Éduquer : Rapport annuel 2016-2017 Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement
« Notre équipe a trouvé la présentation très instructive ce matin. » – Participant à une séance d'information publique
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Ce schéma précise que durant l'exercice 2016-2017, des 283 communications liées à l'approvisionnement, 122 portaient dans la catégorie « éduquer ». Ce nombre se caractérise par 3 sous-catégories, des questions liées à la façon de faire affaire avec le gouvernement fédéral (31), questions par de mandat et services du BOA (25), et le règles et processus d'approvisionnement (66).
Par le pilier Éduquer, le BOA fait de la sensibilisation auprès d'une diversité d'intervenants dans le domaine de l'approvisionnement fédéral. Ce sont le plus souvent de petites et moyennes entreprises (les fournisseurs) vendant ou souhaitant vendre des biens ou des services aux organismes fédéraux. Les intervenants fédéraux (spécialistes de l'approvisionnement, gestionnaires de programme et cadres supérieurs) constituent aussi d'importants groupes pour le BOA.
Empruntant une rue à double sens, le BOA se sert de ce pilier à la fois pour renseigner sur son mandat et ses services, sur les règles applicables et les pratiques exemplaires en matière d'approvisionnement et pour être informé à son tour sur les possibilités et les difficultés que connaissent les fournisseurs et les professionnels des achats fédéraux.
Ce que le BOA a fait pour répondre aux questions et aux demandes de renseignements
Dans ses communications par téléphone, courriel, correspondance, télécopieur, médias sociaux, site Web ou rencontre, le BOA a voulu livrer de l'information utile avec rapidité, professionnalisme et courtoisie. Sur les 283 communications liées à l'approvisionnement fédéral qu'il a reçues en 2016-2017, 122 (43 %) ont été traitées en fournissant des renseignements et des réponses. Les questions et les demandes traitaient notamment de ce qui suit :
- manière de faire affaire avec le gouvernement fédéral;
- mandat et services du BOA;
- règles et processus d'approvisionnement fédéral, notamment la façon d'obtenir une attestation de sécurité et comment trouver de l'information sur le site Web Achatsetventes.gc.ca.
Les 161 autres communications ont été traitées au moyen des piliers Faciliter et Enquêter et sont décrites dans la suite de ce rapport.
Ce que le BOA a fait pour sensibiliser le public et échanger de l'information
Le Bureau s'est non seulement occupé de ces communications en 2016-2017, mais il a aussi participé à 60 activités de sensibilisation à l'échelle du pays. Il s'agissait d'activités organisées par le Bureau sous forme de réunions d'information publique avec les fournisseurs et de séances d'échange d'information avec les organismes fédéraux. Les représentants du Bureau ont aussi participé à des conférences et des salons et se sont entretenus à cette occasion avec les fournisseurs et les représentants fédéraux. C'était l'occasion pour le BOA d'échanger avec les fournisseurs, les spécialistes de l'approvisionnement et les gestionnaires de programme pour susciter une meilleure compréhension chez tous les intervenants de ce que sont les achats publics et les questions et préoccupations liées à l'approvisionnement. C'était également l'occasion pour le Bureau de se renseigner sur les vues de ces groupes en ce qui concerne les approvisionnements fédéraux.
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Ce schéma, intitulé Éduquer « en un coup d'oeil », décrit les méthodes BOA éduque les citoyens sur leur mandat et services. Dans l'année 2016-2017, BOA avaient 79 429 impressions sur Twitter et 75 022 visualisées de pages sur le site Web du BOA. 650 fournisseurs inscrits pour les séances d'information publique du BOA, et 20 chambres de commerce renseignée sur le mandat et services du BOA. Le BOA participait dans 15 salons et à des expositions et 15 séances d'échange d'information avec des organismes fédéraux.
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Ce schéma décrit les villes BOA visitée pour la sensibilisation, soient Victoria, Vancouver, Regina, Winnipeg, Toronto, Ottawa, Montréal, Québec et Halifax.
Ce que le BOA a entendu
Voici des exemples de ce qu'ont dit au Bureau les fournisseurs et les représentants fédéraux à l'occasion des activités de sensibilisation en 2016-2017.
Enjeux partagés par les fournisseurs et les représentants du gouvernement
Processus d'approvisionnement problématique : Le processus d'approvisionnement est lourd, complexe et peu souple sur le plan administratif. La normalisation et la simplification des outils d'approvisionnement, dans la mesure du possible, pourraient atténuer la complexité et le fardeau lié à la production des invitations à soumissionner (pour les agents d'approvisionnement et les gestionnaires de programmes) et à la réponse aux invitations (pour les fournisseurs).
Pour ou contre les séances de débreffage : Les fournisseurs ont soulevé des préoccupations selon lesquelles les séances de débreffage des fonctionnaires fédéraux n'offrent pas la clarté et la profondeur requises pour qu'ils puissent comprendre les décisions prises et leur permettre d'améliorer les offres futures. Par contre, les fonctionnaires fédéraux ont déclaré que les séances de débreffage exigent beaucoup de temps et pourraient être inutiles dans le cas où des biens ou des services sont achetés par la sélection du prix le plus bas, et que certains fournisseurs ne cherchent pas à connaître les lacunes de leurs offres, mais plutôt à discuter des décisions rendues.
Lourd fardeau : Les dispositions relatives à la responsabilité et à l'assurance obligatoire augmentent les risques et les coûts des fournisseurs, ce qui peut diminuer le nombre d'entreprises souhaitant obtenir des contrats fédéraux. En outre, le fait que les fournisseurs ont l'obligation d'obtenir une assurance peut en retarder l'exécution et avoir des conséquences négatives sur les dates de livraison. Les exigences en matière d'assurance obligatoire ne devraient s'appliquer que lorsque le besoin est clairement défini.
Lourdeur du processus d'attestation de sécurité : Bien que certaines améliorations aient été apportées, l'obtention des attestations de sécurité par les entrepreneurs est un processus qui demeure coûteux, long, lourd et complexe.
Fournisseurs
Est-ce que ça vaut l'effort : Répondre aux appels d'offres fédéraux exige beaucoup de temps et de ressources, même dans le cas de contrats de faible valeur. Cette situation est aggravée dans le cas des offres à commandes ou des arrangements en matière d'approvisionnement, car il n'y a aucune garantie de travail même si un fournisseur est admissible à ces outils.
Limité par les exigences : Les conditions de livraison nationale et le groupement de plusieurs produits ou services dans le cadre d'une sollicitation limitent les possibilités pour les petites et moyennes entreprises canadiennes. Ces exigences deviennent des obstacles à la présentation de soumissions en réponse aux appels d'offres fédéraux étant donné que ces entreprises n'ont pas le capital ou les ressources nécessaires pour répondre à ces exigences.
Respect des mêmes règles : Les sous-traitants croient que les règles en matière d'équité, d'ouverture et de transparence devraient également s'appliquer aux entrepreneurs principaux lors de l'attribution de contrats de sous-traitance qui sont financés par l'argent des contribuables.
Crainte d'être inscrit sur une liste noire : Les fournisseurs craignent que le fait de poser des questions aux organisations fédérales leur soit nuisible et les empêche de participer à d'autres occasions de marchés.
Utilisation non autorisée : Les fournisseurs ont exprimé des frustrations lorsque des organisations fédérales les consultent pour obtenir l'opinion de l'industrie dans le cadre de leur planification. Certains fournisseurs pensent que les organisations fédérales utilisent leurs « idées » pour mieux définir leurs besoins, et qu'elles utilisent ensuite cette définition améliorée pour attribuer des contrats aux concurrents. En outre, certains fournisseurs se disent préoccupés par la possibilité que la propriété intellectuelle (par exemple des dessins techniques) demandée dans le cadre d'un appel d'offres puisse être partagée avec le concurrent qui a obtenu le contrat.
Spécialistes de l'approvisionnement
Se sentent oubliés : Il n'existe aucun programme pangouvernemental de recrutement et de perfectionnement à l'intention des spécialistes de l'approvisionnement. Plusieurs organisations fédérales sont trop petites ou n'ont pas suffisamment de personnel pour élaborer des programmes internes et souhaitent qu'une direction centralisée offre des programmes dans l'ensemble du gouvernement.
L'expérience est la clé : Il y a un nombre limité d'agents d'approvisionnement expérimentés pouvant pourvoir les postes clés. Puisqu'il n'existe aucune approche centralisée permettant d'assurer que la communauté de l'approvisionnement des différentes organisations fédérales possède des niveaux d'expérience et de connaissance communs, des spécialistes de l'approvisionnement à un même échelon peuvent avoir des niveaux d'expérience extrêmement différents d'une organisation fédérale à une autre.
Appui de la haute direction : Les spécialistes de l'approvisionnement ont signalé que les relations avec les clients sont positives dans les cas où la haute direction appuie l'approvisionnement. À l'inverse, les relations avec les clients sont mauvaises en l'absence de soutien ou de l'approbation de leur équipe de direction, puisque l'approvisionnement ne semble pas être une priorité. De plus, les spécialistes de l'approvisionnement ont signalé que l'appui des cadres supérieurs encourage les gestionnaires de programmes à en apprendre davantage sur la complexité et les délais associés aux processus d'approvisionnement, ce qui contribue à éviter des problèmes lors de la planification des projets.
Il est temps d'améliorer les outils : Les outils d'approvisionnement (c'est-à-dire les offres à commandes et les arrangements en matière d'approvisionnement) obligatoires dans le cas de biens ou de services (par exemple des meubles) sont parfois lourds et compliqués à utiliser, particulièrement dans le cas de marchés de faible valeur. En outre, les variations qui existent dans les règles associées à chaque outil augmentent les risques de confusion.
Un seuil désuet : Les organisations fédérales sont autorisées à attribuer un contrat directement à un fournisseur, si la valeur du contrat est inférieure à 25 000 $. Ce montant a été fixé dans les années 1980 et il n'a pas augmenté depuis, malgré la baisse du pouvoir d'achat au fil des ans.
Gestionnaires de programmes
Nulle part où se tourner : Dans certaines organisations fédérales, les gestionnaires de programmes ne se sentent pas appuyés, car en raison du nombre restreint de spécialistes en approvisionnement dans leur organisation, l'aide pouvant être obtenue en matière d'approvisionnement est faible ou inexistante.
Mauvais exécutants : Des fournisseurs ayant un mauvais rendement continuent d'obtenir des contrats fédéraux puisque les outils de mesure du rendement des fournisseurs semblent en grande partie non existants ou inefficaces dans la plupart des organisations.
Le long et tortueux parcours : Le processus d'approvisionnement est trop long et exige trop de décisions ou d'approbations de la haute direction, ce qui contribue à le ralentir davantage.
L'art de bien faire les choses : Certains gestionnaires de programmes ont reconnu les avantages et les succès obtenus lorsque leur équipe d'approvisionnement est consultée avant la prise de décisions à l'égard d'achats de biens ou de services, car ils peuvent ensuite intégrer les calendriers d'approvisionnement dans la planification de leurs projets et éviter des problèmes.
Partager les réussites : Puisque de nombreuses organisations fédérales achètent des produits et des services identiques, celles-ci devraient partager leurs pratiques efficaces. Un tel partage serait avantageux pour les personnes qui ne sont pas des spécialistes dans le domaine des approvisionnements.
Les activités de sensibilisation du BOA lui ont permis non seulement de recueillir les vues des intéressés, mais aussi de mieux faire connaître son mandat et ses services, notamment la façon dont le Bureau peut faciliter le règlement des questions ou des différends en matière d'approvisionnement.
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