Acquisition de services dentaires par le ministère de la Santé, Direction générale de la santé des Premières nations et des Inuits, Région du Manitoba

Introduction

Contexte

  1. De mai 2009 à novembre 2011, six plaintes écrites ont été déposées auprès du Bureau de l'ombudsman de l'approvisionnement (BOA) concernant les pratiques de passation de marchés de la Direction générale de la santé des Premières nations et des Inuits de la région du Manitoba (DGSPNI du Manitoba) du ministère de la Santé (Santé Canada) pour la prestation de services dentaires. Voici certaines préoccupations et certains problèmes qui ont été soulevés : 1) la DGSPNI du Manitoba fait preuve de partialité dans l'attribution des marchés; 2) la DGSPNI du Manitoba établit des relations employeur-employé avec les dentistes; 3) des pratiques inéquitables sont utilisées dans l'établissement des tarifs quotidiens des dentistes; 4) la DGSPNI du Manitoba ne fournit pas d'information adéquate sur le processus de passation de marchés.
  2. L'alinéa 22.1(3)a) de la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services  gouvernementaux (la Loi) et le paragraphe 4(1) du Règlement concernant l'ombudsman de l'approvisionnement (le Règlement) confère à l'ombudsman de l'approvisionnement le pouvoir d'examiner les pratiques d'approvisionnement des ministères afin d'en évaluer l'équité, l'ouverture et la transparence, s'il y a des motifs raisonnables de le faire. Après avoir examiné les renseignements fournis par les personnes qui ont communiqué avec le BOA, l'ombudsman de l'approvisionnement a déterminé qu'il y avait des motifs raisonnables de mener un examen. Même si le rapport ne tirera pas de conclusions particulièrement sur les plaintes soulevées, les préoccupations ont été prises en considération dans l'examen des pratiques d'approvisionnement de la DGSPNI du Manitoba.

Portée et période de l'examen

  1. La portée de l'examen mettait l'accent sur les pratiques d'approvisionnement utilisées par la DGSPNI du Manitoba en vue de l'acquisition de services dentaires par l'entremise de contrats attribués au cours des exercices 2009-2010 à 2012-2013.

Objectif et méthode de l'examen

  1. Cet examen visait à déterminer si les pratiques d'approvisionnement utilisées par la DGSPNI du Manitoba pour l'acquisition de services dentaires étaient conformes aux politiques, aux lignes directrices et aux procédures pertinentes, et si ces pratiques appuyaient les principes d'équité, d'ouverture et de transparence.
  2. Le BOA définit les principes d'équité, d'ouverture et de transparence comme suit :
    1. équité : traiter tous les fournisseurs actuels et potentiels de manière équitable;
    2. ouverture : offrir à tous les fournisseurs potentiels l'occasion de soumissionner pour des marchés publics;
    3. transparence : fournir, en temps opportun, des renseignements à la population canadienne de manière à faciliter l'examen des décisions prises et des mesures mises en œuvre.
  3. Afin d'atteindre les objectifs de cet examen, le BOA a comparé les renseignements fournis par la DGSPNI du Manitoba avec les cadres législatifs, réglementaires et stratégiques fédéraux pertinents. L'examen visait à déterminer si les politiques d'approvisionnement de Santé Canada complétaient les politiques d'approvisionnement du Conseil du Trésor, et si les pratiques de passation de marchés de la DGSPNI du Manitoba étaient conformes aux deux ensembles de politiques.
  4. Le BOA a examiné les sections pertinentes de la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor et la Directive sur la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses du Secrétariat du Conseil du Trésor, ainsi qu'un certain nombre de lignes directrices et de politiques de contrôle de Santé Canada, notamment :
    • Le Guide sur la passation des marchés à l'intention des gestionnaires de centres de coûts et des administrateurs (Guide sur la passation des marchés) de Santé Canada présente et explique la plupart des situations auxquelles la communauté de passation de marchés de Santé Canada pourrait faire face. Bien qu'il soit rédigé du point de vue de Santé Canada, le document renvoie à de nombreuses politiques et lignes directrices en matière de passation de marchés communes à tous les ministères et organismes fédéraux.
    • Le processus d'examen des marchés (régions) de Santé Canada décrit le rôle du Comité de contrôle des contrats et des demandes, mentionnant expressément, entre autres choses, que tous les marchés d'une valeur supérieure à 10 000 $ doivent être approuvés par ce comité avant qu'ils puissent être attribués.
  5. Le BOA a examiné un échantillon discrétionnaire de 20 dossiers contractuels (et leurs dossiers de programme connexes) achevés au cours des exercices 2009 à 2013. Cet échantillon comprenait les marchés au sujet desquels des questions ont été soulevées auprès du BOA.
  6. Le BOA a mené des entrevues auprès des employés de Santé Canada à Ottawa (Ontario), et à Winnipeg (Manitoba). Ces employés de Santé Canada représentaient les membres du personnel de la passation de marchés et de l'approvisionnement à Ottawa, ainsi que les gestionnaires du programme de services dentaires de la DGSPNI du Manitoba, à Winnipeg. En vertu du Règlement, la diffusion d'information et de documents ministériels est à la discrétion du ministère dont les processus font l'objet d'un examen. Par conséquent, les observations dans le présent rapport sont fondées sur les documents et l'information fournis par Santé Canada.

Contexte

  1. Santé Canada collabore avec les Premières Nations, les Inuits et d'autres ministères fédéraux, ainsi qu'avec des partenaires provinciaux et territoriaux, pour assurer la santé des personnes, des familles et des communautés des Premières Nations et des Inuits. L'objectif du régime d'assurance dentaire de la DGSPNI du Manitoba est d'accroître la santé globale en améliorant la santé dentaire et buccale de la population des Premières Nations et des Inuits. Un de ses objectifs est de fournir l'accès aux services de soins dentaires et buccaux à toutes les personnes inscrites admissibles des Premières Nations et des Inuits au Manitoba. Cela comprend envoyer les dentistes aux communautés des Premières Nations et des Inuits ou organiser le transport des clients des Premières Nations et des Inuits jusqu'à l'emplacement de service le plus près pour les traitements qui ne peuvent pas être administrés dans la communauté. L'examen du BOA s'est concentré sur les contrats pour amener les dentistes aux communautés des Premières Nations et des Inuits. La DGSPNI du Manitoba gère aussi ce dernier programme, mais celui-ci ne faisait pas partie de l'examen du BOA. Selon la DGSPNI du Manitoba, le programme de services dentaires est structuré de façon telle qu'un dentiste est envoyé à la communauté seulement si cette option est plus économique que celle d'amener les patients par avion à l'emplacement d'un dentiste pour les services.
  2. La DGSPNI du Manitoba conclut des marchés avec des dentistes qui offrent des services préventifs et un large éventail de traitements de santé buccale, tels que des examens, des obturations, des prothèses, des couronnes et la thérapie de traitement de canal. La plupart des communautés disposent en permanence d'une clinique de traitement dentaire, et le service peut être offert à temps plein ou à temps partiel de façon régulière. Selon la DGSPNI du Manitoba, cette dernière tente d'offrir des services dentaires quatre semaines par mois aux communautés des Premières Nations plus importantes, et deux semaines par mois aux plus petites communautés.
  3. Les communautés sont désignées comme étant « accessibles par voiture » (situées, en général, dans le sud du Manitoba) ou « accessibles par avion » (situées dans le nord et les régions plus isolées de la province et plus facilement accessibles par avion). Les cliniques dentaires sont principalement situées dans des installations communautaires (p. ex. centres de santé, postes de soins infirmiers ou écoles) et sont dotées d'équipement dentaire standard fourni par Santé Canada (et lui appartenant) qui demeure dans la clinique.
  4. À la suite de l'examen des documents, il semble qu'en 2009, la DGSPNI du Manitoba a repris du ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux la responsabilité de l'attribution de ces marchés. Par la suite, la DGSPNI du Manitoba a demandé des propositions et attribué un nombre croissant de marchés chaque année.
Tableau 1 : Nombre et valeur des marchés attribués pour les services dentaires par an
Exercice Nombre de marchés attribués Valeur des marchés attribués (000 $) Note de bas de page *
2009 36 5 360
2010 39 6 905
2011 43 7 656
2012 45 7 963

Notes de bas de page

Note de bas de page *

Le montant réellement dépensé diffère de la valeur attribuée, qui est fondée sur le nombre de jours de travail disponibles indiqué par le dentiste et le taux journalier (ou quotidien) du dentiste. Les dentistes sont payés seulement une fois affectés à une communauté et rendus sur place pour dispenser les services nécessaires.

Retour à la référence de la note de bas de page *

  1. Chaque année, la DGSPNI du Manitoba a annoncé le besoin dans un certain nombre de journaux et de revues dentaires et envoyé des avis individuels à tous les dentistes inscrits dans la province. Les parties intéressées devaient communiquer avec la DGSPNI du Manitoba et avaient reçu les documents d'invitation à soumissionner. S'ils souhaitaient se voir adjuger un marché, les dentistes devaient alors présenter une proposition à la DGSPNI du Manitoba démontrant qu'ils satisfaisaient aux critères obligatoires énumérés dans les documents d'invitation à soumissionner. Ces propositions ne comprenaient pas de prix, puisque les documents d'invitation à soumissionner informaient les dentistes qu'ils seraient payés au taux quotidien établi par la DGSPNI du Manitoba.Note de bas de page 1 Les documents d'invitation à soumissionner informaient les dentistes qui s'étaient déjà vu adjuger des marchés dans le passé que leurs taux quotidiens seraient fondés sur leur productivité dans le cadre du marché précédent. Les documents d'invitation à soumissionner contenaient également un taux quotidien standard pour les dentistes qui se verraient adjuger un marché pour la première fois.
  2. Après avoir évalué les propositions des dentistes, la DGSPNI du Manitoba a envoyé des contrats aux dentistes qualifiés aux fins de signature. La valeur de ces contrats comprenait le taux quotidien déterminé par la DGSPNI du Manitoba, ainsi que les allocations pour couvrir les dépenses liées à l'embauche d'assistants, aux commandes de fournitures et aux frais de déplacement et de subsistance, et un petit budget « pour frais divers ». Les dentistes ont signé les contrats et sont devenus admissibles à être envoyés dans les communautés des Premières Nations et des Inuits.
  3. Au cours des exercices 2009-2010 et 2010-2011, les dentistes ont indiqué dans leurs propositions les communautés où ils préféraient exercer. Au cours des exercices 2011-2012 et 2012-2013, la DGSPNI du Manitoba ne demandait plus aux dentistes de fournir cette information. La DGSPNI du Manitoba prenait toujours la décision définitive en ce qui concerne l'endroit où les dentistes seraient affectés, mais, en 2009‑2010 et 2010-2011, la décision était fondée, en partie, sur les plages de disponibilité à exercer indiquées par les dentistes. Selon la DGSPNI du Manitoba, cette dernière a collaboré avec les dentistes pour définir des affectations communautaires mutuellement acceptables. Cela a été fait pour optimiser les services dispensés aux communautés tout en tenant compte des circonstances sur le plan des horaires des dentistes (p. ex. si un dentiste souhaitait ne pas s'éloigner de Winnipeg pour des raisons familiales).
  4. La DGSPNI du Manitoba a alors émis des « commandes subséquentes » mensuelles, informant les dentistes de la communauté où ils exerceraient pendant le mois à venir. Si un dentiste devait exercer dans une communauté « accessible par avion », la DGSPNI du Manitoba organisait le transport aérien à destination et en provenance de la communauté et fournissait au dentiste un hébergement au sein de celle-ci. Peu importe dans quel type de communauté le dentiste était envoyé (c.-à-d. « accessible par voiture » ou « accessible par avion »), il y avait sur place une clinique dentaire de Santé Canada dotée d'équipement dentaire standard et de fournitures dentaires. Les dentistes devaient apporter les instruments dentaires qui pouvaient raisonnablement être transportés à l'emplacement (comme les instruments chirurgicaux ou de dentisterie restauratrice) lorsqu'ils étaient envoyés dans une communauté.

Observations de l'examen

  1. Le BOA a examiné les 20 dossiers contractuels de l'échantillon (et leurs dossiers de programme connexes) ainsi que les politiques d'approvisionnement pertinentes de Santé Canada afin de déterminer si ses politiques, ses lignes directrices et ses procédures en matière d'approvisionnement appuyaient l'équité, l'ouverture et la transparence, et si les pratiques de passation de marchés de la DGSPNI du Manitoba pour l'acquisition de services dentaires pendant la période visée par l'examen étaient conformes aux politiques, aux lignes directrices et aux procédures appropriées. Selon l'analyse du BOA :
    1. l'environnement d'approvisionnement et de passation de marchés en vue d'acquérir des services dentaires pour les communautés des Premières Nations et des Inuits au Manitoba comportait des aspects qui ne caractérisent pas les processus d'approvisionnement et de passation de marchés types;
    2. certaines des pratiques d'approvisionnement de la DGSPNI du Manitoba différaient des exigences des politiques d'approvisionnement internes de Santé Canada et de l'ensemble du gouvernement.

L'environnement contractuel de la DGSPNI du Manitoba n'est pas typique

  1. Comme il est décrit à la section Contexte, un des objectifs de la DGSPNI du Manitoba est de fournir un accès aux services de soins dentaires et buccaux à toutes les personnes inscrites admissibles des Premières Nations et des Inuits dans la province. À l'heure actuelle, toutefois, la demande de services dentaires est supérieure à la disponibilité de dentistes. Un défi auquel la DGSPNI du Manitoba se heurte est le fait que certaines communautés sont éloignées et désignées comme étant « accessibles par avion », ce qui peut avoir des incidences sur le calendrier des services. En tenant compte de toutes les circonstances uniques liées au fonctionnement du programme dentaire, la DGSPNI du Manitoba a indiqué qu'il a été nécessaire d'adapter ses pratiques d'approvisionnement par rapport à l'approche traditionnelle de l'approvisionnement.
  2. Une différence notable entre l'approche traditionnelle de l'approvisionnement et ces marchés pour des services dentaires était que le programme de plusieurs millions de dollars (c.-à-d. la valeur globale de tous les marchés attribués) n'était pas affiché sur le Service électronique d'appel d'offres du gouvernement.Note de bas de page 2 Puisque les dentistes ne connaissaient pas nécessairement le Service électronique d'appel d'offres du gouvernement comme source de possibilités de marchés avec le gouvernement fédéral, la DGSPNI du Manitoba a plutôt annoncé le besoin dans un certain nombre de journaux (p. ex. Winnipeg Free Press, La Liberté), de revues dentaires (c.-à-d. le Bulletin de l'Association dentaire du Manitoba et le Journal de l'Association dentaire canadienne) et envoyé des avis individuels à tous les dentistes inscrits au Manitoba. Le 14 mars 2009, les dentistes ont été informés des marchés qui couvriraient la période du 1er juin 2009 au 31 mars 2010. Les soumissions devaient être présentées au plus tard le 24 avril 2009 ou 41 jours plus tard. En 2010, 2011 et 2012, les dentistes ont d'abord été informés des marchés de l'année suivante à la mi-octobre, avec une date d'échéance pour la réception des soumissions au début de janvier de l'année suivante, plus de deux mois et demi plus tard.
  3. Une autre différence notable était l'approche de la passation de marchés utilisée par la DGSPNI du Manitoba. Cette dernière a décrit ses marchés comme étant concurrentiels et a appliqué un processus en deux étapes. Même s'il avait les caractéristiques d'un processus d'offre à commandes, on utilisait ce que la DGSPNI du Manitoba a appelé une « commande subséquente », qui est en fait un outil de répartition du travail. La première étape du processus de passation de marchés visait à créer un bassin de fournisseurs qualifiés en attribuant des marchés aux dentistes qui présentaient des propositions en réponse aux documents d'invitation à soumissionner. Les marchés comprenaient un taux quotidien établi par la DGSPNI du Manitoba, qui fait l'objet d'une discussion plus loin dans le rapport, et ont été attribués avec une valeur plafond puisqu'on utiliserait les services au besoin seulement. La deuxième étape était celle de l'émission de la « commande subséquente », qui se déroulait tous les mois. Les dentistes ont d'abord présenté à la DGSPNI du Manitoba leurs dates précises de disponibilité pour les périodes établies; par exemple, pour les marchés de 2012, les dentistes devaient fournir à la DGSPNI du Manitoba, au plus tard le 3 août, leurs dates de disponibilité au mois de septembre. Une fois les dates de disponibilité des dentistes reçues, la DGSPNI du Manitoba a émis des « commandes subséquentes » pour informer chaque dentiste de la ou des communautés qu'il servirait pendant la période pertinente. La DGSPNI du Manitoba a jumelé dentiste et communauté(s) en se fondant sur un certain nombre de facteurs, notamment : la disponibilité de vols et d'hébergement; le fonctionnement de l'équipement clinique; l'existence de problèmes de santé locaux (p. ex., éclosions de grippe ou de tuberculose), le cas échéant; la possibilité pour le dentiste d'offrir le service pendant toute la période exigée par la communauté (p. ex., un dentiste peut devoir être disponible quatre semaines par mois); la possibilité pour le dentiste de fournir les soins nécessaires (l'expérience du dentiste de la prestation d'un éventail complet de services dentaires); l'état de la relation de travail entre le dentiste et la communauté visée.
  4. Un des problèmes portés à l'attention du BOA entre mai 2009 et novembre 2011 concernait les pratiques perçues comme étant non équitables dans l'établissement des taux quotidiens pour les dentistes. Comme il a été discuté plus tôt dans le présent rapport, les documents d'invitation à soumissionner informaient les dentistes qu'ils seraient payés un taux quotidien établi par la DGSPNI du Manitoba. Les documents d'invitation à soumissionner informaient les dentistes qui s'étaient déjà vu attribuer  des marchés dans le passé que leurs taux quotidiens seraient fondés sur leur productivité dans le cadre du marché précédent. Afin de déterminer le taux de productivité du dentiste, la DGSPNI du Manitoba a comparé son taux quotidien pour le marché précédent avec la valeur des services dispensés à la communauté.Note de bas de page 3 Par exemple, si le taux quotidien précédent du dentiste était de 1 000 $, et que le taux de remboursement pour tous les travaux effectués un jour donné était de 950 $, la DGSPNI du Manitoba considérait que le taux de productivité du dentiste était de 95 %. Les documents d'invitation à soumissionner 2012-2013 précisaient que si le taux de productivité moyen d'un dentiste s'élevait à plus de 80 % pour son marché de 2011-2012, ce dentiste se verrait offrir un taux quotidien plus élevé pour 2012-2013. Si le taux de productivité d'un dentiste était de 55 % à 79 %, il se verrait offrir le même taux quotidien qu'en 2011-2012 pour 2012-2013. Si le taux de productivité d'un dentiste était inférieur à 54 %, il se verrait offrir un taux quotidien moins élevé que son taux quotidienNote de bas de page 4 2011-2012. La DGSPNI du Manitoba considérait que cette méthode d'établissement des taux quotidiens offrait certains avantages, car elle intégrait de façon intentionnelle la surveillance du rendement du fournisseur dans le processus de passation de marchés, et elle était appliquée de façon égale à tous les dentistes, assurant ainsi l'équité du processus. En informant les dentistes à l'étape de l'invitation à soumissionner que leurs taux quotidiens seraient fondés sur leur productivité, cet élément du processus était transparent.
  5. Un autre problème porté à l'attention du BOA concernait la relation de travail entre la DGSPNI du Manitoba et les dentistes; plus précisément, le fait que les dentistes étaient traités comme des employés et non pas des entrepreneurs indépendants. Le Guide de passation des marchés de Santé Canada stipule que les entrepreneurs ne doivent pas être traités comme des employés et rappelle que si l'existence d'une relation employé-employeur peut être prouvée, le Ministère pourrait être tenu responsable des demandes de pension et autres avantages. Dans un contrat de service type, l'entrepreneur doit offrir le service de la manière dont il le décide; l'État ne doit pas indiquer à l'entrepreneur comment faire le travail. Il incombe à ce dernier de déterminer la meilleure façon possible pour lui d'effectuer le travail.
  6. Les contrats contenaient expressément une clause indiquant que les dentistes sont des entrepreneurs; toutefois, la DGSPNI du Manitoba a mentionné que les circonstances entourant ces contrats de service exigeaient des mesures qui allaient au-delà de ce qui serait normalement des limites de contrôle. La DGSPNI du Manitoba n'indiquait pas au dentiste quoi faire (p. ex. les procédures à utiliser pour divers besoins des patients) ou comment le faire (p. ex. comment nettoyer ou obturer une cavité, comment préparer et insérer une couronne). En raison de la nature des marchés et des endroits où ces services sont requis, la DGSPNI du Manitoba indiquait au dentiste où il allait exercer son travail et les heures de travail. Elle l'informait aussi qu'elle avait embauché un assistant parmi les membres de la communauté où il était envoyé. De plus, la DGSPNI du Manitoba organisait les vols des dentistes, leur trouvait un hébergement dans la communauté et leur fournissait des cliniques, y compris l'équipement et les fournitures dentaires exigés pour effectuer le travail. Cette approche a été utilisée puisqu'il aurait été impossible pour un dentiste d'exploiter une clinique dentaire si, par exemple, le fauteuil dentaire, l'équipement dentaire, l'éclairage, l'électricité et l'eau n'étaient pas fournis par Santé Canada dans ces communautés éloignées. Il serait aussi impossible d'envoyer des dentistes dans les communautés éloignées si des dispositions relatives à un hébergement n'avaient pas été prises. Il est mentionné que dans les endroits où un hébergement commercial est facilement disponible, les dentistes organisent leur propre hébergement.
  7. Comme il a été mentionné précédemment, la DGSPNI du Manitoba n'indiquait pas au dentiste quoi faire ou comme le faire. Néanmoins, la nature des marchés et les endroits où les services étaient requis exigeaient l'établissement de mesures supplémentaires au nom de la DGSPNI du Manitoba. Cette dernière est consciente que cette approche peut être interprétée comme créant des relations employeur-employé, et des discussions sont tenues de façon régulière avec le personnel responsable de la passation de marchés au Manitoba afin de déterminer s'il existe des relations employeur-employé.
  8. RECOMMANDATION : L'ombudsman de l'approvisionnement recommande que Santé Canada prenne les mesures appropriées pour garantir que des relations employeur-employé ne sont pas créées lorsque des marchés sont passés pour des services dentaires, et pour s'assurer qu'il n'a pas créé des risques inutiles en dérogeant à son Guide de passation des marchés.

Certaines pratiques de la DGSPNI du Manitoba dérogent aux exigences de la politique d'approvisionnement

L'approbation du besoin global peut être exigée.

  1. La Politique sur les marchés du Conseil du Trésor définit un marché comme étant :
    … un accord conclu entre une autorité contractante et un particulier ou une entreprise, pour la fourniture d'un bien, l'exécution d'un service, la construction d'un ouvrage ou la location à bail d'un bien immobilier, moyennant une contrepartie.
  2. Selon la Politique sur les marchés, Santé Canada peut conclure un marché ou un accord contractuel pour des services sans l'approbation du Conseil du Trésor si le montant payable ne dépasse pas 2 000 000 $, y compris conclure un marché pour la prestation de services de soins dentaires aux Indiens et aux Inuits du Canada. Le point 6.22 (ligne 1) de la matrice de délégation de Santé Canada permet aux directeurs régionaux et aux directeurs généraux régionaux de signer des contrats d'une valeur d'entre 200 000 $ et 400 000 $, respectivement.
  3. La Politique sur les marchés du Conseil du Trésor précise que les ministères doivent éviter le « fractionnement des marchés », soit la pratique de diviser inutilement un besoin regroupé en plusieurs petits contrats afin de se soustraire aux contrôles sur la durée des attributions ou aux pouvoirs d'approbation des contrats. » La politique de Santé Canada relative au processus d'examen des marchés (régions) reflète cette précision en incluant le fractionnement des marchés dans ses « pratiques douteuses ou interdites » et indique ce qui suit :
    … Il importe de noter qu'une méthode d'approvisionnement ne doit pas être choisie comme moyen de contourner les règles établies quant à la passation de marchés, notamment  structurer les exigences d'une manière qui crée un « fractionnement des marchés ».
  4. Le BOA a noté que les contrats faisant l'objet d'un examen étaient évalués à plus de 400 000 $ et qu'ils avaient tous été signés au niveau approprié. Le « besoin global » annuel pour les années qui ont été examinées par le BOA était évalué entre 5,3 M $ et 7,9 M $ par an.
  5. La Politique sur les marchés du Conseil du Trésor reconnaît qu'un ministère peut avoir reçu l'approbation préalable d'un programme et du financement connexe, ce qui peut être suffisant pour que le ministère procède à l'établissement d'un contrat. La politique mentionne que l'approbation d'un programme n'emporte pas autorisation implicite de conclure des marchés et, lorsqu'un marché comporte des risques et suscite des questions importantes, il faut le faire examiner et le faire approuver par le Conseil du Trésor, y compris lorsque d'autres politiques et objectifs nationaux sont concernés. Étant donné la nature du programme de services dentaires et l'approche que la DGSPNI du Manitoba a utilisée pour passer des marchés avec les dentistes, il n'est pas clair si le besoin global annuel aurait dû être approuvé par le Conseil du Trésor avant que l'invitation à soumissionner ne soit lancée.
  6. RECOMMANDATION : L'ombudsman de l'approvisionnement recommande que Santé Canada confirme si l'approbation du Conseil du Trésor est exigée avant de publier la demande de propositions pour répondre aux besoins en services dentaires en 2015-2016.Note de bas de page 5 S'il est déterminé que l'approbation du Conseil du Trésor est exigée, Santé Canada devrait obtenir les approbations nécessaires pour l'exercice 2015-2016 et, conformément à l'alinéa 11.2.12 de la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor, obtenir du Conseil du Trésor la ratification des marchés de services dentaires attribués entre les exercices 2009-2010 et 2013-2014.

En général, les marchés concurrentiels et le meilleur rapport qualité-prix comprennent des considérations de prix.

  1. La DGSPNI du Manitoba a caractérisé les marchés comme étant « concurrentiels » dans ses rapports de divulgation proactive (depuis 2011), ainsi que dans ses documents d'approbation internes (depuis 2009). La Politique sur les marchés du Conseil du Trésor et le Guide sur la passation des marchés à l'intention des gestionnaires de centres de coûts et des administrateurs de Santé Canada offrent essentiellement la même définition d'un marché « concurrentiel ». Dans les deux politiques, un marché est considéré comme étant concurrentiel si, après avoir demandé des soumissions, la soumission offrant le prix le plus bas ou la soumission offrant le meilleur rapport qualité-prix, tel qu'il est énoncé dans les critères d'évaluation de l'invitation à soumissionner et tel qu'il est déterminé par l'autorité contractante, est acceptée. Dans le cas de ces marchés de services dentaires, il n'y avait pas de critères d'évaluation « cotés », les dentistes ne devaient  satisfaire qu'aux critères obligatoires, ce qui signifie qu'aucun dentiste n'offrait une meilleure « valeur » qu'un autre. Quoi qu'il en soit, la référence à la « soumission la plus basse » concernait le prix, qui a été établi par la DGSPNI du Manitoba une fois la proposition présentée, et qui n'a pas été proposé par les dentistes dans le cadre de leurs propositions.
  2. La Politique sur les marchés du Conseil du Trésor définit le « meilleur rapport qualité-prix » comme étant :
    …la combinaison de prix, de valeur technique et de qualité, tel que déterminée par l'autorité contractante avant l'appel d'offres et tel que prévu par les critères d'évaluation de l'appel d'offres, et qui sert de fondement à l'évaluation et à la négociation entre les acheteurs et les vendeurs pour conclure une entente en vue d'un achat et d'une vente raisonnable.
  1. La DGSPNI du Manitoba a informé le BOA qu'elle considérait les coûts globaux de ses deux options relatives à la prestation de services dentaires aux habitants des communautés des Premières Nations et des Inuits : amener le dentiste à la communauté ou amener les membres de la communauté touchés chez les dentistes à Winnipeg ou à un autre endroit à l'extérieur de leur communauté. La DGSPNI du Manitoba dit avoir  retenu l'option d'amener les fournisseurs de services aux clients, en raison du coût élevé des déplacements admissibles des clients pour voir les dentistes et de la possibilité offerte par le Cadre de travail sur le transport pour raison médicale des Services de santé non assurés d'assumer les déplacements des fournisseurs, plutôt que ceux des clients. Par conséquent, la DGSPNI du Manitoba considère que les marchés de services dentaires en question représentent collectivement le « meilleur rapport qualité-prix » pour les contribuables canadiens et fournissent les services nécessaires aux communautés.
  2. En ce qui concerne l'émission de « commandes subséquentes », il n'y avait aucune indication que le prix, et par conséquent le « meilleur rapport qualité-prix », a joué un rôle dans la détermination du jumelage d'un dentiste et d'une communauté en particulier, c'est-à-dire que les dentistes dont les taux quotidiens étaient les plus bas n'ont pas été les premiers à se voir offrir une communauté parce qu'ils étaient moins dispendieux. Seuls les dentistes qui s'étaient auto-identifiés comme étant autochtones se voyaient offrir tout type de préférence, à savoir le premier choix de la communauté où ils souhaitaient exercer, comme il est indiqué dans le contrat. Comme il a été mentionné, la DGSPNI du Manitoba déterminait la répartition du travail en se fondant sur un certain nombre de facteurs, selon la situation dans les diverses communautés.
  3. La Politique sur les marchés du Conseil du Trésor précise que :
    … l'objectif des marchés publics est de permettre l'acquisition de biens et de services … d'une manière qui contribue à accroître l'accès, la concurrence et l'équité, qui soit la plus rentable ou, le cas échéant, la plus conforme aux intérêts de l'État et du peuple canadien. Inhérente à la notion de meilleure valeur est la prise en considération de tous les coûts pertinents que suppose la vie utile de l'acquisition, pas seulement du coût initial ou du coût contractuel de base.

    et

    L'analyse nécessaire pour obtenir la meilleure valeur ne doit pas se restreindre au processus proprement dit de passation du marché; il faut commencer par planifier et évaluer les possibilités, puis poursuivre avec la définition des besoins, ce qui comprendra les critères d'évaluation et d'attribution, l'évaluation des fournisseurs, la sélection de l'entrepreneur, la préparation, la négociation, la signature et l'attribution du marché, l'administration du marché et l'évaluation de son exécution.
  4. Étant donné l'environnement contractuel dans lequel la DGSPNI du Manitoba exerce ses activités, le BOA reconnaît que cette dernière s'est efforcée d'atteindre l'objectif des marchés publics afin d'obtenir le meilleur rapport qualité-prix pour le programme global de services dentaires.

La DGSPNI du Manitoba a attribué des marchés à des soumissionnaires non conformes.

  1. Les soumissionnaires doivent satisfaire à toutes les exigences obligatoires afin d'être considérés pour l'attribution d'un marché. Le défaut de satisfaire à même un seul critère obligatoire devrait donner lieu au rejet définitif d'une soumission. Le Guide de passation des marchés de Santé Canada énonce que les « soumissions en retard ne seront pas acceptées et seront retournées non ouvertes » et que les évaluateurs doivent « … rejeter sans autre considération toutes les soumissions qui ne satisfont pas à tout critère obligatoire (c.-à-d. les soumissions non conformes) ».
  2. Dans 13 des 20 dossiers contractuels examinés, les dentistes se sont vus adjuger des marchés même si leurs propositions ne satisfaisaient pas à toutes les exigences obligatoires de l'invitation à soumissionner en question. Toutes ces propositions satisfaisaient aux critères obligatoires relatifs à la prestation des services nécessaires, c'est-à-dire la possibilité d'exercer la dentisterie au Manitoba. Toutefois, dans neuf cas, la proposition du dentiste n'a pas été reçue par la DGSPNI du Manitoba avant la date d'échéance pour la réception des soumissions. Dans sept cas  (certaines soumissions pourraient avoir été rejetées pour plus d'une raison), les dentistes n'ont pas fourni les trois références professionnelles exigées et, dans trois cas, ils n'ont pas fourni certains documents nécessaires ou rempli de façon appropriée le tableau dans lequel ils devaient indiquer les communautés où ils souhaitaient exercer.
  3. Il convient de noter qu'il n'y avait aucune indication que la DGSPNI du Manitoba a attribué un marché à qui que ce soit d'autre qu'un dentiste autorisé. Il est apparu qu'en raison du fait que la demande de services dentaires dans les communautés des Premières Nations et des Inuits était supérieure au nombre de dentistes disponibles, la DGSPNI du Manitoba a permis à des soumissions qui auraient dû être rejetées d'être considérées pour fournir à ces communautés autant de soins dentaires que possible. Si la DGSPNI du Manitoba avait besoin de souplesse en ce qui concerne la date d'échéance pour la réception des soumissions ou tout autre aspect administratif de l'invitation à soumissionner, elle aurait dû l'indiquer de façon claire dans le document d'invitation à soumissionner.
  4. RECOMMANDATION : L'ombudsman de l'approvisionnement recommande, en ce qui concerne les invitations à soumissionner futures, que la DGSPNI du Manitoba indique de façon claire les éléments qui représentent les exigences minimales essentielles pour l'achèvement réussi du travail (c.-à-d. les critères obligatoires) et celles pour lesquelles la souplesse est permise. Par exemple, les critères obligatoires pourraient être liés aux compétences dentaires et les exigences souples pourraient être liées à la date d'échéance pour la présentation des soumissions.

Le calendrier du mécanisme de surveillance de la passation de marchés peut devoir être modifié.

  1. La Politique sur les marchés du Conseil du Trésor indique qu'il incombe aux ministères et aux organismes de veiller à ce que des cadres de contrôle adéquats pour la diligence raisonnable et la gérance efficace des fonds publics soient en place et fonctionnels.
  2. L'objectif de la Directive sur la délégation des pouvoirs financiers pour les dépenses (la directive) du Secrétariat du Conseil du Trésor est de veiller à l'application de contrôles de gestion financière et opérationnelle adéquats à l'égard de la délégation de pouvoirs financiers associés au processus de dépenses. Par exemple, la personne ayant le pouvoir de conclure des marchés ne devrait pas être la même personne qui certifie la réception de biens et la prestation de services et qui détermine l'admissibilité, la vérification des comptes et la préparation des demandes de paiement ou de règlement (c.-à-d. l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques). Cette directive indique que, si le processus ou d'autres circonstances ne permettent pas de telles séparations des tâches, d'autres mesures de contrôle doivent être mises en œuvre et documentées.
  3. La directive définit les contrôles de gestion comme étant des « politiques, processus, procédures et systèmes qui permettent à un ministère de mettre en œuvre ses programmes et d'exercer ses activités, d'utiliser ses ressources de façon efficiente et efficace, de pratiquer une saine gérance, de respecter ses obligations et d'atteindre ses objectifs ».
  4. Santé Canada dispose d'un Comité de contrôle des contrats et des demandes (CCCD) qui, entre autres responsabilités, doit approuver tous les marchés évalués à plus de 10 000 $. Conformément à la politique de Santé Canada relative au processus d'examen des marchés (régions), le CCCD doit être composé du président du CCCD, du gestionnaire des approvisionnements et des contrats régionaux et, de façon ponctuelle, d'agents des ressources humaines, de conseillers des services juridiques, d'agents de la GI ou des TI, de gestionnaires et d'agents des sciences, de la passation de marchés et des techniques des directions générales et des régions, de membres de l'unité de gestion du matériel, de membres de la sécurité ou d'autres experts en la matière appropriés. Selon le Guide de référence du CCCD de Santé Canada, ce comité constitue le fondement du processus d'examen des marchés. Selon le Guide de référence, les responsabilités du CCCD consistent, par exemple, à s'assurer : que les marchés satisfont aux conditions requises conformément au Règlement sur les marchés de l'État et entrent dans le cadre du pouvoir de dépenser du Ministère; qu'il n'y a aucun fractionnement de marchés; que le fondement de l'attribution du marché est sain et que les approbations requises sont appropriées.
  5. À Santé Canada, les gestionnaires des centres de coûts (GCC) reçoivent le pouvoir de conclure des marchés et, dans le cas des 19 contrats de services dentaires signés, 11 d'entre eux étaient signés par la personne identifiée comme étant le GCC pour le besoin visé. Les huit autres contrats étaient signés par divers membres du personnel selon la valeur du marché (c.-à-d. si la valeur dépassait celle accordée dans les limites des pouvoirs du GCC, le contrat était transmis à l'échelon approprié pour signature). Dans trois cas, toutefois, la personne qui avait signé le contrat signait également en vertu de l'article 34 de la Loi sur la gestion des finances publiques relatif aux services dispensés dans le cadre de ce contrat. La directive reconnaît qu'il pourrait y avoir des circonstances qui ne permettent pas la séparation des tâches en vertu de la Loi sur la gestion des finances publiques et, par conséquent, Santé Canada se fonde sur le processus établi pour son CCCD afin de s'assurer que ses obligations en matière de contrôles de gestion sont respectées.
  6. La DGSPNI du Manitoba a fourni au BOA la piste de vérification relative à chacun des marchés et, dans chaque cas, le CCCD a donné son approbation, permettant ainsi à l'autorité appropriée de conclure un marché.
  7. Le BOA a mentionné, toutefois, que l'examen du CCCD se tenait, en général, des mois après la réception des soumissions, mais dans les jours qui suivent la date de début du marché proposé. Étant donné le peu de temps restant avant l'expiration des contrats de l'année précédente, certaines communautés des Premières Nations auraient été dépourvues de dentistes si le CCCD avait déterminé, par exemple, que les 13 propositions qui ne satisfaisaient pas aux critères administratifs obligatoires n'étaient pas admissibles à l'attribution des marchés.
  8. RECOMMANDATION : L'ombudsman de l'approvisionnement recommande qu'un processus de comité d'examen des contrats plus solide soit mis en œuvre (y compris s'assurer qu'une documentation complète sur le processus du CCCD est disponible) et que le CCCD examine le besoin global, y compris les documents de planification, avant que des soumissions soient demandées afin d'assurer le respect des politiques appropriées du Conseil du Trésor et de Santé Canada.

Absence de documentation et d'information pour les fournisseurs.

  1. L'alinéa 12.3.1 de la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor énonce ce qui suit : Les dossiers des achats doivent être établis et structurés de manière à faciliter la surveillance au moyen dune piste de vérification complète qui renferme des détails au sujet des marchés liés aux décisions et aux communications pertinentes, y compris l'identification des fonctionnaires et des autorités approuvant les marchés.
  2. Le Guide de passation des marchés de Santé Canada exige que le dossier contienne des exemplaires originaux des documents suivants pour une période de six ans après l'achèvement et le non-renouvellement du dernier contrat :
    • la demande de contrat;
    • les documents relatifs au financement (engagement);
    • la justification du fournisseur unique, le cas échéant;
    • la justification du préavis d'adjudication de contrat (PAC), le cas échéant;
    • toutes les approbations, y compris les documents du CCCD appropriés;
    • le contrat lui-même;
    • les notes, les comptes rendus et autres correspondances continues;
    • l'historique des paiements, s'il y a lieu;
    • les documents de modification et les justifications, s'il y a lieu;
    • les documents relatifs au rendement.
  3. Le Guide de passation des marchés exige également que les résultats complets de l'évaluation et les noms de tous les évaluateurs soient indiqués dans le dossier contractuel.
  4. Bien que les dossiers de l'échantillon contiennent la plupart des renseignements ci-dessus, la DGSPNI du Manitoba n'a pas pu fournir les « commandes subséquentes » originales puisque ces dernières ont été émises par voie électronique et que, selon la DGSPNI du Manitoba, des copies ne sont généralement pas conservées au dossier. Cette dernière a toutefois pu réimprimer la majorité de celles-ci pour l'examen du BOA. La DGSPNI du Manitoba considère les « commandes subséquentes » comme étant un processus administratif. Du point de vue du BOA, toutefois, les « commandes subséquentes » font partie intégrante du processus de passation de marchés puisqu'il s'agit des documents qui autorisent le dentiste à se rendre dans une communauté, à effectuer le travail à cet endroit et à faciliter le paiement et l'évaluation du rendement de l'entrepreneur. Par conséquent, les « commandes subséquentes » devraient faire partie de la documentation du dossier afin de faciliter la transparence des décisions prises.
  5. Santé Canada exige que le chargé de projet responsable de la gestion d'un marché évalue le rendement de l'entrepreneur à la fin de la période contractuelle en rédigeant un rapport d'évaluation du rendement contractuel pour tous les marchés de 10 000 $ et plus. Un rappel automatisé de l'élaboration du rapport est envoyé à l'administrateur du centre de coûts et au GCC. Aucun des dossiers ne contenait un rapport d'évaluation du rendement contractuel, même si les pistes de vérification du CCCD indiquaient qu'un rappel avait été envoyé au chargé de projet et à l'administrateur du centre de coûts dans 14 des cas. Ces pistes de vérification indiquaient aussi qu'un GCC avait approuvé ces rapports pour les cinq marchés de 2011; toutefois, rien ne se trouvait dans les dossiers de 2011 que nous avons examinés.
  6. De plus, rien dans les dossiers de l'échantillon n'indiquait qui avait effectué l'évaluation des propositions des dentistes ou comment la DGSPNI du Manitoba avait jumelé les dentistes retenus et les communautés.Note de bas de page 6 Ces éléments (évaluation, sélection et rendement des dentistes) devraient être documentés de façon claire dans le dossier.
  7. Un des problèmes initiaux soulevés auprès du BOA était que la DGSPNI du Manitoba ne fournissait pas de renseignements suffisants au sujet du processus de passation de marchés. En ne fournissant pas de renseignements suffisants aux fournisseurs, l'ouverture et la transparence du processus de passation de marchés pourraient être compromises. Après l'examen des dossiers de l'échantillon et la tenue de discussions avec les représentants de Santé Canada et de la DGSPNI du Manitoba, le BOA a jugé que le processus selon lequel la DGSPNI du Manitoba avait attribué les marchés initiaux était transparent. La DGSPNI du Manitoba a annoncé le besoin de façon ouverte, a communiqué expressément avec tous les dentistes au Manitoba et n'a pas tenté de restreindre l'accès à la possibilité de se voir adjuger un marché. Comme il a été mentionné, il semble que la DGSPNI du Manitoba ait tenté d'optimiser le nombre de dentistes en ne rejetant pas les soumissions de dentistes qui n'avaient pas respecté certains critères administratifs, même s'ils étaient obligatoires.
  8. Les services dentaires devaient être offerts (commandés) « au fur et à mesure des demandes » du chargé de projet. Les contrats des dentistes indiquaient que le nombre de jours en clinique par communauté ou emplacement dépendait des besoins de la communauté, de la disponibilité du dentiste, des installations de clinique, de l'équipement dentaire, de l'hébergement ou de la directive de l'autorité contractante. Une communauté ou un emplacement n'était pas assigné en permanence ou garanti à un dentiste en particulier. La DGSPNI du Manitoba a informé le BOA qu'elle collaborait avec les dentistes en tenant compte des circonstances personnelles des dentistes au moment de l'émission des « commandes subséquentes ». Bien qu'elle considère que les dentistes étaient conscients que la DGSPNI du Manitoba se réservait le droit de les affecter aux lieux de travail, le BOA fait remarquer que, bien qu'il n'y ait eu aucune obligation de le faire, la DGSPNI du Manitoba n'a pas échangé la justification de sa décision relative aux affectations des lieux de travail avec les dentistes. Cette justification comprenait des facteurs tels que la disponibilité de vols et d'hébergement, le fonctionnement de l'équipement de la clinique, les heures d'ouverture de la clinique, l'existence de construction et la présence d'épidémies de grippe ou d'autres épidémies.
  9. RECOMMANDATION : L'ombudsman de l'approvisionnement recommande que la DGSPNI du Manitoba tienne des dossiers d'approvisionnement complets, y compris l'ensemble de la correspondance et des documents relatifs à l'affectation et au paiement du travail, conformément aux politiques du Conseil du Trésor et de Santé Canada.

Conclusions finales

  1. Le BOA prend note et apprécie les défis auxquels la DGSPNI du Manitoba fait face dans la prestation des services dentaires nécessaires à ses clients vivant dans les communautés des Premières Nations et des Inuits. Toutefois, aussi longtemps que la DGSPNI du Manitoba offre ces services en ayant recours à des contrats, plutôt qu'à tout autre mécanisme (en dépit de ces défis) elle doit suivre les politiques d'approvisionnement pertinentes du Conseil du Trésor et de Santé Canada.
  2. Le BOA n'a rien trouvé qui pourrait donné à penser que la DGSPNI du Manitoba a abusé de ses pouvoirs ou fait quoi que ce soit d'autre que de tenter d'optimiser la quantité de soins dentaires fournis aux communautés des Premières Nations et des Inuits. Toutefois, pendant la période de l'examen, le BOA a constaté que la DGSPNI du Manitoba avait dérogé à certains éléments des politiques d'approvisionnement pertinentes du Conseil du Trésor et de Santé Canada.
  3. De plus, comme il est indiqué ci-après, le BOA a constaté que la plupart des aspects des pratiques de passation de marchés de la DGSPNI du Manitoba étaient équitables, ouverts et transparents, mais qu'il y avait toutefois certains secteurs pour lesquels le BOA recommande des mesures supplémentaires.

Équité

  1. Comme il est mentionné dans le rapport, la première étape de la DGSPNI du Manitoba dans le processus de passation de marchés était de créer un bassin de fournisseurs qualifiés en adjugeant des marchés aux dentistes qui avaient présenté des propositions en réponse aux documents d'invitation à soumissionner. Il est apparu que la DGSPNI du Manitoba a renoncé à certains critères administratifs obligatoires en vue d'obtenir autant de dentistes que possible pour les clients des Premières Nations et des Inuits. Cette renonciation, en particulier en ce qui concerne la date d'échéance pour la réception des soumissions, avantageait les dentistes dont les propositions avaient été reçues plusieurs mois parfois après la date d'échéance. Toutefois, en n'expliquant pas de façon claire cette souplesse dans le document d'invitation à soumissionner, certains dentistes pourraient ne pas avoir présenté de propositions parce qu'ils ne croyaient pas pouvoir respecter la date d'échéance, laquelle était indiquée comme étant une exigence obligatoire. En expliquant clairement cette souplesse dans le document d'invitation à soumissionner, le processus aurait été mieux perçu comme étant clair et transparent.
  2. En ce qui concerne l'émission de « commandes subséquentes », le BOA n'a pas pu déterminer si les dentistes étaient tous traités de façon égale. Cela s'expliquait par le manque de documentation sur l'affectation mensuelle des dentistes aux communautés. Nous avons constaté que les dentistes autochtones se voyaient accorder le premier droit aux emplacements de clinique privilégiés. Parmi les dossiers examinés par le BOA, trois dentistes (tous en 2009) se sont auto‑identifiés comme étant autochtones et, dans tous les cas, ces dentistes ont été affectés à leurs communautés privilégiées pour toutes les semaines, sauf cinq, de 2009.

Ouverture

  1. Le BOA considère que la DGSPNI du Manitoba a annoncé le besoin d'une manière équitable et ouverte, en particulier en communiquant avec chaque dentiste inscrit au Manitoba. Conformément au Guide de passation de marchés de Santé Canada, pour les marchés concurrentiels non soumis aux accords commerciaux, la période de soumission devrait être d'au moins quinze (15) jours civils. Les marchés visés par l'examen n'étaient pas soumis aux accords commerciaux. Comme il a été indiqué précédemment, le temps alloué aux dentistes pour commander les documents d'invitation à soumissionner et présenter par la suite une proposition dépassait les directives de Santé Canada.

Transparence

  1. Comme il est précisé ci-dessus, la DGSPNI du Manitoba n'a pas suivi un certain nombre d'exigences des politiques d'approvisionnement et de passation de marchés. Par exemple, le manque de documentation concernant l'évaluation des propositions et l'émission des « commandes subséquentes » rend difficile pour la DGSPNI du Manitoba de démontrer qu'elle a suivi de façon appropriée toutes les politiques et les procédures pertinentes.
  2. Selon la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor, la DGSPNI du Manitoba a le devoir et l'obligation de maintenir une documentation des communications et des décisions prises pendant le processus d'approvisionnement. Cette documentation permet de vérifier que le processus d'approvisionnement a été réalisé conformément aux principes d'équité, d'ouverture et de transparence, et d'appuyer les décisions prises. Le défaut de tenir les documents appropriés vient à l'encontre de la politique sur les marchés.

Recommandations

Les recommandations qui suivent apparaissent tout au long du rapport à la suite des sections pertinentes :

  1. L'ombudsman de l'approvisionnement recommande que Santé Canada prenne les mesures appropriées pour garantir que des relations employeur-employé ne sont pas créées lorsque des marchés sont passés pour des services dentaires, et pour s'assurer qu'il n'a pas créé des risques inutiles en dérogeant à son Guide de passation des marchés.
  2. L'ombudsman de l'approvisionnement recommande que Santé Canada confirme si l'approbation du Conseil du Trésor est exigée avant de publier la demande de propositions pour le besoin de services dentaires de l'exercice 2015-2016.Note de bas de page 7 S'il est déterminé que l'approbation du Conseil du Trésor est exigée, Santé Canada devrait obtenir les approbations nécessaires pour l'exercice 2015-2016 et, conformément à l'alinéa 11.2.12 de la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor, obtenir du Conseil du Trésor la ratification des marchés de services dentaires attribués entre les exercices 2009-2010 et 2013-2014.
  3. L'ombudsman de l'approvisionnement recommande que, dans les invitations à soumissionner futures, la DGSPNI du Manitoba explique de façon claire les éléments qui constituent des exigences minimales essentielles à l'achèvement réussi du travail (c.-à-d. les critères obligatoires) et ceux pour lesquels la souplesse est permise. Par exemple, les critères obligatoires pourraient être liés aux compétences dentaires et les exigences souples pourraient être liées à la souplesse de la date d'échéance pour la présentation des soumissions.
  4. L'ombudsman de l'approvisionnement recommande qu'un processus de comité d'examen des contrats plus solide soit mis en œuvre (y compris s'assurer qu'une documentation complète sur le processus du CCCD est disponible) et que le CCCD examine le besoin global, y compris les documents de planification, avant que des soumissions soient demandées afin d'assurer le respect des politiques appropriées du Conseil du Trésor et de Santé Canada.
  5.  L'ombudsman de l'approvisionnement recommande que la DGSPNI du Manitoba tienne des dossiers d'approvisionnement complets, y compris l'ensemble de la correspondance et des documents relatifs à l'affectation et au paiement du travail, conformément aux politiques du Conseil du Trésor et de Santé Canada.

Point de vue ministériel

  1. Conformément à l'article 5 du Règlement, l'ombudsman de l'approvisionnement a donné à Santé Canada l'occasion de commenter les recommandations proposées et les raisons s'y rapportant. Les observations de Santé Canada ont été prises en considération dans la finalisation du présent examen.

Notes de bas de page

Note de bas de page 1

Comme il en sera discuté plus loin dans le rapport, les taux quotidiens sont établis par la DGSPNI du Manitoba dans le cadre de son mécanisme visant à assurer la productivité.

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Note de bas de page 2

La Politique sur les marchés du Conseil du Trésor énonce ce qui suit : « Le recours aux médias électroniques permet d'informer instantanément les fournisseurs de la possibilité de soumissionner et facilite la présentation des offres par les parties intéressées. Cette méthode est particulièrement indiquée lorsqu'il faut passer sans délai un marché concurrentiel. Selon les circonstances, cette méthode de recherche de fournisseurs peut être complétée par des méthodes plus traditionnelles, telles que le recours aux journaux et aux publications spécialisées pour annoncer l'appel d'offres, et par l'utilisation de listes de fournisseurs lorsque, de l'avis de l'autorité contractante, elles sont nécessaires pour garantir une concurrence satisfaisante. »

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Note de bas de page 3

La Grille régionale des soins dentaires du Programme régional des Services de santé non assurés (Manitoba) de Santé Canada est utilisée par tous les dentistes qui offrent une assurance des soins dentaires aux termes du Programme des Services de santé non assurés de Santé Canada pour les Premières Nations et les Inuits. Pour les dentistes liés par contrat, la Grille constitue le fondement pour l'évaluation des procédures dentaires effectuées sur place dans les communautés des Premières Nations.

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Note de bas de page 4

En 2012, on comptait 16 niveaux de tarifs quotidiens, allant de 1 000 $ à 1 375 $. Si son taux de productivité s'élevait à plus de 125 % pour le contrat de 2011, le dentiste pouvait obtenir une augmentation d'au plus deux niveaux par rapport à 2011. Il y avait aussi un taux quotidien de 980 $ pour les nouveaux entrepreneurs possédant moins de 12 mois d'expérience et un « niveau spécial » de 750 $ pour les dentistes dont le taux de productivité était inférieur à 45 %. Si un dentiste du « niveau spécial » n'atteignait pas un taux de productivité de 55 %, il pouvait se voir offrir un taux inférieur à 750 $ ou n'obtenir aucun contrat.

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Note de bas de page 5

Au moment de la publication du présent rapport, la DGSPNI du Manitoba avait déjà lancé des invitations à soumissionner pour le besoin de 2014-2015.

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Note de bas de page 6

Le seul aperçu que le BOA et les dentistes ont de la façon dont le travail pouvait être réparti est que, pour la période de l'examen, les dentistes autochtones se sont vus accorder le premier droit aux emplacements de clinique privilégiés.

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Note de bas de page 7

Au moment de la publication du présent rapport, la DGSPNI du Manitoba avait déjà lancé des invitations à soumissionner pour le besoin de 2014-2015.

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