Nous sommes là pour aider
L'approvisionnement fédéral peut être complexe. Le cadre régissant les approvisionnements fédéraux regroupe plus de 15 lois du Parlement, ainsi qu'un bon nombre de réglementations et de politiques. Afin de respecter ce cadre, les ministères et les organismes fédéraux ont établi des processus et des procédures d'approvisionnement. Ces processus et procédures, et leurs exigences connexes, peuvent paraître intimidants pour les fournisseurs qui veulent obtenir leur premier contrat avec le gouvernement fédéral. Ils peuvent également présenter un défi pour les fournisseurs qui sont habitués à faire affaire avec le gouvernement fédéral.
Et faire affaire avec le gouvernement fédéral c'est considérable. La taille et l'ensemble de l'approvisionnement fédéral sont importants. Il s'agit d'un domaine d'environ 20 milliards de dollars par année qui dépend des besoins de plus d'une centaine d'organisations fédérales, donnant lieu à des centaines de milliers de contrats avec des milliers de fournisseurs. Les contrats à faible valeur (de moins de 25 000 $ pour les biens et de 100 000 $ pour les services), qui peuvent totaliser environ 1 milliard de dollars pour toute année donnée, constituent la vaste majorité du volume de ces contrats, soit environ 90 %.
« Dans le cadre du processus, j'ai particulièrement aimé le fait que vous misiez sur l'établissement de relations tout en faisant preuve d'impartialité. Votre approche était calme et mesurée, et vous m'avez fourni des renseignements solides, dont j'avais vraiment besoin, sur le processus d'approvisionnement. Vous avez accompli tout cela de façon juste, ce qui favorise la confiance à l'égard du processus » Fournisseur
Notre principal objectif a toujours été d'aider de manière impartiale.
La phrase « Nous sommes là pour vous aider » est devenue plus qu'une devise. Elle a été intégrée dans nos pratiques commerciales et nos interactions quotidiennes avec les clients et les intervenants. Elle est également à la base de notre modèle opérationnel axé sur la prestation des services. En résumé, le modèle prévoit que toute personne répondant à un appel téléphonique, à une télécopie ou à un courriel sera compétente et formée pour fournir rapidement de l'aide personnalisée, et demeurera le point de contact jusqu'à ce que le problème soulevé soit réglé. Il est possible que nous ne soyons pas toujours l'organisation avec laquelle il faut communiquer, mais nous ferons tout notre possible pour diriger les clients dans la bonne direction et leur fournir de l'aide.
Aussi, on comprend que l'efficacité de tout modèle opérationnel dépend d'une équipe responsable. Notre équipe, qui possède des dizaines d'années d'expérience dans les domaines de l'approvisionnement du gouvernement, des enquêtes, du règlement extrajudiciaire des différends, de la vérification, de la recherche et du service à la clientèle, s'assure que tous les problèmes et les préoccupations qui sont portés à notre attention sont traités afin que nous puissions participer à la promotion de l'équité, de l'ouverture et de la transparence dans le processus d'approvisionnement du gouvernement fédéral.
Notre mission
Promouvoir l'équité, l'ouverture et la transparence du processus d'approvisionnement du gouvernement fédéral.
Notre mandat
En avril 2006, le gouvernement a adopté la Loi fédérale sur la responsabilité et le plan d'action connexe, qui prévoyait la nomination d'un ombudsman de l'approvisionnement. Le poste d'ombudsman de l'approvisionnement a été créé par suite d'une modification à la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux (1996). Le Règlement concernant l'ombudsman de l'approvisionnement, qui a été adopté en mai 2008, permet à l'ombudsman de l'approvisionnement d'exercer son mandat relatif à la passation de contrats entre les entreprises canadiennes et le gouvernement fédéral de la façon suivante :
- examiner toute plainte relative à l'attribution d'un contrat d'acquisition de biens dont la valeur est inférieure à 25 000 $ et de services dont la valeur est inférieure à 100 000 $;
- examiner toute plainte relative à la gestion des contrats, peu importe leur valeur;
- examiner les pratiques d'acquisition de biens et de services des ministères pour en évaluer l'équité, l'ouverture et la transparence, et présenter des recommandations en vue de les améliorer;
- veiller à donner l'accès à un processus de règlement extrajudiciaire des différends, au besoin, lorsque les deux parties concernées par un contrat fédéral acceptent d'y participer.
Lors de l'examen des plaintes ou des pratiques des ministères, le Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement (BOA) examine :
- le respect des politiques et des procédures pertinentes du Cabinet;
- le respect des politiques et des procédures ministérielles;
- le respect de la Loi sur la gestion des finances publiques et des règlements connexes;
- l'équité, l'ouverture et la transparence.
Pour régler certaines lacunes, le BOA peut recommander :
- des façons d'améliorer les pratiques ministérielles;
- le service de règlement extrajudiciaire des différends du BOA;
- un dédommagement aux fournisseurs;
- des façons d'améliorer l'équité, l'ouverture et la transparence des pratiques d'approvisionnement.
« Nous tenons à vous remercier, vos collègues et vous, d'avoir réglé ce problème pour nous. Nous sommes convaincus que sans votre participation, nous serions encore en train de chercher à nous faire payer. » Fournisseur
Éduquer, faciliter et enquêter
Pour réussir notre mission visant à promouvoir l'équité, l'ouverture et la transparence des approvisionnements fédéraux, nos objectifs stratégiques sont axés sur trois domaines :
- Accroître la sensibilisation aux problèmes liés à l'approvisionnement et échanger de l'information par l'éducation.
- Désamorcer les différends possibles et aider à résoudre les problèmes, lorsque c'est possible, par la facilitation.
- Examiner les problèmes liés à l'approvisionnement au moyen d'un examen et d'une enquête.
Ces piliers guident les interactions du BOA et sont à la base de la gestion des problèmes soulevés par les fournisseurs, les ministères et les organismes fédéraux ainsi que les autres intervenants visés par les approvisionnements fédéraux.
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