Éduquer

Ce que nous avons fait pour accroître la sensibilisation aux problèmes liés à l’approvisionnement et échanger de l’information

La communication est un élément essentiel de ce pilier. Notre capacité à accroître la sensibilisation à l'égard des problèmes liés à l'approvisionnement est autant liée à notre capacité d'informer qu'à notre capacité d'écouter.

Les 311 communications liées à l'approvisionnement que nous avons reçues représentent les fournisseurs ou les représentants du gouvernement qui s'adressent au BOA pour obtenir des renseignements et des réponses. De celles–ci, 117 (38 %) s'inscrivent dans la catégorie « demandes de renseignements généraux » et comprennent des éléments comme les questions sur le mandat que nous confère la loi ou les demandes de renseignements sur l'approvisionnement. Un bon nombre de ces demandes de renseignements proviennent également d'entreprises recherchant des renseignements pour mieux comprendre les différents outils et processus d'approvisionnement utilisés par le gouvernement fédéral. Ces demandes indiquent les difficultés constantes que l'on éprouve à fournir aux fournisseurs éventuels des directives claires et nettes sur la façon de faire affaire avec le gouvernement fédéral.

Dans d'autres cas, les fournisseurs veulent discuter avec nous ou nous aviser d'une question précise ou plus complexe. Comme l'illustre le schéma 3 (page 18), le BOA a constaté une augmentation de 73 % des communications de cette nature, passant de 112 en 2012-2013 à 194 en 2013-2014. De ces 194 communications, 114 (59 %) portaient sur des problèmes liés à l'attribution d'un contrat, et 34 (18 %) consistaient à discuter avec nous de problèmes liés à l'administration d'un contrat. Les 46 autres communications consistaient soit à nous fournir des points de vue sur certains aspects de l'approvisionnement ou à formuler des suggestions sur des sujets que le BOA devrait envisager d'examiner. Puisqu'une entreprise qui communique avec le BOA soulève, en général, plus d'un problème, ces 194 communications représentent en fait plusieurs centaines de problèmes. Par exemple, il n'est pas rare qu'un fournisseur qui communique avec nous fasse part de ses préoccupations concernant une soumission non retenue et, dans la même veine, soulève d'autres questions, par exemple, sur la stratégie d'approvisionnement choisie par le ministère, le contenu de l'énoncé des travaux ou peut-être le refus de ce ministère de donner une explication sur les lacunes de la soumission du fournisseur.

Schéma 3

Description de l'image

Ce graphique présente des données comparatives des trois derniers exercices en ce qui a trait au nombre de communications relatives à l'attribution de contrat, à l'administration de contrat et à d'autres questions. Les trois exercices financiers sont indiqués de la gauche (2011-2012) à la droite (2013-2014). En 2011-2012, il y a eu 111 communications portant sur les contrats, 112 en 2012-2013 et 194 en 2013-2014.

Les ministères et organismes sont souvent les mieux placés pour régler le problème d'un fournisseur. Par conséquent, lorsque le BOA répond aux fournisseurs qui communiquent avec lui, il adopte une procédure normalisée qui consiste à demander à ces fournisseurs si le ministère ou l'organisme concerné a eu l'occasion de répondre à leurs préoccupations. Dans les cas où le ministère n'a pas eu cette occasion, les fournisseurs sont invités à communiquer avec celui ci. Le BOA intervient après que le fournisseur l'a informé qu'il n'a pas réussi à régler le problème avec le ministère (ce qui est souvent le cas), ou bien lorsque le fournisseur est réticent à communiquer avec le ministère.

Tout comme lors des exercices précédents, les problèmes les plus couramment soulevés par les fournisseurs sont attribuables généralement à une soumission non retenue, à l'incapacité du fournisseur à soumissionner ou au traitement accordé par un ministère à un fournisseur non retenu. La liste des problèmes les plus courants enregistrés avec le BOA et illustrés par le schéma 4 se classent dans ces catégories.

Schéma 4

Au fil des années, les problèmes figurant dans cette liste sont restés constants. Or, cette année, le Bureau a constaté une augmentation du nombre de fournisseurs soulevant des préoccupations concernant la façon dont ils ont été traités par un ministère. Par exemple, des fournisseurs ont appelé le BOA pour discuter du refus d'un ministère de fournir des renseignements ou du manque de renseignements fournis par un ministère, d'appels téléphoniques non retournés ou du comportement non professionnel d'employés ou de conseils inégaux fournis par des employés.

Le BOA se doit de se pencher sur les préoccupations et les enjeux actuels en vue de recenser les lacunes éventuelles et les points à améliorer dans le système d'approvisionnement fédéral. Par conséquent, en 2013-2014, plusieurs nouvelles initiatives ont été mises en place dans le cadre du pilier « Éduquer » du BOA. En voici quelques-unes :

• tenue de 15 séances d'information et de discussion ouverte avec des entreprises canadiennes de l'ensemble du pays (nous y avons discuté de notre mandat prescrit par la loi et de nos services, tandis que les participants ont fait part de leur expérience et de leurs suggestions concernant leurs activités d'affaires avec le gouvernement fédéral);
• présence sur les médias sociaux grâce à la création de comptes Twitter (@OPO_Canada et @BOA_Canada);
• recours à un forum en ligne, « Donnez nous votre opinion sur les approvisionnements fédéraux »,
  permettant à la population canadienne de donner ses commentaires de façon anonyme ou non, en passant par le site Web du BOA, de sorte que le Bureau a reçu 40 communications supplémentaires;
• envoi d'un bulletin électronique trimestriel, « Perspectives », en vue de faire connaître davantage le mandat et les services du BOA et de souligner les événements à venir du Bureau, ainsi que ses initiatives et publications récentes.

Ces initiatives, conjuguées aux moyens traditionnels du BOA, ont permis aux fournisseurs d'exprimer leur point de vue, leur opinion et leurs préoccupations. Voici quelques points résumant certains des commentaires reçus dans le cadre de ces initiatives :

• Les occasions de participer à de grands projets d'approvisionnement fédéraux sont limitées pour les petites et moyennes entreprises.
• Le regroupement (p. ex. regroupement de produits) et les appels d'offres qui exigent la capacité de fournir des services à l'échelle nationale (offres à commandes principales et nationales) nuisent aux fournisseurs régionaux.
• Les ministères sont réticents à avoir recours à des contrats à fournisseur unique ou à des contrats prescrits lorsque la valeur est inférieure au seuil de 25 000 $ exigeant un processus concurrentiel.
• Les ministères utilisent trop les contrats prescrits et les contrats à fournisseur unique les lorsque la valeur est inférieure à 25 000 $.
• Le fardeau administratif et le temps nécessaire pour répondre aux appels d'offres contribuent à faire baisser la marge de profit, de sorte que dans certains cas, il ne vaut pas la peine de déposer une soumission.
• De devoir se procurer une assurance de responsabilité civile et d'autres assurances dans le cadre de contrats à faible risque représente un fardeau.
• La planification de l'approvisionnement par les ministères est déficiente au départ, ce qui nuit aux fournisseurs (p. ex. retards entraînant des demandes de délais déraisonnables pour les fournisseurs, modification des exigences à mi-parcours, annulation du processus d'approvisionnement après que les fournisseurs ont investi du temps et des efforts considérables pour déposer leur soumission).
• Il est difficile de bâtir des relations et de communiquer avec les ministères étant donné que leur personnel responsable des approvisionnements met trop l'accent sur le processus.
• Des fournisseurs ratent des occasions d'affaires à cause du processus d'obtention d'attestations de sécurité et des délais pour obtenir de telles attestations.

De plus, soulignons que quelques problèmes ont été mentionnés à la fois par les fournisseurs et les représentants du gouvernement :

• Certains membres du personnel du gouvernement ne possèdent pas toute la formation ou l'expérience nécessaires en matière d'approvisionnement.
• La surveillance du rendement des fournisseurs.

Ces initiatives nous ont permis d'écouter, d'apprendre et, le cas échéant, de donner des explications en réponse aux points soulevés. Dans d'autres cas, les renseignements fournis étaient insuffisants, et il nous a été demandé d'aider à faciliter la résolution des problèmes.

Date de modification :

2018-11-01