Rapport annuel de l’ombudsman de l’approvisionnement 2019-2020

Nous écoutons. Nous établissons des liens. Nous réglons les problémes.

Courrier :
Bureau de l’ombudsman de l’approvisionnement
400-410 avenue Laurier Ouest Ottawa, ON  K1R 1B7
Numéro sans frais :
1-866-734-5169
Numéro de téléimprimeur :
1-800-926-9105
Adresse courriel :
ombudsman@boa-opo.gc.ca
Twitter :
@BOA_Canada
Numéro de catalogue :
P110-1F-PDF
Numéro international normalisé des publications en série (ISSN) :
1928-6333

Lettre à la ministre des Services publics et de l’Approvisionnement

Madame la Ministre,

C’est pour moi un honneur de présenter, conformément au paragraphe 22.3(1) de la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux, le rapport annuel de l’ombudsman de l’approvisionnement pour l’exercice 2019-2020, qui s’est déroulé du 1er avril 2019 au 31 mars 2020.

Je vous prie d’agréer, Madame la Ministre, mes salutations distinguées.

Alexander Jeglic

Ombudsman de l’approvisionnement
Ottawa, le 31 juillet 2020

Sur cette page

  1. 1. Message de l’ombudsman de l’approvisionnement
    1. Le point sur les priorités
    2. Le point sur les modifications réglementaires
    3. À nos intervenants
  2. 2. Évolution du rôle de l’ombudsman
    1. Ombudsman – mot compliqué, sens simple
    2. Le bureau de l’ombudsman de l’approvisionnement
    3. Liaison avec nos intervenants
  3. 3. Soutien à la communauté des fournisseurs
  4. 4. Diversification de la chaîne d’approvisionnement du gouvernement fédéral
  5. 5. Renforcement de la communauté de l’approvisionnement fédéral
  6. 6. Mobilisation de la communauté des ombudsmans
  7. 7. Établissement d’une présence à travers le Canada
  8. 8. 2019–20 en chiffres
  9. 9. Les dix principaux problèmes – Ce que nous avons entendu
  10. 10. Comment nous aidons
    1. Nous offrons des services de règlement des différends pour les contrats fédéraux
    2. Nous examinons les plaintes des fournisseurs
    3. Nous examinons les pratiques d’approvisionnement
  11. 11. Un mot sur notre engagement envers vous
  12. Annexe A

1. Message de l’ombudsman de l’approvisionnement

Alexander Jeglic

En rétrospective, 2019-2020 a été une année exceptionnelle. Le coronavirus a presque tout transformé dans notre vie, de la façon dont nous socialisons avec nos amis et notre famille à la façon dont nous utilisons la technologie pour travailler à la maison. Je tiens à remercier tous les travailleurs de première ligne qui ont mis à risque leur propre sécurité pour nous aider à traverser cette crise, les spécialistes de l’approvisionnement qui ont lancé l’appel en vue de l’acquisition des biens et services dont nous avons impérieusement besoin, et les milliers d’entreprises canadiennes (fournisseurs) qui ont répondu à cet appel.

Du point de vue de l’approvisionnement, des circonstances exceptionnelles peuvent exiger une application plus large du pouvoir discrétionnaire dans l’intérêt de la rapidité. N’empêche, il n’en demeure pas moins impératif de veiller à la transparence du processus. Dans de telles circonstances, les Canadiens doivent avoir l’assurance que leur gouvernement exerce une gestion responsable des fonds publics, et la transparence est le moyen de la garantir. Les spécialistes de l’approvisionnement devraient, comme toujours, documenter leurs dossiers avec diligence afin que leurs décisions puissent résister à l’examen du public.

“Alors que nous nous adaptons aux nombreux changements qui se produisent dans le domaine de l’approvisionnement, y compris de l’approvisionnement électronique, de la gestion du rendement des fournisseurs et du renouvellement des politiques, je demeure déterminé à faire tout en mon pouvoir afin d’assurer l’équité, l’ouverture et la transparence du processus d’approvisionnement fédéral.”

La pandémie de la COVID-19 a fait ressortir le besoin de simplifier un processus d’approvisionnement trop lourd, un problème souvent soulevé par nos intervenants. En cette période où les acheteurs et les fournisseurs unissent leurs efforts pour s’attaquer à un problème urgent de santé publique, il devient particulièrement de mise de s’assurer que leur travail n’est pas entravé inutilement.

Alors que nous nous adaptons aux nombreux changements qui se produisent dans le domaine de l’approvisionnement, y compris de l’approvisionnement électronique, de la gestion du rendement des fournisseurs et du renouvellement des politiques, je demeure déterminé à faire tout en mon pouvoir afin d’assurer l’équité, l’ouverture et la transparence du processus d’approvisionnement fédéral.

Mon bureau a réalisé des progrès importants dans un certain nombre de domaines clés en 2019-2020, qui sont décrits plus en détail dans le présent rapport. Nous avons poursuivi notre collaboration avec les fournisseurs et les ministères fédéraux pour faciliter la résolution des problèmes en prêtant assistance et en proposant des solutions pratiques. Cette approche coopérative est conforme au ton que je me suis efforcé d’établir avec nos intervenants, car je crois qu’elle aboutit aux solutions les plus efficaces qui soient aux problèmes et aux différends liés à l’approvisionnement.

Le point sur les priorités

Au cours de la dernière année, mon équipe et moi avons continué d’axer nos efforts sur les 4 priorités que j’ai établies au début de mon mandat, en avril 2018. Voici quelques points saillants des progrès réalisés dans ces domaines.

Simplification

La nature inutilement complexe du processus d’approvisionnement fédéral est une question que soulèvent régulièrement les fournisseurs et les ministères fédéraux. Cette complexité est une source constante de frustration et crée des obstacles trop lourds à la passation de marchés avec le gouvernement fédéral. Étant donné qu’il s’agit d’un problème de grande envergure qui exige un engagement soutenu, j’encourage fortement les ministères fédéraux à travailler de concert pour trouver d’autres moyens de simplifier et de rationaliser le processus. Cette volonté peut exiger un degré plus élevé de tolérance au risque, l’intégration d’une souplesse accrue dans le processus et l’élimination des exigences inutiles dans les critères obligatoires et cotés. L’inclusion de critères inutiles dans les appels d’offres uniquement parce qu’ils ont été inclus dans le passé et l’adoption d’une approche de tolérance zéro à l’égard des risques liés aux marchés publics n’est pas la voie à suivre. Le fardeau qui pèse actuellement sur les fournisseurs et les ministères ne sera allégé qu’une fois que des mesures délibérées auront été prises pour apporter des changements significatifs et permanents.

Pour notre part, mon équipe et moi avons continué de proposer des solutions pratiques pour régler des problèmes précis. Nous cernons ces problèmes dans le cadre de nos examens des pratiques d’approvisionnement, qui sont en grande partie choisis en fonction de la liste des dix principaux problèmes liés à l’approvisionnement fédéral. Il s’agit d’une liste que nous dressons chaque année en fonction des problèmes les plus souvent soulevés par nos intervenants.

Les examens des pratiques d’approvisionnement des ministères effectués par mon bureau comprennent maintenant une section consacrée à la simplification afin de recenser les bonnes pratiques et de cerner les possibilités d’amélioration. Un exemple récent d’une bonne pratique que nous avons retenue est l’utilisation de documents et de processus d’invitation à soumissionner normalisés pour alléger le fardeau des fournisseurs. Si chaque ministère utilise des documents et des processus d’invitation à soumissionner uniques, le fardeau des fournisseurs augmente considérablement, particulièrement pour ceux qui fournissent le même bien ou service à plusieurs ministères. L’utilisation de documents et de processus normalisés réduit le coût d’établissement des soumissions pour les fournisseurs, ce qui peut entraîner une réduction des prix proposés aux ministères. Un autre exemple de simplification est l’utilisation d’un ensemble de documents d’évaluation pour veiller à ce que toutes les évaluations soient menées de façon uniforme afin que les fonctionnaires du Ministère n’aient pas à appliquer un processus différent chaque fois qu’ils participent à un approvisionnement. Ces exemples démontrent que les fournisseurs et les ministères peuvent profiter des mesures prises pour simplifier le processus d’approvisionnement. Mon bureau publie ces examens sur notre site Web afin que tous les ministères fédéraux puissent accéder à l’information et mettre en oeuvre des améliorations au sein de leur propre organisation.

Photo d’un groupe de personnes

Transparence

Depuis le début de mon mandat, j’ai augmenté le nombre de documents publiés en ligne afin d’être le plus transparent possible sur le travail que nous accomplissons. Notre Plan quinquennal d’examen des pratiques d’approvisionnement (2018-2023) et un examen de conformité effectué par une firme d’audit externe peuvent maintenant être consultés sur notre site Web. L’examen a permis d’évaluer la conformité du Bureau de l’ombudsman de l’approvisionnement (BOA) aux articles pertinents de la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux et du Règlement concernant l’ombudsman de l’approvisionnement (le Règlement). L’examen de conformité a permis de conclure que le BOA dispose d’un ensemble solide de processus et de pratiques pour appuyer la conformité aux autorisations législatives. De plus, l’examen a suggéré que le BOA adopte un mécanisme sécurisé de transfert électronique de fichiers et envisage de tenir des réunions officielles pour examiner l’incidence des recommandations du BOA sur les opérations gouvernementales. Nous procédons actuellement à la mise en oeuvre de ces 2 recommandations. L’examen a également permis de constater que l’efficacité du BOA est souvent limitée en raison de la nature volontaire de la collaboration ministérielle, en particulier notre incapacité d’obliger les ministères à produire les documents pertinents.

Approfondissement et partage des connaissances

En 2018-2019, le BOA a lancé une initiative d’approfondissement et de partage des connaissances (APC) pour aider nos intervenants à mieux comprendre des principaux problèmes de l’approvisionnement fédéral. Les sujets abordés cette année-là étaient les mécanismes de résolution des différends pour la gestion du rendement des fournisseurs et les contrats de faible valeur. Ces 2 rapports sont publiés sur notre site Web et ont fait l’objet de nombreuses présentations et discussions au cours de la dernière année avec les fournisseurs et les ministères fédéraux.

En 2019-2020, nous avons lancé 3 nouvelles études aux fins de l’APC : les paiements en retard, l’approvisionnement social et l’approvisionnement d’urgence. De plus amples renseignements sur ces études sont fournis plus loin dans le présent rapport.

Par la publication d’études aux fins de l’APC, le BOA a l’intention de partager les connaissances et de fournir des conseils utiles aux fournisseurs et aux ministères fédéraux.

Augmentation de l’utilisation des services de règlement des différends

Je suis d’avis que le gouvernement du Canada devrait faire preuve de transparence en ce qui concerne les mécanismes de recours dont disposent les fournisseurs en cas de différend au sujet des modalités d’un contrat fédéral. Ainsi, j’ai écrit aux administrateurs généraux de 83 ministères fédéraux en 2018-2019 pour leur demander d’ajouter une clause à leurs contrats avec les fournisseurs faisant référence aux services de règlement des différends du BOA. La réponse à la demande a été positive. En 2019-2020, mon bureau a travaillé directement avec les intervenants pour faire avancer cette initiative importante.

Malheureusement, ce ne sont pas tous les ministères qui ont donné suite à ma demande. J’écrirai de nouveau aux administrateurs généraux en 2020-2021 pour leur rappeler d’inclure ce genre de clauses dans leurs contrats. Si les ministères veulent faire preuve de transparence et informer les fournisseurs des mécanismes de recours, comme les services de règlement des différends du BOA, le meilleur endroit pour le faire est certes dans le corps du contrat lui-même.

Mon bureau a également pris des mesures pour rendre notre processus de règlement des différends aussi simple et accessible que possible. Nous avons publié un guide « À quoi s’attendre » d’une page sur notre site Web pour fournir des renseignements clairs et concis sur le processus. Nous avons également entrepris l’examen des options pour offrir des services de médiation en ligne afin de réduire les coûts et d’accroître l’accessibilité pour les parties qui devraient autrement se déplacer pour participer à une séance de médiation.

« Si les ministères veulent faire preuve de transparence et informer les fournisseurs des mécanismes de recours, comme les services de règlement des différends du BOA, le meilleur endroit pour le faire est certes dans le corps du contrat lui-même ».

Le point sur les modifications réglementaires

Comme je l’ai mentionné dans mon rapport annuel précédent, le Règlement actuel limite la valeur et l’efficacité de mon bureau dans au moins 2 domaines clés :

  1. Il m’empêche de recommander une rémunération supérieure à 10 % de la valeur du contrat lorsque la plainte porte sur l’attribution d’un contrat. Mon bureau est l’une des seules voies de recours disponibles aux fournisseurs canadiens qui se plaignent de l’attribution de contrats de moins de 26 400 $ pour des biens et de 105 700 $ pour des services. Par conséquent, la rémunération maximale qu’ils peuvent recevoir est de 2 640 $ et de 10 570 $, respectivement. Ces montants limités ne reflètent souvent pas le temps et les efforts consacrés à la préparation et à la soumission d’une plainte auprès de mon bureau, ni le coût de la préparation et de la soumission de l’offre.
  2. Le Règlement ne me donne pas le pouvoir d’obliger les ministères fédéraux à fournir la documentation nécessaire pour examiner les plaintes des fournisseurs et les pratiques d’approvisionnement ministérielles. Sans ce pouvoir, mon bureau ne peut examiner que les renseignements qui sont communiqués volontairement par le ministère concerné. Cette limite pose des défis importants par rapport aux principes d’équité, d’ouverture et de transparence, lesquels sont les fondements de la création du poste d’ombudsman de l’approvisionnement.

Compte tenu de ce qui précède, je propose les 2 modifications suivantes au Règlement :

  1. Permettre à l’ombudsman de l’approvisionnement de recommander une indemnisation correspondant à plus de 10 % de la valeur du contrat, jusqu’à concurrence du montant des pertes de profits réelles subies par un plaignant
  2. Permettre à l’ombudsman de l’approvisionnement d’obliger les ministères à fournir la documentation nécessaire pour que le Bureau de l’ombudsman de l’approvisionnement puisse examiner les plaintes des fournisseurs et les pratiques d’approvisionnement ministérielles

J’estime que ces changements sont nécessaires pour améliorer la valeur et l’efficacité de mon bureau et je continuerai de faire pression pour qu’ils soient mis en oeuvre.

À nos intervenants

En cette période où nous devons composer avec les nombreux changements dans le paysage de l’approvisionnement, y compris ceux découlant de la pandémie de la COVID-19, je tiens à réaffirmer mon engagement à vous aider. L’année à venir sera difficile et des problèmes surgiront sans aucun doute. Lorsque ce sera le cas, je vous prie de communiquer avec mon bureau. Nous serons prêts, comme toujours, à vous aider à régler ces problèmes.

Cordialement,

Alexander Jeglic
Ombudsman de l’approvisionnement

2. Évolution du rôle de l’ombudsman

Ombudsman – mot compliqué, sens simple

Dans le contexte du gouvernement fédéral, un ombudsman est un fonctionnaire qui agit à titre d’intermédiaire impartial entre le public et le gouvernement du Canada. En termes plus simples, un ombudsman travaille avec les deux parties pour les aider à résoudre les problèmes. En un mot, un ombudsman « aide ».

Six figurines en bois, chacune reliée à une septième figurine en bois située au centre du groupe.

Le Bureau de l’ombudsman de l’approvisionnement

Notre mission

Nous promouvons l’équité, l’ouverture et la transparence dans l’approvisionnement fédéral.

Notre mandat

La Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux confère à l’ombudsman de l’approvisionnement le pouvoir d’exercer son mandat comme suit :

  • Examiner les pratiques d’approvisionnement : Examiner les pratiques des ministères fédéraux en matière d’acquisition de biens et de services afin d’en évaluer l’équité, l’ouverture et la transparence, et formuler des recommandations appropriées au ministère concerné
  • Examiner les plaintes – attribution de contrat : Examiner les plaintes concernant l’attribution d’un contrat pour l’acquisition de biens de moins de 26 400 $ et de services de moins de 105 700 $, lorsque les critères de l’Accord de libre-échange canadien s’appliqueraient autrement
  • Examiner les plaintes relatives à l’administration d’un contrat : Examiner les plaintes relatives à l’administration d’un contrat pour l’acquisition de biens ou de services, peu importe la valeur monétaire
  • Offrir un service de règlement extrajudiciaire des différends : Veiller à ce qu’un processus de règlement extrajudiciaire des différends soit prévu pour les contrats fédéraux, peu importe leur valeur monétaire, si les parties au contrat acceptent d’y participer

“En bref, nous aidons à résoudre les problèmes et les différends liés aux contrats entre les fournisseurs canadiens et le gouvernement du Canada.”

Notre rôle en évolution

Pour l’avenir, nous voulons être encore plus à l’écoute des fournisseurs et des ministères fédéraux qui communiquent avec nous, et plus efficaces pour promouvoir l’équité, l’ouverture et la transparence dans l’approvisionnement fédéral. Pour remplir notre mandat avec succès, nous devons jouer le rôle d’enquêteur dans certains cas et de médiateur dans d’autres. Ces deux rôles exigent que nous soyons perçus comme une organisation indépendante et crédible qui mène ses activités sans ingérence réelle ou perçue. En gardant cela à l’esprit, nous continuons d’examiner les modèles et les structures de gouvernance existants d’organisations semblables au Canada afin d’évaluer la façon dont elles réussissent à s’acquitter le plus efficacement possible de leur mandat.

Liaison avec nos intervenants

En tant que tiers intermédiaire, nous sommes bien placés pour établir des liens entre les fournisseurs et les ministères fédéraux, ce que nous faisons sur une base régulière. En 2018-2019, nous avons mis en oeuvre 2 initiatives clés, soit Approfondissement et partage des connaissances et Diversification de la chaîne d’approvisionnement du gouvernement fédéral, laquelle nous soulignons dans la section 4 du présent rapport. Elles ont été conçues pour relier les bonnes personnes et partager des renseignements utiles. Nous espérons que ces initiatives contribueront à créer un changement positif dans le processus d’approvisionnement fédéral.

Approfondissement et partage des connaissances

Nous demeurons déterminés à faire progresser la recherche sur des sujets importants pour les intervenants dans le processus d’approvisionnement fédéral. Pour choisir les sujets, nous tenons compte des nouvelles tendances, des changements législatifs, des priorités du gouvernement ainsi que de la nature et de la fréquence des problèmes qui sont portés à notre attention par les fournisseurs et les ministères fédéraux.

Les études comprennent :

  • Des analyses documentaires détaillées
  • Des analyses des cadres réglementaires et stratégiques aux échelons fédéral, provincial/ territorial et municipal
  • Des entrevues en personne
  • Des analyses des données saisies par notre bureau, y compris notre liste annuelle des dix principaux problèmes liés à l’approvisionnement fédéral

En 2019-2020, nous avons essentiellement achevé 3 études :

  1. Paiements en retard
  2. Approvisionnement social
  3. Approvisionnement d’urgence

Les 3 rapports seront publiés sur notre site Web.

Étalage de clous dispersés sur un mur, reliés par une seule corde.
  1. Paiements en retard
    Tant en 2018-2019 qu’en 2019-2020, les paiements en retard figuraient sur notre liste annuelle des dix principaux problèmes liés à l’approvisionnement fédéral. Cette étude vise à aider nos intervenants à comprendre comment le concept des paiements en retard est perçu différemment par les fournisseurs et les ministères fédéraux, et à explorer certaines des causes profondes des paiements en retard. Plus important encore, elle souligne les mesures que les deux parties peuvent prendre pour s’assurer que les factures sont reçues et payées en temps voulu. Nous espérons qu’une meilleure compréhension des problèmes entourant les paiements en retard, conjuguée à la mise en oeuvre de mesures d’atténuation, contribuera à réduire le nombre et la durée des retards dans les paiements dans le processus d’approvisionnement fédéral.
  2. Approvisionnement social
    L’approvisionnement social peut être défini de diverses façons. De façon générale, il s’agit d’une pratique internationale de plus en plus répandue qui consiste à utiliser l’approvisionnement pour atteindre des objectifs stratégiques sociaux, économiques et de développement de la main-d’oeuvre. Cette étude donne un aperçu des facteurs clés de réussite pour les organisations qui cherchent à adopter des pratiques d’approvisionnement social, en particulier en ce qui concerne l’accroissement de la diversité des fournisseurs et l’intégration des avantages du développement de la main-d’oeuvre dans leurs processus d’approvisionnement. Elle souligne également pourquoi des facteurs comme l’obtention d’un soutien de la haute direction, l’établissement d’une approche relative à la certification et la mise en oeuvre d’un cadre de collecte de données solide sont essentiels à la réussite. Comme l’approvisionnement social englobe un large éventail d’objectifs et de stratégies, nous prévoyons mener d’autres recherches sur ce sujet à l’avenir.
  3. Approvisionnement d’urgence
    Nous avons entrepris cette étude en mars 2020, durant la pandémie de la COVID-19, afin d’examiner l’utilisation des pratiques d’approvisionnement d’urgence lors de catastrophes passées, au Canada et à l’étranger, et de déterminer si des leçons peuvent être tirées de ces expériences et appliquées à des situations semblables à l’avenir. L’étude cerne les pratiques d’approvisionnement efficaces, comme l’augmentation des pouvoirs délégués de dépenser et de la limite quant à la passation de marchés non concurrentiels, et examine les risques associés à ces approches. Elle souligne également pourquoi il est essentiel de disposer d’un cadre pour assurer la cohérence et l’ordre dans un environnement souvent urgent et chaotique.

3. Soutien à la communauté des fournisseurs

Compte tenu de notre mandat national, nous avons participé à de nombreux événements axés sur les fournisseurs partout au pays en 2019-2020 afin de mieux faire connaître nos services et d’offrir aux fournisseurs une plateforme pour partager leurs expériences en faisant affaire avec le gouvernement fédéral ou en tentant de le faire. Nous savons que le processus n’est pas toujours simple et qu’il est important que les fournisseurs aient l’occasion de se faire entendre et comprendre. Nous recueillons la rétroaction des fournisseurs à des fins multiples, y compris la sélection des sujets à examiner, ainsi que la compilation de notre liste annuelle des dix principaux problèmes liés à l’approvisionnement fédéral, ce qui nous aide à élaborer des solutions pratiques à ces problèmes. Nous avons également rencontré un certain nombre de députés, nouveaux et réélus, pour les informer de nos services dans le cas où l’un des fournisseurs dans leur circonscription soulève un problème concernant l’approvisionnement fédéral.

Lorsque les fournisseurs communiquent avec notre bureau, nous prenons toutes les mesures nécessaires pour leur venir en aide. Nous travaillons souvent avec le fournisseur et le ministère pour les aider à trouver une solution rapide et informelle à un problème qu’ils sont incapables de régler entre eux. C’est ce que nous appelons la navette diplomatique. En termes simples, nous communiquons « aller et retour » avec le fournisseur et le ministère autant de fois que nécessaire pour rétablir la communication, aider chaque partie à comprendre le point de vue de l’autre et résoudre le problème. Par exemple, si un fournisseur n’a pas été payé pour les services rendus et n’a pas été en mesure de régler le problème, nous communiquerons avec le ministère en son nom, déterminerons la raison du retard et collaborerons avec les parties pour assurer le paiement le plus tôt possible. Dans certains cas, nous fournissons des instructions étape par étape sur la façon de déposer une plainte ou de demander des services de règlement des différends. Dans d’autres cas, nous renvoyons les fournisseurs au Tribunal canadien du commerce extérieur ou au Bureau des petites et moyennes entreprises. Il s’agit d’organisations qui peuvent être en mesure d’enquêter sur les plaintes relatives à l’approvisionnement ou de fournir des conseils sur la façon d’obtenir des contrats du gouvernement, respectivement. Dans tous les cas, nous faisons tout notre possible pour aider à résoudre le problème.

4. Diversification de la chaîne d’approvisionnement du gouvernement fédéral

Nous avons tenu notre premier Sommet sur la diversification de la chaîne d’approvisionnement du gouvernement fédéral à Ottawa en mars 2019. Notre objectif était de mettre en contact des propriétaires d’entreprise canadiens sous-représentés avec des représentants de programmes du gouvernement fédéral et d’organisations du secteur privé qui pouvaient expliquer le processus d’approvisionnement fédéral et aider à accéder aux occasions d’affaires. La réaction positive des participants a démontré la valeur d’organiser des sommets de ce genre. Cela dit, nous savions qu’il était possible de faire davantage pour répondre aux besoins continus des propriétaires d’entreprise de la diversité en leur fournissant des renseignements plus pratiques pour les aider à améliorer leurs chances d’obtenir des contrats fédéraux.

En mars 2020, nous avons tenu notre deuxième Sommet sur la diversification de la chaîne d’approvisionnement du gouvernement fédéral à Toronto. En élargissant le programme d’une demi-journée offert à Ottawa, nous avons lancé un programme d’une journée complète qui comprenait des présentations, des discussions en groupe et des ateliers pratiques axés sur l’acquisition de compétences pratiques et l’obtention d’une assistance. La ministre des Services publics et de l’Approvisionnement, l’honorable Anita Anand, a ouvert le Sommet par un discours-programme. Le reste de la matinée a mis l’accent sur les développements positifs des secteurs public et privé en vue de diversifier la chaîne d’approvisionnement fédéral. Nous voulions nous assurer que les groupes pour lesquels divers programmes, services et initiatives ont été mis en place connaissent leur existence et en bénéficient. Il s’agissait de réunir les bonnes personnes dans la même pièce et de partager de l’information au sujet de ces programmes avec le public cible.

Sommet sur la diversification de la chaîne d’approvisionnement du gouvernement fédéral

Le Sommet a également été une tribune d’échanges ouverts, francs et constructifs entre les représentants fédéraux, le secteur privé et les propriétaires d’entreprise sous-représentés. Dans l’après-midi, les participants ont assisté à des ateliers pratiques conçus pour les aider à s’y retrouver dans le processus d’approvisionnement fédéral, qui peut être complexe et lourd sur le plan administratif. Un des ateliers présentés par Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) a aidé les participants à comprendre le processus d’obtention d’une habilitation de sécurité, une étape nécessaire pour de nombreux fournisseurs qui veulent faire affaire avec le gouvernement du Canada. Nous avons également invité les propriétaires d’entreprise qui ont réussi à obtenir des contrats fédéraux à partager leur histoire, y compris les principaux facteurs de leur succès et les leçons qu’ils ont apprises en cours de route.

Étant donné que le Sommet a attiré 350 participants de la région du Grand Toronto et d’ailleurs, nous prévoyons accueillir notre troisième Sommet sur la diversification de la chaîne d’approvisionnement du gouvernement fédéral dans un proche avenir. Nous examinerons attentivement les commentaires positifs et constructifs des participants afin de nous assurer que nous répondons à leurs besoins et à leurs attentes.

Deux participants en discussion à un kiosque

5. Renforcement de la communauté de l’approvisionnement fédéral

Au-delà de nos principales activités liées à notre mandat, nous échangeons régulièrement de l’information, des connaissances et des solutions pratiques avec des spécialistes de l’approvisionnement de partout au Canada. Cela fait partie de notre engagement continu à renforcer la communauté, un travail jugé nécessaire par nos intervenants.

En 2019-2020, nous avons échangé de l’information lors d’un certain nombre d’événements, y compris l’atelier régional de l’Institut canadien d’approvisionnement et de gestion du matériel (ICAGM) à Halifax, le forum annuel du Conseil canadien des marchés publics à Toronto et les réunions du Conseil consultatif des clients (Programme des approvisionnements, SPAC) à Ottawa. Nous avons également rencontré des représentants de la Chaîne d’approvisionnement Canada à Toronto et des équipes d’approvisionnement gouvernementales dans plusieurs villes, dont Edmonton, Saskatoon, Winnipeg, St. John’s et Fredericton. L’objectif de la mobilisation des intervenants lors de ces événements est simple : nous écoutons, nous partageons l’information et nous aidons. Nous en apprenons davantage sur les problèmes auxquels ces intervenants font face dans leur rôle d’acheteurs, alors nous pouvons partager cette information avec les principaux décideurs fédéraux. Nous les informons de nos services de règlement des différends au cas où ils auraient besoin de notre aide. Par ailleurs, nous les informons des problèmes qui sont portés à notre attention par les fournisseurs afin qu’ils puissent mieux comprendre l’impact du système d’approvisionnement fédéral sur les entreprises canadiennes.

Une participante pose une question

Conformément à notre engagement de contribuer au perfectionnement des spécialistes de l’approvisionnement, nous avons également participé à plusieurs activités d’apprentissage en 2019-2020. Nous avons donné des présentations dans la région de la capitale nationale (RCN) – une aux nouvelles recrues à la « journée d’intégration » du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada (SCT) et une autre aux spécialistes de l’approvisionnement inscrits au Programme de perfectionnement des agents internes de SPAC. Nous avons également présenté un exposé dans le cadre d’un cours de formation régional conjoint de l’École de la fonction publique du Canada et de l’ICAGM à Halifax. Nous participons à ce genre d’événements parce que nos intervenants nous ont dit qu’il y avait un besoin continu de recrutement, de formation et de perfectionnement des compétences dans la communauté. Plus les spécialistes de l’approvisionnement ont d’information et de connaissances, mieux ils seront outillés pour réussir.

Nous avons également continué de collaborer avec le SCT en 2019-2020 afin d’attirer des candidats exceptionnels dans la fonction publique fédérale pour combler des postes dans le secteur de l’approvisionnement. Nous avons entrepris cette collaboration en 2018-2019 à l’appui d’une initiative de recrutement du gouvernement du Canada, qui vise à attirer des candidats ayant les compétences appropriées pour pouvoir combler les postes vacants dans la communauté de l’approvisionnement fédéral. À 9 reprises, nous avons tiré parti de notre programme national de sensibilisation pour rejoindre les étudiants en voie d’obtenir leur diplôme des établissements d’enseignement postsecondaire du pays, et nous les avons encouragés à envisager des possibilités de carrière dans le domaine de l’approvisionnement au sein du gouvernement fédéral.

“Nous participons à ce genre d’événements parce que nos intervenants nous ont dit qu’il y avait un besoin continu de recrutement, de formation et de perfectionnement des compétences dans la communauté. Plus les spécialistes de l’approvisionnement ont d’information et de connaissances, mieux ils seront outillés pour réussir.”

6. Mobilisation de la communauté des ombudsmans

En 2019-2020, nous avons communiqué avec un certain nombre d’autres ombudsmans aux échelles fédérale, provinciale/territoriale et académique afin de partager des pratiques exemplaires et de trouver des façons d’améliorer nos services aux Canadiens. Par exemple, grâce à notre participation au Comité fédéral de l’ombudsman, nous avons abordé des sujets d’intérêt commun, y compris les procédures d’admission efficaces, les approches des services de communication et de sensibilisation, la gestion des données, les techniques d’enquête et les structures de gouvernance.

Bien que notre mandat diffère de celui des autres ombudsmans, il y a encore des occasions d’échanges précieux entre nos bureaux, compte tenu du nombre de points d’intérêt commun. Nous avons l’intention de continuer à nous réunir avec divers ombudsmans pour poursuivre ces discussions et explorer les possibilités de collaboration, surtout dans le but de joindre les fournisseurs qui vendent peut-être des biens et des services à de multiples ordres de gouvernement.

Plusieurs figurines en bois se connectent les unes aux autres à une figurine centrale en bois.

7. Établissement d’une présence à travers le Canada

Notre mandat législatif ne se limite pas à une région géographique particulière au Canada, et nous nous rendons souvent dans des villes partout au pays pour discuter avec des groupes d’intervenants, examiner des dossiers d’approvisionnement ou fournir des services de règlement des différends aux fournisseurs et aux ministères fédéraux lorsque des différends contractuels surviennent.

Selon ce que nous avons entendu, des fournisseurs à travers le Canada estiment qu’un biais favorise leurs concurrents situés dans la RCN parce qu’il est plus facile pour eux d’obtenir des contrats fédéraux en raison de leur proximité avec les administrations centrales des ministères fédéraux. Le même sentiment a été exprimé par des responsables de l’approvisionnement fédéral de partout au pays, qui se sentent parfois détachés et insuffisamment appuyés par rapport à leurs collègues de la RCN. Nous sommes déterminés à promouvoir l’équité, l’ouverture et la transparence dans l’approvisionnement fédéral, ce qui comprend l’élimination des biais potentiels, quels qu’ils soient.

En conséquence, nous avons mis en oeuvre un projet pilote en 2019-2020 et établi des bureaux temporaires à Victoria, à Vancouver et à Toronto pour assurer notre visibilité auprès d’un plus grand nombre de fournisseurs au Canada et qu’ils connaissent les services que nous offrons. Pendant cette tournée, nous avons rencontré des fournisseurs, des spécialistes de l’approvisionnement fédéral et des représentants de plusieurs organisations, dont la Chambre de commerce de Victoria, la Chambre de commerce du Grand Vancouver, Buy Social Canada et la Ville de Toronto. Ces occasions de réseautage nous ont permis de faire connaître nos services aux intervenants qui sont notre raison d’être. Cela nous a également permis d’obtenir et de partager des renseignements précieux sur ce qui fonctionne et ne fonctionne pas dans le domaine de l’approvisionnement fédéral. Nous prévoyons poursuivre le projet pilote de bureaux temporaires à l’avenir en fonction de paramètres comme le nombre de fournisseurs, le volume de contrats fédéraux, le degré de présence fédérale et le nombre de plaintes reçues des régions de tout le pays.

8. 2019-2020 en chiffres

Nombre de cas

  • 2019-2020 Nombre total de cas liés à l’approvisionnement : 423
  • 2018-2019 Nombre total de cas liés à l’approvisionnement : 377

Un cas est créé chaque fois qu’un intervenant porte à notre attention un problème lié à l’approvisionnement fédéral. Par intervenant, nous entendons un fournisseur, un acheteur du gouvernement ou une association représentant l’un ou l’autre. Un cas peut viser un ou plusieurs problèmes.

Nature des casNote de bas de page 1

Nature des cas - Voir la description texte en dessous.
  • 178 Cas liés à l’attribution d’un contrat
  • 62 Cas liés à l’administration d’un contrat
  • 160 Cas liés à des problèmes généraux d’approvisionnement

Origine des cas (5 principaux ministères)

Cas par ministère contractant - Voir la description texte en dessous.

Cas par ministère contractantNote de bas de page 2, Note de bas de page 3

  • Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) : 72
  • Le ministère de la Défense nationale (MDN) : 26
  • Affaires mondiales Canada (AMC) : 15
  • Gendarmerie royale du Canada (GRC) : 13
  • Le ministère des Pêches et des Océans (MPO) : 8
  • Service correctionnel Canada (SCC) : 8
Cas par ministère destinataire - Voir la description texte en dessous.

Cas par ministère destinataireNote de bas de page 4, Note de bas de page 5

  • Le ministère de la Défense nationale (MDN) : 52
  • Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) : 20
  • Affaires mondiales Canada (AMC) : 15
  • Gendarmerie royale du Canada (GRC) : 14
  • Le ministère des Pêches et des Océans (MPO) : 8
L’ombudsman de l’approvisionnement s’adresse aux participants

Qui a communiqué avec nous?

Qui a communiqué avec nous? - Voir la description texte en dessous.
  • Fournisseurs et/ou sous-traitants : 324
  • Fonctionnaires fédéraux : 34
  • Associations/conseils d’approvisionnement et de fournisseurs : 14
  • Autres : 10

Comment nous avons joint nos intervenants

Comment nous avons joint nos intervenants - Voir la description texte en dessous.
  • Nous avons organisé 22 séances d’information pour les fournisseurs
  • Nous avons tenu 15 séances d’échange d’information avec d’autres organismes fédéraux
  • Nous avons rencontré des députés à 6 reprises
  • Nous avons participé à 17 salons professionnels
  • Nous avons fait 18 présentations dans le cadre d’activités d’approvisionnement
  • Nous avons rencontré à 9 reprises des étudiants d’établissements postsecondaires
  • Nous avons reçu 89 313 impressions sur Twitter
  • Nombre total d’activités de sensibilisation en 2019-2020 : 87

9. Les dix principaux problèmes – Ce que nous avons entendu

Nous surveillons les problèmes soulevés par nos intervenants afin de cerner les problèmes récurrents dans le processus d’approvisionnement fédéral. Il est important de signaler que, aux fins de la compilation de la liste des dix principaux problèmes, nous consignons l’information telle qu’elle nous est communiquée.

Pour nous assurer de refléter le mieux possible la nature de chaque problème, nous établissons un lien entre les problèmes et l’une des 3 principales phases du processus d’approvisionnement lorsque ces renseignements sont disponibles. Nous utilisons cette information pour déterminer et analyser les principaux problèmes au cours d’une année donnée, ce qui nous aide à établir l’orientation de nos activités, y compris l’élaboration du Plan quinquennal d’examen des pratiques d’approvisionnement (2018-2023) et de ses champs d’enquête normalisés.

Les dix principaux problèmes – Ce que nous avons entendu - Voir la description texte en dessous.

En 2019-2020, les dix principaux problèmes soulevés par les intervenants ont été liés aux phases suivantes :

  • 31 % Phase préalable à l’attribution des contrats
  • 41 % Phase d’attribution des contrats
  • 28 % Phase d’administration des contratsNote de bas de page 6

Les 10 principaux problems liés à l’approvisionnement fédéral

En 2019-2020, les dix principaux problèmes, selon nos intervenants, étaient les suivants (y compris un exemple pour chaque problème) :Note de bas de page 7

Les 10 principaux problèmes
Classement Enjeux Citations des intervenants Nombre de problèmes
1 L’intervenant a estimé que l’évaluation avait été menée incorrectement. [Traduction] « Ma proposition a été mal évaluée et on a jugé que nous ne satisfaisions pas aux exigences obligatoires. Cependant, les examinateurs techniques n’ont pas examiné une page technique de ma proposition. » 29 problèmes soulevés
2 L’intervenant estimait qu’il y avait un parti pris pour ou contre un fournisseur individuel ou une catégorie de fournisseurs. [Traduction] « [Il semble] qu’ils savaient déjà à qui [ils voulaient attribuer le contrat], mais cela paraît mal s’il n’y a qu’une seule proposition [soumise] ». 17 problèmes soulevés
3 L’intervenant était d’avis que le ministère ne respectait pas les modalités du contrat. [Traduction] « Nous avons été un peu pris au dépourvu par la quantité de travail [requise], car elle dépassait largement ce qui était prévu [au contrat] et aussi notre capacité déclarée. » 15 problèmes soulevés
4 L’intervenant était d’avis que les critères étaient restrictifs (contenu). [Traduction] « Mon entreprise n’est pas admissible à une convention d’offre à commandes particulière parce que nous n’avons pas un certain montant d’argent [à la banque] ou parce que nous n’avons pas assez d’employés, même si les services requis ne dépendent pas de ces facteurs. » 14 problèmes soulevés
5 L’intervenant estimait que son contrat avait été résilié à tort. [Traduction] « Nous avons déjà remporté ce contrat, puis il a été annulé et publié de nouveau. Nous avons soumissionné de nouveau, puis ils ont annulé de nouveau. Maintenant, ils sont très silencieux et il nous est impossible d’avoir un retour. » 10 problèmes soulevés
6 L’intervenant était d’avis que les critères d’évaluation étaient injustes ou biaisés. « En gros, nous croyons que les critères d’évaluation de l’appel d’offres et l’attribution des pointages aux différents critères semblaient fortement favoriser une compagnie locale ou même la compagnie qui possédait déjà le contrat avant l’appel d’offres pour le renouvellement. » 10 problèmes soulevés
7 L’intervenant a indiqué que son paiement était en retard. [Traduction] « Je me suis retrouvé à courir après le paiement des factures […]. Après plusieurs courriel[s], appels téléphoniques et recours hiérarchiques…j’ai finalement reçu le paiement […]. Certaines de ces factures étaient en retard de plus de 200…jours […]. » 9 problèmes soulevés
8 L’intervenant a reçu une réponse inadéquate ou n’a reçu aucune réponse à sa demande. [Traduction] « Nous n’avons jamais reçu de réponse écrite [du ministère] au sujet de leur justification [de ne pas modifier les critères obligatoires] autre qu’un “non” au téléphone [même si] j’ai demandé une justification écrite de leur refus. Ils ne nous ont jamais répondu. » 9 problèmes soulevés
9 L’intervenant croyait que le contrat avait été attribué à un soumissionnaire non recevable. [Traduction] « Le contrat a été attribué à une entreprise qui [je sais] ne satisfait pas à l’exigence d’avoir un endroit sûr pour entreposer les véhicules. » 9 problèmes soulevés
10 L’intervenant a fait remarquer que le ministère refuse de payer. [Traduction] « Le ministère ne paiera que 55 % de la facture finale et n’est pas disposé à négocier. » 9 problèmes soulevés

10. Comment nous aidons

Nous offrons des services de règlement des différends pour les contrats fédéraux

Nous aidons à régler les problèmes de plusieurs façons. Si un différend contractuel ou tout autre problème survient entre les fournisseurs et les fonctionnaires fédéraux après la mise en place du contrat, nous cherchons à aider à régler le problème le plus rapidement et le plus officieusement possible.

Lorsqu’il est impossible de trouver une solution informelle, nos services de règlement extrajudiciaire des différends (RED) donnent l’occasion aux parties de se réunir dans un contexte neutre et de participer à un dialogue confidentiel et constructif. Ces services sont offerts pour les contrats fédéraux, peu importe leur valeur monétaire, et ils sont dirigés par nos médiateurs certifiés. Le RED dirigé par le BOA constitue une solution de rechange rapide et peu coûteuse aux litiges et s’est révélé très efficace. Nous assumons les coûts des médiateurs et des installations. Les parties sont seulement responsables de leurs propres coûts, comme les déplacements et l’hébergement. En 2019-2020, nous avons fourni nos services de RED à des parties partout au Canada, y compris jusqu’à St. John’s à l’est et jusqu’à Vancouver à l’ouest.

En 2019-2020, nous avons reçu un total de 9 demandes de services de RED :

  • Dans 2 cas, les 2 parties ont convenu d’utiliser notre processus de RED et leurs problèmes ont été réglés officiellement au moyen d’une convention de règlement
  • Dans 1 cas, le fournisseur et le ministère ont été en mesure de régler le différend avant le début du processus de RED
  • Dans 1 cas, la demande de RED a été retirée par le fournisseur avant le début du processus
  • Dans 3 cas, la nature de la demande de services de RED ne respectait pas le Règlement et ne pouvait être examinée davantage
  • Dans 2 cas, le ministère a choisi de ne pas participer au processus de RED

En 2019-2020, nous avons également réglé officiellement un processus de RED que nous avions amorcé au cours d’un exercice précédent.

Nous examinons les plaintes des fournisseurs

Si un fournisseur communique avec nous au sujet d’une plainte officielle concernant l’attribution ou l’administration d’un contrat qui répond aux critères énoncés dans le Règlement, nous entreprenons un examen et produisons un rapport sur nos constatations. Si l’ombudsman de l’approvisionnement formule des recommandations dans son rapport, nous faisons un suivi auprès du ministère pour vérifier si les recommandations ont été suivies.

En 2019-2020, nous avons reçu 29 plaintes écrites au sujet du processus d’attribution des contrats. 25 de ces plaintes ont été retirées (par exemple réglées au moyen d’une facilitation informelle dans les dix jours) ou ne répondaient pas aux critères réglementaires du BOA (par exemple la valeur du contrat dépassait les seuils financiers). Les 4 autres plaintes respectaient les exigences réglementaires et nous avons effectué un examen officiel :

  • 1 examen a été entrepris et achevé
  • 2 examens ont été entrepris et seront achevés dans les délais prévus par la loi
  • 1 examen a été entrepris et a par la suite pris fin lorsque le ministère a annulé le contrat contestéNote de bas de page 8

Des détails supplémentaires sur chaque examen sont fournis ci-dessous.

Acquisition de services de traduction par le Service canadien d’appui aux tribunaux administratifs (entrepris et achevé)

En octobre 2019, l’ombudsman de l’approvisionnement a reçu une plainte écrite au sujet d’un contrat attribué par le Service canadien d’appui aux tribunaux administratifs (SCDATA) pour la prestation de services de traduction du français à l’anglais. Le SCDATA a informé le plaignant que sa soumission avait été rejetée parce qu’elle comportait des conditions supplémentaires qui, conformément à la demande de propositions, n’ont pas été acceptées. L’ombudsman de l’approvisionnement a conclu que, par souci d’équité envers les autres soumissionnaires et pour maintenir l’intégrité du processus d’approvisionnement, le SCDATA devait juger la soumission du plaignant non conforme en raison de l’inclusion des conditions supplémentaires. De plus, il a également conclu que, bien que le plaignant ait affirmé à juste titre que le SCDATA est autorisé à demander des éclaircissements dans certaines circonstances, il n’y a aucune obligation ou exigence que le SCDATA le fasse et, par conséquent, le SCDATA n’a pas été tenu d’obtenir des éclaircissements au sujet de la soumission avant d’en déterminer la conformité. Le rapport complet est disponible sur notre site Web.

Examens à achever en 2020-2021

Lorsque l’ombudsman de l’approvisionnement entreprend l’examen d’une plainte, il doit fournir ses constatations ou ses recommandations dans les 120 jours ouvrables suivant le jour du dépôt de la plainte. Comme il a été mentionné ci-dessus, 2 examens seront achevés en 2020-2021. Ils feront l’objet d’une section dans notre prochain rapport annuel en raison de leur calendrier.

Acquisition de services de conciergerie par la Gendarmerie royale du Canada (entrepris et a ensuite pris fin)

En novembre 2019, l’ombudsman de l’approvisionnement a reçu une plainte écrite au sujet d’un contrat de services de conciergerie attribué par la Gendarmerie royale du Canada (GRC) pour l’un de ses détachements. Le plaignant, le fournisseur de services en place, a affirmé que le contrat avait été attribué à un employé de la GRC qui travaillait dans ce détachement et qui avait participé au traitement des factures en vertu du contrat précédent. Le plaignant a soutenu que cela donnait à l’employé un avantage indu et lui permettait de soumissionner à un prix moindre que celui proposé par le plaignant.

Après que nous ayons entrepris l’examen, la GRC a répondu en indiquant que les circonstances du processus d’approvisionnement étaient bien celles énoncées par le plaignant et que, par conséquent, la possibilité que l’employé ait eu un avantage indu ne pouvait être écartée. En janvier 2020, la GRC a ordonné l’arrêt des travaux et exigé que l’employé cesse immédiatement de travailler dans le cadre du contrat. Le contrat a été résilié en février 2020.

Le 3 mars 2020, nous avons informé les parties que notre examen avait pris fin. Dans sa lettre à la GRC, l’ombudsman de l’approvisionnement a indiqué que la plainte était clairement fondée, compte tenu des renseignements fournis par le plaignant et la GRC. Si son bureau avait été en mesure d’achever l’examen, il aurait recommandé que la GRC indemnise le plaignant pour reconnaître que, si la GRC n’avait pas agi comme elle l’a fait, le plaignant aurait obtenu le contrat.

Suivis

En plus d’entreprendre 4 examens officiels, nous avons également entrepris un exercice de suivi auprès de 4 ministères fédéraux qui ont fait l’objet d’examens dans les années précédentes.

En mars 2020, l’ombudsman de l’approvisionnement a envoyé des lettres aux 4 ministères fédéraux pour demander si les recommandations formulées au cours des examens précédents avaient été suivies. Les examens en question comprenaient des recommandations pour le paiement d’une indemnité équivalant à 10 % de la valeur totale du contrat au plaignant. Nous avons reçu des réponses de 3 des 4 administrateurs généraux de ces ministères indiquant que l’indemnité avait bel et bien été versée au fournisseur. Nous prévoyons recevoir une réponse du dernier ministère au début de 2020-2021.

Membres d’un groupe d’experts

Nous examinons les pratiques d’approvisionnement

En plus d’examiner les plaintes concernant l’attribution ou l’administration de contrats particuliers, nous examinons également les pratiques d’approvisionnement des ministères fédéraux en matière d’acquisition de biens et de services afin d’évaluer leur équité, leur ouverture et leur transparence.

Comme l’indique notre rapport annuel 2018-2019, l’ombudsman de l’approvisionnement a approuvé un plan quinquennal pour entreprendre des examens des pratiques d’approvisionnement. Le Plan d’examen des pratiques d’approvisionnement (2018-2023) est un moyen important de veiller à ce que nous axions nos efforts et nos ressources sur les secteurs les plus à risque du processus d’approvisionnement. Pour établir nos priorités en matière d’examen des pratiques d’approvisionnement, nous avons procédé à des analyses environnementales, à des analyses documentaires, à des analyses de données, à l’évaluation des principaux risques pour l’équité, l’ouverture et la transparence, et à la cartographie d’assurance de tous les travaux d’audit et d’examen liés à l’approvisionnement effectués dans les organisations fédérales.

Nous avons également examiné d’autres sources, notamment :

  • Les problèmes soulevés par les communautés des fournisseurs et de l’approvisionnement fédéral, comme l’indique notre liste des dix principaux problèmes
  • Les problèmes relevés par les associations professionnelles et industrielles
  • Les problèmes relevés dans les audits internes et externes des organisations fédérales

Conformément au plan pluriannuel, nous avons achevé 2 examens entrepris en 2018-2019, et entrepris 2 autres en 2019-2020. Nous avons effectué ces examens pour déterminer si les pratiques d’approvisionnement des ministères fédéraux relativement aux champs d’enquête suivants appuyaient les principes d’équité, d’ouverture et de transparence : (i) les critères d’évaluation et les plans de sélection; (ii) les documents d’invitation à soumissionner; et (iii) l’évaluation des soumissions et l’attribution du contrat. Nous avons évalué la conformité de ces champs d’enquête avec les obligations du Canada en vertu des articles applicables des accords commerciaux nationaux et internationaux, de la Loi sur la gestion des finances publiques et de ses règlements d’application, de la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor et des lignes directrices ministérielles. Voici un résumé des 2 examens achevés.

Examen des pratiques d’approvisionnement de l’Agence canadienne d’inspection des aliments

L’ombudsman de l’approvisionnement a formulé 8 recommandations à l’intention de l’Agence canadienne d’inspection des aliments (ACIA). L’ombudsman a recommandé ce qui suit à l’ACIA :

  • Veiller à ce que les critères d’évaluation se limitent aux éléments de rendement nécessaires à la réussite du projet et ne favorisent pas un fournisseur en particulier; à ce que les régimes de pondération ne faussent pas de façon disproportionnée les résultats de l’évaluation et à ce que les seuils minimaux pour les critères cotés soient raisonnables.
  • Mettre en oeuvre des mesures pour s’assurer que les critères obligatoires sont clairs, précis et mesurables, et qu’ils sont bien définis pour appuyer la préparation des soumissions recevables et l’évaluation des propositions.
  • Veiller à ce que les politiques d’approvisionnement soient revues régulièrement, tenues à jour et suffisamment détaillées pour clarifier les rôles, les responsabilités et les procédures d’attribution des contrats.
  • Établir des mécanismes d’examen appropriés pour s’assurer que l’information communiquée aux fournisseurs est exacte et complète.
  • Mettre en oeuvre un mécanisme efficace pour veiller à ce que les dossiers d’approvisionnement relatifs aux commandes subséquentes aux offres à commandes soient suffisamment documentés pour faciliter la surveillance par la direction et établir une piste d’audit claire.
  • Élaborer des mécanismes d’examen appropriés pour veiller à ce que les stratégies d’approvisionnement ne divisent pas inutilement les exigences globales et ne contournent pas les pouvoirs d’approbation.
  • Établir un mécanisme pour veiller à ce que les évaluations des soumissions soient conformes aux procédures d’évaluation adéquatement conçues et divulguées, et qu’elles soient bien documentées.
  • Mettre en oeuvre un mécanisme efficace pour faire respecter l’exigence de tenir à jour et de compléter les dossiers d’approvisionnement.
  • Le rapport est disponible sur notre site Web. Nous effectuerons un examen de suivi dans 2 ans afin d’évaluer la mise en oeuvre du plan d’action de l’ACIA pour donner suite à nos recommandations.

Examen des pratiques d’approvisionnement du ministère des Pêches et des Océans

Des participants se rassemblent autour d’un kiosque

L’ombudsman de l’approvisionnement a formulé 6 recommandations à l’intention du ministère des Pêches et des Océans (MPO). L’ombudsman a recommandé ce qui suit au MPO :

  • Veiller à ce que tous les dossiers d’approvisionnement soient conservés, organisés et accessibles pendant la période exigée par les normes de tenue de dossiers du Conseil du Trésor.
  • Veiller à ce que les critères d’évaluation soient examinés afin d’éliminer les biais et d’assurer la clarté avant la publication.
  • Veiller à la clarté et à la cohérence de ses documents d’invitation à soumissionner afin d’éviter les écarts et d’assurer la transparence de ses processus d’appel d’offres.
  • Documenter adéquatement ses dossiers afin de démontrer comment son personnel contractuel donne à toutes les entreprises qualifiées des chances égales d’accès aux occasions d’affaire du gouvernement, et comment son personnel contractuel réduit tout biais ou avantage possible du titulaire actuel du contrat.
  • Veiller à ce qu’une « trousse d’évaluation » standard, qui prévoit qu’un formulaire de déclaration de confidentialité et un formulaire de déclaration de conflit d’intérêts soient signés par tous les évaluateurs et consignés au dossier avant de permettre aux évaluateurs d’accéder aux soumissions.
  • Mettre en place un mécanisme pour s’assurer que les processus d’évaluation sont respectés et que les contrats sont attribués au soumissionnaire qualifié approprié.

Il est important de signaler que le MPO n’a pas été en mesure de produire les documents demandés en temps opportun sur la façon dont 6 des 40 contrats assujettis à l’examen ont été attribués. L’absence de la documentation signifie que le MPO est incapable de réfuter toute contestation de soumissionnaires et d’examinateurs/ d’auditeurs quant au respect de ses obligations en matière d’équité, d’ouverture et de transparence de ses processus d’approvisionnement.

Le rapport est disponible sur notre site Web. Nous effectuerons un examen de suivi dans 2 ans afin d’évaluer la mise en oeuvre du plan d’action du MPO pour donner suite à nos recommandations.

Examens à effectuer en 2020-2021

Lorsque l’ombudsman de l’approvisionnement entreprend un examen des pratiques d’approvisionnement, il doit formuler ses recommandations dans l’année suivant le début de l’examen. En juillet 2019, l’ombudsman de l’approvisionnement a entrepris un examen visant Environnement et Changement climatique Canada et en octobre 2019, un examen visant Emploi et Développement social Canada. En raison de leur calendrier, ces 2 examens seront achevés d’ici juillet 2020 et octobre 2020, respectivement, et feront l’objet d’une section dans notre prochain rapport annuel.

Conformément au plan pluriannuel mentionné ci-dessus, l’ombudsman de l’approvisionnement avait également l’intention d’entreprendre 2 examens supplémentaires en mars 2020 qui ont été retardés par la suite en raison de la pandémie de la COVID-19. Ces examens seront plutôt entrepris en 2020-2021 et achevés dans les délais prévus par la loi.

11. Un mot sur notre engagement envers vous

Quelle que soit la façon dont vous choisissez de communiquer avec notre bureau, notre objectif est toujours le même : nous voulons vous aider. Si le problème auquel vous faites face ne relève pas de notre mandat, nous ferons de notre mieux pour vous orienter vers la bonne ressource.

Nous vous écouterons. Nous vous mettrons en contact avec les bonnes personnes. Nous travaillerons pour vous aider à régler le problème.

Voilà notre engagement envers vous.

Membres du personnel du Bureau de l’ombudsman de l’approvisionnement.

Le bureau de l’ombudsman de l’approvisionnement

Nous écoutons. Nous établissons des liens. Nous réglons les problèmes.

Annexe A

Bilan des opérations pour la période se terminant le 31 mars 2020

1. Pouvoir et objectif

Le poste d’ombudsman de l’approvisionnement a été créé à la suite des modifications apportées à la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux. Le mandat de l’ombudsman de l’approvisionnement est défini plus en détail dans le Règlement concernant l’ombudsman de l’approvisionnement. La mission du Bureau de l’ombudsman de l’approvisionnement est de promouvoir l’équité, l’ouverture et la transparence du processus d’approvisionnement du gouvernement fédéral.

2. Autorisation parlementaire

Le Conseil du Trésor a autorisé le financement des activités du Bureau de l’ombudsman de l’approvisionnement à partir du crédit parlementaire de Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (TPSGC)Note de bas de page 9.  Par conséquent, le Bureau est assujetti aux mêmes obligations législatives, réglementaires et politiques que TPSGC. Il est néanmoins implicite à sa nature et à son objet qu’il s’acquitte de son mandat de façon indépendante et qu’il soit perçu comme le faisant ainsi, en conservant une relation sans lien de dépendance avec TPSGC.

3. Bilan des opérations

Bilan des opérations
Dépenses 2019-2020 (000 $)
Salaires et avantages sociaux 2 834
Services professionnels 209
Dépenses d’exploitation 114
Information et communication 156
Fournitures et approvisionnements 32
Services généraux fournis par Services publics et Approvisionnement CanadaNote de bas de page 10 (finances, ressources humaines, technologie de l’information, déménagement du bureau, autres) 636
Total 3 981

4. Divulgation proactive

La conformité avec les politiques de gestion financière du Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada et de Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) exige la publication obligatoire des dépenses de voyage et des frais d’accueil de l’ombudsman de l’approvisionnement. Elle exige également la divulgation des contrats conclus par le Bureau de l’ombudsman de l’approvisionnement pour des montants supérieurs à 10 000 $. Des renseignements sur nos divulgations proactives sont disponibles en sélectionnant le lien « Divulgation des dépenses de voyage et des frais d’accueil » sur la page Web « Transparence » de SPAC ou sur le site Web « Gouvernement ouvert » en recherchant « Ombudsman de l’approvisionnement ». La divulgation de nos contrats est publiée sous le nom de SPAC en tant qu’organisation.

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