Enquêter

Navigation pour Document « Enquêter »

Table des matières

Ce que nous avons fait pour examiner les problèmes liés à l’approvisionnement

Enquêter
Description de l'image

Ce schéma précise, que dans l'exercice 2014-2015, le Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement a reçu un total de 577 communications. Ce nombre total est ensuite divisé entre les communications liées aux approvisionnements (414) et celles non liées aux approvisionnements (163). Des 414 communications liées aux approvisionnements, 315 portaient sur les contrats, notamment 175 sur l'attribution d'un contrat, 37 sur l'administration d'un contrat et 103 sur d'autres sujets connexes. Les autres 99 communications visaient des demandes, sur le mandat du Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement (BOA) (21), sur des entrevues ministérielles (16), des demandes de renseignements (43) et sur la manière de faire affaire avec le gouvernement fédéral (19). Des 315 communications liées à l'attribution ou à l'administration d'un contrat ou à des enjeux connexes, 34 communications, indiquées dans le coin gauche, ont été ciblées comme des plaintes déposées conformément au Règlement (tout était liées à l'attribution d'un contrat). Les 281 communications restantes, indiquées dans le coin droit, ont été ciblées comme n'ayant pas été déposées conformément au Règlement (141 portaient sur l'attribution d'un contrat, 37 sur l'administration d'un contrat et 103 sur d'autres sujets connexes). La boîte dans le coin inférieur gauche précise que sur les 34 plaintes reçues, le BOA en a examiné trois. Sur les trois enquêtes, deux sont terminées et un ont été lancées et se termineront en 2015-2016. Veuillez noter que deux autres examens reportés de 2013-2014 ont été achevés en 2014-2015. La boîte située dans le coin inférieur droit précise que les 31 plaintes restantes n'ont pas fait l'objet d'un examen : 4 plaintes ont été retirées; 27 plaintes évaluées et considérées hors du mandat du BOA.

Examen des plaintes des fournisseurs

Au cours de l’exercice 2014-2015, le Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement (BOA) a reçu 34 plaintes écrites de fournisseurs qui comportaient des allégations concernant des aspects du processus d’attribution des contrats. Les allégations portaient notamment sur un processus d’attribution des contrats qui avait causé un préjudice et sur le non-respect, par un ministère, des règles d’approvisionnement établies. Il est intéressant de noter que, sur les 34 plaintes visant un aspect du processus d’attribution des contrats, c’est la première année que le BOA ne reçoit pas de plainte sur l’administration du contrat d’un fournisseur par un ministère.

La Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux et le Règlement indiquent la manière dont le BOA doit traiter les plaintes concernant l’attribution d’un contrat. La Loi prévoit que, pour être examinée par l’ombudsman de l’approvisionnement, la plainte doit émaner d’un fournisseur canadien et porter sur l’attribution d’un contrat auquel la Loi de mise en œuvre de l’Accord sur le commerce intérieur s’appliquerait si la valeur du contrat était d’au moins 25 000 $ pour les biens ou d’au moins 100 000 $ pour les services. En vertu du Règlement, la plainte doit être soumise au BOA par écrit dans le délai prévu. En vertu du Règlement, le BOA doit tout d’abord déterminer si la plainte relève de sa compétence, puis déterminer si elle peut être accueillie tout en s’assurant qu’elle est conforme à toutes les autres exigences obligatoires comprises dans le Règlement. Le BOA doit ensuite communiquer sa décision au fournisseur et à l’organisme fédéral en cause concernant la détermination et, en même temps, transmettre une copie de la plainte à l’organisme fédéral. Cette détermination doit se faire dans les dix jours ouvrables suivant l’enregistrement de la plainte. L’encadré 5 résume les critères appliqués pour déterminer l’admissibilité d’une plainte et pour procéder à son évaluation subséquente.

Le BOA profite du créneau de dix jours prévus par le Règlement pour tenter de trouver une solution informelle à la plainte. Grâce aux solutions informelles du BOA visant des plaintes écrites, certaines ont été retirées. Lorsqu’il ne parvient pas à trouver une solution informelle à une plainte et que celle-ci satisfait aux exigences du Règlement, le BOA doit, en vertu de ce dernier, passer la plainte en revue et présenter ses constatations et ses recommandations dans les 120 jours ouvrables suivant le dépôt de la plainte.

Sur les 34 plaintes déposées en 2014-2015, 31 (94 %) ne satisfaisaient pas aux exigences du Règlement; le BOA n’a donc pas pu entreprendre un examen (p. ex., la valeur du contrat dépassait les seuils; le contrat visait une société d’État, la plainte portait sur l’établissement d’une offre à commandes) ou la plainte a été retirée (c.-à-d. qu’elle a été réglée par le recours à la facilitation dans les dix jours suivant son dépôt). Dans le cas des trois autres plaintes, comme elles répondaient aux critères du Règlement, il a été établi qu’elles relevaient de la compétence de l’ombudsman de l’approvisionnement; un examen de l’attribution des contrats a donc été réalisé. L’examen de deux de ces trois plaintes a été effectué en 2014-2015, tandis que l’examen de la troisième sera complété en 2015-2016. En outre, deux examens entrepris en 2013-2014 ont été achevés en 2014-2015.

Le diagramme 6 décrit le processus que suit le Bureau de l’ombudsman de l’approvisionnement.

Encadré 5

Critères des examens

Pour que le Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement examine une plainte concernant l’attribution d’un contrat, celle-ci doit répondre aux critères suivants :
  • Le plaignant est un fournisseur canadien.
  • La plainte est déposée par écrit dans les délais prescrits.
  • Le contrat a été attribué.
  • Outre les détails sur l’attribution du contrat, la plainte expose les faits et les motifs qui y ont donné lieu.
  • La valeur du contrat est inférieure à 25 000 $ pour les biens ou à 100 000 $ pour les services.
  • Le ministère relève de la compétence de l’ombudsman.
  • À l’exception des montants limites, les dispositions de l’Accord sur le commerce intérieur s’appliquent.
  • Les faits ou les motifs de la plainte n’ont pas été portés devant le Tribunal canadien du commerce extérieur ou les tribunaux.
  • Il existe des motifs raisonnables de croire que le contrat n’a pas été attribué conformément au règlement d’accompagnement de la Loi sur la gestion des finances publiques.
  • La plainte n’est pas visée par une exemption ou une exclusion prévues dans l’Accord sur le commerce intérieur.
Les plaintes concernant l’administration des contrats doivent répondre à certains des critères qui précèdent. En revanche, aucun montant limite ne s’applique. Autres critères prescrits par le Règlement :
  • Le plaignant doit avoir obtenu le contrat qui fait l’objet de la plainte.
  • Les plaintes ne doivent pas viser la mise en application ou l’interprétation des modalités et conditions du contrat (des services de RED sont offerts pour ces cas).

Pour plus de détails, veuillez consulter le Règlement concernant l’ombudsman de l’approvisionnement sur le site Web du Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement.

Diagramme 6

Diagram 6
Description de l'image

Ce diagramme décrit le processus que suit le Bureau de l’ombudsman de l’approvisionnement pour des plaintes formelles. Lors que le BOA reçoit une plaintes écrite, il prend les mesures suivantes : accuse réception de la plainte dans les douze (12) heures ouvrables; il collabore avec le fournisseur afin de clarifier le problème et il veille à ce que le BOA dispose des renseignements requis par le Règlement; et explique le processus et les échéances; et il évalue la plainte par rapport à la Loi et au Règlement. Si la plainte n’est pas conforme au Règlement, l’ombudsman : Remet au fournisseur et au ministère fédéral une décision écrite accompagnée des motifs de la décision; et remet une copie de la plainte au ministère fédéral en question. Si la plainte est conforme au Règlement, le BOA lance un examen de la plainte. L’ombudsman remet une lettre de notification au fournisseur et au ministère pertinent, et fournit une copie de la plainte au ministère et sollicite ses commentaires. Ensuite le BOA examine et analyse les dossiers ministériels pertinents. Une fois le rapport compété et publié, l’ombudsman : remet au fournisseur une copie du rapport final; remet une copie du rapport au ministre du ministère pertinent et au ministre des Travaux publics et des Services gouvernementaux. De plus, le BOA : fournit une copie du rapport à l’administrateur général du ministère; publie un résumé de l’examen sur le site Web du BOA et dans son rapport annuel (le nom du fournisseur et le nom de l’entreprise ne sont pas rendus publics).

Sommaires des examens de plaintes des fournisseurs

La section ci-après renferme les résumés de quatre examens de plaintes qui rencontraient les critères du Règlement et qui suggéraient que les principes d’équité, d’ouverture et de transparence pouvaient avoir avoir été compromis. L’examen de deux de ces plaintes a débuté au cours de l’exercice 2013-2014.

Parmi les quatre examens de plainte réalisés au cours de l’exercice 2014-2015, il convient de souligner la résistance avec laquelle un ministère a refusé de fournir au BOA les renseignements nécessaires à l’examen d’une plainte d’un fournisseur. Dans ce cas, malgré des tentatives réitérées pour obtenir lesdits renseignements, le ministère a choisi de fournir des documents caviardés qui, selon lui, respectaient « les paramètres établis » par la Loi sur la protection des renseignements personnels et la Loi sur l’accès à l’information. Cette non-divulgation délibérée de renseignements a nui à la capacité du BOA de s’acquitter de son mandat, comme l’exige le paragraphe 12(1) du Règlement. Il s’agissait de la première fois que le BOA se trouvait dans l’incapacité de déterminer l’ampleur des manquements à l’équité, à l’ouverture ou à la transparence du processus d’approvisionnement en cause, conformément au Règlement.

Un critère obligatoire contesté

Un fournisseur a déposé une plainte concernant une demande de propositions (DP) pour des services de recherche. Le fournisseur a soulevé deux questions : 1) l’importance et la valeur ajoutée, en ce qui concerne l’exécution du contrat, du critère obligatoire qui exige l’adhésion à une association; 2) sa proposition a été jugée non recevable, car l’interprétation du critère par le ministère était trop restrictive.

En ce qui concerne la première question, l’ombudsman de l’approvisionnement a conclu que selon la jurisprudence, un ministère a un pouvoir discrétionnaire pour l’établissement des exigences afin de répondre à ses besoins opérationnels. Le ministère a expliqué la logique à l’origine de la décision de demander aux soumissionnaires d’être membres d’une association. L’ombudsman de l’approvisionnement n’a aucune raison de mettre en doute le caractère raisonnable de la condition imposée.

En ce qui concerne la deuxième question, dans le libellé du critère obligatoire, il était également précisé que les fournisseurs devaient fournir un certificat comme preuve d’adhésion à une association, et une association était citée en exemple. À ce sujet, l’ombudsman de l’approvisionnement a conclu qu’en établissant le critère de cette façon, le ministère avait l’obligation de déclarer la proposition du fournisseur non recevable. Par conséquent, son interprétation n’était pas trop restrictive.

L’ombudsman a toutefois indiqué que l’exigence relative à la présentation d’un certificat était peut-être trop restrictive pour les fournisseurs qui étaient membres exclusifs de l’association précisée qui, elle, ne délivrait pas de certificat au moment de la demande de soumissions. De plus, l’ombudsman a conclu que, puisque le fournisseur répondait aux autres critères obligatoires et que le prix offert dans sa soumission était plus bas que celui offert par le soumissionnaire retenu, l’exigence relative à la fourniture d’un certificat a peut-être fait en sorte que le ministère paie trop cher pour ce service.

Étant donné que le ministère n’a pas autorisé l’accès du BOA aux documents relatifs à l’attribution du contrat, le BOA n’a pas été en mesure de déterminer si le ministère, lorsqu’il a procédé à l’évaluation des soumissions, a appliqué le critère de manière systématique pour l’ensemble des soumissionnaires, ou s’il l’a appliqué de façon à disqualifier volontairement le fournisseur. Le ministère a ainsi empêché l’ombudsman de s’acquitter de son mandat aux termes de la loi. Par conséquent, l’ombudsman de l’approvisionnement n’a pas pu déterminer l’ampleur des manquements à l’équité, à l’ouverture ou à la transparence du processus d’approvisionnement en cause, conformément au Règlement.

Un critère déraisonnable a-t-il porté préjudice à un fournisseur?

Un fournisseur a déposé une plainte concernant l’attribution d’un contrat de services. La plainte du fournisseur concernait l’évaluation des critères cotés (c.-à-d. le fait qu’ils soient évalués au moyen d’une échelle de cotation plutôt que selon le principe « réussite ou échec »). Plus précisément, le fournisseur a contesté :

  • une exigence en matière d’attestation et le nombre de points attribués;
  • une perte de points et certaines incohérences;
  • la transparence du processus.

En ce qui a trait au premier enjeu, le fournisseur a affirmé que le critère coté exigeant une attestation particulière et l’attribution de points correspondants étaient déraisonnables. Dans ses constatations, l’ombudsman de l’approvisionnement a conclu que, selon la jurisprudence, un ministère détient le pouvoir discrétionnaire d’établir des exigences afin de répondre à ses besoins opérationnels. Le ministère a expliqué la nécessité de l’attestation dans le cadre de la demande de propositions (DP). L’ombudsman de l’approvisionnement n’a pas trouvé de motif pour remettre en question le caractère raisonnable ou la pondération relative, en matière de points attribués, de l’attestation.

Le fournisseur a également soulevé un problème concernant des incohérences alléguées en ce qui a trait aux critères d’évaluation entre différentes DP. Plus particulièrement, le fournisseur s’est questionné à savoir pourquoi la DP concernée exigeait la présentation d’un rapport, alors que les DP précédentes pour le même service ne comprenaient pas cette exigence. À ce sujet, l’ombudsman de l’approvisionnement a conclu que, puisque le fournisseur n’a pas soumis le rapport requis, le ministère ne pouvait pas, selon les règles contractuelles établies, lui attribuer des points pour cet élément. En outre, l’ombudsman de l’approvisionnement a souligné qu’il ne dispose pas des pouvoirs légaux requis pour examiner les questions relatives aux incohérences dans différents processus d’attribution de contrats.

La troisième préoccupation concernait la transparence globale du processus. Alors que le ministère a indiqué la valeur du contrat subséquent et le nom du fournisseur retenu, il a refusé la demande du fournisseur visant à obtenir la note et la ventilation des points du soumissionnaire retenu. À ce sujet, l’ombudsman de l’approvisionnement a conclu que le ministère n’était pas tenu de fournir la ventilation des points du fournisseur retenu, car il devait respecter le droit du fournisseur retenu à la confidentialité de renseignements précis liés à sa proposition. L’ombudsman de l’approvisionnement n’a donc constaté aucune preuve de manque de transparence.

Puisque les problèmes soulevés par le fournisseur ne pouvaient pas être corroborés, l’examen n’a pas permis d’établir les motifs requis pour que l’ombudsman de l’approvisionnement puisse recommander une réparation ou un redressement comme demandé par le fournisseur.

L’approche d’un ministère pour solliciter des propositions n’était pas conforme aux politiques gouvernementales

Un fournisseur a déposé une plainte concernant l’attribution d’un contrat de services. Selon les allégations du plaignant, le ministère a mené un processus d’approvisionnement pour attribuer un contrat qui n’a pas respecté les règles d’une offre à commandes (OC) ou les politiques du Conseil du Trésor (CT); n’a pas précisé les activités de travail à effectuer; n’a pas établi de critères d’évaluation; a favorisé un fournisseur précis; n’a pas informé le plaignant qu’il n’obtiendrait pas le contrat et ne lui a pas indiqué les raisons pour lesquelles sa proposition n’avait pas été retenue.

Concernant les règles des OC ou les politiques du CT, l’ombudsman de l’approvisionnement a conclu que l’OC en question avait servi à cibler les soumissionnaires et les inviter à soumissionner, mais pas pour attribuer le contrat. En invitant plusieurs fournisseurs à soumettre des propositions, le ministère a lancé un processus concurrentiel, et il se devait donc de respecter la Politique sur les marchés du CT, ce qu’il n’a pas fait. L’ombudsman de l’approvisionnement a également constaté que le ministère n’a pas transmis aux fournisseurs les détails requis concernant les travaux à effectuer, et il n’a pas établi ou communiqué les critères d’évaluation qui seraient utilisés. En outre, le ministère n’a pas établi de méthode objective de détermination de la capacité du fournisseur à exécuter les travaux requis.

En ce qui a trait à la question de favoritisme, l’ombudsman de l’approvisionnement a conclu que le ministère avait, en fait, envisagé la possibilité d’attribuer le contrat au plaignant. Néanmoins, la chronologie des événements montre que le ministère était prédisposé à attribuer le contrat au soumissionnaire le moins coûteux avant de recevoir la proposition du plaignant.

Selon ces constatations, l’ombudsman de l’approvisionnement recommande que le ministère verse un dédommagement au plaignant, confor-mément au Règlement (voir l’encadré 7). Le ministère est d’accord avec la recommandation de l’ombudsman de l’approvisionnement et a pris des mesures immédiates en ce qui concerne le dédommagement.

Encadré 7

Indemnisation

En vertu du paragraphe 13(1) du Règlement, l’ombudsman de l’approvisionnement peut recommander l’octroi d’une indemnité si certaines conditions sont respectées. L’ombudsman de l’approvisionnement peut recommander une indemnisation pour la perte de bénéfice ou le coût de soumission. Un certain nombre de facteurs sont pris en considération avant que cette recommandation soit faite. Par exemple :

Indemnisation pour la perte de profits

  • La soumission du plaignant était-elle entièrement conforme?
  • L’infraction constitue-t-elle une violation substantielle du processus concurrentiel?
  • Le plaignant aurait-il remporté le contrat si le ministère n’était pas intervenu?
  • A-t-on refusé injustement au plaignant la possibilité de soumissionner?

Indemnisation pour le coût de soumission

  • L’infraction constitue-t-elle une violation substantielle du processus concurrentiel?
  • Le ministère a-t-il cherché à exclure tous les soumissionnaires, sauf le soumissionnaire retenu?
  • Le ministère a-t-il cherché à exclure le plaignant ou un groupe de fournisseurs duquel fait partie le plaignant?
  • Le plaignant avait-il une chance de remporter la soumission?
  • Si le plaignant avait été au courant des faits véri-diques et complets de la demande de soumissions, aurait-il structuré sa soumission différemment ou se serait-il abstenu de soumissionner?

Un fournisseur a-t-il été désavantagé parce qu’un ministère a égaré une proposition?

Un fournisseur a déposé une plainte au sujet d’un ministère qui a égaré sa proposition et qui l’a évaluée une fois que le contrat avait été attribué à un autre fournisseur. Le fournisseur s’est en outre plaint que le ministère n’a pas respecté les procédures d’évaluation normalisées, n’ayant pas séparé les volets technique et financier de sa proposition pendant le processus d’évaluation. Le fournisseur a demandé une indemnisation pour les frais engagés dans la préparation de sa proposition.

Afin que les propositions soient traitées équitablement et uniformément, elles doivent toutes être évaluées avant l’attribution du contrat. Dans le cas présent, la proposition du fournisseur a été évaluée après l’attribution du contrat, et l’ombudsman de l’approvisionnement a conclu que le ministère n’a pas respecté le principe d’équité lorsqu’il a évalué la proposition du fournisseur.

En outre, l’ombudsman de l’approvisionnement a également constaté que, bien que le ministère ait égaré la proposition du fournisseur et l’ait évaluée après la date d’attribution du contrat, cela n’a pas porté préjudice à la proposition du fournisseur et cela n’a pas directement entraîné de pertes. L’examen de la plainte n’a pas permis d’établir les motifs requis pour que l’ombudsman de l’approvisionnement puisse recommander le versement d’un dédommagement au fournisseur.

Examen des pratiques d’approvisionnement des ministères

Tous les problèmes d’approvisionnement soulevés par les fournisseurs et les fonctionnaires fédéraux sont consignés et font l’objet d’un suivi. Le nombre, la source et la nature de ces problèmes sont analysés régulièrement pour détecter d’éventuelles tendances et si ils sont de nature systémique au sein d’un ministère ou d’un processus d’approvisionnement.

Si l’analyse fournit des « motifs raisonnables », en application de l’article 4 du Règlement, l’ombudsman de l’approvisionnement lance alors un examen des pratiques d’acquisition de matériel et de services du ministère. Les examens visent à vérifier la conformité des pratiques en matière d’approvisionnement des ministères avec les politiques, les procédures et la Loi sur la gestion des finances publiques et, de ce fait, visent également à évaluer l’équité, l’ouverture et la transparence desdites pratiques. Lorsque nécessaire, l’examen peut mettre en évidence de bonnes pratiques et peut aussi recommender des améliorations.

L’an dernier, l’ombudsman a établi des motifs raisonnables pour lancer trois examens. Le Bureau a également effectué un suivi des examens effectués en vue de déterminer les mesures prises par les organisations fédérales en cause en réponse aux recommandations contenues dans les rapports du BOA. Voici les sommaires des trois examens des pratiques d’approvisionnement ministérielles, ainsi que l’examen de suivi effectué en 2014-2015.

Sommaires des examens des pratiques d’approvisionnement des ministères

Ressources naturelles Canada

Grâce à la surveillance continue des enjeux qu’il a exercée, le Bureau a constaté un nombre démesurément élevé de contacts qui signalent des problèmes concernant les pratiques d’approvisionnement de RNCan. Par conséquent, le Bureau a effectué un examen visant à déterminer si le cadre de gestion des approvisionnements de RNCan permet de s’assurer que les pratiques d’approvisionnement du Ministère sont conformes aux lois, aux règles et aux politiques relatives à l’approvisionnement et lui permettent de respecter les principes d’équité, d’ouverture et de transparence.

L’examen a révélé que le cadre de gestion des approvisionnements de RNCan se conforme aux exigences des lois et des politiques en matière d’approvisionnement, et qu’il n’y avait aucune lacune majeure. Dans son rapport, l’ombudsman souligne de bons éléments du point de vue de la gouvernance, plus particulièrement en ce qui concerne les entités de supervision et de surveillance. Néanmoins, le rapport a révélé que le mandat des entités de supervision et de surveillance pourrait être élargi davantage. L’approche actuelle est axée principalement sur la supervision et la surveillance des contrats traités par l’unité centrale d’approvisionnement de RNCan; d’autres groupes investis du pouvoir délégué de passation des contrats ne sont pas surveillés activement. En outre, l’approche actuelle n’est pas axée uniquement sur les contrats dont la valeur est inférieure à 25 000 $, ce qui est risqué compte tenu du volume de contrats visés.

Par conséquent, l’ombudsman de l’approvisionnement recommande que le Ministère :

  • prenne les mesures appropriées pour améliorer son régime de supervision et de surveillance en fonction des tolérances aux risques approuvées par la haute direction pour l’ensemble de ses approvisionnements;
  • optimise les bonnes pratiques d’assurance et de contrôle de qualité en prenant les mesures nécessaires pour s’assurer que celles-ci sont appliquées de manière uniforme et à tous ses secteurs qui procèdent à l’acquisition de biens et de services, malgré la valeur et le type d’approvisionnement.

En réponse à l’examen, le Ministère a accepté de continuer ses efforts visant la surveillance et le contrôle de la qualité de ses contrats.

Emploi et Développement social Canada

En juin 2013, le BOA a reçu une lettre anonyme alléguant un conflit d’intérêts et un avantage indu se rapportant à plusieurs contrats de technologie de l’information (TI) attribués par EDSC à une entreprise de TI. L’ombudsman de l’approvisionnement a déterminé qu’il n’existait aucun motif raisonnable à l’allégation de conflit d’intérêts et d’avantage indu cités dans la lettre anonyme. Cependant, une analyse des renseignements accessibles au public ainsi qu’une analyse des 11 contacts concernant EDSC reçues par le BOA depuis 2008 ont donné lieu à plusieurs constatations qui renvoyaient à des problèmes systémiques possibles dans les pratiques de passation de contrats d’EDSC.

En conséquence, le Bureau a procédé à un examen des pratiques d’approvisionnement afin de déterminer si celles qu’utilise EDSC pour acquérir des services de TI sont conformes aux politiques et aux procédures pertinentes, à la Loi sur la gestion des finances publiques et aux règlements pris en application de cette loi, ainsi qu’aux principes d’équité, d’ouverture et de transparence.

L’examen a révélé l’existence d’un cadre de gestion des achats, dont l’application à l’acquisition de services de TI était conforme aux lois, aux règlements, aux politiques et aux lignes directrices applicables. Les services faisant l’objet de la majorité des dossiers examinés ont été acquis et gérés en conformité avec le cadre, et aucun problème systémique dans les pratiques d’approvisionnement d’EDSC n’a été relevé. Des domaines à améliorer dans le cadre de gestion des achats ont été identifiés, plus particulièrement en ce qui concerne les politiques et les directives à l’appui de l’administration des autorisations de tâches, les modifications au contrat et les exigences en matière de documentation. On a également remarqué l’absence d’une méthode de surveillance systématique fondée sur les risques.

L’ombudsman de l’approvisionnement a recommandé au Ministère de poursuivre l’amélioration de ses politiques et pratiques d’approvisionnement afin que ces dernières soient uniformes et conformes pour l’ensemble des services de TI en prenant les mesures suivantes :

  • mettre à jour les politiques et les lignes directrices internes dans les domaines clés liés aux modifications, aux autorisations de tâches et à la documentation des dossiers;
  • prendre les mesures nécessaires pour qu’une méthode de surveillance des activités d’approvisionnement ministérielles fondée sur les risques et approuvée par la haute direction soit appliquée de façon uniforme dans l’ensemble du Ministère.

Le Ministère a accepté la recommandation.

Offres à commandes et arrangements en matière d’approvisionnement

Le BOA a entrepris un examen des pratiques d’approvisionnement concernant l’établissement de commandes subséquentes aux offres à commandes et à l’attribution de contrats dans le cadre d’arrangements en matière d’approvisionnement. Cet examen visait à déterminer si les commandes subséquentes aux offres à commandes et les contrats dans le cadre d’arrangements en matière d’approvisionnement établis par les ministères et les organismes sélectionnés respectent les sections pertinentes de la Loi sur la gestion des finances publiques et des règlements connexes, ainsi que la Politique sur les marchés du CT et les principes d’équité, d’ouverture et de transparence.

L’examen a permis de constater que les offres à commandes (OC) et les arrangements en matière d’approvisionnement (AMA) avaient été créés en vue d’accélérer le processus d’approvisionnement et de réduire les coûts en tirant profit du pouvoir d’achat du gouvernement. Néanmoins, lorsque le BOA a examiné si les organismes avaient facturé des prix conformes aux prix et aux tarifs négociés, il n’a pas pu vérifier les prix dans 25 % des dossiers qu’il a examinés. Le BOA s’est alors demandé si les avantages de réduction des coûts liés à l’utilisation de ces outils étaient réalisés. L’examen a révélé que, comme il n’existe aucun répertoire central de l’ensemble des OC et des AMA utilisés par les organisations fédérales, on ne connaît pas le nombre réel d’outils et les dépenses totales connexes. En outre, l’examen a établi qu’il est impossible de savoir si des OC ou des AMA sont en double ou se chevauchent. L’examen a conclu que, même s’il existe une formation générale sur les approvisionnements qui comprend certains renseignements sur les OC et les AMA, la formation n’est ni disponible ni obligatoire pour tous les outils. Sur les 92 contrats évalués par le BOA dans le cadre de l’examen, 43 (47 %) comportent des erreurs critiques, comme une mauvaise documentation, ce qui a empêché le BOA de déterminer si l’OC ou l’AMA avait été utilisé comme prévu. De plus, à l’exception d’un seul ministère, les organismes effectuaient une surveillance minime ou nulle des contrats attribués spécifiquement en fonction des OC et des AMA. Le manque de surveillance des contrats attribués par rapport aux OC et aux AMA soulève des questions quant au niveau de supervision auquel l’utilisation de ces outils est assujettie.

Examen de suivi 2011-2012

Des examens de suivi sont effectués chaque année pour déterminer les mesures prises par les organisations fédérales par suite des recommandations du BOA formulées dans les examens antérieurs sur les pratiques d’approvisionnement. Ces examens de suivi offrent l’occasion de faire part des améliorations qui sont mises en œuvre à la suite des recommandations du BOA qui pourraient inspirer d’autres ministères et organisations. D’autre part, l’information sur ces améliorations donne au Bureau un indicateur sur l’utilité et la pertinence de son travail.

En 2014-2015, le BOA a évalué les gestes posés en réponse aux recommandations figurant dans les rapports sur les examens des pratiques d’approvisionnement menés en 2011-2012 concernant la Commission de la fonction publique et Travaux publics et Services gouvernementaux. Les rapports suivants ont été publiés en 2011-2012 :

  • Examen des pratiques d’approvisionnement liées aux préavis d’adjudication de contrat sélectionnés à la CFP;
  • Services professionnels (SP) en ligne.

Le Bureau a trouvé encourageant le fait que la CFP et TPSGC ont pris des mesures visant l’ensemble des recommandations formulées dans les examens de 2011-2012.

Études et analyses

Dans d’autres cas, lorsque le BOA souhaite obtenir de plus amples renseignements, il entreprend des recherches ou une analyse exploratoires. Cette année, un sujet s’inscrivait dans cette catégorie.

Analyse du Règlement extra-judiciaire des différends

Depuis l’ouverture de ses portes en 2008, le BOA a reçu 37 demandes de services de règlement extra-judiciaire des différends (RED). Dans plusieurs cas, lorsque les organisations fédérales ont été invitées à participer au processus de RED du BOA, elles ont décliné l’invitation en citant les autres mécanismes de règlement des différends qui s’offrent à eux. Au cours de la dernière année, le Bureau a entrepris des recherches exploratoires afin d’effectuer un suivi des cas où l’organisation a refusé d’utiliser le service de RED du BOA.

Les recherches ont porté sur 20 demandes de RED qui respectait les exigences du Règlement et ayant le potentiel de donner lieu à un accord négocié. De ces 20 demandes :

  • 12 (60 %) requêtes pour participer à un RED ont été acceptées par l’organisation fédérale :
    • 11 cas ont profité d’un règlement mutuellement acceptable
    • un cas n’a pas obtenu de règlement mutuellement acceptable.
  • 8 (42 %) demandes on été refusées par l’organisation fédérale. Sur ces 8 demandes :
    • un accord négocié a été obtenu dans 4 différends
    • dans un cas, le processus était toujours en cours au moment de la réponse de l’organisation
    • aucun accord négocié n’a été obtenu dans les 3 autres différends :
      • parce que le processus a mené à un litige(1 fois)
      • parce que le fournisseur s’est retiré (2 fois), pour l’un des retraits, le fournisseur a cité les coûts qui lui étaient imposés par l’organisation fédérale comme l’un des facteurs de sa décision de se retirer des négociations.

Navigation pour Document « Enquêter »

Table des matières
Date de modification :