Rapport annuel de l’ombudsman de l’approvisionnement 2020-2021

Priorités de l’ombudsman de l’approvisionnement

Approfondissement et partage des connaissances

Depuis 2018-2019, mon bureau entreprend des recherches indépendantes sur des sujets d’approvisionnement d’intérêt pour nos parties prenantes. Au départ, il s’agissait pour nous d’avoir une meilleure compréhension des causes profondes de certains problèmes dont nous entendons parler de manière récurrente. C’est désormais l’un des principaux moyens par lesquels nous contribuons à renforcer les connaissances et les capacités du milieu de l’approvisionnement fédéral. L’objectif de ces recherches est de partager des connaissances et de fournir des orientations utiles aux fournisseurs et aux ministères fédéraux. En 2020-2021, nous avons publié les résultats de ces recherches lors de 3 événements.

Outre l’achèvement d’une étude sur l’approvisionnement d’urgence, nous avons aussi réalisé 2 nouvelles études. La première explore l’incidence que pourrait avoir la nomination d’un dirigeant principal des achats (DPA) au palier fédéral et conclut que cette approche pourrait régler certains des problèmes récurrents en matière d’approvisionnement fédéral, dont le manque de normalisation et de coordination entre les différents ministères et la lenteur des réformes.

La deuxième étude s’appuie sur celle qu’on a menée sur l’approvisionnement d’urgence. Elle vise à aider les parties aux marchés fédéraux à comprendre les principaux éléments d’une clause de force majeure, au cas où un imprévu empêcherait une partie de remplir ses obligations contractuelles.

L’initiative d’approfondissement et de partage des connaissances est désormais l’un des principaux moyens par lesquels nous contribuons à renforcer les connaissances et les capacités du milieu de l’approvisionnement fédéral.

Diversité et inclusion

Un thème important de l’année écoulée était la diversité et l’inclusion. Mon bureau a poursuivi son engagement dans ce domaine en organisant le troisième Sommet sur la diversification de la chaîne d’approvisionnement du gouvernement fédéral, un sommet annuel qui met en relation les propriétaires d’entreprises de la diversité et les organismes à même de les aider à soumissionner aux marchés fédéraux et à les décrocher. Lors de ce sommet, plusieurs fournisseurs de la diversité nous ont parlé directement des obstacles qu’ils rencontrent quand ils veulent faire affaire avec le gouvernement fédéral, et de la nécessité d’une plus grande diversité et inclusion dans le processus d’approvisionnement.

En 2020-2021, mon bureau a mené un sondage sur la diversité auprès des ministères fédéraux dans l’espoir d’obtenir des données de base sur les actions menées par ces ministères en faveur de la diversité dans les marchés publics fédéraux. Dans notre étude d’approfondissement et de partage des connaissances portant sur l’approvisionnement social, publiée en 2019-2020, nous avons attiré l’attention sur la nécessité de disposer de données. Cette étude a soulevé une question cruciale, à savoir que la collecte de données est une difficulté connue qui constitue un obstacle pour la plupart des organismes, alors que les données sont essentielles pour établir des bases de référence, fixer des objectifs tangibles et mesurer les progrès réalisés par rapport à ces objectifs.

Au moment où le gouvernement du Canada s’apprête à adopter une politique officielle pour s’engager dans l’approvisionnement social, il est crucial que nous donnions la priorité à la collecte et à l’analyse de données sur les diverses collectivités du pays.

Elles aident également le gouvernement fédéral à comprendre la manière dont les milieux racialisés contribuent à la chaîne d'approvisionnement du gouvernement fédéral, et la manière dont les méthodes d’approvisionnement peuvent nuire de façon disproportionnée à ces milieux. En bref, l’information est la première étape vers la prise de bonnes décisions. Il est impératif que le gouvernement fédéral établisse un cadre de collecte de données détaillé et réaliste. Au moment où le gouvernement du Canada s’apprête à adopter une politique officielle pour s’engager dans l’approvisionnement social, il est crucial que nous donnions la priorité à la collecte et à l’analyse de données sur les diverses collectivités du pays.

Cette année, nous avons vu un appel à l’action sur l’antiracisme, l’équité et l’inclusion dans la fonction publique fédérale. Cet appel à l’action ne consiste pas seulement à se doter des connaissances et des outils nécessaires pour aborder ces questions, mais aussi à mettre en œuvre des changements significatifs qui éliminent les obstacles et les désavantages systémiques auxquels se heurtent les milieux marginalisés. Si la COVID-19 nous a tous touchés, ses répercussions ont été pires pour certains groupes, notamment les milieux racialisés. Au cours de l’année écoulée, mon bureau a pris des mesures en interne, notamment l’organisation d’une séance d’apprentissage sur les préjugés inconscients au profit de l’ensemble du personnel, l’inclusion de nombreux cours sur la diversité et l’inclusion dans les plans de formation des employés, et nous nous sommes engagés à atteindre l’objectif de diversité 50/30, c’est-à-dire parvenir à une main-d’œuvre composée à 50 % de femmes et à 30 % de personnes répondant aux critères de la diversité d’ici 5 ans. Bien que des travaux soient en cours dans ce sens dans l’ensemble de la fonction publique fédérale pour aborder les obstacles et les désavantages systémiques, je fais écho à l’appel à l’action en matière de lutte contre le racisme, la discrimination et les préjugés car il y a encore beaucoup de travail à faire.

Mise à jour sur les changements réglementaires

L’année dernière, j’ai proposé de modifier 2 aspects du Règlement concernant l’ombudsman de l’approvisionnement qui limitent l’efficacité de mon bureau :

• Permettre à l’ombudsman de l’approvisionnement de recommander une compensation de plus de 10 % de la valeur du marché, à hauteur du bénéfice manqué par le plaignant.
• Donner à l’ombudsman de l’approvisionnement les moyens de contraindre (plutôt que de demander) les ministères à fournir la documentation nécessaire pour que le BOA puisse examiner les plaintes des fournisseurs et les pratiques d’approvisionnement des ministères.

Les difficultés de l’année écoulée ont confirmé l’importance de disposer d’un bureau d’ombudsman indépendant et impartial qui a le pouvoir d’aider les Canadiens. Cette année, je voudrais réitérer la nécessité de ces changements et demander un nouveau changement qui aurait dû être fait depuis longtemps :

• Le titre de mon poste et le nom du bureau devraient être modifiés de façon à exprimer leur nature. Des changements semblables ont récemment été mis en œuvre pour les ombudsmans nouvellement nommés à l’échelon fédéral. Il est fondamental que l’ombudsman représente toutes les personnes, et pour cette raison, je demande avec insistance que le nom du rôle et du bureau soient changés comme suit : « ombudsman de l’approvisionnement » à « ombudspersonne de l’approvisionnement ».

Regard sur l’avenir

De nombreuses évolutions sont prévues ou en cours dans le domaine de l’approvisionnement fédéral, évolutions qui pourraient entraîner des changements importants. En voici quelques-unes :

• L’adoption d’une politique sur la gestion du rendement des fournisseurs :
  • Cette politique est conçue pour améliorer la reddition des comptes pendant la phase d’administration du marché et inciter au rendement élevé.
• Une politique sur la démarche du gouvernement fédéral en matière d’approvisionnement social :
  • Au fil des années, le BOA a souvent entendu des responsables des achats qu’ils veulent une politique qui facilite l’attribution de marchés publics tenant compte de facteurs sociaux.
• Une nouvelle directive sur les marchés publics :
  • La mise à jour ou le remplacement de la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor font l’objet de discussions depuis de nombreuses années. Aussi bien les ministères fédéraux que les fournisseurs l’attendent avec impatience.
• Mise en place d’un système d’achats électroniques :
  • Le BOA a l’espoir que le système d’achats électroniques, entre autres avantages qu’il devrait apporter, permettra aux organismes fédéraux de recueillir des données utiles sur la diversité des soumissionnaires aux marchés fédéraux et des adjudicataires.

Ces changements à venir constituent une évolution de l’approvisionnement à l’échelon fédéral; mon bureau continuera d’aider les fournisseurs et les acheteurs du gouvernement fédéral à faire face à toute nouvelle question qui se pose.

Je vous prie d’agréer mes salutations distinguées.

Alexander Jeglic
Ombudsman de l’approvisionnement

Notre mission

Promouvoir l’équité, l’ouverture et la transparence dans l'approvisionnement fédéral.

Notre mandat

La Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux confère à l’ombudsman de l’approvisionnement les pouvoirs suivants :

• Examiner les pratiques d’approvisionnement : Examiner les pratiques adoptées par les ministères fédéraux dans l’acquisition de biens et de services, en évaluer l’équité, l’ouverture et la transparence, et formuler les recommandations qui s’imposent aux ministères concernés.
• Examiner les plaintes relatives à l’attribution de marchés : Examiner les plaintes concernant l’attribution de tout marché qui aurait été assujetti à l’Accord de libre-échange canadien n’eût été le montant qui était sous le seuil applicable. Ceci s’applique à l’acquisition de biens pour un montant de moins de 26 400 $ et de services d’un montant de moins de 105 700 $.
• Examiner les plaintes relatives à l’administration des marchés : Examiner les plaintes relatives à l’administration de tous marchés fédéraux d’acquisition de biens et de services, quelle que soit leur valeur.
• Proposer un règlement extrajudiciaire des différends : Proposer dans les marchés fédéraux, quelle que soit leur valeur, un mécanisme de règlement extrajudiciaire des différends (par exemple la médiation), tant que les parties au marché y consentent.

L’équipe des ombudsmans fédéraux

Le BOA soutient les Principes sur la protection et la promotion de l’institution de l’ombudsman (les Principes de Venise).

L'ombudsman est un fonctionnaire chargé d’agir en tant qu’intermédiaire impartial entre le public et le gouvernement. À l’échelon fédéral, le Canada compte plusieurs bureaux d’ombudsman chargés d’aider les Canadiens à résoudre les problèmes qui se posent dans leurs domaines respectifs.

En solidarité avec les autres bureaux fédéraux des ombudsmans, le BOA soutient les Principes sur la protection et la promotion de l’institution de l’ombudsman (les Principes de Venise). Ces principes établissent l’importance de l’institution de l’ombudsman et fournissent des orientations sur leur mise en place et leur fonctionnement.

Plus spécifiquement, le BOA aimerait attirer l’attention sur les principes primordiaux suivants :

• Le gouvernement se doit de soutenir et de protéger l’institution de l'ombudsman et de s'abstenir de toute action qui porte atteinte à son indépendance.
• L’indépendance de l’institution de l'ombudsman doit être protégée par un rapport hiérarchique direct avec le Parlement, de sorte que l’ombudsman puisse informer le Parlement, sans gêne externe, du manque de conformité dans l’administration publique.
• L’institution de l'ombudsman doit disposer de ressources budgétaires suffisantes et indépendantes pour assurer l’exercice complet et efficace de ses responsabilités et fonctions.
• L'ombudsman devrait avoir un accès illimité à toute l’information nécessaire pour mener à bien ses enquêtes, y compris l’information juridiquement protégée et confidentielle.
• Toute personne doit pouvoir accéder librement et sans entrave à l'ombudsman et déposer une plainte.
• L'ombudsman doit jouir de l’immunité contre toute poursuite judiciaire à l’égard des activités menées dans le cadre de ses fonctions officielles au sein de l’institution. Cette immunité doit l’accompagner après son départ de l’institution.

Afin qu’un bureau d'ombudsman accomplisse efficacement le rôle d’intermédiaire impartial entre le public et le gouvernement, les principes soulignés ci-haut sont d’importance primordiale.

Nombre total de cas liés à l'approvisionnement

Le nombre total de cas est le nombre de fois où une partie prenante a communiqué avec le BOA. La partie prenante peut être un fournisseur, un acheteur du gouvernement fédéral ou une association représentant l’un ou l’autre. Un nouveau cas est créé chaque fois qu’une partie prenante porte à notre attention un problème lié à l'approvisionnement. Il n’est pas rare qu’un cas soulève plus d’un problème. Ainsi, dans les 437 cas répertoriés, l’on dénombre 612 problèmes.

Nature des cas

437 cas répertoriés, dont :

• 228 cas liés à des questions générales sur la passation de marchés
• 58 cas relatifs à I'administration d'un marché
• 151 cas relatifs à I'attribution d'un marché

Origine des cas (principaux ministères)^{Note de bas de page 1}

Cette année, nous avons eu le plus grand nombre de cas liés à 4 ministères : Services publics et Approvisionnement Canada, le ministère de la Défense nationale, la Gendarmerie royale du Canada et le Service correctionnel Canada. Il est important de noter que ces organismes fédéraux font également partie des principaux acheteurs sur le plan du volume d’achats. Par conséquent, il est logique qu’un plus grand nombre de problèmes nous soient rapportés concernant les ministères qui ont un volume plus élevé d’attribution de marchés.

Qui a communiqué avec nous

Les groupes ou personnes qui ont communiqués avec nous :

• 319 Fournisseur/représentant de fournisseur/sous-traitant
• 15 Représentant de ministère fédéral
• 6 Député fédéral ou député provincial
• 97 Anonyme

Comment avons-nous joint nos intervenants?

Nous avons contacté les parties prenantes en

• Nous avons organisé ou participé à 20 séances d'infomation destinées aux fournisseurs
• Nous avons assisté à 4 salons profsefssionnels
• Nous avons tenu 14 séances d'échange d'information avec d'autres organismes fédéraux
• Nous avons rencontré des députés à 4 reprises
• Nous avons eu 106 315 impressions Twitter
• Nous avons fait 9 présentations dans le cadre d'activités d'approvisionnement

Nombre total des activités de rayonnement en 2020-2021 : 51

Les 10 principaux problèmes lids à l’approvisionnement fédéral

En 2020-2021, les 10 principaux problèmes, selon nos intervenants, étaient les suivants (y compris un exemple pour chacun d’entre eux) :

Nous examinons les plaintes des fournisseurs

L’ombudsman de l’approvisionnement peut lancer une enquête relativement aux plaintes formelles déposées par les fournisseurs à l’égard de l’octroi et de la gestion de certains marchés publics fédéraux. Pour ce faire, la plainte doit répondre aux exigences décrites dans le Règlement concernant l’ombudsman de l’approvisionnement, notamment :

• La plainte doit provenir d’un fournisseur canadien.
• La plainte doit être déposée par écrit dans les 30 jours ouvrables suivant l’avis public d’attribution du marché ou, en l’absence d’un avis public, dans les 30 jours ouvrables suivant la date à laquelle le plaignant a pris connaissance, ou aurait dû raisonnablement prendre connaissance, de l’attribution du marché. Dans les cas où le fournisseur n’est pas en mesure de respecter ce délai de dépôt, sans qu’il y ait faute de sa part, l’ombudsman de l’approvisionnement peut proroger ce délai de dépôt jusqu’à un maximum de 90 jours.
• Le marché aurait été soumis à l’Accord de libre-échange canadien si sa valeur n’avait pas été inférieure au seuil d’applicabilité.
• Les faits et les motifs qui ont donné lieu à la plainte ne font pas l’objet et n’ont pas fait l’objet d’une enquête portée devant le Tribunal canadien du commerce extérieur ou de poursuites devant un tribunal compétent.
• Il existe des motifs raisonnables de croire que le marché n’a pas été attribué conformément aux règlements adoptés en vertu de la Loi sur la gestion des finances publiques.

En 2020-2021, nous avons reçu 51 plaintes écrites concernant l’octroi de marché, la gestion d’un marché et des problèmes généraux relativement à l’approvisionnement. Parmi ces dernières, 4 ont rencontré les exigences décrites plus haut. Une plainte a donné lieu à une enquête formelle et dans le cas de 3 plaintes, la participation du BOA a conduit à la résolution du problème, si bien qu’une enquête n’était plus requise.

Les plaintes restantes ne répondaient pas aux exigences ci-dessus et le BOA a fourni des informations et des réponses à l'intervenant, selon le besoin. De plus, le BOA a terminé 2 enquêtes lancées en 2019-2020, conformément aux échéances prescrites dans la réglementation. D’autres détails sur chacune des enquêtes sont présentés ci-dessous.

Nous examinons les pratiques d’approvisionnement des ministères

L’ombudsman de l’approvisionnement effectue également des examens complets et systémiques sur les pratiques d’approvisionnement adoptées par les ministères afin d’évaluer l’équité, l’ouverture et la transparence des démarches. L’examen des pratiques d’approvisionnement permet au BOA d’examiner l’ensemble des activités d'approvisionnement du ministère, et pas seulement les marchés de faible valeur que traite le BOA lors de l’examen des plaintes liées à l’attribution des marchés. Au cours de ces examens, le BOA fournit des recommandations dans les domaines qui nécessitent une amélioration et met également en évidence les pratiques exemplaires qu’il constate. De plus, les possibilités de simplification sont une des principales priorités de l’ombudsman de l’approvisionnement et elles sont donc aussi soulignées lors de ces examens. Le bureau effectue également des examens de suivi pour vérifier que les recommandations ont bien été mises en œuvre.

En octobre 2018, l’ombudsman de l’approvisionnement a approuvé un plan quinquennal visant à examiner les 3 domaines de l’approvisionnement qui présentent le plus grand risque aux 20 principaux ministères fédéraux, classés selon la valeur et le volume de leurs achats annuels. Cette année, le BOA a complété 2 examens et en a commencé 6 autres qui seront réalisés selon les délais prescrits et seront consolidés dans le rapport annuel 2021-2022 du BOA.

L’objectif de ces examens est de déterminer si les pratiques d’approvisionnement relatives aux plans d’évaluation et de sélection, aux appels d’offres, à l’évaluation des offres et à l’attribution des marchés sont menées de manière équitable, ouverte et transparente. Pour ce faire, le BOA a examiné si les pratiques d’approvisionnement ministérielles respectaient les obligations du Canada en vertu des accords commerciaux nationaux et internationaux, de la Loi sur la gestion des finances publiques et ses règlements, de la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor et, le cas échéant, des lignes directrices ministérielles. Le sommaire des examens effectués cette année est présenté ci-dessous.

Nous assurons le suivi des examens précédents

L’objectif des exercices de suivi était de déterminer si les ministères avaient mis en œuvre les recommandations de l’ombudsman de l’approvisionnement.

En plus de réaliser 2 examens, le BOA a également assuré le suivi des recommandations formulées dans 2 examens réalisés les années précédentes. L’objectif des exercices de suivi était de déterminer si les ministères avaient mis en œuvre les recommandations de l’ombudsman de l’approvisionnement.

L’évaluation des progrès réalisés par rapport aux recommandations formulées repose sur les autoévaluations et les affirmations de chaque ministère concernant les plans d’action établis et les mesures prises, accompagnées des documents à l’appui. Pour chacune des recommandations formulées lors de l’examen, le BOA a évalué la vraisemblance et la crédibilité des renseignements fournis.

1. Suivi de l’examen effectué sur les pratiques d’approvisionnement d’Élections Canada

En 2017-2018, le BOA a effectué un examen des pratiques d’approvisionnement concernant les processus de demande de soumissions et a formulé 2 recommandations au Bureau du directeur général des élections (Élections Canada) :

• Veiller à ce que tous les appels d’offres respectent les exigences énoncées dans la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor et dans le Guide de l’approvisionnement et la passation de contrats d’Élections Canada en ce qui a trait à l’établissement des périodes d’invitation à soumissionner, en mettant l’accent sur les besoins inférieurs à 25 000 $.
• S’assurer que les critères d’évaluation et la méthode de sélection figurent dans les documents d’invitation à soumissionner, en particulier pour les besoins inférieurs à 25 000 $.

Dans le cadre de l’examen de suivi, le BOA a demandé à Élections Canada de fournir des renseignements sur les actions prévues ou mises en œuvre à la suite des recommandations. Le BOA a estimé que l’autoévaluation d’Élections Canada était raisonnable et crédible. Les documents fournis par Élections Canada suffisaient à démontrer à quel point il avait mis en œuvre les recommandations, et que des actions avaient été planifiées et appliquées pour renforcer l’équité, l’ouverture et la transparence dans la passation de ses marchés.

2. Suivi de l’examen des pratiques d’approvisionnement du Service administratif des tribunaux judiciaires

En 2017-2018, le BOA a effectué un examen du cadre de contrôle de gestion des achats par le Service administratif des tribunaux judiciaires (SATJ), et a fait 6 recommandations :

• Modifier le mandat du comité de révision des marchés de manière à décrire clairement le rôle du comité, les responsabilités de ses membres, sa composition, ainsi que ses processus et procédures, y compris les méthodes par lesquelles le comité doit rendre compte de ses travaux et de ses résultats à la haute direction.
• Documenter, approuver et mettre en œuvre les orientations ministérielles en matière d’approvisionnement, y compris les procédures et les lignes directrices. Il convient également d’envisager de documenter le processus et les contrôles relatifs à la passation de marchés de services juridiques.
• Documenter l’évaluation des risques liés à l’approvisionnement et le recours à l’information sur le risque en soutien à la prise de décision.
• Élaborer, mettre en œuvre et tenir à jour un plan ministériel d’approvisionnement.
• Établir des mécanismes documentés pour le suivi de l’approvisionnement.
• Examiner les contrôles mis en place pour la divulgation adéquate des marchés en vertu des Lignes directrices sur la divulgation proactive des marchés du Secrétariat du Conseil du Trésor, entrées en vigueur le 1er janvier 2018.

Dans le cadre de l’examen de suivi, le SATJ a autoévalué la mise en œuvre de chacune de ces 6 recommandations comme étant « une mise en œuvre complète ». Dans son évaluation, le BOA a déterminé que 5 des 6 recommandations avaient été pleinement mises en œuvre et qu’il restait du travail à faire pour élaborer, mettre en œuvre et tenir à jour un plan d’approvisionnement ministériel, conformément à la quatrième recommandation.

Bien que le SATJ ait clairement défini ce que viserait un plan d'approvisionnement ministériel, des renseignements complets et à jour sur l’approvisionnement lui seraient utiles pour établir les priorités en matière d’approvisionnement et permettre une planification et une gestion adéquates des affaires courantes d’approvisionnement et de passation de marchés. Le SATJ a récemment rédigé un plan d’approvisionnement stratégique qui sera achevé au premier trimestre de 2021-2022. Il est probable que si approuvé, ce nouveau document sera suffisant pour satisfaire pleinement cette recommandation.

Examens qui seront achevés en 2021-2022

Dans le cadre du plan d’examen quinquennal, l’ombudsman de l’approvisionnement a entamé 6 autres examens en 2020-2021, qui seront achevés en 2021-2022. Il s’agit notamment des examens portant sur Parcs Canada, la Gendarmerie royale du Canada, Transports Canada, Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada, l’Agence des services frontaliers du Canada et Ressources naturelles Canada.

En plus des examens prévus dans le plan quinquennal, l’ombudsman de l’approvisionnement est également habilité à mener des examens ad hoc s’il existe des motifs raisonnables de ce faire. Cette année, un examen ad hoc a été entamé sur les pratiques d’approvisionnement appliquées dans l’attribution de marchés restreints à l’organisme UNIS. Cet examen a porté sur des marchés attribués par 4 organismes fédéraux : Affaires mondiales Canada, École de la fonction publique du Canada, Bureau du Conseil privé et Agence de la santé publique du Canada. L’examen sera réalisé dans le délai prescrit en 2021, publié sur le site Web du BOA et présenté dans notre prochain rapport annuel.

Nous offrons des services rapides, efficaces et économiques de règlement extrajudiciaire des différends

Le BOA offre des services de règlement extrajudiciaire des différends (RED), comme la médiation, aux fournisseurs et aux fonctionnaires fédéraux en cas de différend contractuel ou de problème survenant entre les parties d’un marché fédéral. Le fournisseur ou l’organisation gouvernementale peut demander ces services, et tous deux doivent accepter de leur plein gré d’y participer.

La médiation offre à toutes les parties concernées par le marché la possibilité d’être entendues par un tiers impartial et indépendant.

La croissance des services de règlement extrajudiciaire des différends continue d’être l’une des priorités clés de l’ombudsman de l’approvisionnement. Au cours de l’année écoulée, le BOA a commencé à recourir à la visioconférence dans les médiations « face à face » sans que les participants aient à se déplacer. Étant donné que le bureau fonctionne toujours en mode virtuel, le personnel en apprend plus sur la médiation virtuelle et affi ne ses pratiques en la matière de manière à mieux répondre aux besoins des parties prenantes.

La médiation offre à toutes les parties concernées par le marché la possibilité d’être entendues par un tiers impartial et indépendant. Si un ministère refuse de participer à la médiation sans parvenir pour autant à régler le différend avec le fournisseur, il peut en résulter une perte de confiance dans le mécanisme établi par le Parlement pour répondre aux besoins des fournisseurs. C’est l’une des principales raisons pour lesquelles l’ombudsman de l’approvisionnement a demandé à 83 ministères fédéraux d’inclure dans leurs marchés un énoncé dans lequel ils s’engagent à ne ménager aucun effort raisonnable pour régler les différends à l’amiable, et d’informer les fournisseurs de façon claire et transparente de l'existence des services de règlement des différends du BOA. À ce jour, la plupart des ministères ont accepté d’insérer cet énoncé dans leurs marchés. L’ombudsman incite fortement tous les autres ministères à faire de même le plus rapidement possible.

En 2020-2021, les services de règlement extrajudiciaire des différends offerts par le BOA ont été sollicités 9 fois :

• Dans 1 de ces cas, les deux parties ont accepté de recourir à ces services; le différend a été offi ciellement réglé par un accord.
• Dans 3 cas, le ministère a refusé ces services.
• 2 cas ont été jugés non conformes au Règlement concernant l’ombudsman de l’approvisionnement. Ils n’ont pu être examinés.
• 3 cas ont été réglés après le 31 mars 2021 et feront l’objet d’un rapport au cours du prochain exercice.

Approfondissement et partage des connaissances

L’une des façons dont le BOA contribue à renforcer le milieu des acheteurs fédéraux consiste à mener des recherches visant à mieux comprendre les questions relatives à l’approvisionnement fédéral et à publier leurs résultats. Chaque année, le BOA procède à une analyse de l’environnement de l’approvisionnement fédéral qui relève les tendances émergentes, les problèmes récurrents et les lacunes en matière de connaissances. Cette analyse permet de sélectionner des sujets qui présentent un intérêt pour les parties prenantes, notamment les acheteurs et les fournisseurs.

Le poste de dirigeant principal des achats promet de régler certains problèmes persistants dans l’approvisionnement fédéral, notamment le manque de normalisation et de coordination entre les ministères, et la lenteur des réformes.

Une fois que les sujets ont été confirmés et les études terminées, le bureau cherche à partager les informations décelées le plus publiquement possible. Cette année, le BOA a présenté les résultats de l’étude qu’il a menée sur l’approvisionnement d’urgence à la conférence nationale de Chaîne d’approvisionnement Canada, au sommet virtuel de l’Institut canadien d’approvisionnement et de gestion du matériel et au Conseil consultatif des clients de SPAC.

Le BOA a également réalisé 2 autres études. Un sommaire en est fourni ci-dessous. Les rapports complets sont disponibles sur le site Web du BOA.

Diversité et inclusion

Garder le contact avec le milieu des fournisseurs

Malgré les restrictions imposées aux rassemblements publics, le BOA a poursuivi ses efforts pour communiquer avec les fournisseurs canadiens, les sensibiliser aux services qu’il offre et leur offrir une plateforme pour parler de leurs expériences.

En 2020-2021, le BOA a tenu 6 séances virtuelles de discussion ouvertes qui ont réuni environ 500 fournisseurs partout au Canada, et a participé à 4 salons professionnels.

Le BOA se sert des renseignements recueillis auprès des fournisseurs pour déterminer les principaux problèmes auxquels ils se heurtent lorsqu’ils font affaire, ou essaient de faire affaire, avec le gouvernement fédéral. Le BOA sensibilise les responsables des décisions à ces questions de multiples façons, de sorte qu’ils soient conscients des préoccupations exprimées par les fournisseurs. Les principaux problèmes soulevés aident le BOA à prendre des décisions et à cerner les secteurs problématiques de l’approvisionnement fédéral qui mériteraient d’être examinés. Le BOA sensibilise également les ministères à ces problèmes, afin qu’ils les règlent de manière proactive.

Comment nous avons communiqué avec les fournisseurs de la diversité

Conformément à son engagement continu d’accroître la diversité des fournisseurs dans la chaîne d’approvisionnement du gouvernement fédéral, en plus de tenir le Sommet sur la diversification de la chaîne d’approvisionnement du gouvernement fédéral, le BOA a entrepris des activités de rayonnement pour rejoindre spécifiquement des groupes de fournisseurs de la diversité. Il a fait des présentations lors d’un événement organisé par Stó:lō Community Futures, organisme qui offre des conseils et des prêts commerciaux aux petites et moyennes entreprises autochtones, et à la Canadian Black Chamber of Commerce. Le BOA a également participé à 2 événements organisés par le Women’s Enterprise Centre, organisme à but non lucratif qui aide les femmes à créer, diriger et développer leur propre entreprise.

Malgré les conditions difficiles de l’année dernière, qui ont empêché le BOA de rencontrer les fournisseurs en personne, celui-ci a poursuivi ses efforts pour communiquer avec les fournisseurs canadiens. Le BOA n’a cessé de faire en sorte que les activités de rayonnement étaient aussi inclusives que possible et que chaque partie prenante pût accéder aux services du BOA et en bénéficier.

La transition vers une plateforme en ligne a permis au BOA de communiquer avec les fournisseurs partout au Canada en même temps, notamment à Miramichi, Nouveau-Brunswick, à Summerside, Île-du-Prince-Édouard, à Saanich, Colombie-Britannique et à Trois-Rivières, Québec. Cette démarche de sensibilisation a permis au BOA de tirer le meilleur parti d’une situation difficile et d’entrer en contact avec des fournisseurs basés dans de petites localités où le BOA n’avait pas l’habitude de se rendre. Les fournisseurs de ces régions n’avaient peut-être pas eu l’occasion par le passé de se réunir et d’échanger leurs expériences sur le commerce avec le gouvernement du Canada. Le BOA continuera à leur donner la possibilité de s’exprimer dans le cadre de futures activités de rayonnement en ligne.

Comment nous collaborons avec le Tribunal canadien du commerce extérieur pour aider les fournisseurs

Cette entente de collaboration offre au fournisseur la possibilité de fournir un sommaire de sa plainte aux deux organismes simultanément, et que sa plainte puisse ainsi être évaluée en temps opportun.

Le BOA reconnaît les avantages importants d'une collaboration continue avec le Tribunal canadien du commerce extérieur (TCCE) pour mieux répondre aux besoins des fournisseurs canadiens qui rencontrent des problèmes d'approvisionnement. C’est la raison pour laquelle l’ombudsman de l’approvisionnement et le président du TCCE ont établi un protocole d’entente qui est entré en vigueur le 1er octobre 2020. Celui-ci favorise l’accès au fournisseur aux mécanismes d’examen des plaintes de chaque organisation. Il permet aux deux organismes d’échanger sans délai les renseignements relatifs aux plaintes, avec le consentement des plaignants, de sorte que les fournisseurs soient rapidement informés des délais à respecter dans le dépôt de leurs plaintes auprès de l’organisme approprié. Cette entente de collaboration offre au fournisseur la possibilité de fournir un sommaire de sa plainte aux deux organismes simultanément, et que sa plainte puisse ainsi être évaluée en temps opportun. Cela permet également aux deux organismes de déterminer rapidement celui qui a la compétence de traiter la plainte, de sorte que le fournisseur puisse la déposer auprès du bon organisme, réduisant ainsi le risque qu’il ne respecte pas l’une des dates limites de dépôt. En plus de simplifier aux fournisseurs le dépôt des plaintes, le protocole d’entente permet une coopération continue entre le BOA et le TCCE dans d’autres domaines, notamment la création d’études sur l’approfondissement et le partage des connaissances, études qui intéressent autant les fournisseurs que les ministères fédéraux.

Depuis l’entrée en vigueur du protocole d’entente en octobre 2020, le BOA a reçu 22 dossiers du TCCE. Le BOA extrait de ces plaintes les problèmes d’approvisionnement déclarés, en fait le suivi et s’en sert pour éclairer ses futures décisions sur les domaines à examiner.

Comment établissons-nous un dialogue avec les représentants fédéraux?

En 2020-2021, le BOA a poursuivi ses efforts pour renforcer et soutenir le milieu de l’approvisionnement fédéral.

Le BOA a assisté à 14 séances d'échange d'informations avec des fonctionnaires fédéraux au cours desquels nous avons fait part des informations qui nous sont parvenus de la part de fournisseurs canadiens et d’autres parties prenantes. Ces rencontres ont constitué un espace ouvert pour la discussion sur les questions relatives à l’approvisionnement. La participation à des événements avec la communauté de l’approvisionnement permet au BOA de faire part des problèmes dont lui parlent les fournisseurs canadiens et de combler le fossé entre les fournisseurs et le milieu de l’approvisionnement fédéral. Le fait de porter ces questions à leur attention leur permet de comprendre les diffi cultés auxquelles font face les fournisseurs lorsqu’ils traitent avec l’approvisionnement fédéral.

Le BOA a également participé à un certain nombre d’événements en ligne, comme le sommet virtuel de l’Institut canadien d’approvisionnement et de gestion du matériel. Le BOA y a appris à mieux connaître les problèmes que rencontrent les acheteurs lorsqu’ils passent des marchés pour le gouvernement du Canada. Le BOA a également fait connaître les services qu’il offre pour les soutenir, à savoir le règlement extrajudiciaire des différends, y compris la médiation.

Le BOA comprend qu’il peut être plus difficile pour les parties prenantes en dehors de la région de la capitale nationale (RCN) de communiquer avec le bureau. Il a donc saisi l’occasion que lui offraient ces séances pour poursuivre ses efforts en vue d’atteindre les intervenants partout au Canada, bien au-delà de la RCN.

Clauses du Bureau de l’ombudsman de l’approvisionnement

Nous sommes d’avis que les fournisseurs canadiens doivent connaître les services offerts par le BOA et y avoir facilement accès. Un bon point de départ est évidemment les documents en matière d’approvisionnement et de passation des marchés des différents ministères fédéraux. C’est pourquoi l’ombudsman de l’approvisionnement a écrit à l’administrateur général de 83 ministères pour leur demander de joindre une formulation normalisée qui explique les services du BOA à leurs documents de demande de soumission, leurs marchés et leurs lettres de refus. Ces clauses offrent aux fournisseurs des renseignements clairs sur la démarche à suivre pour déposer une plainte auprès du BOA ou sur les services de règlement des différends (par exemple la médiation).

Jusqu’à maintenant, 93 % des ministères ont répondu à notre demande et nous nous attendons à une participation de tous les ministères et de toutes agences gouvernementales, conformément à l’engagement du gouvernement à accroître la transparence.

1. Pouvoir et objectif

Le poste d’ombudsman de l’approvisionnement a été créé à la suite des modifications apportées à la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux. Le mandat de l’ombudsman de l’approvisionnement est défini plus en détail dans le Règlement concernant l’ombudsman de l’approvisionnement. La mission du BOA est de promouvoir l’équité, l’ouverture et la transparence du processus d’approvisionnement du gouvernement fédéral.

2. Autorisation parlementaire

Le Conseil du Trésor a autorisé le fi nancement des activités du BOA à partir du crédit parlementaire de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC)^{Note de bas de page 2}. Par conséquent, le BOA est assujetti aux mêmes obligations législatives, réglementaires et politiques que le Ministère. Il est néanmoins implicite à sa nature et à son objet qu’il doit s’acquitter de son mandat de façon indépendante, et être perçu comme tel, tout en conservant son indépendance par rapport à TPSGC et tout autre ministère.

3. État des opérations

4. Divulgation proactive

Afin de se conformer aux politiques en matière de gestion financière du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC), les dépenses de déplacement et les frais d’accueil engagés par l’ombudsman de l’approvisionnement doivent obligatoirement être publiés. Les contrats conclus par le BOA excédant 10 000 $ doivent également être divulgués. Pour plus de renseignements concernant la divulgation proactive, suivre le lien « Divulgation des dépenses de voyage et des frais d’accueil » sur la page Web « Transparence » de SPAC, ou se rendre sur le site Web « Gouvernement ouvert » et entrer « ombudsman de l’approvisionnement  » dans le champ « recherche ». La divulgation de nos contrats est publiée en mentionnant SPAC comme organisation.