral peut être complexe. Le cadre régissant les approvisionnements fédéraux regroupe plus de 15 lois du Parlement, ainsi qu'un bon nombre de réglementations et de politiques. Afin de respecter ce cadre, les ministères et les organismes fédéraux ont établi des processus et des procédures d'approvisionnement. Ces processus et procédures, et leurs exigences connexes, peuvent paraître intimidants pour les fournisseurs qui veulent obtenir leur premier contrat avec le gouvernement fédéral. Ils peuvent également présenter un défi pour les fournisseurs qui sont habitués à faire affaire avec le gouvernement fédéral.
Et faire affaire avec le gouvernement fédéral c'est considérable. La taille et l'ensemble de l'approvisionnement fédéral sont importants. Il s'agit d'un domaine d'environ 20 milliards de dollars par année qui dépend des besoins de plus d'une centaine d'organisations fédérales, donnant lieu à des centaines de milliers de contrats avec des milliers de fournisseurs. Les contrats à faible valeur (de moins de 25 000 $ pour les biens et de 100 000 $ pour les services), qui peuvent totaliser environ 1 milliard de dollars pour toute année donnée, constituent la vaste majorité du volume de ces contrats, soit environ 90 %.
Témoignage Témoignage 1
« Merci d'avoir pris le temps de répondre à mon courriel de façon aussi cordiale. J'apprécie le temps et l'effort que vous y avez de toute évidence consacrés. »
- fournisseur
Avant la création du Bureau, des options limitées s'offraient aux fournisseurs de ces contrats à faible valeur lorsque des problèmes surgissaient avec les ministères et les organismes fédéraux. Ils pouvaient négocier directement avec le ministère avec lequel ils avaient un différend, entreprendre un processus de litige potentiellement long et coûteux ou simplement accepter le problème. Et lorsque ces problèmes se reproduisaient, il n'existait aucun organisme spécialisé indépendant pour déterminer si des problèmes systémiques d'approvisionnement existaient.
Le Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement (BOA ou le Bureau) a été créé afin de fournir aux fournisseurs et aux autres intervenants (ministères et organismes fédéraux et parlementaires) une possibilité de traiter des préoccupations relatives à l'approvisionnement. Le BOA aide tous les intervenants à mieux comprendre le système fédéral d'approvisionnement et les fournisseurs à résoudre les différends relatifs à l'approvisionnement avec les ministères et les organismes. Ainsi, le Bureau travaille avec la communauté du gouvernement fédéral pour déterminer les façons d'améliorer l'équité, l'ouverture et la transparence, et de partager les pratiques efficaces en matière d'approvisionnement.
Le BOA n'agit ni comme lobbyiste des fournisseurs ni comme défenseur des ministères et organismes fédéraux. Le Bureau se trouve dans une position unique, encourageant la communication ouverte et la mise en commun des pratiques efficaces parmi tous les intervenants qui participent à l'approvisionnement. Agissant à titre de véritable ombudsman, la devise du Bureau est simple : « Nous sommes là pour aider. » Bien que le mandat réglementaire du Bureau est très précis quant aux types et à la nature des problèmes que le BOA peut examiner, chacun des employés du Bureau s'emploie à ce que chaque personne qui communique avec le Bureau reçoive un service personnalisé et des réponses rapides aux questions soulevées.
Témoignage Témoignage 2
« J'aimerais exprimer ma gratitude et dire que j'ai été réellement touché par le fait que vous avez personnellement appelé l'autorité contractante pour la DP [demande de propositions] au sujet de laquelle je m'étais plaint. »
- fournisseur
Mandat législatif
La transparence et l'intégrité dans l'approvisionnement sont des priorités clés dans le programme de responsabilités du gouvernement. Par conséquent, la Loi fédérale sur la responsabilité (2006) et le Plan d'action sur la responsabilité fédéralecontenaient un certain nombre de mesures pour accroître la confiance en les institutions et pratiques du gouvernement. Une de ces mesures était la création d'un ombudsman de l'approvisionnement pour agir à titre d'autorité neutre et objective quant aux questions liées à l'approvisionnement fédéral.
À la suite de la Loi fédérale sur la responsabilité (2006), le mandat législatif du BOA est issu des modifications de la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux (1996) et du Règlement concernant l'ombudsman de l'approvisionnement, qui est entré en vigueur en 2008.
Mandat du BOA
- Examiner toute plainte relative à l'attribution d'un marché d'acquisition de biens dont la valeur est inférieur à 25 000 $ et de services dont la valeur est inférieure à 100 000 $ et auquel s'appliquent les critères de l'Accord sur le commerce intérieur (ACI) du Canada.
- Examiner toute plainte relative à l'administration de tout marché de l'État en vue de l'acquisition de biens ou de services par un ministère ou un organisme, sans égard au montant.
- Examiner les pratiques d'acquisition de biens et de services des ministères et organismes fédéraux pour en évaluer l'équité, l'ouverture et la transparence, et présenter, le cas échéant, des recommandations au ministère en cause afin de les améliorer. S'assurer qu'un mécanisme de règlement extrajudiciaire des différends (RED) est disponible lorsque toutes les parties concernées conviennent de participer.
Mission et objectifs stratégiques
La mission et les objectifs stratégiques du BOA ont été formulés pour permettre au Bureau de s'acquitter de son mandat et de fournir des services aux intervenants.
La mission du BOA est claire : promouvoir l'équité, l'ouverture et la transparence des approvisionnements fédéraux. Toutes les activités du Bureau sont réalisées en gardant cette mission à l'esprit.
Définitions – BOA
Équité : Traiter tous les fournisseurs actuels et potentiels de manière équitable.
Ouverture : Offrir à tous les fournisseurs potentiels l'occasion de soumissionner des contrats publics.
Transparence : Fournir, en temps opportun, des renseignements à la population canadienne de manière à faciliter l'examen des décisions prises et des mesures mises en œuvre.
Stratégie – Les trois piliers
Afin de s'acquitter de sa mission, les objectifs stratégiques du BOA mettent l'accent sur trois volets :
- accroître la sensibilisation aux problèmes liés à l'approvisionnement et échanger de l'information au moyen de l'éducation;
- désamorcer les différends possibles et aider à résoudre les problèmes, lorsque c'est possible, par la facilitation;
- effectuer des enquêtes et des examens relatifs aux problèmes liés à l'approvisionnement à l'aide de l'enquête.
Ces trois piliers stratégiques constituent la pierre angulaire des interactions du Bureau auprès des intervenants, et servent de guide aux employés avec lesquels les fournisseurs, les ministères et organismes fédéraux et les autres intervenants dans l'approvisionnement fédéral communiquent.
Profil des contacts
Une des principales fonctions du Bureau est de répondre aux demandes de renseignements des intervenants qui cherchent à mieux comprendre l'approvisionnement fédéral ou des fournisseurs qui souhaitent discuter de préoccupations à l'égard d'un ministère ou d'un processus d'approvisionnement en particulier. Répondre à ces contacts de manière utile et en temps opportun est une priorité du Bureau.
Au cours de la dernière année, le BOA a enregistré 331 contacts téléphoniques, électroniques ou par télécopieur. Le nombre de contacts est demeuré relativement stable au cours des quatre années d'activité du Bureau, variant entre un plancher de 329 contacts en 2010-2011 et un plafond de 386 en 2009-2010. Il conviendrait de noter que le nombre total de contacts déclaré en 2009-2010 (519) comprenait des contacts de vente et de marketing non sollicités, qui ne sont plus suivis dans la base de données du BOA.
Parmi les 331 contacts avec le Bureau, 204 (62 %) concernaient l'approvisionnement, alors que 127 (38 %) visaient des questions qui n'entrent pas dans le mandat législatif du Bureau (p. ex. des questions au sujet des pensions, de l'impôt et autres). Inspirés par la devise du Bureau « Nous sommes là pour aider », les employés du BOA s'efforcent, dans tous les cas, de fournir des informations rapides et utiles à chaque personne qui communique avec le Bureau.
La répartition entre les contacts concernant ou non l'approvisionnement est cohérente par rapport à celle des dernières années, puisque le pourcentage des appels relatifs à l'approvisionnement est demeuré dans la fourchette de 62 % à 75 %. En plus des 331 contacts, les employés du BOA ont participé à de nombreux événements, à de nombreuses conférences et à de multiples réunions avec les intervenants afin de répondre aux questions liées à l'approvisionnement et de discuter de leurs préoccupations.
Les trois sections suivantes précisent la nature des 204 contacts relatifs à l'approvisionnement en utilisant les trois objectifs stratégiques du BOA, soit éduquer, faciliter et enquêter.
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