Faciliter

Dans de nombreux cas, nous sommes en mesure de régler les problèmes en fournissant des renseignements ou en répondant à des questions, mais il arrive que cela ne suffise pas. Dans de telles situations, nous nous efforçons de trouver des façons de régler les problèmes le plus rapidement et le plus simplement possible. Souvent, nous devons faciliter un dialogue entre le fournisseur et le ministère ou l'organisme. En tant que bureau d'ombudsman, notre statut impartial et indépendant nous permet d'aider les parties à discuter de leurs préoccupations de manière honnête et directe tout en clarifiant les problèmes et en examinant les points de vue divergents.

Notre approche à l'égard du traitement des problèmes relatifs à l'approvisionnement est prescrite par le Règlement concernant l'ombudsman de l'approvisionnement, qui établit les paramètres de nos activités. Pour que nous les examinions, les plaintes doivent être déposées conformément aux critères énoncés dans le Règlement concernant l'ombudsman de l'approvisionnement. Des 112 problèmes qui nous ont été signalés, 30 plaintes (27 %) ont été déposées conformément au Règlement concernant l'ombudsman de l'approvisionnement. De plus, 24 de ces 30 plaintes concernaient l'attribution des contrats, alors que les 6 autres se rapportaient à l'administration des contrats. Dans le cas des plaintes qui concernent l'attribution ou l'administration des contrats, l'ombudsman de l'approvisionnement dispose de 10 jours ouvrables une fois que la plainte est considérée comme ayant été déposée pour déterminer si elle doit être examinée (c. à d. réalisation d'une enquête). Nous utilisons ces 10 jours ouvrables pour continuer de faciliter le règlement des problèmes soulevés dans la plainte.

« Nous apprécions le soutien rapide que vous fournissez et les efforts que vous déployez pour trouver une solution. » Fournisseur

Les 82 autres problèmes (73 %) n'ont pas été soumis conformément au Règlement. Ils ont été réglés grâce à un dialogue entre le fournisseur et le ministère ou représentent des cas où le fournisseur a soulevé un problème, mais n'a pas voulu aller plus loin.

Voici des exemples de notre capacité à contribuer au règlement des problèmes dans le cadre de notre rôle de facilitateur :

Les milles de voyage ne sont pas acceptés?

Des fournisseurs avaient été invités à soumissionner un contrat et devaient inclure les coûts de voyage dans leur soumission. Cependant, comme ils ne provenaient pas tous de la même région géographique, cela créait des conditions inéquitables relativement aux coûts du voyage potentiel. Un fournisseur nous a signalé ce point, mettant en question l'équité de cette exigence.

Après notre intervention, le ministère responsable du contrat a supprimé l'exigence d'inclusion des coûts de voyage dans la proposition financière.

Félicitations… Désolé, il s'agit d'une erreur

Un contrat a été attribué à un fournisseur, mais le jour suivant, on lui a dit qu'il s'agissait d'une erreur. Lorsque le fournisseur a posé des questions sur ce qui s'était passé, le ministère lui a fourni des explications qui ont suscité encore plus de questions de sa part; le fournisseur a communiqué avec nous pour nous demander de l'aide. Après notre intervention, le ministère nous a demandé d'organiser une réunion de débreffage entre lui et le fournisseur. À la suite de cette réunion, le problème a été réglé.

Voyez vous double?

Selon une possibilité de contrat, les fournisseurs ne pouvaient pas présenter plus d'une soumission (c. à d. de façon indépendante, puis comme membre d'une coentreprise). Un fournisseur a été désigné comme sous expert conseil dans la soumission d'un autre fournisseur sans qu'il donne son consentement. Par conséquent, sa soumission a été jugée non recevable. Le fournisseur estimait que l'interprétation stricte de la clause était injuste. Après notre intervention, le ministère a constaté le problème, a annulé sa décision et a évalué la soumission du fournisseur.

Un problème qui mérite un examen plus approfondi

Un fournisseur a communiqué avec nous pour soulever des préoccupations quant à l'approche du gouvernement à l'égard de l'acquisition d'un bien en particulier. Ce fournisseur, qui avait déjà communiqué avec nous relativement à des problèmes connexes, était préoccupé des répercussions négatives potentielles sur ses activités. Après un examen, il a été déterminé que les préoccupations du fournisseur ne relevaient pas de notre mandat en raison de leur nature.

Toutefois, nous avons effectué des recherches sur les préoccupations et les avons analysées en consultant des renseignements accessibles au public et des documents internes au gouvernement. Nous avons informé le fournisseur de l'analyse et lui avons offert des options à envisager s'il souhaitait donner suite à ses préoccupations. Nous avons aussi communiqué avec des ministères fédéraux pertinents pour porter les préoccupations à l'attention de décideurs principaux de la fonction publique fédérale.

« De notre point de vue, nous avons été en mesure de discuter des problèmes qui devaient être examinés comme des adultes. Selon nous, cette expérience a été profitable. J'aimerais profiter de l'occasion pour remercier toutes les personnes qui ont participé à ce processus. » Fournisseur

Contribution à la résolution des différends contractuels

À l'occasion, on communique avec nous parce qu'un différend survient relativement à l'interprétation d'un contrat existant entre un fournisseur et un ministère. En général, le différend porte sur des clauses vagues ou ambiguës dans les modalités du contrat. Dans ces cas, l'une ou l'autre des parties du contrat peut demander à recourir à nos services de règlement extrajudiciaire des différends (RED). Ce service permet aux parties au différend d'éviter une action en justice et de discuter du différend d'une manière non conflictuelle. Le but ultime de ce service est d'aider les parties à régler le différend tout en rétablissant les relations professionnelles et en maintenant l'objectif initial du contrat (dans le cadre duquel le ministère ou l'organisme reçoit le bien ou le service qu'il achète et le fournisseur est rémunéré comme il se doit). Ce service gratuit permet aux parties :

• d'éviter des procédures juridiques longues et coûteuses;
• de bénéficier de solutions créatives fondées sur les compromis;
• d'avoir un plus grand contrôle sur les résultats;
• de parvenir à un règlement juridiquement contraignant.

Nombre Total des demandes de RED en 2012-2013	Ne relève pas de la compétence du BOA	Refus de participer du ministère	Retrait de la demande	Utilisation de RED et règlement du cas
4	2	1	1	1Note de bas de page 1

Comme l'illustre le Diagramme 5, nous avons reçu quatre demandes de règlement extrajudiciaire des différends au cours de la dernière année. Un cinquième cas, qui a été entamé en 2011-2012, a également été réglé.

Des quatre demandes de règlement extrajudiciaire des différends :

• deux n'ont pas pu être accueillies, car elles ne relevaient pas de notre compétence (dans les deux cas, le problème a été porté à l'attention de l'administrateur général de l'organisation);
• une a été rejetée par le ministère;
• une a été abandonnée.

L'utilisation du règlement extrajudiciaire des différends pour le cas entamé en 2011-2012 a mené à un règlement. Voici un résumé de ce cas :

Nous avons reçu une demande d'un fournisseur préoccupé par un différend avec un ministère concernant le processus utilisé pour obtenir les services d'un conducteur par l'entremise de l'outil contractuel pour les services d'aide temporaire. La personne (c. à d. le conducteur) a été embauchée de façon permanente par le ministère, et le fournisseur estimait qu'il avait droit à une rémunération sous la forme d'une commission d'intermédiaire, conformément aux modalités du mécanisme d'approvisionnement. Même si le ministère trouvait qu'il n'avait aucune obligation ou que le différend n'avait aucun fondement juridique, il a accepté de participer à un processus de règlement extrajudiciaire des différends en signe de bonne volonté. Le processus a mené à un règlement d'un commun accord.

Date de modification :

2018-11-01