Éduquer

L'un de nos principaux objectifs est d'accroître la sensibilisation des intervenants qui communiquent avec nous et de leur fournir des renseignements. Il s'agit là du fondement du pilier « Éduquer ».

Conformément aux normes de pratique de l'International Ombudsman Association, qui prévoient que l'ombudsman joue un rôle sur une base informelle et participe à des interventions informelles de tiers, notre approche consiste d'abord et avant tout à fournir des renseignements de manière rapide et personnalisée.

Par conséquent, des 233 communications liées à l'approvisionnement, 121 (52 %) étaient des cas où il nous a suffi de fournir des renseignements ou de répondre à des questions sur l'approvisionnement.

Les 112 autres communications (48 %) étaient des cas où les fournisseurs soulevaient des problèmes relatifs à l'approvisionnement ou voulaient discuter de problèmes. Nous avons pu constater par le passé que peu de fournisseurs communiquent avec nous dans le but précis de déposer une plainte. La plupart d'entre eux sont exaspérés et veulent seulement obtenir des renseignements ou des explications d'un tiers impartial et neutre. Le Diagramme 3 montre que le nombre de communications de ce genre est demeuré stable au cours des trois dernières années.

La nature des 112 problèmes soulevés est également demeurée relativement stable : 86 problèmes (77 %) concernaient l'attribution des contrats et 26 problèmes (23 %) concernaient l'administration des contrats.

Diagramme 3

Version textuelle

Ce schéma illustre une comparaison sur trois ans comparative du nombre de problèmes d'approvisionnement soulevés au le Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement. Les trois années sont illustrés à gauche (2010-11) à droite (2012-13). Pour l'exercice financier 2010-11, il y avait 110 problèmes relatifs à l'approvisionnement, en 2011-12, il y avait 111 problèmes, et en 2012-13, il y avait 112.

Le Diagramme 4 illustre les problèmes qui sont les plus fréquemment soulevés par les fournisseurs. Cette liste est semblable à celle de l'année précédente, c'est à dire que cinq des six problèmes sont les mêmes. La seule exception est l'augmentation du nombre de fournisseurs qui se plaignent des retards dans la réception de leurs paiements des ministères, ce qui entraîne le retour de « paiement » parmi les principaux problèmes.

Diagramme 4

Principaux problèmes relatifs à l'approvisionnement	2010-2011	2011-2012	2012-2013Note de bas de page 1
Plan d'évaluation et de sélection (p. ex. les critères restrictifs ou méthode de cotation partiale)	29	32	28
Évaluation des soumissions (p. ex. processus d'évaluation inéquitable)	33	22	28
Stratégie d'approvisionnement (p. ex. non concurrentiel)	19	27	26
Énoncé des travaux ou spécification (p. ex. non clair ou partial)	13	24	13
Exécution des contrats (p. ex. une modification d'un contrat)	16	14	13
Paiement (p. ex. des paiements en retard)	10	6 (pas dans les six principaux problèmes)	13

Conversations d'un océan à l'autre

L'autre composante du pilier « Éduquer » concerne nos activités de rayonnement. Afin de respecter notre objectif de mettre en œuvre un programme de rayonnement plus solide axé sur l'engagement d'un plus vaste éventail de nos intervenants, nous avons participé à deux fois plus d'activités que l'année précédente. L'approvisionnement fédéral ne se limite pas à la région de la capitale nationale, et il en va de même pour nos services ou nos activités de rayonnement. L'échange et la collecte de renseignements dans le cadre d'activités d'intervenants partout au pays constituent une partie fondamentale de notre approche de rayonnement. Parmi ces activités, on compte des réunions avec des chambres de commerce de Moncton à Vancouver, des membres du Parlement et leur personnel, et des gestionnaires de programme et des spécialistes en approvisionnement du gouvernement fédéral, ainsi que de grandes conférences, notamment le forum national du Conseil canadien des marchés publics et l'atelier national de l'Institut canadien d'approvisionnement et de gestion du matériel. Ces activités et ces réunions visaient à fournir des renseignements sur nos services aux entreprises, aux associations professionnelles, aux chambres de commerce et aux parlementaires du Canada ainsi qu'aux gestionnaires de programme et aux spécialistes en approvisionnement du gouvernement fédéral de même qu'à obtenir des commentaires sur le système d'approvisionnement et les problèmes qui y sont reliés.

En plus de nous permettre d'échanger des renseignements, ces activités et ces réunions nous ont aidés à établir des liens et à améliorer notre compréhension des problèmes et des préoccupations des intervenants. Voici certains des points saillants des types de problèmes qui ont été soulevés :

Fournisseurs

• Ils étaient préoccupés par le fait que des soumissions étaient jugées non conformes en raison de lacunes administratives qui, selon eux, sont sans importance.
• Ils étaient frustrés par les ministères qui n'étaient pas disposés à participer à des réunions de débreffage pour discuter des lacunes de leur soumission non retenue après l'attribution d'un contrat.
• D'autres ont rapporté des situations où un fournisseur ne pouvait pas soumissionner un contrat sans détenir l'attestation de sécurité requise, mais ne pouvait également pas être parrainé par un ministère parce qu'il n'avait pas obtenu de contrat fédéral ou n'avait
  pas de chance raisonnable de remporter un contrat.
• Ils ont indiqué que le système d'approvisionnement fédéral, notamment la complexité, les délais et l'absence de normalisation, ainsi que le manque de communication, leur posaient des problèmes. Certains d'entre eux étaient particulièrement exaspérés du fait qu'ils ne savaient pas à qui ils devaient parler ou à quel endroit ils pouvaient trouver des renseignements.
• Ils avaient l'impression que des contrats étaient attribués à des soumissionnaires dont la soumission n'était pas recevable ou faisait état de compétences exagérées ou inventées. Certains se sont demandé s'il y avait des conséquences au fait de fournir de faux renseignements, car les compétences ne semblaient pas être vérifiées adéquatement par les ministères.

Fonctionnaires fédéraux

• Ils étaient préoccupés par le fait que la formation sur l'approvisionnement ne s'adressait pas à des employés autres que les spécialistes en approvisionnement, comme les gestionnaires de programme et d'autres employés qui participent au processus d'approvisionnement.
• Ils ont recommandé l'intégration de l'approvisionnement, y compris les exigences et les délais, dans les cycles de planification ministériels et opérationnels pour éviter les retards et réduire au minimum les risques.
• Ils ont indiqué qu'ils n'étaient pas bien informés de la complexité de l'approvisionnement et des nombreuses exigences des politiques et des procédures qui prennent du temps à respecter lors de la mise en place d'un contrat. Ils ont donné des exemples de représentants de programmes qui communiquaient avec l'unité de passation des contrats à la dernière minute et qui s'attendaient à ce que des spécialistes en approvisionnement mettent aussitôt en place un contrat.

Les ministères nous ont aussi fait part de quelques bonnes pratiques qu'ils mettent en œuvre en vue de régler certains de ces problèmes. En voici des exemples :

• donner de la formation sur l'approvisionnement aux gestionnaires de programme et aux cadres supérieurs (cours pendant les pauses repas, formation individuelle ou outils d'auto apprentissage en ligne);
• établir des normes de service internes pour les groupes responsables de l'approvisionnement;
• élaborer des énoncés des travaux et des critères d'évaluation des soumissions normalisés pour les achats courants;
• déterminer les délais typiques pour différents types d'approvisionnement.

Au delà de nos frontières

Le concept d'un ombudsman de l'approvisionnement semble susciter un certain intérêt à l'échelle internationale, comme le montrent les invitations envoyées par des gouvernements étrangers :

• Nous avons accueilli deux délégations du gouvernement de la Chine qui souhaitaient en apprendre davantage sur notre mandat, nos services et notre rôle dans le processus d'approvisionnement du gouvernement fédéral.
• L'ombudsman a accepté une invitation de l'ambassadeur Allan Culham, représentant permanent du Canada auprès de l'Organisation des États américains à Washington (district de Columbia), pour parler avec des représentants des États américains dans le cadre d'un séminaire portant sur la gestion publique efficace (notamment sur les pratiques exemplaires dans le domaine de l'approvisionnement).
• L'ombudsman a également accepté une invitation de l'Institute for Competition and Procurement Studies (ICPS) de l'Université de Bangor, au pays de Galles (Royaume Uni), pour faire un discours à l'occasion d'un événement annuel de la « semaine de l'approvisionnement » organisé par l'ICPS. Des délégués de pays de l'Union européenne qui travaillent dans le domaine de l'approvisionnement ont participé à l'événement. L'ICPS a par la suite offert à l'ombudsman de l'approvisionnement de devenir fellow « Compagnon d'honneur » de l'Academy of Procurement Professionals.

Chacun de ces événements nous a permis de rencontrer des spécialistes en approvisionnement étrangers, d'en apprendre davantage sur les innovations et les tendances internationales en matière d'approvisionnement, et d'échanger des renseignements sur l'approche du Canada à l'égard du processus d'approvisionnement fédéral, notamment sur notre rôle dans la promotion de l'équité, de l'ouverture et de la transparence.

Date de modification :

2018-11-01