Enquêter : Rapport annuel 2016-2017 Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement

« Nous avons l'intention de profiter des leçons tirées des conclusions révélées par votre équipe. » – Représentant fédéral

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Ce schéma précise que durant l'exercice 2016-2017, des 283 communications liées à l'approvisionnement, 30 plaintes se trouvaient dans la catégorie « enquêter ». Ce nombre se caractérise par deux sous-catégories, 23 plaintes non-conformes aux critères réglementaires, et sept plaintes conformes aux critères réglementaires. Sur les sept plaintes, tous les plaintes impliqué l'attribution d'un contrat. Un examen de plainte a été réalisé pendant l'exercice 2016-2017, et six plaintes ont été reportées à 2017-2018.

Ce que le BOA a fait pour examiner les plaintes et les pratiques fédérales d'approvisionnement

Les fournisseurs ayant des préoccupations concernant l'attribution ou l'administration d'un contrat fédéral peuvent déposer une plainte écrite auprès du Bureau. Lorsque le BOA reçoit une plainte écrite, l'ombudsman doit déterminer dans un délai de 10 jours ouvrables si un examen doit être mené ou non.

Pour prendre cette décision, l'ombudsman doit évaluer si la plainte répond aux exigences précisées dans le Règlement concernant l'ombudsman de l'approvisionnement (le Règlement). Si la plainte répond aux exigences et relève de la compétence de l'ombudsman de l'approvisionnement (voir le Tableau 1), celui-ci devra alors mener un examen et produire un rapport comprenant les conclusions de l'examen et, le cas échéant, des recommandations pour améliorer le processus d'approvisionnement.

Tableau 1 : Règlement concernant l'ombudsman de l'approvisionnement

Critères applicables à une plainte concernant l'attribution d'un contrat :

Critères applicables à une plainte concernant l'administration d'un contrat :

Le plaignant est un fournisseur canadien. La plainte doit être présentée par écrit, dans les délais prescrits. Le contrat a été attribué. La valeur du contrat est inférieure à 25 000 $ pour les biens ou à 100 000 $ pour les services. L'organisation fédérale relève de la compétence de l'ombudsman. L'Accord sur le commerce intérieur s'applique, à l'exception des seuils financiers. Les faits ou les motifs de la plainte n'ont pas été portés devant le Tribunal canadien du commerce extérieur ou les tribunaux. Il existe des motifs raisonnables de croire que le contrat n'a pas été attribué conformément au règlement d’accompagnement de la Loi sur la gestion des finances publiques.

Le plaignant est un fournisseur canadien. La plainte doit être présentée par écrit, dans les délais prescrits. Le plaignant doit avoir obtenu le contrat en question. La plainte ne peut porter sur l'application ou l'interprétation des modalités du contrat, ou sur la portée des travaux décrits dans le contrat. Pour consulter la liste complète des critères, veuillez consulter le Règlement concernant l'ombudsman de l'approvisionnement au www.opo-boa.gc.ca.

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Ce schéma, intitulé Enquêter 'en un coup d'œil', décrit les méthodes que le BOA a utilisé pour « enquêter » les plaintes l'approvisionnement. Dans l'année 2016-2017, BOA préparaient sept examens de plaintes entamés, terminaient trois examens de plaintes et recommandaient une indemnisation pour un examen de plainte. BOA terminaient trois examens des pratiques d'approvisionnement, avec huit recommandations d'amélioration des pratiques d'approvisionnement des organisations fédérales. BOA terminaient une étude sur l'approvisionnement aussi. Dans les examens, BOA ont inclus dix organisations fédérales; Agriculture et Agroalimentaire Canada, Agence des services frontaliers du Canada, Agence du revenu du Canada, Santé Canada, Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada, Affaires autochtones et du Nord Canada, Ressources naturelles Canada, Agence Parcs Canada, Gendarmerie royale du Canada, et Statistique Canada.

Examens des plaintes des fournisseurs

Sur les 30 plaintes écrites qui ont été présentées au Bureau, 25 concernaient l'attribution d'un contrat, tandis que les cinq autres concernaient l'administration d'un contrat.

De ces 30 plaintes, 23 (77 %) ne respectaient pas les critères précisés dans le Règlement, y compris cinq plaintes annulées par les fournisseurs. Les sept autres plaintes concernaient toutes l'attribution d'un contrat. Elles respectaient les critères énoncés dans le Règlement et des examens ont été entamés. Le BOA a conclu l'un de ces examens au cours de l'exercice 2016-2017. Comme les six autres plaintes ont été reçues vers la fin de l'exercice, leurs examens seront terminés en 2017-2018 en conformité avec l'échéancier de 120 jours ouvrables précisé dans le Règlement. Cette année, le BOA a également conclu deux examens entamés en 2015-2016.

Les renseignements ci-dessous résument les trois examens conclus en 2016-2017.

Une demande de propositions comportant des estimations ambiguës a des répercussions sur un processus d'approvisionnement

(Examen entamé en 2015-2016 et conclu en 2016-2017)

Un fournisseur a déposé une plainte concernant un contrat pour la prestation de services de qualité, de précision et de saisie des données à une organisation fédérale. Dans sa plainte, le fournisseur a soulevé trois (3) problèmes : 1) la méthode utilisée pour calculer le montant total de la soumission ne reflétait pas la portée réelle du projet; 2) la méthode d'évaluation de la soumission a eu une incidence négative importante sur la soumission du plaignant; et 3) le format de la proposition financière n'indiquait pas que les coûts fixes requis devaient être calculés au prorata.

En ce qui a trait au premier point, l'ombudsman a constaté que la demande de propositions (DP) comprenait des renseignements ambigus concernant le volume de dossiers que le soumissionnaire retenu devrait traiter dans la cadre du contrat. L'absence d'estimations claires et précises dans la DP a fait en sorte que les fournisseurs ont eu de la difficulté à déterminer la « portée réelle » du projet.

Concernant le deuxième point, l'ombudsman n'a trouvé aucune preuve suggérant que la méthode d'évaluation des propositions utilisée a eu des répercussions négatives sur la soumission du plaignant. Les soumissions ont été évaluées conformément à la méthode précisée dans la DP.

Pour ce qui est du troisième point, la DP n'indiquait pas que les coûts fixes devaient être calculés au prorata. La DP précisait quelles tâches devaient être incluses dans la section des coûts fixes des soumissions. À cet égard, le format de la proposition financière était clair. Toutefois, l'absence d'estimation claire et précise du travail à effectuer a possiblement fait en sorte que les fournisseurs ont eu du mal à développer leurs soumissions de façon éclairée.

Bien que l'exigence ait manqué de clarté, les soumissionnaires ont reçu les mêmes renseignements aux fins de présentation de soumission. Lors de l'évaluation des soumissions, l'organisation fédérale en question a respecté la méthode d'évaluation indiquée dans la DP et a retenu la soumission comportant le prix le plus bas, conformément à la DP.

Des délais ont empêché un fournisseur de présenter une soumission

(Examen entamé en 2015-2016 et conclu en 2016-2017)

Un fournisseur a déposé une plainte concernant un contrat attribué pour la prestation de services d'expert-conseil en accès à l'information. Le plaignant a soulevé trois problèmes : 1) l'organisation fédérale ne lui a pas accordé suffisamment de temps pour qu'il puisse préparer et présenter une soumission; 2) un des critères cotés était déficient puisqu'il était impossible d'obtenir le nombre maximum de points; 3) il y avait des divergences entre le type de ressources identifiées dans la DP et l'outil d'approvisionnement (arrangement en matière d'approvisionnement) utilisé.

Concernant le premier point, l'examen a conclu que l'organisation fédérale avait effectivement invité le plaignant à soumissionner, comme celui-ci le lui avait demandé. Toutefois, l'organisation fédérale a mis trois jours ouvrables à répondre au plaignant et à lui envoyer une invitation, alors que la durée totale du processus de demande de soumissions était de cinq jours. Par conséquent, le plaignant disposait de moins de 24 heures pour préparer et présenter une soumission pour une DP comportant plusieurs critères d'évaluation. Cette façon de faire a nui à la capacité du plaignant à préparer et à présenter une soumission. De plus, l'organisation fédérale a fait preuve d'incohérence lorsqu'elle a offert à un fournisseur de prolonger la période de soumission quelque 24 heures avant de refuser la première des deux prolongations demandées (l'une présentée par le plaignant et l'autre présentée par un autre fournisseur).

En ce qui a trait au deuxième enjeu, le BOA a noté que comme la Loi sur l'accès à l'information n'est entrée en vigueur qu'en 1983, un soumissionnaire ne pouvait avoir plus de 32 années d'expérience en la matière, rendant ainsi impossible l'obtention de la totalité des 40 points pour les 35 années d'expérience, tel que spécifié dans l'invitation à soumissionner. Le BOA a remis en question les motifs pour lesquels l'organisation fédérale avait établi un niveau d'expérience rendant impossible l'obtention de la totalité des points, et le fait qu'elle n'ait pas corrigé le problème après que les fournisseurs l'aient porté à son attention.

Enfin, en ce qui concerne le troisième enjeu, le BOA a constaté une incompatibilité entre la classification demandée par l'organisation fédérale dans la DP et celle demandée dans l'outil d'approvisionnement utilisé dans le processus. L'organisation fédérale recherchait une ressource de niveau inférieur à celle qu'elle aurait dû rechercher selon les besoins identifiés dans l'invitation à soumissionner.

L'examen a permis de révéler que l'organisation fédérale avait nui au principe d'ouverture du processus en gênant la capacité du plaignant à préparer et à soumettre une soumission. De plus, l'organisation fédérale a nui à l'équité du processus en ne traitant pas le plaignant de la même façon que les autres fournisseurs invités. L'équité du processus a été davantage compromise lorsque l'organisation fédérale a fait preuve d'incohérence en utilisant son pouvoir discrétionnaire en vue de prolonger la période de soumission pour certains soumissionnaires concernés.

L'ombudsman recommande l'octroi d'une indemnisation à un soumissionnaire qui a été traité de façon inéquitable

(Examen entamé et conclu en 2016-2017)

Un fournisseur a déposé une plainte à l'égard d'un contrat attribué pour la prestation de services de vérification. Dans sa plainte, le fournisseur a soulevé trois (3) problèmes : 1) il y a eu une attribution inadéquate des points par rapport à un critère coté; 2) l'organisation fédérale a utilisé un critère d'évaluation non divulgué; 3) l'hypothèse de l'organisation fédérale selon laquelle le plaignant ne pouvait pas réaliser les travaux selon le niveau de travail proposé était inappropriée.

L'examen a permis de révéler que la proposition du plaignant a été évaluée deux fois. Selon le résultat de la première évaluation, la proposition du plaignant a été classée au premier rang. Toutefois, à la suite de l'évaluation subséquente, la proposition du plaignant a été classée au deuxième rang, et par conséquent, le contrat ne lui a pas été attribué.

Dans l'examen du premier point soulevé par le plaignant, l'ombudsman a souligné que l'organisation fédérale n'avait pas attribué les points conformément aux instructions indiquées dans la DP lors de la réévaluation de la soumission du plaignant, et qu'elle n'avait par conséquent pas respecté les exigences de la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor.

Concernant le deuxième enjeu, l'examen du BOA a indiqué que la demande de proposition décrivait clairement le sous-critère coté en question, mais que lors de la réévaluation de la proposition du plaignant, l'organisation fédérale avait appliqué un « seuil critique » minimal qui n'a pas été divulgué aux soumissionnaires. Par conséquent, l'organisation fédérale a appliqué un facteur d'évaluation non divulgué lorsqu'il a réévalué la proposition du plaignant.

En ce qui a trait au troisième enjeu, l'ombudsman a souligné des préoccupations au sujet de l'explication de l'organisation fédérale concernant la manière dont elle a attribué des points à la proposition du plaignant lors de la réévaluation. Cette explication ne fournissait pas une justification raisonnable des inquiétudes de l'organisation fédérale concernant le niveau d'effort proposé par le plaignant. Par conséquent, il était inapproprié pour l'organisation fédérale de supposer que le plaignant ne pouvait pas effectuer les travaux selon le niveau d'effort proposé.

Le plaignant aurait obtenu le contrat si l'organisation fédérale avait appliqué adéquatement les critères d'évaluation et si elle n'avait pas utilisé un facteur d'évaluation non divulgué. Par conséquent, l'ombudsman de l'approvisionnement a recommandé que l'organisation fédérale verse une indemnité au plaignant.

Puisque l'équité et la transparence de ce processus d'approvisionnement ont porté préjudice au plaignant, l'ombudsman a également recommandé à l'organisation fédérale d'agir pour s'assurer que toutes les personnes ayant participé à ce processus d'approvisionnement soient informées des obligations découlant de la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor et qu'ils les respectent.

Suivi des recommandations antérieures de l'ombudsman

L'ombudsman de l'approvisionnement précédent, qui a occupé ce poste de janvier 2011 à décembre 2015, a publié 21 rapports d'examens de plaintes pendant son mandat, dont neuf comprenaient des recommandations.

En août 2016, le BOA a envoyé des lettres aux sept organismes fédéraux au sujet des neuf rapports dans lesquels l'ombudsman de l'approvisionnement précédent avait formulé des recommandations^{note de bas de page 1}. Chacun de ces neuf rapports incluait des recommandations invitant l'organisation fédérale à améliorer les pratiques d'approvisionnement ou à payer une compensation au fournisseur ayant formulé la plainte. Les lettres d'août 2016 demandaient des précisions au sujet de la mise en œuvre des recommandations de l'ombudsman.

En résumé les réponses disaient :

• Trois rapports recommandaient que trois organismes améliorent leurs pratiques d'approvisionnement, et les trois ont répondu en indiquant qu'ils avaient pris des mesures pour traiter les recommandations de l'ombudsman.
• Cinq rapports à l'intention de quatre organismes ont recommandé le paiement d'une compensation. Parmi ces derniers, dans trois cas, une compensation avait été versée en totalité, dans un autre cas, des négociations de paiement étaient en cours, et dans le dernier cas, le fournisseur avait refusé la compensation offerte.
• Un rapport recommandait à la fois l'amélioration des pratiques et aussi le paiement d'une compensation. L'organisme fédéral a répondu que des changements avaient été apportés à ses pratiques d'approvisionnement et qu'en raison de ces changements, une compensation n'était pas justifiée, un point de vue que ne partage pas le BOA.

Cet exercice a démontré que les organismes fédéraux ont pris des mesures en réaction aux recommandations formulées par l'ombudsman de l'approvisionnement afin d'améliorer les pratiques d'approvisionnement. À long terme, ces efforts pourraient contribuer à réduire la récurrence des problèmes les plus courants relatifs à l'approvisionnement portés à l'attention du BOA.

Problèmes les plus courants relatifs à l'approvisionnement

En plus de faire le suivi des problèmes relevés au moyen de l'examen des plaintes, le Bureau évalue toutes les plaintes écrites soumises par les fournisseurs pour établir s'il existe des problèmes systémiques potentiels liés à l'équité, à l'ouverture et à la transparence.

Le Bureau examine également toutes les questions, préoccupations et problèmes soulevés par des fournisseurs canadiens par l'intermédiaire de tous les contacts avec le Bureau. Ces renseignements sont utilisés par le Bureau pour cerner les problèmes les plus souvent soulevés, qui sont pris en compte par le Bureau dans l'établissement des sujets à étudier au moyen de l'examen des pratiques d'approvisionnement.

En 2016-2017, les cinq problèmes les plus courants, par catégorie, soulevés par les fournisseurs par l'intermédiaire de contacts directs avec le Bureau ont été les suivants :

1. Plan de selection et d'évaluation des soumissions

Préoccupations liées à la méthode utilisée par les organismes fédéraux pour choisir la soumission gagnante, y compris des critères d'évaluation restrictifs ou non équitables. Plus précisément, les fournisseurs ont fait part de préoccupations à l'égard :

1. de l'octroi de contrats à la soumission techniquement conforme au plus bas prix, étant donné que cela ne signifie pas toujours l'obtention de la meilleure valeur par les organismes fédéraux;
2. des critères d'évaluation, lesquels :
   • semblaient favoriser certains fournisseurs par rapport à d'autres, y compris le fournisseur titulaire;
   • étaient différents dans les appels d'offres et d'un endroit géographique à un autre, même au sein du même organisme fédéral, pour l'exécution du même travail;
   • nécessitaient une expérience dans la fourniture de biens ou de services à des organismes fédéraux, créant ainsi une barrière pour les nouvelles entreprises tentant d'obtenir des contrats fédéraux.

2. Demandes de soumissions

Les préoccupations de cette catégorie avaient trait à l'étape de l'appel d'offres du processus d'approvisionnement, y compris des problèmes comme :

• des réponses tardives ou inexistantes aux questions des fournisseurs pendant l'étape de l'appel d'offres;
• des fournisseurs qui sont admissibles à des offres à commandes et des arrangements d'approvisionnement, mais avec qui on n'a apparemment jamais communiqué à l'égard d'occasions possibles;
• de courts délais pour répondre à des appels d'offres.

3. Évaluation de la soumission

Des préoccupations sur la façon dont les soumissions ont été évaluées, comme :

• des fournisseurs remettant en question les motifs pour lesquels leur soumission a été déclarée non conforme;
• des contrats attribués à un fournisseur dont il est allégué que la soumission aurait été déclarée non conforme;
• des préoccupations à l'égard de l'application possiblement inégale de critères d'évaluation à des soumissions concurrentielles.

4. Exécution des contracts

Des préoccupations sur la façon dont des fournisseurs ou des fonctionnaires fédéraux exécutaient leurs rôles et s'acquittaient de leurs responsabilités en matière de passation de marchés, y compris :

• des fonctionnaires fédéraux qui retardent inutilement des projets en ne respectant pas les échéanciers contractuels;
• des fonctionnaires fédéraux qui résilient des contrats sans justification ni avertissement suffisants.

Il est intéressant de noter que cette catégorie est l'une de celles à l'égard desquelles des fonctionnaires fédéraux ont directement communiqué avec le Bureau pour soulever des questions et des préoccupations à l'égard de fournisseurs : défaillant au contrat en raison d'un rendement faible ou insuffisant, incapables d'achever les travaux énoncés dans le contrat, ou non-respect des échéances.

5. Énoncé des travaux

Les préoccupations mettaient l'accent sur la qualité et le contenu des énoncés des travaux produits par les organismes fédéraux, plus particulièrement à l'égard :

• de documents inutilement détaillés ou restrictifs, donnant l'impression de la présence de spécifications précises favorisant certains fournisseurs;
• de documents ne comportant pas suffisamment de détails ou manquant de clarté, augmentant la difficulté pour les fournisseurs de répondre de manière efficace.

Examens des pratiques d'approvisionnement

Le Règlement concernant l'ombudsman de l'approvisionnement confère à l'ombudsman l'autorité d'examiner les pratiques d'approvisionnement des organismes fédéraux. Ces examens en profondeur et objectifs donnent à l'ombudsman l'occasion d'explorer les pratiques d'approvisionnement d'un ou de plusieurs organismes fédéraux, et de formuler des recommandations pour renforcer l'équité, l'ouverture et la transparence de ces pratiques. Le Bureau partage également des renseignements sur les bonnes pratiques relevées dans les organismes fédéraux et dans d'autres juridictions comme moyen d'amélioration dans le domaine de l'approvisionnement.

Pour établir quels sujets seront examinés, le BOA tient compte de tous les problèmes portés directement à son attention, y compris des problèmes les plus courants liés à l'approvisionnement identifiés à la page précédente. Une évaluation détaillée de tous les problèmes est effectuée afin de déterminer ceux qui posent les plus grands risques à l'équité, à l'ouverture et à la transparence du système d'approvisionnement fédéral et ceux qui suscitent le plus d'intérêt de la part des fournisseurs et des fonctionnaires fédéraux. En 2016-2017, le Bureau a achevé deux examens de pratiques d'approvisionnement qui étaient directement liés aux domaines à risque élevé figurant dans le rapport annuel de 2015-2016 : le processus d'évaluation des soumissions (évaluation des soumissions, qui était la catégorie de problèmes figurant au 2e rang en 2015-2016) et la passation de marchés non concurrentiels (qui était la catégorie figurant au 3e rang).

La section qui suit présente ce que le BOA a fait pour examiner les pratiques d'approvisionnement fédérales, y compris les deux examens susmentionnés, un examen de suivi et une étude achevée en 2016-2017. Des versions complètes des examens et de l'étude figurent sur le site Web du Bureau à l'adresse www.opo-boa.gc.ca.

Processus d'évaluation des soumissions

Ce que le BOA a fait

Le BOA a effectué un examen visant à déterminer si les processus d'évaluation des soumissions de trois organismes gouvernementaux sont mis en œuvre conformément à la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor, aux articles applicables de la Loi sur la gestion des finances publiques et aux règlements connexes, et aux principes d'équité, d'ouverture et de transparence.

Le Bureau a examiné les processus de l'Agence des services frontaliers du Canada (ASFC), de Parcs Canada (Parcs) et de la Gendarmerie royale du Canada (GRC), y compris les documents et dossiers liés à la passation de contrats concurrentiels jusqu'à concurrence de deux millions de dollars, du 1er avril 2014 au 30 novembre 2015.

Ce que le BOA a constaté

Le BOA a constaté que les trois organismes fédéraux avaient des politiques et des directives à l'appui des processus d'évaluation des soumissions. Les rôles et les responsabilités étaient clairs et communiqués, et des activités de surveillance et d'assurance de la qualité ont été constatées.

Pour la majorité des dossiers examinés, les processus d'évaluation des soumissions ont été exécutés conformément aux lois et aux politiques applicables ainsi qu'aux principes d'équité, d'ouverture et de transparence.

Néanmoins, des incohérences et des domaines d'amélioration ont été relevés, y compris le besoin pour les organismes de renforcer la documentation des dossiers.

Ce que l'ombudsman a recommandé

L'ombudsman n'a pas formulé de recommandations à la GRC puisque la structure de gestion était solide et que peu d'erreurs ont été relevées dans leurs dossiers.

L'ombudsman a recommandé que l'ASFC complète la mise en œuvre de son programme d'assurance de la qualité des processus de passation de marchés ainsi que la mise à jour de ses politiques, de ses modèles et de ses lignes directrices.

L'ombudsman a recommandé que Parcs Canada renforce sa surveillance des processus d'évaluation des soumissions en tenant continuellement à jour ses directives d'approvisionnement, en élaborant et en mettant en œuvre une démarche formelle d'assurance de la qualité, et en établissant un mécanisme d'examen approprié, par exemple un conseil d'examen des marchés et des délégations de pouvoirs en matière de passation de marchés.

L'ASFC et Parcs Canada se sont engagés à mettre en œuvre les recommandations de l'ombudsman de l'approvisionnement.

Passation de marchés non concurrentiels

Ce que le BOA a fait

Le BOA a examiné les pratiques d'approvisionnement d'Agriculture et Agroalimentaire Canada (AAC), d'Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) et de Statistique Canada (StatCan) pour établir si des marchés non concurrentiels et des modifications connexes ont été émis d'une manière conforme aux articles applicables de la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor, de la Loi sur la gestion des finances publiques et aux règlements connexes, et aux principes d'équité, d'ouverture et de transparence. Les contrats examinés ont été octroyés entre le 30 novembre 2013 et le 30 novembre 2015.

Ce que le BOA a constaté

StatCan et IRCC ont réussi à démontrer de façon constante que les passations de marchés non concurrentiels et les modifications apportées à des passations de marchés non concurrentiels examinés ont été attribués et émis selon les exigences de la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor et que, par conséquent, ils respectaient les principes de l'équité et de la transparence. Des 30 dossiers d'AAC examinés, sept marchés n'ont pas été attribués conformément à la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor.

Ce que l'ombudsman a recommandé

Aucune recommandation n'a été formulée à l'intention d'IRCC ou de Statistique Canada. Quant à AAC, l'ombudsman de l'approvisionnement a recommandé une augmentation de la surveillance des marchés non concurrentiels et des modifications connexes, particulièrement dans les bureaux régionaux de l'organisme, pour assurer que les pratiques d'approvisionnement soient conformes aux exigences de la Politique sur la passation de marchés du Conseil du Trésor. En réponse à cette recommandation, AAC a indiqué qu'elle examinera les possibilités et rehaussera sa fonction de surveillance de l'approvisionnement pour les marchés non concurrentiels et les modifications connexes pour en assurer l'harmonisation avec les exigences applicables.

Examens de suivi

Pour établir l'incidence des examens des pratiques d'approvisionnement du BOA, des examens de suivi ont été effectués entre deux et trois ans après la publication d'un rapport. Les examens de suivi ont permis au Bureau de faire rapport sur les progrès accomplis par les organismes fédéraux dans leur réaction aux recommandations de l'ombudsman de l'approvisionnement. Ces examens ont éclairé les intervenants intéressés sur les mesures précises que des organismes ont prises pour améliorer leurs pratiques d'approvisionnement, facilitant ainsi la capacité d'autres organismes fédéraux à mettre en place des améliorations semblables, lorsque cela était possible. De plus, ces renseignements sur la nature et la portée des réponses aux recommandations donnent une indication quant à la pertinence des examens du BOA en ce qui a trait à la promotion de l'équité, de l'ouverture et de la transparence du processus d'approvisionnement du gouvernement fédéral.

Rapport de suivi sur l'examen des pratiques d'approvisionnement de 2013-2014

Ce que le BOA a fait

Après l'examen initial des pratiques d'approvisionnement de 2013-2014 en matière de services dentaires de la région du Manitoba de la Direction générale de la santé des Premières Nations et des Inuits de Santé Canada, le BOA a effectué un suivi pour évaluer si l'organisme a mis en œuvre les recommandations formulées par l'ombudsman de l'approvisionnement. Plus précisément, le suivi a mis l'accent sur les mesures qui ont été prises en réponse à l'examen initial et la mesure dans laquelle chaque mesure a été achevée et surveillée.

Ce que le BOA a constaté

Le suivi a révélé que l'organisme avait mis en œuvre une série de mesures visant à renforcer ses contrôles de gestion et ses pratiques d'approvisionnement et qu'il avait élaboré une nouvelle offre à commandes pour des services dentaires qui sera mise en place avant le 1er avril 2017. L'examen de suivi a révélé qu'une des recommandations formulées par l'ombudsman de l'approvisionnement doit encore être traitée. Il s'agissait de vérifier si l'approbation du Conseil du Trésor était nécessaire pour certaines activités.

Études sur l'approvisionnement

Le Bureau réalise aussi des études et des analyses sur des sujets liés à l'approvisionnement pour assurer que la communauté de l'approvisionnement ait une compréhension équilibrée des intérêts et des préoccupations des fournisseurs et des fonctionnaires fédéraux. Les études réalisées par le BOA lui ont permis de communiquer de bonnes pratiques en approvisionnement et de promouvoir le dialogue et la pensée critique à l'égard de l'approvisionnement fédéral canadien.

Étude sur les renseignements disponibles concernant l'approvisionnement

Ce que le BOA a fait

Le BOA a examiné les renseignements publiés en matière d'approvisionnement afin d'établir si des lacunes existent entre les renseignements disponibles et ceux requis par les politiques, lignes directrices et initiatives gouvernementales. Cette étude a également cherché à établir si les renseignements étaient utiles, tant du point de vue du BOA que des fournisseurs, et si des renseignements additionnels pourraient être utiles pour les fournisseurs et d'autres intervenants intéressés.

Pour acquérir une perspective internationale, le BOA a exploré des initiatives de données ouvertes et des méthodes d'établissement de rapports aux États-Unis et en Australie.

Ce que le BOA a constaté

Dans l'ensemble, les méthodes d'établissement de rapports respectaient les exigences des politiques et initiatives gouvernementales canadiennes en fournissant des renseignements historiques sur les activités fédérales d'approvisionnement. Alors que la divulgation de renseignements sur l'approvisionnement peut avoir été conforme aux politiques et lignes directrices en place, les renseignements publiés étaient limités en termes d'utilité.

Pour les personnes intéressées par l'approvisionnement fédéral, les renseignements étaient fragmentés, non disponibles en temps opportun et incohérents. Pour les fournisseurs, il était difficile d'établir si un marché fédéral existait pour leur produit, ce que les organismes fédéraux dépensaient annuellement à l'égard de produits ou de services en particulier, et quelles étaient les occasions d'affaires à venir.

Ce que le BOA a conclu

Le BOA soutient l'engagement du gouvernement envers des renseignements exhaustifs, en temps opportun et accessibles, comme il est énoncé dans les principes des données ouvertes. La centralisation de l'accès aux données et aux renseignements en matière d'approvisionnement du gouvernement fédéral devrait fournir un meilleur aperçu des activités du gouvernement et de l'utilisation des fonds publics.

Bien qu'il s'agisse d'un pas dans la bonne direction, la centralisation de l'information ne traite pas du manque de transparence à l'égard des contrats d'une valeur de moins de 10 000 $, qui comptent pour une tranche importante des activités d'approvisionnement fédérales.

Date de modification :

2018-11-01