Sommaire des constatations des examens des pratiques d’approvisionnement prévus du BOA réalisés entre 2018 et 2023

Octobre 2024

Sommaire

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• I. Introduction
• II. Contexte
• III. Résultats
• Autres observations
• IV. Simplification
• V. Examens de suivi
• VI. Conclusion
• VII. Prochaines étapes
• Annexe 1 – Ministères examinés dans le cadre du Plan d’examen des pratiques d’approvisionnement 2018 à 2023
• Annexe 2 – Programme d’examen standard
• Annexe 3 – Établissement du plan quinquennal et de la méthodologie d’examen

I. Introduction

1. En 2018, le Bureau de l’ombud de l’approvisionnement (BOA) a lancé son Plan d’examen des pratiques d’approvisionnement (EPA) quinquennal. Dans le cadre de ce plan, le BOA a passé en revue les pratiques d’approvisionnement de 17 ministères fédéraux afin de déterminer si les critères d’évaluation et les plans de sélection, les documents d’invitation à soumissionner, l’évaluation des soumissions et l’attribution des contrats respectent les principes d’équité, d’ouverture et de transparence. Ce rapport présente une synthèse des principales observations et des principaux résultats des 17 examens menés.

2. La mission de l’ombud de l’approvisionnement (ci-après désigné ombud) est de promouvoir l’équité, l’ouverture et la transparence des approvisionnements fédéraux. Le mandat de l’ombud est établi dans la Loi sur le ministère des Travaux publics et des Services gouvernementaux et exige que l’ombud exerce les attributions ci-après :

• Examiner les pratiques d’approvisionnement : Examiner les pratiques d’approvisionnement de biens et de services des ministères pour en évaluer l’équité, l’ouverture et la transparence, et présenter, le cas échéant, au ministre en cause des recommandations en vue de les améliorer.
• Examiner les plaintes relatives à la passation de contrats : Examiner les plaintes concernant la passation d’un contrat pour l’acquisition de biens de moins de 33 400 $ et de services de moins de 133 800 $ (valeurs ajustées tous les deux ans), lorsque les critères de l’Accord de libre-échange canadien s’appliqueraient autrement.
• Examiner les plaintes relatives à l’administration des contrats : Examiner les plaintes relatives à l’administration d’un contrat pour l’acquisition de biens ou de services, peu importe la valeur monétaire.
• Offrir des services de règlement extrajudiciaire des différends : Veiller à ce qu’un processus de règlement extrajudiciaire des différends soit prévu pour les parties aux contrats fédéraux, peu importe leur valeur monétaire.

3. Afin d’orienter les activités du bureau, le BOA a défini 5 piliers qui sous-tendent son travail, ses interactions avec les intervenants et l’exécution de la mission et du mandat de l’ombud. Ces 5 piliers sont les suivants :

• Diversité : La diversité est au cœur du BOA. Elle reflète les employés, les points de vue et l’engagement à l’égard des intervenants. Le BOA cherche à promouvoir la diversité et l’inclusion en milieu de travail et dans la communauté en appliquant l’optique de diversité et d’inclusion à ses activités prescrites, notamment les mesures de dotation, les possibilités d’apprentissage, les études de recherche et les services qui aident à diversifier la chaîne d’approvisionnement fédérale. Le BOA s’efforce d’être un chef de file au sein du gouvernement du Canada en matière de promotion de la diversité et de l’inclusion dans les deux langues officielles.
• Simplification : Le BOA est d’avis que la simplification des pratiques d’approvisionnement du gouvernement fédéral est essentielle pour améliorer son fonctionnement pour toute la population canadienne. Le BOA fait progresser les choses dans ce domaine en formulant des recommandations axées sur la simplification dans ses EPA et en soulignant les exemples de pratiques exemplaires et les possibilités de rationalisation dans le processus d’approvisionnement fédéral. La simplification des procédures, des gabarits et des pratiques d’appel d’offres favorise la concurrence et stimule l’augmentation du nombre de soumissions. De l’avis du BOA, cela se traduit par une meilleure optimisation des ressources pour le Canada et appuie le traitement équitable des fournisseurs. Le BOA favorise également la simplification en procédant à un examen des processus et des pratiques internes afin de déterminer les gains d’efficacité opérationnelle et les possibilités de servir ses intervenants avec clarté et simplicité.
• Transparence : Le BOA préconise la transparence comme moyen d’accroître la confiance dans le système d’approvisionnement fédéral. Il est d’avis que les ministères doivent fournir à la population canadienne des renseignements exacts en temps opportun afin de faciliter l’examen public des décisions et des mesures prises. Les fournisseurs canadiens ont également besoin de documents d’appel d’offres établis en temps opportuns, exacts et impartiaux pour préparer des propositions recevables. Le BOA favorise la transparence en examinant les pratiques de l’approvisionnement fédéral afin de s’assurer que les ministères respectent leur obligation de donner avis des approvisionnements prévus, de publier des renseignements exacts sur les attributions et de tenir des dossiers appropriés sur les décisions clés prises tout au long du processus d’approvisionnement.
• Approfondissement et partage des connaissances : Le BOA entreprend des examens indépendants sur les causes profondes des problèmes d’approvisionnement ainsi que sur les nouveaux enjeux qui ont une incidence sur le paysage de l’approvisionnement fédéral. Ces études d’approfondissement et de partage des connaissances ne sont pas limitées par les paramètres d’un programme d’examen ou d’une plainte en particulier, et leur valeur réside dans leur souplesse. Grâce à l’analyse environnementale, le BOA vise à cerner les principaux enjeux et tendances de l’approvisionnement fédéral et à fournir des conseils pertinents aux fournisseurs et aux ministères fédéraux. En outre, cette analyse peut être utilisée pour déterminer les « motifs raisonnables » qui forment le fondement des activités d’EPA. L’approfondissement des sujets critiques de l’approvisionnement au moyen d’études d’approfondissement et de partage des connaissances favorise les discussions et fournit des conseils indispensables au sein de la communauté de l’approvisionnement.
• Règlement extrajudiciaire des différends : Le BOA offre des services de règlement extrajudiciaire des différends (RED), comme la médiation, à titre de moyen rapide et rentable de régler les différends contractuels. Les services de RED du BOA permettent aux parties à un contrat fédéral de résoudre les problèmes et de parvenir à une solution mutuellement convenue, tout en conservant le contrôle du processus. Le BOA propose des médiateurs certifiés qui fournissent ces services gratuitement.

II. Contexte

4. La conduite des EPA fait partie des éléments essentiels du mandat de l’ombud. Ces missions sont des examens exhaustifs et systémiques des pratiques d’approvisionnement de biens et de services des ministères fédéraux afin d’en évaluer l’équité, l’ouverture et la transparence.

5. Le BOA mène les EPA en tenant compte des multiples éléments clés de l’activité d’approvisionnement d’un ministère, notamment les contrats dont la valeur est supérieure aux seuils monétaires qui s’appliquent dans le cadre des examens des plaintes au BOA liés à l’attribution d’un contrat en particulier. Au moyen des EPA, le BOA fournit des recommandations dans les domaines qui nécessitent des améliorations, et met également en évidence les bonnes pratiques qu’il a observées et que d’autres ministères peuvent imiter. La simplification étant l’une des principales priorités de l’ombud, il en souligne également les possibilités. Le BOA mène aussi, environ deux ans après l’achèvement de l’examen initial, des examens de suivi qui visent à déterminer si le ministère a mis en œuvre son plan d’action de la direction visant à donner suite aux recommandations de l’ombud.

6. En octobre 2018, l’ombud a approuvé le plan d’EPA quinquennal, qui visait à étudier les trois éléments les plus risqués de l’approvisionnement dans les 20 ministères fédéraux les plus importants en valeur et en volume d’activité d’achat annuelle (100 millions de dollars ou plus). Ces examens visaient à déterminer si les pratiques d’approvisionnement relatives aux plans d’évaluation et de sélection, aux documents d’invitation à soumissionner, à l’évaluation des soumissions et à l’attribution des contrats respectaient les principes d’équité, d’ouverture et de transparence. Pour l’établir, le BOA a examiné si les pratiques d’approvisionnement ministérielles étaient conformes aux obligations du Canada en vertu des accords commerciaux nationaux et internationaux, de la Loi sur la gestion des finances publiques et de ses règlements d’application, de la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor et, le cas échéant, des lignes directrices ministérielles.

7. Le plan quinquennal comprenait initialement l’examen de 20 ministères fédéraux, mais ce nombre a été réduit à 17 ministères après le remplacement de la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor (PMCT) par la Directive sur la gestion de l’approvisionnement (DGA) le 13 mai 2022 après une période de transition d’un an. Étant donné que le BOA avait examiné les 17 premiers ministères selon les règles établies dans le cadre de la PMCT, il n’était plus approprié d’examiner les 3 ministères restants selon les mêmes règles, ou des règles différentes, puis de chercher à comparer les constatations entre les 20 ministères une fois les examens terminés. Une liste des 17 ministères fédéraux examinés figure à l’annexe 1.

8. Le BOA a mené tous les EPA en suivant une méthodologie établie composée de 3 grands secteurs d’intérêt (SI) :

• SI 1 : Déterminer si les critères d’évaluation et les plans de sélection ont été établis conformément aux lois, aux règlements et aux politiques applicables
• SI 2 : Déterminer si les documents de demande de soumissions et les pratiques organisationnelles au cours de la période de soumission étaient conformes aux lois, aux règlements et aux politiques en vigueur
• SI 3 : Déterminer si l’évaluation des soumissions et l’attribution des contrats ont été effectuées conformément aux exigences de la demande de soumissions

9. Les critères à l’appui des SI standard ci-dessus figurent à l’annexe 2. Les EPA du BOA comprenaient également une section consacrée à la simplification, qui visait à cerner à la fois les bonnes pratiques et les possibilités d’amélioration. En examinant les pratiques d’approvisionnement de 17 ministères sur une période de cinq ans, le BOA a été en mesure de mettre en évidence bon nombre de ces bonnes pratiques ainsi que des pratiques à éviter.

10. Au total, le BOA a examiné 631 dossiers d’approvisionnement répartis dans les 17 ministères fédéraux. En se fondant sur les données de passation de contrat fournies par les ministères, le BOA a évalué les dossiers d’approvisionnement concurrentiel pour les contrats établis en vertu des pouvoirs de passation de contrats des ministères qui ont fait l’objet de l’examen. Les dossiers sélectionnés excluaient généralement les contrats de faible valeur, les contrats de construction, les contrats non concurrentiels et les activités liées aux cartes d’achat. De plus amples détails sur l’établissement du plan et de la méthode d’examen figurent à l’annexe 3.

III. Résultats

11. Au total, le BOA a formulé 92 recommandations à l’intention des 17 ministères examinés, qui les ont acceptées. La figure 1 ci-dessous présente une ventilation du nombre de recommandations par SI.

Le BOA a énoncé la majorité des recommandations dans le cadre de l’un des secteurs d’intérêt standard (81 des 92 recommandations), mais a également formulé 11 recommandations en rapport avec d’autres observations. Les détails des observations ayant mené à la formulation de recommandations figurent ci-dessous et sont présentés sous leur secteur d’intérêt respectifs ou sous les autres observations.

SI 1 : Déterminer si les critères d’évaluation et les plans de sélection ont été établis conformément aux lois, aux règlements et aux politiques applicables

12. Les observations relevées dans le cadre du secteur d’intérêt 1 ont donné lieu à 20 recommandations (22 % du total des recommandations énoncées). Dans tous les ministères examinés, le BOA a relevé des cas où les documents ne communiquaient pas clairement les critères obligatoires, les critères cotés ou les échelles de notation connexes. Il a également observé des exemples de manque de clarté dans la communication des méthodes de sélection dans la majorité des ministères, tout comme des cas où les critères d’évaluation ne correspondaient pas aux exigences opérationnelles. De plus, le BOA a observé des cas où les critères d’évaluation étaient trop restrictifs ou semblaient favoriser le titulaire dans la majorité des ministères examinés.

13. En ce qui concerne la clarté des critères d’évaluation, le BOA a conclu que 35 % des dossiers examinés (159 des 459 dossiers applicables) dans les 17 ministères comprenaient des critères obligatoires qui n’avaient pas été communiqués de manière claire, précise et mesurable. Il s’agissait notamment de cas où les critères obligatoires utilisaient des termes n’indiquant pas une obligation (p. ex. « devrait » au lieu de « doit »), des termes non définis (p. ex. exiger une expérience sans définir la durée de l’expérience requise) et des éléments dont il était impossible d’évaluer la réussite ou l’échec au moment de la clôture des soumissions (p. ex. ces critères qui se rapportaient à la prestation future des services requis). En ce qui concerne les critères cotés, 28 % des dossiers examinés (82 des 292 dossiers applicables) dans 14 ministères manquaient de clarté dans les échelles de notation par points ou dans les critères, y compris, par exemple, l’utilisation de termes ambigus et d’échelles de notation qui n’indiquaient pas clairement comment les évaluateurs attribueraient les points. L’utilisation de termes ambigus et non définis dans les critères d’évaluation accroît inutilement la subjectivité et empêche les soumissionnaires de comprendre la façon dont leurs soumissions seront évaluées. Il ne faut pas laisser les soumissionnaires deviner la signification des critères ou les évaluateurs s’efforcer d’interpréter les critères ou les grilles de notation au cours du processus d’évaluation. En ce qui concerne le manque de clarté dans la communication des méthodes de sélection, le BOA a établi que 7 % des dossiers examinés (40 des 540 dossiers applicables) dans 12 ministères fournissaient des renseignements incomplets ou contradictoires concernant la méthodologie de sélection ou ne donnaient aucun renseignement sur le mode de sélection. Dans l’ensemble, le manque de clarté des critères d’évaluation et des méthodes de sélection est un problème courant parmi les ministères examinés, qui peut nuire à la transparence du processus de demande de soumissions et rendre plus difficile la défense des décisions prises contre les contestations externes.

14. Bien qu’elles ne soient pas aussi importantes ou répandues, le BOA a également noté des observations concernant l’harmonisation avec les exigences opérationnelles ; les critères d’évaluation obligatoires n’étaient pas harmonisés avec le besoin dans 5 % des dossiers examinés (25 des 459 dossiers applicables) dans neuf ministères, et les critères cotés n’étaient pas harmonisés avec le besoin ou contenaient des facteurs de pondération qui ne reflétaient pas l’importance relative des critères cotés dans 3 % des dossiers examinés (10 des 292 dossiers applicables) dans cinq ministères. Ces constatations comprenaient, par exemple, des exigences obligatoires relatives à l’expérience figurant dans l’énoncé des travaux que les critères obligatoires n’évaluaient pas ou qui ne correspondaient pas aux exigences relatives à l’expérience évaluées dans les critères obligatoires ; ou des critères cotés qui accordent des points pour des études ou une expérience qui n’avaient aucun rapport avec le besoin. Si les critères d’évaluation ne correspondent pas aux exigences, cela complique inutilement le processus d’approvisionnement. Les soumissionnaires sont induits en erreur et envoient des soumissions qui seront jugées irrecevables parce qu’elles ne répondent pas à des critères qui n’avaient aucun rapport avec les travaux à exécuter.

15. Le BOA a constaté que les critères d’évaluation étaient trop restrictifs ou semblaient favoriser le titulaire dans 6 % des dossiers examinés (26 des 469 dossiers applicables) dans 10 ministères. Parmi les exemples de critères trop restrictifs, on peut citer l’exigence d’une expérience préalable auprès du même ministère et l’exigence d’une expérience étroitement liée à celle du titulaire. Ces critères ont pour effet de restreindre les demandes de soumissions à un nombre limité de soumissionnaires, ce qui a une incidence sur l’ouverture et l’équité des processus. On peut lier cette conséquence à une tendance que le BOA a observée au cours des quelques dernières années, à savoir que les processus concurrentiels n’aboutissent souvent qu’à une seule soumission. Parmi les 17 EPA menées, le BOA a constaté que 33 % des demandes de soumissions concurrentielles examinées n’ont donné lieu qu’à une seule soumission. L’utilisation de critères trop restrictifs dissuade les fournisseurs de présenter une soumission, car ils décident souvent qu’il est inutile de consacrer du temps et de l’argent à la préparation d’une soumission s’ils estiment que l’invitation à soumissionner favorise un fournisseur particulier.

16. Pour régler les problèmes cernés dans le cadre du secteur d’intérêt 1, l’ombud a formulé des recommandations qui préconisaient la mise en œuvre de mesures telles que l’établissement de processus de surveillance et de contrôle de la qualité nouveaux ou renforcés, la mise en œuvre des directives existantes, l’examen et la mise à jour des instruments d’orientation internes et la mise en œuvre d’une formation pour les autorités contractantes et techniques afin de s’assurer que les critères d’évaluation utilisés dans les demandes de soumissions sont clairs, conformes aux exigences et pas trop restrictifs.

SI 2 : Déterminer si les documents de demande de soumissions et les pratiques organisationnelles au cours de la période de soumission étaient conformes aux lois, aux règlements et aux politiques en vigueur

17. Les observations relevées dans le cadre du secteur d’intérêt 2 ont donné lieu à 26 recommandations (28 % du total des recommandations énoncées). Le BOA a relevé des observations liées au manque de clarté et d’exhaustivité de l’information fournie dans les documents de la demande de soumissions, y compris les problèmes liés à la description des exigences, dans la majorité des ministères examinés. Les observations concernaient le nombre de fournisseurs auxquels les demandes de soumissions étaient ouvertes et la durée des processus de la demande de soumissions dans plusieurs ministères. De plus, le BOA a noté des observations liées aux communications avec les fournisseurs et à la communication des résultats de la demande de soumissions dans la majorité des ministères examinés.

18. Le BOA a relevé plusieurs exemples de documents de demande de soumissions insuffisants, incomplets ou inexacts communiqués aux fournisseurs. Par exemple, 11 % des dossiers examinés (62 des 540 dossiers applicables) dans 12 ministères contenaient des renseignements ou des instructions incorrects, peu clairs ou manquants à l’intention des fournisseurs. Il s’agissait notamment de cas où les périodes de soumission ou les procédures de demande de renseignements sur les soumissions n’étaient pas établies ou communiquées et de cas où le document de demande de soumissions fournissait des renseignements incohérents ou contradictoires (p. ex. des renseignements contradictoires concernant les exigences en matière de sécurité ou des instructions incohérentes pour la présentation des soumissions). Au total, 23 dossiers dans neuf ministères contenaient également une description peu claire des besoins. Il s’agissait notamment de cas où la description du besoin comportait des renseignements manquants ou contradictoires ou de cas où la documentation du dossier ne démontrait pas qu’une description claire du besoin avait été fournie aux fournisseurs invités. Le fait d’assurer l’exhaustivité et l’exactitude des renseignements contenus dans les documents de la demande de soumissions élimine les ambiguïtés, les contradictions ou d’autres divergences et contribue à s’assurer que les fournisseurs disposent de l’information dont ils ont besoin pour préparer et soumettre des soumissions recevables. Cela permet également de réduire le nombre de questions posées par les fournisseurs en cas de divergences d’information et diminue donc le niveau d’effort requis pour répondre à ces questions pendant la période de soumission.

19. En ce qui concerne l’ouverture des demandes de soumissions et la durée des périodes de soumission, le BOA a constaté que les demandes de soumissions étaient ouvertes à un nombre approprié de fournisseurs dans 95 % des dossiers (514 des 540 dossiers applicables) dans huit ministères, et que les périodes de soumission étaient suffisantes dans 97 % des dossiers (522 des 540 dossiers applicables), également dans huit ministères. Les cas de non-conformité comprenaient, par exemple, les cas de non-respect du nombre minimal de fournisseurs à inviter conformément à la méthode de prestation des services professionnels utilisée, et les cas où les périodes de soumission ne respectaient pas les durées minimales établies dans les accords commerciaux applicables ou dans la méthode d’approvisionnement utilisée.

20. Le BOA a relevé des observations liées aux communications avec les fournisseurs dans tous les ministères examinés, sauf deux. Il s’agit notamment des communications avec les fournisseurs pendant la période de soumission, ainsi que de la communication des résultats des processus de demande de soumissions. Par exemple, le BOA a constaté que 8 % des dossiers examinés (45 des 540 dossiers applicables) contenaient des communications avec les fournisseurs pendant la période de soumission qui ne favorisaient pas la préparation de soumissions recevables. Il s’agissait notamment de cas où les réponses aux questions des soumissionnaires présentaient de manière erronée l’existence d’un titulaire, ne répondaient pas clairement aux questions posées ou n’étaient pas communiquées à l’ensemble des fournisseurs invités. Dans certains cas, les communications avec les fournisseurs se sont déroulées par téléphone ou n’ont pas été documentées, et les questions posées n’ont pas reçu de réponse ou ont reçu une réponse peu de temps avant la date de clôture (p. ex. un jour avant la date de clôture), ce qui a laissé peu de temps aux soumissionnaires potentiels pour prendre en compte les renseignements dans la préparation de leurs soumissions. Ces actions sont contraires aux principes d’équité et d’ouverture qui s’appliquent à tous les aspects du processus d’approvisionnement, y compris les interactions avec les fournisseurs. En outre, le BOA a constaté que le dossier des communications avec les fournisseurs était incomplet dans 9 % des dossiers examinés (49 des 540 dossiers) dans huit ministères ; en d’autres termes, il manquait des documents concernant le moment où les questions ont été posées ou par qui, ce qui est contraire au principe de transparence. En l’absence d’un dossier complet des communications, les ministères ne peuvent pas montrer que toutes les questions des fournisseurs ont reçu une réponse en temps opportun et si tous les fournisseurs ont été traités sur un pied d’égalité.

21. La communication des résultats de la demande de soumissions (avis d’adjudication de contrat et lettres de refus) n’était pas non plus conforme aux exigences dans 13 % des dossiers examinés (68 dossiers sur 540) dans neuf ministères. Il s’agissait notamment de cas où les avis d’adjudication de contrat n’ont pas été publiés ou ne l’ont pas été dans les délais requis, ou encore de cas où les lettres de refus n’ont pas toujours été envoyées aux fournisseurs non retenus. Dans certains cas, le BOA a constaté que les renseignements fournis dans les lettres de refus étaient inexacts ou incohérents, certaines lettres de refus fournissant des renseignements plus détaillés que d’autres sur les raisons pour lesquelles une soumission n’a pas été retenue. Les soumissionnaires non retenus devraient toujours être informés des résultats d’un processus de demande de soumissions et devraient recevoir une description générale des raisons pour lesquelles leur soumission n’a pas été retenue. Les lettres de refus sont un outil essentiel pour permettre aux soumissionnaires non retenus de comprendre pourquoi leur soumission a été rejetée. Elles leur donnent l’occasion de s’améliorer en vue des occasions ultérieures et les aident à décider s’ils devraient demander un compte rendu ou faire appel à des mécanismes de recours comme le BOA ou le Tribunal canadien du commerce extérieur. Il convient de noter que l’examen effectué à Parcs Canada (PC) a révélé de bonnes pratiques associées au contenu des lettres de refus. En plus de fournir le nom du soumissionnaire retenu et la valeur du contrat, les lettres de refus de PC comprenaient systématiquement, le cas échéant, la note de la soumission retenue et la note du soumissionnaire non retenu, les ventilations de la note du soumissionnaire non retenu et des renseignements sur le critère obligatoire ou l’exigence minimale que le soumissionnaire n’a pas respectée et pourquoi, ainsi que des renseignements sur les mécanismes de recours disponibles dans les lettres de refus récentes. Les lettres de refus détaillées augmentent la transparence du processus d’approvisionnement, réduisent le besoin de comptes rendus dans certains cas et peuvent conduire à des soumissions futures de meilleure qualité de la part des fournisseurs.

22. À la suite de la réception d’une lettre de refus, un soumissionnaire non retenu peut demander un compte rendu afin d’obtenir des renseignements supplémentaires sur les raisons du rejet de sa soumission. Les comptes rendus appuient l’équité, l’ouverture et la transparence du processus de l’approvisionnement fédéral. Les explications fournies au cours du compte rendu devraient aider les soumissionnaires non retenus à bien comprendre où leur soumission était inférieure aux attentes, pourquoi ils n’ont pas été retenus et où ils peuvent s’améliorer dans les soumissions ultérieures. De plus, les comptes rendus peuvent également permettre de cerner les possibilités pour les ministères acheteurs d’améliorer les futurs processus de demande de soumissions.

23. Pour régler les problèmes cernés dans le cadre du secteur d’intérêt 2, l’ombud a formulé des recommandations qui préconisaient la mise en œuvre de mesures telles que l’examen, la mise à jour ou l’établissement de politiques, de processus et de gabarits internes visant à assurer la communication simultanée de renseignements pertinents et exacts aux fournisseurs, à accorder suffisamment de temps aux fournisseurs pour préparer et soumettre des soumissions, à documenter correctement toutes les communications avec les fournisseurs et à mettre en œuvre les processus liés à la communication des résultats de la demande de soumissions de façon uniforme.

SI 3 : Déterminer si l’évaluation des soumissions et l’attribution des contrats ont été effectuées conformément aux exigences de la demande de soumissions

24. Les observations faites dans le cadre du secteur d’intérêt 3 représentaient 35 recommandations (38 %), ce qui en fait le secteur d’intérêt le plus mentionné et aussi le plus préoccupant. Le BOA a relevé dans 29 % des dossiers examinés (158 des 540 dossiers pertinents) des 17 ministères des cas où l’application du processus d’évaluation n’avait pas été uniforme ou son exécution n’avait pas respecté l’approche prévue. Ces constatations comprenaient notamment les écarts suivants :

• non-disqualification de soumissions qui ne répondaient pas à une exigence obligatoire ;
• attribution de points non conforme aux grilles de notation établies ;
• absence de commentaires des évaluateurs ou commentaires insuffisants au sujet des évaluations effectuées ;
• utilisation d’une grille d’évaluation où les critères d’évaluation diffèrent de ceux qui figuraient dans le document de la demande de soumissions ;
• utilisation d’une méthode de sélection différente de celle qui figurait dans le document de la demande de soumissions ;
• évaluer par erreur la partie financière de soumissions qui ne sont pas conformes sur le plan technique.

25. Les écarts observés ont donné lieu à 6 % des dossiers (30 des 540 dossiers applicables) dans 13 ministères dans lesquels le contrat a été attribué à tort à un soumissionnaire non recevable ou au mauvais soumissionnaire recevable. Les évaluations dont l’exécution n’est pas uniforme et conforme aux conditions prescrites dans la demande de soumissions peuvent donner lieu à des erreurs d’attribution de contrat. L’attribution de contrats à un soumissionnaire non conforme ou au mauvais soumissionnaire recevable est une erreur importante qui ne démontre pas une bonne intendance des ressources de l’État ou une exécution équitable, ouverte et transparente des approvisionnements, et remet en question l’intégrité du processus d’approvisionnement. De tels écarts laissent les ministères incapables d’expliquer et de défendre leurs décisions et leurs actions et de prouver qu’ils les ont prises conformément aux lois, aux règlements et aux politiques applicables. Pour régler ces problèmes, l’ombud a formulé des recommandations qui préconisaient des mesures telles que le renforcement des politiques, des procédures et des directives ainsi que la mise en œuvre de mécanismes de supervision et d’examen appropriés à l’égard des processus d’évaluation.

26. Un autre sujet de préoccupation important dans l’ensemble des secteurs d’intérêt et des ministères a trait à la documentation, le BOA ayant relevé des problèmes de documentation des dossiers de divers niveaux dans 42 % des dossiers (264 des 631 dossiers). La documentation des dossiers à l’appui du processus d’évaluation s’est révélée particulièrement problématique. Il s’agissait notamment de cas où les dossiers ne contenaient aucun document d’évaluation ou ne contenaient pas d’évaluations individuelles, d’évaluations de consensus ou d’évaluations financières complètes. D’autres documents relatifs à l’évaluation n’ont pas toujours été conservés dans les dossiers, notamment les lignes directrices sur l’évaluation communiquées aux évaluateurs, les formulaires de conflit d’intérêts et de confidentialité signés par les évaluateurs, les soumissions techniques et financières et la preuve que les soumissions ont été reçues avant la date et l’heure de clôture précisées dans la demande de soumissions. Les dossiers d’approvisionnement incomplets donnent lieu à des mesures d’approvisionnement insuffisamment étayées, qui risquent de compromettre la transparence du processus d’approvisionnement. Il est essentiel de tenir à jour des dossiers complets et détaillés pour prouver que la conduite des évaluations est équitable et uniforme. Le non-respect de ce principe expose les ministères au risque de ne pas pouvoir faire face à d’éventuelles contestations du processus d’approvisionnement. Pour régler les problèmes de documentation des dossiers, l’ombud a formulé des recommandations concernant la mise à jour ou l’établissement de mécanismes d’examen pour veiller à une documentation appropriée des dossiers d’approvisionnement et des décisions ayant une valeur opérationnelle.

27. Il convient de noter que l’examen effectué à Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) a permis de conclure que la documentation globale des dossiers était exceptionnellement bonne, seuls trois problèmes mineurs de documentation n’ayant pas pu être résolus dans le cadre des 40 dossiers examinés. Cet examen a également révélé qu’IRCC avait élaboré et systématiquement mis en œuvre plusieurs outils pour veiller à une documentation adéquate des dossiers d’approvisionnement, y compris un formulaire de planification, un outil d’évaluation des risques, un rapport sommaire d’évaluation et une liste de vérification des dossiers d’approvisionnement.

28. Le BOA reconnaît que la pandémie de COVID-19 a exacerbé les problèmes de documentation pour certains ministères qui dépendaient d’une tenue de dossiers sur papier et qui n’ont pas pu accéder aux dossiers en raison des fermetures de bureaux liées à la pandémie. La pandémie a révélé des risques qui n’existaient pas auparavant ou qui étaient moins préoccupants lorsque les employés travaillaient dans un environnement physique plutôt que virtuel ou hybride. L’un de ces risques est lié à la dépendance à l’égard des processus d’approvisionnement et des méthodes de conservation des dossiers contractuels traditionnels sur papier. À ce titre, la pandémie a accéléré l’adoption de la tenue de dossiers électroniques.

29. Certains EPA ont mis au jour un manque de rigueur à l’égard du processus d’approvisionnement et de la gestion de l’information, ce qui pourrait être lié à des observations selon lesquelles le BOA a découvert que des professionnels n’appartenant pas à la discipline de la passation des contrats (p. ex. autorités techniques, gestionnaires de programme) avaient administré la demande de soumissions. Le BOA a relevé cet état de fait dans 10 dossiers dans trois ministères, où les dossiers contenaient peu de documents officiels qui n’appuyaient pas une exécution équitable, ouverte ou transparente des processus de demande de soumissions. Pour régler ces problèmes, l’ombud a formulé des recommandations visant à s’assurer que les fonctionnaires qui participent au processus d’approvisionnement reçoivent un soutien et une formation adéquats pour veiller au respect de saines pratiques de gérance, à une exécution équitable, ouverte et transparente des processus d’approvisionnement et à une documentation adéquate des dossiers pour appuyer la surveillance de la gestion.

Autres observations

30. En plus des observations formulées dans le cadre des trois secteurs d’intérêt standard présentés ci-dessus, le BOA a également formulé des observations supplémentaires dans les EPA concernant les dossiers et les processus d’approvisionnement ministériels examinés. Des observations supplémentaires dans sept ministères examinés ont conduit à la formulation de 11 recommandations supplémentaires. Ces recommandations portaient notamment sur les sujets suivants :

• Veiller à la conservation des dossiers d’approvisionnement conformément aux normes de tenue de documents du Conseil du Trésor ;
• Utiliser davantage la technologie, notamment en autorisant la présentation des soumissions par voie électronique et d’autres solutions de rechange aux méthodes de gestion des dossiers contractuels sur papier ;
• Établir des processus d’examen des approvisionnements planifiés pour s’assurer que les besoins globaux ne sont pas divisés de façon inappropriée pour éviter les contrôles et les obligations découlant des accords commerciaux, c’est-à-dire par le fractionnement des contrats ;
• Veiller à ce que les procédures établies en ce qui concerne les obligations des Ententes sur les revendications territoriales globales soient à jour et respectées ;
• S’assurer que les systèmes électroniques établis assurent le suivi et le contrôle exacts des activités de passation de contrats et veiller à la divulgation de tous les contrats assujettis à la publication proactive ;
• Veiller à la mise en œuvre de contrôles et processus appropriés à l’appui du cadre de gouvernance de l’approvisionnement établi.

IV. Simplification

31. Le BOA conçoit et mène les EPA pour évaluer les activités de l’approvisionnement fédéral et formuler des recommandations en vue de promouvoir l’équité, l’ouverture et la transparence. En examinant les pratiques d’approvisionnement de 17 ministères fédéraux, le BOA a cherché à attirer l’attention sur les bonnes pratiques qui simplifient le processus d’approvisionnement pour les soumissionnaires et les fonctionnaires fédéraux, ainsi qu’à cerner les possibilités d’amélioration. Voici une description de certaines de ces bonnes pratiques et possibilités d’amélioration.

Normalisation des documents d’approvisionnement pour rationaliser les processus d’approvisionnement

32. La majorité des ministères examinés utilisaient systématiquement des documents d’approvisionnement normalisés qui font référence au Guide des clauses et conditions uniformisées d’achat (CCUA) de SPAC. Cette pratique renforce la simplification en assurant la cohérence et l’uniformité des processus d’approvisionnement et permet de réduire la charge pesant sur les fournisseurs, en particulier ceux qui fournissent le même bien ou service à plusieurs ministères. L’utilisation de documents et de processus normalisés permet de réduire le coût des soumissions pour les fournisseurs et pourrait faire baisser les prix des soumissions que les ministères reçoivent.

Limitation du nombre de critères d’évaluation technique

33. Le BOA a relevé plusieurs cas où les critères obligatoires comprenaient des facteurs qui n’étaient pas essentiels pour répondre au besoin ou demandaient des documents sans en évaluer le contenu (p. ex. demander un curriculum vitæ sans en évaluer le contenu), dans lesquels le nombre de critères obligatoires ne correspondait pas à la complexité du besoin, ce qui remet en question le bien-fondé et la valeur de ces critères. De tels critères d’évaluation sont souvent inutiles et peuvent imposer un fardeau administratif aux soumissionnaires qui préparent les propositions. Les autorités contractantes et techniques doivent être conscientes de l’incidence possible de critères excessifs ou inutiles sur la volonté des fournisseurs de répondre aux demandes de soumissions, en particulier dans le cas des besoins de faible valeur où le coût de préparation d’une proposition peut être supérieur aux avantages que le fournisseur tirerait de l’obtention du contrat. Il est possible de simplifier les processus en réduisant le nombre total de critères d’évaluation techniques et en ramenant le nombre de critères obligatoires aux seuls éléments essentiels pour répondre au besoin.

34. La GRC est un exemple de bonnes pratiques dans le domaine de la simplification. Dans l’ensemble, dans les dossiers examinés, la GRC a effectivement limité le nombre de critères d’évaluation technique en fonction de la complexité des besoins et, pour de nombreux besoins eu complexes, elle n’a pas tenu compte des critères d’évaluation technique. Dans ces cas, le processus d’approvisionnement a été simplifié, car lorsque l’évaluation est uniquement fondée sur le prix, il est plus facile pour les soumissionnaires de rédiger des soumissions et pour les évaluateurs de les évaluer.

Utilisation des options de contrat

35. Plusieurs ministères, dont l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC), Emploi et Développement social Canada (EDSC), Ressources naturelles Canada (RNCan), le Service correctionnel du Canada (SCC) et la Gendarmerie royale du Canada (GRC), ont utilisé les options du contrat pour renforcer la simplification globale du processus d’approvisionnement. L’inclusion d’options dans les contrats, le cas échéant, appuie la simplification de l’approvisionnement en réduisant le nombre de processus d’appel d’offres et, par conséquent, les coûts pour le gouvernement et les fournisseurs. Cette pratique permet aux ministères de continuer à travailler avec des fournisseurs dont ils sont satisfaits du rendement, tout en faisant preuve de transparence quant à la quantité et à la valeur du travail associé à un contrat pendant le processus d’appel d’offres initial.

Simplification de la méthode la plus courante pour demander des références

36. Il est de pratique courante depuis longtemps d’exiger des soumissionnaires qu’ils fournissent des références dans le cadre de leurs soumissions. Toutefois, la vérification des références n’a souvent pas lieu dans le cadre du processus d’évaluation. La demande de références impose un fardeau aux fournisseurs, car ils doivent veiller à fournir des coordonnées à jour pour les références et s’assurer que le ministère acheteur peut communiquer avec ces références, qui remontent parfois à plusieurs années. Cela augmente le niveau d’effort et le temps requis pour la préparation des propositions par les fournisseurs et peut rallonger le processus d’évaluation. Ce temps et ces efforts importants que les soumissionnaires doivent consacrer pour préparer et fournir les renseignements sur les références peuvent les amener à choisir de ne pas participer aux procédures de mise en concurrence.

37. Si l’on tient compte du fait que, dans la majorité des cas, le ministère ne demande ou n’utilise jamais les renseignements sur les références, le BOA suggère de ne demander ces renseignements que dans des circonstances exceptionnelles et de ne pas les considérer comme une exigence dans la plupart des appels d’offres. Les ministères devraient déterminer s’il est possible de traiter le risque cerné avec plus de discrétion, par exemple, en demandant des lettres de recommandation, des sondages sur la satisfaction de la clientèle ou d’autres options de rechange à la demande de références.

Efficacité grâce à la normalisation d’outils d’approvisionnement simples

38. Certains ministères ont mis en œuvre des outils efficaces dans le cadre de la planification d’un approvisionnement afin d’appuyer les décisions et de faciliter la surveillance de la direction. Par exemple, le Conseil national de recherches Canada (CNRC) a élaboré et mis en œuvre un formulaire d’information sur les contrats de services comme outil de pratique exemplaire pour aider les autorités contractantes et techniques à l’étape de la planification d’un achat. Le formulaire saisit divers détails concernant un besoin, tels que l’aperçu de l’énoncé des travaux, les valeurs et les dates estimées de l’approvisionnement, les exigences en matière de sécurité, les méthodes d’approvisionnement obligatoires de SPAC, la méthode de sélection, les facteurs à considérer relatifs à la propriété intellectuelle et l’accessibilité, etc. Lorsque le formulaire sera utilisé, les autorités contractantes demanderont aux autorités techniques (c’est-à-dire les demandeurs) de le remplir et de le soumettre avant que le besoin ne passe à l’étape de la demande de soumissions. L’utilisation de tels outils de planification favorise la simplification en réduisant le nombre d’allers-retours entre les autorités contractantes et techniques pendant la définition des exigences et la détermination des stratégies d’approvisionnement. Elle permet également une tenue efficace des dossiers et facilite la supervision de la direction en saisissant les détails et les décisions clés de la planification.

V. Examens de suivi

39. Les examens de suivi jouent un rôle important dans le processus d’EPA en informant les intervenants visés des mesures précises que les ministères ont prises pour améliorer les pratiques d’approvisionnement en réponse aux recommandations de l’ombud. Les autres ministères fédéraux peuvent ainsi apporter plus facilement des améliorations semblables, le cas échéant. Les examens de suivi donnent lieu à une fiche de rendement comportant une note qui illustre l’évaluation par le BOA du rendement du ministère par rapport à son plan d’action de la direction pour la mise en œuvre des recommandations de l’ombud. Cette évaluation tient compte des résultats de l’EPA initial et des mesures prises par les ministères pour mettre en œuvre les recommandations de l’EPA en fonction d’une autoévaluation et des documents à l’appui soumis au BOA. Comme les EPA, les examens de suivi sont publiés sur le site Web du BOA, au lien ci-après : Rapport de suivi sur les recommandations  – Rapports et publications — Bureau de l’ombud de l’approvisionnement (opo-boa.gc.ca).

VI. Conclusion

40. Sur une période de 5 ans, le BOA a évalué les pratiques d’approvisionnement de 17 ministères fédéraux relatives aux critères d’évaluation et aux plans de sélection, aux demandes de soumissions, à l’évaluation des soumissions et à l’attribution des contrats pour déterminer si elles étaient conformes aux obligations du Canada en vertu des articles applicables des accords commerciaux nationaux et internationaux, de la Loi sur la gestion des finances publiques et de ses règlements d’application, de la PMCT et des lignes directrices ministérielles, et pour établir si elles appuyaient les principes d’équité, d’ouverture et de transparence.

41. En ce qui concerne les critères d’évaluation et les plans de sélection, le BOA a constaté que tous les ministères examinés comportaient des cas de critères obligatoires, de critères cotés ou d’échelles de notation connexes dont la communication n’était pas claire. En outre, il a parfois observé dans la majorité des ministères des cas de manque de clarté dans la communication des méthodes de sélection, ainsi que des cas de critères d’évaluation qui ne s’alignaient pas sur les besoins. Enfin, le BOA a également constaté dans la majorité des ministères des cas de critères trop restrictifs ou de critères qui semblaient favoriser le titulaire ou un fournisseur particulier.

42. Dans la plupart des ministères, il a constaté que les documents d’appel d’offres et les pratiques organisationnelles au cours de la période de soumission comprenaient des cas de communications avec des fournisseurs qui n’appuyaient pas la préparation de soumissions recevables. Il a également observé un manque de cohérence dans les communications sur les résultats de l’appel d’offres (c.-à-d. les avis d’adjudication de contrat et les lettres de refus). En outre, le BOA a cerné des problèmes concernant l’exhaustivité et l’exactitude de l’information contenue dans certains documents d’invitation à soumissionner dans de nombreux ministères et, dans une moindre mesure, a observé que certains appels d’offres n’étaient pas ouverts à un nombre approprié de fournisseurs ou n’étaient pas ouverts pendant une période suffisante.

43. En ce qui concerne l’évaluation des soumissions et l’attribution des contrats, les demandes de soumissions dans tous les ministères examinés contenaient des cas où l’application du processus d’évaluation n’était pas uniforme ou son exécution n’était pas conforme à l’approche prévue, y compris plusieurs cas de contrats attribués à des soumissionnaires non recevables ou aux mauvais soumissionnaires recevables, ce qui représente les erreurs les plus flagrantes qui remettent en question l’intégrité du processus d’approvisionnement. Le BOA a également observé des niveaux importants de problèmes liés à la documentation des dossiers dans tous les ministères examinés, notamment des dossiers d’évaluation insuffisants pour établir une exécution équitable et uniforme des évaluations.

44. Les examens effectués sur la période de 5 ans ont permis de relever des cas de pratiques d’approvisionnement qui n’étaient pas conformes à la politique du gouvernement et qui n’ont pas démontré une exécution équitable, ouverte et transparente des approvisionnements. De telles pratiques exposent les ministères au risque d’être incapables de se défendre contre les contestations et mettent en péril l’intégrité du processus d’approvisionnement. L’ombud a formulé à l’intention des 17 ministères examinés 92 recommandations au total visant à régler les problèmes cernés.

45. Le BOA a également relevé une tendance selon laquelle les appels d’offres concurrentiels examinés n’ont souvent donné lieu qu’à une seule soumission. Comme la concurrence est le moyen principal dont le Canada s’assure de recevoir un prix équitable et d’obtenir le meilleur rapport qualité-prix pour les contribuables, il est important de comprendre les principales causes de cette tendance et les mesures à prendre pour accroître la concurrence et favoriser des approvisionnements équitables, ouverts et transparents. La complexité du processus d’approvisionnement fédéral dissuade de nombreux fournisseurs de soumissionner pour des occasions. La simplification du processus accroîtrait la concurrence en facilitant les relations commerciales entre le gouvernement et les nouveaux fournisseurs et augmenterait l’efficacité pour les acheteurs fédéraux qui acquièrent des biens et des services.

46. Dans l’ensemble, des politiques, des lignes directrices et des procédures d’approvisionnement internes appropriées, appuyées par des processus efficaces de formation, de surveillance et d’assurance de la qualité, sont essentielles pour s’assurer que les acheteurs du gouvernement acquièrent des biens et des services de manière équitable, ouverte et transparente et qu’une piste de vérification complète figure au dossier pour appuyer la prise de décisions uniformes et transparentes. Cela est plus important que jamais, alors que les ministères sont passés de l’orientation stratégique énoncée dans la PMCT à la DGA. Les exigences de la DGA sont nettement moins normatives et, par conséquent, il incombe aux ministères d’élaborer leurs propres instruments de politique qui, bien qu’harmonisés avec la DGA, restent suffisamment détaillés pour garantir que tout dossier pourrait résister à l’examen d’une vérification interne. Pour déterminer si les mesures prises par un ministère appuient les principes d’équité, d’ouverture et de transparence dans ce nouvel environnement stratégique, il faudra probablement se fier davantage au rôle d’interprétation, et le BOA cherchera à jouer un rôle clé dans l’appui de l’application des nouvelles obligations dans l’ensemble des ministères fédéraux.

VII. Prochaines étapes

47. Le Plan d’EPA 2018 à 2023 du BOA a permis aux ministères fédéraux de mieux comprendre les tenants et les aboutissants de leurs activités d’approvisionnement concurrentiel, y compris les pratiques exemplaires et les domaines à améliorer. Au cours du plan quinquennal, le BOA a dégagé des nombreux examens entrepris diverses tendances qui sont devenues courantes. Dans l’ensemble, il est nécessaire d’améliorer la formation et les outils et d’accorder une importance accrue à la gouvernance des activités d’approvisionnement, à la fois en ce qui concerne les instruments de politique et la supervision. Il y a également des lacunes récurrentes dans les domaines comme l’élaboration des critères d’évaluation et l’évaluation des soumissions et l’attribution des contrats. Le problème le plus important et le plus récurrent concerne toutefois l’insuffisance des pratiques de documentation des dossiers. Ces questions ont une incidence sur tous les secteurs de l’approvisionnement et influent directement sur le principe d’équité et l’engagement du gouvernement du Canada à l’égard d’un gouvernement ouvert et transparent qui rend des comptes à la population canadienne dans le domaine de la transparence budgétaire, financière et ministérielle.

48. Comme mentionné précédemment, le gouvernement du Canada est passé de la PMCT à la DGA moins normative, ce qui laisse plus de place aux différences d’interprétation qui pourraient avoir une incidence sur les plans d’action des ministères et sur la façon dont ces derniers les mettent en œuvre. L’application de la DGA par les ministères, leur réponse aux 92 recommandations de l’ombud et la mise en œuvre des changements dans leurs processus et structures d’approvisionnement sont une prochaine étape possible pour les futurs EPA.

49. Au cours des dernières années, le ministre de SPAC, les députés et le Comité permanent des opérations gouvernementales et des prévisions budgétaires ont demandé plus souvent au BOA d’effectuer des examens spéciaux des pratiques d’approvisionnement dans certains domaines précis (p. ex. l’examen par le BOA des contrats non concurrentiels impliquant l’organisme caritatif Unis, et les examens de l’attribution de contrats liés à l’application ArriveCAN des contrats attribués à McKinsey & Company et des questions liées au remplacement des ressources connu sous le nom d’appât et substitution). De plus en plus d’intervenants se tournent vers le BOA pour son expertise en approvisionnement. Pour s’assurer de disposer de ressources suffisantes pour servir les intervenants et effectuer les examens systémiques prévus et spéciaux à l’avenir, le BOA cherche à obtenir une augmentation budgétaire permanente pour la première fois en 16 ans d’existence. En l’absence d’une augmentation budgétaire, le BOA devra être sélectif pour déterminer quels examens entreprendre, et pourrait devoir retarder ou restreindre d’autres activités comme les examens de suivi.

Annexe 1 – Ministères examinés dans le cadre du Plan d’examen des pratiques d’approvisionnement 2018 à 2023

Annexe 2 – Programme d’examen standard

Objectif de l’examen : Cet examen vise à déterminer si les processus organisationnels relatifs aux plans d’évaluation et de sélection, à la demande de soumissions et à l’évaluation des soumissions sont conformes à la Loi sur la gestion des finances publiques et à ses règlements d’application et aux articles applicables de la Politique sur les marchés du Conseil du Trésor et appuient les principes d’équité, d’ouverture et de transparence.

Annexe 3 – Établissement du plan quinquennal et de la méthodologie d’examen

Établissement du plan quinquennal

Année après année, les principaux enjeux portés à l’attention du BOA par les intervenants présentaient un risque important pour l’équité, l’ouverture et la transparence de l’approvisionnement fédéral. La figure 3.1 ci-dessous présente les catégories des principaux enjeux d’approvisionnement soulevés au cours des 5 années précédant l’établissement du Plan d’EPA 2018 à 2023 :

Le BOA a élaboré son plan quinquennal normalisé (le Plan d’EPA 2018 à 2023) en analysant les enjeux de ces catégories ainsi que de diverses sources d’information, et en effectuant une évaluation des risques pour mesurer les risques au sein de chaque catégorie d’approvisionnement.

Plus précisément, l’approche de planification du BOA comprenait ce qui suit :

• Revue de la littérature, y compris les plans ministériels, les rapports de vérification interne et d’évaluation liés à l’approvisionnement effectués par les ministères fédéraux et les vérifications externes prévues par le Bureau du contrôleur et le Bureau du vérificateur général ;
• Analyse environnementale de diverses sources d’information liées à l’approvisionnement ;
• Analyse des données sur les sources de données internes recueillies par le BOA, comme les contrats avec les fournisseurs, les plaintes reçues, les commentaires obtenus des fournisseurs et des responsables de l’approvisionnement fédéral au cours des activités de liaison extérieure ;
• Évaluation des risques dans chaque catégorie d’approvisionnement, y compris la détermination des contrôles atténuant ces risques et l’évaluation de l’incidence des risques résiduels.

Méthode d’examen

Les EPA comprenaient l’examen et l’analyse de la documentation, comme les politiques, les lignes directrices et les directives internes, ainsi que l’examen et l’analyse d’un échantillon discrétionnaire de dossiers d’approvisionnement. Dans l’ensemble, le BOA a sélectionné environ 40 dossiers d’approvisionnement en tenant compte de facteurs comme l’importance relative et le risque. Les dossiers d’approvisionnement sélectionnés comprenaient généralement des contrats concurrentiels à la valeur la plus élevée et à la valeur la plus basse, les secteurs à risque élevé cernés par les données internes et les dossiers contractuels dont la valeur finale modifiée dépassait la valeur initiale du contrat de plus de 25 %. Les dossiers contractuels sans problèmes détectés ont également été pris en compte, de même qu’un échantillon de contrats attribués au moyen d’offres à commandes (OC) et d’arrangements en matière d’approvisionnement (AMA) de SPAC établis.

Les dossiers examinés comprenaient divers types de demandes de soumissions, comme les demandes de propositions, les appels d’offres, les demandes de prix, les demandes de soumissions en vertu d’AMA, de ministères et de SPAC, les commandes subséquentes aux OC de ministères et de SPAC, les demandes d’offres à commandes et la délivrance d’autorisations de tâches, totalisant 631 dossiers examinés dans 17 ministères fédéraux. Les figures 3.2 et 3.3 ci-dessous fournissent la ventilation des dossiers par type de demande de soumissions et la ventilation des dossiers par biens par rapport aux services.

Figure 3.2 : Dossiers examinés par type

Figure 3.3 : Dossiers examinés – Biens par rapport aux services

Date de modification : 

2024-12-18